BELSŐ ELLENÖRZÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 CENTRAL NOK Szervező Zártkörűen Működő Részvénytársaság BELSŐ ELLENÖRZÉSI SZABÁLYZAT Jóváhagyta a Central NOK Zrt. Igazgatósága április 20.-án, a Central NOK Zrt. Felügyelő Bizottsága április 25.-én Hatályba lépett április 25.-én 1

2 1 Jogszabályi előírások, a szabályzat célja A nemzeti otthonteremtési közösségek működtetésére vonatkozóan a évi XV. törvény a nemzeti otthonteremtési közösségekről (Tv.) és a 115/2016. (VI.6.) Kormányrendelet (Vhr.) a nemzeti otthonteremtési közösségekről szóló törvény végrehajtásainak szabályairól fogalmaz meg szabályokat. A Tv. 15 S (3) előírja, hogy a közösségeket működtető Szervezőnek működése és az üzleti nyilvántartások vezetése során biztosítania kell a nemzetközi standardoknak megfelelő belső ellenőrzését. A Vhr. 39 S rendelkezése szerint: (4) A szervező köteles olyan belső ellenőrzési rendszert működtetni, amely biztosítja a jogszabályokban és belső szabályzatokban meghatározott előírásoknak megfelelő működést. A belső ellenőrzési rendszer működtetésére vonatkozó eljárásokat belső szabályzatban kell rögzíteni. (5) Az (1) bekezdésben foglalt kötelezettség betartása érdekében a szervező legalább egy fő belső ellenőrt foglalkoztat. Egy belső ellenőr egyidejűleg több közösséggel kapcsolatban is elláthat belső ellenőrzési funkciókat. Egy személy egyidejűleg csak egy szervezőnél láthat el belső ellenőrzési feladatokat. Nem lehet belső ellenőr a szervező ügyvezetésének vagy felügyelőbizottságának tagja. A belső ellenőr működésének részleteit a belső ellenőrzésről szóló szabályzat tartalmazza. (6) A belső ellenőr éves ellenőrzési tervet készít, amelyet a felügyelőbizottság hagy jóvá. A belső ellenőr az általa feltárt hiányosságokról az igazgatóság mellett a felügyelőbizottságot is tájékoztatja. Amennyiben a belső ellenőr olyan hiányosságot tár fel, amely veszélyezteti a közösség biztonságos működtetését, haladéktalanul értesíti a Hatóságot. (7) Belső ellenőrzési feladatokkal csak olyan személy bízható meg, aki szakirányú felsőfokú iskolai végzettséggel vagy mérlegképes könyvelői szakképesítéssel, és legalább hároméves szakmai gyakorlattal rendelkezik, valamint büntetlen előéletű. (8) A belső ellenőr javadalmazására, munkaviszonyának megszüntetésére vonatkozó döntéseket a felügyelőbizottságnak is jóvá kell hagynia. Az előírások betartása érdekében a Szervező a belső ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat és szabályokat jelen szabályzatban rögzíti. 2 Belső ellenőrzési rendszer A belső ellenőrzési rendszer elemei a következők: belső ellenőr(zés), vezetői ellenőrzés, folyamatba épített ellenőrzés, vezetői információs rendszer. 2.1 Vezetői ellenőrzés A vezetői ellenőrzés magában foglalja a nyomon követési, az ellenőrzési és számonkérési/beszámoltatási feladatok ellátását azok teljesítésének (alaki és tartalmi szempontok szerinti) ellenőrzését is. Az ellenőrzés főbb eszközei: a.) az írásbeli és szóbeli beszámoltatáson/számonkérésen keresztül végzett vezetői ellenőrzés, b.) a vezetői információs rendszer működtetése és annak adataira, működésére épülő vezetői ellenőrzés (nyomon követés), c.) az aláírási, postabontási jog gyakorlása, d.) a közvetlen helyszíni (személyes) vezetői ellenőrzés, 2

3 e.) az irányított tevékenységet érintő folyamatok, tendenciák, eredmények, célok folyamatos értékelése, elemzése, illetve a következtetések és a korrekciós lépések megtétele. A vezetők ellenőrzési tevékenysége kiterjed az általuk irányított szervezeti egység egész területére (ideértve a megbízási szerződés alapján külső szolgáltató által végzett tevékenységeket is), illetve a szervezet közvetítői (független vagy függő) által végzett tevékenységekre is. A vezetői ellenőrzési funkcióknak, feladatoknak minden vezetői szinten érvényesülniük kell. A vezetői ellenőrzés részletes szabályait (ideértve a jelentéseket és a szolgálati/jelentési utakat is) teljes körűen a belső szabályzatoknak és a munkaköri leírásoknak kell tartalmazniuk és az azokban foglaltaknak megfelelően a vezetők rendszeresen ellenőrzik és beszámoltatják beosztottaikat. 2.2 Folyamatba épített ellenőrzés A Szervező az egyes ügyviteli folyamatokat, eljárásait, illetve belső szabályzatait úgy alakítja ki (ideértve a megbízási szerződés alapján külső szolgáltató által végzett tevékenységeket is), hogy az lehetővé tegye és kényszerítse ki a folyamatba épített ellenőrzést, azaz minden tranzakció, minden tevékenység csak dokumentált ellenőrzés után, nyomon követhető módon legyen végrehajtható. Az egyes folyamatokba olyan ellenőrzési pontokat kell beiktatni, melyek biztosítják, hogy az egyes részfeladatok csak a megelőző részfeladat ellenőrzését - egyúttal annak megfelelőségét - követően kerülhessenek ellátásra, azaz a részfolyamatok befejezése csak az ellenőrzés megvalósulása után történhessen meg, ezáltal biztosítva az egymásra épülő részfeladatok inputjainak megfelelőségét. Meg kell határozni az ellenőrzésre kijelölt műveleteket, az eltérések javításának módját, továbbá, hogy kinek, milyen bizonylatok alapján, milyen gyakorisággal, milyen mintavételi eljárással (tételes, szúrópróba szerű), milyen dokumentációs kötelezettséggel kell az ellenőrzési feladatokat elvégeznie. Az ellenőrzési pontokat, feladatokat a munkafolyamatnak azon szakaszába kell beiktatni, ahol az ellenőrzési tevékenység feltételei biztosítottak és ahol a hiba kiszűrhető, keletkezése, illetve hatásának érvényesülése megakadályozható, a felelősség megállapítható. Egy adott művelet elvégzése és ellenőrzése nem lehet ugyanannak a személynek a feladata. Többek között ezért is - a munkakörök megfelelő elhatárolása révén - biztosítani kell, hogy az alkalmazottakra ne háruljanak egymással konfliktusban álló feladatok. A folyamatba épített, ismétlődően végrehajtandó alapvető ellenőrzési feladatokat az egyes szakterületi szabályzatok, körlevelek, szerződések tartalmazzák. A munkaköri leírásoknak ki kell térniük a belső ügyviteli szabályzatokban meghatározott munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatok betartására vonatkozó kötelezettségekre. A folyamatba épített ellenőrzés elsősorban az aláírási jog gyakorlásakor (amikor a gazdasági kihatással járó intézkedések, kötelezettségvállalások indokoltságának ellenőrzésére is sor kerül), és a.) a tevékenységek, b.) a folyamatok, valamint c.) a tranzakciók végrehajtása, ellenőrzése és egyeztetése, kiszűrése/azonosítása során érvényesül. 3

4 2.3 Vezetői információs rendszer A vezetői információs rendszer célja, hogy az irányítás és az ellenőrzés során egységes és átfogó információk álljanak a vezetőség (Vezérigazgató, Igazgatóság, Felügyelő Bizottság és egyéb vezetők) rendelkezésére. A Szervező olyan Vezetői Információs Rendszert alakít ki, amely megfelelő feldolgozással időben eljuttatja a megfelelő (különböző szintű) vezetőkhöz/munkatársakhoz a.) a Szervező belső (az informatikai és könyvelési rendszerből és egyéb nyilvántartások összességéből megfelelő rendezettséggel kinyerhető) és a gazdasági környezet információit, adatait, b.) a Szervező pozícióira, likviditására, ügyfeleire, a piaci eseményekre, a versenytársak piaci lépéseire, a jövedelmezőségére és költséggazdálkodására vonatkozó adatait, információit, c.) a Szervező valamennyi releváns irányítási és más egyéb kockázatait, kontrolljait és azok eredményességét és hatékonyságát tükröző információkat, az állományi és forgalmi adatokat, d.) a nyilvánosságra hozatali kötelezettségek teljesítéséhez szükséges információkat. 3 A belső ellenőr(zés) 3.1 A belső ellenőr feladatai, hatásköre A Szervező belső ellenőre a felügyelőbizottság (továbbiakban Felügyelő Bizottság) feladatainak ellátását is segíti azzal, hogy a Felügyelő Bizottság által jóváhagyott belső ellenőrzési terv alapján elvégzi a szükséges vizsgálatokat, beszámol az Igazgatóságnak és a Felügyelő Bizottságnak a vizsgálatok eredményeiről, valamint nyomon követi a Szervező számára előírt feladatok végrehajtását. Annak érdekében, hogy a belső ellenőr feladatait maradéktalanul teljesítse, a Szervező ügyvezetése biztosítja, hogy a belső ellenőr naprakész információval rendelkezzen a Szervezőnél folyó tevékenységekről, illetve hogy az ehhez szükséges eszközök és feltételek rendelkezésre álljanak. A belső ellenőr ellenőrzi és elősegíti a jogszabályoknak megfelelő működést, biztosítja a Szervező szabályzataiban foglalt előírások betartásának ellenőrzését, ellenőrzi a Szervező működését, számvitelét, ügyvitelét, a közösségek fizetőképességének, bevételeinek és kiadásainak, eszközeinek és kötelezettségvállalásainak összhangját, biztosítja a jogszabályoktól és a belső szabályzatokban foglaltaktól való eltérések feltárását, jelentését, továbbá javaslatot tesz a feltárt hiányosságok kijavítására, elősegíti a végzett tevékenységek hatékonyságának növelését. A belső ellenőr tevékenységét a folyamatoktól elkülönülten végzi. Tevékenysége során a belső ellenőr összehasonlítja az elvárt és valós állapotot, megállapításait jelentésbe foglalja, és lehetőség szerint javaslatokat dolgoz ki a hiányosságok elhárítására, javítására. Vizsgálja a hatáskörök betartását és a dokumentáltságot. A belső ellenőr tanácsadói tevékenységi köréhez tartoznak ún. preventív megelőző jellegű ellenőrzési feladatok is, amelyek szabályzatvéleményezésen, projektekben való informális közreműködésen, minőségbiztosítási tevékenységen keresztül valósulnak meg. A belső ellenőr a külső ellenőrök (könyvvizsgáló, felügyeleti szervek) munkájához a szükséges mértékig segítséget nyújt. 4

5 3.2 A belső ellenőr jogállása, jogai, függetlensége A belső ellenőr feladatait munkaviszony keretében végzi. A belső ellenőr felett a munkáltatói jogokat a Vezérigazgató gyakorolja, javadalmazását a Felügyelő Bizottság jóváhagyja.szakmai irányítását a Felügyelő Bizottság elnöke végzi. A belső ellenőrnek függetlennek kell lennie azoktól a tevékenységektől, amelyeket ellenőriz. A belső ellenőr kizárólag a Szervező tevékenységi körébe tartozó tevékenységek ellenőrzését látja el, ellenőrzési feladatai ellátásában kizárólag a Felügyelő Bizottságnak van alárendelve. A belső ellenőr önállóan jár el a tevékenysége tervezése, az ellenőrzési terv végrehajtása, a módszerek és eljárások kiválasztása során, és befolyástól mentesen állítja össze a megállapításokat, következtetéseket, és javaslatokat tartalmazó ellenőrzési jelentést. A belső ellenőr feladatai teljesítése érdekében teljes körű, korlátlan "olvasási jogosultságot kérhet a szervezet összes funkciója, tevékenysége, helyisége, működése, információja, nyilvántartása, adatállománya és számítógépes programja tulajdona, valamint alkalmazottja tekintetében. A Szervező ügyvezetése a belső ellenőrt idejében tájékoztatja a munkáját érintő szervezeti ill. munkafolyamatbeli változásokról, a belső utasítások változtatásáról. Abban az esetben, ha a belső ellenőr rajta kívül álló okok miatt feladatainak nem tud eleget tenni, köteles azt az akadályoztatás megszűnését követően haladéktalanul írásban jelenteni a Felügyelő Bizottságnak és az Igazgatóságnak. 3.3 A belső ellenőrzés irányítása A belső ellenőr irányításának keretében a Felügyelő Bizottság: elfogadja a belső ellenőr éves ellenőrzési tervét, legalább félévente megtárgyalja a belső ellenőr által készített jelentéseket, és ellenőrzi a szükséges intézkedések végrehajtását, szükség esetén külső szakértő felkérésével segíti a belső ellenőr munkáját A belső ellenőr javadalmazásával, munkaviszonyának megszüntetésével kapcsolatban a Felügyelő Bizottság is döntést hoz (jóváhagyja). Amennyiben a Belső Ellenőrzés olyan hiányosságot tár fel, amely veszélyezteti a közösség biztonságos működtetését, a Belső ellenőrzés vezetője haladéktalanul értesíti a Hatóságot. Rendkívüli vizsgálatokra vonatkozó megbízásokat a Felügyelő Bizottság, illetve a Felügyelő Bizottság egyetértésével, vagy utólagos tájékoztatásával a vezérigazgató adhat. A rendkívüli vizsgálatra vonatkozó megbízást írásban kell megadni. 3.4 A belső ellenőr tevékenységére vonatkozó irányelvek A belső ellenőrzési tevékenység irányelveit a vonatkozó törvények, nemzetközi irányelvek, vonatkozó felügyeleti ajánlások, stb. határozzák meg. A nemzetközi szakma alapvető normái szerint a belső ellenőrzési tevékenységet objektíven, tárgyilagosan, szakértelemmel illetve kellő szakmai gondossággal, valamint előítéletektől mentesen kell ellátni. Elvárás a szaktudás, gyakorlat, egyéb ismeretek és készségek folyamatos fejlesztése. A belső ellenőrnek kiemelt titoktartási kötelezettsége van a munkája során tudomására jutott információkról az illetéktelen harmadik személyekkel szemben. 5

6 3.5 A belső ellenőrzési tevékenység ellátása A belső ellenőrzési tevékenység kialakítása, működtetése során a nemzetközi szakma végrehajtási normáinak megfelelően kell eljárni. A belső ellenőrzés gyakorlati lebonyolításának részletes szabályait a Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza Kockázatelemzés és tervezés A belső ellenőr tevékenységét az éves tervnek megfelelően folytatja. Az éves ellenőrzési tervnek a kockázatelemzésen és a rendelkezésre álló erőforrásokon kell alapulnia, tekintettel az esetlegesen felmerülő egyéb ellenőrzési feladatokra, rendkívüli vizsgálatokra is. Alapvető követelmény, hogy megfelelő gyakorisággal valamennyi fő folyamatot vizsgálni kell, amelynek meghatározása során figyelembe kell venni az egyes területek szakmai sajátosságait. A vizsgálatok súlypontját, sorrendjét, módszerét és gyakoriságát szükség esetén változtatni kell. Biztosítani kell továbbá, hogy a Szervező működésének egésze 2 év alatt lefedésre (vizsgálatra) kerüljön. Az éves belső ellenőrzési terv kialakítása során a kockázatokon túl figyelembe kell venni a Felügyelő Bizottság által megfogalmazott elvárásokat. Amennyiben a tervteljesítés külső korlátokba ütközik, a belső ellenőr javaslatot tesz a Felügyelő Bizottság felé a munkaterv módosítására Vizsgálatok lefolytatása A belső ellenőr a vizsgálat céljától függően különböző típusú vizsgálatokat végez, amelyet vizsgálati területenként határoz meg. A vizsgálat elvégzésének alapvető fázisai az alábbiak: 1. Előkészítés, felkészülés 2. A vizsgálat végrehajtása 3. A vizsgálati eredmények jelentésbe foglalása A belső ellenőr a vizsgálatok keretében rendszer szemléletű megközelítéssel, módszeresen, szabályozott eljárással értékeli a Szervező kockázatkezelési, kontroll és irányítási folyamatait, azok megbízhatóságát, eredményességét és hatékonyságát, kitérve a számítástechnikai rendszerekre és azok kontroll folyamataira is. A belső ellenőr a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz. A vizsgálat során olyan mértékig kell elmélyedni az adott témában, ami szükséges a vizsgálat céljának eléréséhez, és a vizsgált terület/téma kockázataival arányos. Abban az esetben azonban, ha a vizsgálat során tapasztaltak részletesebb vizsgálódást indokolnak, a belső ellenőrnek kötelező a részleteket illetve indokolt esetben a témát teljes körűen is kivizsgálni. Amennyiben az ellenőrzés célja ezt megköveteli, a vizsgálatot előre bejelentés nélkül kell elvégezni. A belső ellenőr tevékenysége csak olyan mértékben terhelheti a Szervező ügymenetét különös tekintettel az ügyfélkiszolgálásra, ami a vizsgálati cél eléréséhez feltétlenül szükséges. Minden elvégzett vizsgálatról vizsgálati jelentés készül. A vizsgálati jelentések vezetői összefoglalót is tartalmaznak. A vizsgálati jelentés véglegesítése előtt a belső ellenőr egyezteti az érintett vezetőkkel az abban foglalt észrevételeket és a teendőket. A végleges vizsgálati jelentéseket meg kell küldeni az alábbiak részére: Igazgatóság tagjai Felügyelő Bizottság tagjai. Gondoskodni kell arról, hogy a jelentések szükség esetén a Magyar Nemzeti Bank (Hatóság) rendelkezésére álljanak. Az Igazgatóság, a Felügyelő Bizottság tagjai és a könyvvizsgáló betekinthetnek a belső ellenőrzés által készített jelentésekbe, valamint az azokat alátámasztó ellenőrzési anyagokba. 6

7 A jelentések eredeti (végleges) példányát, valamint a jelentésben foglalt megállapítások és akciótervek vizsgált területek vezetője általi elfogadására vonatkozó dokumentációt a belső ellenőr őrzi. A jelentésben foglaltak egyeztetése, elfogadása, valamint a végleges jelentés megküldése a címzettek számára elektronikusan történik. Amennyiben a belső ellenőr tevékenységéhez szakértőt vesz igénybe, a fenti rendelkezések és különösen a titoktartási kötelezettség a szakértőre is irányadó, aki a fentieket tudomásul vevő és titoktartási kötelezettséget vállaló nyilatkozatot köteles tenni tevékenysége megkezdését megelőzően. Ezen követelmény betartását a belső ellenőrt felel Nyomon követés A végleges vizsgálati jelentések alapján a belső ellenőr a jelentések véglegesítését követően az Intézkedési terv Excel táblában rögzíti a kapcsolódó feladatokat, amely alapján a vezérigazgató gondoskodik a feladatok elvégzéséről, elvégeztetéséről. A feladatok felelősei a megtett intézkedéseket az Intézkedési terv Excel táblában rögzítik. Az intézkedési tervekben foglaltak végrehajtását a belső ellenőr nyomon követi. A feladatok végrehajtását a belső ellenőr a vizsgálat során beazonosított hiányosságok kockázati besorolásával összhangban ellenőrzi: a magas és közepes kockázatú hiányosságok esetében a végrehajtást dokumentáció (evidenciák) alapján ellenőrzi, az alacsony kockázatú hiányosságok esetében a felelős terület vezetőjének értékelése alapján elfogadja. Az intézkedési tervben foglaltak nyomon követése a belső ellenőr feladata. A belső ellenőr a nyomon követés eredményeiről az Igazgatóságot és a Felügyelő Bizottságot rendszeresen, félévente tájékoztatja. Az intézkedésekre meghatározott határidők meghosszabbítására indokolt esetben lehetőség van. 3.6 A belső ellenőr beszámolási kötelezettsége A belső ellenőrnek beszámolási kötelezettsége a Felügyelő Bizottság felé áll fenn. A belső ellenőr félévent beszámolót készít, amely tartalmazza a belső ellenőrzési tevékenységhez kapcsolódóan az aktuális időszakban bekövetkezett, illetve tervezett változásokat, az ellenőrzési terv végrehajtásának státuszát, a tervtől való esetleges eltéréseket, a beszámolási időszakban elvégzett vizsgálatokban feltárt hiányosságok, megállapítások összefoglaló értékelését, valamint a beszámolási időszakban végrehajtott vizsgálatok, illetve a nyomon követési munka eredményét. A beszámolót a belső ellenőr megküldi a Felügyelő Bizottság és az Igazgatóság tagjai részére. A belső ellenőrnek a belső ellenőrzés működését alapvetően befolyásoló körülményekről (személyi, tárgyi feltételek hiánya, stb.) a Felügyelő Bizottság elnökét haladéktalanul tájékoztatnia kell. A Felügyelő Bizottság elnöke útján intézkedik az Igazgatóság felé a belső ellenőr működéséhez szükséges feltételek biztosítása, illetve az azt zavaró vagy akadályozó körülmények megszüntetése érdekében. 3.7 Adminisztráció, dokumentálás A belső ellenőrzés nyilvántartásait elektronikusan, a Szervező dedikált mappájában tárolja, ahol az éves vizsgálati terv, a vizsgálati jelentések végleges verziói, a megállapítások alapján meghatározott intézkedések státusza megtalálható. A dokumentumokhoz a belső ellenőrnek olvasási és írási jogot, az ügyvezetés és a Felügyelő Bizottság tagjai olvasási jogot kell beállítani. Egyéb személyek részére ehhez a mappához hozzáférési jogosultságot nem lehet beállítani. A belső ellenőrzés ellenőrzési tevékenységéhez kapcsolódóan minimálisan az alábbi dokumentumok elkészítésére és megőrzésére kerül sor: éves terv vizsgálati programok 7

8 vizsgálati jelentések vizsgálatok háttéranyagai féléves beszámolók anyagai. A vizsgálati háttéranyagokat úgy kell rendszerezni, és megőrizni, hogy azokból egy szakmailag kompetens személy számára ésszerű időn belül értelmezhetők legyenek a vizsgálati jelentésben foglalt megállapítások. A belső ellenőr a jóváhagyott munkaterveket, vizsgálati jelentéseket és féléves beszámolókat elektronikus és nyomtatott formában őrzi meg. A vizsgálati háttéranyagok és egyéb levelezések elektronikus formában kerülnek megőrzésre. A megőrzési idő 10 év. 8