Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének április 25-i rendes ülésére

Átírás

1 3362-1/2012. E L Ő T E R J E S Z T É S Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének április 25-i rendes ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a évi belső ellenőrzésekről Előterjesztő: Dr. Kelemen Márk polgármester Az előterjesztést készítette: Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető Véleményezésre és tárgyalásra megkapta: A Képviselő-testület bizottságai Törvényességi véleményezésre megkapta: Vincze Miklós jegyző Törvényességi észrevételem nincs: Vincze Miklós jegyző Döntési javaslat: határozati-javaslat Döntési változatok száma: 1

2 Kerekegyháza Város Polgármesterétől E l ő t e r j e s z t é s Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének április 25-én tartandó rendes ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a évi belső ellenőrzésekről Tisztelt Képviselő-testület! A 2011-ben hatályos az államháztartásról szóló évi XXXVIII. Törvénynek valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26. ) Kormány rendeletnek megfelelően a közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervek kötelesek belső ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy a szervezet számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően. Önkormányzatunk évben is külsős belső ellenőr megbízásával látta el a feladatot, kistérségi társulási formában. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazza. A jelenleg hatályos 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 56. (8) bekezdése alapján a T. Képviselő-testület elé terjesztem a évi belső ellenőrzési jelentést: A Képviselő-testület októberi ülésén tárgyalta a évi belső ellenőrzési tervet, melyet a 222/2010. (X. 27.) sz. Kth. határozatával jóváhagyott, majd a belső ellenőrzési társulás épített be a belső ellenőrzési társulás évi ellenőrzési tervébe. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatokat a belső ellenőr végrehajtotta. A tartalék napok terhére egy terven kívüli ellenőrzést hajtottunk végre a házi segítségnyújtás ágasegyházi telephelye fenntartásának szükségessége, gazdaságosságának vizsgálata tárgyában évi ellenőrzések: Sors Ellenőrzendő zám szerv Ellenőrzés típusa 1 M. F. Ált. Iskola utóellenőrzés Ellenőrzés tárgya, célja évi kincstári ellenőrzés utóellenőrzése Ellenőrzési napok tervezett száma Ellenőrzés évközi ütemezése 6 I.név 2 Polgármesteri Hivatal rendszerellenőrzés évi közbeszerzések ellenőrzése Kiemelve 1 belső és 1 külsős ellenőrzés 10 II. név. 2

3 3 Humán Szolgáltató Központ átfogó és utóellenőrzés 4 Polgármesteri Hivatal szabályszerűségi 6 Városgazdasági Kft rendszerellenőrzés intézményi működés átfogó ellenőrzése és a évi kincstári ellenőrzés utóellenőrzése évi EU-s támogatások ellenőrzése: bölcsőde projektzárás évi EU-s támogatások ellenőrzése: ifjúsági klub átfogó ellenőrzése A Kft működésének vizsgálata költségtakarékosság jegyében 14 II. név 8 III.név 5 IV.név 8 IV.név 7 Kábelkommunikációs Kft 8 HSZK ágasegyházi telephelye 5 Polgármesteri Hivatal szabályszerűségi rendszerellenőrzés gazdaságo ssági Kábelkommunikációs Kft műk. ell. a költségtakarékosság jegyében telephely fenntartásának szükségessége Összes ellenőrzési nap 60 6 IV.név 3 I. név. A évi belső ellenőrzés megállapításai: 1. Általános iskola évi kincstári ellenőrzésének utóellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 6 nap Pontosabb a tanulói nyilvántartás, a művészetoktatási naplók vezetése folyamatos, a térítési díjak beszedésre kerültek, a mulasztók felszólításra, a fenntartó és az intézmény a normatíva igényléseket átbeszéli, az intézményvezető a nyilvántartásokat ellenőrzi, kockázatkezelési szabályzat készült. Az ellenőr javaslata: 0,5 fő gazdasági ügyintéző alkalmazása, Feuve beépítése a munkakörökbe. Ellenőrzést követő intézkedések: FEUVE pontosítása, gazdasági ügyintéző kapacitás bővítés (A bölcsőde indulásával a bölcsődei ügyintéző az iskolai gazdasági adminisztrációs feladatokba is besegít, napi 4 órában), naplóvezetés ellenőrzése. 3

4 évi közbeszerzések ellenőrzése: kiemelve az ipari park útépítése és a bölcsődei pályázat beszerzései ( építési és eszköz is) Az ellenőrzés időtartama: 10 nap A közbeszerzési eljárások a jogszabályok és a helyi szabályzatok figyelembe vételével kerültek lebonyolításra, az eljárások során a szükséges dokumentáció hiánytalanul megtörtént. Az építési beruházásra kiírt közbeszerzési eljárást a jogszabályokban foglaltak szerint hajtották végre, a pályázati kiírás eredménnyel zárult, a nyertes pályázóval a kivitelezési szerződést aláírták, az eszközbeszerzésekre kiírt közbeszerzési eljárást a jogszabályokban foglaltak szerint hajtották végre, a pályázati kiírás eredménnyel zárult, a nyertes pályázóval a szállítási szerződést aláírták Intézkedésre nem volt szükség. 3. Humánszolgáltató Központ működésének átfogó ellenőrzése, a évi kincstári ellenőrzés utóellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 14 nap FEUVE szabályzat teljessé tétele szükséges, kockázatkezelő személy kijelölése. Hiányzik a szakmai ellenőrzésekről feljegyzések megküldése fenntartó felé. A házi segítségnyújtás dokumentálása megfelelő, a menetlevelek vezetése ellenőrizendő. Gazdasági végzettségű dolgozó alkalmazása lenne szükséges a sokrétű feladatok ellátásához, adatkezelő program beszerzése az adminisztráció segítésére. FEUVE elkészült, kockázatkezelő személy kijelölése megtörtént. A vezetői ellenőrzésekről a fenntartó tájékoztatásra kerül. A menetlevelek ellenőrzése megtörténik. Gazdasági végzettségű dolgozó forráshiány miatt még nem került felvételre. Adatkezelő és számlázó program decemberben beszerzésre került, mely az adminisztrációt jelentős mértékben megkönnyíti. 4. Polgármesteri Hivatal: bölcsőde projekt zárás ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 8 nap - Az elszámolás megfelel a hazai jogszabályoknak és a Támogatási Szerződésben foglaltaknak. A beruházás folyamatos pénzügyi dokumentálása, könyvelése, a támogató felé történő időszakos elszámolása, a támogatások lehívás során a tényleges műszaki kivitelezés, projekt-előkészítés és menedzselés munkálatainak pénzügyi vonzatú ügyintézése a valós folyamatokat rögzítette. A beruházás pénzügyi fedezete az átfutási idők figyelembe vételével biztosított volt. - Nem szükséges. 4

5 5. Ifjúsági klub átfogó ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 5 nap A projektelemekre beállított és ténylegesen felmerült költségek a Támogatási célok érdekében kerültek felhasználása, a tételesen átvizsgált pénzügyi bizonylatok a formai és tartalmi előírásoknak megfeleltek. Utóellenőrzés, a végleges lezárást követően. 6. Városgazdasági Kft működésének ellenőrzése ( költségtakarékosság) Az ellenőrzés időtartama: 8 nap A társaság feladatai ellátásából származó árbevétele és költség arányát az önkormányzattól származó árbevétel mértéke, annak nagysága erősen determinálja. Amennyiben a társaság eredmény elérésére törekszik, akkor a már így is minimumon lévő költségeit kell csökkentenie (anyagi és személyi), ami a feladatellátását veszélyezteti. Az önkormányzati feladatellátását védernyőként ad biztonságot a cégnek. A piactér üzemletetési tevékenységet a piaci viszonyok felé kell közelíteni. A külső munkákból származó, eredményt tartalmazó tevékenység fokozása a jövőben a gazdálkodás stabilizálásának kulcskérdése. A cég költségtakarékosan működik. Javaslat: a gazdálkodás eredményességének javítása érdekében premizálási forma meghatározása az ügyvezető részére, a felügyelő bizottság erősebb kontrollja, javaslatai a működtetésre. felügyelő bizottság rendszeresen kontrolálja a céget. A kft rendszeresen beszámol a tulajdonos felé. 7. Kábelkommunikációs Kft működésének ellenőrzése (költségtakarékosság) Az ellenőrzés időtartama: 6 nap A gazdálkodás pozitívumai: a készletek szinten tartása, a pénzeszközök kismértékű növekedése, a saját tőke várható eredmény miatti emelkedése, az előző évi veszteséghez képest szerény mértékű eredmény ( adózás előtti) Negatív tendenciák: az amortizáció mértékével csökkent a befektetett tárgyi eszközök értéke, a kintlevőségek állománya nőtt, az eredménytartalék mínuszba fordult. Az ügyvezető az első félévben megtett költségtakarékosság irányába mutató döntései mellett is a társaság gazdálkodásának stabilizálása szükséges, az eszközök korszerűsítése. További takarékos működés, a kintlévőségek csökkentése érdekében felszólítások küldése. 5

6 8. HSZK ágasegyházi telephelye működtetése szükségességének ellenőrzése Az ellenőrzés időtartama: 3 nap A házi segítségnyújtás feladatellátása szempontjából külön telephely fenntartása szükségtelen. Költségmegtakarítás nem várható a telephely megszüntetéséből, de feladatellátás és adminisztráció szempontjából csökkenés várható. A telephely az ellenőrzést követően megszüntetésre kerül. A évi Belső Ellenőrzésről összességében megállapítható, hogy az ellenőrzés az ellenőrzési tervnek megfelelően történt, egy ellenőrzés a tartalék napok terhére pluszként végrehajtásra került. A személyi és tárgyi feltételei továbbra is minimális szinten, de rendelkezésre álltak a vizsgálathoz. Az ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők biztosítottak, a társulás rendelkezik a Belső Ellenőrzési Kézikönyvvel, az SZMSZ melléklete tartalmazza az Ellenőrzési Szabályzatot. Az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem volt, az intézmények részéről megtett észrevételeket az ellenőrzéssel kapcsolatosan a jelentésbe beépítésre kerültek. A vizsgálat megállapítási segítő szándékúak voltak. Jogellenes magatartás miatt észrevételt nem tett senki, szabálysértési, illetve bűntető eljárást nem kezdeményeztünk. A tapasztalt hiányosságok kiküszöbölésére intézkedési tervek készültek, melyben határidők megadásával, személyek megjelölésével meghatározásra kerültek a hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések. Az intézkedési tervekben leírtak realizálása utóellenőrzés keretében történik. A belső ellenőrzés kiemelt tevékenység az önkormányzat és intézményei tekintetében. Az ellenőri tevékenység jogszabályoknak megfelelő mennyiségi és minőségi biztosítása érdekében az ellenőrzési napok számának növelése lenne szükséges, hiszen a jogszabályok az önkormányzati tevékenység mind szélesebb körében teszi kötelezővé a belső ellenőrzés rendszerének működtetését. A jelenlegi állami normatíva ennek teljes körű végrehajtását nem teszi lehetővé. Kérem a jelentés megvitatását és annak elfogadását. Kerekegyháza, április 20. Dr. Kelemen Márk polgármester 6

7 Határozat-tervezet /2012. ( IV. 25.) sz. Kth.: Belső ellenőrzési jelentésről Határozat Kerekegyháza Város Önkormányzatának képviselő-testülete a évi belső ellenőrzésről szóló összefoglaló ellenőrzési jelentést az előterjesztés szerinti változatlan tartalommal elfogadja. Felelős: Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető Határidő: azonnal 7