NYOMTATÁSI SABLONOK KEZELÉSE A DOAS-BAN Készítette: Gál Tamás Szerkesztette: Mezei Hajnalka Utoljára módosítva: 2013. május 28. Terjedelem: 10 oldal
Tartalomjegyzék 1. Bevezetés...3 2. Elérhetőség...4 3. Ismertetés...5 3.1. Sablon mezők...5 3.2. Sablon típusok...5 3.3. Új sablon létrehozása...6 3.4. Meglévő sablon módosítása...7 3.5. Riport lementés és újranyomtatás...9 3.6. Táblázatkezelő alkalmazás használata nevesített cellák használatával...10 4. Támogatott Office alkalmazások...11 2
1. Bevezetés A DOAS képes különféle dokumentumok, mint pl. árajánlat, szerződés, átadás-átvételi jegyzőkönyv, stb., egy külső Office alkalmazásban (Microsoft Office, OpenOffice/LibreOffice) történő létrehozására. Ehhez testre szabható nyomtatási sablonokat használhatunk. A sablonokat egyszer kell csak elkészíteni, melyeket a későbbiekben tetszőleges alkalommal fel lehet használni dokumentumok készítéséhez. Ezzel minden felhasználó számára egységes dokumentumformátum válik elérhetővé. A sablonokba elhelyezhetünk statikus tartalmat és a program által kezelt dinamikus mezőket, melyek a 3.1-es (Sablon mezők) pontban vannak részletezve. Ezek a dinamikus mezők egy konkrét jármű dokumentum nyomtatása esetén a jármű aktuális adataival töltődnek ki. Példa: Sablonban szereplő adatok: Alvázszám: [VinNumber] Rendszám: [LicensePlateNumber] Legenerált dokumentumban szereplő adatok: Alvázszám: WF0XXXXXXXX Rendszám: ABC-123 3
2. Elérhetőség A funkció elérhető a Karbantartás - Nyomtatási sablon karbantartás menüpont alatt, vagy közvetlenül az Új / Használt jármű karbantartás képernyő Riportok fülén található Sablonok karbantartása gomb megnyomásával. 1. Ábra: Nyomtatási sablon karbantartása 4
3. Ismertetés 3.1. Sablon mezők A program előre definiált mezőket tartalmaz, melyeket a dokumentum a sablonba ágyazva dinamikus tartalommal képes kitölteni. Az előre definiált mezők mindenkori aktuális listáját és azok leírását legegyszerűbben úgy éri el, ha a Karbantartás - Nyomtatási sablon karbantartás menüpont alatt található az Egyéb funkciók - Szövegszerkesztő mezők létrehozása / Táblázatkezelő mezők létrehozása gombbal az összes felhasználható sablon mezőit legenerálja egy új sablonba. FIGYELEM! A mezőket mindenképpen a Másolás/Beillesztés funkciókkal kell átvinni egyik dokumentumból a másikba, mivel ezek a mezők az office speciális belső objektumai. Ha nem így teszünk, akkor előfordulhat, hogy a DOAS nem lesz képes kitölteni azokat megfelelő adattartalommal. 3.2. Sablon típusok Megkülönböztetünk Alapértelmezett Rubin DMS és Felhasználói sablon típusokat. Előbbi a Rubin DMS által előre definiált típusokat jelenti, melyek egy-egy funkció végigkövetése esetén, a program meghatározott részén közvetlenül elérhető (pl.: Árajánlat, Szerződés, Jármű adatlap, stb.). Utóbbiak pedig az Ügyintéző által újonnan létrehozottak, melyek kizárólag az Új / Használt jármű karbantartás - Riportok - Nyomtatható riportok fülről érhetők el. FIGYELEM! Alapértelmezett Rubin DMS sablon NEM törölhető, kizárólag módosítható! Felhasználói sablon tetszőlegesen törölhető és módosítható is. 5
3.3. Új sablon létrehozása FIGYELEM! Ezzel a művelettel kizárólag Felhasználói sablonok készíthetők. 2. Ábra: Új sablon Első lépésben szerkesszük meg a kívánt dokumentum sablont, melybe tetszőlegesen belerakhatjuk a Sablon mezők szekcióban ismertetett, a program által dinamikusan kitölthető mezőket. Ehhez alapul vehetjük a Rubin DMS által adott minta sablonokat, vagy akár az összes mezőt tartalmazó, legenerálható listát is. 6 Ha készen vagyunk a megszerkesztett, formázott dokumentumsablonnal, akkor mentsük el azt a használt Office sablon típusú kiterjesztésével, melyek az alábbiak lehetnek: Szövegszerkesztő sablon típusok Microsoft Office esetén - Microsoft Word Sablonok (*.dot) OpenOffice esetén - OpenOffice Write Sablonok (*.stw) vagy OpenOffice ODF szövegesdokumentum Sablonok (*.ott) Az "Új sablon" gombra kattintva előugrik egy ablak ahol meg kell adni a sablon megnevezését, a sablon EGYEDI kódját, melyből a sablon fájl neve is generálódik. Az adatok megadása után elérhetővé válik a "Mentés (szerverre)" nevű gomb, melynek megnyomásával központilag elmenthetjük az előzőekben elkészített sablont. Ezek után ezt bárki elérheti.
3.4. Meglévő sablon módosítása A módosítás funkcióval egy letárolt sablont tudunk szükség esetén lecserélni, módosítani. 3. Ábra: Sablon módosítása Amennyiben az adott Sablonnak még nem létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező üres), az azt jelenti, hogy ezen a telephelyen még nem volt elkészítve és betöltve a használandó dokumentum sablon. FIGYELEM!!! A kezdeti sablon betöltés elengedhetetlen feltétele bizonyos DOAS funkciók használatának, mint pl. árajánlat, szerződés, stb. létrehozása szövegszerkesztő alkalmazásban. Amennyiben ez a művelet még nem lett elvégezve, akkor a program az alábbi üzenetet küldi a funkció meghívásakor: 4. Ábra: Figyelmezetetés, amikor a sablonnak nem létezik sablon azonosítója 7 Ebben az esetben először el kell készítenie, majd fel kell tölteni a telephelyen használandó aktuális sablont az alábbi módon: A "Módosít" gombot megnyomva feljön egy ablak a kiválasztott sablon adataival. A "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük az előzőleg elkészített dokumentumsablont. Amennyiben az adott Sablonnak már létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező nem üres), akkor a következőt kell tenni: Első lépésben a "Beolvas (szerverről)" gombot kell megnyomni, amely betölti a központilag letárolt változatot. Ilyenkor meg kell adni, hogy hova szeretnénk menteni a fájlt. Adjunk meg egy írható mappát, ahol a szükséges módosításokat
elvégezhetjük. Végezzük el a szükséges módosításokat, majd mentsük el a szerkesztett munkapéldányt. A DOAS-hoz visszatérve a "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük a kész sablont. Egy sablon módosításakor annak egy újabb verziója jön létre, így a már kinyomtatott régebbi riportok az eredeti formájukban érhetők el. 8
3.5. Riport lementés és újranyomtatás Az újonnan nyomtatott jármű riportok (árajánlatok, szerződések., stb.) adatai adatbázisba mentődnek, amelyek utólag reprodukálhatók az eredeti tartalommal. A Járművek - Új / Használt járművek - Új / Használt járművek karbantartása menüpont alatt, ha egy konkrét járművet lekeresünk, akkor akkor a Riportok fülön láthatóvá válik egy újabb fül, a Nyomtatott riportok". Itt láthatóak a már lementett dokumentumok, melyeket a Riport nyomtatás funkcióval újból előhívhatunk. 5. Ábra: Nyomtatott riportok 9
3.6. Táblázatkezelő alkalmazás használata nevesített cellák használatával Az alábbi módon érhetjük el, hogy a DOAS-ban szereplő adatok belekerülhessenek a táblázatkezelő alkalmazásban megszerkesztett sablon megfelelő mezőibe: A program megnyitja a generálandó táblázatkezelő sablon dokumentumot. Annak egy kiemelt munkafüzetlapján ( DoasTemplates ) úgynevezett nevesített cellákat hoz létre a felhasználható összes mezőről. Ezek után belegenerálja a DOAS-ban aktuálisan kiválasztott rekord megfelelő mezőinek értékét az előzőekben létrehozott nevesített cellákba. A felhasználó által testre szabható sablonokban, a dinamikus adatokkal kitöltendő mezőkben csupán annyit kell tenni, hogy hivatkozni kell valamelyik nevesített cellára. Pl. Ha az A1 -es mezőben a partner nevét szeretnénk látni, akkor csak annyit kell tenni, hogy az A1 -es cella értéke az alábbi legyen: =CustomerName. Ezzel érjük el, hogy a program által kitöltött nevesített cellára hivatkozunk. 10
4. Támogatott Office alkalmazások A program képes kommunikálni a fizetős Microsoft Office-szal és az ingyenes OpenOffice/LibreOffice-szal is egyaránt. A használt Office csomag két szinten állítható: globális rendszerkapcsolóval, illetve az egyes felhasználási helyeken. A rendszerkapcsoló az "Általános rendszerparaméterek" alatt, "Globális Office Típus" néven található. Ennek alapértelmezett értéke a Microsoft Office. Felhasználási helyeként három állása van a kapcsolónak: Globális alapértelmezett ekkor a fentebb leírt rendszerkapcsolóban beállított office alkalmazást fogja használni a program. Microsoft Office amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor a Microsoft Office alkalmazás lesz használatban. OpenOffice amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor az OpenOffice/LibreOffice alkalmazás lesz használatban. FIGYELEM: AZ OpenOffice/LibreOffice sablonok NEM AZONOSAK a Microsoft Office sablonokkal. Így az egyik termékkel előre legyártott sablonok nem használhatók a másik termékkel együtt. Vagyis amennyiben Microsoft Office-szal elkészítettünk egy Szerződés sablont, akkor az nem felhasználható OpenOffice/LibreOffice segítségével. Az abban levő dinamikus tartalom nem fog megjelenni. A "Nyomtatási sablonok karbantartása" menüpontban a kiválasztott Office Típushoz tartozó sablonok jelennek csak meg. Ez alapértelmezetten a Microsoft Office. 11 A sablonok innentől szigorúan vagy táblázatkezelő, vagy szövegszerkesztő sablonok. Ezt a karbantartóban új sablon esetén kötelezően meg kell adni. A régi sablonok a frissítés során megkapták a helyes beállításokat. Lista exportnál, táblázat exportnál és a riportok exportjánál szintén mindkét csomag használható. Táblázatkezelő esetén az OpenOffice/LibreOffice és Microsoft Office sablonok szerencsére kompatibilisek egymással, tehát elég megnyitni OpenOffice/LibreOffice-szal az Excel táblázatot, és elmenteni a saját sablon formátumában (STC kiterjesztéssel).