E L Ő T E R J E S Z T É S

Átírás

1 E L Ő T E R J E S Z T É S Alsózsolca Város Önkormányzata Képviselő-testületének április -án tartandó ülésére Éves ellenőrzési jelentés és az összefoglaló éves ellenőrzési jelentés évről Tisztelt Képviselő-testület! A belső ellenőrzés társulás keretében történő feladatellátása esetén az éves ellenőrzési jelentést a munkaszervezet állítja össze és küldi az érintett jegyző részére, annak érdekében, hogy a polgármester a zárszámadással egyidejűleg a képviselő-testület elé tudja terjeszteni a Költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31). Korm. rendelet (továbbiakban Bkr.) 56. (8) bekezdése alapján. Az éves és éves összefoglaló ellenőrzési jelentések a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazzák. A belső kontrollrendszer működése az ellenőrzési tapasztalatok, valamint a témában készített kérdőív feldolgozása alapján került értékelésre. A jelentés tartalmára vonatkozó részletes előírásokat a Bkr a tartalmazza. A fentiek alapján készített éves ellenőrzési és éves összefoglaló ellenőrzési jelentést az 1. sz. melléklet tartalmazza. H a t á r o z a t i j a v a s l a t: A képviselő-testület megtárgyalta az Éves ellenőrzési jelentés és az összefoglaló éves ellenőrzési jelentés évről című előterjesztést és a következő határozatot hozza: A képviselő-testület az 1. sz. melléklet szerinti Éves ellenőrzési és éves összefoglaló ellenőrzési jelentést megtárgyalta és az előterjesztésben foglaltakat tudomásul veszi. Határidő: Felelős: azonnal, illetve folyamatos polgármester Alsózsolca, április. Zsiros Sándorné polgármester

2 1. sz. melléklet É V E S E L L E NŐRZÉSI É S É V E S Ö S S Z E F O G L A L Ó E L L E NŐRZÉSI J E L E N T É S É V RŐL Alsózsolca Város Önkormányzata és a felügyelete alá tartozó költségvetési szervek

3 Vezetői összefoglaló Az Önkormányzatnál és az irányítása alá tartozó intézményeknél a belső ellenőrzési feladatokat a 22/2012. (IV.25.) Társulási Tanácsi határozattal felülvizsgált belső ellenőrzési feladat ellátásáról szóló Társulási Együttműködési Megállapodás alapján a Miskolc Kistérség Többcélú Társulása végezte valamint Alsózsolca Város Önkormányzat saját belső ellenőrzési kapacitása. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Bkr.) alapján a belső ellenőrzési vezető elkészítette a évben lefolytatott belső ellenőrzésekről szóló éves összefoglaló jelentését. A Bkr. 48., valamint a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott útmutató is megfogalmazza az éves ellenőrzési jelentés, illetve az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés tartalmi követelményeit. A jelentés ennek megfelelően készült. A Társulás belső ellenőrzése valamint az önkormányzat saját belső ellenőrzési kapacitása évben az önkormányzat képviselő-testülete által jóváhagyott ellenőrzési terv, valamint előzetes kockázatelemzés alapján végezte az ellenőrzéseket. A belső ellenőrzés szakmai tanácsadással is támogatta a Jegyző munkáját. A belső ellenőrzés tekintetében évben a hatályos Bkr. 22. értelmében a Társulásnál kijelölt személy a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is ellátta. A belső ellenőrzés kiemelten fontos területként kezelte és ennek megfelelően értékelte az ellenőrzött területen a belső kontrollok működését. A vizsgálatok során a belső ellenőrzés javaslatokat, ajánlásokat rögzített a jelentésekben, amelyek hasznosulásáról az intézkedési tervekben megjelölt határidőt követően, a Bkr a alapján beszámolót kért az ellenőrzött szervezettől. Az Önkormányzat és költségvetési szervei tekintetében gondoskodtam a Bkr. 14. (1) szerinti külső ellenőrzések nyilvántartásának vezetéséről. A belső ellenőrzések elsődleges nyilvántartását a Társulás végzi a Bkr. 22. (2) b) pontja alapján. Az államháztartásról szóló törvény évi CXCV. 69. (1) bekezdése alapján olyan kontrollkörnyezetet alakítottam ki, amely a következő célokat szolgálja: Világos szervezeti struktúra, amely egyértelműen meghatározza a felelősségi, hatásköri viszonyokat és feladatokat, annak érdekében, hogy a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre. Az elszámolási kötelezettségek határidőre történő teljesítése és az erőforrások a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól történő megvédése. Alsózsolca, április jegyző 3

4 1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA 1.1/a Tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése évre a Miskolc Kistérség Többcélú Társulása belső ellenőrzési egysége Alsózsolca Város Önkormányzatára és intézményeire vonatkozóan összesen két vizsgálatot tervezett, és végzett el. Az eredetileg az Óvodákra tervezett racionalizálási lehetőségek vizsgálata ellenőrzés helyett az Óvodák munkaügyi ellenőrzésére került sor, amelyet az indokol, hogy a Társulás oktatási szakértői végzettséget igénylő kapacitással nem rendelkezik. Az önkormányzat további 10 vizsgálatot tervezett saját hatáskörben. A végrehajtott feladatok bemutatása: Település Alsózsolca Alsózsolca Intézmény Önkormányzat Önkormányzat tervezett ellenőrzés típusa racionalizálási lehetőségek vizsgálata racionalizálási lehetőségek vizsgálata végrehajtott ellenőrzés típusa revizori nap munkaügyi ellenőrzés 5 munkaügyi ellenőrzés 5 Település Intézmény Elrendelt ellenőrzés típusa Végrehajtott ellenőrzés típusa revizor i nap Alsózsolca Polgármesteri Hivatal Szabályszerűségi Szabályszerűségi 15 Pénzügyi, Pénzügyi, Alsózsolca Polgármesteri Hivatal 15 szabályszerűségi szabályszerűségi Gondozási Központ Alsózsolca Pénzügyi Pénzügyi 20 Alsózsolca Polgármesteri Hivatal Informatikai Informatikai 15 Alsózsolca Városüzemeltetés Pénzügyi, Pénzügyi, szabályszerűségi szabályszerűségi 15 Herman Ottó Általános Iskola és Alsózsolca Alapfokú Pénzügyi Pénzügyi 15 Művészetoktatási Intézmény Alsózsolca Városüzemeltetés Pénzügyi Pénzügyi 20 Alsózsolca Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Pénzügyi 10 Az ellenőrzés módszereként alkalmaztuk az ellenőrzés típusától függően a dokumentumok szúrópróbaszerű, vagy teljes átvizsgálását, illetve az adatok mintavételes eljárásban történő ellenőrzését. Utóellenőrzés során valamennyi korábbi intézkedési javaslatra tett intézkedés dokumentum, bizonylat szintű végrehajtását ellenőriztük. 4

5 2012. évben terven felüli ellenőrzések: A január 1-től hatályba lépett új államháztartási szabályok érvényesülésének soron kívüli ellenőrzése A évi költségvetés tervezése során az új szabályozásnak megfelelően már elkülönítetten került tervezésre a helyi önkormányzat költségvetési bevételeit és kiadásait valamint helyi önkormányzat által irányított költségvetési szervek (ide értve a polgármesteri hivatalt is) költségvetési bevételeit és kiadásait. Az új államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (továbbiakban Áht.) előírásainak megfelelően külön-külön elemi költségvetés készült az önkormányzat, a nemzetiségi önkormányzat valamint az irányított költségvetési szervek részére és gondoskodtak elkülönített, önálló könyvvezetésükről is. Az elkülönülő gazdálkodás teljesítése és a jogszabályi előírások maradéktalan betartása érdekében gondoskodtak a pénzforgalom elkülönítéséről is. A szükséges önálló fizetési számlák megnyitásra kerültek (önkormányzati költségvetési szervek), az önkormányzati hivatal fizetési számlája és alszámlája átvezetésre került az önkormányzat nevére. Az önálló adószámok mely a számlanyitás feltétele is beszerzésére sor került. A kisebbségi önkormányzat elnevezése január 1-től nemzetiségi önkormányzatra változott, mely módosulás a Magyar Államkincstár által vezetett törzskönyvi nyilvántartás felé bejelentésre került, önálló adószám beszerzése és az önálló fizetési számla nyitása a helyi nemzetiségi önkormányzat részére megtörtént. A megváltozott adatokat (adószám, számlaszám) az érvényes szerződésekben módosították. A jogszabályi változások szükségessé tették az alapító okiratok felülvizsgálatát és módosítását (szakfeladatok, telephely szerepeltetése, gazdálkodási besorolás), melyet határidőben végrehajtottak és a törzskönyvi nyilvántartás felé bejelentettek. A január 1-től hatályba lépett jogszabályi változások belső szabályzatokban való érvényesülésének soron kívüli ellenőrzése A működéssel, a gazdálkodással, a feladatellátással kapcsolatban részletes előírásokkal és belső szabályzatokkal rendelkezik az önkormányzati hivatal. Az Áht. előírásainak figyelembevételével összevont gazdálkodási szabályzatok készültek, melyben kellőképpen elkülönülnek a helyi önkormányzatra, a helyi nemzetiségi önkormányzatra, az önkormányzati hivatalra illetve az irányított költségvetési szervekre vonatkozó belső gazdálkodási szabályok és a végzendő feladatok. A szabályzatok a január 1-től hatályba lépő jogszabályi változásokhoz igazodva aktualizálásra kerültek. A változásokat a feladatokat ellátók megismerték és munkájuk során alkalmazzák. Startmunka mintaprogram (Alsózsolca Kazán mintaprojekt ) önkormányzati épületek alternatív fűtési rendszereinek megvalósítására irányuló projekt pénzügyi elszámolásának soron kívüli ellenőrzése Az ellenőrzésre a pályázat pénzügyi beszámolójának benyújtása előtt került sor. Az elnyert E Ft pályázati támogatás felhasználása a támogatott Alsózsolca Város 5

6 Polgármesteri Hivatal (továbbiakban: kedvezményezett) által benyújtott kérelem költségvetésében szereplő kiadásokra valamint a Belügyminisztériummal (továbbiakban: támogató), mint támogatóval megkötött / számú hatósági szerződésben előírtak szerint történt. A kedvezményezett a nevére és címére szóló, teljesített kifizetéseket igazoló költségszámlákkal, bizonylatokkal támasztotta alá a pályázati támogatás felhasználását. A teljesült kiadások a támogatói szerződésnek megfelelően kis értékű tárgyi eszközök beszerzése (szerszámok), nagy értékű tárgyi eszközök beszerzése (2 darab biomassza kazán), beruházási és dologi költségek (kazán, kémény tervezés, telepítés, engedélyeztetés, tároló építése és engedélyeztetése, tároló építéshez anyagok) voltak. A számlákon, bizonylatokon a kedvezményezett hitelt érdemlően igazolta a vásárolt termékek átvételét, használatbavételét illetve szolgáltatás igénybevételét. Csatolták a pénzügyi teljesítést igazoló bizonylatokat (banki átutalás bizonylatai, pénztári kiadási és bevételi bizonylatok) és a megrendeléseket is. Megállapításra került, hogy a teljesült kiadások a támogatási célnak megfeleltek, az elszámolás mind tartalmában, mind formájában megfeleltek a vonatkozó számviteli előírásoknak. Az elszámolás alkalmas volt a támogató felé teljesítendő pénzügyi beszámolásra. Az ellenőrzést követően a pénzügyi beszámolás benyújtása megtörtént, a támogató április 18-án kelt levelében tájékoztatta a kedvezményezettet, hogy a / számú hatósági szerződésben foglalt valamennyi kötelezettségének eleget tett, a záró pénzügyi elszámolás megtörtént és a támogatónak a kedvezményezettel szemben a hatósági szerződésből eredően követelése nem áll fenn. I.1/b Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma rövid összefoglalása Büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentéstétel nem történt. I.2/a A belső ellenőrzési egység humánerőforrás ellátottsága évtől Alsózsolca Város Önkormányzata és intézményei belső ellenőrzését a Miskolc Kistérség Többcélú Társulása - továbbiakban MKTT - munkaszervezetének belső ellenőrzési egysége látja el május 1.-től az önkormányzat polgármesteri hivatala által foglalkoztatott belső ellenőr is ellátja az önkormányzat és költségvetési szerveinek belső ellenőrzését. Az MKTT belső ellenőrzési egység személyi összetétele évben az alábbiak szerint alakult: 1 fő teljes munkaidős kistérségi belső ellenőrzési vezető, 3 fő teljes munkaidős kistérségi belső ellenőr. Alsózsolca Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzési egység személyi összetétele évben az alábbiak szerint alakult: 1 fő teljes munkaidős belső ellenőr. 6

7 Valamennyi belső ellenőr megfelel a Bkr ában előírt általános és szakmai feltételnek, rendelkeznek a feladat ellátásához szükséges regisztrációval és vizsgával, valamint részt vettek a kötelező szakmai továbbképzéseken. I.2/b A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása A belső ellenőrzési egység dolgozói a Társulás székhelytelepülése Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának köztisztviselői. A Jegyzői Kabineten belül önállóan működő kistérségi munkaszervezetben helyezkednek el, közvetlen felettesük a Munkaszervezet vezetője. Az önkormányzat saját belső ellenőre Alsózsolca Város Polgármesteri Hivatalának köztisztviselője, közvetlen felettese Alsózsolca Város Jegyzője. A Bkr. 19. (1) foglaltakban meghatározott funkcionális függetlenség biztosított volt. I.2/c Összeférhetetlenségi esetek A Bkr a alapján azonosítható összeférhetetlenségi eset nem történt az ellenőrzési tevékenység során. I.2/d A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása A Bkr. 25. a)-e) pontjaiban megfogalmazott jogosultságokkal kapcsolatos problémák korlátozások (pl: információ, dokumentumokba való betekintés, helyiségekbe történő belépés elutasítása, megakadályozása) nem voltak. I.2/e A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők bemutatása Az ellenőrzésekhez alapvetően szükséges tárgyi feltételeket a Társulás, illetve az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal, az intézmények biztosították. A működéshez szükséges pénzügyi forrás a központi költségvetésből - a belső ellenőrzési feladatokra költségvetési intézményszám alapján igényelt normatív kötött felhasználású támogatás származik. I.2/f Az ellenőrzések nyilvántartása A Társulás önkormányzatokkal kötött belső ellenőrzési feladatellátásról szóló megállapodása szerint a Társulás belső ellenőrzési vezető a Társulás belső ellenőrzési egysége útján az elvégzett ellenőrzésekről nyilvántartást vezet és gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről. A polgármesteri hivatal saját ellenőrzési nyilvántartással is rendelkezik. A nyilvántartás tartalmazza a Bkr. 47. és 50. -aiban felsoroltakat. I.2/g Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A társulási ellenőrzés egészére vonatkozóan kockázati elemként értékeljük, ezért szükségesnek tartjuk felhívni valamennyi szervezet figyelmét, az utalványozás, kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás jogszabályi előírások szerinti alkalmazására, a belső kontrollok folyamatos felülvizsgálatára és használatára, Vezetői Irányítási Rendszer működtetésére. Az utóellenőrzések megállapításainak számát és a végre 7

8 nem hajtott - korábbi intézkedési tervben elfogadott - intézkedéseket szintén jelentős kockázati tényezőként értékeli egy esetleges külső ellenőrzés is. A megállapítások számának csökkentése érdekében továbbra is fontosnak tartjuk az önkormányzatokkal és intézményeikkel folytatott év közbeni folyamatos konzultációkat, a közös jogszabály-értelmezéseket, tanácsadási tevékenységet. A Bkr a alapján a költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői belső kontrollrendszer témakörében előírt továbbképzési kötelezettségének biztosításával a belső kontrollrendszer működtetése javítható évben a költségvetési szervek vezetői továbbképzési kötelezettségüknek eleget tettek. I.3 A tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrzési egység külön szóbeli felkérés alapján elsősorban a jogszabályváltozások folyamán szükséges szabályzat-módosítások és dokumentációk, nyilvántartások vezetésének ügyeiben adott tanácsadást. A tanácsadás egyrészt célirányosan a helyszíni vizsgálatkor az adott témakörben felmerült kérdések megválaszolásával, másrészt telefonon az önkormányzati gazdálkodást, illetve a közalkalmazottak jogállásáról és a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvényekben foglaltak értelmezését és alkalmazását érintették. A belső ellenőrzési egység által adott véleményekben, javaslatokban a Költségvetési levelek című szakmai folyóiratban, belügyminisztériumi feljegyzésekben szereplő állásfoglalásokat is felhasználta. Az önkormányzat saját belső ellenőre az alábbi tanácsadási tevékenységet végezte a vezetőség számára az elmúlt időszakban: Jogszabály értelmezések, rendelettervezetek (költségvetés, vagyongazdálkodás, zárszámadás), testületi előterjesztések, szabályzatok, szerződés tervezetek, jegyzői utasítások véleményezése. Költségvetési szervek vezetői és gazdasági vezetői kötelező továbbképzési kötelezettségével kapcsolatos tanácsadás, felkészítés. ÖNHIKI pályázattal, Startmunka kazán mintaprojekt pályázattal, Közfoglalkoztatási mintaprogram (mezőgazdaság, útkarbantartás, belvízelvezetés) pályázattal, Legjobb Önkormányzati Gyakorlat pályázattal, Norvég Alap pályázattal ( Kapacitás-építés és intézményi együttműködés a kedvezményezett országok és a norvég közintézmények valamint helyi és regionális önkormányzatok között ) kapcsolatos tanácsadás. Első munkahely garancia program pályázathoz tanácsadás. Állami Számvevőszék városi önkormányzatok pénzügyi helyzetének ellenőrzése kapcsán tanácsadás. Integritás és korrupciós kockázatok Állami Számvevőszéki felmérésében tanácsadás. Cafetéria juttatással kapcsolatos tanácsadás. Önkormányzati törvény, államháztartási törvény változásával kapcsolatos feladatok kapcsán tanácsadás. Költségvetési koncepció, zárszámadás készítéssel kapcsolatos tanácsadás. Járási átalakítás jogszabályi értelmezése, átadás-átvétel kapcsán tanácsadás. I.4 Ellenőrzéseket elősegítő egyéb tényezők Egyéb, az ellenőrzéseket jelentősen elősegítő tényezők nem adódtak. Külső erőforrás igénybevételére nem került sor. 8

9 I.5 Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők Egyéb, az ellenőrzéseket akadályozó tényezők nem adódtak. II.1 Ellenőrzések fontosabb megállapításai /belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok JK /2012.iktatószámú MKTT belső ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Önkormányzat Fekete István Óvoda és Bölcsőde munkaügyi ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak értékelése, hogy a törvényi előírásokat a munkaviszony (közalkalmazotti jogviszony) létesítése, az átsorolások során megfelelően alkalmazták-e? Az óvodában dolgozó közalkalmazottak jogviszonyát, az illetmények és a szabadságok megállapításának jogszabályi megfelelőségét vizsgáltuk. A kinevezésekhez szükséges személyi okmányok, iskolai végzettséget igazoló okiratok minden munkavállaló esetében rendelkezésre álltak. Az erkölcsi bizonyítványokat azonban 4 dolgozó esetében pótolni szükséges. A közalkalmazottak besorolására, illetményük, szabadságuk megállapítására vonatkozóan a Kjt. ad iránymutatást. Az ebben és az egyéb kapcsolódó jogszabályokban rögzített előírásokat a közalkalmazottak többségénél figyelembe vették. A 8 dolgozó besorolásával kapcsolatban eltérés volt. Az Óvoda Minőségirányítási Programmal rendelkezik. Intézkedési javaslatok: 1. Intézkedni szükséges 4 fő esetében a hiányzó erkölcsi bizonyítványok beszerzésére a Kjt.20. (6,7) foglaltak szerint. 2. Intézkedjenek a jelentés 1.2 pontjában felsorolt 5 fő átsorolására, valamint a további dolgozók esetében a következő átsorolásuk helyes időpontjának átvezetésére a közalkalmazotti nyilvántartáson. Az előresorolásban érintett 4 fő dolgozónál az elmaradt munkabért az Mt a szerinti elévülési idő alapján javasoltuk kifizetni. 3. Intézkedni szükséges a besorolás módosításban érintett nem pedagógus munkakörbe sorolt közalkalmazottaknál a pótszabadság módosítására. Intézkedési terv megvalósítása: A hiányzó erkölcsi bizonyítványok beszerzése megtörtént. Az átsorolások, előresorolások és az elmaradt munkabérek kifizetése összesen Ft - végrehajtásra került. A pótszabadságok korrekciója megtörtént. 9

10 JK /2012. iktatószámú MKTT belső ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Önkormányzat 2.sz. Napköziotthonos óvoda munkaügyi ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak értékelése, hogy a törvényi előírásokat a munkaviszony (közalkalmazotti jogviszony) létesítése, az átsorolások során megfelelően alkalmazták-e? Az óvodában dolgozó közalkalmazottak jogviszonyát, az illetmények és a szabadságok megállapításának jogszabályi megfelelőségét vizsgáltuk. A kinevezésekhez szükséges személyi okmányok, iskolai végzettséget igazoló okiratok minden munkavállaló esetében rendelkezésre álltak. A közalkalmazottak besorolására, illetményük, szabadságuk megállapítására vonatkozóan a Kjt. ad iránymutatást. Az ebben és az egyéb kapcsolódó jogszabályokban rögzített előírásokat a közalkalmazottak többségénél figyelembe vették. Öt dolgozó besorolásával kapcsolatban eltérést találtunk, melynek részletes adatait és okait a jelentés tartalmazza. Az Óvoda Minőségirányítási Programmal rendelkezik. Intézkedési javaslatok: 1. Intézkedjenek a jelentés 1.2 pontjában felsorolt 2 fő átsorolására, valamint a további dolgozók esetében a következő átsorolásuk helyes időpontjának átvezetésére a közalkalmazotti nyilvántartáson. Az előresorolásban érintett 1 fő dolgozónál az elmaradt munkabért az Mt a szerinti elévülési idő alapján javasoljuk kifizetni. 2. A minőségfejlesztési feladatokat ellátó két munkavállaló esetében módosítsák a keresetkiegészítés összegét a jogszabályi előírásoknak megfelelően. 3. Intézkedni szükséges a besorolás módosításban érintett nem pedagógus munkakörbe sorolt közalkalmazottaknál a pótszabadság módosítására. Intézkedési terv megvalósítása: Az átsorolások, "előresorolások" és az elmaradt munkabér Ft - kifizetése megtörtént. A keresetkiegészítés összegének korrekciója megtörtént a jogszabályi előírásoknak megfelelően. A pótszabadságok módosítása végrehajtásra került /2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Polgármesteri Hivatalánál a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, szakmai teljesítés igazolás és érvényesítés ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy a jogszabályi előírások szerint került e kialakításra a gazdálkodási jogkörök belső rendje, és ennek megfelelően történt e gyakorlati alkalmazása. A kötelezettségvállalás, az ellenjegyzés, a szakmai teljesítés igazolás, az érvényesítés és az utalványozás gyakorlásának módjával, eljárásával, dokumentálásával kapcsolatban belső szabályozással rendelkezik a szervezet, amely megfelel és összhangban van a

11 évi jogszabályi rendelkezésekkel. A szabályzat évi aktualizálása az ellenőrzés ideje alatt a jogszabályi határidő betartásával megtörtént. A kötelezettségvállalási (szerződések, megállapodások, megrendelések) gyakorlat az Ámr. és a belső szabályozásnak megfelelően történt, a kötelezettségvállalásokat az arra jogosult személy végezte, összeférhetetlenség nem fordult elő. A kötelezettségvállalások ellenjegyzése kapcsán előfordult, hogy a szerződések, megrendelések ellenjegyzésére nem került sor. A szerződésekről szükséges volna nyilvántartást felfektetni, és a szerződések egy példányát a pénzügyi szervezeti egységnél nyilvántartani, hiszen ezen iratok - a számlák mellett - a pénzügyi teljesítés alap dokumentumai, valamint a szerződések alapján rögzíthetőek az adatok a kötelezettségvállalás nyilvántartásban. A szakmai teljesítés igazolását a legtöbb esetben a számlákon elvégezték, ugyanakkor néhány esetben előfordult, hogy hiányzott a teljesítés igazolás. A megvizsgált utalvány rendelkezéseken nem minden esetben került dokumentálásra az érvényesítés. Az utalványozás 2 esetben nem volt dokumentált, és előfordult, hogy az utalvány ellenjegyzése elmaradt. Az ellenőrzés ideje alatt a hiányosságokat pótolták, a hibákat javították. Megállapítható, hogy a gazdálkodási jogköröket az arra felhatalmazott személyek gyakorolták. A vizsgált dokumentumok esetében nem fordult elő összeférhetetlenség a gazdálkodási jogkörök gyakorlása során, a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan nem volt azonos személy. A gazdálkodási jogkörök gyakorlása során nem fordult elő olyan eset, hogy a kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre, utalványozásra és a szakmai teljesítés igazolására jogosult a közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látta volna el a tevékenységet, feladatot. Az alkalmazott utalvány rendelkezés az Ámr-ben előírt formai követelménynek megfelelt azzal, hogy a jövőben szükséges az aláírásokat keltezéssel ellátni, valamint az utalványokon feltüntetni a befizető/kedvezményezett nevén túl a címét, a fizetés időpontját, a megterhelendő és a jóváírandó számla számát és megnevezését. A jogszabályi előírásoknak megfelelő kötelezettségvállalás nyilvántartással rendelkezik a szervezet, azonban a nyilvántartásban nem rögzítik a kötelezettségvállalás dokumentumának keltét, megnevezését, iktatószámát. Intézkedési javaslatok: 1. A GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, szakmai teljesítés igazolása, érvényesítés és az adatszolgáltatás rendjéről szóló belső szabályzat felülvizsgálata és módosítása az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) előírásainak figyelembevételével. 2. Egységes szerződés nyilvántartás felfektetése és folyamatos vezetése, mellékelve a szerződések egy példányát. 3. A kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzésekor minden esetben az Ávr előírásai szerint kell eljárni. 4. A jövőben törekedni kell arra, hogy a kiadások teljesítésének jogossága, összegszerűsége - ellenőrizhető okmányok alapján - minden esetben ellenőrzésre és igazolásra kerüljön (teljesítés igazolás) az Ávr ában foglaltaknak megfelelően, valamint az Ávr a szerinti érvényesítés dokumentálását is teljes körűen, folyamatosan végezni szükséges. 5. Az utalvány rendelkezés tartalmi elemeire és dokumentáltságára vonatkozóan érvényesíteni kell az Ávr. 59. (3) bekezdés c), d), e) pontjában foglaltakat. 11

12 6. Az utalvány rendelkezések felszereltségével kapcsolatosan minden esetben be kell tartani az a számvitelről szóló évi C. törvény bizonylati elvre, bizonylati fegyelemre valamint a számviteli bizonylatokra vonatkozó előírásait ( ). 7. Intézkedni kell a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételi munkafolyamat kapcsán, hogy az adatok rögzítése a szerződések alapján történjen. Intézkedési terv megvalósítása: Az intézkedési tervben leírtak végrehajtása megtörtént /2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Polgármesteri Hivatalánál a házipénztári pénz és értékkezelés ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak értékelése, hogy a pénz- és értékkezelés és annak bizonylati rendjét a vonatkozó jogszabályi előírások szerint alakították e ki, a pénz- és értékkezelés betartották e az előírásokat, a pénztári okmányok az alaki tartalmi elvárásoknak megfelelnek-e. A Polgármesteri Hivatal a jogszabályi előírásoknak megfelelő pénzkezelési szabályzattal rendelkezik évben a jogszabályi változásokat követve a szabályzat aktualizálására is sor került. Részletesen meghatározásra került a házipénztár funkciója, kialakítása, elhelyezése, védelmi rendszere, nyitvatartási rendje, a pénzkezelés személyi feltételei, a feladat ellátásának követelményei (pénztáros, pénztár helyettes, pénztárellenőr), a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárás, a bankszámla és a házipénztár közötti forgalom szabályai és azok bizonylati rendje, a házipénztár pénzellátása, készpénz keret, a pénzszállítás szabályai, a pénztári bevételek és kiadások, bizonylatolása, az alapbizonylatok kezelése, előlegek kifizetésének rendje, pénztár jelentés és zárás készítésének rendje. A pénztáros és a helyettese rendelkezik felelősségvállalási nyilatkozattal. A szúrópróbaszerűen vizsgált pénztárzárás alkalmával a szabályzat szerinti pénztári keret nem került túllépésre. Az ellenőrzés során az időszaki pénztárjelentésben záráskor kimutatott egyenleg megegyezett a pénztárban talált készpénz összegével. A gyakorlatban alkalmazott bevételi és kiadási pénztárbizonylatok adattartalma, dokumentáltsága megfelelő, alapbizonylattal való felszereltségük pedig biztosítva volt. Mind a pénztárnapló, mind pedig a pénztári bizonylatok ellenőrzését a pénztárellenőr rendszeresen elvégezte. A bizonylatokon fellelhető volt az utalványozó, az ellenjegyző, a pénztáros, az érvényesítő aláírása, a szakmai teljesítés igazolás az alapbizonylatokon dokumentált volt. A pénztári bizonylatok a számviteli törvényben foglalt alaki és tartalmi követelményeknek megfeleltek. A revízió megállapította, hogy a költségvetési számláról történő készpénzfelvételek összegei és dátumai azonosak voltak a pénztárjelentésben megjelent készpénzfelvételek összegeivel és időpontjaival. A pénztárjelentésbe beírt összegek minden esetben azonosak voltak a számlák végösszegeivel, valamint a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokon szereplő összegekkel. A bizonylati rend és okmányfegyelem megsértésére nem került sor. Előlegek nyilvántartása, elszámolása megfelelő volt, nyitott előleg nem fordult elő, a rendszer kellőképpen zárt. Összességében megállapításra került, hogy a pénz- és értékkezelést a vonatkozó szabályzat és a jogszabályi előírások figyelembevételével végezték a gyakorlatban. 12

13 3365-4/2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés az élelmezési, közétkeztetési tevékenység pénzügyi, szabályszerűségi ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy a MKTT Belső ellenőrzési egysége által a JK /2011. számú ellenőrzési jelentésben feltárt hiányosságok megszüntetésére hozott intézkedések eredményesek voltak e, az élelmezési tevékenység színvonalának emelése érdekében tett javaslatok hasznosultak e. Az élelmezési tevékenység kellőképpen szabályozott, a szabályzat és a gyakorlat összhangja biztosított. Az MKTT belső ellenőrzése által a bizonylati rend és okmányfegyelem területén jelzett hibákat, hiányosságokat megszüntették. A helyszíni ellenőrzés megállapította, hogy az étlapok valamennyi intézményben ahol étkezést igényeltek kifüggesztésre kerültek, az esetleges étlap változásról pedig tájékoztatást kapnak a fogyasztók. A nyersanyag-kiszabati ívek vezetését, dokumentáltságát az előírásoknak megfelelően végezték, az anyag kiszabási ívek és a nyersanyag kivételezési bizonylatok a felhasznált nyersanyagok és azok mennyisége tekintetében egyezőséget mutattak. A bölcsődei étrendben február havi étlapokat megvizsgálva - szárazhüvelyesek adása nem fordult elő, mint azt az MKTT ellenőrzési jelentése korábban megállapította. Az étrendek összeállításánál kellőképpen figyelembe veszik az egyes étkezői korcsoportok élettani sajátosságait. Az intézményekbe kiszállításra kerülő ételek tekintetében a szállítóleveleken feltüntetik a kiosztásra kerülő egy adag étel (mintaadag) mennyiségét. Az ételszállítás vonatkozásában az ÁNTSZ engedéllyel rendelkezőkkel a szerződések megkötésre kerültek. Az étkezés térítési díjáról szóló önkormányzati rendelet felülvizsgálata és módosítása megtörtént, figyelembe véve a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló évi III. törvény valamint a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló évi XXXI. törvény előírásait. A személyi térítési díjak konkrét összegben és írásban történő meghatározása is megvalósult, az intézmények vezetői egyedi határozatok alkalmazásával állapítják meg a fizetendő térítési díjak mértékét. Az Országos Tisztifőorvosi Hivatal ajánlásának betartásával, a kényelmi félkésztermékek elsősorban ételpor, leveskocka, sót tartalmazó ételízesítő fokozatos csökkentésével, illetve elhagyásával javult az élelmezés színvonala. Összességében megállapítható, hogy a MKTT Belső ellenőrzési egysége által feltárt hiányosságok megszüntetésére hozott intézkedések eredményesek voltak, az élelmezési tevékenység színvonalának emelése érdekében tett javaslatok kellőképpen hasznosultak /2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés a Gondozási Központ költségvetési bevételeinek és kiadásainak vizsgálatáról Az ellenőrzés célja: A költségvetési gazdálkodás, az ellátandó feladatok és a pénzügyi, gazdasági háttér összhangjának értékelése valamint annak megállapítása, hogy az intézmény 13

14 gazdálkodásának színvonala megfelelt e Alsózsolca Város Képviselő-testülete által támasztott követelményeknek. Az intézmény költségvetési helyzete a vizsgált időszakban kiegyensúlyozott volt, kiadási előirányzatát egyik évben sem lépte túl. Kiemelendő, hogy egyik évben sem volt szükség a fenntartó részéről többlettámogatás kiutalására, mivel jóval a módosított előirányzat alatt volt a teljesítés. A költségvetési bevételi előirányzat évben 1,7 %-kal (490 E Ft), évben 2 %- kal (777 E Ft-tal) a módosított előirányzat alatt teljesült. Saját bevételi előirányzatai tekintetében évben többletbevételt ért el az intézmény, évben 97,9 % volt a teljesítés, de mindkét évben közel azonos összegben teljesültek a saját bevételek (6.970 E Ft). Az önkormányzati támogatást egyik évben sem vette igénybe teljes egészében az intézmény (2010. évi teljesítés 93,0 %, évi teljesítés 97,9 %). A labor és fizikoterápiai szolgáltatások október 1-től térítési díj kötelessé tétele a labor tekintetében 16 %-kal (166 E forinttal), a fizikoterápia tekintetében 9,8 %-kal (254 E forinttal) kevesebb önkormányzati támogatást kellett évben a fenntartónak biztosítania. A 3 hónapos bevételt éves szinten számolva a labor tekintetében E forint, a fizikoterápia esetében pedig 260 E forint prognosztizálható. A szolgáltatásokból származó bevétel a labor esetében a évi kiadásokra fedezetet nyújtana, a fizikoterápia esetében a évi kiadások 10,8 %-ára nyújtana fedezetet. Az intézmény a költségvetési kiadás módosított előirányzatán belül gazdálkodott, évben 1,7 % (490 E Ft), évben 2 % (777 E Ft) volt a költségvetési kiadás előirányzaton a megtakarítás. Minden kiemelt kiadási előirányzat személyi juttatások, munkaadókat terhelő járulékok, dologi kiadások tekintetében a takarékosság érvényesült, a teljesítés az előirányzat alatt maradt. A jövőben a bevételi források pályázatok, helyiségek bérbe adása kiszélesítésére szükséges törekedni, hogy a feladatellátás még stabilabb gazdasági alapokon nyugodjon. Általánosságban a költségvetési gazdálkodásra a takarékosság és a gazdaságosság volt jellemző. Összességében mind a költségvetés tervezése, mind pedig a költségvetés végrehajtása jó színvonalú volt. Intézkedési javaslatok: 1. A jövőben is törekedni kell a kihasználtság maximalizálására. 2. A bevételi források lehetőség szerinti szélesítése (pályázatok, bérleti díj bevételek). 3. A kiadások, költségek folyamatos figyelemmel kísérése és a lehetőségek szerinti csökkentésük. Intézkedési terv megvalósítása: Az intézkedési javaslatok figyelembevételével gazdálkodik az intézmény. 14

15 5216-3/2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés Alsózsolca Város Polgármesteri Hivatal informatikai rendszerének szervezettsége, megbízhatósága és biztonsága ellenőrzéséről Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy megteremtették-e az informatikai rendszer szervezettségének, megbízhatóságának, biztonságának, valamint a rendszerben tárolt adatok helyességének, teljességének, megfelelőségének és védelmének feltételeit. Alsózsolca Város Polgármesteri Hivatala rendelkezik Adatvédelmi és Informatikai Biztonsági Szabályzattal. A szabályozás a jogszabályi rendelkezéseknek alapvetően megfelel. Ugyanakkor a szabályzatot kiegészíteni szükséges a számítógépek-tartozékokszoftverek informatikai nyilvántartására vonatkozó tartalmi, formai követelményekkel. A hivatal, az önkormányzat Informatikai Fejlesztési Stratégiával nem rendelkezik. A stratégia részletesen tartalmazhatja a fejlesztendő területeket és felvázolhatja a programok és projektek megvalósításának lehetséges módozatait, az önkormányzat, a hivatal, az intézmények feladatait az egyes konkrét projektek megvalósításában, valamint az ezzel szemben támasztott prioritásokat, elvárásokat. A Polgármesteri Hivatal Informatikai katasztrófa elhárítási tervvel nem rendelkezik. Az informatikai veszélyhelyzetekre való felkészülésre és a bekövetkezett vészhelyzetek elhárítására, valamint az adat visszaállítási, adatmentési eljárások foganatosítására katasztrófa elhárítási tervben szükséges rögzíteni a teendőket. A szabályozásban rendelkezni kell az informatikai katasztrófa esetén alkalmazandó eljárási rendről. A hivatal számítógépek (hardver) több mint fele 3 éves vagy annál idősebb, a közeljövőben az elhasználódott géppark megújítására lesz szükség. A munkaállomások program ellátottsága (szoftver) jónak mondható. A hivatal prezentációra alkalmas eszközellátottsága és digitális eszközállománya jónak tekinthető. A hivatali feladatellátáshoz kellő számú programmal rendelkezik a szervezet és nyitott, elkötelezett a munkafolyamatokat minél inkább megkönnyítő, az ügyintézést gyorsító számítógépes programok, nyilvántartások használatára, internetes (online) megoldások bevezetésére. Alsózsolca Város honlapja (weblapja) ( saját fejlesztésű és üzemeltetésű. A webhely tartalmának kialakításában a hivatal dolgozói vesznek részt. A lakossági visszajelzések azt támasztják alá, hogy a honlap könnyen áttekinthető, letisztult formavilággal rendelkezik, és a szükséges információk egyszerűen megtalálhatóak rajta. A honlap látogatói tájékozódhatnak a városban működő 270 vállalkozásról, a közmű szolgáltatók, hivatalok elérhetőségéről, ügyfélfogadási idejéről, az üzletek nyitvatartási idejéről, az orvosi rendelések időpontjairól, a közérdekű adatokról, az önkormányzatról, a hivatalról, az intézményekről, az ügyek intézéséről, a közösségi élettel (vallás, kultúra) kapcsolatos információkról, önkormányzati rendeletekről, testületi ülésekről, előterjesztésekről, intézményi beszámolókról és számos közérdeklődésre igényt tartó hírekről, információkról, felhívásokról. A felmérő adatlap alapján a hivatal informatikai rendszere megfelelő, biztonsága és védelme kellőképpen kialakított. Ugyanakkor egyes területek még fejlesztésre, és 15

16 szabályozásra szorulnak, mellyel biztosítható az adatok teljességének, megfelelőségének és szabályosságának követelménye. Intézkedési javaslatok: 1. Az Adatvédelmi és Informatikai Biztonsági Szabályzat kiegészítése a számítógépektartozékok-szoftverek informatikai nyilvántartására vonatkozóan. 2. Informatikai katasztrófa elhárítási terv készítése. Dokumentált eljárási rend a rendszerek újraindításáról és az adatok visszatöltéséről. 3. A használt szoftverek licenszeiről egységes nyilvántartás felfektetése egyrészt számítógépenként, másrészt szoftvertípusonként. 4. A kritikus fontosságú adatokról készített biztonsági mentéseket dokumentálni szükséges. 5. Amennyiben technikailag lehetőség van rá törekedni kell a jelszavas védelem a feladatellátás valamennyi területére történő kiterjesztésére. 6. Az informatikai rendszer üzemeltetési leírásának (folyamat, felépítés, topológiai ábra) elkészítése. 7. A munkaállomások illetéktelen hozzáférését gátló azonosítókról és jelszavakról készüljön kimutatást, jegyzék, melynek 1 példányát őrizze zárható szekrényben az informatikus, 1 példányát pedig a jegyző őrizze a széfben. A felhasználók jelszó változtatás esetén kötelesek a módosítást a jegyzőnek és az informatikusnak bejelenteni. 8. Utasításban szükséges előírni a hálózati tárhely - X meghajtó - használatával (a hozzáférés, tárolható adatok, jogosultak köre) kapcsolatos szabályokat. Intézkedési terv megvalósítása: Az intézkedési tervben foglaltak végrehajtása év végén megkezdődött és a megfogalmazott javaslatok nagyobb része hasznosult. Jelenleg még tart a végrehajtás folyamata /2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés a Városüzemeltetés saját bevételi tevékenységének és működési kiadásainak vizsgálatáról Az ellenőrzés célja: Annak megállapítása, hogy az intézmény bevételi előirányzatait teljesítette e, hogyan alakult az önkormányzati támogatás. A költségvetési előirányzatok felhasználása a gazdaságossági szempontok figyelembevételével történt e, a gazdálkodás színvonala megfelelt e Alsózsolca Város Képviselő-testülete által támasztott követelményeknek. Az intézmény költségvetési helyzete a vizsgált időszakban kiegyensúlyozott volt, kiadási előirányzatát egyik évben sem lépte túl. Kiemelendő, hogy egyik évben sem volt szükség a fenntartó részéről többlettámogatás kiutalására. A költségvetési bevételi előirányzat évben 99,5 %-osra, évben 99,9 %-osra teljesült. Az intézményi működési bevételek mindkét évben alul teljesültek, ezzel 16

17 párhuzamosan több önkormányzati támogatásra volt szükség. Ez utóbbi évben 0,6 %-kal (1.950 E forinttal) évben 0,5 %-kal (805 E forinttal) haladta meg a módosított előirányzatot. Az intézmény a költségvetési kiadás módosított előirányzatán belül gazdálkodott, évben 0,5 % (1.739 E Ft), évben 0,05 % (85 E Ft) volt a költségvetési kiadás előirányzaton a megtakarítás. Minden kiemelt kiadási előirányzat személyi juttatások, munkaadókat terhelő járulékok, dologi kiadások tekintetében a takarékosság érvényesült, a teljesítés az előirányzat alatt maradt. A jövőben a bevételi források pályázatok, helyiségek bérbe adása kiszélesítésére szükséges törekedni, hogy a feladatellátás még stabilabb gazdasági alapokon nyugodjon. Kiemelendő, hogy az intézményi átszervezés jótékony hatással volt a költségvetési gazdálkodásra, a takarékosság és a gazdaságosság volt jellemző. Összességében mind a költségvetés tervezése, mind pedig a költségvetés végrehajtása jó színvonalú volt. Intézkedési javaslatok: 1. A bevételi források lehetőség szerinti szélesítése (térítési díj bevételek, közfoglalkoztatási pályázatok, bérleti díj bevételek,). 2. A kiadások, költségek folyamatos figyelemmel kísérése és a lehetőségek szerinti csökkentésük. Intézkedési terv megvalósítása: Az intézkedési javaslatok kellőképpen hasznosultak /2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés az alapfokú művészetoktatási tevékenység pénzügyi-gazdasági vizsgálatáról Az ellenőrzés célja: A tevékenységgel kapcsolatos bevételek hogyan alakultak és a bevételek elszámolása, nyilvántartása megfelelő volt e. A térítési díjakat, a tandíjakat és a hangszerhasználati díjakat a Alsózsolca Város Önkormányzat 6/2007. (IV. 19.) számú a Képviselő - testület fenntartásában működő iskolában a művészeti oktatásért fizetendő térítési díj, tandíj és hangszerhasználati díj összegének megállapítására és kifizetésének szabályaira vonatkozó önkormányzati rendelet előírásainak megfelelően állapították meg. 2010/2011. tanévben E Ft, 2011/2012. tanévben E Ft volt az intézmény művészetoktatással kapcsolatos bevétele. A két tanév viszonylatában a beszedett térítési díjból, tandíjból, hangszerhasználati díjból származó bevétel (továbbiakban saját bevétel) 121 E forinttal csökkent, ugyanakkor az állami normatíva összege növekedett (948 E forinttal), annak ellenére, hogy 2010/2011. tanévben átlagban 173 fő (állami normatíva E Ft), a 2011/2012. tanévben pedig átlagban 150 fő (állami normatíva E Ft) vette igénybe a művészetoktatást. A bevétel jelentősebb része a zene- és táncművészeti ágból származott (zene 54 % és 59 %, tánc 31 % és 28 %), a képzőművészeti ágból származó bevétel hasonlóan alakult a két tanév viszonylatában (14 % és 10 %), a színművészeti ágból származó bevétel pedig 17

18 minimális volt. Mindkét tanévben nagy arányú volt a szolgáltatást ingyenesen igénybe vevők száma. Az oktatásban résztvevők nagyobb része díjköteles volt: 2010/2011. tanévben 56,6 % díjköteles, 43,4 % díjmentes volt, 2011/2012. tanévben 57,6 % díjköteles, 42,4 % díjmentes volt. A művészeti oktatást igénybe vevők a befizetéseket a művészet oktatást végző szaktanárok felé teljesítik, akik a befizetésekről nyugtát állítanak ki,valamint összesítő kimutatásokat is vezetnek művészeti áganként. A nyugták adattartalma alapvetően megfelelt a számvitelről szóló évi C. törvény előírásainak, tartalmazzák: a befizető nevét, a befizetés összegét, jogcímét, idejét, a befizetett összeg átvételének igazolását. A nyugták tételes átvizsgálása kapcsán egy-két esetben előfordult, hogy a szaktanárok nyugtaadási kötelezettségüknek nem minden esetben tettek eleget. A beszedett térítési díjak, tandíjak és hangszerhasználati díjak és a pénztárnak befizetett összeg mindkét tanév esetében egyezett, eltérés, hiány nem volt. A befizetésekről összesítő kimutatást, nyilvántartást vezetnek, melyben feltüntetik a tanuló nevét, a vonatkozó tanévet, a megállapított összeget, a GYVT határozat számot és a fizetett összeget. A 2010/2011. tanévben nem, azonban a 2011/2012. tanévtől feltüntetik a befizetést igazoló nyugta számokat. Előfordult szabálytalan javítás a nyilvántartásokban, melyek főként a művészeti oktatás lemondásakor voltak jellemzőek. Összességében megállapítható, hogy a művészetoktatásért fizetendő térítési díjak, tandíjak, hangszerhasználati díjak a vonatkozó önkormányzati rendelet előírásai szerint kerültek megállapításra, a beszedésük, elszámolásuk és nyilvántartásuk megfelelő volt. Intézkedési javaslatok: 1. A jövőben minden esetben gondoskodni kell a nyugtaadási kötelezettséget teljesítéséről. 2. A szabálytalan javításokat kerülni szükséges. Intézkedési terv megvalósítása: Az intézkedési javaslatok kellőképpen hasznosultak /2012. iktatószámú ellenőrzési jelentés az önkormányzat által támogatott önszerveződő közösségek támogatásáról Az ellenőrzés célja: Annak értékelése, hogy a támogatások felhasználása, az elszámoltatás rendje a jogszabályoknak megfelelően történt e. Alsózsolca Város Önkormányzat Képviselő-testülete a 60/2012. (IV.26.) számú Kt. határozatával 500 E Ft támogatást biztosított a évi költségvetésben erre a célra rendelkezésre álló előirányzat terhére az Alsózsolca Város Bűnmegelőzési Polgárőr Egyesület részére. A támogatás folyósítása a határozatban foglaltaknak megfelelően történt, havi 40 E Ft összegben azzal a kiegészítéssel, hogy a május hónapban 220 E Ft került kiutalásra. Az önkormányzat és az egyesület megállapodásban rögzítették az együttműködés feltételeit, melyben részletesen meghatározták a felek kötelezettségeit. A megállapodás tartalmazza az önkormányzattól kapott támogatással való elszámolási kötelezettséget. A támogatások kifizetése jogos volt, mivel az egyesület az előző évben év kapott támogatás felhasználásáról szabályszerűen beszámolt, benyújtotta a szakmai és pénzügyi beszámolót, valamint a támogatás elszámolásához szükséges számlamásolatokat. A havi 18

19 támogatás kifizetéséről, a ténylegesen felhasznált összegről és a még felhasználható támogatásról részletező kimutatást vezetnek december 31-ig a évi támogatás felhasználását számlákkal igazolta az egyesület. A felhasználás a megállapodásban rögzített célokra történt, főként az egyesület működtetéséhez és a közbiztonsági feladatok ellátásához szükséges kiadásokat teljesítettek (közlekedési költségek, üzemanyag költsége, kommunikációs kiadások). A számlák minden esetben a támogatott nevére szóltak. Jelen előterjesztés elkészítését megelőzően az egyesület határidőben benyújtotta évről szóló szakmai és pénzügyi beszámolóját. Összességében megállapítható, hogy az egyesület a támogatást rendeltetésszerűen használta fel, a felmerült költségek a támogatási célnak megfeleltek és bizonylattal alátámasztottak voltak. Tervtől való eltérés A Közösségi Ház és könyvtár feladatellátásának pénzügyi-gazdasági ellenőrzése valamint a Városüzemeltetés állagvédelmi, karbantartási feladatainak ellenőrzése tárgyú vizsgálatok a Járási hivatalok kialakítása miatti szervezeti átalakítás valamint az általános iskola állami átvétele következtében kapacitás hiányában elmaradt. II.2 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A jegyző által kitöltött, a Társulás belső ellenőrzési egysége által feldolgozott kérdőív alapján a belső kontrollrendszer öt eleme - kontrollkörnyezet, kockázatkezelési rendszer, kontrolltevékenységek, információs és kommunikációs rendszer, valamint nyomon követési rendszer (monitoring) - az alábbiak szerint értékelhető: Kontrollkörnyezet: A szervezet rendelkezik belső szabályzatokkal. A vezetők rendelkeznek munkaköri leírással A teljesítményértékelési rendszer szabályozott működtetéséről gondoskodnak. Vezetői információs rendszert működtetnek A beszámolási rendszerben azok a döntéshozók jutnak az érdemi információkhoz, akik leginkább érintettek az adott területen. A vezetés együttműködik a felügyeleti szervekkel, kölcsönösen segítik egymás munkáját. Kockázatkezelési rendszer: Az eljárások kialakításra kerültek, a végrehajtások kontrollját működtetik. A kockázatelemzés során meghatározták az operatív gazdálkodási területek főbb kockázatait. Kontrolltevékenységek: Ellenőrzési nyomvonalat a főbb gazdálkodási területeken kialakították és működtetik. Belső ellenőrzés megállapításaira intézkedési terv készült, az abban foglaltak végrehajtásra kerültek, a belső kontrolltevékenységek ezek alapján módosításra kerültek. Külső ellenőrzés nem volt. Vezetői ellenőrzés keretében ellenőrizték a főbb operatív gazdálkodási területeket. A szabálytalanság kezelési eljárás szabályozása megtörtént az eljárást működtetik. A munkatársak információhoz történő hozzáférése szabályozott 19

20 Információs és kommunikációs rendszer: Biztosítottak a megfelelő információs eszközök, hogy az információ nyilvántartása és közlése megbízható és folyamatos legyen. Külső, belső kommunikáció szabályozott. Nyomon követési rendszer (monitoring): Működik, illetve eljárást dolgoztak ki az egyes tevékenységek, folyamatok előrehaladásának nyomonkövetésére. Az értékelés, valamint a belső ellenőrzési vizsgálatok eredményei alapján egyes területek működését felül kell vizsgálni és fejleszteni szükséges, kiemelten az alábbiakat : Kontrollkörnyezet: etikai kódex elkészítése, humánpolitikai stratégia kidolgozása. Kockázatkezelési rendszer: a kialakított eljárások szabályszerű működtetésének fejlesztése. Kontrolltevékenységek: - Információs és kommunikációs rendszer: - Nyomon követési rendszer (monitoring): A főbb operatív gazdálkodási területeken előre meghatározott indikátorok kialakítása, ez alapján (pl: teljesítménymutatókon) értékelési tevékenység végzése az egyes feladatok, célok teljesítése érdekében. III. A javaslatok hasznosulásának tapasztalatai Alsózsolca Város Önkormányzat és intézményeinek tevékenysége dokumentáltabbá vált, ezáltal ellenőrizhetőbb. Az önkormányzat és az intézmények tevékenysége nyomon követhető, a vezetők számára pontosabb információk nyújthatóak. Átgondoltabb, racionálisabb gazdálkodás valósítható meg. További feladatok végrehajtása is egyszerűbbé, szervezettebbé, pontosabbá vált. A jogszabályi előírások kiemelten előtérbe kerültek, pontosabb végrehajtás valósult meg a gazdálkodás területén. Határidőre végre nem hajtott intézkedés nem volt. A vizsgálatok során a belső ellenőrzés javaslatokat, ajánlásokat rögzített a jelentésekben, amelyek hasznosulásáról, mint ellenőrzött szervezet határidőben beszámoltunk. A hiányosságok konkrétan feltárásra, megnevezésre kerültek és így megszüntethetőek voltak. Összességében az önkormányzat és az intézmények hasznosnak és építő jellegűnek ítélték a belső ellenőrzés elmúlt évi tevékenységét. Alsózsolca, április 15. polgármester jegyző 20