A PÉCS VÁROSI KÖLTSÉGVETÉSI KÖZPONTI ELSZÁMOLÓ SZERVEZET KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁR ALATTI BESZERZÉSEI LEBONYOLÍTÁSÁNAK SZABÁLYZATA Hatályos: 2014. április 1-től
A Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház) közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: kormányrendelet) 13. (2) bekezdése alapján a következők szerint szabályozom: I. Általános rendelkezések 1. A szabályzat célja: hogy rögzítse az Elszámolóház közbeszerzési értékhatár alatti beszerzései előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a beszerzési eljárás dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. 2. A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Elszámolóházzal közalkalmazotti jogviszonyban, munkaviszonyban, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre. A szabályzat tárgyi hatályakiterjed minden olyan Kbt.-ben rögzített közbeszerzési értékhatárt el nem érő árubeszerzésre, valamint szolgáltatás megrendelésre, (továbbiakban: beszerzés) amelyek vonatkozásában az Elszámolóház a megrendelő vagy ajánlatkérő. A szabályzat hatálya kiterjed az Elszámolóház, valamint az Elszámolóház által Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének 412/2012. (12.13.) számú határozata alapján működtetett oktatási intézmények (a továbbiakban: Intézményegységek) ingatlan és ingó vagyonának üzemeltetésével kapcsolatban felmerülő árubeszerzésekre és szolgáltatás megrendelésekre. A szabályzat hatálya nem terjed ki a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó, valamint a katasztrófa okozta károk elhárítása érdekében szükségessé váló azonnali beszerzésekre, illetve az Elszámolóház Karbantartási munkák lebonyolításának szabályzatában meghatározott építési beruházási, épület-felújítási, ingatlan és ingóság-karbantartási munkákra, valamint azokra a beszerzésekre, amelyeket kizárólag egy meghatározott ajánlatkérő képes teljesíteni. 3. A beszerzések tárgya A beszerzés tárgya lehet: a.) árubeszerzés, b.) szolgáltatás megrendelése. a.) Árubeszerzés: Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak vételi joggal vagy anélkül történő megszerzése az Elszámolóház részéről. Árubeszerzés az a beszerzés is, amelynek tárgya áru beszerzése és szolgáltatás megrendelése, ha az árubeszerzés értéke meghaladja a szolgáltatás értékét. 2
Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. b.) Szolgáltatás megrendelése: Az olyan árubeszerzésnek és a Kbt. szerint építési beruházásnak nem minősülő visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az Elszámolóház részéről. Szolgáltatás megrendelés az a beszerzés is, amelynek tárgya áru beszerzése és szolgáltatás megrendelése, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét. Ha a szerződés több egymással szükségszerűen összefüggő beszerzési tárgyat foglal magába, a meghatározó értékű beszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. 4. Összeférhetetlenség 4.1. Összeférhetetlen és nem vehet részt a beszerzés előkészítésében és lefolytatásában az Elszámolóház nevében olyan személy vagy szervezet (szervezeti egység), amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. 4.2. Összeférhetetlen és nem vehet részt a beszerzésben ajánlattevőként az Elszámolóház által a beszerzéssel vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet, ha közreműködése a beszerzés során a verseny tisztaságának sérelmét eredményezheti. Az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának munkatársa köteles felhívni a beszerzés előkészítésébe bevont személy vagy szervezet (szervezeti egység) figyelmét arra, ha - különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel a beszerzésben történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne. 4.3. Az Elszámolóház nevében eljáró és az Elszámolóház által a beszerzéssel vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet a jelen szabályzat 1/a. számú vagy 1/b. számú melléklete szerint tevékenysége megkezdése előtt írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e az összeférhetetlenség. II. A BESZERZÉS ÉRTÉKE ÉS AZ ÉRTÉKHATÁROK MEGHATÁROZÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 1. A beszerzés értékének meghatározása és értelmezése A beszerzés értékén a beszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A beszerzési eljárás megkezdésén a beszerzési eljárást megindító ajánlatkérés megküldésének időpontját kell érteni. 3
2. A beszerzések egybeszámítása A becsült érték kiszámítása során egybe kell számítani azon hasonló áruk beszerzésére, vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerződések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy időben merül fel. Hasonló árunak vagy szolgáltatásnak tekintendők azon beszerzési tárgyak, amelyeknél a beszerzés célja azonos. III. BESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE A. Az ajánlatkérés 1. Az Elszámolóháznál a.) a nettó 400 000,- Ft egyedi értékét meg nem haladó árubeszerzésekesetén elegendő megrendelést küldeni a lehetséges szállító részére. A nettó 400 000,-Ft egyedi értéket meghaladó árubeszerzés esetén a megrendelésen túl szerződést kell kötni a lehetséges partnerrel. b.) a nettó 200 000,- Ft egyedi értéket meghaladó szolgáltatás megrendelés esetén a megrendelésen túl szerződést kell kötni a lehetséges partnerrel. c.) a nettó 400 000,-Ft értéket meghaladó, de a mindenkori közbeszerzési nettó értékhatárt el nem érő egyedi beszerzési érték esetén legalább 3 db ajánlattevő bevonásával a jelen szabályzat szerinti beszerzési eljárást kell lefolytatni, kivéve, ha a beszerzés tárgya, illetve jellege nem indokolja annak lefolytatását (pl. a beszerzés tárgyának bizalmi jellegére tekintettel (pl.: kollégium orvosi szolgáltatás). A több ajánlat bekérésének mellőzéséről az Elszámolóház igazgatója dönt. Ilyen esetben az Elszámolóház Jogi és ügyviteli Osztálya által kiállított feljegyzés is a kötelezettségvállalás mellékletét képezi. 2. Az Intézményegységek kincstárnokai által beküldött beszerzési igényeket az Intézményműködtetési Osztály összesíti. Az összesített igények alapján az Intézményműködtetési Osztály elkészíti az ajánlattételi felhívás mellékletét. Az ajánlattételi felhívásban, vagy annak mellékleteként részletesen meg kell jelölni a beszerezni kívánt árut vagy szolgáltatást, kiszerelési mennyiségét és amennyiben előre tervezhető mennyiségét, valamint - lehetőség szerint azokat a minőségi követelményeket, amelyeknek a beszerzendő árú(termék), szolgáltatás meg kell feleljen. 3. Az ajánlatkéréssel megkeresendő ajánlattevőkre az Intézményműködtetési Osztály vezetője tesz javaslatot az igazgatónak, aki dönt az ajánlattevők köréről. Az ajánlattevők körének kiválasztása során az alábbi szempontok figyelembevételével indokolt eljárni: - célszerű piacfelmérést végezni az adott beszerzés vonatkozásában (melyet az Elszámolóház megfelelő szakértelemmel rendelkező munkatársa, vagy ha ilyen nincs, akkor külső személy végez), - előnyben kell részesíteni a helyi ajánlattevőket a megrendelések, ajánlatkérések megküldése során, 4
- javasolt azon lehetséges szállítóknak árajánlatkérést küldeni, akik megfelelő referenciákkal rendelkeznek (elsősorban tapasztalati tényezők, illetve Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata, mint fenntartó, vagy az Elszámolóházhoz rendelt önállóan működő költségvetési szervek, illetve Intézményegységek körében történő információszerzés, tájékozódás alapján), - az ajánlatkérést az Elszámolóházzal a beszerzés megkezdésekor szerződésben álló személyeknek, szervezeteknek is célszerű megküldeni, amennyiben az addigi teljesítésük során semmilyen probléma, panasz nem merült fel. Ismételt ajánlatkérés esetén az ajánlattételi felhívást a beszerzési eljárás első körében ajánlatot adó személyeknek, szervezeteknek minden esetben meg kell küldeni. 4. A jelen szabályzat hatálya alá tartozó beszerzés kizárólag a jóváhagyott, illetve módosított költségvetési előirányzatok terhére, a bevételi előirányzatok teljesülésével összhangban valósítható meg. Ennek megfelelően az ajánlatkérés csak akkor küldhető el a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyek megléte esetén, ha az Elszámolóház (mint ajánlatkérő, megrendelő) rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel. Ennek ellenőrzése az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztálya munkatársának feladata az Elszámolóház Pénzügyi Osztályvezetőjével együttműködve. Az ajánlatkérést célratörően, szabatosan, a magyar nyelv általános jelentésére figyelemmel, és a műszaki tartalomra, valamint a beszerzési cselekmény körülményeire tekintettel kell megfogalmazni és elküldeni a lehetséges szállító(ajánlattevő) részére írásban vagy elektronikus úton. Az ajánlatkérés tartalmazza a beszerzendő áru vagy szolgáltatás meghatározását, valamint az esetleges egyedi szerződéses kikötéseket. Az ajánlatkérést az Intézményműködtetési Osztály által rendelkezésre bocsátott információk alapján az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának munkatársa készíti el. Az ajánlattételi határidőt oly módon kell megállapítani, hogy az ajánlattevőknek megfelelő idő álljon rendelkezésre az ajánlat elkészítéséhez és benyújtásához, valamint biztosított legyen az Elszámolóház tevékenységének zavartalansága és ne keletkezzen fennakadás. Az ajánlattételi határidő legkorábban az ajánlattételi felhívás megküldését követő munkanap. 5. Az ajánlatok értékelési szempontjai a következők lehetnek: a) a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás, b) az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása. Az ajánlattételi felhívásban meg kell jelölni az alkalmazott bírálati szempontot. A bírálati szempontoknak mennyiségi vagy szakmai szempontok alapján értékelhető tényezőkön kell alapulniuk, a beszerzés tárgyával, a szerződés lényeges feltételeivel kell kapcsolatban állniuk. Az összességében legelőnyösebb ajánlat bírálati szempont alkalmazása esetén az ajánlattételi felhívásban meg kell határozni az összességében legelőnyösebb ajánlat megítélésére szolgáló szempontokat. 6. Az ajánlatok benyújtására személyesen az Elszámolóház székhelyén, vagy elektronikus úton az elszamolohaz@ph.pecs.hu email címre küldéssel kerülhet sor. Az ajánlat személyes átvételéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni. 5
B. A Bírálat 1. Az Elszámolóház a bekért ajánlatok elbírálására legalább 3 fős bírálóbizottságot (továbbiakban: bírálóbizottság) hoz létre, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a beszerzési eljárást lezáró döntést hozó (az Elszámolóház igazgatója) részére. A bírálóbizottság tagjaira és elnökére vonatkozóan az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának munkatársa tesz írásban javaslatot az Elszámolóház igazgatója felé, aki dönt a bizottsági tagok és az elnök személyéről, akiket írásban kér fel a bírálóbizottsági részvételre, a döntését követően haladéktalanul. A bírálóbizottságot a beszerzés tárgyától függően eseti jelleggel kell felállítani, de minden esetben tagjai közé tartozik az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának jogász munkatársa és a gazdasági vezető, vagy az általa kijelölt pénzügyi szakértelemmel rendelkező munkatárs. A bizottság tagjait úgy kell felkérni, hogy legalább 1-1 tag a megfelelő jogi, a beszerzés tárgya szerinti, gazdasági-pénzügyi, illetve műszaki alkalmasságának a megítélésére vonatkozóan megfelelő szakértelemmel rendelkezzék. Külső személy csak abban az esetben lehet a bírálóbizottság tagja, ha a megfelelő szakértelem az Elszámolóházon belül nem biztosítható. A bírálóbizottság legkésőbb az ajánlatok beérkezését követő 2 munkanapon belül köteles összeülni és megkezdeni bírálatát. 2. Az ajánlatok bírálata során a bírálóbizottság köteles megállapítani az ajánlatok érvényességét, illetve esetleges érvénytelenségét, valamint az esetlegesen előírt alkalmassági szempontoknak való megfelelést (alkalmasság), vagy nem megfelelést (alkalmatlanság). Érvénytelennek kell minősíteni az ajánlatot, ha: a) az ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be, b) az ár aránytalanul alacsony, c) az ajánlattevő nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek, d) az ajánlattevő nem felel meg a szerződés teljesítéséhez szükséges alkalmassági követelményeknek, e) egyéb módon nem felel meg az ajánlatkérésben, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek, különös tekintettel arra az esetre, ha az ajánlatkérésben meghatározott tételek/mennyiségek több, mint 10%-ára nem ad ajánlatot. Az aránytalanul alacsony ár megítélésekor a korábbi tapasztalatokra, a beszerzést megelőzően végzett piacfelmérés eredményére vagy a beszerzést megelőzően a szükséges anyagi fedezet meghatározásához felhasznált egyéb adatokra kell figyelemmel lenni. 2. A beszerzési eljárás eredményes, ha legalább egy érvényes ajánlat beérkezett, olyan ajánlattevőtől, aki/amely alkalmas a szerződés teljesítésére. A bírálóbizottság hiányosan beérkezett ajánlat esetén hiánypótlásra hívhatja fel az ajánlattevőt. Hiánypótlási felhívásra korlátlan számban kerülhet sor, azzal, hogy a bírálóbizottság az eljárást lezáró döntési javaslatát legkésőbb az ajánlattételi határidő lejártát követő 10 munkanapon belül meg kell, hogy hozza. 6
3. A beérkezett ajánlatok bírálatáról jegyzőkönyvet kell készíteni (2. számú melléklet), melynek legalább a következőket kell tartalmaznia: a bírálóbizottság ülésének helyét, dátumát, a bírálóbizottságban részt vevő személyek nevét, az ajánlattevő nevét, székhelyét (lakóhelyét), az ajánlattevő által kért ellenszolgáltatást, az érvénytelennek minősített ajánlatokat, az ajánlat érvénytelenségének okát,(alkalmassági feltétel előírása esetén annak értékelését), az ajánlatokra vonatkozó egyéb különleges körülményeket, az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztására alkalmazandó szempontokat, azok indoklását, a bíráló bizottság tagjainak javaslatát az eljárást lezáró döntés meghozója felé, a bíráló bizottság tagjainak aláírását. A jegyzőkönyv elkészítéséért a bírálóbizottság elnöke felelős. A jegyzőkönyvet annak elkészültét követően a bírálóbizottság elnöke haladéktalanul átadja az Elszámolóház igazgatójának. 4. A beszerzési eljárást lezáró döntést a bírálóbizottság jegyzőkönyvének és javaslatának kézhezvételét követő 2 munkanapon belül az Elszámolóház igazgatója hozza meg. 5. A beszerzési eljárást lezáró döntésről, az ajánlatok elbírásáról, az Elszámolóház igazgatójának döntését követő 3 munkanapon belül írásban vagy elektronikus úton tájékoztatni kell az érvényes ajánlatot tevő ajánlattevőket. A tájékoztatás elküldéséért az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának vezetője felelős. C. Szerződéskötés 1. A beszerzési eljárás az Elszámolóház részére nem keletkeztet szerződéskötési kötelezettséget. Az Elszámolóház igazgatója dönt arról, hogy a beszerzési eljárás eredményeként az Elszámolóház szerződést köt-e. Amennyiben nem kerül sor szerződéskötésre, arról a valamennyi érvényes ajánlatot tevőt írásban tájékoztatni kell. A beszerzési igény ismételt felmerülése esetén a beszerzési eljárást újból le kell folytatni, melynek során a szerződéskötéssel nem végződött eljárásban nyertes ajánlattevő részére is meg kell küldeni az ajánlattételi felhívást. 2. Amennyiben a beszerzési eljárás nyertese a szerződéskötéstől visszalép, akkor az Elszámolóház jogosult a következő legkedvezőbb ajánlatot tevővel megkötni a szerződést. 3. A szerződés tervezetét az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának (jogász) munkatársa készíti elő és küldi meg egyeztetés céljából a nyertes ajánlattevőnek az III/B/6. pontban meghatározott tájékoztatással egyidejűleg. Ha a nyertes ajánlattevő annak tartalmával egyetért, a pénzügyileg ellenjegyzett és az Elszámolóház igazgatója által aláírt szerződést meg kell küldeni részére a visszajelzése kézhezvételét követően legkésőbb 2 munkanapon belül. 7
Amennyiben a nyertes ajánlattevő a saját maga által rendszeresített szerződésmintáját kívánja alkalmazni, úgy a pénzügyi ellenjegyzés és az Elszámolóház igazgatója általi aláírás kizárólag az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának előzetes felülvizsgálatát, és a szükséges egyeztetések lefolytatását követően történhet meg. A pénzügyileg ellenjegyzett és aláírt szerződést legkésőbb 2 munkanapon belül meg kell küldeni a legjobb ajánlatot adónak. Ha a szerződésben foglalt ellenszolgáltatás összege az 1 millió forintot meghaladja, akkor a szerződő félnek Pécs Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala Pénzügyi Főosztály Adóügyi Osztálya által, a szerződés aláírását megelőző 15 napon belül kiállított igazolással igazolnia kell, hogy nincs helyi adó tartozása. Ilyen igazolás hiányában a szerződés nem köthető meg. Illetőleg ha a nyertes ajánlattevő szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban, akkor a nav.gov.hu honlapról kinyomtatott igazolást kell csatolni a szerződéshez. Ennek ellenőrzése az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztálya munkatársának feladata. Abban az esetben, ha a szerződés szerinti részteljesítések mindegyike meghaladja az 1 millió forintot, a tényleges kifizetések előtt a Pénzügyi Osztály munkatársa köteles ellenőrizni azt, hogy a szerződött partner még mindig szerepel-e a köztartozásmentes adózói adatbázisban. A szerződés, illetve a lehetséges esetekben a megrendelés a kötelezettségvállalás alapdokumentuma, és az Elszámolóház kötelezettségvállalás folyamatának szabályzatában foglaltak szerint nyilvántartásba kell venni. 4. Az Áht. 37. (1) bekezdése alapján a kötelezettségvállalásnak (megrendelésnek, szerződésnek) mindig írásban kell megtörténnie. Nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetés teljesítéséhez, amely a) értéke a százezer forintot nem éri el, b) a fizetési számlákról a számlavezető által leemelt díj, juttatás, vagy c) az Áht. 36. (2) bekezdése szerinti egyéb fizetési kötelezettségnek minősül. 5. A szerződés teljesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos feltételekre vonatkozó előírásokra a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni a jelen szabályzat III. D.1. pontjában előírtak megtartásával. D. A szerződés módosítása 1. A beszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés abban az esetben módosítható, ha a szolgáltatás és ellenszolgáltatás aránya a módosítás következtében nem változik. Amennyiben a módosítás következtében változna a szolgáltatás és ellenszolgáltatás aránya, a megkötött szerződést meg kell szüntetni és a módosított tartalommal új beszerzési eljárást kell lefolytatni, amelyben az ajánlattételi felhívást a korábbi szerződő partnernek is meg kell küldeni. IV. A BESZERZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSÁVAL, VALAMINT A FELADATOK MEGSZERVEZÉSÉVEL ÉS MEGVALÓSÍTÁSÁVAL KAPCSOLATOS FELADATOK ÉS HATÁSKÖRÖK 1. Az Elszámolóház beszerzési tevékenységének irányításáért az Elszámolóház igazgatója felelős. 8
Feladata különösen: felügyeli a beszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenőrzi a beszerzési eljárásba bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét, azonnal köteles kivizsgálni, minden beszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja, jogkörében minden olyan intézkedést megtesz, illetve köteles megtenni, amely a beszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja, rendelkezik a beszerzésekkel kapcsolatos feladatok beosztásáról, s azt a dolgozók munkaköri leírásában rögzítteti, jóváhagyja a jelen szabályzatot és annak módosításait, dönt a bírálóbizottság tagjainak személyéről az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztálya vezetőjének javaslatára, felkéri a bírálóbizottság tagjait és annak elnökét a beszerzéssel kapcsolatos bírálóbizottsági feladatok ellátására, meghozza az eljárás lezáró döntést, értesíti a partnereket az eljárást lezáró döntésről, aláírja a megrendelést, az ajánlatkérést, a beszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződést. 2. Az Elszámolóház beszerzési eljárásaival kapcsolatos teendők előkészítése és koordinálása az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályvezetőjének és az Intézményműködtetési Osztályvezetőnek a feladata és hatásköre. Az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályának feladata különösen: az ajánlatkérés (ajánlattételi felhívás), az ajánlatkérési dokumentáció (beleértve a szerződés tervezetét) előkészítése és intézkedés az ajánlat bekéréséről, az adott beszerzésnél érvényesíteni kívánt pénzügyi, jogi követelmények meghatározása, a beszerzési dokumentumok elkészítésében közreműködő alkalmazottak, szakértőként megbízott személyek vagy gazdálkodó szervezetek kiválasztására javaslattétel, az Elszámolóház Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályvezetőjével, vagy az általa megjelölt munkatárssal egyeztetve folyamatosan vizsgálja, hogy a beszerzések pénzügyi fedezete biztosított-e, az Intézményműködtetési osztállyal együttműködve rendszeresen ellenőrzi a teljesítések szerződésszerűségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányát és összhangját, gondoskodik a beszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátásáról, azonnal tájékoztatja az Elszámolóház igazgatóját, ha beszerzés feladatkörébe tartozó munkájának végzése során szabálytalanságot vagy célszerűtlenséget tapasztal és a jogkör gyakorlójánál intézkedés megtételét kezdeményezi, előkészíti a jelen szabályzat módosítását (szükség szerint), javaslatot tesz az Elszámolóház igazgatójának a bírálóbizottság tagjaira, a jelen szabályzatban meghatározott egyéb feladatok végrehajtása. 9
3. Az Intézményműködtetési Osztály feladata különösen: A beszerzési eljárások előkészítése keretében adatgyűjtést végez az Intézményegységek körében. Az Intézményegységek megrendelés-tervezeteit ellenőrzi tartalmi, alaki és pénzügyi szempontok alapján, végigviszi az engedélyezési folyamatot. Elkülöníti az eseti és rendszeres megrendeléseket. A Jogi és Ügyviteli Osztállyal együttműködve rendszeresen ellenőrzi a teljesítések szerződésszerűségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányát és összhangját) Összesíti az Intézményegységek által beküldött igényeket. Gondoskodik arról, hogy a tervekben, vonatkozó szerződésekben érvényesüljenek az üzemeltetési szempontok, a megbízható műszaki megoldások és a megrendelő érdekei. A beszerzés gazdaságossága, hatékonysága, eredményessége érdekében piackutatást végez. A Jogi és Ügyviteli Osztálya részére szolgáltatja a karbantartási, és az intézményműködtetési folyamatokhoz kapcsolódó beszerzések alapvető adatait (pl.: beszerzés tárgya, valamint a mennyiségi és minőségi követelmények meghatározása - a beszerzés jellege által indokolt pontossággal). Közreműködik a árajánlatok beszerzésében. Véleményezi az árajánlatokat és a szállítói referenciákat. 4. A Kincstárnokok feladata különösen: Felméri és a finanszírozási táblában rögzíti a hozzá tartozó telephelyeken felmerülő igényeket. A felmerülő beszerzési igényeket összesíti és megrendelés-tervezetben továbbítja az Intézményműködtetési Osztály számára. Központi beszerzés esetén az Intézményműködetési Osztály által megküldött formátumban összesíti a hozzá tartozó telephelyek igényeit. Javaslatot tehet a beszállító partnerre. Tájékoztatást ad a várható beszerzési igényekről. A beszerzési eljárások előkészítése érdekében adatot szolgáltat az Intézményműködtetési Osztálynak. V. A BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE 1. A beszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése az Elszámolóház belső ellenőrének hatáskörébe tartozik. Az ellenőrzés során különös gondot kell fordítani a szabályszerűségre, az elbírálás szempontjainak előkészítésére, és azok elbírálás során történő érvényesítésére. 2. A beszerzési eljárások szabályzat szerinti megvalósításának ellenőrzése Az Elszámolóház gazdasági vezetőjének, vagy az általa kijelölt munkatársnak a feladata. 10
VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. A jelen szabályzatban meghatározott cselekmények esetén, ha írásban történő megküldés szükséges, akkor annak oly módon kell eleget tenni, mely alkalmas az átvétel igazolására. 2. Valamennyi a jelen szabályzatban meghatározott eljárási cselekményt írásban kell dokumentálni. 3. A jelen szabályzat alkalmazása során keletkezett dokumentumok kezelésére, megőrzésére, tárolására az Elszámolóház Iratkezelési szabályzatában foglaltak az irányadók. 4. E szabályzat alkalmazása során az Elszámolóház kötelezettségvállalás folyamatának szabályzatában foglaltak szerint kell eljárni. 5. Az Elszámolóház beszerzését végző személyek és szervezetek(szervezeti egységek) kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. 6. Az 5. pontban megjelöltek amennyiben megítélésük szerint szükségessé válik a jelen szabályzat kiegészítése, vagy módosítása indokolt észrevételeikkel, illetve konkrét javaslataikkal kötelesek az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztályvezetőjét megkeresni. 7. Jelen szabályzat 2014. április 1. napján lép hatályba. Rendelkezéseit csak a hatálybalépését követően felmerült beszerzések esetében kell alkalmazni. A jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a korábban érvényben volt szabályzat hatályát veszti. Pécs, 2014. április 1.. Borbás Károly az Elszámolóház igazgatója 11
1/a. számú melléklet ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT Alulírott.. (lakcím:....) mint a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (cím: 7621 Pécs, Bercsényi u. 3.) ajánlatkérő által megindított beszerzési eljárásba bevont személy kijelentem, hogy a beszerzési szabályzat I. 4. pontja szerinti összeférhetetlenség velem szemben nem áll fenn. Jelen nyilatkozatomat a Pécsi Városi Költségvetési Központi Elszámoló szervezet által a. tárgyban lefolytatandó beszerzési eljárással kapcsolatban teszem. Dátum:. nyilatkozattevő aláírása 12
1/b. számú melléklet ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT Alulírott.. (székhely:....) mint a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (cím: 7621 Pécs, Bercsényi u. 3.) ajánlatkérő által megindított beszerzési eljárásba bevont szervezet(szervezeti egység) (.) képviselője kijelentem, hogy a beszerzési szabályzat I. 4. pontja szerinti összeférhetetlenség az általam képviselt szervezettel(szervezeti egységgel) szemben nem áll fenn. Jelen nyilatkozatomat a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet által a. tárgyban lefolytatandó közbeszerzési eljárással kapcsolatban teszem. Dátum: nyilatkozattevő aláírása 13
2. számú melléklet J e g y z ő k ö n y v az árajánlatok értékelésével kapcsolatos bírálóbizottsági ülésről amely készült.-án/én.. órai kezdettel a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház), mint ajánlatkérő 7621 Pécs, Bercsényi u. 3. szám alatti hivatalos helyiségében tárgyban beérkezett árajánlatok értékeléséről. Jelen vannak:.. Bíráló Bizottság elnöke.. Bíráló Bizottság tagja.. Bíráló Bizottság tagja A Bíráló Bizottság elnöke megnyitja a Bíráló Bizottság ülését, és ismerteti, hogy a fenti tárgyban ajánlattevő részére (székhely:.), (székhely:.), (székhely:.) került megküldésre az árajánlat kérés. Az árajánlat megküldésének határideje -a/e.. óra volt. A fenti határidő lejártáig ajánlattevő (székhely:.), (székhely:.), és (székhely:.) nyújtott be árajánlatot a következő nettó ajánlati árakon: 1. Név: 2. Nettó ajánlati ár: 1. Név 2. Nettó ajánlati ár: 1. Név 2. Nettó ajánlati ár: (.bírálati megállapítások az ajánlatok érvényességéről/érvénytelenségéről, továbbá az ajánlattevők szerződés teljesítésre való alkalmasságáról/alkalmatlanságáról.) A fentiek alapján a Bíráló Bizottság megállapította, hogy a kedvezőbb árajánlatot a/az (székhely:.) adta, ezért a döntéshozónak az e céggel történő szerződéskötést javasolja. Tekintettel arra, hogy egyéb kérdés, észrevétel nem volt, a Bíráló Bizottság elnöke az ülést bezárja. k.m.f. Bíráló Bizottság elnöke 14
Bíráló Bizottság tagja Bíráló Bizottság tagja A Bíráló Bizottság javaslatát elfogadom / nem fogadom el.*., 20.... az Elszámolóház igazgatója 15