Civil és Vállalkozói szféra kapcsolatok. PROJEKT KÉZIKÖNYV (Az Előzetes Projekt Terjedelem Leírást is tartalmazza)

Átírás

1 Civil és Vállalkozói szféra kapcsolatok PROJEKT KÉZIKÖNYV (Az Előzetes Projekt Terjedelem Leírást is tartalmazza) május Készült: májusában Készítette: Réger Balázs projekt menedzser és Tigerné Schuller Piroska programkoordinátor Közreműködött: Mikó György tanácsadó és moderátor (Qualipharma Bt.) 4. verzió május 14. 1/12

2 TARTALOMJEGYZÉK Érvényesség A kulcs célok A Projekt Projektmenedzsment Projekt szereplők és a Projekt szervezet A Projekt menete A Projekt indítása Projekt terjedelem Tervezett költségek Folyamatszabályozás, folyamatleírás (Projekt terv) Kockázati tényezők Projekt nyomon követés, módosítások Projekt átadás-átvétel Projekt lezárása Projekt eredményeinek értékelése Előre meghatározott időpontban a bevezetés hatékonyságának értékelése 3. oldal 3. oldal 3. oldal 4. oldal 4. oldal 6. oldal 7. oldal 8. oldal 8. oldal 9. oldal 10. oldal 10. oldal 11. oldal 11. oldal 12. oldal 12. oldal 4. verzió május 14. 2/12

3 ÉRVÉNYESSÉG A Kézikönyv a Dombóvár Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának (továbbiakban PH) stratégiai célok megvalósítása, a döntéshozatal támogatása érdekében, EU-s ÁROP pályázati támogatással elindított projekt módszerének általános alkalmazására készült. Meghatározza. a kulcs célokat, a projektet, és a projektmenedzsmentet a felelősöket, a projektben dolgozó munkatársakat, a határidőket, a feladatok az az ütemezését (erre külön folyamatszabályozás is készült), a költségeket, a projekt terjedelmet, a projekt lefutásának folyamatát, és a projekt események nyomon követését, a módosításokat, a projekt lefutása után az átadást és átvételt, és a projektértékelést és a tapasztalatokat. A KULCS CÉLOK A PH Civil és vállalkozói szféra kapcsolatainak fejlesztése a márciusi Helyzetfelmérés és az áprilisi Helyzetelemzés, valamint SWOT analízis alapján az alábbi célok elérésére: A civil kapcsolatok fejlesztése területén: 1. Teljes kép kialakítása a civil szervezetek jelenlegi elvárásairól és azok kommunikálása a KT részére az Önkormányzat Civil Tanácsnokán keresztül, 2. A Civil Koncepció keretében újabb együttműködési módszerek kimunkálása a civil szervezetek bevonására, kapcsolatok hatékonyabbá tételére, 3. A szervezetek bevonása a közfeladatok ellátásába, 4. A szervezetek egymás közötti civil civil együttműködésének erősítése. A vállalkozói kapcsolatoknál: 1. Teljes kép kialakítása a vállalkozói szervezetek jelenlegi elvárásairól és azok kommunikálása a KT részére, 2. Az együttműködés formáinak fejlesztése a vállalkozók fokozottabb bevonása Dombóvár város következő évekre vonatkozó fejlesztéseibe, 3. Területfejlesztési és területrendezési, környezetvédelemi feladatok, a munkanélküliség csökkentése, a foglalkoztatottság, az esélyegyenlőség javítása. A PROJEKT A hagyományos PH egységek szokásos feladatai közé nem sorolható strukturált fejlesztési tevékenység. Innovatív tartalommal rendelkező, nem rutin jellegű, komplex, szervezetfejlesztési, 4. verzió május 14. 3/12

4 folyamatfejlesztési feladat, melyekhez cél, idő, költség és teljesítmény értékeket határoztunk meg. A projekt létrejöttének oka: elsősorban stratégiai célok megvalósítására, a civil és vállalkozói szféra kapcsolataiban további bővítések, fejlesztések, változtatások elősegítése a kihasználatlan erőforrások jobb felhasználására Belső projektről van szó, azaz olyan projektről, amelynek megvalósítását a PH saját szervezeti egységeivel oldja meg és hajtja végre, természetesen bevonva a projekt eredményének felhasználóit, azaz ügyfeleinket. PROJEKTMENEDZSMENT A projekt megvalósítását biztosító irányítási rendszer, jelen esetünkben nem túl erős mátrix szervezetet jelent, ahol a PH egyik funkcionális vezetője- a Kabinet-iroda vezetője a Projektmenedzser, és a projekt team tagok pedig a PH különböző szervezeti egységeiből delegáltak. Jelen projekt esetében is mondhatjuk, F. Cleland, a projektezés egyik guruja nyomán, hogy "a projektmenedzsment képezi azt az eszközt, amivel a kapcsolatainkat jelen állapotából egy másik állapotba kívánjuk változtatni A kialakított mátrix szervezetben a projektmenedzser hatásköre a PH működéséből adódóan is korlátozott, az erőforrások szerények mind a pénz, mind az eszköz és főleg emberi erőforrás területen is. A projekt tagok a projektben csak korlátozottan, részmunkaidőben vesznek részt. A PH felső vezetése, illetve az Önkormányzat KT csak ellenőrzést végez, a projekt költségvetését pedig a Projektmenedzser kezeli A PROJEKTSZEREPLŐK ÉS A PROJEKT SZERVEZET Befolyásolók (Láthatatlanok) Projektszponzor Projektmenedzser ÜGYFÉL/VEVŐ Civil és vállalkozói szféra Projektkoordinátor Jelentések nyomon követés Projekt team 4. verzió május 14. 4/12

5 Projekttulajdonos A projekt eredményét felhasználó szervezet, a civil és vállalkozói szervezetek. Projektszponzor A felső vezetés tagja, aki a projekt költségvetéséért és a KT-nek történő elszámolásért felel. A Polgármester, Patay Vilmos Projektmenedzser A projekt hatékony működéséért, az operatív feladatok irányításáért felelős személy. A Kabinet-iroda vezetője, Réger Balázs Projektkoordinátor A projekt menedzser munkáját segítő, a projekt teammel kapcsolatot tartó személy, az operatív tevékenységek aktív résztvevője, a jelentések, határidők koordinálója A Projekt Iroda öá. Projekt koordinátora, Tigerné Schuller Piroska. Projektteam A projekt menedzser által kijelölt, a projekt megvalósításában résztvevő munkatársakból álló csoport. Jelenleg állandó tagok: Orova Edina kapcsolati referens FELELŐSSÉGI KÖRÖK - Lehöcz Márió ifjúsági és sportreferens - Rózsai Györgyné polgármesteri referens A PH felelős, illetve az önkormányzat KT felelős Az PH stratégiai céljainak kitűzéséért, projektbe történő meghatározásáért. A munkatársakkal történő hatékony kommunikálásért. A projekt kivitelezéshez szükséges források biztosításáért. A projekt lezárása után a szolgáltatás megvalósulásáért. Projektszponzor felelős A kitűzött projekt hatékony elvégzéséért. A projekt képviseletéért az érintettek körében. A projekt menedzser munkájának irányításáért. A projekt munkamenetének rendszeres ellenőrzéséért. A szükséges változtatások engedélyeztetéséért. Projektmenedzser felelős A projekt terveinek előkészítéséért, engedélyeztetéséért. A projekt team összeállításáért, munkájának irányításáért. A projekt feladatainak elvégzéséért, dokumentálásáért. A projekttel kapcsolatos dokumentációk elkészítéséért, jóváhagyásra történő benyújtásáért. A projektszponzor folyamatos informálásáért. Projektkoordinátor felelős A projektmenedzser és a projekt team tagjai közötti kommunikáció támogatásáért. A projektmenedzser által kijelölt feladatok elvégzéséért. Projekt team tagjai felelősek A projektmenedzser által kijelölt, munkatervben kijelölt feladatok elvégzéséért. 4. verzió május 14. 5/12

6 A PROJEKT MENETE Tevékenység Dokumentáció START Projekt feladat meghatározása PH -- KT 1 Projekt meghatáro- zás, 1. PH stratégia alapján projekt meghatározása, projekt célok rögzítése, kommunikálása. Projekt szervezet felállítása PH -- KT 2 2. Projekt szponzor kijelölése, projekt menedzser, projekt teamek megbízása Megbízólevelek Alapító okirat Projekt KK készítése Projektmenedzser 3 3. Projekt részletes tervének elkészítése, a kockázatok, jóváhagyásra benyújtás Projekt KK igen nem módosítás szükséges? PH döntése az elfogadásról Jegyzőkönyv a megbeszélésről Projekt KK jóváhagyása Projektszponzor Projekt megvalósítás leírása A benyújtott projekt KK Költségek felülvizsgálata, elfogadása Jóváhagyó nyilatkozat 5. Folyamatleírás készítés, felada- Gantt-diagramm tok, felelősségek, időhatá- Tevékenységek rok, költségek rögzítése, ellenőrzési pontok Mérföldkövek Az ÁROP pályázat vége Projekt megvalós Nyomon követése nem Projektkoordinátor igen 6 eredmények megfelelnek a tervnek? 6. Elvégzett feladatok dokumentálása Elért eredmények, célok teljesítésének az értékelése, egyeztetése, projektszponzor informálása Jelentések 4. verzió május 14. 6/12

7 Projekt Átadás /átvétel 7 7. Felhasználónak történő Működtetéshez átadás szüks. dokumentumok Projektszponzor Projekt lezárása Projektszponzor Projektszponzor elfogadja Projekt tényleges a projekt eredményét eredményének PH szintű elfogadása A projekt értékelése Projektszponzor Team munka értékelése Értékelő jelentés (határidő, költségvetés) projekt hasznosság Előre meghatározott időpontban a bevezetés és a hatékonyság értékelése Meghatározott idő letelte Minőségi mutatók után újabb értékelés Projekt szponzor STOP A PROJEKT INDÍTÁSA Az elnyert ÁROP 1.A.2/A b téma alapján a PH olyan projektet kíván elindítani, amin keresztül a kapcsolatok fejlesztésének kiemelésével az egész Önkormányzati működés még hatékonyabb lesz és növeli az érintettek elégedettségét. Kihirdetésre került belső marketing és PR csatornákon keresztül, hogy Dombóvár Város Önkormányzata stratégiai céljainak megfelelően erősíteni és fejleszteni kívánja a civil és vállalkozói szféra kapcsolatait. Az Önkormányzat nevében a Polgármester, mint a projekt szponzora projektet indít, Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala szervezetfejlesztési pályázata keretében elnyert támogatás segítségével. Az ÁROP pályázat a projektnek csak az elejét, megkezdését jelenti, a projekt tovább folytatódik egész novemberéig. 4. verzió május 14. 7/12

8 A Projekt Alapító Okirat kiadása március 9-én megtörtént. Megtörtént a projektmenedzser kinevezése, és a team tagok megbízása. Az alapító okiratban meghatározásra kerültek a kulcs-határidők, azaz a Mérföldkövek. Helyzetfelmérés, azaz a civil és vállalkozói kapcsolatok jelenlegi státuszának a felmérése. Ebben a felmérésben kiemelkedő szerepet és felelősséget kap a fent nevezett projektkoordinátor.(2010. márciusában megtörtént) A Helyzetelemzés és a Polgármesteri Hivatal működési stratégiájával összhangban a projektcélok meghatározása és a projekt kitűzés és indítás április vége. Projekt kézikönyv (itt a projekt terjedelem leírása is) és a projekt keretén belül a folyamatszabályozás (folyamatleírás) május vége (ez az időpont az ÁROP pályázat tevékenységének lezárása). A projekt megvalósítása szeptember 30. A projekt értékelése október 15. A projekt lezárása, a tapasztalatok átadása a szponzornak október 30. AZ ÖNKORMÁNYZATOT (A PH-t) TERHELŐ TERVEZETT KÖLTSÉGEK (a projektben résztvevő munkatársak munkaidején kívül) - jutalom a belső munkatársak tevékenységéért ,- Ft - a külső bevont partnerek közreműködéséért elismerések: ,- Ft - előre nem látható kiadások: ,- Ft ELŐZETES PROJEKT TERJEDELEM A PH, az előzőekben jelzett SWOT elemzés és stratégiai megfontolások alapján, a célok elérése érdekében fejleszti civil és vállalkozói kapcsolatait. Erre vonatkozik a projekt, aminek keretében: minden civil és vállalkozó kapcsolatukat áttekintik, mintavételes alapon, kb civil, és vállalkozói szervezetet megkeresnek, pontosítják az elvárásokat, tisztázzák az eddig elvégzett munkák tartalmát, körülményeit, a jövőben minden civil és vállalkozói kapcsolati eseményről emlékeztető-feljegyzést vezetnek, új, hatékony kapcsolati eseményeket szerveznek a közös célok érdekében, a Helyzetelemzésben leírt kulcs célok megvalósítása a civil és vállalkozói kapcsolatok fejlesztésére, Az új szolgáltatások kifejlesztésének, illetve a jelenlegi szolgáltatások továbbfejlesztésének igényét a tudatos külső és belső marketing munka, aktív kommunikációs csatornák, valamint a szolgáltatást végző munkatársak és az adott szolgáltatást igénybevevők közötti érintkezési felületen végbemenő gyakori információcsere fogja tudatosítani. 4. verzió május 14. 8/12

9 (Megjegyzés: A marketing munka egyik eredménye a szolgáltatási igény meghatározása a célcsoport egyidejű megjelölésével.) A PH vezetése az érintett terület bevonásával, féléves rendszerességgel elemzi a tapasztalt, és közvetlenül megfogalmazott, igényekről szerzett (de az egyéb forrásból, pl. benchmarking tevékenységből származókat is) információkat. A projekt lefedi: a civil és vállalkozói szervezetek (célcsoport) igényein, elvárásain alapuló felmérésekből származó információkat, a környezeti hatásokat és azok elemzését (SWOT), a megvalósíthatóságot és kapacitásokat, a megvalósítás tervezett ütemtervét (GANTT diagramm), a dokumentálás és információ szolgáltatás rendszerét. A MEGVALÓSÍRÁSI FOLYAMAT SZABÁLYOZÁSA, FOLYAMATLEÍRÁS (PROJEKT TERV) A projekt team a projektmenedzser irányításával elkészíti a projekt megvalósítás folyamatleírását, ami egyben a projekt tervet is jelenti. A megvalósítási folyamat az alább főbb témákat öleli fel: Projekt tartalma Tevékenységek meghatározása, és szervezése o Ütemezés és a főbb tevékenységek o Feladatok strukturálása o Feladatok megosztása o Előrehaladási (minőségi) mutatók megállapítása o Ellenőrzési és értékelési pontok kidolgozása o Projekt team működtetés és belső kommunikációs rendszer o Konfliktuskezelés Projekt környezet o Kapcsolatteremtés o Költségek és egyéb (pld kapacitás) források nyomon követése Régi megállapodások átnézése, ha szükséges újra szerkesztése, és újak megkötése Jelentések, emlékeztetők Kockázati tényezők meghatározása Minden projekt a végrehajtás során több kockázatnak lehet kitéve. Kockázatot jelenthet, pl. a személyzet, a tárgyi eszközök, a technika, a környezet stb. Ezért minden projekt kockázat elemzést igényel. Meg kell határozni a kockázati forrásokat és a projekt eredményességére gyakorolt hatásukat. 4. verzió május 14. 9/12

10 Kockázati tényezők lehetnek az alábbiak: a működési folyamat újszerűsége a terjedelmi és tartalmi megfogalmazás a társadalmi-gazdasági környezet instabilitása finanszírozási változások stb. a kockázatok kezelését a folyamatleírás fogja tartalmazni. A kockázati tényezők értékelését a projekt menedzser végzi saját tapasztalataira alapozva. A kritikus kockázati tényezők elkerülésére mindig egyeztet a projekt szponzorral. A projekt nyomon követésének főbb lépései: az adatok, rögzítése, tényadatok és terv adatok összevetése. az eltérésekről döntés-előkészítő információk összeállítása. korrekciós intézkedések meghozatala. A hatékony projekt menedzsment feltétele a munkamenet folyamatos nyomon követése, a rendszeres mérés, melynek célja az eredmények értékelése és a menedzsment tájékoztatása, eltérések esetén pedig a beavatkozás, módosítás. A projekt folyamatában elvégzett mérések és értékelések, jelentések elkészítésének idejét és tartalmát a folyamatszabályozás során (tervezés) határozzuk meg. Az előzőekben jelzett átvizsgálás során meg kell győződni a következőkről: a megvalósuló kapcsolatokban a PH szolgáltatása megfelel-e a felhasználói igényeknek a szolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez betervezetten rendelkezésre állnak a szükséges anyagok, eszközök és személyzet, a vonatkozó irányelvek, tervek hiánytalanul teljesülnek a tervezett szolgáltatás használata során a szükséges információk rendelkezésre állnak a szolgáltatást igénybe vevők számára. az alkalmazás időterve megvalósítható-e. Projekt módosítása A projektszponzor a projektmenedzser által készített jelentések és értékelések alapján a tevékenységek folyamatos nyomon követése során felülvizsgálja az adott időpontra vonatkozó részteljesítések előre vetített határidőre történő teljesítést, valamint a felhasznált erőforrások és költségek tervezett kereteken belül maradását. A mérések és értékelések eredményei alapján előfordulhat, hogy be kell avatkozni a projektbe. Ez a projektszponzor kezdeményezése alapján történhet. A projekt módosítását az alábbi okok indokolhatják: stratégiai célok változása, később megfogalmazott igények felmerülése, előnyösebbnek ítélt megoldások előtérbe kerülése, külső és belső szabályozások változása, 4. verzió május /12

11 megoldhatatlan technikai problémák, pénzügyi források hiánya, határidő problémák, érdekcsoportok magatartása. A projekt folyamatában történt változtatásokat, azok indoklását dokumentálni kell. PROJEKT ÁTADÁS-ÁTVÉTEL A projekt megvalósítása után az eredmény átadása a felhasználók számára, a működtetéshez szükséges valamennyi dokumentummal együtt a projektszponzor feladata. A dokumentumnak tartalmaznia kell az alábbiakat: a civil és vállalkozói kapcsolatok folyamatának teljes és pontos leírását, felelősségek rögzítését, szükséges eszközök meghatározását, a szolgáltatást igénybevevők által értékelt szolgáltatási jellemzők pontos meghatározását. PROJEKT LEZÁRÁSA A projektszponzor feladata a projekt lezáró elemzése, mely a célkitűzések teljesülésére, a projekt folyamatára és lebonyolítására, a projektre ható belső és külső hatásokra, valamint az elért eredmények értékelésére vonatkozik. A projekt teljesítése akkor mondható eredményesnek, ha hozzájárult az Önkormányzat és így a PH stratégiai céljainak eléréséhez és az elsődleges projektcélok is megvalósultak. Meg kell vizsgálni, hogy a projektnek lesz-e szélesebb hatása a régióban vagy az ágazatban, illetve ki kell térni a projekt eredményeinek továbbvitelére, fenntartására vonatkozó elképzelésekre. A projekt lezárása a technikai feladatok befejezését követően az elvégzett feladatok, a projektcélok teljesülésének értékelésével, valamint a pénzügyi elszámolással, zárással történik. Az alábbi területekre kell kitérni az értékelés során: elért eredmények elemzése a célkitűzésekre és az eredeti feladat meghatározásra vonatkozóan, a projekt menetének értékelése az idő-és költségkeretek, és a humán kapacitások szempontjából, befolyásoló tényezők és problémák vizsgálata. 4. verzió május /12

12 PROJEKT EREDMÉNYEINEK ÉRTÉKELÉSE A projekt eredményeinek értékelésekor a tervezés során rögzített célok teljesülését vizsgáljuk, a folyamatleírásban meghatározott mutatószámokon keresztül. Vizsgáljuk: a team munka hatékonyságát, határidők, költségvetés betartását, a projekt hasznosságát, további fejlesztést igénylő témák felismerését. Az eredmények értékelésekor alábbi szempontokat is nézzük: hasznosulás a civil és tevékenységekben, hasznosulás az együttműködésben, fejlesztési és innovációs ráfordítások, új kapcsolatok száma. ELŐRE MEGHATÁROZOTT IDŐPONTBAN A BEVEZETÉS HATÉKONYSÁGÁNAK ÉRTÉKELÉSE A projektszponzor a projekt meghatározásakor rögzített idő letelte után ismételten értékeli a projekt hatékonyságát. Amennyiben az nem megfelelő újabb projektet indíthat. Dombóvár május verzió május /12