ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ

Átírás

1 ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ a Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítására a Tehetségek Magyarországa című EFOP azonosítószámú kiemelt projekt keretében megvalósuló pályázati felhíváshoz 1

2 Tartalom 1. TÁMOGATÁS CÉLJA PÁLYÁZÓK KÖRE A PÁLYÁZAT TARTALMA A PÁLYÁZAT IDŐTARTAMA PÉNZÜGYI INFORMÁCIÓK ELSZÁMOLÁSI INFORMÁCIÓK Általános tájékoztató Bérjellegű költségek Megpályázott kis értékű kézműves anyagokhoz való hozzájutás Belépőjegyek Utazási költségek ADATSZOLGÁLTATÁS A PROGRAMBA BEVONT TANULÓKRÓL Európai Uniós előírás A Matehetsz által bevonható tanulók A bevont tanulók adatainak összegyűjtése ELSZÁMOLÁSI DOKUMENTUMOK Szakmai beszámoló Fotódokumentáció Névsorok ELSZÁMOLÁSOK RENDJE... 13

3 10. MELLÉKLETEK TÁMOGATÁS CÉLJA A a Tehetségek Magyarországa című EFOP azonosítószámú kiemelt projekt (a továbbiakban: Projekt, Program) keretében intézményeken és szervezeteken keresztül felhívást tesz közzé gyerekeket és/vagy tanulókat bevonó csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósításának támogatására. 2. PÁLYÁZÓK KÖRE A Pályázati Felhívásban megadottaknak megfelelően. 3. A PÁLYÁZAT TARTALMA Támogatható tevékenységek köre A Pályázati Felhívásban megadottaknak megfelelően. 3.2 Elszámolható költségek köre a. megbízási díjak a vezető és a segítő programfelelősök részére (bérjellegű költségek) b. belépőjegyek c. előadók, szakemberek, meghívott Junior Templeton Fellow-k utazási költsége 3.3 Nem elszámolható költségek köre d. előadói, szakértői díjak e. anyagköltség f. szolgáltatások: terembérlet, szállás, étkeztetés, sokszorosítás, fénymásolás

4 4. A PÁLYÁZAT IDŐTARTAMA A pályázat megvalósítása, az együttműködési megállapodásban megjelölt naptól, azaz február 20-án kezdhető meg, és a szakmai megvalósításának záró dátuma: május 31. A pályázathoz kapcsolódó költségek számláit (belépőjegy, útiköltség) február 20-i teljesítés dátumtól kiállítva tudjuk befogadni és kifizetni. A támogatás terhére a szakmai megvalósítás záró dátumáig (teljesítés dátuma) kiállított költségszámlák számolhatók el. A pályázat megvalósítása akkor tekinthető szakmai és pénzügyi szempontból is - befejezettnek, ha a szakmai megvalósítást követően a vezető programfelelős szakmai beszámolóját a Projektiroda elfogadta, a kifizetést jóváhagyta, és átutalta. 5. PÉNZÜGYI INFORMÁCIÓK A támogatás formája utófinanszírozás, vissza nem térítendő támogatás. A Támogatás mértéke a pályázatban elszámolható összes költség 100%-a. 4 A támogatott pályázatokban nincs lehetőség a költségek átcsoportosítására. 6. ELSZÁMOLÁSI INFORMÁCIÓK 6.1 Általános tájékoztató Számlák: A pályázat megvalósítása érdekében felmerült költségekről csak a Magyar Tehetségsegítő Szervezetek Szövetsége nevére és címére (MATEHETSZ, 1119 Budapest, Mérnök u. 39.) kiállított számlákat tudjuk befogadni és kifizetni. A pályázat vezető programfelelőse a belépőjegyek megrendelése esetén a MATEHETSZ nevében jár el. A pályázat során kérjük, törekedjenek a szolgáltatás igénybevételét követően napos fizetési határidővel kiállított átutalásos számlák igénylésére. Átutalással történő fizetés esetén van lehetőség előlegbekérő, díjbekérő alapján előre elutalni a belépőjegyek árát a projektiroda

5 kapcsolattartójával történt előzetes egyeztetést követően. Amennyiben nincs mód az átutalásra (előre fizetendő belépőjegyek), indokolt esetben lehetséges a számlák vezető programfelelős általi, előre történő fizetése. Sablonok: Kérjük, az ügyintézéshez és az elszámoláshoz szükséges dokumentumok esetében a mellékletben található sablonokat használják. Ha a sablonban szerepel dátum kérjük, azon ne változtassanak. Kérjük, hogy az egyes tevékenységek népszerűsítéséhez, a gyerekek/tanulók programba történő meghívásához használják az EFOP arculattal ellátott, 3-as számú mellékletben található Meghívó sablont! Belépőjegy megrendelése átutalással történő fizetéskor: o o a MATEHETSZ Megrendelő formanyomtatványát (4. számú melléklet) felhasználva, a visszaigazolt megrendelőt 2 példányban postán vagy szkennelve a pályázó eljuttatja a Projektirodába vagy vagy szabadformátumú ben, mely a Megrendelő sablon adatait tartalmazza, a pályázó megrendeli az adott belépőt, és a szállító által tételesen visszaigazolt t, továbbított levélként juttatja el a Projektiroda munkatársának. 5 A megrendelés mindkét esetben a MATEHETSZ nevében készül és csak a visszaigazolással együtt érvényes. Kérjük, hogy a kitöltött megrendelőt előzetesen küldjék el a projektirodai kapcsolattartónak jóváhagyásra. A megrendelő és a visszaigazolás dátuma megelőzi a számlán szereplő teljesítés dátumát! Készpénzzel vagy bankkártyával fizetett számlák: amennyiben a pályázó a számlá/ka/t készpénzzel vagy bankkártyával kifizeti, a mellékletben található kitöltött adatlapot (5. számú melléklet) és a bankkártyás fizetést igazoló bizonylatot (slipet) kérjük, csatolja a számla mellé. Csak a MATEHETSZ-szel szerződéses jogviszonyban lévő vezető programfelelősnek tudjuk utólag átutalással kiegyenlíteni ezeket a számlákat.

6 6.2 Bérjellegű költségek Bérjellegű költségek magánszeméllyel kötött megbízási szerződések esetén számolhatók el. A megbízási szerződés tervezeteket a Projektiroda küldi meg. Kérjük, hogy a szerződéshez szükséges adatokat a projektiroda által küldött adatbekérő felületre töltsék fel. A Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítása című pályázatban a vezető programfelelőssel és segítő programfelelőssel tudunk megbízási szerződést kötni. A pályázatban részt vevő előadókkal, szakemberekkel, Junior Templeton Fellow-kal ún. nulla forintos, magánszemélyes megbízási szerződést köt a Matehetsz, mely szerződés alapján történik az illető útiköltség térítése. Az utazás költségét az előadók, szakemberek, Junior Templeton Fellow-k előzetesen kifizetik, majd a szerződés alapján a Matehetsz utólag téríti számukra. Az elvégzett tevékenységeiről a vezető és a segítő programfelelősnek, személyenként, június 30-ig, szakmai beszámolót kell beküldenie (minta a 6. számú mellékletben). 6 Fontos, hogy a vezető programfelelős szakmai beszámolójában számoljon be a meghívott előadó, szakember, Junior Templeton Fellow előadásáról, csatoljon fotót, esetlegesen az előadó által vetített anyagot, hiszen a közreműködő előadótól, szakembertől, Junior Templeton Fellow-tól külön szakmai beszámolót nem fogunk kérni! A szakmai beszámoló kitöltése a projektiroda által küldött adatbekérő felületen történik, melyet jóváhagyást követően 3 példányban kinyomtatva és kék tollal aláírva, postai úton kérünk beküldeni. A megbízási díj kifizetése a szakmai és az adminisztrációs feladatok Projektiroda általi elfogadását követően történik.

7 6.3 Megpályázott kis értékű kézműves anyagokhoz való hozzájutás A Matehetsz igyekszik a pályázatban megigényelt kézműves anyagokat hiánytalanul kiszállítani a pályázók részére március 15-ig. A kiszállítás előtt egy ben kértünk megerősítést Önöktől, hogy az anyagokat a megfelelő címre, a vezető programfelelős részére szállítsuk ki. Amennyiben a név és a cím rendben vannak, úgy szolgáltatónk kiszállítja Önöknek a megigényelt kézműves anyagokat. Az anyagok átvételekor kérjük, hogy a vezető programfelelős írja alá kék tollal 2 példányban a szállító által átadott, az anyagok átadás-átvételéről illetve felhasználásáról szóló nyilatkozatokat, továbbá kérjük, hogy a nyilatkozatokat a pályázó intézmény pecsétjével lepecsételni szíveskedjenek. Kis mennyiségű anyagigénylés esetén, postai úton fogjuk küldeni a kézműves anyagokat. A szállítás módjáról a pályázati kapcsolattartó értesíti a vezető programfelelőst. Ez esetben az anyagok átadás-átvételéről illetve felhasználásáról szóló nyilatkozatokat, a program végeztével kérjük, hogy a vezető programfelelős a saját szakmai beszámolójával együtt küldje meg a Projektirodának Belépőjegyek Amennyiben a projekt megvalósítása során a belépőjegyek vásárlása átutalással történik, minden esetben szükség van a visszaigazolt megrendelőre az Általános tájékoztatóban (6.1 fejezet) leírtak szerint. Készpénzzel vagy bankkártyával történő fizetés esetén szintén az Általános tájékoztatóban (6.1 fejezet) leírtak szerint kell eljárni. A belépőjegyről szóló számlákat a résztvevők névsorával és a felhasznált eredeti belépőjegyekkel, karszalagokkal együtt kérjük beküldeni. Amennyiben nincs külön belépőjegy, kérjék meg a szolgáltatót, hogy tüntesse fel a számlán hogy a számla belépésre jogosít, vagy a vezető programfelelős nyilatkozzon, hogy belépőt nem kaptak, a számla belépőjegyül szolgált. (7. számú melléklet)

8 6.5 Utazási költségek A pályázatban részt vevő előadókkal, szakemberekkel, Junior Templeton Fellow-kal ún. nulla forintos, magánszemélyes megbízási szerződést köt a Matehetsz, mely szerződés alapján történik az illető útiköltség térítése. Az utazás költségét az előadók, szakemberek, Junior Templeton Fellow-k előzetesen kifizetik, majd a szerződés alapján a Matehetsz utólag téríti számukra. Az útiköltség finanszírozása a következőképpen történhet: Tömegközlekedés esetén, csak a távolsági tömegközlekedés költségeit (pl. teljes árú MÁV, Volánbusz menetjegy) tudjuk elszámolni, a településen belüli helyi közlekedést (pl. villamos, HÉV stb.) nem tudjuk támogatni. Az utazáshoz belföldi kiküldetési rendelvény készül, melyet a Projektiroda munkatársa készít el. A költségek, az alábbi dokumentumok beküldését követően, utólag kerülnek megtérítésre: - az érvényesített teljes árú menetjegy (busz, vonat 2. oszt.), - a Matehetsz nevére kiállított számla és - a kitöltött Adatlap az utazási költségek elszámolásához (10. számú melléklet). 8 Saját (vagy házastárs) személygépkocsival történő nem egy városon belüli - utazás esetén a NAV által közzétett fogyasztási norma szerinti üzemanyagköltség-elszámolással (számla nélkül), belföldi kiküldetési rendelvénnyel, melyet a Projektiroda munkatársa készít. A személyes munkavégzéshez használt gépjármű az előadó / szakember / Junior Templeton Fellow saját, vagy a házastársa tulajdonában lehet, más tulajdonában lévő gépkocsira az SZJA törvény értelmében útiköltséget nem tudunk elszámolni. A költségek, az alábbi dokumentumok beküldését követően, utólag kerülnek megtérítésre: - a gépjármű forgalmi engedélyének másolata, - a kötelező gépjármű-felelősségbiztosítás befizetés igazolásának másolata és - a kitöltött Adatlap az utazási költségek elszámolásához (10. számú melléklet).

9 7. ADATSZOLGÁLTATÁS A PROGRAMBA BEVONT TANULÓKRÓL 7.1 Európai Uniós előírás A Matehetsz által megvalósítás alatt álló Tehetségek Magyarországa Kiemelt Projekt (Projekt) forrását az Európai Unió és Magyarország Kormánya biztosítja. Annak érdekében, hogy az EU-jogszabályoknak megfelelően követhessük a támogatások felhasználását és későbbi eredményeit, kérjük, hogy a vezető programfelelős kérje meg a programokba bevont tanulókat (szüleiket) az adataik megadására A Matehetsz által bevonható tanulók A vezető programfelelős feladata, hogy mind a tömbösített foglalkozás-sorozatban (szakkörben), mind a pályázatban vállalt egyéb aktivitásokban részt vevő fiatalokról adatokat szolgáltasson a Matehetsz számára. Az adatszolgáltatás célja a 7.1-es pontban leírtakon túl, hogy a Matehetsz a Tehetségek Magyarországa Projekt felhívásának pontja alapján egyértelműen azonosítani tudja a Projektbe bevont fiatalok, diákok, 9 gyerekek körét. Az azonosításra a projektben elérendő indikátorok igazolása érdekében van szükség. A fentiek érdekében kérjük szíves együttműködésüket a bevont fiatalok adatainak összegyűjtése és annak a Tehetségek Magyarországa Projektiroda részére történő továbbítása terén! 7.3 A bevont tanulók adatainak összegyűjtése Az adatok összegyűjtését a következőképpen kérjük: 1 Az adatok összegyűjtése, tárolása, feldolgozása és kezelése az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek betartásával történik.

10 1. A Matehetsz egy online felületen feltölthető adatbekérő linket küld a vezető programfelelős részére. Az adatbekérőben a vezető programfelelős rögzíti a szakkörben és az egyéb, a pályázatban vállalt tevékenységekbe bevont fiatalok következő adatait: a) a résztvevő fiatal neve, b) TAJ száma, születési dátuma, c) lakóhelye, d) a köznevelési intézmény neve, ahová a fiatal jár, és e) egy cím, ahol a fiatalt közvetlenül elérhetjük. 2. Az adatbekérőn szerepelni fog, hogy mi a program megnevezése, amit a fiatal látogat és a program időpontja. 3. Az adatbekérőn szereplő adatok alapján a Matehetsz a programba bevont fiatalok nevére szólóan, kinyomtatva elküldi a vezető programfelelősnek a kétféle nyilatkozatot: a. Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való belépéskor /2013/EU Rendelet 1. számú melléklete b. Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez A névre szóló dokumentumokat a vezető programfelelős szétosztja a programba bevont fiatalok között, majd megkéri őket, hogy kitöltés után életkoruktól függően írják alá, illetve írassák alá szüleikkel. 5. A gyerekek és/vagy szülők által aláírt dokumentumokat a vezető programfelelős összegyűjti, és postai úton továbbítja a Matehetsz részére. 6. A pályázatban vállalt programot követően, a Matehetsz 2020 év végéig ben jelentkezik a vezető programfelelősnél. A vezető programfelelőshöz a fenti pontokhoz hasonlóan juttatjuk el a tanulók névre szóló, a program zárásakor aktuális dokumentumot 2, melyet majd kérjük kitöltetni a tanulókkal, és visszaküldeni a Matehetsz-hez. A részletekkel kapcsolatban a jövőben jelentkezünk e- mailen. 2 Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való kilépéskor

11 Abban az esetben, ha az adatszolgáltatás nem valósul meg, a Matehetsz nem tudja bevont fiatalként elszámolni az illető fiatalt, mely a Matehetsz-nek nem előnyös. Ezért kérjük, hogy a vezető programfelelős minden tőle telhetőt tegyen meg az adatok összegyűjtéséért, kiemelt figyelmet fordítva a Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez elnevezésű nyilatkozatra. A kérdőív kitöltésére vonatkozóan kérjük, hogy hívják fel a bevont tanulók, valamint hozzátartozójuk figyelmét a kérdőívhez kapcsolódó kitöltési útmutatóra, és itt is törekedjenek a bevont résztvevőktől a kérdőívek begyűjtésére és a Matehetsz részére történő visszaküldésre. Amennyiben a bevont tanuló vagy hozzátartozója a kérdőív kitöltésében nem kíván közreműködni, kérjük, hogy ezt a kérdőíven A kérdőív kitöltését elutasította szöveggel megjelölve és ennek tényét a tanuló és/vagy a szülő aláírásával igazolva küldje vissza a vezető programfelelősnek! A mindkét dokumentumot kitöltők között júliusában 20 darab értékes ajándékot (pl. tablet) sorsolunk ki! 8. ELSZÁMOLÁSI DOKUMENTUMOK 8.1 Szakmai beszámoló Szakmai beszámolót a vezető és a segítő programfelelősnek kell készíteni, akikkel a Tehetségek 11 Magyarországa Projektiroda megbízási szerződést köt. A megbízási díjak kifizetésére a szakmai beszámoló jóváhagyását követően kerül sor. Fontos, hogy a vezető programfelelős a szakmai beszámolójában - a saját szakmai munkáján túl - számoljon be a meghívott előadó, szakember, Junior Templeton Fellow előadásáról is, csatoljon fotót, esetlegesen az előadó által vetített anyagot, hiszen a közreműködő előadótól, szakembertől, Junior Templeton Fellow-tól külön szakmai beszámolót nem fogunk kérni! A szakmai beszámolóhoz kapcsolódó dokumentumok: névsor (8. számú melléklet) fotódokumentáció (adatbekérő felületen feltölteni) adatszolgáltatási nyilatkozat (adatbekérő felületen feltölteni) évre vonatkozó adóelőleg nyilatkozat (9. számú melléklet) a megvalósult programok meghívói (3. számú melléklet)

12 8.2 Fotódokumentáció A szakmai beszámolónak tartalmaznia kell egy fotókból álló mellékletet, ami dokumentálja a pályázat legfontosabb eseményeit, történéseit. Fontos, hogy minden programelemről (tömbösített foglalkozássorozat (szakkör), filmklub, előadás és beszélgetés egy Junior Templeton Fellow-val, előadás és beszélgetés egy munkájában példaértékű kiválósággal, szakemberrel, kirándulás szervezése, kézműves foglalkozás szervezése) készüljön fotó (pl. belépőjegyes alkalom, előadás, kézműves szakkör stb.) programelemenként 5 db. A fotókon a bevont személyek is szerepeljenek. A képeket JPG formátumban kérjük elmenteni és a projektiroda által a későbbiekben megadott felületre feltölteni. Kérjük, hogy a képek elnevezésében szerepeltessék az OPER azonosítót. Kiskorú résztvevők esetén a vezető programfelelős feladata, hogy beszerezze a kiskorú fotókon, videókon való részvételéhez szükséges szülői hozzájárulást. 8.3 Névsorok A vezető programfelelős aláírásával igazolja a programokon a résztvevők jelenlétét. A résztvevők aláírása nem szükséges. Minden programelemhez készüljön névsor a résztvevőkről, felsorolva a foglalkozások időpontját 12 (8. számú melléklet). Minden fizetett szolgáltatás igénybe vétele esetén (belépőjegy) a számlához kapcsolódó névsort kell készíteni (8. számú melléklet). A vezető programfelelős felelőssége, hogy ahol az életkor miatt szükséges, beszerezze a szülők előzetes hozzájárulását a gyerekek programokba történő bevonásához. Kérjük, ügyeljenek a dátumok, helyszínek, programok helyes kitöltésére. Fontos, hogy a megrendelőn, a számlán és a névsoron szereplő adatok, számok egyezzenek egymással.

13 9. ELSZÁMOLÁSOK RENDJE A Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítása pályázat szakmai befejezését követően a számlák, szakmai beszámolók és a kapcsolódó egyéb dokumentumok beadási határideje: június 30. FONTOS! A számlákon és a borítékon kérjük, tüntessék fel az adott pályázat OPER számát! Az elszámolási dokumentációkat a következő címre várjuk: MATEHETSZ, 1119 Budapest, Mérnök utca MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Elszámolási útmutató 2. számú melléklet: Megbízási szerződés vezető és segítő programfelelősnek (minta) számú melléklet: Arculatos meghívó sablon 4. számú melléklet: Megrendelő 5. számú melléket: Készpénzzel vagy bankkártyával történő fizetési esetén kitöltendő adatlap 6. számú melléklet: Szakmai beszámoló (minta) 7. számú melléket: Belépőjegyes nyilatkozat 8. számú melléklet: Névsor 9. számú melléket: Adóelőleg nyilatkozat évre 10. számú melléklet: Adatlap az utazási költségek elszámolásához