Útmutató a MOB évi pályázatának (MOB-SZE-14) szakmai és pénzügyi elszámolásához. I. A pénzügyi elszámolás ellenőrzésének irányelvei

Átírás

1 Magyar Szabadidősport Szövetség MOB szabadidősport pályázatok kezelése 1146 Budapest, Istvánmezei út 1-3. Telefon: , Fax: Számlaszám: OTP Útmutató a MOB évi pályázatának (MOB-SZE-14) szakmai és pénzügyi elszámolásához A pályázati beszámoló elfogadásának formai feltétele, annak határidőben és valamennyi szükséges mellékletével együtt történő benyújtása. A beszámoló két fő része a pénzügyi elszámolás, és a szakmai beszámoló. I. A pénzügyi elszámolás ellenőrzésének irányelvei II. A szakmai beszámoló értékelésének irányelvei Monitoring táblázat

2 I. A pénzügyi elszámolás ellenőrzésének irányelvei A beérkezett beszámolók pénzügyi elszámolási részét a Pályázatkezelő Szervezet, a Magyar Szabadidősport Szövetség az alábbi szempontok szerint tételesen, pályázatonként vizsgálja. A pénzügyi elszámolásban - a Támogatási Szerződés mellékletei (számlaösszesítő táblázat, szakmai beszámoló, monitoring táblázat) és a pályázó nyilatkozatai kivételével szabályosan hitelesített dokumentumokat kell beküldeni, kizárólag azok elfogadására van lehetőség. Az elszámolásban beérkezett eredeti dokumentumokat az MSZSZ nem küldi vissza a pályázónak, azok irodánkban átvehetők. Az eredeti dokumentumok helyett hitelesített másolatot kell benyújtani az elszámolás részeként. Felhívjuk figyelmét, hogy a beküldött összes dokumentum, számviteli bizonylat, pénzügyi teljesítést igazoló bizonylat valamennyi oldalát hitelesíteni kell, azaz egy több oldalas szerződés esetén a szerződés minden oldalát a szervezet képviselőjének hitelesítenie kell. - Szabályos hitelesítés: a záradékolt eredeti számviteli bizonylat minden másolati példányára illetve minden oldalának fénymásolatára pecséttel, vagy kék tollal szöveges formátumban rávezetett hitelesítő szövegrész, pl. "A másolat az eredetivel mindenben megegyezik" amit a szervezet hivatalos vezetője/meghatalmazottja dátummal és cégszerű aláírásával igazol (a cégszerű aláírásnak meg kell egyeznie az eredeti pályázati anyagon szereplő formával). - Hitelesítés: A számlákat, bizonylatokat a képviseletre jogosult írhatja alá (egyezően az aláírási címpéldánnyal) vagy meghatalmazást ad, és annak eredeti példányát csatolják az elszámoláshoz. Meghatalmazásnak tartalmaznia kell a meghatalmazó és a meghatalmazott adatait, a meghatalmazás tárgyát, meghatalmazó és meghatalmazott aláírását, és a dátumot. A meghatalmazást két tanúnak kell hitelesítenie. - A pénzügyi elszámolásban beküldött hitelesített másolatokon aláírásként szignót csak abban az esetben tudunk elfogadni, amennyiben a szignóra vonatkozó eredeti nyilatkozatot is csatolnak az elszámoláshoz. A nyilatkozatnak tartalmaznia kell a szervezet hivatalos képviseletére jogosult személynek a teljes aláírását, és szignóját, meghatalmazott esetében a meghatalmazott teljes aláírását, és szignóját, továbbá a nyilatkozatot hitelesítő két tanú nevét, lakcímét, aláírását. A pénzügyi elszámolásnak tartalmaznia kell: 1. Számlaösszesítő táblázat (állami támogatásra és amennyiben a Támogatási Szerződés előírja önerő elszámolására vonatkozó) 2. A költséget alátámasztó záradékolt számlák, pénzügyi bizonylatok 3. A számlák kifizetését igazoló bizonylatok 4. Egyéb kötelező mellékletek 1. Állami támogatás elszámolásához készített számlaösszesítő táblázat (Támogatási Szerződés 1. számú melléklete), MOB-SZE-14-A kódszámú pályázatok esetében az állami, illetve az önerő elszámolásához készített számlaösszesítő táblázat (Támogatási Szerződés 1. számú melléklete). o A pályázati kategóriához kapcsolódó táblázat letölthető a weboldalról, a Pályázat/Letöltések menüpontból. o Az elszámolás kizárólag a honlapról letöltött formanyomtatványokon nyújtható be, amelyek sem tartalmában, sem alakjában nem változtathatók (kivétel sorok beszúrása). 1

3 o A számlaösszesítők eredeti példányát kell benyújtani miután az aláírásra jogosult ellátta a cégszerű aláírással, dátummal. Ezzel egyidejűleg a táblázatokat elektronikusan is el kell küldeni a palyazat@masport.hu címre. o A pályázatban benyújtott ÁFA nyilatkozatának megfelelően bruttó vagy nettó összeggel kell elszámolnia. o Az elszámolást az utolsó jóváhagyott költségvetésének megfelelően kell összeállítania (állami támogatás és az önrész amennyiben azt a Támogatási Szerződés előírja). Felhívjuk figyelmét, hogy az elszámolás során új költségsor nem nyitható! Költségvetés módosítására vonatkozó kérelem benyújtásának határidejét a Támogatási Szerződés tartalmazza. o Amennyiben elszámolásához nem küld számlaösszesítőt vagy nem a megfelelő formátumú számlaösszesítő kerül benyújtásra, akkor a teljes pénzügyi elszámolás nem kerül ellenőrzésre. o Az elszámolás számlaösszesítő táblázatában szereplő tételeknek mind tartalmilag, mind sorszámukat tekintve meg kell egyezni a csatolt számlák adataival. A záradékban feltüntetett elszámolandó összegnek egyeznie kell a számlaösszesítőben megjelölt összeggel. o A számla teljes sorszámát (betűket, számokat) rögzíteni kell a számlaösszesítőben. o A számlaösszesítőben felsorolt számlákat sorszámozni kell. A csatolt számla sorszáma oszlop kitöltése folyamatos, különböző sorszámokkal szükséges. o Sor beszúrása esetén ügyeljen arra, hogy A költségterv rovatai oszlop kitöltésre kerüljön, azaz a megfelelő költségsor neve mindig szerepeljen a táblázatban. o A táblázat kitöltése során ügyeljen az utolsó 2 oszlopban és az utolsó, "összesen" sorban lévő képletek hivatkozásainak helyességére. A táblázatból a képletek kitörlése, azok módosítása nem megengedett! o A kitöltött táblázatot a palyazat@masport.hu címre is meg kell küldeni! o Kérjük, a beküldés előtt ellenőrizze a táblázatok számszaki adatait. o Átcsoportosíthatóság: a Kedvezményezett az alsorok között, amelyeken költséget tervezett, szabadon átcsoportosíthat úgy, hogy az adott fősor összesen értéke 10 %-kal nagyobb mértékben nem térhet el a tervezettől. Felhívjuk figyelmét, hogy a pályázati útmutató 6. pontjában szereplő korlátok betartása átcsoportosítás esetén is betartandó. o Új számlaösszesítő táblázat beküldése szükséges, ha a hiánypótlás során az elutasított számlák helyett új számlákat nyújtanak be, vagy az eredeti számlákon a záradékolt összeget módosítják. Felhívjuk figyelmüket, hogy a javított számlaösszesítő táblázat beküldése elektronikusan is szükséges, a papír alapú dokumentáció mellett. o Azon benyújtásra kerülő számlákat, melyek nem kerültek felvezetésre a számlaösszesítőben, nem tekintjük az elszámolás részének, akkor sem, ha a záradékból következik, hogy ezen pályázat elszámolásának része. o A fel nem használt támogatás összegéről a Kedvezményezettnek le kell mondania. Lemondó nyilatkozat minta letölthető Pályázat/Letöltések menüpontból. 2. A költséget alátámasztó záradékolt számlák, pénzügyi bizonylatok: o Az elszámolás készítésekor kérem, ügyeljen arra, hogy a számviteli bizonylatokat és az azokhoz kapcsolódó dokumentumokat a számlaösszesítőben feltüntetett sorrendben állítsa össze. Továbbá egyértelműen beazonosíthatóak legyenek a számlákhoz kapcsolódó mellékletek (szerződések, megrendelések, kifizetést igazoló bizonylatok stb.). 2

4 o Az állami támogatás esetében záradékolt, az önrész esetében záradék nélküli számviteli bizonylatok (számlák, bérjegyzékek stb.) hitelesített másolatait, a számlaösszesítőn feltüntetett sorszámmal egyezően kell benyújtani. A bizonylatokhoz tartozó kifizetést igazoló bankszámlakivonat vagy kiadási pénztárbizonylat hitelesített másolatát szíveskedjen a számla mögé tűzni. o Az elszámoláshoz szükséges számla, bérjegyzék stb. (a továbbiakban: számviteli bizonylat) eredeti, a Kedvezményezettnél maradó példányára rá kell vezetni a következő szöveget: Magyar Szabadidősport Szövetség MOB-SZE számú szerződésében meghatározott összegű állami támogatásaként elszámolva, és azt a záradékolás után kell lemásolni. Az így készített másolatot kell a Kedvezményezett eredeti (cégszerű) aláírásával hitelesítve az elszámoláshoz csatolni. Amennyiben nem a bizonylat teljes összegét számolja el a támogatás terhére, az elszámolni kívánt összeget a záradék alatt kell feltüntetni. Járulékok elszámolása esetében a befizetést igazoló banki kivonatot szükséges záradékolni. o A hitelesített másolatokat minden esetben az eredeti pénzügyi bizonylatokról kell készíteni. o Az elszámoláshoz csatolt számlának meg kell felelnie az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény a, a számvitelről szóló évi C. törvény (Számv. tv.) ának (1) és (3) bekezdése, valamint a 24/1995. (XI.22.) PM rendelet szerinti tartalmi és alaki követelményeknek, és azt a Kedvezményezett nevére kell kiállítani. o A Kedvezményezettnek különös figyelmet kell fordítania a Számviteli törvény a (1) bekezdésének h) és i) pontjaira, amelynek értelmében köteles a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat eredeti példányán (ideértve a dologi, a bér és járulékfizetés bizonylatait is) jól láthatóan feltüntetni a kontírozás tételeit, illetve a könyvelés tényét igazoló adatot, valamint a könyvelés dátumát és a könyvelést végző személy aláírását. Kettős könyvvitel esetén amennyiben a tételek sokasága miatt nem lehetséges a kontírozási tételek rávezetése a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylatra, úgy külön kontírozó lapot kell a számla mellé csatolni. Egyszeres könyvvitel esetén a naplófőkönyv vonatkozó oldalainak másolatát kell a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat mellé csatolni. o Minden eredeti számlát utalványozni kell, azaz a befogadott számlát a képviselőnek minden esetben alá kell írnia, illetve igazolnia kell, hogy kifizethető. (Támogatási Szerződés pont évi C. törvény (Számv. tv.) 167. ) o Az elszámoláshoz a támogatási szerződésben megjelölt, hatályos jogszabályokban foglalt tartalmi és alaki követelményeknek megfelelő számlák hiteles másolatai nyújthatók be, amelyek tartalmazzák az alábbi adatokat: A számla kibocsátásának kelte és a számla sorszáma, Szállító neve, címe, adószáma (egyértelműen olvasható adatok), Vevő neve, címe (csak a Kedvezményezett lehet), A szolgáltatás, termék vásárlás teljesítésének időpontja, valamint a számla kifizetési határideje, Az értékesített termék, szolgáltatás megnevezése, mennyisége (feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhető), egységára, áfa mértéke, összesen érték. o Az elszámoláshoz benyújtott előlegszámla önmagában nem elég a felmerült költség igazolásához, minden esetben be kell küldeni a hozzá kapcsolódó végszámlát is! 3

5 o Felhívjuk figyelmét, hogy a hibás adatokkal vagy hiányosan kitöltött, olvashatatlan vagy nem eredeti aláírással hitelesített számlamásolat nem elfogadható. o Az elszámolás összeállítása során kérem, ügyeljen arra, hogy a számla tartalmának és az elfogadott költségvetésének megfelelő költségsoron szerepeltesse az adott számlát az összesítő táblázatban. o Felhívjuk figyelmét a szabályos számla javítás módjára: A számla javítására kizárólag a számla kibocsátója jogosult. A számla szabályos javítását az ÁFA törvény ban foglaltak szabályozzák. A számla stornírozása illetve helyesbítése esetén mind az eredeti stornírozott, illetve helyesbített számla, mind az új számla hitelesített másolatát be kell nyújtani. Gépi számla kézi javítása nem elfogadható! o Az elszámolás részeként kiküldetési rendelvény is benyújtható (amennyiben a pályázati dokumentumok engedélyezik), melynek meg kell felelnie az alábbiaknak. A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell: a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.). A számítás levezetése, valamint az összeget utalványozó és átvevő személy aláírása szerepeljen a dokumentumon. Fel kell tüntetni az esemény megnevezését és a gépkocsival utazók nevét is. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Az elszámoláshoz minden esetben csatolni kell a forgalmi engedély, ill. a használat időpontjában érvényes kötelező gépjármű felelősségbiztosítás befizetését igazoló bizonylat, valamint a jogosítvány hiteles másolatát. 3. A számlák kifizetését igazoló bizonylatok a) Bankszámlakivonat b) Kiadási pénztárbizonylat c) Naplófőkönyv (egyszeres könyvvitelt vezető szervezeteknél, készpénzes számla esetén) o Az elszámolni kívánt számlákhoz a teljes összeg (számla fizetendő végösszege) kifizetését igazoló bizonylatok kiadási pénztárbizonylat, bankszámlakivonat hitelesített másolatainak benyújtása szükséges, melyeket kérjük a számla mögé tűzni. o Azon bankszámlakivonatok hitelesített másolatai kerülnek elfogadásra, melyek tartalmazzák a nyitó és záró egyenleget, a pályázó szervezet nevére szólnak, továbbá a szerződéskötés során benyújtották a számlához kapcsolódó, kedvezményezettként az MSZSZ-t megjelölő banki felhatalmazó levelet. o Azon kiadási pénztárbizonylatok hitelesített másolatai kerülnek elfogadásra, melyek tartalmazzák a Kedvezményezett nevét és bélyegzőjét, sorszámot, dátumot, összeget, valamint hivatkozást, amelyből egyértelműen beazonosíthatók a kifizetésre kerülő számlák (számla sorszáma vagy számla tartalmának megnevezése). A kiadási pénztárbizonylatot alá kell írni az utalványozónak, a pénztárosnak, valamint az összeg átvevőjének. 4

6 o Egy pénztárbizonylattal több számla kifizetése is igazolható, de ebben az esetben vagy a kiadási bizonylaton kell feltüntetni a kifizetett számlákat, vagy egy összesítőt kell mellékelni a kiadásihoz, amelyből egyértelműen beazonosíthatók a kifizetett számlák (számlaszámmal) és azok összegei. o Egyszeres könyvelés esetén a kiadási pénztárbizonylatok helyett elfogadható a naplófőkönyv oldalhű hitelesített másolata is, amennyiben egyértelműen beazonosíthatóak a számlák (számla sorszáma, összege, kifizetés dátuma), valamint tartalmazza a szervezet nevét, és a nyitó-záró egyenleget. A pályázatra nem vonatkozó tételeket ki lehet takarni. 4. Egyéb kötelező mellékletek Az elszámolás alátámasztására szolgáló, a számviteli bizonylatokhoz kapcsolódó egyéb dokumentumokat kell benyújtani: o Szerződés, megállapodás o Megrendelő, o Menetlevél, o Teljesítés igazolás Ft feletti szolgáltatás esetén, o Bérkimutatás, bérjegyzék, egyéni elszámoló lapok, munkaszerződés, o Tárgyi eszköz karton vagy leltár, o Átvételi elismervény díjakhoz stb. A támogatott tevékenység megvalósítása során a költségvetésből nyújtott támogatás terhére a százezer forint értékhatárt meghaladó értékű áru beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződés kizárólag írásban köthető. Írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazolt megrendelés is. Az írásbeli alak megsértése a szerződés érvényességét nem érinti, azonban a kifizetés a támogatott tevékenység költségei között nem vehető figyelembe. Amennyiben számla kiállítása során a számlához kapcsolódó egyéb dokumentumra hivatkoznak, akkor a számlához minden esetben csatolni kell az adott dokumentumot (pl.: szerződés, megrendelő, menetlevél stb.). Bérleti díj elszámolása esetén minden esetben csatolni kell a bérleti szerződést. Megrendelő beküldése nem elegendő a számla igazolásához. Továbbszámlázott szolgáltatások (költségek) esetén a számlához csatolni kell a Kedvezményezett és a szállító közötti szerződés hitelesített másolatát. Éves keretszerződés esetén minden esetben csatolni kell az eseti megrendelések hitelesített másolatát. A számlához kapcsolódó megrendelő alapvető tartalmai elemei a következők: o megrendelő megnevezése o szállító megnevezése o a megrendelt termék vagy szolgáltatás pontos megnevezése, annak egységára o a megrendelt termék vagy szolgáltatás összesen értéke o a megrendelt termék vagy szolgáltatás (egyszeri vagy több alkalom) mennyisége o egyértelműen derüljön ki, hogy milyen eseményhez kapcsolódik a megrendelés o a megrendelés teljesítésének meghatározása o fizetés módjának meghatározása o a megrendelés elküldésének dátuma. Az elszámolás részeként ben történt megrendelés is elfogadható amennyiben megfelel a fenti felsorolásban szereplő követelményeknek. Felhívjuk figyelmüket, hogy az ajánlatkérés nem minősül megrendelőnek! A fenti bizonylat másolatokon túl a Pályázatkezelő Szervezet jogosult egyéb olyan dokumentumokról is másolatot kérni, mely a támogatási összeg az elfogadott költségvetés és szakmai program szerinti, rendeltetésszerű felhasználását támasztja alá, illetve a pénzmozgások teljes tiszta útját hivatottak (például: kiadási pénztárbizonylat részletezése, járulékok befizetésének pontosítása) bizonyítani. 5

7 Állami támogatás terhére nem elszámolható költségek: MOB-SZE-14-A pályázat esetén (lásd: pályázati útmutató 6. pont) Szellemi tevékenység költségei, szakértői, eladói díjak Szállítás esetén üzemanyag számla Utazási költségek (MÁV, Volán jegyek, gépkocsi költségtérítés, kiküldetési rendelvény, üzemanyagszámla stb.) Szállás költségek Étkezési költségek (éttermi számlák/ élelmiszer vásárlása) Mások által megrendezett szabadidősport események nevezési díjai MOB-SZE-14-B pályázat esetén (lásd: pályázati útmutató 6. pont) Egyéb működési/üzemeltetési kiadások o Anyagköltség, készletbeszerzés o Rezsi jellegű kiadások Szellemi tevékenység költségei, szakértői, eladói díjak Üzemanyag számla, gépkocsi költségtérítés, kiküldetési rendelvény Szállásköltségek Étkezési költségek (éttermi számlák/ élelmiszer vásárlása) Beruházás/tárgyi eszköz beszerzés Mások által megrendezett szabadidősport események nevezési díjai MOB-SZE-14-C pályázat esetén (lásd: pályázati útmutató 6. pont) Szellemi tevékenység költségei, szakértői, eladói díjak Üzemanyag számla Szállásköltségek Étkezési költségek (éttermi számlák/ élelmiszer vásárlása) Mások által megrendezett szabadidősport események nevezési díjai 6

8 Elszámolható költségek: Felhívjuk figyelmét, hogy a számlákat, pénzügyi dokumentumokat kizárólag az állami támogatás elszámolása esetén kell záradékolni, az önrész terhére benyújtandó dokumentumokra nem kell felvezetni a záradékot! Tájékoztatjuk, hogy a MOB-SZE-14-B pályázatokhoz kapcsolódó költségvetés nem tartalmazza az alább felsorolt költségsorok mindegyikét! Az elszámolás összeállításakor szíveskedjen figyelembe venni az adott pályázati kategóriához tartozó költségvetés formátumát és az elfogadott, jóváhagyott költségvetését! Költségsor megnevezése Benyújtandó hitelesített dokumentumok 1. Bérköltség, egyéb személyi jellegű kifizetések Megbízási díj Játékvezetői díjak (számla kibocsátásra nem jogosultak esetében) Munkabér 2. Munkaadókat terhelő járulékok Megbízási díj esetén a megbízót terhelő járulékok Játékvezetői díjak megbízót terhelő járulékai Munkabér esetén a munkáltatót terhelő járulékok 3. Dologi kiadások - Állami támogatás és Önrész (nettó/bruttó értéken) ebből: Megbízási szerződés, Egyéni záradékolt bérjegyzék (amennyiben nem számolja el a bruttó megbízási díj teljes összegét, akkor a záradéknál fel kell tüntetni az elszámolni kívánt összeget), Megbízási díj és munkavállalót terhelő járulékok kifizetését igazoló bizonylat (bármilyen összegű megbízási díj elszámolásához a bér, valamint az adók és járulékok teljes összegének kifizetését igazolni szükséges). Egyéni záradékolt bérjegyzék vagy záradékolt játékvezetői (versenybírói) költség elszámoló lapja, Játékvezető díj kifizetését igazoló bizonylat, A játékvezetőt, mint megbízottat terhelő adók, valamint a megbízót terhelő járulékok kifizetését igazoló bizonylat. Munkaszerződés, (A munkaszerződésnek összhangban kell állnia a bérjegyzékkel. Amennyiben tartozik a munkaszerződéshez módosítás, kérjük azt is mellékeljék az elszámolás részeként hitelesítve.) Egyéni záradékolt bérjegyzék (amennyiben nem számolja el a bruttó munkabér teljes összegét, akkor a záradéknál fel kell tüntetni az elszámolni kívánt összeget), Munkabér és munkavállalót terhelő járulékok kifizetését igazoló bizonylat (bármilyen összegű bérköltség elszámolásához a bér, valamint az adók és járulékok teljes összegének kifizetését igazolni szükséges). A munkáltató által megfizetett adót és járulékot záradékolni szükséges az eredeti bankkivonaton (állami támogatás terhére). Kérjük, tüntesse fel személyenként, hogy mekkora összeget záradékolnak, összhangban az egyéni bérjegyzéken szereplő összegekkel. Amennyiben több személyre vonatkozóan a bankszámlakivonatra nem lehet a záradékokat egyesével felvezetni, akkor mellékelni kell egy cégszerűen aláírt nyilatkozatot, amelyen tételesen feltüntetésre kerülnek a nevek és az összegek. Ebben az esetben a bankszámlakivonaton egy összegben kell feltüntetni az elszámolni kívánt összeget. 1. anyagköltség, készletbeszerzés Egyéb működési/üzemeltetési kiadások (irodaszer, nyomtatvány beszerzés stb.) 2. szellemi tev. költségei, szakértői, előadói díjak Eseti jelleggel megrendelő (pl. átutalásos számlák esetén). Nem releváns Nem releváns 7

9 3. bérleti díjak Bérleti díjak 4. rezsi jellegű kiadások Egyéb működési/üzemeltetési kiadások (létesítmények rezsiköltsége) 5. szállítási, utazási költségek Szállítás (fuvarozás, személyszállítás) Utazási költségek (MÁV, Volán jegyek, gépkocsi költségtérítés) 6. egyéb szolgáltatások vásárlása Karbantartás, javítás Étkezési költségek (éttermi számla) Szállás költségek Kommunikációs költségek (honlap fenntartás, üzemeltetés, fejlesztés költségei; postaköltség; telefonköltség; internet költség; egyéb kommunikációs kiadáshoz kapcsolódó szolgáltatások értékei) PR, marketing költségek (hirdetési, reklámköltségek, spotok gyártása; PR, marketing kiadványok, szóróanyagok, plakátok költségei; egyéb a PR-hoz vagy a marketinghez kapcsolódó szolgáltatások költségei) Eseményszervezéshez, versenyrendezéshez kapcsolódó költségek (hangosítás, színpadépítés, hatósági díjak, illetékek, őrző-védő szolgáltatás, ruhatár, fénymásolás, biztosítás, sportszolgáltatás, egyéb szabadidős tevékenység, bemutatók, oktatás, életmód-tanácsadás, számlás játékvezetői díjak) Egészségügyi szolgáltatások (csak számlás költségek) Bérleti szerződés, mely összhangban áll a számlával, a Kedvezményezett nevére szól és az adott eseményhez kapcsolódik. Záradékolt számla (kérjük a számla minden oldalának másolatát benyújtani), Kifizetést igazoló dokumentum (csekkcsonk önmagában nem igazolja a kifizetést), Bérleti szerződés abban az esetben, ha a fogyasztás nem a bejelentett székhely vagy telephely címére szól. Megrendelő/megállapodás/szerződés Menetlevél. Záradékolt számla (MÁV, Volán, BKV stb. jegyek estén), Kiküldetési rendelvény elszámolása esetén minden esetben csatolni kell (önrész elszámolásban): o Záradékolt kiküldetési rendelvény bizonylata, o forgalmi engedély, o jogosítvány o az elszámolt időszakra vonatkozó kötelező felelősségbiztosítás befizetését igazoló bizonylat, Kifizetést igazoló bizonylat. Eseti jelleggel megrendelő. Számla, Megrendelő vagy szerződés, Kifizetést igazoló dokumentum. Számla, Megrendelő vagy szerződés, Kifizetést igazoló bizonylat. Záradékolt számla Szerződés/megállapodás/megrendelő, Teljesítésigazolás Ft-ot meghaladó szolgáltatás esetén Záradékolt számla (nyomdai anyagokból mintapéldány beküldése), Szerződés/megállapodás/megrendelő, Teljesítésigazolás Ft-ot meghaladó szolgáltatás esetén (kivéve hirdetési díjak, televíziós-rádiós spotok gyártása, nyomdaköltség). Szerződés/megállapodás/megrendelő, Teljesítésigazolás Ft-ot meghaladó szolgáltatás esetén. Szerződés/megállapodás/megrendelő, Teljesítésigazolás Ft-ot meghaladó szolgáltatás esetén. 8

10 7. egyéb dologi kiadások Étkezési költségek (élelmiszer vásárlás) Versenyrendezéshez kapcsolódó technikai költségek (festék, bója, szalag, rajtszám, ponyva, műanyag pohár és evőeszköz stb.) Díjak Szóró ajándékok Az esemény megvalósításához szükséges sporteszközök Számla, Kifizetést igazoló dokumentum. Eseti jelleggel megrendelő. Eseti jelleggel megrendelő, megállapodás vagy szerződés, Kifizetést igazoló bizonylat, Átvételi dokumentáció o Díjak, jutalmak legfeljebb 5.000,- Ft egyedi értékig adhatók (díjként élelmiszer nem számolható el). Eseti jelleggel megrendelő, megállapodás vagy szerződés, Kifizetést igazoló bizonylat, o ajándékok legfeljebb 1.500,- Ft egyedi értékig adhatók. (ajándékként élelmiszer nem számolható el). Kifizetést igazoló dokumentum Eseti jelleggel megrendelő, Tárgyi eszköz nyilvántartási bizonylat. 5. Beruházás (immateriális javak, tárgyi eszközök beszerzése) Tárgyi eszköz beszerzés Megrendelő, Bevételezési leltári bizonylat vagy tárgyi eszköz-nyilvántartási bizonylat, Kifizetést igazoló bizonylat. E Térítésmentes hozzájárulás / Nem készpénzben áll rendelkezésre Személyes közreműködés (önköltségen alapuló önkéntes munka) becsült forintértéke Nem pénzbeli bevételként ingyenes dologi (tárgyi) javak biztosításának becsült forintértéke Ingyenes szolgáltatás biztosításának becsült forintértéke Társadalmi munkáról szóló nyilatkozatot csatolni kell ( honlapról letölthető). A társadalmi munkát végző személyek nevét fel kell sorolni, akik az aláírásukkal igazolják, hogy az adott eseményen a munkát elvégezték! Dologi (tárgyi) feltételekről szóló nyilatkozatot csatolni kell ( honlapról letölthető). A térítésmentesen kapott tárgyakat és azok értékét részletezni kell! Szolgáltatásokról szóló nyilatkozatot csatolni kell ( honlapról letölthető) csatolni kell. A térítésmentesen kapott szolgáltatásokat és azok értékét fel kell sorolni! Felhívjuk figyelmét, hogy a pénzügyi ellenőrzés során bármilyen kétely merül fel a szabálytalanság vétségével kapcsolatban, egyéb dokumentáció bekérésére is jogosult a Pályázatkezelő Szervezet. Amennyiben az útmutatóban foglaltakkal kapcsolatban kérdése, vagy észrevétele van, kérjük, jelezze formájában. Az elszámoláshoz kapcsolódó állásfoglalási kérelmét az alábbi címre szíveskedjen elküldeni: palyazat@masport.hu A költségvetési támogatás felhasználását a MOB, valamint a jogszabályokban, a pályázati kiírásban, továbbá a támogatási szerződésben meghatározott szervek a helyszínen is ellenőrizhetik. 9

11 II. A szakmai beszámoló értékelésének irányelvei A szakmai beszámolóban a pályázónak be kell mutatnia, hogy az elnyert támogatás segítségével hogyan, milyen mértékben sikerült a pályázati projekt céljait és terveit megvalósítani. Szakmai beszámoló során beküldendő dokumentumok: Formanyomtatvány (támogatási szerződés 2. számú melléklete) A szakmai beszámoló formanyomtatványát a pályázatkezelői felületen kell kitölteni, majd a véglegesített beszámoló PDF dokumentumát 1 példányban kinyomtatni és papír alapon beküldeni. A szakmai beszámolóhoz papír alapon csatolni kell a támogatási szerződés által meghatározott és a pályázati projekt megvalósítását alátámasztó egyéb dokumentumokat (fényképek CD-n, eredmény-összesítők, propaganda kiadványok, rendszeres tevékenység résztvevőinek listája, sajtómegjelenések, azok táblázatba rendezett összesítője stb.). Monitoring táblázat (támogatási szerződés 3. számú melléklete) A monitoring táblázatot mind papír alapon, mind elektronikusan el kell küldeni a palyazat@masport.hu címre. 10

12 Leggyakoribb hibák a szakmai és pénzügyi beszámoló elkészítésekor A támogatási szerződés részét képező mellékleteket elektronikus úton nem küldték be, A beküldött mellékletek formátuma nem megfelelő, kiöltése hiányos vagy olvashatatlan. Szakmai beszámoló során: - A pályázó nem a beszámoló formanyomtatvány kérdésére válaszol - Az esetlegesen adandó nemleges választ nem írja be, csak nem válaszol arra a kérdésre - A formanyomtatvány alján felsorolt, beküldendő támpéldányokat, és vagy a megvalósítást alátámasztó dokumentációt nem küldi be, és nem nyilatkozik arról, amiért esetleg egyáltalán nem tudja azt beküldeni Pénzügyi elszámolás esetén: - Számlaösszesítő nem eredeti - Számlaösszesítőt nem vagy nem az aláírásra jogosult személy írta alá, illetve nem szerepel rajta dátum - Nem számolt el a teljes támogatási összeggel, és a fennmaradó támogatásról írásban nem mondott le - Hitelesítés nem megfelelő - Záradék összege nem egyezik a számlaösszesítőben feltüntetésre került összeggel - Nem az eredeti számlára, hanem a fénymásolatra vezették fel a záradékot - A számla nem a szervezet nevére vagy címére szól - A számla kitöltése hiányos pl. hiányzik a mennyiség, egységár (a számla kötelező adattartalma - ÁFA törvény 169. és a) - A számláról hiányzik vagy nem megfelelő a kontírozás, valamint a könyvelés dátuma, könyvelő aláírása, - A számláról hiányzik az utalványozó aláírása - Nem csatolták a kötelező mellékleteket pl. megrendelő, megállapodás, menetlevél, kifizetést igazoló dokumentum stb. - Nem áll összhangban a támogatási szerződés a számla adattartalmával - Tárgyi eszköz vásárlás esetén nem csatoltak leltárt vagy tárgyi eszköz kartont - Nem megfelelően igazolták a számlák kifizetését - A kiadási pénztárbizonylat kitöltése hiányos pl. nem szerepel rajta az átvevő aláírása - A kiküldetési rendelvény kitöltése hiányos 11