Felhasználói kézikönyv Számla Verzió: 5.0
Bevezető A DIGITAL Számla egy általános célú számlázó rendszer, mellyel nagymértékben megkönnyítheti cége számlázását. Áttekinthető, következetes felhasználói felületének köszönhetően kezelése könnyen elsajátítható. Nem használ speciális felületet (mely megnehezíti a tájékozódás a programokban), sem nehézkesen kezelhető vezérlőelemeket. Úgy működik, ahogy az egy standard Windows programtól elvárható. Aki rendelkezik némi tapasztalattal a Windows használatában, az könnyen, és gyorsan eligazodik majd a programban. A biztonságos és hatékony 32 bites natív kód is biztosíték a stabil működésére. Ez a program azoknak készült, akiknek nincs szükségük bonyolult funkciókra, nehézkes felületű komplex (és drága!) ügyviteli rendszerre, de mégis meg szeretnék könnyíteni a számlák kiállítását (jelentős időt és pénzt takarítva meg vele), és szeretnék, ha adataik bármikor könnyen és gyorsan visszakereshetőek lennének. Amit kínálunk (nagy vonalakban): Több cég számlázását is kezelni tudja egyetlen program segítségével. Beépített város- és irányítószám-jegyzék. Folyamatos internetes frissítés. Rendkívül hatékony keresési és szűrési funkciók. Nagymértékben testre szabható nyomtatási felület. A partnerek és áruk rögzítésénél közvetlenül megadhatók az új adatok (ha még nem szerepelnek az adatbázisban), megkímélve Önt a menüpontok közötti navigációtól. Kartonokra bontott számlanyilvántartás (évek és hónapok szerint), hogy könnyedén eligazodhasson régi számlái között. Átutalás figyelő modul, mely automatikusan figyelmezteti a ki nem fizetett számlákra. Céges logó használata a számlán (ez 100x100 pixel lehet). Valutaalapú számlák készítése. Meglévő számla adatait lemásolhatja, megkönnyítve evvel az ismétlődő számlák kiállítását (az új számla dátuma a mai nap lesz). A cikkenkénti, vevőnkénti, dátumos jelentésekből megtudhatja forgalmát, összesítheti számlaadatait. Minden számlatételhez több soros megjegyzés fűzhető, ami megjelenik a számlán is. Segítségével részletesen megadható, hogy mit tartalmaz az adott tétel. A program egyszerre több ablakot is kezel, így nem kell kilépnie az adott menüből, ha más menüpontba szeretne eljutni. Versenyképes ár. Teljes mértékben megfelel a 24/1995. (XI. 22.) és a 34/1999. PM rendelet előírásainak. Telepítés A telepítés szabványos varázslóval történik (javasoljuk, hogy kövesse a telepítő utasításait). A telepítés végeztével a program a megadott könyvtárba fog kerülni (alapesetben a "c:\program Files\DIGITAL Szamla). Az első indításnál ebben a könyvtárban fognak létrejönni az adatfájlok (Adatok alkönyvtár). FIGYELEM! Az Adatok könyvtárról rendszeres időközönként készítsen biztonsági másolatokat az adatvesztés elkerülése érdekében! A mentéshez használhat bármilyen tömörítőprogramot, vagy egyszerűen másolja át az Adatok könyvtárat flopira vagy CD-re (esetleg egy másik merevlemezre). Használhatja a Windows ütemezett adatmentő szolgáltatását is (Start menü/programok/kellékek/rendszer eszközök/biztonsági másolat). Segítségével akár naponta mentheti adatait. Ha újratelepíti az operációs rendszerét, telepítse fel ismét a programot, majd elindítás előtt másolja be az előzőleg mentett Adatok könyvtárat az DSzamla.exe mellé. Regisztráció A program telepítés után csak DEMO módban használható (max. 10 számla állítható ki vele). A csatolt számla tartalmaz egy Aktiválási kódot, melyet a Regisztráció/Aktiválás menüpontban kell megadnia. Az aktiválás után a program teljes mértékben használható lesz. A regisztráció csak az adott számítógépre vonatkozik! 2
A felület (főmenü) A program a Windowsban használt, jól bevált ablakos felülettel rendelkezik. Ennek köszönhetően egy időben akár több munkaterületen is dolgozhatunk. Az Ablak menüben találjuk a megnyitott ablakokat és a hozzájuk tartozó parancsokat. A megnyitott menüpontok (ablakok) megőrzik beállításaikat (méret, elhelyezkedés, rácsméretek), így nem kell minden alkalommal ismét elrendeznünk őket. A gyakran használt menüpontokhoz gyorsbillentyű is tartozik (az adott menüpont neve mellett szerepel). Használatukkal jelentősen meggyorsítható a program kezelése. Az eszköztáron található gombok funkciója megtalálható a menüben is, csupán a gyorsabb elérést szolgálják. A program több cég számlázását is képes kezelni. A bal alsó sarokban látható az aktuális cég neve, a számlázás mindig ennek a cégnek a nevére történik. Az aktuális céget a Cégek menüpontban választhatjuk ki az ott leírtak szerint. Navigálás az adatok között (általános funkciók) A legtöbb adatbeviteli menüpontban megtalálható ez az eszköz (navigátor). Segítségével minden műveletet elvégezhetünk, ami az adott adathalmaznál szükséges. Új rekordot vihetünk fel, törölhetünk, módosíthatunk, kereshetünk, könyvjelzőt helyezhetünk el egy sorra, nyomtathatunk Amennyiben részletesebb információra vágyik az eszközzel kapcsolatban, kattintson az eszközön található Súgó ikonra (könyvecske). Cégek Mint említettük, a program több cég kezelésére is képes. Itt rögzíthetjük saját cégeinket (ezeknek tudunk majd számlázni). A felvitel gomb (navigátor + gomb, vagy Insert billentyű) hatására megjelenő dialógusablakban adhatjuk meg cégünk adatait (értelemszerűen). Ha a cég nem forintban számláz, akkor a Főmenü/Valuták menüpontjában rögzíthetünk új valutanemet. Ha nem 1-től szeretné kezdeni a számlák sorszámozását, megadhatja az első számla sorszámát is (akkor van jelentősége, ha eddig más programból számlázott). Ha a céghez több bankszámla is tartozik, akkor azokat pontosvesszővel elválasztva adhatja meg (később a számlázásnál kiválasztható lesz). A Standard lábléc mező segítségével megadhatunk egy általános szöveget, mely minden számlán szerepelni fog (ez számlánként is módosítható). A megadott telefonszám megjelenik a számlán. Rögzítés után a cég adatai megjelennek a rácsban. Módosításhoz használjuk a navigátort! A céghez logó is rendelhető a jobb oldalon található eszköztár segítéségével. Új logó rögzítéséhez kattintsunk a Kép felvitele gombra (kép alatti ikon). A megjeleníthető logó max. mérete 100*100 pixel lehet és a program csak *.bmp; *.wmf formátumú képek megjelenítésére alkalmas. Ha a kép nem pontosan 100*100 pixel nagyságú, akkor lehetőségünk van beállítani a kezdőpontokat, a szélességet és a magasságot is (a mintán látható a változás). Több cég esetén a számlázás mindig az aktuálisnak kiválasztott céghez kapcsolódik. Egy céget a navigátor utolsó gombjával aktiválhatunk (vagy F8). Az aktív cég neve rögtön megjelenik az alsó státussorban is. 3
Áfakulcsok, mennyiségi egységek, valuták Az áfakulcsok (0, 12, 25) és a főbb mennyiségi egységek (db, pár, csomag, alkalom) már induláskor fel vannak töltve. Ha a meglévőkön kívül Önnek szüksége van újabbakra, ezekben a menüpontokban rögzítheti és módosíthatja őket. Ha devizában is szeretne számlát kiállítani, akkor a Valuták menüpontban először rögzíteni kell az új valutát és a hozzá tartozó legfrissebb árfolyamot. A Jel mezőben kell megadni, miként jelenjenek meg a pénzegységek (100 Ft vagy $100). A jobb oldalon található rács mindig a kiválasztott valuta árfolyamlistáját tartalmazza. A valutaingadozások mindvégig nyomon követhetőek lesznek (nem törölhető). a program automatikusan frissíti (akár visszamenőleg is) az összes olyan devizát ami felrögzítésre került a Devizák menüpontba. Használatánál figyelni kell arra, hogy a deviza kód mezőben pontosan azt a kódot írjuk, ami az MNB táblázatában van. Az automatikus frissítést a Frissítés menüben lehet bekapcsolni. Áruk - szolgáltatások Ebben a menüpontban tarthatjuk karban az árukat, melyeket számlázni szeretnénk. Számlázásnál ebből az árutörzsből tudunk majd választani. A nettó ár, egység, áfakulcs megadásával nem szükséges minden számlázásnál megadni az adatokat, az áru kiválasztásával ezek automatikusan beíródnak. Az árukódot is automatikusan adja a gép (de módosítható). Egy áru módosításával a kiállított számla adatai nem módosulnak. Nem szükséges a teljes árukészletet a program telepítése után feltölteni. Lehetőség van számlázás közbeni árurögzítésre is. Vevők Vásárlóink nyilvántartására szolgáló menüpont. Számlázásnál listadobozból választhatjuk ki azt a vevőt, akinek számlázni szeretnénk. A fizetési módnál megadott értéket hozza fel a program új számla készítésénél (üres=készpénz). A vevőhöz tartozó megjegyzés rovat nem jelenik meg a számlán, szabadon felhasználható. Egy vevő módosításával a kiállított számla adatai nem módosulnak. Nem szükséges a vevőket a program telepítése után feltölteni. Lehetőség van számlázás közbeni vevőrögzítésre is. Az áruk és vevők táblák adattartalmát bármikor importálhatja - ezek így könnyen feltölthetők az adatok egy külső adatbázisból. Mindkét táblánál az Egyéb funkció (F8) menüje alatt érhető el a szolgáltatás (csavarkulcs ikon a navigátor soron). Számlázás 4
Ebben a menüpontban állíthatjuk ki számláinkat, készíthetünk statisztikát számlaadatainkról. Az elkészült számláink évekre és hónapokra vannak bontva, a könnyebb áttekinthetőség érdekében. Az év és hónap kartonokat a gép automatikusan kezeli. Ha szeretnénk látni egy teljes év számláit, akkor kattintsunk az összes kartonra. A navigátorral végzett műveletek (szűrés, keresés) mindig a képernyőn látható adatokra vonatkoznak. A képernyő felső részén láthatjuk a számláinkat (fej), alul pedig a hozzá tartozó tételek jelennek meg. A fejhez tartozó rács helyi menüjéből (jobb gomb) a következő funkciók választhatók ki: Számla másolása: Ez akkor lehet hasznos, ha egy partnernek többször kell egymás után hasonló számlákat kiállítani. A menüpont kiválasztásával az aktuális számla fej és tétel adatai is lemásolódnak (a dátumokat kivéve). A másolt számla a navigátor szerkesztőgombjával pillanatok alatt módosítható (ha szükséges). Számla stornózása: Segítségével stornózhatjuk az aktuális számlát. A stornós számla többé nem módosítható (a sorszáma megmarad), a program piros színnel fogja jelölni. Számla rögzítése, módosítása: Új számlát a navigátor állnunk; előző ábra). Módosításhoz használjuk a navigátor gombjával illetve az Insert billentyű lenyomásával vihetünk fel (a fejadatain kell gombját. A számlát kiállító cég nevénél mindig az aktuális cég neve szerepel (megváltoztatni a Cégek menüben lehet). A vevő nevét egy listadobozból választhatjuk ki. Ha nem szerepel a név a listában, egyszerűen írjuk be a listadobozba, és hagyjuk el a mezőt (Tab). A megjelenő dialógusablakban közvetlenül rögzíthetjük a vevőt (lásd még: Vevők menüpont). Ha több bankszámlával is rendelkezünk (és ezeket pontosvesszővel elválasztva megadtuk cégünk adatainál), a legördülő listadobozból kiválaszthatjuk, hogy melyik jelenjen meg a számlán. A dátumok kiválasztását naptár segíti. Számláink tételeit a navigátor eszközeivel rögzíthetjük, módosíthatjuk. Használatukkal a következő ablak nyílik meg: 5
Itt rögzíthetjük számláink tételeit. Az áru is listadobozból választható. Ha nem szerepel a dobozban, egyszerűen gépeljük be, majd a mező elhagyása után az áru bekerül a törzsadatok közé. Az áru kiválasztásával automatikusan kitöltődik a mezők nagy része (az adatokat az áruk táblából veszi), nekünk csupán a mennyiséget kell beírni. Ha bruttó árat szeretnénk bevinni, akkor kattintsunk az Egységár beviteli mező mellet található három pontra. A megjegyzés mező kitöltésével (több soros szöveg) egyedi formátumú számlákat készíthetünk. Ez a mező megjelenik az adott számlatétel nyomtatásánál. A Nyomtatásban megjelenő név mező automatikusan kitöltődik az áru kiválasztásával (különbözhet az áru nevétől). Az OK gombra kattintva rögzíthetjük a tételt. Nyomtatás Nyomtatáshoz kattintsunk a navigátor nyomtató ikonjára. A megjelenő dialógus ablakban 3 nyomtatási lehetőség közül választhatunk. Számla nyomtatásánál (elő-kép nélkül) a számla a megadott példányszámban fog kinyomtatódni. Nyomtatás megkezdése után megkérdezi a program, hogy sikerült e számla első példányának kinyomtatása. Csak akkor válaszoljuk igennel, ha számla megfelelően kinyomtatódott és az adatok is helyesek. Igenlő válasz után ugyanis a számla egyedi sorszámot kap, és többé nem törölhető és nem módosítható (csak stornózásra van lehetőség). A nyomtatási láblécbe írt szöveg megjelenik a számla összesítő sorában. Megrendelés esetén a számlához hasonló formátumot kapunk (sorszám nélkül). Összesítők nyomtatásánál készíthetünk jelentéseket dátumintervallumok szerint, megtekinthetjük egy megadott árucikk forgalmát, vagy választhatjuk a vevőnkénti összesítést is. Figyelem! Nyomtatott számla nem módosítható és nem is törölhető, de az új számlatörvény értelmében nem kell feltüntetni többé a számlákon a másolat és az eredeti szövegeket, sem pedig a nyomtatások számát. A számlanyomatok sorszámozódnak és megfelelnek a PM rendeletek előírásainak. A számlázásnál új nyomtatási lehetőség: boríték nyomtatása. Segítségével DL formátumú hosszúkás borítékot nyomtathatunk vevőinknek közvetlenül a számla nyomtatása után. Nem teljesített átutalások Ha átutalásos számlát állítunk ki, meghatározhatjuk, hogy a program figyelje a fizetés határidejét ( Automatikus frissítés menüpont). Ha a fizetési határidő lejárt, egy ablakban kapunk értesítést a kifizetetlen utalásokról. Ha a listában szereplő tételek között teljesült átutalást találunk, jelöljük be az első oszlopban található jelölőnégyzetet. Ha végeztünk, kattintsunk az OK gombra. Következő alkalommal csak a ki nem választott tételek fognak megjelenni. A fenti modul a Karbantartás menüpontból (főmenü) bármikor elérhető. Programfrissítés Cégünk folyamatos on-line frissítést biztosít a regisztrált felhasználók számára. A szoftver képes automatikusan felismerni, ha az interneten elérhető egy újabb verziójú program. Ehhez az Frissítés menü alatt található Automatikus frissítés jelölőnégyzetnek kiválasztva kell lennie. Ha van frissebb program, akkor egy információs panel tájékoztat bennünket az elérhető újdonságokról. A letöltés gomb hatására megkezdődik az új verzió letöltése és automatikusan végrehajtódik a frissítés. 6
Raktárkezelés A program úgynevezett készlet történet szerinti raktárkezelést valósít meg ami azt jelenti, hogy a nem csak azt tárolja, hogy a készleten lévő áruból hány darab áll rendelkezésre hanem azt is, hogy milyen folyamatok révén alakul ki az adott készlet. Egy ilyen történeti sort a tranzakciós típus jelképez, ami meghatározza az esemény, ami a készet módosítását eredményezte. Ezeket az eseményeket a felhasználó rögzítheti saját maga a főmenü/alapadatok/tranzakciós típusok menüpontban. Elérhető a lebegőpontos raktárkezelés: mostantól a készletbe nem csak egész mennyiségek rögzíthetők, hanem két tizedes jegyen tört étékek is. Figyelem! Az áruknál külön meg kell jelölni azokat az árukat, amelyek nem egész mennyiségek (lebegőpontos tárolás). Egy példa a rögzíthető típusokról: Számlázásnál és raktárkezelésnél is megjelenik a készleten lévő mennyiség az áruk legördülő listában, így már a számla kiállításnál vagy a készlet bizonylat rögzítésénél láthatjuk, hogy melyik termékből mennyi van raktáron. Figyelem! Ha ezt a funkciót használni szeretné, a raktáraknál az alapértelmezett raktárát ki kell választani (ezzel fog számolni a program). Az iktatás összekapcsolásra került a készletkezeléssel, így ha egy árut iktatunk akkor közvetlenül fel is tudjuk rögzíteni a készletbe az iktatás menü alól. A program több raktárt is képes kezelni egy időben, ezért a raktárkészlet rögzítéséhez az Alapadatok menüben be kell rögzíteni a raktárakat. Miután ez megtörtént, a Karbantartások menü alatt a Készletmozgás menüben tudunk új árut rögzíteni és ellenőrizni a meglévő készletet: 7
A kék plusz gombra kattintva tudunk új tranzakciót kezdeményezni. Az űrlapon megadhatjuk a műveletet, a partner nevét akitől az árut beszereztük és a dátumot. A következő lapon felsorolhatjuk a rögzíteni kívánt árukat. Számlázás esetén a készletből az áruk automatikusan leíródnak. Ehhez a következő feltételeknek kell teljesülniük: - Az áruk karbantartásánál a raktároz mező legyen bepipálva - A tranzakciós típusoknál legyen számlázás típusú tranzakció rögzítve - Legyen a készleten megfelelő mennyiségű áru a nyomtatás pillanatában A készletnél ha új tranzakciót rögzítünk akkor az abban a tranzakcióban rögzített áruk kapnak egy egyedi bizonylat számot. Így elérhető hogy akár egy bevételi bizonylathoz hasonló nyomtatvány készülhessen a bevételezés után. Ha bizonylat sorszám szerinti nézetben szeretnék látni a készletünket, akkor a készlet menüben kattintson a Készlet bizonylatok szerint fülre. A készletnél lehetőség van vonalkód használtára, melyről a későbbi fejezetben bővebben szólunk majd. Raktárkészlet feltöltésnél a program azonnal felkínálja az áruk és vevők rögzítését a törzsadatok közé, amennyiben nem található a listában. A készletkezelés kibővült valutakezeléssel. A bevételezésnél megadható, hogy az áru milyen pénznemben érkezett és a program rögzíti a valutát és a honi Ft összeget - az árfolyammal együtt. Az átváltás az MNB hivatalos árfolyama alapján történik automatikusan a rögzítés dátuma alapján (a dátum beállítható). A készlet értéke továbbra is honi valutában marad, de visszanézhető milyen árfolyamon és mikor történt az átváltás. Készletkezelésnél a Készlet bizonylatok szerint nézetben lehetőség van bevételi vagy kiadási bizonylatot nyomtatni a készletmozgásról. A nyomtató ikonra kattintva válassza a Bizonylat nyomtatása menüpontot. Készlet jelentés készítéséhez, kattintson a nyomtató ikonra a készlet menüponton belül. Itt két lehetőség közül választhat: Készlet értékelése FIFO szerint (Fifo algoritmus szerint láthatjuk a készletünket és az áruk aktuális készlet értékét) Termék visszakeresése vonalkód szerint (akkor használjuk, ha meg szeretnék tudni mi történt egy adott termékkel, mikor érkezett a raktárba, és mikor adtuk el). Készlet értékelése átlagáron Készlet management riport. 8
A garanciális ügyintézés megkönnyítése érdekében a készletkezelés menüpontban új jelentés kapott helyet, mellyel egy termék egyedi sorozatszáma alapján visszakereshetővé vált, hogy a terméket mikor és melyik beszállítótól vásároltuk. A garanciális ügyintézés érdekében több új mező is bevezetésre került (számlaszám, amin bevételeztük az árut; számla dátuma; garancia időtartama). Jövedéki termékek kezelése A program lehetőséget biztosít arra, hogy megkönnyítse azoknak a cégeknek a munkáját, akik jövedéki termékeket, italokat és dohányárut árusítanak. A VPOP megadta a program számára az engedélyt, így hivatalosan is használható a program. Első lépések Mivel a program általános használatra készült, ezért a jövedéki engedélyes működést be kell kapcsolni a File/Beállítások menüben. Ezt a lehetőséget csak akkor tudja használni, ha jövedéki termék licenccel vásárolta meg a programot! Alapszorzó: Az áruknál minden termékhez meg lehet adni egy szorzó számot. Erre azért lehet szükség, mert italoknál a VPOP általában nem palackban szeretné látni a fogyást, hanem hl-ben, a raktárunkban pedig palackonként kell rögzíteni. Ha itt megadunk egy számot, akkor az Áruk rögzítésénél nem kell minden alkalommal beírni, mert a program automatikusan ki fogja tölteni a fenti értékkel. Mértékegységnek pedig azt kell beállítani, amiben a raktárunkat látni szeretnénk (pl. palack). Ezt is automatikusan ki fogja tölteni az áruknál. Mindkét adat csak alapértelmezés, árunként egyedileg módosíthatók. Készlet jelentés jöv. termékeknél (szorzó): Ez a beállítás csak a raktárkészlet nyomtatásánál játszik szerepet. Itt tudjuk beállítani, hogy az alapszorzóhoz képest milyen szorzót használjon a program, amikor a készletet nyomtatja. Pl. ha palackban szeretnénk a raktárunkat nyilvántartani, és egy palackban 0,75 l van általában (ha eltér akkor ezt az áruknál megadhatjuk), akkor hl es készlet nyomtatásához 0,01 hl-t kell beállítani ennél a szorzónál. Magát a jelentést a Készlet menüből érhetjük el a nyomtatás gombra kattintva. 9
Itt a jövedéki mennyiség engedélyezése jelölőnégyzet legyen bepipálva, hogy hl-ben is meg lehessen jeleníteni az adatokat. A nyomtatási beállítások ablakban két mennyiségi egység is meg fog jelenni, pipáljuk ki, amit a jelentésen látni szeretnénk (figyeljünk rá, hogy az összesítés legyen kiválasztva a bejelölt mennyiségi egységeknél). Ezt a jelentést tudjuk beküldeni a VPOP-nak (a palack mennyiség nem szokott kelleni). 10
Jövedéki termékek fogadása tagállamból Ha szeretnénk jövedéki termékeket is nyilvántartani, és a jövedéki termékeket tagállamból történő fogadását rögzíteni, akkor először a File/beállítások menüben be kell kapcsolnunk a jövedéki termékek kezelését (lásd első lépések). Ezt követően a Karbantartás menüben megjelenik egy új menüpont (Jövedéki termékek fogadása tagállamból). A listában raktáronként látható a fogadott jövedéki termékek. A fenti navigátorsorral leszűrhetjük az adatokat havi és éves bontásban is. Új tétel rögzítéséhez kattintsunk a + jelre. Itt megadhatjuk a következő adatokat: - Fogadás dátuma - Partner neve (partner táblából választható) - TKO szám - Áru neve, amit raktározni szeretnénk (listából választható) - Nettó értéke (nem kötelező megadni) - Fogadott mennyiség - Raktározott mennyiség - Továbbított mennyiség (ez a három mennyiségi adat az esetek többségében megegyezik) - Megjegyzés (tetszőleges szöveges információ) - Raktározás. Ennek a bejelölésével az OK gombra kattintva a program nem csak a fogadott jövedéki termékek listájába veszi fel a terméket, hanem rögtön elvégzi a raktármozgást is. Ha nem jelöljük a pipát, akkor nem rögzíti a készletbe a bevételezett árut! - Mozgás típusa. Itt kell megadni, hogy raktárkezelésnél milyen mozgástípus rögzüljön a tranzakcióhoz. Ez tipikusan Növekedés tagállamból szokott lenni. 11
Nyomtatást a navigátor soron lévő nyomtató gombbal lehet kezdeményezni. Itt a megjelenő űrlap segítségével kiválaszthatjuk a fent látható jelentések közül a nekünk megfelelőt. Időszakos jelentésnél a dátumos szűrés megadása után megjelenik a riport, amit közvetlenül nyomtathatunk, vagy Excel munkafüzetbe menthetünk. Kisker és nagyker raktárak kezelése jövedéki termékeknél saját kisker raktár nélkül FIGYELEM! Az itt ismertetett eljárást csak akkor használja, ha nincs külön kisker raktára. Ha külön kezeli a kisker raktárt, akkor a lenti 4 mezőnek üresnek kell lennie, különben nem fog működni a program. A kisker és nagyker számlát is szeretnénk kiállítani és nincs külön telephelyű kisker és a nagyker raktárunk (nincs két készletünk) akkor a VPOP arra kötelezi a vállalkozót, hogy a kisker készletét folyamatosan nullán tartsa. Szoftveres támogatás nélkül ez a folyamat elég nehézkesen lenne kezelhető. Minden számla kibocsátásánál nyomtatás előtt át kellene vetetni a pontos számlázandó mennyiségeket egy raktárközi mozgással, hogy legyen áru a kiskerben, de a számlázással azonnal el is tűnjön a kisker készletéről. Hogy a felhasználónak egyszerűbb legyen az ilyen kiskeres számlák kibocsátása, a program elvégzi ezt a mozgást helyettünk. Ha Önnél külön van nyilvántartva a kisker és a nagyker raktár, akkor a következő beállításokat NEM szabad alkalmazni! 1. Hozzon létre 2 profilt a cégek menüpontban (Kisker, Nagyker). Ha szolgáltatásokat is szeretne számlázni, akkor létrehozhat egy Szolgáltatások profilt is. 2. Mindkét profilhoz vegyen fel egy egy raktárt az alapadatok/raktárak menüpontban (kiskerhez Kisker, nagykerhez Nagyker nevűt) 3. A cégadatoknál szerkesszük a Kisker céget (felfelé mutató háromszög) és adjuk meg a következő adatokat (a nagykernél nem szabad beállítani ezeket a mezőket semmire): a. Kapcsolódó profil neve: Nagyker (amit korábban rögzítettünk) b. Kapcsolódó raktár neve: Nagyker c. Tr. típus csökkent: ez határozza meg, hogy a készlettörténetnél milyen mozgástípussal végzi el a raktárközi mozgást a program. Itt válasszuk ki, hogy Csökkenés saját kiskerbe (nagyker raktárnál fog megjelenni mínusz tételként ez a tranzakció típus). d. Tr. típus növel: szintén a raktárközi mozgás tranzakció típusát határozza meg, de amíg a felső a nagyker raktárhoz volt rendelve ez a beállítás a kisker raktárnál fog megjelenni plusz tételként. Válasszuk a Növekedés saját nagykerből típust. 12
4. Ezzel sikeresen összekapcsoltuk a raktárakat. Nincs más dolgunk, csak átváltani a kisker-re a főmenüben lévő legördülő listával, és már készülhet is a számla. A beállításnak köszönhetően érzékelni fogja a program, hogy nincs áru a kiskerben, de mielőtt figyelmeztetést küldene, elvégzi a raktárközi mozgást és a nagykerből megpróbál annyi áruk áttenni a kisker raktárába, amennyi a számlához éppen szükséges. Természetesen, ha a nagykerben sincs megfelelő mennyiség, hibaüzenetet fogunk kapni. A tranzakciók után a raktár hasonlóan fog kinézni. Kisker: Nagyker: Tranzakció típusok Ahhoz, hogy a raktártörténetet tudjunk kezelni szükséges, hogy lássuk milyen mozgások történtek a raktárban. Ezek a mozgás típusok egyénileg szerkeszthetők, kedvünk szerint alakíthatjuk a nevüket (a néhány beépített típuson kívül). Jövedéki termékek kezelésénél ajánljuk, hogy az alábbi tranzakció típusokkal dolgozzon: Ezeket az adatokat felrögzítheti az Alapadatok/Tranzakció típusok menüpontban, vagy letöltheti felrögzítve honlapunkról. Vevőnyilvántartás készítése A VPOP számára havonta kell jelentés küldeni a kibocsátott számlákról egy speciális elektronikus formátumban. Ezeket a jelentések a program automatikusan el tudja készíteni, ha nyomtatásnál megadjuk neki az idő intervallumokat. Ha több mint egy hónapot adunk meg, akkor annyi jelentést készít, ahány hónap tartozik az intervallumhoz. Ezek a jelentések "Jovedeki jelentesek" könyvtárba kerülnek, elkészítésük után a program kiírja a nevüket. Másolja ki és csatolja az ügyfélkapu megfelelő menüpontjába. A jelentés a számlák/nyomtatás/összesítők menüpontból érhetjük el: 13
Proforma számlák kezelése a DIGITAL Számla programban Bevezetés A proforma számla egyfajta végleges ajánlat, előlegbekérő, fizetési értesítés, melyet azzal a céllal küldünk el a vevő számára (mehet faxon, vagy e-mailben is!), hogy a vételárat, fizetési feltételeket és egyéb részleteket megismerve pénzügyileg teljesíthesse (részben vagy egészben) a megrendelést. Ha szeretnénk, hogy a vevő az utalás során tudjon mire hivatkozni úgy, hogy valójában adóügyi bizonylatot nem bocsátottunk ki, akkor erre jó megoldás a proforma vagy más néven előlegbekérő számla. A proforma számlának adóügyi vonzata nincs, a pénzügyi teljesítésig semmilyen egyéb könyvelési kihatása sincs (pl. nem kerül be a havi vagy negyedéves áfa elszámolásba sem). Teljesítést követően - aznapi teljesítéssel, ahogy a pénz megérkezett - a végszámlát ki kell állítani a szállítónak! A DIGITAL Számla képes egymáshoz fűzött proforma számlasorozatok kezelésére is. A proforma számlákat a számlázás menüben találjuk meg egy külön fülön. A fül csak akkor jelenik meg, ha már rögzítettünk legalább egy proforma számlát. Mivel ezek a számlák jó esetben valós számlákká válnak, ezért itt a program nem bontja hónapokra és évre a számla dátuma alapján. Új proforma számla készítése A szokásos módon a számlák menüpontban a + ikon segítségével rögzítsünk egy új számlát. A számla szokásos adatainak megadása után pipáljuk be a Proforma számla jelölőnégyzetet. Ekkor megjelenik egy új legördülő listadoboz, amiben kiválaszthatunk egy korábban felvitt proforma számlát is. Ennek akkor van jelentősége, ha egy végszámlához kapcsolódóan több proforma számlát is ki szeretnék állítani. Ha ki szeretnénk venni egy sorozatból a proforma számlát, akkor legördülő listadoboz melletti X-et kell használni. Ekkor új főszámlaszámot kap a bizonylat 001-es alszámlaszámmal. Figyelem! A kapcsolódó számláknál csak akkor jelenik meg érték, ha annak az adott vevőnek már korábban létrehoztunk proforma számlát. Számlaszámok kezelése A proforma számlaszám két részből áll: XXXX / YY Az első tag jelöli a fő számlaszámot. Ez 1-től indul és a következő számla mindig eggyel nagyobb értéket kap. Ha törlünk egy proforma számlát, akkor a számlaszámok között lyukak keletkeznek. A második tag mindig 1-ről indul. Ha a számlát hozzákapcsoltuk egy másik proforma számlához (a sorozat tagjává tettük), akkor ez a szám a kiválasztott sorozat alszámla sorozatának következő eleme lesz. Alszámlaszámok újraszámozása Ha egy sorozat egy közbülső elemét egy másik sorozathoz rendeljük, vagy töröljük, akkor a program megkérdezi, hogy szeretnénk-e újraszámozni a korábbi sorozatot, hogy az alszámlaszámok sorfolytonosak legyenek. Figyelem! Az újraszámozás csak akkor működik, ha a sorozat egyetlen eleme sem lett közben kinyomtatva, és nem az utolsó elemet vettük ki a sorozatból. Proforma számla nyomtatása Ha elkészült az előlegbekérő számla, akkor ez minden korlátozás nélkül akárhány példányban kinyomtathatjuk, vagy elküldhetjük PDF formátumban akár emailen is (nem adóügyi bizonylat, így nincs szabályozva a nyomtatások számának jelölése). A nyomtatást a számlák űrlapról kezdeményezhetjük a nyomtató ikonnal. A listából válassza a Proforma számla nyomtatása menüpontot. Hogyan lesz valódi számla a proforma számlából? Ha az előleg bekérő számla teljes tartalma megegyezik végszámlával, akkor egyszerűen nyomtasson belőle számlát (Számla nyomtatása). A nyomtatásban meg fog jelenni, hogy ez a számla az xy számú proforma számla alapján készült. Ezt követően a proforma számla valós számlává változik és többé nem módosítható. A számlák nézetben a számlaszám mellett található proforma számlaszám mező mutatja, hogy a normál számla alapja egy előlegbekérő számla volt. Ha nem egyezik meg a végszámla az előlegbekérő számlával, akkor vagy a proforma számla lemásolásával vagy új felvitellel kell számlát kiállítani, majd kinyomtatni. Ekkor hivatkozásként a lábléc mezőbe be kell írni, hogy melyik előlegbekérő számla alapján készült a végszámla. TIPP: Ha egy számlasorozatot szeretne egyben kiszámlázni, akkor olvassa el a számlák összevonása fejezetet a felhasználói útmutatóban.
14 Vonalkód használata a DIGITAL Számla programban A program a 4.1.3.143 as változattól képes a készlet és az áruk vonalkóddal történő azonosítására. Ebben a tájékoztatóban szeretnénk röviden bemutatni a vonalkód leolvasó berendezés működését, és azt, hogy az eszközt hogyan tudjuk alkalmazni a számlázó programban. A vonalkód olvasókról általában Vonalkóddal mindenki találkozhatott már az áruházak polcain. Ezek a kódok egy nemzetközi szabvány szerint vannak kiállítva, és egy bizottság felügyeli a kódok egyediségét. Ha egy gyártó új terméket dob piacra, akkor Magyarországon a http://www.ean.hu címen kell bejegyezetni a vonalkódot. Nem szükséges az árukon található kódot használni. Sok program képes vonalkód nyomtatására. A vonalkód tulajdonképpen egy szám és betűsor ábrázolása vonalakkal, melyet a leolvasó képes érzékelni, és karakterekké alakítani. Így könnyen készíthetünk egy tekercs vonalkódot pl. 1-től 3000-ig, és ezt használhatjuk a készlet vagy az áru kódolására. Az olvasóknak két fajtája létezik. Vannak a ledes olvasók (olcsóbb kategória) és a lézeresek. A lézeres olvasókra jellemző, hogy nagyobb pontossággal és távolabbról tudják beolvasni a kódokat. Mindkét típusra jellemző továbbá, hogy több üzemmódban is képesek működni. A mellékelt használati útmutató vonalkódos menüje alapján állíthatjuk be, hogy milyen vonalkódokat fogadjon el, és milyen kimeneti protokollokat használjon. Kérem, olvassa el, és tájékozódjon a beállításokról az ön vonalkód olvasójának megfelelően. Ha vonalkód olvasót szeretne használni a számlázó programhoz, akkor állítsa billentyűzet üzemmódba. Ez azt jelenti, hogy az olvasó úgy működik, mint egy standard billentyűzet, USB vagy PS/2 es porton keresztül küldi a leolvasott karaktereket a számítógépnek. A legtöbb olvasó helyes beállításokat tartalmaz alapértelmezetten, ezért általában nincs szükség külön beállításra. Vonalkódok használata a programban Az olvasó használatát be kell állítani a File/Beállítások menüpontban a Vonalkód olvasó csoportnál (alapértelmezésben nincs bekapcsolva). A beállítás után a következő területeken használhatja a berendezést. 1. Áruk azonosítására. Az áruk menüben, új áru rögzítésénél megjelenik a vonalkód űrlap. Tartsuk az olvasót a kódra, és a program eltárolja az azonosítót a Vonalkód oszlopban. Ezt követően, ha rá akarunk keresni egy árura, akkor kattintsunk a Vonalkód oszlopra, és irányítsuk rá a termék vonalkódjára az olvasót. Egy rövid csippanás jelzi a beolvasást. Ha a kód nem olvasható, akkor a kód alatti számokat egyszerűen gépeljük be az ablakba. Meglévő áruk ellátása vonalkóddal úgy történik, hogy egyszerűen behívjuk a szerkesztő ablakot, és a vonalkód sorra állva a kurzorral leolvassuk a kódot. 2. Ha az árukat elláttuk vonalkóddal, akkor a számlázásnál, a tételek rögzítésénél, az árukat a megjelenő vonalkód bekérő űrlapon megadott kóddal azonosíthatjuk. Ha a kód nem szerepel az adatbázisban, akkor az itt látható hibaüzenetet kapjuk. A globálisan beállított vonalkód olvasó használatot egyedileg is letilthatjuk egy-egy számlánál, ha a tételek rögzítésénél, az űrlap jobb alsó sarkában található jelölőnégyzetből eltávolítjuk a jelölést. 15
3. Leginkább a készlet kezelésénél vehetjük hasznát a vonalkódnak. Ha szeretnénk visszakövetni egy-egy termék életútját (beszerzési partner, beszerzés időpontja, stb.) akkor minden terméket elláthatunk egy saját magunk által készített vonalkóddal. Így később a készletnél található nyomtatásoknál visszakereshetjük a vonalkód alapján. Ez jól használható pl. garanciális kérdésekben is. Ha a vevő visszahozza az árut, egyszerűen lekérdezhetjük, mikor vette, és hová kell visszavinnünk azt. Fontos, hogy ne az áru vonalkódját használjuk a készlet kódhoz, mert az áru csoportonként minden árunál azonos. Ez csak az áruk azonosítására használható. Készletrögzítésnél, a varázsló alsó részén található két jelölőnégyzet segítségével állíthatjuk be, hogy megjelenjenek-e a vonalkód bekérő ablakok. Kiválasztásuk esetén előbb az áru vonalkódját kéri a program, majd ha megtalálja a törzsadatokban, akkor az árunként egyedi készlet kódot. Ezzel biztosítható, hogy később visszakereshető legyen, kitől és mikor történt a beszerzés. A lekérdezést a nyomtatás menüből érhetjük el, a termék visszakeresése vonalkód alapján opció választásával. Reméljük, a vonalkód olvasó használatával Ön is meg tudja könnyíteni munkáját, és naprakész információkat kap a készleten szereplő árukról. A vonalkód olvasó modul használatához nem szükséges a leolvasó hardver jelenléte. A vonalkód mező ugyanúgy kitölthető kézzel is, mint bármely más oszlop. Ezzel elérhető többek között az is, hogy a mostani szám alapú vevőkódot szöveges kóddal váltsa fel. Figyelem! A program a vonalkód egyediségét (a rugalmas felhasználhatóság miatt) soha nem ellenőrzi, erről Önnek kell gondoskodnia. 16