ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ

Átírás

1 ELSZÁMOLÁSI ÚTMUTATÓ a Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítására II. a Tehetségek Magyarországa című EFOP azonosítószámú kiemelt projekt keretében megvalósuló pályázati felhíváshoz 1

2 Tartalom 1. TÁMOGATÁS CÉLJA PÁLYÁZÓK KÖRE A PÁLYÁZAT TARTALMA A PÁLYÁZAT IDŐTARTAMA PÉNZÜGYI INFORMÁCIÓK ELSZÁMOLÁSI INFORMÁCIÓK Általános tájékoztató Bérjellegű költségek Megpályázott kis értékű kézműves anyagokhoz való hozzájutás ADATSZOLGÁLTATÁS A PROGRAMBA BEVONT TANULÓKRÓL Európai Uniós előírás A Matehetsz által bevonható tanulók A bevont tanulók adatainak összegyűjtése ELSZÁMOLÁSI DOKUMENTUMOK Szakmai beszámoló Fotódokumentáció Névsorok szakkör, további, diákoknak szóló programok esetén Jelenléti ív műhelymunka esetén ELSZÁMOLÁSOK RENDJE MELLÉKLETEK... 11

3 1. TÁMOGATÁS CÉLJA A a Tehetségek Magyarországa című EFOP azonosítószámú kiemelt projekt (a továbbiakban: Projekt, Program) keretében intézményeken és szervezeteken keresztül felhívást tesz közzé gyerekeket és/vagy tanulókat bevonó csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósításának támogatására. 2. PÁLYÁZÓK KÖRE A Pályázati Felhívásban megadottaknak megfelelően. 3. A PÁLYÁZAT TARTALMA 3.1 Támogatható tevékenységek köre A Pályázati Felhívásban megadottaknak megfelelően. 3.2 Elszámolható költségek köre o megbízási díjak a vezető és a segítő programfelelősök részére (bérjellegű költségek) 3.3 Nem elszámolható költségek köre o előadói, szakértői megbízási díjak o anyagköltség 3 o szolgáltatások: terembérlet, szállás, étkeztetés, sokszorosítás, fénymásolás o belépőjegyek o egyéni és csoportos utazási költségek 4. A PÁLYÁZAT IDŐTARTAMA A pályázat megvalósítása, az együttműködési megállapodásban megjelölt naptól, azaz január 2-án kezdhető meg, és a szakmai megvalósításának záró dátuma: április 30. A pályázat megvalósítása akkor tekinthető szakmai és pénzügyi szempontból is - befejezettnek, ha a szakmai megvalósítást követően a vezető és segítő programfelelős(ök) szakmai beszámolóit a Projektiroda elfogadta, a kifizetést jóváhagyta, és a megbízási díjat átutalta.

4 5. PÉNZÜGYI INFORMÁCIÓK A támogatás formája utófinanszírozás, vissza nem térítendő támogatás. A támogatás mértéke a pályázatban elszámolható összes költség 100%-a. 6. ELSZÁMOLÁSI INFORMÁCIÓK 6.1 Általános tájékoztató Jelen pályázatban számlák befogadására és elszámolására nincs lehetőség. Sablonok: Kérjük, az ügyintézéshez és az elszámoláshoz szükséges dokumentumok esetében a mellékletben található sablonokat használják. Ha a sablonban dátum szerepel, kérjük, azon ne változtassanak. 4 Kérjük, hogy az egyes tevékenységek népszerűsítéséhez, a gyerekek/tanulók programba történő meghívásához használják az EFOP arculattal ellátott, 3-as számú mellékletben található Meghívó sablont! 6.2 Bérjellegű költségek Bérjellegű költségek magánszeméllyel kötött megbízási szerződések esetén számolhatók el. A megbízási szerződés tervezeteket a Projektiroda küldi meg. Kérjük, hogy a szerződéshez szükséges adatokat a projektiroda által küldött adatbekérő felületre töltsék fel. A Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítása II. című pályázatban a vezető programfelelőssel és segítő programfelelős(ökk)sel tudunk megbízási szerződést kötni.

5 A megbízási díj kifizetése két részletben történik: - az első részlet kifizetése február 28-át követően az értékelt, támogatott pályázat alapján történik. A februári kifizetéshez a vezető és segítő programfelelősöktől az aláírt megbízási szerződésre és az adóelőlegnyilatkozatra van szükség. - a második részlet a megbízási szerződés 3.1-es pontja alapján, szerződésben szereplő minden feladat teljesítését követően a benyújtott és Matehetsz által elfogadott szakmai beszámoló elfogadását követően legkésőbb 30 nappal. A program lezárását követően az elvégzett tevékenységeiről a vezető és a segítő programfelelősnek, személyenként szakmai beszámolót kell beküldenie (minta a 4. számú mellékletben). A szakmai beszámoló kitöltése a projektiroda által küldött adatbekérő felületen történik, melyet jóváhagyást követően 3 példányban kinyomtatva és kék tollal aláírva, postai úton kérünk beküldeni. A megbízási díj kifizetése a szakmai és az adminisztrációs feladatok Projektiroda általi elfogadását követően történik. 6.3 Megpályázott kis értékű kézműves anyagokhoz való hozzájutás 5 A Matehetsz igyekszik a november folyamán meghirdetett anyagigénylési pályázatban megigényelt kézműves anyagokat hiánytalanul kiszállítani a pályázók részére február 28-ig. A kiszállítás előtt egy ben kérünk megerősítést Önöktől, hogy az anyagokat a megfelelő címre, a vezető programfelelős részére szállítsuk ki. Kérjük figyeljék a Matehetsz-től, a pályázati kapcsolattartójuktól érkező eket! Amennyiben a név és a cím rendben vannak, úgy szolgáltatónk kiszállítja Önöknek a megigényelt kézműves anyagokat. Az anyagok átvételekor kérjük, hogy a vezető programfelelős írja alá kék tollal 2 példányban a szállító által átadott, az anyagok átadás-átvételéről illetve felhasználásáról szóló nyilatkozatokat, továbbá kérjük, hogy a nyilatkozatokat a pályázó intézmény pecsétjével lepecsételni szíveskedjenek. Kis mennyiségű anyagigénylés esetén, postai úton fogjuk küldeni a kézműves anyagokat. A szállítás módjáról a pályázati kapcsolattartó értesíti a vezető programfelelőst. Ez esetben az anyagok átadás-átvételéről illetve felhasználásáról szóló nyilatkozatokat, melyet az anyagokkal együtt küldünk meg, a program végeztével

6 kérjük, hogy a vezető programfelelős aláírva, a saját szakmai beszámolójával együtt küldje meg a Projektirodának. 7. ADATSZOLGÁLTATÁS A PROGRAMBA BEVONT TANULÓKRÓL 7.1 Európai Uniós előírás A Matehetsz által megvalósítás alatt álló Tehetségek Magyarországa Kiemelt Projekt (Projekt) forrását az Európai Unió és Magyarország Kormánya biztosítja. Annak érdekében, hogy az EU-jogszabályoknak megfelelően követhessük a támogatások felhasználását és későbbi eredményeit, kérjük, hogy a vezető programfelelős kérje meg a programokba bevont tanulókat (szüleiket) az adataik megadására A Matehetsz által bevonható tanulók A vezető programfelelős feladata, hogy mind a tömbösített foglalkozás-sorozatokban (mindkét szakkörben), 6 mind a pályázatban vállalt további programban részt vevő fiatalokról adatokat szolgáltasson a Matehetsz számára. Az adatszolgáltatás célja a 7.1-es pontban leírtakon túl, hogy a Matehetsz a Tehetségek Magyarországa Projekt felhívásának pontja alapján egyértelműen azonosítani tudja a Projektbe bevont fiatalok, diákok, gyerekek körét. Az azonosításra a projektben elérendő indikátorok igazolása érdekében van szükség. A fentiek érdekében kérjük szíves együttműködésüket a bevont fiatalok adatainak összegyűjtése és annak a Tehetségek Magyarországa Projektiroda részére történő továbbítása terén! 1 Az adatok összegyűjtése, tárolása, feldolgozása és kezelése az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek betartásával történik.

7 7.3 A bevont tanulók adatainak összegyűjtése Az adatok összegyűjtését a következőképpen kérjük: 1. Az Önök pályázati kapcsolattartója a vezető programfelelősnek kétféle biankó nyilatkozatot küld postán, papír alapon 2018 január folyamán, 50 példányban. A két szakkörre és a kötelezően választandó, további programra vonatkozóan kérjük ezt a jellegű adatszolgáltatást. A kétféle nyilatkozat a következő: a) Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való belépéskor /2013/EU Rendelet 1. számú melléklete b) Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez 2. A dokumentumok kitöltése, aláírása a) A vezető programfelelős a dokumentumokat szétosztja az adott programokba bevont fiatalok között, majd megkéri őket, hogy kitöltés után életkoruktól függően írják alá, illetve írassák alá szüleikkel. Nagyon fontos, hogy a kérdőíveket akárhány éves is a bevont fiatal csak és kizárólag a gyerekekre vonatkozóan kell kitölteni! 7 b) A vezető programfelelős összegyűjti a gyerekek és/vagy szülők által aláírt dokumentumokat. 3. A nyilatkozatok összegyűjtése után a vezető programfelelős a fiatalok a nyilatkozatokon szereplő, bizonyos - adatait rögzíti az online adatbekérő felületen április 30-ig. A linket február 28- ig a projektirodai kapcsolattartó előzetesen ben küldi a vezető programfelelősnek. Az adatbekérő felületen a vezető programfelelős rögzíti a két szakkörben és a kötelezően választott, további programban részt vett gyerekek/tanulók következő adatait: a) a résztvevő fiatal neve, b) TAJ száma, születési dátuma, c) lakóhelye,

8 d) a köznevelési intézmény neve, ahová a fiatal jár, és e) egy cím, ahol a fiatalt közvetlenül elérhetjük. Az adatbekérő felületen továbbá szerepelni fog, hogy mi a program megnevezése, amit a fiatal látogat, valamint a program időpontja. A pályázatban vállalt programot követően, a Matehetsz 2020 év végéig ben jelentkezik a vezető programfelelősnél. A vezető programfelelőshöz a fenti pontokhoz hasonlóan juttatjuk el a tanulók névre szóló, a program zárásakor aktuális dokumentumot 2, melyet majd kérjük kitöltetni a tanulókkal, és visszaküldeni a Matehetsz-hez. A részletekkel kapcsolatban a jövőben jelentkezünk en. Abban az esetben, ha az adatszolgáltatás nem valósul meg, a Matehetsz nem tudja bevont fiatalként elszámolni az illető fiatalt a Tehetségek Magyarországa Projektben, mely a Matehetsz-nek nem előnyös. Ezért kérjük, hogy a vezető programfelelős minden tőle telhetőt tegyen meg az adatok összegyűjtéséért, kiemelt figyelmet fordítva a Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez elnevezésű nyilatkozatra. A Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való belépéskor című dokumentum kitöltésére 8 vonatkozóan kérjük, hogy hívják fel a bevont tanulók, valamint hozzátartozójuk figyelmét a nyilatkozathoz kapcsolódó kitöltési útmutatóra, és itt is törekedjenek a bevont résztvevőktől a nyilatkozatok begyűjtésére és a Matehetsz részére történő visszaküldésre. Amennyiben a bevont tanuló vagy hozzátartozója a nyilatkozat kitöltésében nem kíván közreműködni, kérjük, hogy ezt a nyilatkozaton A nyilatkozat kitöltését elutasította szöveggel megjelölve és ennek tényét a tanuló és/vagy a szülő aláírásával igazolva küldje vissza a vezető programfelelősnek! A vezető programfelelős az összegyűjtött dokumentumokat postai úton továbbítja kapcsolattartójának az 1119 Budapest, Mérnök u. 39. szám alá május 31-ig. 2 Nyilatkozat személyes adatok felvételéhez projektbe való kilépéskor

9 Kérjük, hogy a Hozzájáruló nyilatkozat személyes adatok kezeléséhez elnevezésű dokumentum kitöltésére nagyobb gondot fordítsanak, mert a tanulók/gyerekek projektben való elszámolhatósága szempontjából lényegesebb annak kitöltése! A mindkét dokumentumot hiánytalanul, érvényesen kitöltők (nem a vezető vagy segítő programfelelős, hanem az adatokat szolgáltató fiatalok) között júliusában 20 darab tabletet sorsolunk ki! 8. ELSZÁMOLÁSI DOKUMENTUMOK 8.1 Szakmai beszámoló Szakmai beszámolót a vezető és (ha van) a segítő programfelelős(ök)nek egy alkalommal, a program befejezését követően május 31-ig kell beküldeni, akikkel a Tehetségek Magyarországa Projektiroda megbízási szerződést köt. A megbízási díjak második részletének kifizetésére a szakmai beszámoló jóváhagyását követően kerül sor. A februári kifizetéshez a vezető és segítő programfelelősöktől csak az adóelőleg-nyilatkozatra van szükség. 9 A szakmai beszámolóhoz kapcsolódó, a két szakkör és a további választott programok alkalmával használatos dokumentumok: tervezett programok meghívósablonja (3. számú melléklet, papír alapon) szakmai beszámoló (4. számú melléklet, adatbekérő felületen és papír alapon) névsor (5. számú melléklet, papír alapon) fotódokumentáció (adatbekérő felületen feltölteni) adatszolgáltatási nyilatkozat (adatbekérő felületen feltölteni és papír alapon) évre vonatkozó adóelőleg nyilatkozat (6. számú melléklet és papír alapon) A szakmai beszámolóhoz kapcsolódó, a műhelybeszélgetés alkalmával használatos dokumentumok: jelenléti ív (7. számú melléklet, adatbekérő felületen és papír alapon) műhelynapló sablon (8. számú melléklet, adatbekérő felületen és papír alapon) fotódokumentáció (adatbekérő felületen feltölteni)

10 8.2 Fotódokumentáció A szakmai beszámolónak tartalmaznia kell egy fotókból álló mellékletet, ami dokumentálja a pályázat legfontosabb eseményeit, történéseit. Fontos, hogy programelemenként (két tömbösített foglalkozás-sorozat (két szakkör), további választott program (filmklub vagy kirándulás, vagy kézműves foglalkozás szervezése) és műhelymunka) 5 db fotó készüljön.! A fotókon a bevont személyek is szerepeljenek. A képeket JPG formátumban kérjük elmenteni és a projektiroda által a későbbiekben megadott felületre feltölteni. Kérjük, hogy a képek elnevezésében szerepeltessék az OPER azonosítót. Kiskorú résztvevők esetén a vezető programfelelős feladata, hogy beszerezze a kiskorú fotókon, videókon való részvételéhez szükséges szülői hozzájárulást. 8.3 Névsorok szakkör, további, diákoknak szóló programok esetén A vezető programfelelős aláírásával igazolja a szakkörök és a további program esetében a programokon a résztvevők jelenlétét. A résztvevők aláírása nem szükséges. Minden programelemhez készüljön névsor a résztvevőkről, felsorolva a foglalkozások időpontját (5. számú melléklet). 10 A vezető programfelelős felelőssége, hogy ahol az életkor miatt szükséges, beszerezze a szülők előzetes hozzájárulását a gyerekek programokba történő bevonásához. Kérjük, ügyeljenek a dátumok, helyszínek, programok helyes kitöltésére. 8.4 Jelenléti ív műhelymunka esetén A műhelymunka esetén kérjük, hogy a vezető programfelelős a 7. számú mellékletben található jelenléti ívet használja, ahol a jelenlevők aláírásukkal igazolják a műhelymunkán való részvételüket.

11 9. ELSZÁMOLÁSOK RENDJE A Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítása II. pályázat szakmai befejezését követően a szakmai beszámolók, névsorok, adatkezelési nyilatkozatok, a műhelymunkákhoz kapcsolódó jelenléti ívek és műhelymunka naplók és a kapcsolódó egyéb dokumentumok beadási határideje: május 31. FONTOS! A borítékon kérjük, tüntessék fel az adott pályázat OPER számát és Matehetsz-es kapcsolattartó kollégájuk nevét! Az elszámolási dokumentációkat a következő címre várjuk: MATEHETSZ, 1119 Budapest, Mérnök utca MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Elszámolási útmutató 2. számú melléklet: Megbízási szerződés vezető és segítő programfelelősnek (minta) számú melléklet: Arculatos meghívó sablon 4. számú melléklet: Szakmai beszámoló (minta) 5. számú melléklet: Névsor (diákoknak szóló program esetén használatos) 6. számú melléket: Adóelőleg nyilatkozat évre 7. számú melléklet: Jelenléti ív (műhelymunka alkalmával használatos sablon) 8. számú melléklet: Műhelymunka napló (műhelymunka alkalmával használatos sablon) FIGYELEM! A Csoportos tehetségsegítő tevékenységek megvalósítására II. pályázati felhíváshoz kapcsolódó felhívás, elszámolási útmutató, mellékletek, sablonok, minták és a pályázók részére elküldésre kerülő információs levelek május 31-ig megtalálhatók itt: weboldalon!