CAPITA PLC IRÁNYELV VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉS

Átírás

1 CAPITA PLC IRÁNYELV VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉS Besorolás Verzió 4.1 KERESKEDELMILEG BIZALMAS Kibocsátási dátum Következő felülvizsgálat dátuma Lejárati dátum február február február

2 TARTALOM 1 BEVEZETÉS CÉL CÉLKÖZÖNSÉG MIT JELENT A VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉS? MIT TAKAR A VONATKOZÓ SZABÁLYOZÁSOK KIFEJEZÉS? IRÁNYELV ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK MIT KELL TENNEM, HA SZABÁLYTALANSÁGRA GYANAKSZOM? MIK A KÖZZÉTÉTEL VELEM KAPCSOLATOS KÖVETKEZMÉNYEI? MIRE NEM VONATKOZIK A SPEAK UP IRÁNYELV? VIZSGÁLATOK, NYILVÁNTARTÁS ÉS JELENTÉSTÉTEL KAPCSOLÓDÓ IRÁNYELVEK KAPCSOLATFELVÉTEL NEM TELJESÍTÉS KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK DOKUMENTUMOK KEZELÉSE /2. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

3 1 BEVEZETÉS 1.1 CÉL A Capita plc elkötelezett a Speak Up () irányelve mellett, mivel ez áll a dolgozói/alkalmazottai, ügyfelei, részvényesei és az iparági szabályozó szervek érdekében. A jelen dokumentum azt mutatja be, hogy mi a visszaélés-bejelentési irányelv célja, illetve hogyan kell és hogyan nem szabad alkalmazni ezt az irányelvet az iparági bevált gyakorlattal összhangban Azokon a területeken, ahol a szervezetek már létrehozták a saját megfelelő csatornáikat, gondoskodni kell a védett közzététel lehetőségéről ezen eljárásokkal összhangban. A jelen irányelv a Capita vállalaton belüli, ezen célra szolgáló vonatkozó eljárások leírását és magyarázatát tartalmazza. 1.2 CÉLKÖZÖNSÉG A jelen dokumentumot minden dolgozónak el kell olvasnia, a határozatlan idejű szerződéssel, alvállalkozói szerződéssel és határozott idejű szerződéssel foglalkoztatott munkatársakat is beleértve. 1.3 MIT JELENT A VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉS? A Speak Up irányelv olyan komoly, folyamatban lévő vagy már megtörtént, potenciálisan törvénysértő helyzetek feltárására utal, amelyeket a dolgozók/alkalmazottak védett közzététel formájában jelenthetnek közvetlen felettesük, egy független vezető vagy egy külső szerv felé Az ilyen helyzetek közé tartoznak például a következők: minden gyanított csalással kapcsolatos tevékenység/komoly vezetési szabálytalanság vagy törvénytelen viselkedés (pl. lopás, megtévesztés, bennfentes kereskedelem, vesztegetés); a vonatkozó szabályozásoknak, pl. egészségügyi és biztonsági előírásoknak való megfelelés elmulasztása; a vállalatcsoport irányelveinek való megfelelés elmulasztása (lásd az alábbi, 2.5. szakaszban ismertetett fontos kapcsolódó irányelveket); felelőtlen munkahelyi magatartás. 1.4 MIT TAKAR A VONATKOZÓ SZABÁLYOZÁSOK KIFEJEZÉS? A Capita több joghatóság területén folytatja tevékenységét. A jelen Irányelv legfontosabb vonatkozó szabályozását az Egyesült Királyság és az Ír Köztársaság törvényei jelentik. Az egyéb joghatóságok eltérő előírásokat tartalmazhatnak, de a jelen Irányelv a Capita összes dogozójára/alkalmazottjára vonatkozik Az Egyesült Királyságban a (dolgozók/alkalmazottak által a munkaadóval szemben eszközölt) védett közzététel fogalmát az 1996-os Alkalmazotti jogokról szóló törvény (Employment Rights Act) vezette be. Ezt az 1998-as Közérdekű közzétételről szóló törvény (Public Interest Disclosure Act) módosította, majd ismételt módosításra került a 2013-as Vállalkozási és szabályozási reformtörvénnyel (Enterprise and Regulatory Reform Act). 11/3. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

4 Az 1998-as egyesült királyságbeli törvény tovább bővítette az 1996-os törvényben használt dolgozó fogalmát, amely így már azokat is magában foglalta (lényegében), akik határozott idejű szerződéssel vagy munkahelyi gyakorlat keretében állnak alkalmazásban. A könnyebb hivatkozás érdekében a jelen dokumentum egészében a dolgozó/alkalmazott kifejezés van használatban A 2013-as Vállalkozási és szabályozási reformtörvény (Enterprise and Regulatory Reform Act) 17-es szakasza módosította az 1996-os Alkalmazotti jogokról szóló törvény (Employment Rights Act) 43B szakaszát, és a védett közzététel meghatározása a következőképpen hangzik: Az információk bármely olyan közzététele, amely a közzétételt tevő dolgozó/alkalmazott ésszerű meggyőződése szerint közérdekből történt, és az alábbiak közül eggyel vagy többel jellemezhető: 1) hogy bűncselekmény történt, van folyamatban vagy fog történni várhatóan; 2) hogy egy személy nem felelt meg, nem felel meg jelenleg vagy valószínűleg nem fog megfelelni valamely jogi kötelezettségnek, amely rá vonatkozik; 3) hogy igazságügyi mulasztás történt, van folyamatban vagy fog történni várhatóan; 4) hogy bármely személy egészsége vagy biztonsága veszélybe került, jelenleg veszélyben van, vagy várhatóan veszélybe fog kerülni; 5) hogy a környezet veszélybe került, jelenleg veszélyben van, vagy várhatóan veszélybe fog kerülni; 6) hogy a fenti 5 problémakörrel kapcsolatos információkat szándékosan eltitkolták A 2013-as törvény 19. szakasza (lényegében) módosította az 1996-os törvény 47B szakaszát, miáltal bűncselekménnyé vált az, ha egy védett közzétételt tevő dolgozót/alkalmazottat a cég alkalmazásában álló másik dolgozó/alkalmazott vagy a vállalat nevében eljáró ügynök hátrányban részesít. Bármely olyan cselekményt, amelyet a védett közzétételt tevő dolgozóval/alkalmazottal szemben követnek el, a munkaadó által elkövetettnek kell tekinteni. Felhívjuk figyelmét, hogy lényegtelen, hogy a cselekményről stb. tud-e a dolgozó munkaadója, illetve jóváhagyta-e azt Az Egyesült Királyságban az egyetlen védelem, amellyel a munkaadó rendelkezik ezzel az objektív felelősséggel szemben, hogy bebizonyítja, minden tőle telhető ésszerű lépést megtett annak érdekében, hogy megakadályozza, hogy a másik dolgozó vagy ügynök elkövesse a védett közzétételt tevő dolgozóval szembeni hátrányos cselekményt. Ez nagy változást jelent, mivel az 1996/1998-as törvény szerint be kellett bizonyítani, hogy maga a munkáltató követte el a hátrányos cselekményt a dolgozóval/alkalmazottal szemben Az Ír Köztársaságban a védett közzététel fogalmát, amelyet egy dolgozó vagy alkalmazott tesz a munkaadójával kapcsolatban, a 2014-es Védett közzétételekről szóló törvény (Protected Disclosures Act, a továbbiakban: PDA ) vezette be. 11/4. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

5 A PDA 5. szakasza a védett közzététel fogalmát a következőképpen határozza meg: fontos információk dolgozó általi közzététele (akár a jelen Törvény hatályba lépési dátuma előtt, akár utána) Az információk csak akkor minősülnek fontos információk -nak, ha a dolgozó ésszerű meggyőződése szerint egy vagy több releváns jogsértésre utalhatnak, és a dolgozó munkaviszonyával kapcsolatban jutott a dolgozó tudomására A PDA 5. szakasza értelmében a következő ügyek számítanak releváns jogsértésnek: (a) ha bűncselekmény történt, van folyamatban vagy várható; (b) ha egy személy nem felelt meg, nem felel meg jelenleg vagy valószínűleg nem fog megfelelni valamely jogi kötelezettségnek, amely eltér a dolgozó alkalmazásával kapcsolatos szerződésében vagy más szerződésben foglaltaktól, amelyhez a dolgozó valamely munka vagy szolgáltatás elvégzésével kapcsolatban a beleegyezését adja; (c) ha igazságügyi mulasztás történt, van folyamatban vagy fog történni várhatóan; (d) ha bármely személy egészsége vagy biztonsága veszélybe került, jelenleg veszélyben van, vagy várhatóan veszélybe fog kerülni; (e) ha a környezet veszélybe került, jelenleg veszélyben van, vagy várhatóan veszélybe fog kerülni, (f) ha valamely közhivatal költségvetését vagy egyéb közpénzeket törvénytelen vagy egyéb módon nem megfelelő módon használták fel, használják fel jelenleg vagy fogják felhasználni várhatóan; (g) ha egy közhivatal által vagy nevében elkövetett valamely cselekedet vagy mulasztás elnyomó, diszkriminatív vagy súlyosan gondatlan, vagy nagymértékű rossz gazdálkodást foglal magában, vagy (h) ha az olyan adatok elrejtése vagy megsemmisítése történt, van folyamatban vagy várható, amelyek a fenti (a) ponttól (g) pontig terjedő ügyekkel kapcsolatosak A közzététellel kapcsolatos motiváció lényegtelen abból a szempontból, hogy a közzététel védett-e vagy sem A PDA 3. része bűncselekménynek minősíti azt, ha egy dolgozó büntetést alkalmaz vagy büntetéssel fenyegetőzik egy dolgozó irányában, illetve bármely más személyt büntetés végrehajtására szólít fel vagy ilyet engedélyez egy másik dolgozóval szemben a védett közzététel miatt A büntetés az alábbiakat foglalhatja magában: (a) felfüggesztés, munkaviszony megszüntetése vagy elbocsátás, (b) lefokozás vagy előléptetési lehetőség megvonása, (c) feladatok átruházása, munkavégzés helyének megváltoztatása, bércsökkentés vagy munkaórák módosítása, 11/5. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

6 (d) valamilyen fegyelmezés, megrovás vagy büntetés elrendelése vagy alkalmazása (a pénzbüntetést is beleértve), (e) méltánytalan bánásmód, (f) kényszerítés, megfélemlítés vagy zaklatás, (g) hátrányos megkülönböztetés, hátrányos helyzet vagy méltánytalan bánásmód, (h) sérülés, károsodás vagy veszteség, valamint (i) megtorlással való fenyegetőzés. 11/6. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

7 2 IRÁNYELV 2.1 ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK A Capita tudomására kell hozni a szabálytalanságokat, amelyekre alkalmazható a védett közzététel fentiekben leírt meghatározása Az aggodalmakkal kapcsolatos részleteket őszinte és pontos módon kell jelenteni. A Capita komolyan veszi a szabálytalanságokkal kapcsolatos eseteket. A szabálytalanságok gyakorlati példái közé tartozik többek között a csalás, a bennfentes kereskedelem, a megvesztegetés, a pénzmosás, a pénzügyi megtévesztés, a drog- és alkoholfogyasztás, illetve a belső vagy külső vizsgálatok során a bizonyítékok visszatartása Tiszteletben fogjuk tartani az aggodalmakkal kapcsolatban bejelentést tévő személyek bizalmas kezeléssel kapcsolatos kéréseit, de előfordulhat, hogy a Capita kénytelen lesz cselekedni a dolgozói, ügyfelei és végfelhasználói védelme érdekében. A Capita vállalatra emellett kötelezettség vonatkozhat, hogy az információkat továbbadja a vonatkozó szabályozó vagy végrehajtó hatóságoknak (pl. az Egyesült Királyság esetében az FCA-nak). 2.2 MIT KELL TENNEM, HA SZABÁLYTALANSÁGRA GYANAKSZOM? A visszaélés-bejelentési irányelvvel kapcsolatos aggodalmakat lehetőleg a megerősített gyanú után azonnal el kell mondani; a dolgozóktól nem várjuk el, hogy az aggodalmakkal kapcsolatban az alátámasztásuk érdekében nyomozást folytassanak Elsőként a közvetlen felettesével, a felelős igazgatóval vagy a Capita vállalaton belüli bármely más vezető beosztású személlyel kell közölnie az aggodalmait, akivel bizalmasnak érzi a viszonyát Ők vagy cselekedni fognak a rendelkezésükre bocsátott információk alapján, vagy továbbítják őket azon személy felé, aki foglalkozni tud velük Az olyan vállalkozások esetében, amelyekre szabályozások vonatkoznak, értesíteni fogják a Megfelelőségi csoportot, ha az ügynek potenciális szabályozási hatásai lehetnek. Kérjük, hogy ha csalás gyanúja áll fenn, tanulmányozza a Csoport Csalással kapcsolatos irányelvét az ügy fellebbvitelével kapcsolatban Ön nem feltétlenül fog értesülni a közzétételével kapcsolatban eszközölt vizsgálat eredményével kapcsolatban, de az ügy lezárásakor értesítést fog kapni. Ha Ön úgy érzi, hogy az ügyet nem megfelelő módon kezelik, vagy valamilyen okból nem tudja megbeszélni az ügyet a közvetlen felettesével, akkor a következő e- mail címen tud minket értesíteni az üggyel kapcsolatban: speakup@capita.co.uk A visszaélés-bejelentési postafiókot közösen vezeti és figyeli a csoport kockázatkezelési és megfelelőségi igazgatója, a csoport humánerőforrásvezetője, valamint a csoport belső vizsgálataiért felelős igazgató. Ezen személyek egyike fogja eldönteni, hogy mi a közzététel kezelésének legjobb módja, és ők rendelkeznek a szükséges vizsgálatok elrendelésének jogával. Ha az ügy valamely csoportvezetővel vagy igazgatósági taggal kapcsolatos, akkor az ügyről 11/7. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

8 a csoport nem ügyvezető elnökét és/vagy a csoport ellenőrzési és kockázatkezelési bizottságának elnökét is tájékoztatni fogjuk Szükség esetén ezek személyek egyike vagy beszélni fog Önnel, vagy személyes találkozót intéz, akár a Capita valamely létesítményében, akár azon kívül, és szükség esetén a munkaórákon kívüli időben Ha Ön nem rendelkezik küldési lehetőséggel, a es telefonszámon is kapcsolatba léphet a csoport kockázatkezelési és megfelelőségi igazgatójával Az Egyesült Királyságban emellett számos olyan kijelölt személy is van, akihez fordulhat a közzétételével kapcsolatban. Ezek olyan szabályozó vagy szakmai szervek, amelyek adott iparágakkal foglalkoznak. Az ezzel kapcsolatos részletek a weboldalon olvashatók. 2.3 MIK A KÖZZÉTÉTEL VELEM KAPCSOLATOS KÖVETKEZMÉNYEI? Biztosnak kell lennie abban, hogy a közzététellel jóhiszeműen jár el, és hogy hisz a közölt információk és állítások lényegi igazságtartalmában A Capita csak abban az esetben fogja a közzététel által érintett személyekkel közölni az Ön személyazonosságát, ha teljes mértékben szükséges ezt tennie Önt semmilyen módon nem fogják fegyelmi eljárások érinteni, és nem áll fenn a nyereségkiesés, jogvesztés vagy lehetőségek elvesztésének veszélye a hiteles közzététel eredményeként Emellett minden lehetséges fegyelmi eljárást alkalmazni fogunk azon dolgozók ellen, akik Önnel szemben előítéletesen járnak el vagy kísérelnek eljárni a védett közzététellel kapcsolatban, ami végső soron azzal jár, hogy a cselekedeteikkel kapcsolatban jelentést teszünk a megfelelő szabályozó/végrehajtó hatóság felé Bár védelmet biztosítunk a hiteles közzétételt tevő személyek számára, a visszaélés-bejelentési irányelvvel való visszaélés nem elfogadható. A Capita fenntartja a jogot arra, hogy a rosszindulatú vagy hamis állításokat a Csoport fegyelmi eljárásainak megfelelően kezelje, a visszaélés-bejelentési irányelvtől függetlenül. 2.4 MIRE NEM VONATKOZIK A SPEAK UP IRÁNYELV? Ha valamilyen aggodalma van a munkaviszonyát, munkahelyét vagy munkahelyi kapcsolatait illetően, akkor ennek megfelelő kezeléséről a Capita panaszkezelési eljárása gondoskodik. A visszaélés-bejelentési irányelv a következő körülmények esetén nem alkalmazható. Panasznak minősül az a mód, amellyel egy dolgozó hivatalos módon problémát vagy panaszt jelenthet be a munkaviszonyával kapcsolatban. A Panaszkezelési eljárás célja a munkahelyi konfliktusok kezelése. 2.5 VIZSGÁLATOK, NYILVÁNTARTÁS ÉS JELENTÉSTÉTEL A közzétételekkel kapcsolatos vizsgálatokat olyan személyek fogják végezni, akik megfelelő jogosultsággal és függetlenséggel rendelkeznek. Az eredményeket és a javasolt lépéseket a csoport kockázatkezelési és megfelelőségi csapatával, a csoport belső vizsgálati csapatával és a csoport humánerőforrás-csoportjával fogjuk közölni. Az esetleges lépések elvégzésének ellenőrzését ezen csapatok 11/8. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

9 egyike is ellenőrizni fogja. A csoport humánerőforrás-csapata nyilvántartja a beérkezett visszaélés-bejelentési közzétételeket, a csoport kockázatkezelési és megfelelőségi csapata pedig évente általános jelentéseket készít az esetekkel és eredményekkel kapcsolatban a csoport ellenőrzési és kockázatkezelési bizottsága számára. 2.6 KAPCSOLÓDÓ IRÁNYELVEK Többek között az alábbiak tartoznak azon vonatkozó irányelvek közé, amelyek biztosítják a Capita kötelezettségeknek való megfelelését (és amelyek megsértése esetén hiteles közzététel történhet): Egészségügyi és biztonsági irányelv Adatbiztonsági irányelv és szabványok Vesztegetésellenes irányelv Ajándékozással és vendéglátással kapcsolatos irányelv Személyes kereskedéssel kapcsolatos irányelv Szankciókkal kapcsolatos irányelv 2.7 KAPCSOLATFELVÉTEL A további tudnivalókat vagy kérdéseket illetően forduljon hozzánk a speakup@capita.co.uk címen. 2.8 NEM TELJESÍTÉS A jelen irányelvnek való megfelelés elmulasztása a dolgozóval szembeni fegyelmi és/vagy büntetőeljárásokat vonhat maga után, amely a feletteseit is magában foglalhatja. 11/9. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

10 3 KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK Vonatkozó dokumentumok A Capita plc minden alapvető adatbiztonsági irányelve és szabványa, amelyek a Capita Connections oldalán találhatók a Vállalati támogatás > Adatbiztonság > Irányelvek pont alatt A Capita Csoport minden egyéb irányelve, amelyek a Capita Connections oldalán találhatók a Vállalati támogatás > Kockázatkezelés és megfelelőség > Irányelvek pont alatt 11/10. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc

11 4 DOKUMENTUMOK KEZELÉSE Előzménydokumentumok Kiadás Dátum Cél Szerző szeptember Végleges verzió Tony Bigg szeptember A 2013-as Vállalkozási és szabályozási reformtörvénnyel (Enterprise and Regulatory Reform Act) kapcsolatos átnézés Tony Bigg február Éves átnézés külső jogi szakértőtől származó kiegészítésekkel Chris Terry Terjesztés (vagyis a vállalattal kapcsolatos tájékoztatást követően példányban részesülő személyek) Név Vállalat Beosztás Capita Connections Capita Vállalati belső hálózat Csoportbizottság, Divízióigazgatók és üzletági vezetők Capita Vezetőség Ellenőrzök (vagyis a termék ellenőrzésével foglalkozó személyek) Név Vállalat Beosztás Aláírás Dátum A csoport kockázatkezelési és megfelelőségi csapata Capita Kockázatkezelés és megfelelőség (társtulajdonos és irányelvkezelő) A csoport belső vizsgálati csapata A csoport humánerőforráscsapata Capita Capita Belső ellenőrzés (társtulajdonos) Humán erőforrás (társtulajdonos) Termékjóváhagyás (vagyis azok a személyek, akik végső jogosultsággal rendelkeznek a termék jóváhagyásával kapcsolatban) Név Vállalat Beosztás Aláírás Dátum Chris Terry Capita Igazgató, a csoport kockázatkezelési és megfelelőségi csapata 11/11. oldal KERESKEDELMILEG BIZALMAS 2015 Capita plc