Tisztelt Képviselő-testület!

Átírás

1 Előterjesztés Dévaványa Város Önkormányzat Képviselő-testületének szeptember 26-i ülésére és Ecsegfalva Község Önkormányzat Képviselőtestületének szeptember 24-i ülésére Tárgy: Beszámoló a közös önkormányzati hivatal működéséről. Tisztelt Képviselő-testület! A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 85. -ának (1) bekezdése alapján jött létre március 1-i hatállyal. Beszámolómban tulajdonképpen az eltelt 6 hónap eredményeiről, történéseiről tudok számot adni. A közös önkormányzati hivatal létrehozásának oka az volt, hogy a törvény értelmében a 2000 fő lakosságszámot meg nem haladó községi önkormányzatok nem tarthatnak fenn önálló polgármesteri hivatalt. A városi, valamint a 2000 főt meghaladó lakosságszámú települési önkormányzat pedig nem tagadhatja meg a közös hivatal létrehozására vonatkozó megállapodás megkötését, ha azt a vele határos település kezdeményezi. Ezen törvényi háttéren alapulva kötötte meg a két település Képviselő-testülete a közös önkormányzati hivatal létrehozására vonatkozó megállapodást. A megállapodás megkötése természetesen nem volt ilyen egyszerű, több fordulós egyeztetési eljárás előzte meg, mire kialakultak a végleges álláspontok, amelyet mind a két fél el tudott fogadni. A közös önkormányzati hivatal az erről szóló alapító okirat elfogadásával jött létre, amelyet mind a két fél képviselő-testülete határozattal hagyott jóvá. A közös önkormányzati hivatal létszáma 28 főben került megállapításra a költségvetési törvény által finanszírozott létszám figyelembevételével. Ebből 4 fő az ecsegfalvi kirendeltségen dolgozik. A Közös Önkormányzati Hivatal megalakulását követő első intézkedések között történt meg a Közös Önkormányzati Hivatal törzskönyvi nyilvántartásba vétele a Magyar Államkincstár által. Első intézkedések voltak továbbá a hivatali körbélyegzők, fejbélyegzők elkészíttetése, valamint a hivatali épületeken a címertáblák elhelyezése az új hivatali elnevezéssel. Ezeket követték a munkajogi intézkedések. A közös hivatali szervezet köztisztviselőinek a közszolgálati tisztviselőkről szóló törvény alapján értesítést kellett készíteni, miszerint megváltozott a foglalkoztatójuk megnevezése. A munkajogi intézkedések közül a legfájóbb mozzanat az volt, amikor az ecsegfalvi kirendeltség dolgozóinak a besorolását vissza kellett állítani a 100 %-os beállási szintre mivel az ő bérbesorolásuk +20%-os eltérítést tartalmazott. Emberileg nem volt könnyű feldolgozni, hiszen a kint maradt 4 főnek a korábbi 6 fő munkáját kellett elvégeznie 20%-al kevesebb bérért. Óriási eredmény volt viszont, hogy az ecsegfalvi hivatalban lévő 2 fő dolgozót a dévaványai székhely hivatal át tudta venni foglalkoztatás szempontjából, így létszám leépítésre sehol nem került sor. A dévaványai köztisztviselők bére, mivel nem tartalmazott eltérítést, változatlan maradt. A névváltozást rengeteg egyéb helyen is át kellett vezetni, pénzintézetnél, közszolgáltatóknál, csekkeken stb. Ezek az intézkedések bár nem tűnnek jelentősnek, az elindulásban nélkülözhetetlenek voltak. A települések által kötött megállapodás értelmében a jegyző minden hónap első és harmadik keddi napján biztosítja a kirendeltségen az őt kereső ügyfelek részére az ügyfélfogadást, illetve ellenőrzi és felügyeli az igazgatási munkát. A hónap negyedik keddjén részt vesz a 1

2 bizottsági és testületi üléseken, ezen túlmenően az előre nem tervezett rendkívüli üléseken, illetve a települési ünnepségeken, rendezvényeken. A hivatal feladata a Mötv. alapján az önkormányzat működésével, a polgármester vagy a jegyző feladat és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában. Azt, hogy a közös hivatal a törvényben foglalt feladatainak milyen módon és hogyan tesz eleget az alábbiakban szeretném bemutatni. A Közös Önkormányzati Hivatal szervezeti felépítése: A közös önkormányzati hivatal egységes, de szakmai szervezeti egységekre (irodákra) tagolódik. A közös önkormányzati hivatal Ecsegfalva Községben állandó jelleggel kirendeltséget működtet az önkormányzati, gazdálkodási és igazgatási munka folyamatos ellátásához és az ügyfélfogadás biztosításához. A kirendeltségen biztosítani szükséges az ügyfélforgalommal járó ügytípusok teljes körű ellátását. Polgármester Dévaványa Polgármester Ecsegfalva Jegyző Kirendeltség Ecsegfalva Igazgatási iroda Adóiroda Gazdálkodási iroda Műszaki iroda Szervezési iroda A Hivatal emberi erőforrás helyzete: A Hivatal személyi összetétele: A Közös Hivatal köztisztviselői létszámát a közös hivatalt létrehozó Képviselő-testületek a költségvetési törvényben finanszírozott létszám figyelembe vételével 28 főben állapították meg, amely az alábbiak szerint oszlik meg: Foglalkoztatási forma Szervezeti egység megnevezése Betöltött létszám fő Köztisztviselők Jegyző 1 Igazgatási iroda 5 (+Gyeden lévő 1 fő) Gazdálkodási iroda 6 Műszaki iroda 5 (+Gyeden lévő 2 fő) Adóiroda 3 Ecsegfalvi Kirendeltség 4 Ügykezelő Szervezési iroda 1 Összesen 25 2

3 Foglalkoztatási forma Köztisztviselők, ügykezelők nemek szerinti megoszlása: Szervezeti egység megnevezése Betöltött létszám Ebből férfi nő köztisztviselő Jegyző 1 1 Igazgatási iroda 5 5 Gazdálkodási iroda Műszaki iroda Adóiroda Ecsegfalvi Kirendeltség 4 4 ügykezelő Szervezési iroda 1 1 Összesen Foglalkoztatási forma Köztisztviselők, ügykezelők iskolai végzettség szerinti megoszlása: Szervezeti egység megnevezés Betöltött létszám Felsőfokú (egyetemi, főiskolai) végzettség Ebből Középfokú végzettség köztisztviselő Jegyző 1 1 Igazgatási iroda Gazdálkodási iroda Műszaki iroda Adóiroda Ecsegfalvi Kirendeltség Ügykezelő Szervezési iroda 1 1 Összesen Foglalkoztatási forma Köztisztviselők, ügykezelők kor szerinti megoszlása: Szervezeti egység megnevezés Betöltött létszám 25 év alatti év közötti Ebből év közötti év közötti köztisztviselő Jegyző 1 1 Igazgatási iroda Gazdálkodási iroda Műszaki iroda Adóiroda Ecsegfalvi Kirendeltség Ügykezelő Szervezési iroda 1 1 Összesen Az önkormányzati hivatal dolgozóinak átlag életkora: 40 év 56 év fölötti 3

4 Tájékoztató adat a hivatalnál foglalkoztatott köztisztviselők, ügykezelők augusztus 31- ig ki nem adott halmozott szabadságairól: A Képviselő-testület korábbi ülésén beszámoltam arról, hogy a hivatalnál foglalkoztatott köztisztviselők és ügykezelők esetében jelentős számú ki nem adott szabadság halmozódott fel. Sajnos az ellátandó feladatok mennyisége és a rendelkezésre álló létszám, valamint a hivatal működőképességének megőrzése érdekében ezen a rossz gyakorlaton ezidáig sem sikerült javítani augusztus 31-ig a hivatalban foglalkoztatott köztisztviselők és ügykezelők ki nem adott szabadsága összesen 1001 nap. Ebből a kirendeltség dolgozóinak ki nem adott szabadsága 68 nap. Ezeknek a számadatoknak a törvénybe való ütközésen túl az önkormányzat költségvetését érintő pénzügyi kihatása akkor lehet, ha a sok szabadságot felhalmozó dolgozó nyugállományba vonul, vagy köztisztviselő jogviszonya átszervezés, vagy bármilyen más ok miatt megszűnik. A ki nem adott szabadságokon túl jelentős a túlmunkavégzés is. A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal dolgozóinak szabadságnyilvántartása ig engedélyezett szabadságok alapján Összes igénybe vehető szabadság Összes igénybe vett szabadság Még kivehető szabadság Balogh Csilla Csatári Mónika Cserven Csilla Erdei Sándor Ernyes Csilla Feke László Felföldi Attila Gyányi Irén Győrfi József Gyuricza Máté Kiss Ferencné Kürti Béla Lengyel László Pappné Rabi Erzsébet Pócsik Eszter Szarka Andrea Szűcs Mariann Szűcsné Horváth Margit Tóth Katalin Tóth Mihályné Ecsegfalvi kirendeltség Ádám Sándorné Rácz Anikó Sótiné Füleki Valéria Vilmánszki Jánosné Összesen: 1001 nap 4

5 2013. évi továbbképzések A közös hivatal köztisztviselői éves továbbképzési terv alapján vesznek részt a kötelező, illetve ajánlott továbbképzéseken. A továbbképzéseket koordinálását a Békés Megyei Kormányhivatal végzi. A kötelező továbbképzések ez évtől e-learning alapúak, amelyre október hónapban fog sor kerülni. A továbbképzési terven kívüli egyéb továbbképzések: Egyéb továbbképzések március 1. és augusztus 31. között: - Felnőttképzés Szociális, Gyermek- és ifjúságvédelmi ügyintéző továbbképzésen 1 fő köztisztviselő vett részt. (Még 2012-ben kezdődött, de áprilisában ért véget.) - Mérlegképes könyvelők évi kötelező továbbképzésén 4 fő köztisztviselő vett részt. (3 fő Dévaványáról, 1 fő az Ecsegfalvi Kirendeltségről.) - Közigazgatási szakvizsgára felkészítő konzultáción vett részt 1 fő köztisztviselő, aki később eredményes szakvizsgát tett. - Alapvizsga letételére köteles 1 fő köztisztviselő (2014. év április hó 1-ig) - Jelenleg folyamatban van 2 fő köztisztviselő továbbképzése Számítástechnikai szoftverüzemeltető képzésen. A közös önkormányzati hivatalban végzett ellenőrzések augusztus 31-ig: A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatalban augusztus 31-ig az ellenőrzési jogkörrel felruházott szervek 4 esetben tartottak ellenőrzést. Az ellenőrzések megállapításai: Ellenőrzés megnevezése: Iratkezelés közlevéltári ellenőrzése Ellenőrzést végezte: Békés Megye Képviselő-testülete Megyei Levéltára, Farkas György segéd levéltáros Ellenőrzés megállapításai: Levéltár átadásra érett iratanyag a Magyar Nemzeti Levéltár Békés Megyei Levéltárhoz 2014 őszéig kerül átadásra. A szervezet rendelkezik egyes iratkezelési szabályzattal. A nyilvántartás vezetése az ügyviteli iratokról gépi e-forte iktató rendszerrel történik. Az iratokat az irattári terv szerint kezelik. Az irattári helyiségek állapota az évi LXVI. tv. 4., 9. -ban foglaltaknak megfelel. Ellenőrzés megnevezése: TAKARNET rendszer használata, az adatfelhasználás jogszerűségének ellenőrzése Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Földhivatala Hajdú Róza járási földhivatal-vezető, Baksa Zsolt ingatlan-nyilvántartási ügyintéző, Somogyi Sándor ingatlan-nyilvántartási ügyintéző Ellenőrzés megállapításai: A biztonsági előírások betartása megfelelő. A földhivatali adatok felhasználása, napló ellenőrzése rendben volt. Az ellenőrzés a székhely hivatalban és a kirendeltségen is megtörtént. 5

6 Ellenőrzés megnevezése: Jegyző hatáskörébe tartozó I. fokú szociális feladatellátás vonatkozásában felügyeleti ellenőrzés Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatala, Szedlacsekné Pelle Beatrix Ellenőrzés megállapításai: Az ellenőrzés közölt iktatószám szerinti lista alapján véletlenszerű kiválasztással történik. Az ellenőrzésre került iratok száma: 4 db. Az ellenőrzés folyamatban van. Ellenőrzés megnevezése: Jogszerűségi I. fokú gyámhatósági ellenőrzés jegyzői hatáskörben az Ecsegfalvi Kirendeltségen került sor Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Szociális és gyámhivatala részéről Dr. Vámos Viktória Ellenőrzés megállapításai: Megállapítások és iratanyag került bekérésre, szúrópróbaszerűen történt az ellenőrzés. Jogszabálysértések olyan esetben fordultak elő, amely jóhiszeműen szervezett és gyakorolt jogokat érintenek, így a jogszabálysértő döntések felügyeleti jogkörben történő megsemmisítése vagy megváltoztatása az ügyfél alapvető jogaival és érdekeivel volna ellentétes. A közös önkormányzati hivatal munkarendje és ügyfélfogadási rendje Munkarendje: A Dévaványai Székhelye: hétfőtől csütörtökig ig. pénteken ig. Az Ecsegfalvi Kirendeltségen: hétfőtől és kedden ig. szerdán és csütörtökön ig. pénteken ig. Ügyfélfogadása: A Dévaványai Székhelye: hétfőtől , ig. kedden ig. szerdán és csütörtökön nincs ügyfélfogadás, pénteken , ig. Az Ecsegfalvi Kirendeltségen: hétfőtől és kedden ig. szerdán ig. csütörtökön és pénteken nincs ügyfélfogadás. A Dévaványai székhely hivatal ügyfélfogadási rendjét nagyban befolyásolja, hogy egy épületben található a Kormányhivatal járási kirendeltségével, ahol minden nap van 6

7 ügyfélfogadás. A közös bejárati ajtók miatt az ügyfélfogadási rend ezért az önkormányzati hivatalnál betarthatatlan, gyakorlatilag csak papíron létezik. Helyiség átadás a Járási Hivatalnak január 1-je, vagyis a Gyomaendrődi Járási Hivatal felállása óta a Dévaványai Önkormányzat hivatali épületében két hatóság működik. Egyrészt az épület helyt ad a Járási Kirendeltségnek az ott dolgozó 8 fővel, illetve az épület másik felében található az önkormányzati hivatal munkaszervezete július 1-től újabb helyiségek kerültek átadásra a járásnak. Megállapodás alapján átadásra került a jegyzői iroda, illetve a titkárság (6-os iroda) fele. A 6-os irodában gipszkartonfal választja ketté a helyiséget. A helyiségek kialakítása most van folyamatban. Az átadást követően az önkormányzati hivatalban még racionálisabban kell gondolkodni a megmaradt helyiségek kihasználásáról. Törvényességi helyzet: A közös hivatal felállása óta eltelt időszakban törvényességi felhívás a felügyeletet gyakorló Békés Megyei Kormányhivatal részéről nem érkezett. A bizottsági és képviselő-testületi jegyzőkönyvek határidőre beérkeztek. Ecsegfalva Község vonatkozásában egy törvényességi felhívás érkezett, amely olyan törvénysértés megszüntetésére irányult, amely még a közös hivatal felállítása előtti időszakban keletkezett. A Képviselő-testület február 12-i ülésén megalkotott települési szilárd hulladék közszolgáltatási díjmegállapító rendelete tárgyában. Ecsegfalva Önkormányzat Képviselő-testülete július 30-án megtartott ülésén tárgyalta a törvényességi felhívást, az abban foglaltakkal egyetértett és a törvénysértő önkormányzati rendeletet hatályon kívül helyezte. Ecsegfalva Önkormányzatát érintően figyelmet kell fordítani a képviselő-testületi jegyzőkönyvek határidőre történő megküldésére, mert a késedelmes megküldést a Kormányhivatal bírsággal szankcionálhatja. A törvényességi referenssel való kapcsolattartásunk és együttműködésünk kölcsönös bizalmon, egymás segítésén és egy jó munkakapcsolaton alapul. Tárgyi feltételek, ügyfél tájékoztatás: Az önkormányzati hivatal épülete sajnos már nem felel meg a jelenkor elvárásainak. A város középületei közül a legelavultabb, legleromlottabb állapotban lévő épület a városháza. Az ügyfelek részére a várakozás céljára nem áll rendelkezésre korszerű ügyféltér. Az ügyféltér télen fűtetlen, nyáron az árnyékolás hiánya miatt elviselhetetlenül meleg. Az ügyfelek részére ügyintézéskor bizonyára sokszor kényelmetlen az is, hogy az általuk elmondottakat többen is hallják, mivel a helyiségek kialakítása a nagy ügyfélforgalmú irodákban nem teszik lehetővé a bizalmas ügyintézést. Elavult a hivatal elektromos hálózata is, amely nehezen bírja a sok számítógép és fénymásoló egyszerre történő működtetését. Az ügyfelek tájékozódását elősegítendő az ügyféltérben az első bejárattal szemben információs táblát helyeztünk el. Ezen túlmenően az ajtókon megtalálható a szervezeti egység megnevezése, illetve az ott dolgozó kollegák neve és beosztása feltüntetésre került. 7

8 Az ügyfelek tájékoztatását próbáljuk elősegíteni az önkormányzati honlap útján is, amelyet szeretnénk folyamatosan fejleszteni és még áttekinthetőbbé tenni. A honlapon megtalálhatók az ügyintézést elősegítendő ügymenet leírások is. Az ügymenet leírásokból az ügyfelek részletesen tájékozódhatnak az adott ügyfajta jogszabályi előírásairól, ha az ügyintézés illeték, vagy igazgatásszolgáltatási díj köteles, annak mértékéről, az ügyintézési határidőről. Az ügy intézése érdekében a hivatal melyik szervezeti egységéhez fordulhatnak, azon túl az eljáró ügyintéző nevét, elérhetőségét, az ügyfélfogadási időt, a jogorvoslatról való tájékoztatást. Az ügyekhez kapcsolódóan letölthetőek a formanyomtatványok is. Úgy gondolom ez nagy segítséget jelent minden ügyfél részére. Az önkormányzati hivatal informatikai háttere megfelelőnek mondható. A számítógépek hálózatba vannak kötve, a szoftvereink jogtiszták. Lehetőségeinkhez mérten folyamatosan újítjuk a gépállományt, hiszen ha valami tönkre megy egyrészt nincs is más választásunk, a munkavégzés nem állhat le. A hivatalban lévő nagy teljesítményű fénymásolókat béreljük, így ezzel kapcsolatos karbantartási kiadások nem merülnek fel. A hatósági munkavégzés jogszabályi hátterét a székhely hivatalnál a Complex Kiadó CD jogtárával biztosítjuk, amely az egyik legmodernebb ilyen jellegű kiadvány, hiszen számtalan keresési funkciója mellett, egybe szerkesztve megtalálható a jogszabályhoz kapcsolódó megértést segítő magyarázat, és valamint a kapcsolódó bírósági jogesetek is. Online funkciója révén a jogszabályok naprakészen frissítettek. A hivatalba járó Magyar Közlönyök számát erre való tekintettel egyre csökkentettük. A kirendeltségen a jogszabályok elérése az internet alapú jogszabálykeresővel biztosított. Ügyiratkezelés, ügyiratforgalmi adatok Iktatott ügyiratok száma től ig terjedő időszakban A dévaványai székhelyre vonatkozóan Iroda főszám alszám összesen Szervezési Iroda Igazgatási Iroda Adóiroda Műszaki Iroda Gazdálkodási Iroda Mindösszesen Az ecsegfalvai kirendeltségre vonatkozóan főszám alszám összesen

9 Ügyiratforgalom Ágazat dévaványai székhelyre vonatkozóan ecsegfalvai kirendeltségre vonatkozóan főszám alszám összesen főszám alszám összesen Pénzügyek Adó-, értékbizonyítvány Adóellenőrzés, adategyeztetés, adókedvezményi-mentességi ügyek, adókivetés ellni jogorvoslatok, adóbevallás és adókivetés, adóhátralék, túlfizetés, téves befizetés Adók módjára behajtandó köztartozások iratai Vagyoni igazolás Egészségügyi igazgatás Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése Egészségügyi ellátást támogató pályázatok Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti pályázatok, szerződések (lejárat után) Házi szakápolási szolgálat, járóés fekvőbeteg-szakellátás, 1-1 óraszám, ügyeletek Bölcsődék működésével kapcsolatos iratok Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás Szociális igazgatás Szociális ellátást támogató pályázatok Helyi rendeletben szabályozott átmeneti ellátások (saját 2-2 ellátások) Átmeneti segély Közüzemi kompenzációs ügyek, lakbér-hozzájárulás Lakásfenntartási támogatási ügyek Aktív korúak ellátása Temetési segély Szociális kölcsön Adósságkezelési szolgáltatás (lakhatást segítő ellátás, adósságcsökkentési támogatás) Köztemetés

10 Gondozási szükséglet vizsgálata Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány, igazolások Közgyógyellátás Környezetvédelem, építési ügyek, településrendezés, területrendezés kommunális igazgatás Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése Átnézeti nyilvántartási térkép, földmérési alaptérkép Területfejlesztési koncepció, területrendezési terv, településfejlesztési koncepció, településfejlesztési stratégia, településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat Településrendezési kötelezések 1-1 Településképi véleményezési eljárás Bontási-, építési-, összevont-, használatbavételi-, fennmaradási engedélyezési eljárások, építésügyi vagy eljárási bírság kiszabása, bontási vagy átalakítási kötelezettség, végrehajtási eljárás, engedély hatályának meghosszabbítása iránti engedélyezési eljárás Építésügyi hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek intézése, tájékoztatások, szolgáltatás körében kiadott szakmai nyilatkozat Hulladéklerakó-helyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) kijelölése, létesítése, hulladékkezelési szerződések, hulladékgazdálkodási program Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai, térképei, újbóli használatba vétele Közterületi felújítás, karbantartás, hibaelhárítás 1-1 Közterület tisztántartása,

11 felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladékártalmatlanítás, hulladékújrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírság ügyek Közlekedés és hírközlési igazgatás Közterület-foglalási, - használati megállapodások díja Belterületi közútkezelői hozzájárulás 2-2 Vasúti átkelőhelyek, gépkocsibehajtók, gyalogutak, járdák, kerékpárutak, közutak 1-1 fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása Egyéb közútkezelői hozzájárulás 2-2 Vízügyi igazgatás Árvíz- és belvíz-védekezési terv 1-1 Vízjogi létesítési, fennmaradási és üzemeltetési engedély 1-1 Ivóvíz-, szennyvízhálózat, csapadékcsatorna-hálózat üzemeltetése Közkifolyókkal, tűzcsapokkal kapcsolatos ügy 1-1 Vízszennyezési, vízvédelmi és csatornabírság ügyek Önkormányzati, igazságügyi és rendészeti igazgatás Anyakönyvi, állampolgársági ügyek Anyakönyv, anyakönyvi alapirat, betűrendes névmutató, családi jogállás rendezésével kapcsolatos irat, apa adatai nélkül anyakönyvezett születések nyilvántartása, házasságkötéssel, bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésével kapcsolatos jegyzői engedély, felmentés Anyakönyvi okirat kiállítása iránti kérelem, belföldi és külföldi jogsegély iránti kérelem, anyakönyvi kivonat átvételi elismervénye, anyakönyvi adatszolgáltatás iratai, anyakönyvbe történő betekintés iratai, anyakönyvi események egyeztetése 11

12 Anyakönyvi Szolgáltató Rendszer működésével kapcsolatos egyéb ügyek Állampolgársági egyéb ügyek, hazai anyakönyvezési kérelem, névváltoztatási kérelem felterjesztésével, továbbá házassági névmódosítási 9-9 kérelem áttételével kapcsolatos iratok, családi események polgári szertartása Polgárok személyi adatainak, lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos ügyek Adategyeztetés A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos ügyek A címnyilvántartással kapcsolatos ügyek Választásokkal kapcsolatos ügyek Választási jegyzőkönyvek (szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek) első eredeti példánya Szavazókörök, helyi önkormányzati választókerületek megállapítása Rendőrségi ügyek 1-1 Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának segítésére, támogatása, 1-1 bűnmegelőzési önkormányzati feladatok Igazságügyi igazgatás 1-1 Birtokvédelmi ügy 1-1 Egyéb igazgatási ügy Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logó engedélyezése, zászló (lobogó) kitűzésével 1-1 kapcsolatos iratok Hagyatéki ügyek Hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatás Hirdetmények (ingatlan bérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet is) kifüggesztésről igazolás Lakásügyek Önkormányzati bérlakásra várók ügyei, névjegyzéke

13 Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után), lakásbérleti szerződés megszűnése Helyiség-, garázsbérleti, - elidegenítési szerződés, helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után) Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás, egyéb lakáscélú támogatás egyedi ügyek (lejárat után) Lakásfelújítási, karbantartási támogatás Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás Óvodáztatási támogatás megállapítása Halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek részére kiadott igazolások Ipari igazgatás Telepengedélyek, bejelentés köteles tevékenységek, nyilvántartása Törzsvezetékek létesítése és vezetékjogi engedélyezési eljárása Kereskedelmi igazgatás, turisztika Vásár, piac rendezésének engedélyezése, bevásárlóközpont üzemeltetésének bejelentése, adatváltozások bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei Működési engedély köteles kereskedelmi tevékenység folytatásának engedélyezése, bejelentésköteles kereskedelmi tevékenység folytatásának bejelentése, zenés, táncos rendezvények rendezvénytartási engedélyezése, adatváltozások

14 bejelentése, tevékenység folytatásának ellenőrzése és annak jogkövetkezményei Földművelésügy, állat- és növényegészségügyi igazgatás Állati hulladékgyűjtő hellyel, gyűjtő-átrakó teleppel (gyepmesteri teleppel), kedvtelésből tartott állatok kegyeleti temetőjével kapcsolatos iratok Állattartási, állatvédelmi ügy Méhészekkel kapcsolatos egyedi ügyek Fás szárú és cserje kivágási bejelentések, engedélyek, közterületi fa- és cserjepótlás Művelési ágváltozások 1-1 Termőföld elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos iratok Munkaügyi igazgatás, munkavédelem Közfoglalkoztatási terv, közhasznú, közcélú foglalkozatás szervezése, álláshelyek, közérdekű munkával kapcsolatos operatív ügyek Közoktatási és művelődésügyi, igazgatás Tanköteles és fejlesztő iskolai oktatásra köteles tanulók nyilvántartása Közoktatási, kulturális megállapodások Szobrok, művészi alkotások, emlékművek, emléktáblák állítása, újraállítása, kiállítása Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak Honvédelmi, katasztrófavédelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség Polgári védelmi szervezet létrehozása (területi, települési, munkahelyi is) Katasztrófavédelmi terv Önkormányzati és általános igazgatási ügyek

15 Képviselő-testület iratai Polgármesteri, főpolgármesteri, alpolgármesteri tisztség átadásátvétel, egyéb feladat- és 2-2 hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei (előterjesztések, sürgősségi indítványok, tájékoztatók, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntéselőkészítő iratok stb.) Képviselő-testületi zárt ülések jegyzőkönyvei és mellékletei, zárt ülésekről készült hanganyagok Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok üléseinek, falugyűlések, járási tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok zárt üléseiről készül jegyzőkönyvek, hang- és képanyagok Önkormányzati rendeletek, határozatok, szabályzatok, együttműködési 1-1 szerződések/megállapodások eredeti példánya Nemzetiségi önkormányzat iratai Együttműködési megállapodások Nemzetiségi önkormányzat, nemzetiségi önkormányzati bizottsági üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, előterjesztések, egyéb döntéselőkészítő iratok Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti célú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak iratai Szervezet, működés Intézmények, érdekeltségi körébe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, 15

16 ellenőrzési jegyzőkönyvek, minőségirányítási program Intézmények, érdekeltségi körébe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos 1-1 felügyeleti, ellenőrzési, operatív ügyek Kártérítések 1-1 Közérdekű kérelmek, panaszok, javaslatok, bejelentések 1-1 Külső szervek, Állami Számvevőszék, a fővárosi és megyei kormányhivatal ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói, szakfelügyeleti vizsgálatok, törvényességi felhívások, törvényességi felügyeleti bírsággal kapcsolatos iratok, ügyészi intézkedések, a helyi önkormányzat helyett a fővárosi és megyei kormányhivatal vezetője által megalkotott önkormányzati rendeletekkel kapcsolatos iratok, a fővárosi és megyei kormányhivatal által pótolt helyi önkormányzati határozatok, a helyi önkormányzat által pótolt feladat-ellátási kötelezettséggel kapcsolatos iratok Statisztika (éves) Statisztika (időszaki) Társulási megállapodások, társulási tanács üléseinek előterjesztései, jegyzőkönyvei, határozatai Népszámlálás, egyéb összeírások lebonyolításával 1-1 kapcsolatos ügyek Alapítvánnyal, nonprofit szervezettel kapcsolatos ügyek Önkormányzati (fejlesztési, működési célú) elnyert pályázatok Állásfoglalások kérése Hivatal, munkakör átadásátvételi jegyzőkönyv Körlevelek (intézkedést igénylő) 2-2 Intézkedést nem igénylő, de vezetői utasítás alapján iktatott körlevelek, meghívók, 16

17 tájékoztatók Tájékoztatás, adatszolgáltatás Iratkezelés, ügyvitel Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrendelésű elektronikus program leírások, programrendszer, védelem szabályozás stb.) Kiadmányozásra használt és más, joghatás kiváltására alkalmas bélyegzők nyilvántartása, selejtezésükről, 1-1 visszavonásukról készült jegyzőkönyvek Személyzeti, bér- és munkaügyek A foglalkoztatottak illetményügyei (bérjegyzék, illetménykiegészítés, illetménypótlékok, személyi illetmény megállapítása, illetményeltérítés, járulékszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, köztisztviselői, közalkalmazotti juttatások stb.) Fizetési előleg, helyettesítések, kereseti igazolás, személyi tárgyú pályázati kiírások és beadott pályázatok, üres álláshelyekről tájékoztatás, tartalékállománnyal, betöltetlen álláshelyekkel, pályázatokkal kapcsolatos iratok Jelenléti ívek, munkába járás költségeinek térítése, utazási utalványok ügyei, napidíjak, szabadságolási rend, szabadságügyek, egy hónapnál rövidebb fizetés nélküli szabadság Kinevezés, megbízás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, egyéni teljesítményértékelés iratai, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalékállományba helyezés 17

18 (erről tájékoztatás) és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, esti megbízások, összeférhetetlenség, kirendelés, prémium évek programba helyezés Közigazgatási alap-, és szakvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek, ügykezelői 1-1 alapvizsga-kötelezettséggel kapcsolatos ügyek Vagyonnyilatkozat 7-7 Megbízási szerződések Közhasznú, közcélú alkalmazások távmunka egyedi ügyei Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásának előkészítése, lebonyolítása Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat, egyetemi, főiskolai hallgatók szakmai gyakorlata (konzulens kérése) Továbbképzési éves és középtávú terv Pénz- és vagyonkezelés Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás Közbeszerzéssel nem járó beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, számlaegyeztetés, követelés érvényesítése, adósságelengedés Illetményszámfejtés Ingatlan- és

19 vagyonnyilvántartás; tulajdonjog-, szolgalmi jog, vezetékjog-rendezés, nyilvántartás Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, céltartalékok felhasználása, pénzmaradvány elszámolása, pótelőirányzat, reorganizáció,, számviteli rend, intézmények közüzemi számlájának rendezése) Önkormányzati vagyonkezelésre, elidegenítésre, bérletre, cseréjére, jelzálogjaira, vásárlására, haszonbérletére, vagyonkezelői jog létesítésére vonatkozó alapiratok, szerződések, beruházási terv, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás, törzskönyvi nyilvántartás Közbeszerzési ügyek (árubeszerzés, szolgáltatások megrendelése) Önkormányzati ingatlanok fenntartása, karbantartása A Dévaványai Közös Önkormányzati Hivatal március 1-jétől augusztus 31-ig időszakra kiterjedő küldeményei Hónap Könyvelt küldemények db POSTAKÜLDEMÉNYEK (székhely) Díj Ft Közönséges levélpostai küldemény db Díj Ft Összesen db Összesen Ft Március Április Május Június Július Augusztus Összesen A fenti időszakban hivatalos, Dévaványa városon belüli, helyi kézbesítők által kézbesített küldemények összesen: 6304 db, melyből könyvelt küldemény 5511 db, közönséges levélküldemény 793 db. 19

20 Hónap Könyvelt küldemények db POSTAKÜLDEMÉNYEK (kirendeltség) Díj Ft Közönséges levélpostai küldemény db Díj Ft Összesen db Összesen Ft Március Április Május Június Július Augusztus Összesen Az igazgatási iroda tevékenységének bemutatása Az igazgatási iroda jelenleg 6 fővel látja el feladatát, 4 fő köztisztviselő, 1 fő ügykezelő. A 4 fő köztisztviselőből 1 fő irodavezető és 1 fő szociális ügyintéző, 2 fő igazgatási ügyintéző, 1 fő anyakönyvvezető. Az iroda 1 fő igazgatási ügyintézője tartós távollét (GYED) miatt nem aktív dolgozó. A hivatal legnagyobb ügyfélforgalmát lebonyolító iroda. Az iroda tevékenységét folyamatosan 3 fő közfoglalkoztatott segíti. Az Iroda által ellátott főbb feladatok A szociális törvényen alapuló szociális ellátások megállapításával kapcsolatos feladatok. A gyermekek védelmével kapcsolatos gyermekvédelmi ellátások megállapításával kapcsolatos feladatok. Az anyakönyvi feladatok ellátása. Népesség-nyilvántartással kapcsolatos ügyintézés. Hagyatéki eljárás. Költségalapú és szociális bérlakások bérlőinek kiválasztásával kapcsolatos döntések előkészítése. Otthonteremtés helyi támogatására vonatkozó kérelmek döntésre történő előkészítése, Képviselő-testület elé terjesztése. Fiatalok életkezdési támogatásának megállapításával összefüggő feladatok. A Bursa Hungarica Felsőoktatási Ösztöndíj pályázatokkal kapcsolatos feladatok. A gáz-, villamos energia felhasználásával kapcsolatos védendő fogyasztói feladatok ellátása. Ügyiratkezeléssel kapcsolatos feladatok. A postai küldeményekkel kapcsolatos teendők. Üzletek működési engedélyével kapcsolatos feladatok. Telepengedéllyel kapcsolatos feladatok ellátása. Vásárrendezéssel kapcsolatos ügyek. Erdőgazdálkodással kapcsolatos ügyek. Földügyekkel kapcsolatos feladatok (hirdetmények, vagyongazdálkodás) Állattartással kapcsolatos feladatok ellátása. Méhészkedéssel kapcsolatos feladatok. Növényvédelemmel kapcsolatos feladatellátás. 20