Program bonyolítás. Finanszírozó. A finanszírozó célja. Közreműködő szervezet. ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 3. ea.: Projektek szervezete

Átírás

1 ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 3. ea.: Projektek szervezete Programok szereplői Tradicionális projektszervezet Mátrix típusú projektszervezet Projektszereplők és projektszerepek Projektvezetés Vezetési típusok Program bonyolítás Ellenőrzés Monitoring - Értékelés FINANSZÍROZÓ SZERVEZET MONITORING BIZOTTSÁG pénz BONYOLÍTÓ SZERVEZET pénz MONITORING BIZOTTSÁG PROJEKT GAZDA, KEDVEZMÉNYEZETT, VÉGREHAJTÓ Ellenőrzés Monitoring - Értékelés Ellenőrzés: pénzügyi, jogi és adminisztratív előírások Monitoring: eredményesség Értékelés: problémamegoldás Finanszírozó Fel vagyok hatalmazva arra, hogy bizonyos dolgok alakulásába beleszóljak (pl. EU) és ehhez forrásokkal (EURO) is rendelkezem, amit programok indításával (pl. PHARE) valósítok meg. A bonyolítást vagy valamely saját szervezetem végzi, vagy másokat bízok meg ezzel. Meghatározom az alap prioritásokat, globális célkitűzéseket és az elérendő végső eredményt. A finanszírozó célja Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon meg Valamilyen kedvezőtlen hatás mérséklődjön A jelenlegi állapotról valamilyen irányba mozduljunk el Valamilyen politika valósuljon meg Közreműködő szervezet Megpróbálja megszerezni a megbízást (pl. ESZA Kht., RFÜ, stb.) - pályázat, ajánlat szerződés - Meghatározza a részletes prioritásokat Projekteket generál (tájékoztatás, konzultáció) Elkészíti a pályázati kiírást (forma, tartalom, határidők, pályázók köre) Felállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításért felelős egységet Kiírja a pályázatot (tájékoztatás, konzultáció) Közreműködő szervezet Befogadja a pályázatokat Értékeli a pályázatokat Szerződéseket köt a nyertesekkel Folyamatosan ellenőrzi és követi a futó projekteket Előkészíti a projekt zárást (konzultáció, beszámoló és jelentések) Lezárja a projekteket (adminisztratív, szakmai és pénzügyi) Kiértékeli a projekteket (szakmai és pénzügyi) Jelentést készít a finanszírozó felé 1

2 Projekt gazda Ismeri a helyi gondokat és problémákat Kevés a saját forrása azok megoldására Kiegészítő forrásokat kutat talál (pályázat)? Együttgondolkodás, partnerség Koncepció, tervezés Pályázat írás és beadás nyer? Szerződéskötés!!! Végrehajtás, megvalósítás Beszámolás és elszámolás Továbbélés" A projekt szervezete Lehet egyszeri a megvalósítást irányító szervezet, amely a projekt befejezése után megszűnik A szervezet két értelemben létezik: Belső (a vizsgáltunk tárgya, a cégen belüli projekt menedzsment) Külső (a projekt menedzselése házon kívül) nagyobb projekteknél szponzorok, finanszírozók, tanácsadó testületek külső csoportjai lehetnek illetékesek a szervezet kialakításának körülményei a projektmenedzser hatáskörén kívül esnek. Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok: Tradicionális projekt szervezet Mátrix projekt szervezet Tradicionális projekt szervezet Tradicionális projekt szervezet ELŐNYÖK a projekt vezetőnek teljes kompetenciája van a felelősség kérdése egyértelműen tisztázott zavarok esetén gyors reagálás munkatársak bevonása célirányos HÁTRÁNYOK a projekt tagok kiválasztásánál a projekt vezetője függőségben van a szervezeti egységek vezetőivel a munkatársak projekthez rendelése miatt gondoskodni kell pótlólagos munkaerőről a projekt befejezése után problémás lehet a tagok re-integrációja a szervezetbe Mátrix projekt szervezet Mátrix szervezet A projekttevékenységeket a funkcionális szervezetek munkatársai végzik a projektmenedzser és szervezetének horizontális koordinációja mellett. A projekt teljesítésével összefüggő döntések megoszlanak a funkcionális egységek vezetői és a projektmenedzser között. Felső vezetés Pénzügy Kereskedelem Fejl/Terv. Term. irány. Min. bizt. Projekt men. Alaptevékenységek Kulcskérdés a funkcionális vezetők és a projekt menedzser közötti hatáskör és felelősség megosztása HEFOP Projektmenedzser döntése és felelőssége: mit és mikor, funkcionális vezető döntése: hogyan és ki 2

3 Mátrix típusú projekt szervezet ELŐNYÖK a projekt vezetője és a team tagok is felelősnek érzik magukat a megvalósításért a team tagok biztonsága nagyobb mert nincsenek kivéve a vállalati szervezetből, így a projekt befejezése után nincs szükség a re-integrálásra HÁTRÁNYOK kompetencia konfliktusok alakulhatnak ki a szervezeti és projekt vezetők között a prioritások és erőforrások területén a projektben dolgozóknak két vezetőjük van ÉRINTETTEK, FELHASZNÁLÓK Projektszereplők MEGBÍZÓ PROJEKT MEGBÍZOTT koordinátor PROJEKTVEZETŐ TERVEZŐ ÉS VÉGREHAJTÓ TEAM-EK DÖNTÉSHOZÓK Vezetési stílus Magatartási formák Projektszervezés / vezetés PM TUDÁS ÉS KÉPESSÉGEK Vezetési stílusok: Irányító vezető (megmondja, hogy mit, hogyan) Meggyőző vezető (megmondja, hogy miért úgy) Konzultáló vezető (meg lehet vele beszélni) Megbízó vezető (csak a célt adja meg) A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!! Szempontok: Vezetett felkészültsége, hozzáértése Vezetett hozzáállása, önbizalma (A) explicit tudás (tankönyvi tudásbázisra épül, lexikális, technikai, technológiai) (B) alkalmazási képesség (tacit tudás) TUDÁS ÉS KÉPESSÉGEK FEJLESZTÉSE fiatalkorban (20-ig) az explicit tudás fejlesztése és befogadása hatékony felnőttkorban az alkalmazási képesség, gyakorlatias alkalmazás fejlődik (folyamatos tanulás) 3

4 Lehetséges egyéni tudásprofilok a projekt teamben SPECIALISTA egy területet nagyon mélyen ismer a saját területén jó válaszai vannak GENERALISTA sok területen van tudása, de nem mély érti a területek közötti összefüggéseket jó kérdéseket tud feltenni bármely területen A projektmenedzser személye Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának vezetése irányítása szervezése Tényleges hatásköre erősen függ a befolyásolási képességétől, a szükséges alábbi alaptulajdonságok mellett : Erős, de elfogadott személyiség, jó tárgyalási készséggel és diplomáciai érzékkel Bizonyítottan magas szakmai kvalitás a projekttevékenységek legalább egy ágazatában Szakismeretén kívüli területek elfogadása, összefüggésekben látás képessége Érdekeltség a projekt sikeres befejezésében Pénzügyi folyamatok, szerződési jog ismerete, vállalkozói dinamizmus A projektmenedzser Tulajdonságai, feladatai: ismeri a projektet és környezetét rendszerben gondolkozik, nem specialista feladata az együttműködés elősegítése felelősséggel tartozik a projektet koordináló intézmény és a partnerek felé a projekt felé a projektcsapat tagjai felé Team tagok választása Team-en belüli feladatok szerinti válogatás (ideális esetben): Vezetés Ötletadás, tevékenységi irányokra javaslatok Feladatok (munka) mozgatása` Adatkeresés, információgyűjtés Összegezés Külső-belső őrszem funkciók: team-en belüli feszültségoldás, zavaró tényezők távoltartása A projekt team felépítése (személyiségbeli) A csapatban szükséges szerepek: a kreatív a motivátor a precíz a gyakorlatias akritikus az adminisztrátor Projekt szerepek (formális) Megbízó (dönt az indításról) Felhasználó, kliens (a projekt végtermékét fogja használni) Projekt felügyelő (a megbízó képviselője) Projekt Irányító Bizottság (PIB) (a projekt irányító és döntéshozó testülete, 1 elnök és 3-4 tag, elnöke a projekt felügyelő) Projekt menedzser (PM) (a projekt operatív irányító vezetője) Projekt mag (kreatív tagok csoportja, ők készítik el a projekt tervet) Projekt munkacsoport vezető (alprojektek vezetője, szakmaiság) Projekt csapat (véglegesített projekt tagok) Projekt titkár (adminisztráció és kommunikáció) Minőségbiztosítási felelős (visszacsatolások, módosítások menedzselése) Szakértői team (külső szakma-specifikus tanácsadó team) Alvállalkozó (szerződéses külső erőforrás ) 4

5 ELNÖK (Chairman) Belbin-féle szerepek a csoporton belül (személyiségbeli) Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokon Nyugodt, fegyelmezett Elkötelezettje a kitűzött céloknak Átlátja a dolgokat és tiszteli az embereket Általában intelligens, de nem feltétlenül kreatív Tisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaival Ha nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait Gondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, HEFOP figyel, összegez. ÖTLETEMBER (Plant) Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgel Néha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággal Nagy vonalakban gondolkodik Részletkérdésekben könnyen hibázhat Rosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit éri Gyakran magányos ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator) Az egyéni munka untatja Jó érzéke van az üzlethez Könnyű elterelni a figyelmét a feladatról Nyomás alatt nyújtja a legtöbbet Ha nincs sok munka, könnyű életet él Szerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál. Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad a lelkesedése Jókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi ember Új ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat HEFOP talál. Lényegretörően kérdez. HEFOP ÉRTÉKELŐ (Monitor Evaluator) Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens ember Lassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedés Nem érdekli a körítés, csak a tények Hűvös, tárgyilagosan elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedését Népszerűtlenné válthat A hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának FORMÁLÓ (Shaper) Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékony Élvezi a kihívást Hamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajta Hajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek ellene Csak a kézzel fogható eredmények érdeklik Nekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek. Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint HEFOP helytálló teamben, ő látja el ezt a szerepet. HEFOP

6 SZERVEZŐ (Company Worker) TEAMMUNKÁS (Team Worker) Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületes Erős jellem Inkább a vállalatért dolgozik, mint magáért Olyat is elvégez, amit senki más nem vállalna Teamen belüli pozícióját féltékenyen őrzi Gyakran kritizál más munkastílusú embereket Világos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szüksége Bosszantja, ha a célok menet közben megváltoznak Élénken érdeklődik más emberek iránt Jó a kommunikációs készsége Könnyen együtt tud működni másokkal Kedves, barátságos Kezelni tudja a nehéz embereket Képes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokat Harmóniát teremt a teamben A döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást dolgoz Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket. visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus tevékenységre Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte ösztökéli. HEFOP észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő. HEFOP HAJRÁZÓ (Completer Finisher) Inkább befelé, mint kifelé forduló alkat Fegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókban Hajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókat Irgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhat ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A projektek minden esetben önálló, a szervezethez különböző módon kapcsolódó, meghatározott ideig fenntartott szervezeti egységek is egyben. A projektben betöltött szerepek között függőségi (alá-, fölé, mellérendelési) kapcsolatokat rögzíti a szervezeti felépítés. A projekt szintjétől, típusától és céljától függetlenül többféle szervezetben működhet. A különböző szervezetek projekt menedzselési gyakorlatában a bemutatásra kerülő kétféle szervezeti forma jelenik meg a leggyakrabban: tradicionális projekt szervezeti forma, mátrix szervezeti forma. A projektek bonyolítása minden esetben megköveteli bizonyos projekt szereplők és szerepek meglétét. A leggyakrabban meghatározható általános projektszereplőket és meghatározásukat a következők: Megbízó; Felhasználó, kliens; Projekt felügyelő; Projekt Irányító Bizottság (PIB); Projekt menedzser (PM); Projekt mag; Projekt munkacsoport vezető; Projekt csapat; Projekt titkár; Minőségbiztosítási felelős; Szakértői team; Alvállalkozó. Nélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem kerülheti el a figyelmét. HEFOP ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Ismertesse a tradicionális projekt szervezeti formát és annak előnyeit / hátrányait! Ismertesse a mátrix típusú projekt szervezeti formát és annak előnyeit / hátrányait! Ismertesse és jellemezze az alapvető projektszereplőket és személyiségbeli jegyeiket! KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 4. ea.: Projekttervezés I. 6