A MISKOLCI EGYETEM BELSŐ KONTROLL RENDSZERE. Miskolc, 2015.

Átírás

1 A MISKOLCI EGYETEM BELSŐ KONTROLL RENDSZERE Miskolc, 2015.

2 belső kontroll rendszere Oldalszám: PREAMBULUM Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht.) és 69. -a szabályozza az államháztartási kontrollok rendszerének, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszerének kialakítását és működtetését. 61. (1) Az államháztartási kontrollok célja az államháztartás pénzeszközeivel és a nemzeti vagyonnal történő szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. (4) Az államháztartás belső kontrollrendszere a költségvetési szervek belső kontrollrendszere - beleértve a belső ellenőrzést - keretében valósul meg. 69. (1) A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok: a) a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre, b) az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és c) megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. (2) A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A fenti jogszabályban foglaltakat az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.) egészíti ki, de a költségvetési szervek belső kontrollrendszerére vonatkozó részletes szabályozást, valamint az intézmény vezetőjének ehhez kapcsolódó kiemelt feladatait a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a határozza meg. 3. A költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő a) kontrollkörnyezet, b) kockázatkezelési rendszer, c) kontrolltevékenységek, d) információs és kommunikációs rendszer, és e) nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. 4. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy a) a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel,

3 belső kontroll rendszere Oldalszám: b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. 5. (1) A költségvetési szervek belső kontrollrendszerét az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók megfelelő alkalmazásával kell kialakítani és működtetni. (2) A belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső ellenőrzést, kormányzati szintű ellenőrzést végző szervek és a belső ellenőrzési tevékenységet végzők által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. A fenti szabályozás értelmében a költségvetési szerv vezetője köteles: A szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, valamint ehhez kapcsolódóan elkészíteni és folyamatosan aktualizálni az intézmény ellenőrzési nyomvonalait (FEUVE), A kockázati tényezők figyelembevételével évente kockázatelemzést végezni és a kockázatkezelési rendszert folyamatosan működtetni, a kockázatokra tett intézkedések folyamatos nyomon követésével, Szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét. Olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez (az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva). A belső kontroll rendszerének részei A./ FEUVE szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje B./ Kockázatkezelési szabályzat C./ A kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje

4 belső kontroll rendszere Oldalszám: A nyomvonalainak költségvetési - gazdálkodási főfolyamatai 1. Költségvetés tervezés, előirányzatok kezelése 2. Humán erőforrás gazdálkodás, személyi juttatások kiadásai 3. Vagyongazdálkodás, tárgyi eszköz és készletgazdálkodás 4. Vagyonvédelem, munkavédelem, tűz-és biztonságvédelem, környezetvédelem 5. Pénzkezelés 6. Pénzgazdálkodási folyamat (bevételek és kiadások) 7. Számviteli nyilvántartás, adatszolgáltatás 8. Intézményi (belső) szolgáltatások 9. Hallgatókkal kapcsolatos bevételek és kiadások

5 SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE Miskolc, 2015

6

7 sz. Egyetemi Szabályzat MISKOLCI EGYETEM SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE A MISKOLCI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK 323/2015. SZ. HATÁROZATA Készült 8 példányban. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

8

9 Kiadásért felelős: rektor Kiadja a Nyomdaszám:... ME Miskolc-Egyetemváros, A szabályzat gondozásáért felelős: kancellár

10 Szabálytalanságok kezelésének rendje Tartalomjegyzék Fejezetszám F e j e z e t c í m Old. szám Vált. szám Bevezetés dátuma I. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSI RENDJÉNEK CÉLJA, TARTALMA 1 A szabálytalanságok kezelésének célja 1 II. A szabálytalanságok kezelésének tartalma 1 A SZABÁLYTALANSÁGOK FOGALMA, MEGELŐZÉSE 2 A szabálytalanságok fogalma 2 III. A szabálytalanságok megelőzése 3 A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE 3 A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerben 3 IV. AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK MEGHATÁROZÁSA 5 A szabálytalanság észlelését követően szükséges intézkedések, eljárások megindítása 5 V. AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK NYOMON KÖVETÉSE 6 A rektor, illetve a kancellár feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során 6 VI. A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA 6 VII. JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG 7 Jelentési kötelezettségek 7 VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 8

11 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 1 A (továbbiakban: Egyetem) szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény 69. -ának, valamint a 370/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben foglaltaknak megfelelően, a következők szerint határozza meg. I. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSI RENDJÉNEK CÉLJA, TARTALMA A szabálytalanságok kezelésének célja 1. (1) Az eljárásrend célja, hogy rögzítse azokat a fogalmakat, intézkedéseket, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják az Egyetem sajátosságainak, adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő szabálytalanságok kezelésének rendjét, a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzését. (2) A kontrolltevékenység részeként minden tevékenységre vonatkozóan biztosítani kell a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (FEUVE), különösen az alábbiak vonatkozásában: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága, c) a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése, d) a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollja. A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az Egyetem érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A szabálytalanságok kezelésének tartalma (1) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az alábbi elemek alkotják: 2. a) a szabálytalanságok fogalma, b) a szabálytalanságok észlelése (útvonal), c) az intézkedések, eljárások meghatározása, d) az intézkedések, eljárások nyomon követése, e) a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása, f) jelentési kötelezettség.

12 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 2 II. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOK FOGALMA, MEGELŐZÉSE A szabálytalanságok fogalma 3. (1) A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat. A szabálytalanságfajtákra jelen szabályzat 6. sz. melléklete tartalmaz nem taxatív felsorolást. (2) A szabálytalanságok alapesetei: a) a szándékosan okozott szabálytalanságok: félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb. b) nem szándékosan okozott szabálytalanságok: figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság. (3) Csalás és hamisítás. A csalás és hamisítás olyan szándékos cselekményt jelent, amelyet egy vagy több személy követ el a vezetés, az alkalmazottak, vagy harmadik fél köréből, és amelyek következménye a kimutatások meghamisítása. A csalás vagy hamisítás különösen az alábbiakat foglalhatja magában: a) adatok vagy dokumentumok manipulálása, meghamisítása vagy megváltoztatása, b) a gazdasági események hatásának eltitkolása vagy kihagyása a nyilvántartásokból vagy dokumentumokból, ba) valótlan ügyletek rögzítése, bb) az érvényben lévő szabályzatok, eljárás rendek tudatos helytelen alkalmazása. (4) A hiba a kimutatásokban előforduló nem szándékos tévedésre utal. A hiba az alábbiakat foglalhatja magában: a) számszaki vagy elírási hibák a pénzügyi kimutatásokat alátámasztó nyilvántartásokban és számviteli adatokban, b) tények figyelmen kívül hagyása vagy téves értelmezése. (5) A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az Egyetemen a rektor és kancellár felelőssége, hogy: a) a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön az Egyetem, b) a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel, c) szabálytalanság esetén hatékony intézkedést hozzon vagy hozasson, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. (6) A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: a) hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának meg-akadályozásához, (megelőzés)

13 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 3 b) keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen, c) a szabálytalansággal érintett területeken szerzett tapasztalatok beépítésre kerüljenek a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerbe. (7) A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, gondoskodás a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartásáról) figyelemmel a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény (továbbiakban: Nftv.) 13. és a 13/A. szerint ellátandó feladatok megosztására, a rektor és kancellár át nem ruházható feladata.. A szabálytalanságok megelőzése 4. (1) A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása a rektor és a kancellár felelőssége (az általuk irányított területek vonatkozásában). (2) A rektor és a kancellár felelős a közfeladatok jogszabályban, alapító okiratban, belső szabályzatban foglaltaknak megfelelő ellátásáért, valamint az Egyetem számára jogszabályban előírt kötelezettségek teljesítéséért. Felelősek a belső kontrollrendszer keretében a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő a) kontrollkörnyezet, b) kockázatkezelési rendszer, c) kontrolltevékenységek, d) információs és kommunikációs rendszer, és e) nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. (3) Az államháztartásról szóló törvényben (Áht.) meghatározott megelőzési kötelezettség ellátása a rektor és a kancellár feladata, amely az Egyetem struktúrájában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. Az Egyetem közalkalmazottainak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közalkalmazotti jogviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük. III. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerben 5. (1) A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. a) Az Egyetem valamely munkatársa észlel szabálytalanságot: aa) Amennyiben a szabálytalanságot az Egyetem valamely szervezeti egységének munkatársa észleli, köteles értesíteni az adott szervezeti egység vezetőjét.

14 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 4 Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak az Nftv. 13. és 13/A. -aiban rögzített hatáskörmegosztás szerint kell a rektort, illetve a kancellárt, a rektor vagy a kancellár egyedi érintettsége esetén a fenntartó szervet (Emberi Erőforrás Minisztérium) értesítenie. ab) Ha az aa) pontban megfogalmazottaknak megfelelően értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy köteles meghozni a megfelelő intézkedéseket a szabálytalanság megszüntetése, ill. a jövőbeni előfordulás megelőzése érdekében. A szabálytalanságról és a meghozott intézkedésekről tájékoztatást kell adni az Egyetem rektora, illetve kancellárja felé. Amennyiben felmerül kártérítési, szabálysértési vagy büntetőeljárás megindításának, továbbá a közalkalmazotti jogviszony megszüntetése iránti intézkedés szükségessége, haladéktalanul értesíteni kell a szabálytalanságról az Egyetem rektorát és kancellárját is. ac) A rektor, illetve a kancellár kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. (2) A szabálytalanság jelentésekor ki kell térni arra, hogy: a) mi a szabálytalanság pontos tartalma; b) milyen normától való eltérésről van szó; c) elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot; d) a szabálytalanság mely területet érinti; e) van-e enyhítő körülmény; f) a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló vagy helyszíni ellenőrzés következtében merült fel; g) korrigálható-e a szabálytalanság; h) pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések; i) amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket. (3) A rektor, illetve a kancellár a szabálytalanság észlelése esetén a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell, hogy intézkedést hozzon a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. (4) Az Egyetem belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot: Amennyiben a belső ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve rendkívüli felmentési eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a feladatmegosztás alapján a rektor és a kancellár haladéktalan tájékoztatása szükséges a belső ellenőrzési vezető részéről a megfelelő eljárás megindítására vonatkozó javaslattétel mellett. Súlyos hiányosság gyanújának észlelése esetén az eljáró belső ellenőr köteles a 7. sz. melléklet szerinti súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyvet felvenni és a jegyzőkönyv eredeti példányát a belső ellenőrzési vezetőnek átadni annak érdekében, hogy a jegyzőkönyv megküldésre kerüljön a rektor vagy a kancellár részére annak figyelembevételével, ahogyan az Nftv. 13. és a 13/A. -ai az ellátandó feladatok rektor, illetve kancellár közötti megosztása tekintetében rendelkeznek. (5) Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot: A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési eljárás megindítására, továbbá közalkalmazotti jogviszony megszüntetése iránti intézkedésre okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, EMMI, NAV). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az Egyetemnek

15 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 5 intézkedési tervet kell kidolgozni. (A kidolgozásról a Nftv. 13., és 13/A. szerinti ellátandó feladatok megosztása alapján, a rektor illetve a kancellár gondoskodik.) (6) Szabálytalanság észlelése esetén a szabálytalanságot bejelentő személy (munkatárs) védelemben részesül. A védelme érdekében személyazonosító adatainak és lakcímének zárt kezelését kell biztosítani. A természetes személyazonosító adatokat és a lakcímet az ügy iratai között elkülönítve, zártan kell kezelni. A szabálytalanság kezelésére, továbbá az intézkedések végrehajtására jogosult személy, illetve a Belső Ellenőrzési Osztály köteles biztosítani, hogy a zártan kezelt adatok az eljárási cselekmények során ne váljanak megismerhetővé. A zártan kezelt adatok megismerésére csak a szabálytalanság kezelésére jogosult személy, az ügyintéző, valamint a jegyzőkönyvvezető jogosult. Az iratbetekintési jog biztosítása érdekében a Belső Ellenőrzési Osztály kivonatot készít az eljárás során keletkezett iratról akként, hogy abból a bejelentő személy kilétére vonatkozóan következtetés ne legyen levonható. IV. fejezet AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK MEGHATÁROZÁSA A szabálytalanság észlelését követően szükséges intézkedések, eljárások megindítása 6. (1) A rektor, illetve a kancellár az Nftv. 13. és 13/A. szerint ellátandó feladatok megosztása alapján, valamint az egyes szervezeti egységeket érintő intézkedési tervek esetén az egység vezetője felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. (2) Más esetekben a rektor, illetve a kancellár vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. (3) A rektor, illetve a kancellár mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények: a) szabálysértési eljárás kezdeményezése, b) kártérítési eljárás megindítása, c) intézkedés közalkalmazotti jogviszony megszüntetése iránt, d) büntető eljárás kezdeményezése. (4) Az 1. számú melléklet mutatja be az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb rendelkezéseit.

16 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 6 V. fejezet AZ INTÉZKEDÉSEK, ELJÁRÁSOK NYOMON KÖVETÉSE A rektor, illetve a kancellár feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során 7. (1) Nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét. (2) Figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását. (3) A feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségeket beazonosítja, (témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. (4) Értékeli a megtett intézkedések hatását és hatékonyságát. VI. fejezet A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA 8. (1) A kancellár feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során: a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos a Kancellária Hivatalban történő vezetéséről gondoskodni; (az elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat) b) gondoskodni a megtett intézkedések, az azokhoz kapcsolódó határidők nyilvántartásáról; c) a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII., a programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználási rendjéről szóló 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet V. fejezet 34. Szabálytalanságkezelés című pontjában, valamint a programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet XXI. Szabálytalanságkezelés című fejezetében meghatározottakat. A szabálytalanságfelelős kinevezése a kancellár feladata, aki a szabálytalanságok nyilvántartásáért és annak jelentéséért felelős. A szabálytalanságfelelős gondoskodik: - A szabálytalanságok nyilvántartásáról, - A szabálytalanságokkal kapcsolatosan negyedéves jelentések összeállításáról.

17 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 7 A támogatási folyamat bármely szakaszában a szervezeti egység azon tagja, aki a szabálytalanságot észleli, azt jelenti írásban a szabálytalanság felelősnek, aki a nyilvántartásba vételt követően a kapott tájékoztatást, a kapcsolódó dokumentumokkal és a vonatkozó véleményét (javaslatát az ügy kivizsgálására vagy mellőzésére) csatolva megküldi az Egyetem kancellárjának. A szabálytalanság gyanúját 2 munkanapon belül rögzíti az EMIR-ben. A kancellár - az Nftv. 13., 13/A. szerinti feladatmegosztás alapján a rektor hatáskörébe tartozó ügyben a rektorral történt egyeztetés szerint - 2 munkanapon belül intézkedik a szabálytalansági vizsgálat elindításáról, vagy arra irányuló javaslat elutasításáról, erről értesíti a szabálytalanság felelőst, valamint a közreműködő szervezet esetében az Irányító Hatóságot is. d) A nyilvántartás mintáját a 3 sz. melléklet tartalmazza. VII. fejezet JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG Jelentési kötelezettségek 9. (1) Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az 5. számú mellékletében foglaltaknak megfelelően éves bontásban nyilvántartást köteles vezetni, amellyel a szervezeti egységnél a külső és belső ellenőrzések során keletkezett intézkedési kötelezettségeket, jelentésekben tett javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon követi. (2) A külső ellenőrzések közül a fejezet felügyeletét ellátó szerv, az Állami Számvevőszék valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal által végzett vizsgálatok kapcsán tett javaslatokat és intézkedéseket a Kancellária Hivatal köteles nyilvántartani, és arról jelentést adni az üggyel kapcsolatos javaslattétel megfogalmazásával az Nftv. 13., és 13/A. szerint a rektor és kancellár közötti feladatmegosztás alapján a rektor, illetve kancellár részére. A javaslat elfogadásáról vagy annak mellőzéséről a rektor, illetve a kancellár 2 munkanapon belül dönt. (3) A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az intézkedési terv alapján az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység által végrehajtott intézkedések rövid leírását, és a végre nem hajtott intézkedések okát. (4) A belső és külső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokairól az ellenőrzött szervezeti egység vezetője éves beszámolót készít, melyet megküld a tárgyévet követő év január 31-ig a rektor, illetve a kancellár, valamint a belső ellenőrzésekről szóló éves beszámolót a Belső Ellenőrzési Osztály vezetője részére. (5) A tárgyévet követő évben realizálódó intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba ismét fel kell vezetni és teljesítésükről, vagy az elmaradás okáról határidőre beszámolni. (6) A ellenőrzött szervezeti egység vezetője által tárgyév december 31-ig elkészített és megküldött éves beszámoló, - a belső és külső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról - EMMI be történő felterjesztéséről gondoskodik. A tárgyévet követő évben realizálódó intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba ismét fel kell vezetni és teljesítésükről, vagy az elmaradás okáról határidőre beszámolni.

18 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 8 (7) Az ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásának mintáját és a kitöltési útmutatót a 4 sz. melléklet tartalmazza. VIII. fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 10. (1) Jelen szabályzatot a Szervezeti és Működési Szabályzat (SZMSZ) mellékleteként a FEUVE rendszer részeként a Szenátus 323/2015. számú határozatával fogadta el. Hatályba lépésének napja január 01. Hatálybalépésével egyidejűleg a 155/2014. szenátusi határozattal elfogadott, a szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje hatályát veszti. (2) Az Egyetem rektora és kancellárja gondoskodik arról, hogy a szabályzatban foglaltakat a magasabb vezető, vezető munkatársak, valamint valamennyi, a szervezet feladatellátásában részt vevő egyetemi alkalmazott megismerje, és annak tényét a megismerési nyilatkozaton (5. sz. melléklet) aláírásával igazolja. Új alkalmazás esetén a Humánerőforrás Osztály osztályvezetője gondoskodik arról, hogy a megismerési nyilatkozat aláírása a kinevezés/munkaszerződés aláírása előtt megtörténjen. Miskolc, december Prof Dr. Torma András rektor a Szenátus elnöke

19 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: 9 1. sz. melléklet Egyes eljárások Büntető Törvénykönyvről szóló évi C. törvény a büntetőjogi felelősség tekintetében a bűncselekmény meghatározását (4. ) rögzíti. A büntetőeljárásról szóló évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.) 6. (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozó hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló évi II. törvény 1. (1) bekezdése szerint szabálysértés az a törvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 78. (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, vagy a szabálysértési hatóság vagy bíróság hivatali hatáskörben szerzett tudomása, illetve a helyszíni bírság kiszabására jogosult szerv vagy személy általi észlelése alapján indul meg. A évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről meghatározza a kártérítési felelősség általános szabályait. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény (Mt.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései.

20 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet Jogszabályi háttér az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény; 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról; 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet a költségvetési szervek kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről; a Büntető Törvénykönyvről szóló évi C. törvény a büntetőeljárásról szóló évi XIX. törvény; a szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről szóló évi II. törvény; a Polgári Törvénykönyvről szóló évi V. törvény a polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény; a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I.. törvény; a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény; a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet

21 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA Sorszám A szabálytalanság észlelésének időpontja A szabálytalanság típusa A szabálytalanság rövid leírása A kapcsolódó írásos dokumentum megnevezése A végrehajtott intézkedés leírása Az elrendelt intézkedés végrehajtásának határideje Az intézkedés tényleges végrehajtásának dátuma A végrehajtott intézkedés eredménye Az érintettek megnevezése, beosztása Az esetleges kár mértéke

22 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet Ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartása dátum: Ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezése: Az intézkedést Az intézkedés Intézke Ellenőrz Ellenőr Ellenőrzési javaslat A javaslat alapján előírt intézkedés Iktató- jóváhagyó neve felelőse végrehajtásána Az intézkedés Megtett A A nem Megje dés ési zést száma (beosztás és (beosztás és k határideje teljesítése intézkedése határidő teljesülés gyzés sorszá jelentés végző szervezeti egység) szervezeti (dátum / nem) k rövid ben kapcsán tett ma iktatószá szerv, egység) leírása végre lépések ma ill. (folyamatba nem szerv. n lévő hajtott egység esetén is) intézked megne ések oka vezése

23 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet Kitöltési útmutató az ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásához Az intézkedések nyilvántartására szolgáló táblázat kitöltése az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének feladata, mely segítséget nyújt a végrehajtott, illetve a még nem végrehajtott intézkedések nyomon követésében mind a szervezet, mind a belső ellenőrzést végzők számára. A nyilvántartásban a tárgyévben jóváhagyott intézkedési terveket kell szerepeltetni. A tárgyévben végre nem hajtott intézkedéseket melynek oka lehet pl. tárgyéven túli határidő kitűzése, vagy átütemezésre kerülő feladat a következő évi nyilvántartásba kell átvezetni. A táblázat egy munkalapon áttekinthető képet ad az összes: a saját belső ellenőrzési egység, a fejezet felügyeletét ellátó szerv, az ÁSZ és a KEHI által végzett ellenőrzések kapcsán az ellenőri jelentésben megfogalmazott javaslathoz kapcsolódó intézkedések végrehajtásának állásáról intézkedésenként. Részletes kitöltési útmutató: A táblázat fejléce és első fele (1.-6.) értelemszerűen töltendő ki. Az intézkedési terv készítése a költségvetési szervek kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 45. -a szerint az ellenőrzött szerv illetve szervezeti egység vezetőjének feladata. A 7. oszlopban az intézkedési tervjóváhagyójának nevét, beosztását és a szervezeti egységet is fel kell tüntetni. A 8. oszlopban az intézkedés felelősének nevét, beosztását és a szervezeti egységet kell beírni. A 9. oszlopban az intézkedési tervben szereplő, az intézkedés végrehajtására vonatkozó határidőt kell szerepeltetni. Törekedni kell a konkrét dátum kijelölésére, lehetőleg kerülni kell a folyamatos megjelölést. A 10. oszlopban, ha az intézkedés végrehajtása megtörtént, a dátumot, ha nem, NEM -et kell beírni. A 11. oszlop szintén értelemszerűen töltendő ki. A 12. oszlopban a feladat határidőre nem teljesítésének okát kell kifejteni. A 13. oszlopban az intézkedés nem teljesülése kapcsán tett lépéseket kell rögzíteni pl. felelősségre vonás; új felelős kijelölése. A 14. oszlopban van lehetőség egyéb, az intézkedéssel kapcsolatos bejegyzésekre. Az indikátor meghatározása segíti a nyomon követhetőséget és a számon kérhetőséget. Az intézkedés teljesítésére vonatkozó indikátor meghatározása opcionális, olyan intézkedések esetén töltendő ki, amelyekhez rendelhető indikátor, de pl. a folyamatos tevékenységekhez általában nem köthető indikátor. Amennyiben az ellenőrzési javaslatban és/vagy az intézkedési tervben meghatározásra került konkrét teljesítmény indikátor, akkor ezt egyrészt a 4. és/vagy 5. oszlopokban, továbbá a Megtett intézkedések rövid leírása (11.) oszlopban is be kell mutatni.

24 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet MEGISMERÉSI NYILATKOZAT A Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Kelt Aláírás

25 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet 7. sz. melléklet Néhány példa a szabálytalanságfajtákra (nem taxatív jellegű felsorolás) Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Szabályozottságbeli Az egyes területek tevékenységére vonatkozó szabályzatok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testre szabásának elmaradása; Lebonyolítással kapcsolatos A feladatok elvégésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása; Az előírt határidők be nem tartása; A pénzbeli juttatásoknál a juttatás rendeltetéseként a szabályozásban rögzített céloktól való eltérés; Uniós támogatásoknál a közösségi politikák (esélyegyenlőség, környezetvédelem) figyelmen kívül hagyása: Pénzügyi Pénztárban jelentkező pénztárhiány; Jogtalan kifizetések (pl. előirányzat nélküli vagy azt meghaladó elszámolás, jogalap nélküli pénzbeli juttatás folyósítása); A szabályozásban meghatározottat meghaladó összeg kifizetése, folyósítása; A szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások befogadása; Számviteli A szabályozásban előírtaknak megfelelő számvitel vezetésének elmulasztása; Olyan számvitel vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása, vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem, vagy csak nehezen követhető; Irányítási-vezetési Az ellenőrzési nyomvonal kidolgozásának vagy a FEUVE azon belül a kontrollok kialakításának, aktualizálásának elmulasztása, vagy nem megfelelő működtetésük; Az egymással összeférhetetlen funkciók szervezeti és funkcionális szétválasztásának elmaradása; A beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok; Informatikai Az informatikai rendszer hiányosságai (pl. egyes modulok vagy bizonyos kontrollpontok és kontrollfunkciók hiánya, a hozzáférés nem megfelelő korlátozása), azok kihasználása; Adatbevitel, illetve adatmódosítás nyomon követhetőségének hiánya, pontatlansága; Adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése;

26 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet Dokumentációs, nyilvántartásbeli Adminisztratív jellegű Közbeszerzéssel kapcsolatos Számítástechnikai rendszerhiba miatt bekövetkező szabálytalanságok, azokon belül kiemelten a túlfizetések, hibás levonások; Késve vagy egyáltalán el nem készített szoftverek; A programrendszer szabályozás szerinti működésének ki nem alakítása, a működetés elmaradása vagy hiányos jellege; Az ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások végrehajtásának elmaradása, vagy késedelmes teljesítése; Nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a vezetői ellenőrzést nem, vagy nem kellően segítő, vagy nem az előírások szerint részletezett, illetve szervezetileg vagy helyileg szétszórt, ezért nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció; Számszaki hibák; Indokolatlan késedelem a szakmai feladatok vagy a kifizetések teljesítésekor; Adatok téves megállapítása (pl. hibás besorolás, az ügyintézőnek felróható okból tévesen levont adók, járulékok); Pontatlan, valótlan, bizonylatokkal nem kellően alátámasztott adatok bevitele az informatikai nyilvántartási rendszerbe; Az adatbevitel késve történő végrehajtása vagy elmaradása; Bizonylatok, megállapodások, szerződések módosítása annak megfelelő dokumentálása (pl. a javítások leszignálása) nélkül; Bizonylatok vissza-dátumozása; Az egyes bizonylatok tartalma közötti vagy azokon belüli ellentmondások; A közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése; Hibás előkészítés; A pályáztatás elhagyása vagy nem a tényleges érték szerinti megoldásnak megfelelő lebonyolítása; Egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállító-specifikus feltételek kiírása); Megfelelő dokumentálás elhanyagolása; Ellenőrzéssel összefüggő A feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása; Kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása, Elfogultság;

27 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet Monitoringgal összefüggő Összeférhetetlenséggel kapcsolatos Titoktartással kapcsolatos Tájékoztatással kapcsolatos Vonatkozó szabályok megsértése; A kockázatelemzésen alapuló mintavételezés elhagyása, Ellenőrzési tervtől való engedély nélküli eltérés; Belső ellenőrzési kézikönyv figyelmen kívül hagyása; Függetlenség csökkenése irányába ható bármely tevékenység; Intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása; Kötelező monitoring tevékenységek elhanyagolása; Elfogultság; Az összeférhetetlenségi szabályok megsértése; A szabályozás szerint kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása; A minősített adatok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése; A számítástechnikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok; Szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség, vagy az arra előírt határidők be nem tartása; A jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése.

28 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet 8. sz. melléklet Súlyos hiányosságok gyanúját rögzítő jegyzőkönyv Iktatószám: A vizsgálat kezdetének időpontja: 201 hó.. nap A vizsgálat befejezésének időpontja. 201.hó.. nap A vizsgálatot végző személy(ek) neve, beosztása:.. A szabálytalanság észlelésének időpontja: 201.hó.. nap A szabálytalanságot bejelentő neve, beosztása:..(pl.: munkatárs, vezető, üzleti partner, ügyfél stb.) A szabálytalanság észlelésének módja (az észlelő elmondása alapján): Az észleléskor kiállított dokumentum tartalmi helyességének felülvizsgálati tapasztalatai: Az észlelést követően már megtett intézkedések és azok hatásai: A szabálytalanság leírása: a szabálytalanság ténye, a szabálytalanság minősítése (gondatlan, szándékos), a szabálytalanság elkövetésének időpontja, a megsértett előírástól való eltérés (jogszabály, belső szabályzat, utasítás), a folyamat, vagy tevékenység szabálytalanság által érintett része, a szabálytalansághoz vezető körülmények, tényezők, a szabálytalanság korrigálhatóságának, vagy korrigálhatatlanságának ténye, a szabálytalanságot elkövető(k) megnevezése, az elkövetés módja, a szabálytalanság gyakorisága (eseti, időszakos, rendszeres), a szabálytalanság következménye (minőségromlás, hibás szolgáltatás, téves kifizetés, egyéb kár). A helyben hozott intézkedések: az intézkedés jogalapja a döntéshozó megnevezése a döntéshozatal időpontja az intézkedés ismertetése (megszüntetés, korrekció, javaslattétel felsőbb szintű intézkedésre) az eljárás eredménye A vizsgálatot végzők által szükségesnek tartott további intézkedések megtételére vonatkozó javaslatok: A jegyzőkönyv továbbításának időpontja (az átadás napja) Csatolt dokumentumok

29 Szabálytalanságok kezelésének rendje Oldalszám: sz. melléklet a tényt alátámasztó alapdokumentumok (pl. számlák, pénztári kiadási bizonylatok) a szabálytalanságoz elkövető(k) és más érintettek nyilatkozatai A jegyzőkönyv készítésének helye, időpontja: 201..hó. Nap... Vizsgált szervezet/szervezeti Egység vezetőjének aláírása jegyzőkönyv készítő aláírása. A vizsgálatot végző személy(ek) aláírása

30 KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Miskolc, 2015.

31 KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT A MISKOLCI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK 322/2015. SZ. HATÁROZATA Készült 8 példányban. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.

32 Kiadásért felelős: rektor Kiadja a Gi ME Miskolc-Egyetemváros, A szabályzat gondozásáért felelős: kancellár

33 kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje Fejezetszám I. II. III. IV. V. Tartalomjegyzék F e j e z e t c í m Old. szám PREAMBULUM 5 A KOCKÁZATKEZELÉS CÉLJA, TARTALMA 5 A KOCKÁZAT FOGALMA, KOCKÁZATI CSOPORTOK 6 A kockázat fogalma 6 A kockázatok típusai 6 A költségvetési szervek kockázati csoportjai 8 A KOCKÁZAT KEZELŐJE 11 A KOCKÁZATKEZELÉSI HATÓKÖR 11 A Kockázatkezelő Bizottság működése 11 A VÉGREHAJTÁS SZABÁLYAI 12 A kockázatok azonosítása 12 A kockázatok értékelése 13 A kockázatokra adott válaszreakciók, kockázatkezelés15 A kockázat megszüntetése, elkerülése 16 A kockázat csökkentése 16 A kockázat megosztása, áthárítása 16 A kockázat elviselése, elfogadása 16 A kockázatok felülvizsgálata 17 A kockázatok és intézkedések nyilvántartása 17 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 19 A KOCKÁZATKEZELÉS FOLYAMATA A MISKOLCI EGYETEMEN 20 A KOCKÁZATOKRA ADOTT VÁLASZREAKCIÓK 26 Vált. Bevezetés szám dátuma 2016 VI.

34 kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje

35

36

37 kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje Oldalszám: 5 PREAMBULUM A költségvetési szervek belső kontrollrendszerét és belső ellenőrzését a 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet szabályozza. A (továbbiakban Egyetem) kockázatkezelési szabályzatát az államháztartás működési rendjéről szóló évi CXCV. törvény (Áht.) és 69. -a, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Ávr.), a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet a, valamint a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény a (Nftv.) alapján az Egyetemi Szenátus a következők szerint határozza meg. I. fejezet A KOCKÁZATKEZELÉS CÉLJA, TARTALMA A szabályzat célja 1. (1) A szabályzat az intézmény kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál, amely a kockázati tényezők meghatározását, azok értékelését, a kockázatokra adott válaszreakciókat és a kockázatok felülvizsgálatát foglalja magában. Megfelelő kockázatkezelési tevékenység révén az Egyetem csökkentheti a kockázatok hatásait, illetve megelőzheti a feltárt kockázatok tényleges bekövetkezését. (2) A kockázatkezeléssel kapcsolatos tevékenységek sorrendben az alábbiak: a) A kiemelt kockázati tényezők beazonosítása/feltárása, melyek az intézmény működését, kiemelt céljainak elérését veszélyeztetik. Kockázathoz tartozó kockázati keretek meghatározása. b) A kockázatok elemzése, rangsorolása jellegük, felmerülési helyük, hatásuk súlyossága és bekövetkezési valószínűségük szerint, a kockázatok értékelése (a kockázatok kvalitatív elemzése, a kritikus tényezők kiválasztása, ennek eredménye alapján a kockázatok kvantitatív elemzése). c) Az elfogadható kockázati szint meghatározása. Az intézmény egészére, valamint azon belül az egyes gazdálkodási egységekre vonatkozó ún. tűréshatárok meghatározása, intézkedések foganatosítása. d) A kockázatokhoz kapcsolódó kockázatkezelések azonosítása. e) A kritikus tényezők kezelésére kockázatkezelő javaslatok megfogalmazása, döntés a kockázatok kezeléséről: a kockázatokat, illetve hatásukat milyen módon kívánja a vezetés mérsékelni, elkerülni, és/vagy bekövetkezési valószínűségüket csökkenteni. f) Válaszintézkedés beépítése a feladatok ellátásába. Kockázatkezelési tevékenység folyamatának felülvizsgálata. (3) A kockázatkezelési szabályzat része az intézmény belső kontrollrendszerének mely tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az

38 kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje Oldalszám: 6 Egyetem érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. II. fejezet A KOCKÁZAT FOGALMA, KOCKÁZATI CSOPORTOK A kockázat fogalma 2. (1) Kockázat: Egy nem kívánt esemény bekövetkezési valószínűségének és az esemény következményeinek az együttese, mely lényegi befolyással van a szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. A kockázatok típusai 3. (1) A költségvetési szerveket érintő kockázatok típusai: a) Eredendő kockázat A szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. A költségvetési szerv feladatköréből és működési sajátosságaiból adódóan a környezeti hatások, vagy az erőforrások elégtelensége miatt olyan hibák fordulhatnak elő, amelyek önmagában a költségvetési szerv által nem befolyásolhatóak. b) Kontroll kockázat A költségvetési szerv belső kontroll rendszerének nem megfelelő működtetése miatt fellépő kockázat (vagy saját hibájából nem képes, vagy tudatosan nem tárja fel, illetve nem előzi meg a hibákat, szabálytalanságokat). c) Megmaradó (reziduális) kockázat A vezetés által az intézményen belül működő belső kontroll hatására a kockázat csökkentésére tett azonnali válaszlépések után még fennálló/fennmaradó kockázat. A kockázatok csoportosítása A kockázatok forrása szerinti csoportosítása: 4. (1) Külső kockázatok KÜLSŐ KOCKÁZATOK Az infrastruktúra elégtelenségei vagy hiányosságai fennakadást Infrastrukturális okozhatnak a normál működésben. Költségvetési támogatások csökkenése, elvonása, árbevételek elmaradása, nem tervezhető központi intézkedések, kamatlábváltozások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek Gazdasági a tervekre.

39 kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje Oldalszám: 7 Jogi és szabályozási Környezetvédelmi Politikai Piaci Vis maior A jogszabályok, fenntartói, felügyeleti rendelkezések és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységeket. Az erős jogi szabályozás akár túlzott megkötéseket is előírhat. A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Politikai változás nem kívánt reakciót válthat ki, kiszámíthatóságot korlátozhatja. Versenyhelyzet kialakulása, vevői/szállítói problémák megjelenése negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat. (2) Belső kockázatok JOGI SZABÁLYOZÁS HIÁNYOSSÁGAIBÓL EREDŐ KOCKÁZATOK Külső kockázatokként azonosított változásokat késedelmesen követik a belső szabályozások. Az új feladatokhoz kapcsolódó belső szabályzatok késve készülnek el. A szakmai és adminisztratív feladatokat befolyásoló szabályok túl bonyolultak, az intézmény túlszabályozott. A szabályozási Jogi környezet túl gyakran változik. Szabályozás és gyakorlat különbözik. Eltérő a jogszabály-értelmezés és/vagy alkalmazás az egyes intézményeknél. Az intézmény nem időben értesül a vonatkozó szakmai jogszabályok teljes köréről / azok változásáról. Szakpolitikai stratégia gyakran változik. PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. Bűncselekménnyel Bűncselekmény esetén vagyoni kár keletkezhet. összefüggő Biztosítási Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. Biztosítási szerződés megkötésének elmulasztása. Tőke bevonás Nem megfelelő beruházási döntések. Felelősségvállalási A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. Likviditási Fizetési határidők tartását likviditási problémák nehezítik. Pénzáramlások rendszertelenek, az ütemezés lehetősége korlátozott. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK A tevékenység folytatásának várható tendenciáira épülő jövőben Stratégiai elérendő cél meghatározása során pontatlanság fordulhat elő. Nem megfelelő stratégia követése. Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben Működési valósulnak meg. Hatékonyság, kihasználtság gazdaságosság

40 kontroll tevékenységei, a költségvetési gazdálkodási folyamatok ellenőrzési nyomvonalainak rendje Oldalszám: 8 Információs Hírnév Kockázat-átviteli Üzemeltetési Projekt Innováció tekintetében adódhat kockázat. A szükségesnél kevesebb, vagy torz ismeretek, illetve információk nem megalapozott döntést eredményeznek. Nyilvánosság valóságot tükröző informálása. Ezzel ellentétes eljárás kockázatot hordoz. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. A hatékonysági kritériumok érvényesülése érdekében az üzemeltetés fenntarthatóságának, fejlesztésének igénye (pl. energiatakarékos megoldások keresése). Ha az üzemeltetés nem gazdaságos, jelentős bevételkiesést, vagy többletkiadást idézhet elő. Előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nem áll rendelkezésre. Nem ismert az elszámolási lehetőségek korlátja. Elmulasztott újítási lehetőségek. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK A hatékony működés feltétele a szükséges számú, megfelelő Személyzeti képességű, képzettségű és kapacitását tekintve optimálisan kihasznált személyi állomány. Ettől eltérés kockázatot hordoz. A munkavégzést akadályozza a nem megfelelő munkaköri környezet Egészség és biztonság és a munkavégzéshez szükséges feltételek hiányossága. Információszolgáltatás Az előírt belső információ szolgáltatási kötelezettségek teljesítése sal összefüggő nem történik minden esetben határidőre. A költségvetési szervek kockázati csoportjai 5. KOCKÁZATI CSOPORTOK A szakmai feladatellátással kapcsolatos kockázatok A szabályozásból és annak változásából eredő kockázatok KOCKÁZATOK - A szakmai feladatellátást szabályozó belső szabályzatok, utasítások nincsenek összhangban a stratégiai és a rövidtávú tervekkel. - A szakmai feladatellátásra vonatkozó belső szabályzatokat, utasításokat nem tartják be. - A jogi szabályozási, politikai, gazdasági stb. környezeti változásokat nem követik a belső szabályozások. - Az új feladatokhoz, környezeti változásokhoz kapcsolódó belső szabályzatok késve állnak rendelkezésre. - A szakmai és adminisztratív feladatokat befolyásoló szabályok túl bonyolultak. - A szakmai és adminisztratív feladatokat befolyásoló jogi vagy belső szabályozási környezet túl gyakran változik, folyamatos bizonytalanságot hordoz. - Szabályozás és gyakorlat különbözik.