Bevezetés Ebben a fejezetben megismerkedünk az Excel programban alkalmazható különböző hivatkozásokkal (relatív, vegyes, abszolút). Képesek leszünk különböző alapszintű számítások elvégzésére, képletek készítésére. Értelmezni tudjuk majd az Excel különböző hibaüzeneteit. Alapműveletek Az Excel programban különböző számítási műveleteket is végezhetünk. Ezeket a műveleteket képleteknek nevezzük. A képletet mindig egyenlőségjellel, pluszjellel vagy mínuszjellel kell kezdeni. Ha nem így teszünk, az Excel nem ismeri fel, hogy képletről van szó, ezért szöveges adatként próbálja értelmezni. Ebben az esetben nem hajtja végre a kijelölt műveletet, hanem egyszerű adatbevitelnek tekinti. Ha pluszjellel kezdtük a képletünket, akkor az Excel az ENTER után a + jelet lecseréli = jelre, míg a jel elé egy = jelet szúr be. Műveleti jelek: + összeadás - kivonás * szorzás / osztás ^ hatványozás A matematikai alapműveleteket az Excel a matematika szabályainak megfelelő sorrendjében hajtja végre. A sorrend szabályozását a zárójelek használatával tudjuk végrehajtani. Ne felejtsük el, hogyha nyitunk egy zárójelet, azt valamikor zárjuk is be! A műveletek prioritásainak a sorrendje: első a hatványozás, majd az osztás és a szorzás, végezetül az összeadás és a kivonás. Amennyiben egy képlet nem tartalmaz zárójelet, a műveleteket balról jobbra haladva hajtjuk végre. Összehasonlítást végző operátorok: = egyenlő > nagyobb, mint < kisebb, mint >= nagyobb vagy egyenlő <= kisebb vagy egyenlő <> nem egyenlő Az összehasonlító műveleteket két cella tartalmának az összehasonlítására használjuk. Az összehasonlításra a relációs jeleket alkalmazzuk. E műveletek eredménye logikai típusú érték lesz, tehát Igaz vagy Hamis. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
Szöveges operátor: & két szöveg összekapcsolása, összefűzése Az & összefűzés jellel mind szám-, mind szöveges adatokkal végezhetünk műveletet. A művelet eredményeként a beírt adatokat az Excel egymás után írja egy cellába. Az összevonás során a szövegek közé állandó szöveget is be tudunk szúrni. Az állandó szövegeket idézőjelek közé kell tenni! Indítsuk el az Excel programot! Az alábbi minta alapján vigyük be az adatokat, majd számítsuk ki a hiányzó adatokat! 1. ábra Minta a számításhoz Álljunk a B4-es cellára, majd számoljuk ki a két szám összegét! A képletet kezdjük az egyenlőség jellel, majd gépeljük be a B1-es cellahivatkozást, vagy kattintsunk a B1- es cellára! A numerikus billentyűzeten nyomjuk le a plusz (+) jelet, majd írjuk be a B2-es cellában található számot, vagy kattintsunk a B2-es cellára! Végezetül nyomjuk meg az ENTER billentyűt! A B4-es cellában a számítási művelet végrehajtódik és a két szám összege, a 15-ös szám jelenik meg. Hasonló módon számítsuk ki a többi hiányzó adatot! A hatvány jelét az AltGr+3 billentyűkombinációval tudjuk beszúrni. A kalap jel csak akkor jelenik meg, ha az utána következő cellahivatkozást vagy adatot begépeljük. Hivatkozások típusai Mielőtt hozzákezdenénk a számítások gyakorlati megvalósításához, ismerkedjünk meg a hivatkozások közül elsőként a relatív hivatkozással. A munkalap celláinak vagy cellacsoportjainak azonosítására alkalmazzuk őket, melyek a cellák illetve a cellacsoportok koordinátái. Ezeket alkalmazzuk a számítások elvégzéséhez, melyek megmutatják, hogy az adott műveletet mely cellák tartalmával kell elvégezni. A képletekben a konstans számokon kívül más cellák tartalmát is felhasználhatjuk e cellákra való hivatkozással. Előnye, hogy az ismételt begépeléssel járó tévedési lehetőséget kiiktathatjuk, valamint megkönnyíthetjük az esetleges módosításokkal járó újraszámolást. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
Cella: egy cellára relatívan úgy tudunk hivatkozni, hogy megadjuk az oszlop- majd a sor azonosítóját, ahol a cella van. Pl. E5. A cella az E oszlop 5. sorában található. Cellacsoportra, tartományra úgy tudunk hivatkozni, hogy megadjuk a tartomány bal felső sarkában található cella hivatkozását, majd kettőspont következik, végezetül hivatkozunk a tartomány jobb alsó sarkában található cellára. Pl. A2:C4. Tehát ez a hivatkozás vonatkozik az A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3, C4-es cellákra. 2. ábra Cellatartomány hivatkozása Nyissunk egy új munkafüzetet! Jelöljük ki a fenti képen látható tartományt! Nem összefüggő részekre való hivatkozás: ezt akkor használjuk, ha a cellák, cellatartományok nem összefüggőek. Ilyenkor egymás után felsoroljuk a cellákat, cellatartományokat úgy, hogy pontosvesszőt teszünk közéjük. Pl. A1; A3:A6; C2:D6 3. ábra Nem egybefüggő cellatartományok hivatkozása Nyissunk egy új munkafüzetet! Jelöljük ki a fenti képen látható tartományt! Hivatkozás egy másik munkalap celláira: begépeljük a munkalap nevét, majd a felkiáltójelet, végezetül a cellára vagy cellákra való hivatkozást. Pl. Munka2!A2:C3. A képletekben lévő cellákra való hivatkozást nemcsak billentyűzetről történő begépeléssel, hanem egér segítségével is megadhatjuk. A képlet bevitele közben, ha egy cellahivatkozáshoz értünk, kattintsunk a megfelelő cellára! A cellára való kattintás után a képletben megjelenik a cella koordinátája. A koordináta megjelenése után folytathatjuk képletünk begépelését. Az Excel a könnyebb áttekinthetőség érdekében a képletben szereplő cellahivatkozásokat külön színnel jelöli meg, és az érintett cellákat e színekkel ki is emeli a munkalapon. A Munka1-es munkalapra vigyük be a mintán látható adatokat, majd számoljuk ki a téglalap kerületét! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
4. ábra Téglalap kerülete Ha nem a megfelelő cellára kattintottunk, akkor egyszerűen kattintsunk a kívánt cellára! A képletben lévő rossz cellahivatkozás felülíródik az új hivatkozásra. Gyakran előfordul, hogy egy táblázat soraiban vagy oszlopaiban ugyanazt a számítást kell elvégeznünk. Ebben az esetben egyszerűbb, ha a képletek begépelése helyett azokat másolással sokszorosítjuk. Az alábbi példa segítségével ismerkedjünk meg az abszolút és vegyes hivatkozásokkal. Egy fémmegmunkáló kft-ben különböző méretű vaslemezeket kell legyártani. A vaslemezek területét úgy kell meghatározni, hogy a későbbi megmunkálások miatt minden egyes vaslemez területére 2% ráhagyást kell alkalmazni. A táblázat vízszintes oszlopaiban a vaslemez oldalainak a szélessége található, a függőleges oszlopaiban pedig a magasságok adatai. Az A2-es cellában a ráhagyás szerepel, százalék formátumban. A Munka2-es munkalapon készítsük el a minta alapján a táblázatot! A formázásokat is végezzük el 5. ábra Minta táblázat Először is határozzuk meg a képletet a 10 cm magas és 10 cm széles vaslemezekre: =10*10+10*10*2% A számok helyére helyettesítsük be az adatokat tartalmazó cellák hivatkozását: =B2*A3+B2*A3*A2 Használjuk a matematikai egyszerűsítési lehetőségeket. Emeljük ki a B2*A3 tagot: =B2*A3*(1+A2) Vigyük be a képletet a megfelelő, vagyis a B3-as cellába! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
Végezetül másoljuk a képletet vízszintesen, majd függőlegesen (a sorrend mindegy) a kitöltőkocka húzásával, ahogy azt a sorozatoknál tanultuk! 6. ábra Képlet másolása vízszintes és függőleges irányba Miután elvégezzük a másolásokat, és megnézzük a kapott eredményeket, azt veszszük észre, hogy valami nincs rendben, óriási nagyságú eredményeket kaptunk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
Nézzük meg, hogy vízszintes másolás esetén milyen képletek szerepelnek a cellákban! Pl. milyen képlet van a C3-as cellában? =C2*B3*(1+B2) Jó ez a képlet? Nem. Milyen képletnek kellene a C3-as cellában szerepelnie? =C2*A3*(1+A2) Hasonlítsuk össze a B3-as és a C3-as cellák képletét! B3-as cella képlete: C3-as cella képlete: =B2*A3*(1+A2) =C2*B3*(1+B2) A másolás után hogyan módosult a B3-as cella képlete? Ha jobban megnézzük, azt vesszük észre, hogy a képletben szereplő összes cella oszlophivatkozása eggyel megnőtt. Ha a D3-as cellában lévő képlettel hasonlítanánk össze, akkor ahhoz képest kettővel növekedett meg az oszlopazonosító. Tehát azt a következtetést vonhatjuk le, hogy vízszintes másolás esetén a cellahivatkozások oszlopazonosítója növekszik. Miután rájöttünk a másolás következményére, újból nézzük meg, hogy milyen képlet szerepel a C3-as cellában, és milyen képletnek kellene ott lennie! C3-as cella képlete: A jó képlet: =C2*B3*(1+B2) =C2*A3*(1+A2) A B3 helyett A3-nak, és a B2 helyett A2-nek kellene ott szerepelnie. Ez így is van a kiindulási képletnél, amely a C3-ban van: =B2*A3*(1+A2). Vagyis azt kell elérnünk, hogy ezeknél a cellahivatkozásoknál az oszlopazonosítók ne növekedjenek meg! Ezt a $ jel segítségével tudjuk megoldani. Az oszlopazonosító karakter elé tett $ jel hatására másolás után az oszlopazonosító karakterszáma nem fog megnövekedni. Vonjuk vissza az utolsó két műveletet! Módosítsuk a kiinduló képletünket (B3-as cella)! A módosított képlet: =B2*$A3*(1+$A2) Hiszen A3-ból nem lehet B3, és A2-ből pedig B2. Ezzel még nem végeztünk, hiszen még meg kell néznünk a függőleges másolás hatását is. A vizsgálódást végezzük el úgy, ahogy azt a vízszintes másolásnál végeztük! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
=B3*A4*(1+A3) =B2*A4*(1+A2) Nézzük meg, hogy a B4-es cellában milyen képlet van! Nézzük meg, hogy a B4-es cellában milyen képlet van! Ez a képlet sem jó. Milyen képletnek kellene ott lennie? Akkor itt is hasonlítsuk össze a B3-as és a B4-es cellák képletét! B3-as cella képlete: B4-es cella képlete: =B2*A3*(1+A2) =B3*A4*(1+A3) Itt a másolás után hogyan módosult a B3-as cella képlete? Függőleges másolás esetén azt vesszük észre, hogy a képletben szereplő összes cellasor hivatkozása eggyel megnőtt. Tehát azt a következtetést vonhatjuk le, hogy függőleges másolás esetén a cellahivatkozások sorazonosítója növekszik. Nézzük meg újból, hogy milyen képlet szerepel a B4-es cellában, és milyen képletnek kellene ott lennie! B4-es cella képlete: A jó képlet: =B3*A4*(1+A3) =B2*A4*(1+A2) A B3 helyett B2-nek, az A3 helyett A2-nek kellene szerepelnie. Ez így is van a kiindulási képletnél, amely a C3-ban van: =B2*A3*(1+A2). Vagyis itt pedig azt kell elérnünk, hogy ezeknél a cellahivatkozásoknál a sorazonosítók ne növekedjenek meg. Természetesen itt is a $ jelet alkalmazzuk! A sorazonosító karakter elé tett $ jel hatására a másolás után a sorazonosító karakterszáma nem fog megnövekedni. Módosítsuk kiinduló képletünket (B3-as cella)! A módosított képlet: =B$2*A3*(1+A$2) Hiszen B2-ből nem lehet B3, és A2-ből pedig A3. Végezetül fésüljük össze a vízszintes és a függőleges másolásnál $ jelekre módosított képleteket: Vízszintesnél: =B2*$A3*(1+$A2) Függőlegesnél: =B$2*A3*(1+A$2) Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
A C3-as cellában lévő kiinduló képletet módosítsuk az alábbi összefésült képletre: =B$2*$A3*(1+$A$2) Végezzük el újból a vízszintes és a függőleges másolásokat! Az így kapott táblázat: Így már tökéletes eredményeket kaptunk. 7. ábra Cellaazonosítók rögzítése Mi a különbség az abszolút és a vegyes hivatkozások között? Relatív hivatkozás: a cellának sem a sor-, sem az oszlopazonosítója nincs rögzítve. Pl. A1 Abszolút hivatkozás: a cella sor- és oszlop azonosítója is rögzített. Pl. az előbbi feladat alapján: $A$2. Vegyes hivatkozás: az abszolút és a relatív hivatkozás keveréke. Vagyis a cella sorvagy oszlopazonosítója van rögzítve. Az előbbi példa alapján: B$2, $A3. A cellahivatkozás miért változik meg a másolás hatására? Mert az Excel a relatív hivatkozást nem a cella címével tárolja, hanem azt jegyzi meg, hogy a hivatkozott cella hány sor és hány oszlop távolságra van attól a cellától, amelyikbe a hivatkozást írtuk. Egy cellahivatkozás rögzítéséhez használhatjuk az F4-es funkcióbillentyűt. Kattintsunk a képletben a kívánt cellára, majd nyomjuk meg az F4 billentyűt! Először a sorés az oszlopazonosító elé is tesz $ jelet. Következő megnyomásnál, a sor-, újbóli alkalmazásánál csak az oszlopazonosító kerül rögzítésre. Negyedik lenyomásánál pedig visszajutottunk az eredeti állapothoz, a relatív hivatkozáshoz. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
Hibaértékek Ha képletünkben valamit rosszul adtunk meg, vagy a függvény nem tudja azt alkalmazni, akkor az EXCEL egy hibaüzenet kiírásával hívja fel rá a figyelmünket. A hibaüzenetek egy # jellel kezdődnek, és az aktuális cellában kerülnek kiírásra. A ##### hiba akkor fordul elő, ha az oszlop nem elég széles, illetve negatív dátumot vagy időértéket használunk. Lehetséges okok Az oszlop nem elég széles ahhoz, hogy a szám elférjen benne. A dátum és az idő negatív számok. Megoldás Növeljük meg az oszlop szélességét! Az oszlopban lévő leghosszabb adathoz állítsuk be az oszlop szélességét! Csökkentsük a betűméretet, vagy változtassuk meg a cella számformátumát! Kivonáskor ellenőrizzük, hogy helyesen adtuk-e meg, hogy mit miből kell kivonni! Ha a képlet mégis helyes, és negatív az érték, akkor a dátumvagy időformátum helyett alkalmazzunk más számformátumot. A #HIV! hiba akkor fordul elő, ha a cellahivatkozásunk rossz. Lehetséges okok Olyan cellákat töröltünk, vagy olyan cellákra helyeztünk át cellákat, amelyekre más képletek is hivatkoznak. Megoldás Módosítsuk a képletet, vagy vonjuk vissza a hibás cellaáthelyezést! A #NÉV! hiba akkor fordul elő, ha az EXCEL nem ismeri fel a képletben lévő szöveget. Lehetséges okok Függvénynév hibás beírása. A képletben lévő szöveg nincs idézőjel között. A tartományhivatkozásban hiányzik a kettőspont. Másik munkalapra való hivatkozásnál hiányoznak az aposztrófjelek. Megoldás Javítsuk ki a függvény nevét! Ha nem tudjuk, akkor válasszuk a Beszúrás menü, Függvény parancsát! Ha a képletben nem tesszük idézőjel közé a szöveget, akkor az EXCEL azt névnek tekinti. A javításhoz rakjuk idézőjel közé! Javítsuk a hivatkozást, pl.: ÁTLAG(A1:A5)! Ha a képlet más munkalapon vagy munkafüzetben lévő cellákra vagy értékekre utal, és a másik munkafüzet vagy munkalap neve nem betűjellegű karaktert vagy szóközt is tartalmaz, a nevet aposztrófok ( ) közé kell foglalnunk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
A #SZÁM! hiba akkor fordul elő, ha a képletben vagy függvényben érvénytelen számértéket tartalmazó cellára hivatkozunk. Lehetséges okok Egy numerikus függvényben nem megfelelő érték használata. A képlet eredménye olyan kicsi, illetve nagy, hogy az EXCEL azt már nem tudja ábrázolni. Javítsuk ki az argumentumot! Megoldás Módosítsuk úgy a képletet, hogy az eredmény az ábrázolható számtartományba essen! A #ZÉRÓOSZTÓ! hiba akkor fordul elő, ha nullával akarunk osztani. Lehetséges okok A képletben egy olyan cellahivatkozást használunk osztóként, amely üres, vagy nullát tartalmaz. Megoldás Hivatkozzunk egy másik cellára, vagy nullától kezdődően vigyünk be különböző értéket! Esetleg a HA függvénnyel oldjuk meg, hogy csak akkor hajtódjon végre a számolás, ha a cella nem üres, pl.: HA(B2= ; ;C2/B2)! A #ÉRTÉK! hiba akkor fordul elő, ha nem megfelelő argumentumot vagy operandust használunk. Lehetséges okok Szöveget vittünk be olyan helyre, ahol a képlet számot vagy logikai értéket vár. Függvényhez vagy operandushoz tartományt adtunk meg, amelyekhez egyébként egyetlen értéket kell megadni. Megoldás Ellenőrizzük, hogy a hivatkozott cellában, illetve cellákban érvényes értékek szerepelnek-e! Valamint azt is nézzük meg, hogy a képlet vagy függvény milyen típusú operandust vagy argumentumot fogad el! A tartományt módosítsuk egyetlen értékre! Körkörös hivatkozás Amikor egy képletben vagy függvényben, közvetlenül vagy közvetve, magára a képletet vagy függvényt tartalmazó cellára hivatkozunk, akkor körkörös hivatkozás jön létre. Amikor körkörös hivatkozás jön létre, akkor az EXCEL figyelmeztet bennünket. Az EXCEL a körkörös hivatkozást tartalmazó képletet nem tudja kiszámolni. Ilyenkor írjuk át a képletünket, vagy változtassuk meg táblázatunk felépítését a körkörös hivatkozás megszüntetése érdekében! Természetesen egyes hibák megjelenését az ismertetetteken kívül más okok is kiválthatják. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10
Összefoglalás Az Excel programban különböző számítási műveleteket is végezhetünk. Ezeket a műveleteket képleteknek nevezzük. A képletet mindig egyenlőségjellel, pluszjellel vagy mínuszjellel kell kezdeni. Ha nem így teszünk, az Excel nem ismeri fel, hogy képletről van szó, ezért szöveges adatként próbálja azt értelmezni. Ebben az esetben nem hajtja végre a kijelölt műveletet, hanem egyszerű adatbevitelnek tekinti. Ha pluszjellel kezdtük a képletünket, akkor az Excel az ENTER után a + jelet lecseréli = jelre, míg a jel elé egy = jelet szúr be. Műveleti jelek: + összeadás - kivonás * szorzás / osztás ^ hatványozás A munkalap celláinak vagy cellacsoportjainak azonosítására alkalmazzuk a relatív hivatkozásokat, amelyek a cellák illetve a cellacsoportok koordinátái. Ezeket alkalmazzuk a számítások elvégzéséhez, melyek megmutatják, hogy az adott műveletet mely cellák tartalmával kell elvégezni. A képletekben a konstans számokon kívül más cellák tartalmát is felhasználhatjuk e cellákra való hivatkozással. Előnye, hogy kiiktathatjuk az ismételt begépeléssel járó tévedési lehetőséget, valamint megkönnyíthetjük az esetleges módosításokkal járó újraszámolást. Cella: egy cellára relatívan úgy tudunk hivatkozni, hogy megadjuk az oszlop- majd a sor azonosítóját, ahol a cella van. Pl. E5. A cella az E oszlopnak az 5-ik sorában található. Cellacsoportra, tartományra úgy tudunk hivatkozni, hogy megadjuk a tartomány bal felső sarkában található cella hivatkozását, majd kettőspont következik, végezetül hivatkozunk a tartomány jobb alsó sarkában található cellára. Pl. A2:C4. Tehát ez a hivatkozás vonatkozik az A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3, C4-es cellákra. Nem összefüggő részekre való hivatkozás: ezt akkor használjuk, ha a cellák, cellatartományok nem összefüggőek. Ilyenkor egymásután felsoroljuk a cellákat, cellatartományokat úgy, hogy pontosvesszőt teszünk közéjük. Pl. A1; A3:A6; C2:D6 Egy másik munkalap celláira: begépeljük a munkalap nevét, majd a felkiáltójelet, végezetül a cellára vagy cellákra való hivatkozást. Pl. Munka2!A2:C3. Képletek vízszintes másolása esetén a képletekben lévő cellahivatkozások oszlopazonosítója, míg függőleges másolásnál a sorazonosító növekszik. Az oszlop- vagy sorazonosító karakter elé tett $ jel hatására másolás után az oszlop- vagy sorazonosító karakterszáma nem fog megnövekedni. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11
Abszolút hivatkozás: a cella sor- és oszlopazonosítója is rögzített. Vegyes hivatkozás: az abszolút és a relatív hivatkozás keveréke. Vagyis a cella sorvagy oszlopazonosítója van rögzítve. Relatív hivatkozás: a cellának sem a sor-, sem az oszlopazonosítója nincs rögzítve. Egy cellahivatkozás rögzítéséhez használhatjuk az F4-es funkcióbillentyűt. Kattintsunk a képletben a kívánt cellára, majd nyomjuk meg az F4 billentyűt! Először a sorés az oszlopazonosító elé is tesz $ jelet. Következő megnyomásnál, a sor-, újbóli alkalmazásánál csak az oszlopazonosító kerül rögzítésre. Negyedik lenyomásánál pedig visszajutottunk az eredeti állapothoz, a relatív hivatkozáshoz. Ha képletünkben valamit rosszul adtunk meg, vagy a függvény nem tudja alkalmazni, akkor az EXCEL egy hibaüzenet kiírásával hívja fel rá a figyelmünket. A hibaüzenetek egy # jellel kezdődnek, és az aktuális cellában kerülnek kiírásra. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12