Pénzügyi program indításkor legfontosabb tennivalók

Átírás

1 Pénzügyi program indításkor legfontosabb tennivalók Legfontosabb tennivalók: Kötelezettségvállalás modulban a gazdálkodókat rögzíteni szükséges Gazdálkodó felhasználó összerendelést el kell végezni Pénzügyi modulban a Törzsek/Saját cím törzset az intézmény adataival fel kell tölteni A Törzsek/Pénzügyi törzsek menüpontban a pénztárak adatait fel kell vinni, hozzá kell kapcsolni a megfelelő saját cím kapcsolatot. Az aláírók, levelek szövegei törzset opcionálisan fel lehet tölteni, egyénileg szükséges elbírálni, hogy készpénzes számlák esetében mennyire fontos, hogy megjelenjen szöveg ill. aláíró is. Pénzügyi teljesítések/új pénztári jelentés kiválasztásával lehetséges a kiadás/bevételeket rögzíteni. 1 Kötelezettségvállalás modul Költségvetési szerveknél a pénzügy indulásához szükséges a gazdálkodók kialakítása, a modulban való rögzítése. Ez tulajdonképpen a kötelezettségvállalás előkészítése. 1.1 Gazdálkodók rögzítése Bizalmas! 1/6

2 Az Új elem gombra kattintva vagy az F2-es billentyű megnyomásával kezdeményezhetjük új gazdálkodó felvitelét. A gazdálkodó nevét és kódját kötelező kitölteni. Amennyiben valamelyik hiányzik, akkor a program hibaüzenetet küld. A gazdálkodó kódja bármi lehet: szám, betű. A rendelésszám kódhoz szintén bármi megadható. Az itt megadott betű, vagy szám a rendelés programban különíti el jól láthatóan az egyes gazdálkodók rendeléseit 1.2 Felhasználók gazdálkodók összerendelése A menüpont segítségével azt adhatjuk meg, hogy egy-egy felhasználó milyen gazdálkodóhoz férhet hozzá. Ezzel az összerendeléssel korlátozhatjuk a program használójának a gazdálkodókhoz való hozzáférését. Bizalmas! 2/6

3 A Felhasználó neve alatt lévő mezőben tudjuk megadni, hogy melyik felhasználóhoz szeretnénk gazdálkodókat rendelni. Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy a mező végén lévő nyílra kattintunk, akkor megjelennek a felhasználók, és innen ki tudjuk választani a megfelelőt. 2 Pénzügy modul 2.1 Saját cím A rendszert használó intézmény saját adatait tartalmazza. Általában egy sort tartalmaz, de olyan esetekben, ha az intézmény egy részlege, az általa kiállított számlákon más szállítói néven jelenik meg, akkor elképzelhető több sor is. Az adatfelviteli képernyő a Menü ikonra kattintva szintén a Saját cím almenüpontban található meg. Ha az adott intézmény több bankszámla számot használ, akkor annyiszor fel kell venni az adatait, ahány bankszámla számmal rendelkezik. (ebből a törzsből választhatjuk ki később a vevői számlák nyomtatásához szükséges fejléc adatainkat). Tehát nagyon fontos, hogy induláskor legalább egy saját címet adjunk meg a helyes adatokkal feltöltve: név-cím, bankszámlaszám mindenképpen szükséges Pénzügyi törzs Ezeket az adatokat év elején kell egyszer megadni, különben nem lehet a banki és pénztári tételeket rögzíteni. Illetve, amennyiben év közben is keletkeznek új bankszámlák, lekötött betétek, amelyeket külön tartunk nyilván, akkor itt szükséges azoknak a nyitó adatait rögzíteni. Azokat a pénztárakat/bankszámlákat, amelyek tételeit rögzíteni kell, meg kell nyitni az év elején, illetve egyszer, amikor a programmal elindulunk. Ez azt jelenti, hogy meg kell adni a pénztárak/bankszámlaszámok mellé az év eleji nyitó egyenleget, melyet a program a későbbiekben felhasznál a mindig aktuális záró egyenleg megmutatására. Rögzítéskor meg kell adni a Pénztípust (Bank vagy Pénztár), a program automatikusan kioszt egy 3 karakter hosszú Azonosítót (pl. Bank 001). Ezen kívül meg kell még adni az Bizalmas! 3/6

4 Elnevezést, a Főkönyvi számlaszámot és a Nyitó egyenleget. A főkönyvi szám azért nagyon fontos, mert a CT-EcoSTAT Főkönyvi programban ez alapján könyveli le automatikusan a bank/pénztár ellenszámlára a pénzmozgásokat. Amennyiben a pénzügyi modul indulásakor még a főkönyvi számlatükör nem került kialakításra, akkor ezt utólag is lehet pótolni a főkönyvi könyvelés előtt. Addig a pénzügyi munkálatok elkezdődhetnek a pénzügyi kontírozás, előkontírozás később csatlakozhat a munkamenthez. Amennyiben az Elnevezés mezőbe a bankszámlaszám mellé szöveges megnevezését is beírjuk a bankszámlaszámoknak, akkor a CashFlow listán megjelenítjük azokat. Az elektronikus utalás miatt mindenképpen a bankszámlaszámot is fel kell tüntetni a megnevezés mező első részében! Az nyitó érték módosítása csak addig lehetséges, ameddig az adott számlán valamilyen forgalom nem volt. A főkönyvi szám és a nyitó érték mellett található Technikai felirat, azt szolgálja, hogy be lehet jelölni bankokat, melyeket a főkönyvi programban nem kívánnak könyvelni. A technikai bankokban olyan tételeket lehet kiegyenlíteni, melyeknek nincs pénzmozgása. (pl. telefon számlákat bérből vonják le, de a pénzügyben ki kell állítani számlát az ÁFA nyilvántartás miatt hogy kiállított számlák kiegyenlítésre kerüljenek a kiegyenlítés ilyen technikai bankon keresztül lehetséges.) Amennyiben a Valutás mezőt bejelöljük, akkor azt az adott banki típust csak a szorosan a pénzügyi programhoz kapcsolódó kiküldetés nyilvántartó programban lehet használni. Ott nyilván lehet tartani különféle deviza nemben a forgalmat, melyet a pénzügyi programban forintosan láthatunk. Bizalmas! 4/6

5 2.2 Aláírók A különböző számláknál és leveleknél megadhatók a különböző aláírók az intézménynél jóváhagyott aláírási rend szerint. Megadható az aláíró beosztása is. Egy-egy típusnál több fajta aláíró is megadható. Ilyenkor a nyomtatáskor a program fel fogja kínálni az aláírók törzsét kiválasztásra. Ki kell választani, hogy milyen levél, illetve számla aláíróját szeretnénk megadni. Ez az Aktuális aláírónál tehető meg. A Típus mező mellett található négyzet segítségével, a program több lehetőséget is felajánl. Meg lehet adni négy nevet és annak titulusát, valamint azt is, hogy ki készítette a számlát. Természetesen nem kell minden mezőt kitölteni. Lehetőség van arra is, hogy a dátum is megjelenjen, illetve bejelölhető, hogy ne jelenjen meg. Ezt a Dátum megjelenítése mezőre kattintva az egérrel lehet megtenni. Ha a mezőben (pipa) található, akkor meg fog jelenni a dátum. Az Aláírók almenünél a következő táblázatok jelennek meg. Bizalmas! 5/6

6 2.3 Levelek szövegei A levelek szövegei törzs segítségével megadhatjuk számlákhoz, folyószámla egyeztető levelekhez, késedelmi kamat levelekhez tájékoztató szövegeket. Ez elsősorban az induláskor a vevő számlák szövegezéséhez nyújt segítséget. 2.4 Pénztár feldolgozás A Pénzügyi teljesítések / Új pénztár jelentés menüpont segítségével tudjuk a pénztár feldolgozás elkezdeni. A pénzügyi törzsben korábban felvitt pénztár azonosító jelenik meg a képernyőn, a dátum megadásával indíthatjuk a pénztár kezelést. Szinte minden adatot, partnertörzset, számlákat, az új pénztári jelentésen belül rögzíthető. Bizalmas! 6/6