Schönherz leltározási folyamata

Átírás

1 Schönherz leltározási folyamata Előzmények 2011 nyarán megtörtént, a házban működő minden egyes kör eszközeinek részletes leltározása, azonban a leltáradatbázis naprakész frissítése továbbra sem megoldott. Ebből adódóan szükséges a leltározási folyamat részletes meghatározása, mely egyszerre definiálja a folyamatban részt vevő szerepkörök feladatait és felelősségeit, valamint az információ áramlását és a leltározási tevékenységhez kapcsolódó tevékenységek sorrendjét. Vízió A leltározási folyamat bevezetésével és működtetésének leírásával egy olyan hosszútávon is fenntartható eljárásrendet tudunk definiálni, mely biztosítja: gördülékeny ügyintézést a körök számára új eszközök leltárba vételét a vásárlását követően eszközbehozatali engedélyek megbízható elkészítését, mely lehetővé teszi egy károsodást szenvedett eszköz esetén a hozzá tartozó igazolás felmutatását arról, hogy az eszköz valóban a kollégiumban volt eszköz- mozgások követését, nevelőtanári felügyeletét leltározási folyamat ellenőrzését az eszközökért felelős Schönherz Kollégiumért Alapítvány számára körvezető váltás esetén a kör eszközeinek megőrzésére vállalt felelősség átvezetését az új körvezetőre Leltár Alapvetően három részre bontható: Új eszközök bekerülése a rendszerbe Meglévő eszközök ellenőrzése o Minden nyáron a nyári nagyleltár során Eszközök kivezetése a leltárból

2 Szerepkörök és feladataik Szerepkörök szerint leírjuk bullet pointokban, hogy mi az én dolgom Leltár felelős vagyok Körvezető váltás van, akkor új megállapodás Havonta a bekerült eszköz XLS- t átnézni Új eszközök matricázása és behozatali papírok, megállapodás frissítés Up- to date legyen lefűzve Havonta megkeresi a gazdasági lábakat és átnézik együtt a fénymásolt számlákat, hogy minden benne van az XLSben Nyár folyamán levezényli az éves nagyleltárat Nyár folyamán elkészíti a selejtezni kívánt eszközöket a KB- nak, majd a selejtezést elintézi a Gazdasági lábakkal Körvezető A számla bevitelénél a gazdásági lábnak jelezni, hogy eszköz van benne Lehetővé tenni a matricázást Aláírni a behozatalit Ha körvezető váltás van, akkor jelezze (új arc írja alá) Nyári nagyleltár során jelzi a selejtezni kívánt eszközöket Eszköz tárolási helye tartósan megváltozik, akkor jelzi a Leltárfelelősnek Új eszközbehozatal esetén egy form pédányt visszajutat a1719 Ki/be eszközmozgás esetén egy form pédányt visszajutat a 1719 Nevelőtanár A leltárrendszer működtetése a saját szakterületén az ő felelőssége és ezt érezze magáénak Biztosítsa, hogy a körvezetői ismerjék a leltárrendszer működését, kövessék az ott leírt eljárásrendet Támogassa a leltár rendszer bevezetését a szakterületén Hozzá tartozó terület eszközmozgását kövesse(olvassa az eszközmozgással kapcsolatos e- maileket) Reszortvezető, RVT tagja vagyok RVT- nkörvezető váltás esetén e- mail a leltar@sch- ra, ha delegálja a feldatot, akkor legyen benne CC- zve o RVT elnöké a felelősség o RVT elnök felelőssége, hogy akkor iktassa be az új körvezetőt, ha bemutatták az Elismervényt Szankciók betartása

3 Katalin vagyok: lefénymásolom a számlát megkérdezem, hogy van- e eszköz a számlán felviszem az XLS- be ( Leltárfelelőssel átnézzük havonta az összes fénymásolt számlát (ellenőrzés) HIK elnök vagyok lefénymásolom a számlát megkérdezem, hogy van- e eszköz a számlán felviszem az XLS- be ( Leltárfelelőssel átnézzük havonta az összes fénymásolt számlát (ellenőrzés) Együttműködök a selejtezés papírozásánál Telekom ügyvezető vagyok lefénymásolom a számlát megkérdezem, hogy van- e eszköz a számlán felviszem az XLS- be ( Leltárfelelőssel átnézzük havonta az összes fénymásolt számlát (ellenőrzés) Együttműködök a selejtezés papírozásánál Alapítvány elnök vagyok Leltárfelelőstől hó 15- ig bekérem az: o aláírt frissített megállapodásokat o elmúlt hónapban behozott eszköz behozatalikat Együttműködök a selejtezés papírozásánál Nyári nagyleltár végén átnézem a Leltárfelelőssel a végleges állapotot. Nyári selejtezés folyamán ellenőrzöm a selejtezési jegyzőkönyvek, kérelmek meglétét. KB váltás esetén aláírattatja az új KB- val az eljárásrendet Pályázati felelős lefénymásolom a számlát megkérdezem, hogy van- e eszköz a számlán felviszem az XLS- be ( Leltárfelelőssel átnézzük havonta az összes fénymásolt számlát (ellenőrzés)

4 Szponzor csoport vagyok (eszköztámogatások okán) lefénymásolom a számlát megkérdezem, hogy van- e eszköz a számlán felviszem az XLS- be ( Leltárfelelőssel átnézzük havonta az összes fénymásolt számlát (ellenőrzés) HK gazdaságis lefénymásolom a számlát megkérdezem, hogy van- e eszköz a számlán felviszem az XLS- be ( Leltárfelelőssel átnézzük havonta az összes fénymásolt számlát (ellenőrzés) Együttműködök a selejtezés papírozásánál Beépítésre kerülő alkatrészek kezelése Minden megvásárolt eszközt, részegységet fel kell vinni a leltárendszerbe. Az éves leltározás során ezt ellenőrizzük. Ha már beépítésre került, akkor kivezetjük a leltárrendszerből. Eszközök kivezetése a leltárból Ebben a részben két dolgot kell tisztáznunk: Selejtezésre váró eszköz Már nem használjuk, nincs rá szükség eszköz Leltárfelelőssel való egyeztetés nélkül kidobni bármilyen eszközt tilos, mivel az adott Gazdasági lábbal elő kell készíteni a megfelelő papírozást. Selejtezésre váró eszköz: Eszközök selejtezésére évenete egyszer biztosítunk lehetőséget a nyári nagyleltár során. Ekkor összegyűjtjük az eszközöket, a Leltárfelelős javaslatára a KB elbírálja a selejtezést, majd az eredmény után a Leltárfelelős a Gazdasági láb vezetőjével együttműködve elvégzi az ezzel járó adminisztrációt! Már nem használjuk, nincs rá szükség eszköz: Más körnek felajánljuk, és ha Valamelyik kör jelentkezik érte, akkor átvezetjük körök leltárai között.

5 Ha valóban nem kell senkinek akkor megvizsgáljuk a selejtezés lehetőségét és a selejtezés eljárása szerint cselekszünk. Eszközök mozgatása Az eszközök helyzetének nyilvántartása kifejezetten fontos. Ezért ha tartósan megváltozik egy eszköz tárolásának helye, akkor azt a Kör köteles jelezni a Leltárfelelős felé. A mozgatásnak van két speciális esete: 1. Új eszköz behozata az épületbe a. A következő formot használva: i Meglévő eszköz ki/be mozgatása az épületbe a. A következő formot használva: i. Szankcionálás Körök: A körök vezetői érintettek a leltározás folyamán, így a szankcionálásuk ugyanabban a rendszerben történik, mint a jutalmazásuk, vagyis a SVIE- Választmány keretein belül. A Leltárfelelős jelzi a Választmány vezetője felé milyen problémák voltak a félév során, és a testület ezek alapján felelősségteljesen dönt. Gazdasági lábak: Leltárfelelős jelzi a GT és KB felé ha probléma van és a KB/GT biztosítsa a probléma megoldását és a rendszer betartását. Leltárfelelős: Alapítvány jutalmazási rendszerén belül a Körök vezetéséhez hasonlóan. Az anyagi felelősség megítélés esetén a KB minden esetben eseti döntést hoz. Online adminsztráció

6 A leltárrendszer elektronikus adminisztrációja a címen érhető el. A felületen minden mező példával illusztrált, ezzel is segítve a könnyebb kitöltés. Melléklet 1. számú melléklet: Szankcionálás 2. számú melléklet: Új eszköz behozatal az épületbe 3. számú melléklet:meglévő eszköz ki/be mozgatása az épületbe 4. számú melléklet: Elismervény 5. számú melléklet: Leltár folyamatábra 6. számú melléklet: Minta eszköznyilvántartó

7 1. számú melléklet: Szankcionálás

8 2. számú melléklet: Új eszköz behozatal az épületbe Szállítólevél - Készült négy példányban - Szállító: Kör neve:. Körvezető: Szigsz.: Schönherz Zoltán Kollégium - Új eszköz bevitele - Szállítás időpontja:... (Év, Hónap, Nap) Hallgatói helyiség:... A szállítón szereplő eszközöknek a fent jelzett időpontban a Schönherz ZoltánKollégiumfent megnevezett hallgatói helyiségbe való behozatalára engedélyt kérek. Kelt:...

9 ... Körvezető A szállítón szereplő eszközöknek a fent jelzett időpontban a Schönherz Zoltán Kollégiumfent megnevezett hallgatói helyiségébe történő behozatalát engedélyezem Tóth Gábor Schönherz Kollégiumi Bizottság Polonkai László BME- GMF Kollégiumok Osztály db megnevezés db megnevezés

10 3. számú melléklet: Meglévő eszköz ki/be mozgatása az épületbe 4. Szállítólevél - Készült négy példányban - Szállító: Felelősségvállaló: Kör neve:. Személy:. Körvezető: Szigsz.: Schönherz Zoltán Kollégium Kiszállítás időpontja:... (Év, Hónap, Nap) Visszaszállítás időpontja:... (Év, Hónap, Nap) A szállítón szereplő eszközöknek a fent jelzett időpontban a Schönherz ZoltánKollégiumból történő szállítására engedélyt kérek. Kelt:...

11 Körvezető Felelősségvállaló A szállítón szereplő eszközöknek a fent jelzett időpontban a Schönherz Zoltán Kollégiumból történő szállítását engedélyezem Tóth Gábor Schönherz Kollégiumi Bizottság Polonkai László BME- GMF Kollégiumok Osztály db megnevezés db megnevezés Látta:... Üzemeltető

12 5. számú melléklet: Elismervény ELISMERVÉNY Alulírott elismerem, hogy... tulajdonát képező, a mellékletben felsorolt eszközök hallgatói használat céljából átadásra kerültek a. irodájába/helyiségébe. Kötelezem magamat, amennyiben az eszközök használati, tárolási helye megváltozik, vagy a kollégiumi kör vezetőjének személyében változás következik be a Kollégiumi Bizottság Leltárfelelősének azonnal bejelentem, hogy Ő a nyilvántartás megváltozásáról intézkedni tudjon, mert a változtatásig minden felelősségem fennáll. Tudomásul veszem, hogy hiány vagy egyéb kár esetén a teljes kárértéket köteles vagyok megtéríteni, amit a Kollégium tőlem akár polgári peres eljárásban is követelhet. Budapest, átvevő: leltárfelelős sz.ig.sz.: telefon: e- mail:

13 6. számú melléklet: Leltár folyamatábra Eszköz&számla& beérkezik&a& gazdasági&lábra Alapítvány,&SVIE:&Katalin Szopnzor&Csoport BMEGHIK MISZ/DIK:&HK&gazdaságis BMEGKO Schönherz&Telekom DISZ Az&ő&felelősségük,,&hogy&a&hQp://sch.hu/leltar&G&ba&bekerüljön Eszköz&felvitele&a& leltárrendszerbe Eszköz&számla& lefénymásolása Gazdasági&láb,& leltárfelelős& számlák,&eszközök& ellenőrzése Matrica& felragasztása Adatbázis&maradék& adatainak&kitöltése Elismervények& aláírása

14 7. számú melléklet: Minta eszköznyilvántartó Leltár'Ív Leltári'szám Megnevezés Rövid'megnevezés Kör Helyiség Megjegyzés. Schönherz Kollégiumért Alapítvány. Körvezető