Heves Megyei Vízmű Zrt. Kintlévőségek kezelési szabályzata

Átírás

1 Heves Megyei Vízmű Zrt. Kintlévőségek kezelési szabályzata A dokumentum száma: KKSZ SZ Az 1. kiadású tartalomjegyzék szerinti változatot: Készítette: Ellenőrizte: Hatályba helyezte: Dr. Fülöp Erzsébet Stregova Márta Dr. Bánhidy Péter igazgatási osztályvezető gazdasági vezérigazgató-helyettes vezérigazgató Dátum: július 1. Felülvizsgálatok, módosítások: Száma Jellege Időpontja Leírása Aláírás kiadás új kiadás

2 A szabályzat a minőség- és környezetirányítási vezető hozzájárulása nélkül nem másolható, és társaságon kívülre nem adható ki! TARTALOMJEGYZÉK 1. Cél A szabályzat hatálya Alkalmazandó jogszabályok, dokumentumok Fogalom meghatározások A kintlévőség-kezelés folyamata Fogyasztók nyilvántartása A lakossági fogyasztók tájékoztatása a díjhátralékról A társasházak tájékoztatása a díjhátralékról Közületek, ipari fogyasztók tájékoztatása a díjhátralékról A befizetéssel kapcsolatos szabályok Részletfizetési kedvezmények A szolgáltatás korlátozása, megszüntetése Fizetési meghagyás A végrehajtási eljárás Járulékos költségek A szolgáltatási díjon kívüli egyéb szállítói tartozások A behajthatatlan követelések leírása, dokumentálása Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 2/12

3 1. Cél 1.1. A szabályzat célja, hogy a Társaság szolgáltatásaihoz kapcsolódó határidőn túli víz- és csatornadíj hátralék kezelése, valamint a vevők hátralékának kezelése hatékony és egységes legyen. A Társaság egységesen és következetesen lépjen fel a nem fizetőkkel szemben a hátralék behajtása érdekében A társaság követelése a lehető legrövidebb időn belül, pénz befizetésével térüljön meg. 2. A szabályzat hatálya 2.1 A szabályzat hatálya a Társaság szolgáltatásait igénybevevő fogyasztókra, valamint a Társasággal jogviszonyban álló vevőkre terjed ki A szabályzatban foglaltak betartásával kötelesek eljárni a Heves Megyei Vízmű Zrt. üzemegységei és központi dolgozói Ezen Szabályzat július 1. napján lép hatályba. 3. Alkalmazandó jogszabályok, dokumentumok 3.1. A számvitelről szóló évi C törvény 3.2. A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXII. törvény 3.3. A polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény (Pp) 3.4. A Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény (Ptk.) 3.5. A fizetési meghagyásos eljárásról szóló évi L. törvény 3.6. A bírósági végrehajtásról szóló évi LIII. törvény 3.7. A csőd és felszámolási eljárásról szóló évi XLIX. törvény 3.8. Iratkezelési szabályzat 3.9. VDJÁV-001-MU számú utasítás a víz és szennyvízdíjak jóváírásáról Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 3/12

4 4. Fogalom meghatározások 4.1. Fizetési határidőn belüli követelés: A fizetési határidő lejártáig meg nem fizetett szolgáltatási díj Fizetési határidőn túli követelés: A fizetési határidő lejártától számított szolgáltatási díj, melynek megfizetésére fizetési felszólítást bocsát ki a Társaság Bírósági (közjegyzői) eljárás alatt lévő követelés: a fizetési meghagyás elbírálása folyamatban van Jogerős követelés: jogerős fizetési meghagyás, vagy jogerős bírói ítélet alapján végrehajtási eljárásban érvényesíthető követelés Behajthatatlan követelés: amely az egyedi értékelés alapján megfelel a számvitelről szóló évi C törvény 3. (4) bekezdés 10. pontjában előírt behajthatatlan követelés követelményének. ( a Szabályzat 4.7. pontjában részletezve) 4.6. Leírt követelés: (tartozás elengedése) Behajtási intézkedéssel nem érintett, vagy behajtási cselekmények ellenére behajthatatlan követelés, amely a Társaság könyvéből kivezetésre kerül Vevői követelés: a Társaság szolgáltatási díjon kívüli egyéb követelése Behajthatatlannak minősül az a követelés, a) amelyre az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy a talált fedezet a követelést csak részben fedezi. A behajthatatlanság nemleges foglalási jegyzőkönyv alapján vélelmezhető, b) melyet a hitelező a csődeljárás, a felszámolási eljárás, az önkormányzatok adósságrendezési eljárása során egyezségi megállapodás keretében elengedett, c) melyre a felszámoló által adott írásbeli igazolás (nyilatkozat) szerit nincs fedezet, d) melyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor a vagyonfelosztási javaslat szerinti értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet, e) amelyet eredményesen nem lehet érvényesíteni, f) amelynél a végrehajtással kapcsolatos költségek nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével (a végrehajtás veszteséget eredményez vagy növeli a veszteséget) amelynek behajtása gazdaságtalan. A behajthatatlan követelés minősítését az Értékesítési és Pénzügyi osztály évenként vizsgálja és állapítja meg, Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 4/12

5 g) amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása igazoltan nem járt eredménnyel, h) amelyet a bíróság előtt érvényesíteni nem lehet, i) amely a hatályos jogszabályok alapján elévült. 5. A kintlévőség-kezelés folyamata 5.1. Fogyasztók nyilvántartása A fogyasztók azonosításához szükséges adatokat a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXII. törvény előírásainak betartásával kell kezelni. A fogyasztók adatait csak a behajtási eljáráshoz kapcsolódó tevékenység során lehet felhasználni és csak a törvény által megengedett harmadik személynek lehet megadni A nyilvántartásnak a fogyasztók azonosításához és a lejárt határidejű követelések behajtásához szükséges adatokat kell tartalmaznia Az azonosításhoz szükséges adatok lakossági fogyasztó esetén: - név, (születési név); - születési hely, idő; - anyja neve; - lakcím, (tartózkodási hely); - elérhetőség; - fogyasztási hely címe; - fogyasztási hely száma Az azonosításhoz szükséges adatok nem lakossági fogyasztó esetén: - név; - képviselőjének neve; - vállalkozási igazolvány, cégbejegyzés száma; - székhelye; - fogyasztási hely címe; - fogyasztási hely száma; - adószám; - bankszámla száma; - levelezési címe A behajtáshoz szükséges adatok: - a fogyasztó részére kibocsátott számlák, egyéb okirat száma, kelte, összege és az esedékesség időpontja, kamatszámítás kezdete, a szolgáltatási szerződés megkötésének időpontja; Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 5/12

6 - követelés jogcíme; - a felszólítással kapcsolatos dokumentumok A követelések analitikus nyilvántartását fogyasztói csoportonként az Értékesítési és Pénzügyi osztály végzi A teljesítés, illetve a követelés elismerésének alapbizonylata a fogyasztó által elfogadott számla. A követelések között csak olyan teljesítéssel alátámasztott követelést lehet kimutatni, amit a fogyasztó által elfogadott számla támaszt alá A követelések nyilvántartásának olyannak kell lenni, hogy abból megállapítható legyen, mely követelés minősül fizetési határidőn belülinek, fizetési határidőn túlinak, jogerős követelésnek, behajthatatlan követelésnek, illetve leírt követelésnek Az és pontokban megjelölt adatokat a Szabályzat hatálybalépését követően megkötött, vagy módosított szerződéseknél kell alkalmazni A lakossági fogyasztók tájékoztatása a díjhátralékról Az Értékesítési és Pénzügyi osztály a tárgyhó utolsó napjára vonatkozóan üzemegységenként, településenként és fogyasztói csoportonként, 30 napon belüli és 30 napon túli bontásban elkészíti a tételes tartozásról készült kimutatást (korosító listát), majd ezt követően haladéktalanul megküldik az üzemegységek részére Az üzemvezető a fizetési határidő lejártát követően a 15 napon túl tartozást felhalmozó lakossági fogyasztók részére fizetési felszólítást küld. A felszólításon valamennyi követelést fel kell tüntetni. A levelet kézbesítővel, vagy tértivevénnyel dokumentálhatóan kell megküldeni A felszólítást követően értesíteni kell a Megyei Kormányhivatal Népegészségügyi Szakigazgatási Szervét (ÁNTSZ) is A díjhátralékkal rendelkező fogyasztó az pontban megjelölt felszólításon túl a számláján is tájékoztatást kap a tartozásáról A társasházak tájékoztatása a díjhátralékról A társasházak 15 napon túli tartozásairól egy összegben a társasház közös képviselője fizetési felszólítást kap, amelyhez részletes tartozás kimutatást is csatolni kell. A felszólítást kézbesítővel, vagy tértivevényes levélként dokumentálhatóan kell megküldeni. A felszólítással egy időben értesíteni kell az Megyei Kormányhivatal Népegészségügyi Szakigazgatási Szervét (ÁNTSZ) is. Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 6/12

7 A felszólítás határidejének lejártát követően az pontban leírtak szerint behajtási lépéseket kell foganatosítani és a társasház lakóit kihelyezett hirdetményben kell tájékoztatni Közületek, ipari fogyasztók tájékoztatása a díjhátralékról Az egészségügyi és gyermekintézmények vízellátása nem korlátozható. A hátralékos egészségügyi és gyermekintézmények részére felszólítást kell tértivevényes levélként, vagy kézbesítő útján küldeni Amennyiben a felszólító levélben megszabott határidő eredménytelenül telik el, úgy az üzemegység a hátralékos fogyasztó teljes dokumentációját számlamásolat, felszólítások, tértivevény, közüzemi szolgáltatási szerződés megkötésének időpontja, az adós azonosító adatai, számlaszáma - megküldi az Igazgatási osztálynak további intézkedés végett, a 30 napon túli tartozás behajtása érdekében Az egyéb közületek és ipari fogyasztók részére a fizetési határidő lejárta után fizetési felszólítást kell tértivevényes levélként, vagy kézbesítő útján küldeni A felszólítás határidejének lejártát követően az és pontokban leírtak szerint kell eljárni Amennyiben a felszólító levélben megszabott határidő eredménytelenül telik le, és a behajtási lépések is eredménytelenek, úgy az üzemegység a hátralékos fogyasztó teljes dokumentációját számlamásolat, felszólítások, tértivevény, közüzemi szolgáltatási szerződés megkötésének időpontja, az adós azonosító adatai, számlaszáma - megküldi az Igazgatási osztálynak a további intézkedések megtétele végett A befizetéssel kapcsolatos szabályok A fizetési határidőt elmulasztó fogyasztó utólagos befizetése esetén a Ptk. szerinti késedelmi kamatot, valamint a behajtási eljárás során felmerült egyéb költségeket kell felszámolni A szolgáltatás korlátozásával, illetve visszaállításával kapcsolatos költségek a fogyasztót terhelik A fogyasztó befizetését, amennyiben nem fedezi a teljes hátralékot, úgy először a járulékos költségekre, végül a vízdíjra kell elszámolni A fogyasztó befizetését, ha rendelkezést nem tartalmaz, akkor - a legrégebben lejárt követelésre, - azonos lejárat esetén a fogyasztóra terhesebb, - egyenlő mértékben terhes tartozások közül a kevésbé biztosított követelésre, - tárgyhavi követelésre kell jóváírni. Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 7/12

8 A járulékos költségek megfizetése indokolt és méltányolható esetben részlegesen, vagy teljes egészében elengedhető, amelyre az üzemvezető jogosult Részletfizetési kedvezmények A hátralék kiegyenlítésére részletfizetési kedvezményt igénylő adósokkal az alábbi szempontok szerint lehet megállapodást kötni: A megállapodásban legfeljebb 6 havi részletfizetés engedélyezhető A havi törlesztő részlet alsó határa Ft/hó Az és pontokban meghatározottaktól való eltérést a vezérigazgató, illetve vezérigazgató helyettesek engedélyezhetnek A részletfizetési megállapodásban rögzíteni kell, hogy egy havi részletfizetés elmulasztása esetén az adós elveszíti a részletfizetési kedvezményt és felszólításra a teljes tartozást egy összegben köteles megfizetni Ugyanazon tartozásra részletfizetési megállapodás csak egy alkalommal köthető A részletfizetési kedvezmény megvonása után az adós befizetését el kell fogadni akkor is, ha nem a teljes összeget fizeti ki A részletfizetési kedvezmény megvonása után haladéktalanul intézkedni kell a fizetési meghagyás kibocsátása iránt A szolgáltatás korlátozása, megszüntetése Amennyiben a felszólító levélben megszabott határidő eredménytelenül telik el, úgy behajtási lépéseket kell foganatosítani. Ezek a következők: az üzemegység munkatársai (személyesen, telefonon, elektronikus úton, stb.) megkeresik a fogyasztót, és a nem fizető fogyasztónál műszaki megoldást alkalmaznak a befizetés kikényszerítésére, szűkítőt, vagy fogyasztásütemezőt építenek be. Végső esetben a vízmérőt kiszerelik, vagy közterületen korlátozzák A szolgáltatás korlátozásáról a számlázási csoport nyilvántartást vezet az üzemegység jelzése alapján Amennyiben a fogyasztó nem teszi lehetővé a szűkítő beépítését, úgy a szolgáltatáskorlátozást közterületen kell elvégezni A szolgáltatás korlátozását (szűkítő beépítését) dokumentálni kell. A vízmérő cseréjét dokumentáló jegyzőkönyvet ki kell tölteni, feltüntetve rajta a vízmérő állását, melyet a fogyasztóval is alá kell íratni. Amennyiben a fogyasztó a jegyzőkönyv aláírását megtagadja, Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 8/12

9 úgy harmadik személlyel kell a jegyzőkönyvet aláíratni, vagy az aláírás megtagadásának tényét rögzíteni Korlátozási tilalom alá nem eső, nem lakossági fogyasztók esetében a felszólításban megjelölt időpontban a vízellátás szüneteltethető. A vízellátás megszüntetése előtt az üzemegység és a vízdíjszámlázási csoport egyeztet a fogyasztó tartozásának alakulásáról Korlátozási tilalom alá nem eső, nem lakossági fogyasztók három hónapon túli díjtarozása esetén, harminc napos határidővel a szolgáltatási szerződést fel kell mondani. A felmondást követően a szolgáltatás visszaállítása csak új fogyasztói hely létesítésére irányadó eljárással és költséggel végezhető el a teljes díjtartozás megfizetését követően A fogyasztó viseli a korlátozás bevezetésével és visszaállításával kapcsolatos költségeket A fogyasztónak nem kell a kiszállás költségét megfizetnie akkor, ha legkésőbb a szolgáltatás korlátozási munkáinak megkezdése előtt kiegyenlíti tartozását A díjhátralék megfizetésének igazolásától számított 5 napon belül a szolgáltatást ismét biztosítani kell a fogyasztó részére A szolgáltatás visszaállítása után az üzemegység tájékoztatja a számlázási csoportot Amennyiben a felszólító levélben megszabott határidő eredménytelenül telik le, és a behajtási lépések is eredménytelenek, az üzemegység a hátralékos fogyasztó teljes dokumentációját számlamásolat, felszólítások, tértivevény, közüzemi szolgáltatási szerződés megkötésének időpontja, az adós azonosító adatai, munkahelye (amennyiben ismert) intézkedés végett megküldi az Igazgatási osztálynak Fizetési meghagyás A fizetési határidőn túli hátralékkal rendelkező fogyasztókkal szemben fizetési meghagyás kibocsátását kell kezdeményezni, ha az adós felszólításra nem fizetett és részletfizetési kérelmet sem nyújtott be, illetve a részletfizetési megállapodást nemfizetés miatt a szolgáltató felmondta Fizetési meghagyás kibocsátását kell kezdeményezni akkor is, ha a bevezetett korlátozás, vagy szolgáltatás szüneteltetése után sem történik meg a számla kiegyenlítése A fizetési meghagyás elkészítésekor valamennyi hátralékként nyilvántartott tartozást fel kell tüntetni A közjegyzői, illetve bírósági eljárás alatt lévő tételeket a vízdíj számlázását végző csoport folyamatosan egyezteti az Igazgatási-, illetve az Értékesítési és Pénzügyi osztállyal Ha a fogyasztási helynek több kötelezettje van (tulajdonostárs, használó), valamennyi kötelezett ellen egyetemlegesen kell kérni a fizetési meghagyás kibocsátását. Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 9/12

10 A fizetési meghagyásos eljárásban az adósnak az eljárással kapcsolatban felmerült járulékos költségeket is meg kell fizetni Amennyiben az adós ismeretlen helyen tartózkodik és részére a fizetési meghagyás nem kézbesíthető, lakcímkutatást kell folytatni Az Igazgatási osztály üzemegységenként nyilvántartást vezet a hátralékos fogyasztókról fogyasztói csoportonként. A nyilvántartásban rögzíteni kell minden adatot, amely a fizetési meghagyás kibocsátásához, a végrehajtási eljárás megindításához, illetve a hátralék behajtásához szükséges a Szabályzat 5.1. pontjában megjelöltek szerint. Az üzemegységet érintő nyilvántartást az Igazgatási osztály félévenként megküldi az üzemegységnek Ha az adós gazdálkodó szervezet ellen felszámolási eljárás indul, fizetési meghagyás kibocsátása helyett a felszámolóhoz kell benyújtani a fennálló követeléssel kapcsolatos igényt a csőd- és felszámolási eljárásról szóló törvényben meghatározottak szerint, az Értékesítési és Pénzügyi osztállyal előzetesen egyeztetve A végrehajtási eljárás Amennyiben jogerős fizetési meghagyás, illetve jogerős ítélet alapján sem térül meg a tartozás, végrehajtási eljárás lefolytatását kell kezdeményezni. A végrehajtási eljárás irányulhat közvetlen bírósági letiltásra, vagy végrehajtási lap kiállítására A közvetlen bírósági letiltás (Vht.24. ) Közvetlen bírósági letiltás kezdeményezésére akkor van mód, ha a lakossági fogyasztó rendelkezik munkahellyel és a végrehajtást kérőnek rendelkezésére állnak az adós munkahelyére vonatkozó adatok. Egyéb esetben végrehajtási lap kiállítását kell kérni A végrehajtási lap (Vht.15. ) A jogerős fizetési meghagyás alapján a bírósági végrehajtási eljárást meg kell indítani. Ez alól kivétel, ha korábbi eljárások alapján a végrehajtás foganatosításának eredménytelensége valószínűsíthető A végrehajtási lapon fel kell tüntetni, hogy a végrehajtást kérő - a végrehajtási lap postai kézbesítését kéri, - a végrehajtást kérő nem kíván jelen lenni a végrehajtási cselekmények foganatosításánál, - magántulajdonban lévő fogyasztási hely esetén egyéni elbírálás alapján amennyiben a követelés meghaladja az Ft-ot, az ingatlan fekvésének vizsgálata után - az ingatlan végrehajtás alá vonását kell kérelmezni. Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 10/12

11 Amennyiben az adós a tartozását a végrehajtási eljárásban rendezi, a járulékos költségeket is meg kell térítenie. Ha az adós a tartozását közvetlenül a végrehajtást kérőnek egyenlíti ki, a végrehajtónak járó költségeket is követelni kell tőle. A végrehajtási eljárás megszüntetését csak a teljes tartozás megtérülése után lehet kezdeményezni Járulékos költségek A behajtás során felmerült valamennyi költség és a késedelmi kamat járulékos költségnek minősül Ilyen költségek: - a felszólítással kapcsolatos költségek, - a korlátozással kapcsolatban felmerült költségek, - az eljárás során megfizetett illeték, - képviseleti díj, - végrehajtási eljárás költsége, - a társaságon belül folytatott kintlévőség-kezelés költsége, - tulajdoni lap beszerzés költsége, - végrehajtási jog bejegyzésével kapcsolatos költség, - lakcím felkutatásának költsége, - egyéb költségek A járulékos költséget részletezve és egy összegben is nyilván kell tartani. A költségeket éves szinten a megtérülés szempontjából vizsgálni kell. Az Igazgatási osztály tájékoztatása alapján az Értékesítési és Pénzügyi osztály az pontban felsorolt adatokat tartja nyilván A jogszabály által előírt járulékos költséget (kamat) a mindenkor érvényes jogszabály szerint kell megállapítani és megfizettetni A szolgáltatási díjon kívüli egyéb szállítói tartozások A fizetési határidő lejártát követően a 15 napon túl tartozást felhalmozó vevők részére fizetési felszólítást kell küldeni Azzal a vevővel szemben, aki a fizetési felszólításban meghatározott ideig sem egyenlíti ki tartozását, e Szabályzat 5.8, 5.9. és pontjában meghatározottak szerint kell eljárni. Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 11/12

12 6. A behajthatatlan követelések leírása, dokumentálása 6.1. A követelések minősítésénél a számviteli törvény előírásait kell alkalmazni. A behajthatatlannak minősített követeléseket legkésőbb év végén az adózás előtti eredmény terhére, hitelezési veszteségként lehet leírni A behajthatatlannak minősített és hitelezési veszteségként leírt követelések analitikus nyilvántartását úgy kell kialakítani, hogy a leírt és az aktív tartozások, valamint az azokra történt befizetések elkülöníthetők legyenek A követelés behajtására tett intézkedéseket és a behajthatatlanságot igazoló iratokat a bírósági végrehajtó végzését, vagy a behajthatatlanságot valószínűsítő bírósági végzést az alapiratokkal együtt kell kezelni, és az Igazgatási osztály őrzi A behajthatatlannak nyilvánított követeléseket a behajthatatlanná nyilvánítástól számított öt éven belül - évente egy alkalommal, az utolsó negyedévben felül kell vizsgálni, és ha az egészben, vagy részben megtérült, ennek tényét az iraton fel kell tüntetni, és meg kell tenni a számviteli, ÁFA, társasági adóra vonatkozó jogszabályokban meghatározott intézkedéseket A behajthatatlan követelésekről az Értékesítési és Pénzügyi osztály nyilvántartást vezet, amely legalább az alábbi adatokat tartalmazza: - az adós neve, lakcíme, - behajthatatlannak minősített és leírt követelést tartalmazó számla sorszáma, - melyik év mérlegében számolta el a Társaság az eredmény terhére, - a leírt tartozás összege. Jóváhagyva és hatályba helyezve: július 1. 12/12