A 2014/2015-ös ERASMUS+ KA103 (HE) záróbeszámolóval kapcsolatos technikai információk Erasmus+ felsőoktatási mobilitási információs és konzultációs nap Budapest, 2015. szeptember 24. Tóth Tibor
Előzmények, háttér Mobility Tool+ a mobilitások közös adatgyűjtő és elemző eszköze Előnye: egységes ellenőrzött adatbevitel, rendszeres adatrögzítés esetén európai szintű csaknem valós idejű statisztikák a források felhasználásáról Automatikus mobilitási résztvevő értesítés (EUsurvey), beszámolók gyors feldolgozásának lehetősége kiutazó és beutazó statisztikák is! A megvalósítás/fejlesztés folyamatos, egyelőre sok problémával szembesülünk PIC kódok nem egyértelműek felsőoktatási intézmények esetében komoly javulás Beszámoló excel fájl párhuzamos használata: Nehézkes kezelés Évközi beszámoló További mezők (pl. CH, kifizetések ütemezése) Kiegészítés igénylésének hiánya Átcsoportosítások kezelése OLS integráció részlegesen megoldott Napok számításával kapcsolatos problémák az indulásnál Adatszótár, ECHE charterrel rendelkező intézmények évközi változása (PIC) NUTS régiók, születési dátum kötelező voltának megszüntetése
A beszámolás folyamata Beszámoló Excel fájl kitöltése, ellenőrzése Excel fájl tartalmának importálása a MT+-ba MT+ projektadatok, mobilitási adatok és költségvetési adatok ellenőrzése OLS adatok ellenőrzése MT+ report létrehozása, kitöltése MT+ report beküldése MT+ mobilitások validálása (TKA) MT+ report bírálata (TKA)
Az évközi beszámoló fájl - Általános tudnivalók Piros cellák: hibás vagy hiányzó értékeket jelölnek Beillesztés: érték szerint! Csak és kizárólag a ténylegesen megvalósult vagy tervezett mobilitások szerepelhetnek az adatsorokban (szerződésszámmal) Üres köztes sorokat a beszámolóban nem szabad hagyni! A MT+ importáláshoz Firefox böngésző használata ajánlott!
Az évközi beszámoló fájl Aktuális verzió 2.03 folyamatosan frissítjük. Mindig a legfrissebb verzió használata ajánlott frissítéshez, technikai ellenőrzéshez emailben be kell küldeni Kiterjesztése:.xlsm makrót kell futtatni, biztonsági beállításoknál engedélyezés Elnevezés: BUDAPES08_1415_FR_203.xlsm Rendszeres MT+ importálás A MT+-ban már létező azonosítóval jelölt mezők tartalma importáláskor felülíródik (kivéve az Eusurvey státuszt) Törölt mobilitások esetén az MT+-ban törlés csak manuálisan
A beszámoló fájl - Partnerek lapfül PIC kódok: ha nincs meg a PIC-kód, akkor további adatokat kell megadni. Partnerazonosító: ha van ERASMUS kód, akkor azt kell használni, ha nincs, akkor a koordinátor adja meg, de legyen rövid, lényegretörő, ékezet és speciális karakterek nélkül az MT+-ban is ez a partner azonosítója! A mobilitásoknál is ez a hivatkozási alap.
A beszámoló fájl - Hallgatói mobilitás (KA103 - SM lapfül) Szerződésszám: kötelezően megadandó Duplikáció figyelése
A beszámoló fájl - Pénzügyi elszámolás lapfül A legutolsó érvényes (aláírt) szerződésmódosítás alapján!
A beszámoló fájl - Pénzügyi elszámolás lapfül Tervezett további felhasználás, létszám: 0! A beérkezett összes mobilitási pályázat száma: nem lehet kisebb mint a tényegesen kiutazottak száma. OM felhasználás: a teljes, létszám alapján kalkulált összeg. Hibás/problémás mezők itt is pirossal jelennek meg. Sok összefüggés, fokozott figyelmet és ellenőrzést igényel! Kétség esetén küldjék el a fájlt emailben egyeztetésre.
A beszámoló fájl - Beutazók
A beszámoló fájl - MT+ importfájlok generálása
A beszámoló fájl - sikertelen generálás - hibakeresés
A beszámoló fájl sikeres importfájl-generálás -> MT+ import
MT+ - további lépések Mobilitások számának ellenőrzése, felesleges mobilitások törlése. A beszámoló fájl és a MT+ tartalmának meg kell egyeznie! Költségvetés fül ellenőrzése, mobilitás szervezési költség beírása. A beszámoló fájl és a MT+ tartalmának meg kell egyeznie!
Participant report (Eusurvey) Angol vagy magyar nyelven is A mobilitás bekerül a MT+-ba, utána automatikus értesítés a kiutazónak MT+-ból a kiutazók beszámolói letölthetők Élménybeszámolók (dokumentumok, blogok, stb.) javasoljuk a gyűjtést Az új MT+ verzióban a beutazók beszámolói is letölthetőek MT+ 2015. szeptember 23-i állapot: 47 intézmény 5 517 mobilitás (SMS: 2909 SMP: 1123 STA: 1007 STT: 478) 4 249 beszámoló beérkezett (77%)
Kedvezményezetti beszámoló
Kedvezményezetti beszámoló Vegyes nyelvhasználat Könnyű navigálás Ha a mobilitási adatok változnak, akkor a statisztikai adatok frissülnek Folyamatos mentés, de javasolt külön fájlban előre elkészíteni a válaszokat Többen is szerkeszthetik, a műveletek listája látható -> piszkozat feloldása (release draft) Ajánlott már október elején elkezdeni a munkát!
Online Nyelvi Támogatás (OLS) Második szintfelmérés mindenkinek kötelező, aki az elsőt elvégezte. Néhány intézménynél a 2014-es és 2015-ös licenszek felhasználása összekeveredett: technikai megoldás hamarosan OLS 2015 szeptember 23-i állapot: Szintfelmérés licensz kiküldve: 2461 licensz 1. szintfelmérés licensz felhasználva: 2388 licensz Nyelvkurzus licensz kiosztva: 1137 licensz Nyelvkurzus licensz felhasználva: 1005 licensz 2. szintfelmérés licensz felhasználva: 1477 licensz