Budapesti Gazdasági Főiskola KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLA NEMZETKÖZI KOMMUNIKÁCIÓ SZAK Levelező tagozat Szakdiplomácia szakirány A MAGYAR ÉS AMERIKAI HIVATALOS RENDEZVÉNYEK EGYEZŐSÉGEI ÉS KÜLÖNBÖZŐSÉGEI, KÜLÖNÖS TEKINTETTEL AZ ÜZLETI KAPCSOLATOKRA Készítette: Bogisichné Deli Gabriella Budapest, 2005.
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS I. A PROTOKOLL ALAPFOGALMAI, KIALAKULÁSA, SAJÁTOSSÁGAI 5. oldal 7. oldal 1.1. Történeti visszatekintés 7. oldal 1.2. Alapfogalmak 8.oldal II. HIVATALOS ÉS VÁLLALATI SZABÁLYOK, ÉRINTKEZÉSI FORMÁK 13. oldal 2. Személyes érintkezés 13. oldal 2.1. Megjelenés, öltözködés 13. oldal 2.2. Telefonálás 16. oldal III. PROTOKOLLÁRIS VENDÉGLÁTÁSI ALKALMAK 18. oldal 3. A rendezvények típusai 18. oldal 3.1. Álló alkalmak 18. oldal 3.2. Ültetéses alkalmak 20. oldal IV. MAGYAR PROTOKOLLÁRIS ÉS NEMZETI SAJÁTOSSÁGOK 22. oldal 4.1. Magyarország földrajza, vallása, kommunikációs szokásai 22. oldal 4.2. Szokásrendszer 24. oldal 4.2.1. Köszönés, üdvözlés 25. oldal 4.2.2 Bemutatkozás 27. oldal 4.2.3. Bemutatás 28. oldal 3
4.2.4. Névjegy 28. oldal 4.2.5. Megszólítás 31. oldal 4.2.6. Tárgyalás 32. oldal 4.2.7. Társalgás 33. oldal 4.2.8. Étkezési kultúra 35. oldal 4.2.9. Egyéb magyar sajátosságok 37. oldal 4.3. Írásbeli érintkezés 39. oldal 4.3.1. Vállalati levelezés 40. oldal 4.3.2. Protokolláris levelezés 41. oldal 4.3.2.1. Személyes levelezés 42. oldal 4.3.2.2. Személytelen levelezés 42. oldal 4.4. Meghívók 43. oldal V. AZ AMERIKAI EGYESÜLT ÁLLAMOK ÜZLETI KULTÚRÁJA ÉS SZOKÁSRENDSZERE 44. oldal 5.1. Az USA földrajzi elhelyezkedése, történelme 44. oldal 5.2. Az amerikaiakról 45. oldal 5.3. Aktualitás 45. oldal 5.4. A hétköznapi viselkedés sajátosságai 45. oldal 5.4.1. Megszólítás, kommunikáció 47. oldal 5.4.2. Kézfogás, kézjelek 49. oldal 5.4.3. Névjegycsere 49. oldal 5.4.4. Öltözködés 50. oldal 5.4.5. Pontosság 51. oldal 5.4.6. Dohányzás 52. oldal 5.4.7. Kapcsolatteremtés 52. oldal 5.4.8. Tabutémák, társalgás 54. oldal 5.4.9. Tárgyalás, előadás 55. oldal 5.4.10. Telefonálás 58. oldal 5.4.11. Vendéglátás 59. oldal 5.4.12. Borravaló 60. oldal 5.4.13. Ajándékozás 60. oldal 5.4.14. Virágkultusz 61. oldal 5.4.15. Biztonság 62. oldal VI. A KÉT KULTÚRA KÖZÖTTI ELTÉRÉSEK VII. ÖSSZEGZÉS, VÉLEMÉNY 63. oldal 67. oldal 4
A MAGYAR ÉS AMERIKAI HIVATALOS RENDEZVÉNYEK EGYEZŐSÉGEI ÉS KÜLÖNBÖZŐSÉGEI, KÜLÖNÖS TEKINTETTEL AZ ÜZLETI KAPCSOLATOKRA BEVEZETÉS Az utóbbi évtizedekben folyamatosan nőtt mind az üzleti életben, mind a magánéletben a kultúrált, szabályozott viselkedés elsajátítása iránti igény. Bármilyen együttműködésről, kapcsolatról is beszélünk, alapelv az erkölcs kell hogy legyen, hiszen e nélkül könnyen hiteltelenné, tisztességtelenné válhat a viselkedésünk. Az államok egymás közötti kapcsolataiban már sokkal régebb óta igen meghatározó szerepe van egyfajta, teljesen leszabályozott, szigorú rend szerint működő viselkedésmódnak. Az általános közhiedelemmel ellentétben az illemszabályok, a különböző kultúráknak megfelelő, magatartási szabályok megtanulhatóak, elsajátíthatóak. Ha belegondolunk abba, hogy a hétköznapi életben milyen fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogy bizonyos körülmények között hogyan kell viselkednünk, sok kellemetlenségtől kímélhetjük meg magunkat. Ennél is nagyobb jelentősége van annak, ha egy üzleti tárgyalás, találkozó során tökéletesen viselkedünk, s a partnereink egy-egy gesztusból, mozdulatból lényeges ismereteket szerezhetnek. A viselkedés csúcsa a protokoll, a diplomáciai érintkezés, ennek részleteire a későbbiekben kitérek. Úgy érzem felesleges annak részletes taglalása, hogy az egyes államokat nem képviselheti minden esetben a kormányfő, államfő, vagy külügyminiszter, mégis szükséges, hogy a nemzetközi kapcsolatokra vonatkozó kérdéseket a nevükben, megbízottjaik tárgyalják meg. Mint minden szakdolgozatnál, itt is felmerül a kérdés, hogy miért éppen ezt a témát választottam. Mindenek előtt azért, mert jó néhány évig az Egyesült Állomokban éltem és véletlenül kerültem kapcsolatba a kultúraközi kommunikációval, a vállalati viselkedési sémákkal, a hivatalos megjelenésekkel, a rendezvényszervezéssel és valamennyi ezzel kapcsolatos területtel. Mindez egy magánbeszélgetéssel kezdődött: New Yorkban egy elegáns hotel különtermében, egy születésnapi partyn szóba került az amerikai és az európai kultúra 5
közti különbség. Az étterem tulajdonosa megkért, hogy tartsak egy tájékoztatót az alkalmazottaknak. Némi felkészülés után ezt megtettem, s azóta ez a hobbim és a szakmám is. Magyarországra hazatérve tovább képeztem magam, s már 8 éve hol itthon, hol az USA-ban tartok előadásokat 10-200 ember előtt. Elsősorban nagyvállalatoktól, cégektől érkezik felkérés előadásokra, tanfolyamokra, de egészen speciális esetekben is megkeresnek. Igazán izgalmas terület más országokból érkező delegációkat fogadni, felkészíteni a magyar küldöttséget a kiutazásra, megismertetni egy másik nemzet kultúráját, szokásait, elvárásait. Ha az üzleti életben sikereket akar elérni valaki, nélkülözhetetlen jó előre és alaposan felkészülni, hiszen ennek hiánya felmérhetetlen károkat, hátrányt okozhat. A protokollos, illetve a szervezők sikeres munkája jót tesz a cég image-ének és biztos alapokat teremthet a későbbi sikeres együttműködésekhez. Visszatérve a témaválasztásra, érdekesnek tartottam összevetni az amerikai és a magyar szokásokat, kultúrákat, jellemzőket, hiszen a rengeteg hasonlóság mellett, legalább ennyi különbség is tapasztalható az üzleti sajátosságok terén. A teljességhez természetesen hozzátartozik a diplomáciai protokoll is, hiszen ezen alapokból vezethetők le aztán a későbbi szokások. Ezért ezt kiindulási pontnak tekintve kívánom bemutatni a hivatalos rendezvényekkel kapcsolatos jellemzőket. Ahhoz, hogy e szakdolgozat elkészülhessen, sok segítséget kaptam belső konzulensemtől, Lacházi László tanár úrtól, valamint Varga Péter úrtól, aki a Külügyminisztérium Protokoll osztályának a vezetője, régi tanárnőmtől, Görög Ibolyától, továbbá az Amerikai Egyesült Államok Követsége szintén segített az információgyűjtésben. Elter Zsolt, az ITD Hungary Tengerentúli Fejlett Országok Igazgatóságának igazgatója sok hasznos tanáccsal látott el. Az USA-ban, New Yorkban élő két üzletember, Mr. Manacharian és Mr. Dwayne Tranquada 8 éve kedves munkatársaim, folyamatosan támaszkodhatok tudásukra. 6
I. A PROTOKOLL ALAPFOGALMAI, KIALAKULÁSA, SAJÁ- TOSSÁGAI 1.1. TÖRTÉNETI VISSZATEKINTÉS Már az ősember korában is érvényesültek bizonyos szokások, amik a csoportokon belüli életet egyszerűsítették. Árpád vezér idejéből is kerültek elő bizonyítékok, de talán a legközismertebb az, hogy a görögök a diplomáciai ügyekben eljáróknak mentességet, sérthetetlenséget és különleges jogokat biztosítottak. Ez a fajta megkülönböztetés még nem járt együtt az egyéb kapcsolattartás szabályozásával. Az a szokás, hogy a hivatalos rendezvényekről írásos feljegyzés is készüljön, a bizánci császár udvarából terjedt el. A precíz megfigyelést, információgyűjtést az indokolta, hogy mivel a bizánciak nem rendelkeztek ütőképes katonasággal, ügyeskedéssel, rafináltan bírták ütközetre egymással a szomszédos barbár törzseket. Létfontosságúvá vált, hogy jó megfigyelőképességű, alapos és jó döntőképességű megbízottakat válasszanak, s ők írásba foglalták a fontosabb gondolatokat. Lényegében így alakult ki a diplomatahivatás. A középkor elején már szigorú nemzetközi rend szabályozta a követek működését, mivel ők elsősorban a háború és béke kérdéseiben jártak el, így az államok meg tudtak egyezni a közös bánásmód tekintetében. A XV. Században, Itáliában megjelentek az ideiglenes követségek helyett az állandóak, s ez jelentős változásnak számított. Európába szintén az olaszok közvetítették a protokoll szabályait. Ezt követően kezdődött meg az államfők, nagykövetek, követek szintezése, tulajdonképpeni elődje a mai rangsorolásnak. Az udvari etikett szertartásrendje a spanyoloknál, a franciáknál jelent meg igen sajátos módon, s e térségekből terjedt át német nyelvterületre, sőt még Oroszországba is. 1815-ben a napóleoni hadjáratok lezárásaként a Bécsi Kongresszuson foglalták először formába a diplomáciai kapcsolatokról szóló nemzetközi megállapodást. A XX. század elejére a polgáriasodás nyomta rá a bélyegét, a maga jellegzetességeivel együtt. Ideje volt ezeket a szabályokat írott formában is összegyűjteni. 1788-ban Adolf Freiherr Knigge műve, Az emberek közötti érintkezésről címmel jelent meg, s Magyarországon is kapható volt. Ezt követően folyamatosan adták ki újabb viselkedéstan 7
könyveket, amelyek mindig magukon viselték az adott kor jellemzőit. Pl. 1923-ban a magyar Szabó István Andornak jelent meg Úriember című kiadványa. Újabb fordulópontot hozott a két világháború időszaka, majd hazánkban az orosz hatalom befolyása érvényesült, eltörölve minden polgári maradványt. Ezen időszak szürkeségével nem jelenthette a protokoll fénykorát. Az 1989-es rendszerváltás újra előtérbe helyezte a kultúrált, európai viselkedés iránti igényeket, amelyek 2004. május 1.-ei csatlakozásunkkal az Európai Unióhoz, még fontosabbá váltak. Az Amerikai Egyesült Államok a világ legfiatalabb államának számít a maga mintegy 200 éves történelmével. A XVII. századig elsősorban indiánok lakták. Ez időtájt fedezték fel maguknak a különböző okokból hazájukból menekülő hollandok, angolok, franciák, németek. A ma létező egyik legdemokratikusabb állam egy olyan országban született meg, amelynek déli részét a rabszolgatartás jellemezte 1865-ig. Az USA jelenleg is a világ olvasztótégelyének számít, hiszen évente kb. 500000 ember telepszik le ott hivatalosan, s becslések szerint ennek duplája illegálisan. Ez többek között azért is érdekes, mert valamennyi bevándorló nép csoportjai (pl. spanyol, kubai, kínai, indiai, magyar, lengyel) megőrizték szokásaikat, mintegy nyomot hagyva az adott területen. 1.2. ALAPFOGALMAK - illem Az illem az emberek egymással szembeni viselkedését szabályozó normák rendszere, amelyet koroktól független és történelmileg változó elemek együtt alkotnak. 1 Illem kifejezés alatt elsősorban a figyelmességet, jó modort, udvariasságot, előzékenységet, tapintatot értjük mások iránt. Része a jognak, a protokollnak, az etikettnek és az erkölcsnek is. Ide sorolható még a kölcsönösség és az önfegyelem is. Az illemmel naponta találkozunk, életünk néha észrevehető, néha nem érzékelhető része. - illemtan Az illemtan egy-egy adott korban az illem legfontosabb elemeit kívánja 1 Protokoll Egyetemi jegyzet 11. oldal 8
oktatás, az ifjabb generációnak való átadás céljából rendszerezni. 2 Az illemtan szorosan kötődik az erkölcshöz, a törvényekhez és a társadalmi konvenciókhoz. Az erkölcs belülről szabályoz, a törvényeket a társadalom tagjai állították fel saját maguk számára kötelező érvényűen, míg a társadalmi konvenciók a szokásokon alapulnak. - etikett A társadalmi érintkezés, viselkedés formáinak, illemszabályainak előkelő vagy előkelősködő körökben, a diplomáciában stb. megszabott, s rendszerint megmerevedett rendszere. 3 A szó valójában címkét, árujegyet jelent, manapság azonban inkább a társadalmi érintkezési formákat értik alatta. A királyi udvarokban meghonosodott szokások felelnek meg leginkább az etikett egykori értelmének. Pl. Anglia, Spanyolország, Monaco stb. esetében. - protokoll A protokoll szó a mai értelmében elsősorban a diplomáciai érintkezés formáira vonatkozó szabályok összességét jelenti, melybe beleértődnek az illető állam hivatalos személyiségei közötti érintkezési formák, szabályok is. 4 Más szerzők szerint a protokoll tulajdonképpen a viselkedéskultúra, a rendezvényszervezés, a hivatalos kapcsolattartás, a szertartásrend, valamint a diplomáciai szertartások összessége. A hétköznapi értelemben protokollnak számít, ha bizonyos illemszabályokat betartunk, vagyis köszönéskor, ha valamilyen rendezvényt szervezünk, ha telefonálunk, ha taxiba ülünk, ha virágot rendelünk temetésre, születésnapra, vagy ha névjegyet cserélünk tárgyalás előtt. Ez a felsorolás természetesen nem lehet teljes, hiszen ebbe a körbe számtalan dolog beletartozik. A diplomáciai érintkezésnek szóbeli (személyes), vagy írásbeli (közvetett) formái vannak. Hétköznapi értelemben a protokoll fogalma kibővült, de valójában az illemtani ismeretekhez tartoznak a társasági élet viselkedési szabályai. Azok a szabályok azonban, melyek a 2 Protokoll Egyetemi jegyzet 12. oldal 3 Ottlik Károly: Protokoll Kék könyv 9. oldal 4 Magyar Köztársaság Külügyminisztériuma: Protokoll útmutató 2001. 81. oldal 9
diplomaták magatartását megszabják, alapul szolgálnak a magánemberi, illetve a vállalati, üzleti kapcsolatok terén is. A protokoll feladatai közé tartozik: biztosítani az emberek közötti kapcsolattartást és teremtést, olyan esetben is, ha a felek még ezelőtt nem találkoztak. Akár közvetlenül is bemutatkozhatnak, akár harmadik fél is bemutathatja őket egymásnak. Ezen kívül a szabályok ismerete hozzásegítheti a partnereket ahhoz, hogy elkerüljék a nem szándékos sértéseket, amelyekből akár üzleti hátrány, vagy diplomáciai bonyodalom is származhat. Ha a felek tolmács segítségét is igénybe veszik, taktikai elemként időnyerésre is használható. A protokoll szintjei közül a legfontosabb a diplomáciai vagy állami protokoll. Ez a fajta szigorú, írott és minden résztvevőjére kötelező érvényű szabályozás az alapja a nemzetközi kapcsolatoknak. Egy másik jellegzetes formája a protokollnak a vállalati vagy hivatalos rendszabályozás. Természetesen létezik a fentieken kívül még számtalan területe a protokollnak, attól függően, hogy melyik definíciót fogadjuk el. Itt az alapfogalmak között mindenképpen ki kell emelni a viselkedést, amely a magatartási formák megnyilvánulása. Minden személyt a viselkedése alapján ítélnek meg, ezek eszközeit viselkedéstechnikai elemeknek nevezzük. Ezen elemeken belül megkülönböztetünk aktívákat és passzívákat. Passzívák azok az elemek, amelyek cselekvő közreműködésünk nélkül is jellemzik ismereteink színvonalát. 5 A passzívák közé soroljuk az illedelmességet, (a jó modort, a tapintatot és az udvariasságot), a jellemet, a lelkiismeretet, a fellépést, az előzékenységet, a figyelmességet, a lelkiismeretet, az önuralmat és türelmet, a pontosságot, valamint a megjelenést és öltözködést. A jellem nem örökölhető, de átalakítható, formálható. Az illedelmesség megnyilvánulási területei a jó modor, az udvariasság és a tapintat és empátia. A lelkiismeret egy tudati elem, de nincs a tudat szabályozása alatt. Az egyén képessége arra, hogy meg tudja ítélni saját erkölcsösségét, tetteinek helyességét. Az előzékenység függhet kortól, nemtől, rangtól, stb., bár alkalmanként ettől el lehet tekinteni. Ha valaki saját maga tud lenni, nem természetellenes, az megfelelő fellépéssel bír, ami már önmagában is képes eladni valakit. 10
A figyelmesség célja, hogy valaki másban mindenféle érdek nélkül valami kellemes érzetet keltsünk, pl. szerencsekívánatok, köszöntések stb. Szintén ide tartozik az öltözködés és megjelenés, de ezekről később írok majd a személyes érintkezés témakörnél. Az önuralmat és türelmet naponta gyakorolhatjuk akár a magán, akár a hivatalos életben. Aki képes uralkodni saját indulatain az, önmagán segít vele. Az utolsó, de nem kevésbé fontos elem a pontosság, amellyel mások iránti tiszteletünket fejezzük ki. Gyakran ítélnek meg bennünket időtartásunk alapján. A fenti passzívákkal semmit sem kell mondanunk vagy tennünk, automatikusan árulkodnak rólunk. Aktívákon olyan elemeket értünk, melyek cselekvő közreműködésünk révén nyilvánulnak meg (vagyis az egyénnek valamit tenni, mondani kell, amiből mások látják: tud viselkedni.) 6 Ezek közé tartozik a bemutatás vagy bemutatkozás, a kézfogás, kézcsók, köszönés, a megszólítás, társalgás, a tegezés, magázás, önözés és a meghajlás. A bemutatás, bemutatkozásról a későbbiekben részletesen írok majd, de alapvető része az aktíváknak, a megismerkedéshez kötődik. Harmadik fél segítségével történő megismerkedés a bemutatás, míg a bemutatkozáskor nincs szükség a két félen kívüli résztvevőre. Mindkét esetben fontos, hogy az ismerkedés célszerű, lényegre törő legyen, és hogy ne maradjon el a névjegycsere. A kézfogás sokszor az első testi kontaktus, amely két ember között bemutatkozásnál történik, így fontos, hogy határozottan, de se nem túl erősen, se nem túl gyengén nyújtsuk a kezünket, hiszen senki sem szereti, ha a kézfogás után úgy kell szétfeszegetni az ujjait. Ha viszont túl lágyra sikerül a kézfogás, határozatlannak, nem bizalomgerjesztőnek, félénknek ítéljük a másikat. A kézcsókról, köszönésről, megszólításról, társalgásról, tegezésről, magázásról, önözésről és meghajlásról a szokásrendszereknél írok bővebben. A diplomáciai protokoll meghatározása: A hivatalos, közéleti és diplomáciai rendezvényeken és szertartásokon követett eljárási, magatartási, rangsorolási, levelezési és etikett szabályok összessége. 7 5 Protokoll Egyetemi jegyzet 17. oldal 6 Protokoll - Egyetemi jegyzet 23. oldal 7 Protokoll - Egyetemi jegyzet 36. oldal 11
Csak a közéletre és a diplomatákra alkalmazott magatartási szabályok tartoznak a diplomáciai protokollhoz, elkülönítve, mintegy megcímkézve a sima protokolltól. Az biztos, hogy a diplomáciai protokolltól való legcsekélyebb eltérés is rögtön szembeötlik. Minden látszólag értelmetlen formaság jelentős tartalommal bír, hiszen például politikusaink, esetenként élnek a szándékos késés, túlöltözés vagy szándékos távolmaradás eszközeivel. Azért természetesen előfordult már, hogy diplomatáink durva hibát ejtettek a szabályok nem, vagy helytelen ismeretével. Ilyen esetekben diplomáciai bonyodalmak is lehetnek, mindig kényelmetlen az utólagos magyarázkodás, s az ország hírnevének sem használ. A diplomáciai protokoll fontos része a rangsorolás, amelyet segítségképpen a Külügyminisztérium Protokoll Főosztályától lehet megkérni. A Diplomatalista tartalmazza a diplomáciai képviselők nevét, a kinevezés időpontját, a házastársak nevét, az elérhetőséget, a telefonszámokat stb. Feltüntetik a nemzeti ünnepeket is. Az állami protokoll feladatait hazánkban szintén a Külügyminisztérium Protokoll Főosztálya felügyeli és látja el: Azoknak a szabályoknak az összessége, amelyek az államfő, az országgyűlés elnöke, a kormányfő és a külügyminiszter külföldi utazásainak, illetve az általuk itthon fogadott küldöttségek látogatásának, továbbá a Diplomáciai Testülettel való kapcsolataik szervezésére és bonyolítására vonatkoznak. 8 12
II. HIVATALOS ÉS VÁLLALATI SZABÁLYOK, ÉRINTKEZÉSI FORMÁK 2. SZEMÉLYES ÉRINTKEZÉS A személyes érintkezéskor néha kettő, néha több ember valamiféle kontaktusba, kapcsolatba kerül egymással. Ez történhet különböző féle rendezvényeken, eseményeken, tárgyalásokon, vagyis a legkülönbözőbb helyszíneken. 2.1. Megjelenés, öltözködés Megjelenéskor a felek személyesen találkoznak, közvetlen kontaktusba kerülnek egymással. Az első benyomások mindig meghatározóak. A megjelenésbe beletartoznak: a jól ápoltság, a testi tisztaság, a haj, a fogak, a körmök higiéniája, valamint a ruházat anyagának, színének, szabásának jellegzetességei is. Fontos még figyelemmel lenni az aktuális divatra, a hajviseletre, a megfelelő mennyiségű és minőségű sminkre, az öltözék kiegészítőire, az ékszerviseletre, de talán a legfontosabb, a mindezek által közölt együttes üzenet, hiszen mint mindenhol, önmagukban a dolgok félrevezetők lehetnek. Egy közmondás szerint: Ruhája alapján fogadják, az esze szerint bocsátják el az embert. Alapvető szabály, hogy a megjelenés mindig az alkalomhoz illő kell, hogy legyen. A szükségeshez képest alulöltözöttnek lenni hozzá nem értést sugároz, míg túlöltözöttnek lenni 8 Protokoll Egyetemi jegyzet 51. oldal 13
visszatetsző. Mindkét esetet kerülni kell. Saját magát, és meghívóját járatja le az például, aki egy golfpályára szóló meghívásnak farmernadrágban tesz eleget, de hasonló kényelmetlenséggel számolhat az a hölgy is aki egy gardenpartyra tűsarkú cipőben érkezik. Az illem szerint a finom, elegáns, nem feltűnő megjelenés számít irányadónak. Tagadhatatlan a megjelenés öltözködés illem meghatározó szerepe, de az is, hogy ezek csak a külső jegyek, s belső tartalom, kellő felkészültség nélkül mindezek nem érik el a kívánt célt. Azt kell magunkra öltenünk, amit el akarunk hitetni magunkról! - tartja a mondás. A hivatalos megjelenés sem a diplomáciai életben, sem a vállalatoknál nem magánügy, hiszen a tisztségviselők a hivatali célok képviselői, közvetítői, s mint ilyen személyek az egész szervezetet képesek lejáratni vagy kedvező színben feltüntetni. A hivatalos megjelenés tükrözi a partnerek, vendégek, látogatók iránti tiszteletet, illetve az ember saját maga és másokkal szembeni igényességét, értékrendszerét. Ezeken kívül azt is megmutatja, hogy az illető cég, képviselet milyen értékrendet, filozófiát képvisel és igyekszik közvetíteni. Négy alapelvet feltétlen illik szem előtt tartani: - az öltözködés az egyéniséget tükrözze, - az alkalomhoz igazodjon, - színharmónia jellemezze az öltözködést és - vegye figyelembe az alkati adottságokat. Tárgyaláskor, üzleti megbeszéléseken a férfiak legáltalánosabb viselete az öltöny, ing, nyakkendő, sötét zokni és cipő. Figyelniük kell arra, hogy az öltöny színe még nyáron se legyen túlzottan világos. Fontos, hogy lehetőség szerint jó anyagból készüljön, hiszen gyakran egész nap hordani kell, esetenként gépkocsiba kell ülni a nap folyamán, s ilyenkor a nem megfelelő minőségű zakó rendetlen hatást kelthet. Az öltözet színe változhat az évszakoknak megfelelően, ha nincsen kötött, protokolláris program. A cipőnek, az övnek és a zokninak harmonizálnia kell az öltöny színével. A bőrből készült, kötős cipő számít elegánsnak. A nyakkendőnek az inggel és az öltönnyel kell összhangban lennie. A kétsoros zakó belső gombjait is be kell gombolni felálláskor, s ki kell gombolni leüléskor. Az egysoros zakót is be kell gombolni látogató fogadásakor, üdvözléskor, köszöntő mondásakor stb., azonban ha valaki egyedül van az irodájában, gépkocsiban, természetesen le lehet venni. A 14
bőr aktatáska elegáns kiegészítő lehet, míg a reklámszatyor kerülendő. A textilzsebkendő ajánlatos. A hölgyek öltözékében mindig egyensúlyban kell lennie az általuk képviselt hivatásnak, illetve nőiességüknek. Általános a kosztüm használata, a szoknya blúz blézer és a klasszikus, egybe szabott ruha. A szokások átalakultak, hiszen régebben nem sorolták a hölgyek hivatali ruházatához a nadrág blúz, vagy nadrág - pulóver összeállítást, manapság azonban ez a kényelmes viselet teljesen elfogadottá vált. A szélsőséges megoldásokat kerülni kell. Testszínű harisnyanadrág és félmagas sarkú, jó minőségű cipő ajánlott. A hölgyeknél a parfüm, az ékszerek hozzátartoznak a jó fellépéshez, s mint általában itt is, az elegánsan kevés a kívánatos. A szoknya hossza mindenképpen térd alá kell hogy érjen, a dekoltázs legyen takart, hiszen a munka során nem a nőiességet kell hangsúlyozni, hanem a szakmai hozzáértést. Az üzleti életben is egyre gyakrabban hordanak a nők nadrágot, ami csak szövetből lehet, s kerülni kell a farmert, a sztreccset és a sportos vászon anyagot. A hölgyek esetében is az összhang a meghatározó, beleértve a ruha szabását, anyagát, minőségét és mintáját. Az ápolt nő igényes sminkkel egészíti ki megjelenését. Itt is tartózkodni kell a túlzásoktól, s különbséget kell tenni a nappali szolidabb és az esti hangsúlyosabb arckikészítés között. A megjelenést a nők az óraszíj, az aktatáska, az öngyújtó, az esernyő jellegével hangsúlyozhatják. Az öltözködési alkalmak előírásait és a helyi szokásokat mindig be kell tartani! Az öltözködési alkalmak lehetnek: - ünnepélyes - félünnepélyes és - informális alkalmak. Ha a meghívón nincs más feltüntetve; ünnepélyes viselet férfiaknak: fekete öltöny, fehér ing, szürke vagy sötét mintás nyakkendő, fekete cipő nőknek: nappal kosztüm, este hosszú ruha félünnepélyes viselet férfiaknak: sötét öltöny, fehér ing, szolid mintás, nem élénk színű 15
nyakkendő, sötét cipő nőknek: nappal kosztüm, egybeszabott ruha, este kisestélyi Ha a meghívón az öltözetre vonatkozó előírás van, akkor ezek az ünnepélyes és félünnepélyes alkalmakkor lehetnek: - black tie: férfiaknak: fekete szmoking, fehér ing, fekete csokornyakkendő, fekete lakkcipő nőknek: kisestélyi - white tie: férfiaknak: fekete frakk, fehér mellény, fehér, keményített ing, fehér csokornyakkendő, fekete lakkcipő (a cilindert és a fehér kesztyűt általában nem használják) nőknek: nagyestélyi, hosszú ruha - casual: férfiaknak és nőknek egyaránt az alkalomhoz illő, praktikus, elegáns, divatos hivatali öltözet - slacks, vagyis sportos öltözet: a rendezvény jellegének megfelelő viselet, sporteseményenként más-más szokás! (golf, lóverseny, autóversenyek stb.) - ceremoniális öltözet: fekete zsakett, csíkos nadrág, fehér ing, szürke nyakkendő, fekete fűzős cipő a férfiaknak, míg a nőknek angol kosztüm, kalappal és kesztyűvel. Általánosan elfogadott: 18 óráig kezdődő fogadásokra lehet menni hivatali öltözetben, később azonban sötét öltöny, kosztüm a megfelelő. 2.2. Telefonálás A telefont alapvető kommunikációs eszközként használjuk hivatalos és magánbeszélgetésekre egyaránt. 1876-os feltalálása óta hihetetlen népszerűségre tett szert, hiszen használata lényegesen megkönnyíti a kapcsolattartást két, esetleg több személy között, akik nem egy helyen tartózkodnak. A telefonhasználatnak is meg vannak a maga szabályai, akár hivatalos, akár magánbeszélgetésről van szó. Ha a kapcsolat létrejött, a hívott fél köszön, majd bemutatkozik saját vagy a cég nevét mondva. 16
A hívó fél fogadja a köszönést. Közvetlen hívásnál bemutatkozik, név és beosztás szerint közli, hogy kivel akar beszélni. Esetenként meg kell a indokolni a hívást, mindig csak annyit kell mondani amennyi szükséges. Titkárnői híváskor a hívó fél kapcsolja először a főnökét a hívott fél titkárnőjének, aki azonnal bekapcsolja őt saját főnökének. A nálunk magasabb beosztású embereket és partnerünket személyesen kell hívni. Hivatalos hangnemben kell bejelentkezni, a továbbiak a kapcsolat jellegétől függnek. Mondandónkat mindig tömören, világosan, érthetően kell közölni. Régebbi ismeretség esetén természetesen érdeklődhetünk a másik hogylétéről. Ha tudjuk, hogy közlendőnk hosszabb terjedelmű, érdeklődjünk a felől, hogy nem tartjuk- -e fel a másikat. Ha szükséges kérjünk új időpontot a visszahíváshoz. Ha megszakad a vonal, mindig az hív újra, aki a hívást kezdeményezte. Étkezési és pihenési időben nagyfokú udvariatlanság hívást kezdeményezni. Hivatali ügyben nem illik a lakásra telefonálni, csak a hivatalba, a hivatali idő alatt. Ha mégis meg kell tenni, elnézést kell kérni. A várakoztatás udvariatlannak tűnhet, óvatosan kell vele bánni. A beszélgetést a hívó fél fejezi be, ha a hívottnak kell mégis megtennie, udvariasan ki mentheti magát új időpontot javasolva. Fontos információt lehetőleg ne telefonon továbbítsunk a félrehallás veszélye miatt. A visszahívási ígéretet teljesíteni kell! Külföldre indított hívásoknál nem szabad figyelmen kívül hagyni az időeltolódást! Az üzenetrögzítő a hívó és hívott fél közvetlen kapcsolatának hiányban használható segédeszköz. A rögzített üzenet automatikus lejátszása után köszönés és bemutatkozást követően lehet tömör, lényegretörő üzenetet hagyni. A mobiltelefonok az utóbbi években hihetetlen gyorsasággal terjedtek el. Legnagyobb előnye, hogy használata nincsen helyhez kötve, tehát bárki bármikor elérhető vele. Time is money korunkban üzleti célokra elengedhetetlen a használata. Az általános telefonhasználati szabályokon kívül vannak speciális betartandók a mobiltelefonok esetében. Udvariasságból meg kell kérdezni, hogy a hívás időpontja alkalmas-e a beszélgetésre. (autóvezetés, tárgyalás, megbeszélés stb.) Társaságban, nyilvános helyen diszkrétnek kell lenni, mondandónk nem tartozik a környezetre, ezért ki kell kapcsolni a mobiltelefont. Színházban, tárgyaláson, s általában minden olyan esetben, ahol mások számára zavaró 17
lehet, ki kell kapcsolni a telefont. Ha valaki fontos hívást vár, rezgő vagy néma üzemmóddal elkerülhető mások zavarása. Az értekezletek egy új formája a telefonkonferencia, amely meggyorsíthatja, egyszerűsítheti az üzletmenetet. Itt egész más szabályok érvényesülnek, mint a személyes megbeszéléseken. Gyakran azt is nehéz felismerni, hogy ki beszél, ezért nem szabad gyakran félbeszakítani a többieket, hiszen így nem lehet érdemi munkát végezni. Némi gyakorlással elsajátítható a megfelelő technika. A telefonkonferencia zavartalan lebonyolításához kifogástalanul működő telefonvonalhálózat is szükséges. III. PROTOKOLLÁRIS VENDÉGLÁTÁSI ALKALMAK Az üzleti és a diplomáciai életben szervezett rendezvényeknek megvan a saját különleges céljuk és feladatuk. A rendezvények által lehetséges, hogy a partnerek, üzlettársak rendszeresen, viszonylag kötetlen formában tudjanak találkozni, valamint megbeszélni olyan dolgokat, amelyek például egy tárgyalás kereteibe nem férnek bele. Ezeken a találkozókon kicserélhetik egymással tapasztalataikat, véleményüket, értesüléseiket. Ezek a találkozók csak látszólag tűnnek szórakozásnak, az esetek nagy részében munkaalkalmak, melyeket ki kell használni. A társasági alkalmak fogalma a hivatalos érintkezés mellett szervezett hasonló rendezvényeket jelenti, annyi különbséggel, hogy a hivatalos jelleg erősségének függvényében protokolláris megfontolások és rend érvényesülnek. 9 3. A RENDEZVÉNYEK TÍPUSAI Ma, amikor a vállalatok, cégek keresik, vagy éppen próbálják bebiztosítani helyüket a piacon, fejlesztésre törekednek, keresik partnereiket, vásárlóikat, igyekeznek lekörözni 9 Dr. Sille István: Illem, etikett, protokoll 250. oldal 18
versenytársaikat, óriási szerepe van a különféle alkalmakra szervezett étkezéssel társított összejöveteleknek. A társasági összejövetelek formái általában aszerint csoportosíthatók, hogy az étkezés milyen szerepet játszik bennük. Attól függően, hogy a meghívottakat asztalhoz ültetjük vagy állnak fogadás közben, a protokolláris vendéglátás két nagyobb csoportba sorolja: az állófogadások, illetve az ültetéses alkalmak. 3.1. Álló alkalmak Szorosabb értelemben vett álló alkalmakon a fogadásokat, a koktél partykat, vagy ezek kerti változatát a garden-partykat értjük. Ide tartoznak az előbbieken kívül a buffet-dinner jellegű társas összejövetelek is. A diplomáciai protokollban előfordulnak még: Idegen államfő látogatása egy diplomáciai képviseleten; Idegen államok Hadsereg Napi rendezvények; Táncestély; Filmbemutató idegen külképviselet rendezésében; Hangverseny diplomáciai képviselet rendezésében. (Ez utóbbiakra ebben a dolgozatban nem térek ki.) A fogadások valamilyen alkalomhoz, jelentősebb eseményhez vagy ünnephez kapcsolódnak. Általában délután vagy este rendezik, ritkán fordul elő, hogy korábbra teszik,(például újév alkalmából). Időtartama megközelítőleg másfél vagy két óra. Fogadást adhatnak a diplomáciai képviselők, valamely állam vezető személyiségei, központi szervei, intézményei, de társadalmi személyiségek is. A fogadás színhelyének kiválasztásánál a létszámra, az időjárásra, s az esemény jellegére kell tekintettel lenni. A nap folyamán rendezett fogadás félünnepélyesnek, az este 18 óra utáni ünnepélyes alkalomnak számít, ennek megfelelően kell az öltözéket kiválasztani. A pontos megjelenés álló alkalmaknál nem kötelező, de a helyi szokásokat figyelembe kell venni. Hazánkban 15-20 perces késés még elfogadható, hiszen ez idő alatt a vendégeket a házigazda(ák) és felesége fogadja. Az ételkínálatban olyan ételek kell hogy szerepeljenek, amelyek állva, egy villával elfogyaszthatóak. Hideg és meleg ételeket egyaránt tálalnak, az italkínálat széles. A fogadások különleges fajtái a délelőtt vagy délben rendezett Coup de champagne (pezsgőbontás) vagy Vin d honneur (koccintás). Ezen rendezvények általában rövidebbek, kevesebb a meghívott. 19
A koktél partyk az állófogadásnál szerényebb formájú rendezvények, melyekre a megszokott viselet a félünnepélyes, esetleg a hivatali öltözet. Az étel és italkínálat szerényebb, például nincsenek hidegtálak. A garden party kertben, szabadtéren szervezett fogadás vagy koktél party. Amíg a fogadásokra fontosabb alkalmakkor sötét ruhában illik menni, a koktél partyra utcai viseletben is lehetséges. A garden partyt mindig olyan helyen kell megrendezni, hogy rossz idő esetén zárt, fedett helységbe lehessen átszervezni a programokat. Az éghajlattól függően nemzeti ünnep alkalmából rendezett alkalom is lehet garden party. Ez utóbbin szintén gondoskodni kell a gazdag étel- és italválasztékról, mint a fogadásokon. A buffet-dinneren a meghívottak az asztalokon elhelyezett büfékínálatból választhatnak. A vendégek nincsenek helyhez kötve, szabadon tudnak beszélgetni bárkivel. A meghívottak itt nem távozhatnak addig, amíg a fővendég jelen van. Előnye ennek a rendezvénynek, hogy kötetlenebb, így a kapcsolatok elmélyítését irányzó fogadásokat célszerű ebben a formában szervezni. Ha több ültetéses vacsora szervezését szeretnénk elkerülni, egy buffet-dinner keretében több meghívandót egyszerre lehet vendégül látni. 3.2.Ültetéses alkalmak Az ültetéses alkalmak jellegüknél fogva mindig sokkal kötöttebbek, mint az álló alkalmak, így egyértelműen érvényesülnek a rangsorolás, a vendéglátás, a gasztronómia, az asztal melletti viselkedés, valamint a terítés és felszolgálás illemszabályai. Ide soroljuk a munkaebédeket, munkavacsorákat, és a díszétkezéseket. A munkaebédre általában tárgyalási szünetben a nap folyamán kerül sor, s ezt a szokást a praktikum alakította ki. A munkavacsorát a nap végén, este rendezik, mintegy a tárgyalás levezetése képen. Viszonylag kötetlen formában, mindkettő lehetőséget nyújt arra, hogy a felek oldott légkörben, protokolláris szokások nélkül, közvetlenül tovább építhessék 20
kapcsolatukat. Nincsen sem ültetési rend, sem pohárköszöntő, s általában másfél- két órát vesz igénybe. Sokszor ajánlott különtermet foglalni, hiszen itt nyugodtabb körülmények között lehet beszélgetni, ez azonban kisebb létszám esetében nem kötelező. A munkaétkezésekkel ellentétben a díszétkezések kifejezetten ünnepélyes, protokolláris események. Mindig különteremben rendezik, 4-5 vagy több fogásos menüválaszték van, fontos az ültetési rend és protokolláris felszolgálás, s ennek megfelelően az öltözék is ünnepélyes kell hogy legyen. A kb. két órás rendezvényen elvárt a pontos érkezés, s addig nem lehet távozni, amíg a fővendég jelen van. A díszebéd, illetve - vacsora előkészítése nagyon fontos, hiszen a megfelelő ültetési rend, az étrend kiválasztása, a helyszín ismerete együttesen befolyásolják a rendezvény, s ezen keresztül a tárgyalások sikerét. Díszebédeken és díszvacsorákon, vagy magas szintű delegációk érkezése alkalmából a fogadásokon pohárköszöntőket mondanak, ez elsősorban a vendéglátó, illetve a fővendég feladata. Általános szokás, hogy a köszöntők az alábbi elemeket tartalmazzák: - a díszvendég és a többi vendég, jelenlévő személy megszólítása; - a díszvendég üdvözlése; - az alkalom méltatása; - jókívánságok kifejezése. A vendégek koccintanak, egymásra emelik poharukat és kortyolnak belőle. A válasz pohárköszöntőnek tartalmaznia kell: - a házigazda és a jelenlévők méltatását; - köszönet a fogadásért, vendéglátásért; - válasz a köszöntőben elhangzott méltatásokért; - jókívánságok kifejezése. A vendégek ismét koccintanak és kortyolnak italukból. Fontos, hogy a pohárköszöntő soha ne legyen hosszú! Elsősorban a politikai köszöntőknél szokás, hogy a házigazda és a fővendég előre egymás rendelkezésére bocsátják pohárköszöntőjük szövegét. Szükség esetén a fordításokat az asztalon helyezik el, hogy a vendégek könnyen hozzáférjenek. A köszöntők alatt tilos az ételek és italok felszolgálása, fogyasztása és a társalgás is. 21
A diplomáciai protokoll alapján ebbe a körbe sorolhatók a villás reggelik, ebédek, vacsorák; a büfé-vacsorák; a teadélutánok és a pohárköszöntők is. Szólj nyájasan, légy udvarias és kedves, és egy elefántot is elvezethetsz egyetlen hajszállal. /Szádi/ IV.MAGYAR PROTOKOLLÁRIS ÉS NEMZETI SAJÁTOSSÁGOK 4.1. Magyarország földrajza, vallása, kommunikációs szokásai A 93 030 km² kiterjedésű Magyar Köztársaság Közép - Kelet Európában a Duna- vagy Kárpát--medence középső és nyugati alacsonyfekvésű harmadára terjed ki, jellegzetesen dunai ország. Földrajzi szélességét tekintve az ország megközelítően egyenlő távolságra fekszik az Egyenlítőtől és az Északi-sarktól. A Kárpát-medencében, három éghajlati terület találkozásánál fekvő ország kétharmad része termékeny löszhátakkal borított 200 méter alatti síkság, a többi változatos felépítésű dombvidék és középhegység. Legmagasabb pontja: a Kékes, amely 1014 méter magas. Hazánk relatív természetföldrajzi helyzetét meghatározza, hogy medencefenéken helyezkedik el, s ennek nagy, illetve egységesítő hatása van az egész ország éghajlatára. Befolyásolja továbbá Magyarország vízrajzát, vízgazdálkodását és a vízvédelmet is. 22
Hazánk éghajlata mérsékelt, négy évszak váltakozása jellemzi, s a már említett medence jelleg mellett az időjárásra jelentős hatással bírnak a mediterrán, az atlanti és a szibériai befolyások is. A magyar mezőgazdaságnak évszázados hagyományai vannak. Ma is a szabolcsi alma, a kalocsai és cecei paprika, a tokaji és villányi borok, a makói hagyma jelentik a kiváló minőséget, képviselve a magyar hírnevet a világban. Az ország gazdasági helyzete: Magyarország az1989-es változások előtt a tervgazdálkodás elve szerint működött. Ezt követően az országban a piacgazdaság törvényei érvényesülnek, s ennek megfelelően próbál alkalmazkodni a gazdaság a kereslet és kínálat viszonyaihoz. A politikai váltás jelentősen megváltoztatta a gazdaság struktúráját, s ezen keresztül az ipart, a mezőgazdaságot és a külkereskedelmet is. Újabb változást hozott, hogy 2004. május elsejétől Magyarország tagja az Európai Uniónak, s ez jelenleg egy átmeneti időszakot eredményezett az ország gazdaságában. Mivel sem területileg, sem politikailag nem számítunk nagyhatalomnak, az Európai Unióban is nehézségekbe ütközik érdekérvényesítésünk. Hazánk gazdasági életének fejlődését az is hátráltatja, hogy az ország út és vasúthálózata jelentős fejlesztésre szorul. Az elmúlt évtized viszonylag jelentősebb fejlődési üteme az utóbbi években lelassult, a kelet -közép európai államok közötti vezető helyét elveszítette az ország. A rendszerváltás óta hazánkat, a letelepedő nagyvállalatok részére jelentős adókedvezményekkel sikerült vonzóvá tenni, majd itt tartani, annak ellenére, hogy jelenleg Magyarország nem rendelkezik azzal a kedvező feltétellel, amit az olcsó és szakképzett munkaerő jelent. Hazánk külkereskedelme is átalakult. Míg korábban elsősorban mezőgazdasági termékeket exportáltunk és cserébe a volt Szovjetunióból kaptunk energiahordozókat, jelenleg kivitelünk szinte kizárólag Hungaricumokból (tokaji, egri, villányi, soproni minőségi borok, Pick szalámi, Gyulai kolbász, Unikum, pálinkák) áll. Továbbra is a volt szovjet tagállomoktól vásároljuk az energiahordozókat, de most már valutával ellentételezzük. Magyarország lakossága kb. 10 000 000 fő. Összetétele alapján a lakosság 96,6%-a magyar, de élnek itt németek(1,6%), szlovákok(1,1%), románok(0,2%), illetve 0,5% egyéb nemzetiségű is. A népesség vallási összetételének megoszlása (Google kereső program): - Római katolikus: 61,5%, 23
- Református: 19,4%, - Evangélikus: 4,2%, - Egyéb: 14,9%. Az köztudott, hogy minden nép kommunikációs szokásainak kialakulásában jelentős szerepet játszik az adott nép történelme, földrajzi helyzete, lehetőségei, a környezete, és a kialakult vallások. Az emberek kommunikáció útján teremtenek kapcsolatokat, tervezik meg életüket, élik hétköznapjaikat és ünnepeiket. Kommunikálni nem csak verbálisan, azaz szóban lehet, hanem nonverbálisan is. Ez utóbbi kategóriába tartoznak például a testbeszéd jelei, az arcmimika, és a pupilla nagysága is. A különböző protokolláris szabályok betartása, illetve be nem tartása is eltérő jelentéssel bír. Hazánkban elsősorban politikusokra jellemző, hogy a szokásokat megszegve megváratják egymást, nem mennek el megbeszélt találkozókra, és minden lehetséges protokolláris szabályt felrúgva próbálnak egymás fölé kerekedni. Nyilván ez is jelzésértékkel bír mint egymás, mint a külvilág felé. Az emberek érzéseiről árulkodhat a beszéd hangsúlya is, hiszen például a Hogy vagy? kérdésre adott Köszönöm remekül! válasz kétféleképpen érthető attól függően, hogy melyik szót hangsúlyozzák, s esetleg mosoly vagy grimasz társul mellé. Eredetileg a két karral átölelés a keresztény, a zsidó és az iszlám vallásban is a Béke veled! üzenetet hordozta. A rómaiak a váll megveregetésével üdvözölték egymást. Napjaink elvárosiasodott kultúráiban egyre kisebb szerep jut a testi érintkezésnek, éppen ezért kellemetlen, hogyha valaki behatol a másik személyes zónájába, például a buszon vagy a liftben. Mindig annak függvényében határozza meg az ember a zóna távolságokat, hogy milyen a viszonya a másik féllel. Ennek megfelelően alakult ki a személyes zóna (45cm - 1,25m), melyet az ember szeret saját magának, és azoknak fenntartani, akikkel speciálisan közeli viszonyban van. 1,25m 3,6m a társadalmi zóna, üzleti tárgyalásokon, fogadásokon, egyéb nyilvános helyeken ez az általánosan elfogadott távolság a partnerek között. Ezek a zónák jellemzik általában a magyar, és az európai kommunikációt is, de tisztában kell lenni azzal, hogyha valaki más kultúrájú országokba látogat, egészen más szokásokkal találkozhat. Általános szabály, hogy a vendég alkalmazkodik a helyi sajátosságokhoz, de általában a- nélkül, hogy saját vallási és egyéb kötött szabályait fel kéne adnia. 4.2. Szokásrendszer 24
Magyarország népe, történelme során jónéhány megpróbáltatással kellett, hogy szembenézzen, s valamennyi változás nyomott hagyott a kultúrában és szokásrendszerben egyaránt. (török, Habsburg, német, szovjet uralom). Hazánkat az erősen bizonytalanságkerülő nemzetek közé sorolják, amit az öngyilkossági statisztikákon elfoglalt helyünk is alátámaszt. A bizonytalanságkerülés azt mutatja, hogy egy kultúra tagjai milyen mértékben éreznek fenyegettetést bizonytalan, ismeretlen helyzetekben. 10 A rendszerváltás óta meg kellett tanulnia a lakosságnak mi az a munkanélküliség, sokak váltak kényszervállalkozóvá anélkül, hogy a gazdasági alapokat iskolákban elsajátíthatták volna. Ráadásul a piacgazdaság farkastörvényeivel is szembe kell néznie azoknak, akiknek 30-40 éven keresztül eddig nem volt rá szükségük. Nem meglepő tehát, hogy a jövő iránti aggodalom és szorongás magas szintet ért el, elsősorban a 45 év felettiek gondolkodásában. Magyarországot nagy hatalmi távolságú, férfi- és csoport-orientált, kollektivista vonásokkal rendelkező kultúrának tartják. Nagy hatalmi távolságú, mert ebben a kultúrában az emberek közti egyenlőtlenségeket elfogadják, mert szeretik tisztázni az alá fölérendeltségi viszonyokat. Különösen néhány területen jellemző ez a hierarchikus szemléletmód: például orvosi rangok, egyház, hadsereg, de a diplomácia sem kivétel ez alól. Férfias, azaz maszkulin értékrendet követ, hiszen a társadalmi, nemi szerepek élesen elkülönülnek. A férfiak magabiztosak, az anyagi sikerre összpontosítanak, ők a családfenntartók, míg a nőknek főleg kiegészítő szerep jut. Az utóbbi években ez a szokásrend átalakulóban van, elsősorban a nyugatról beáramló minták alapján. A nők már nem akarnak korán férjhez menni, előbb tanulmányaikra koncentrálnak, s a későbbiekben inkább élettársi kapcsolatban, vagy akár egyedül is képesek felnevelni gyermeküket. Változás történt a nők munkahelyi megítélésében is. Egyre több hölgy tölt be magas pozíciót, habár lényegesen kevesebbet keresnek ugyanazt a munkakört betöltve, mint a férfiak. A gyereknevelés továbbra a nők feladata, de a kedvezőtlen gazdasági helyzet eredményeként, egyre gyakrabban fordul 10 Falkné dr. Bánó Klára: Kultúraközi kommunikáció 34. oldal 25
elő, hogy a férfi keresete nem elegendő a család létfenntartásához, s így a nőknek is ki kell venniük a részüket a munkából. A magyar individualizmus index a közepesnél magasabb (55%), vagyis a kultúrában az érzelmi kötődések, személyi kapcsolatok fontosak, s ezek a vonások inkább a csoportorientált kultúrákra jellemzők. 4.2.1. Köszönés, üdvözlés Az üdvözlés, köszönés két vagy több ember találkozásakor a személyes kapcsolat első eleme. A köszönésnek kialakult formái és szabályai vannak, melyek alkalomtól függően változnak. A diplomáciában minden rezdülésnek, mozdulatnak fontos jelentősége van. A mindennapi vállalati kapcsolatokat is szabályok kötik, általában azonban jóval közvetlenebbek. A köszönés szóbeli formája általában a napszakra utal, például: Jó napot!, Jó estét!, stb.. Ehhez tiszteletből hozzátehető a kívánok szó. A napszaktól függő köszönéstől eltérnek: - az egyházakon belüli, - bizonyos szervezetek, testületek, egyesületek, - más kultúrák sajátos üdvözlési formái, - egyes szakmák képviselői. Az azonos rangúak, korúak és neműek általában egy időben köszöntik egymást. Ha valaki belép egy helységbe, köszön a már bent lévőknek, akik viszonozzák ezt. A szabály szerint előre köszön: - fiatalabb az idősebbnek, - férfi a nőnek, - alacsonyabb rangú a magasabb rangúnak, - beosztott a főnöknek. 26
Ezek a szabályok esetenként megsérthetőek, hiszen előfordulhat, hogy egy fiatalabb férfi magasabb rangú, mint például egy idősebb hölgy. Magyarországon a napszaknak megfelelő köszönés a magázódással jár együtt, általában ismeretlenek, illetve nem közeli ismerősök használják. A tegezés közvetlenebb, az üzleti, a hivatalos és a protokolláris helyeken is a régi, jó ismerősök között szokás tegeződni. Nem ezen múlik a tiszteletadás! Az elköszönés általában a viszontlátásra való utalást jelez. A köszönéshez formalitások tartoznak: Fejbiccentés: Gyors, futó találkozások szóbeli köszönéssel együtt járó formája (folyosón, utcán). Kalapemelés: Jobb vagy balkézzel kell kalapot emelni? A praktikum dönti el, vagyis, hogy ha kézfogás követi, akkor balkézzel, ha nem, akkor jobb kézzel kell megemelni. Meghajlás: A köszönéssel együtt járó viselkedéstechnikai elem. Előfordulhat: bemutatkozáskor, hölgyek üdvözlésekor, fogadásokon, összejöveteleken, napi első találkozásnál, búcsúzásnál. Felállás: A férfiak felállnak, ha hölgyet üdvözölnek, a fiatalabbak, ha idősebbet, alacsonyabb rangú, ha magasabb rangút. Kézfogás: Az üdvözlés egyik legrégebbi formája; a fegyvertelenség, tehát a barátság kifejezésére alkalmazták. Szabályai ellentétesek az üdvözléssel, vagyis aki előre köszön, annak meg kell várnia, míg kezet nyújtanak neki. Ülve csak nők foghatnak kezet, míg kesztyűt viselve a hölgyek bármikor, a férfiak csak férfival akkor, ha a másik férfi is visel kesztyűt. A kézfogás legyen rövid, határozott, s közben a másik szemébe kell nézni! Ne legyen se túl erős, se túl gyenge a szorítás és nem kell túl sokáig tartani a partner kezét. Kézcsók: Kedves, régi, udvarias szokás, adása nem kötelező. Hely-és alkalomfüggő, de társaságban vagy minden hölgyet illett, vagy egyet sem! Kerülni kell, ha a hölgy kesztyűt hord, vagy ül. A kézcsók ma jelkép. A férfi arcával a nő kézfeje fölé hajol, anélkül, hogy szájával valójában érintené azt. Más országokban eltérő jelentése is lehet a kézcsóknak: például arab országokban és az USA-ban nem alkalmazzák, míg a lengyeleknél szinte elvárt. 27
Csók: Az arcra adott jelképes puszi, bizalmas kapcsolatok jellemzője. A hivatalos és üzleti é- letben nem használatos, esetenként politikai jelentősége is volt. Ölelés: Szintén bizalmas üdvözlési forma, országonként eltérő a használata, hazánkban nem jellemző, a franciáknál és a Távol-Keleten elfogadott, de csak férfiak között. 4.2.2. Bemutatkozás A bemutatkozásnál nincsen szükség közvetítőre, vagyis az illető, harmadik fél segítsége nélkül, közvetlenül mutatja be saját magát partnerének. A megismerkedéshez kötődő, viselkedéstechnikai passzíva. Amikor két vagy több ember először találkozik egymással, nemcsak illendő, de célszerű is bemutatkozni. Technikailag először az alárendelt mondja a teljes nevét, a munkahely nevét és a beosztását, majd a másik fél viszonozza mindezt. Mindenképpen fontos, hogy az ismerkedés rövid, célszerű legyen, ne tartalmazzon felesleges elemeket. A hivatalos és protokolláris bemutatkozást közvetlenül követi a névjegy átadása, illetve a névjegycsere, a későbbi kapcsolattartás esetére. Többek között ezért is fontos, hogy a névjegyen minden szükséges információ szerepeljen. Nem személyes találkozókor (például telefonon), mindig szükséges bemutatkozni,- nemcsak megismerkedéskor-, mert kizárólag hang alapján nem lehet egyértelműen beazonosítani az embereket. Rendezvényeken előfordulhat, hogy valaki nem talál ismerőst a társaságban, s a házigazda sem tud rá figyelni elfoglaltság miatt. Ebben az esetben nem kell harmadik személy segítségére várni, csatlakozni lehet más csoportokhoz, egyénekhez is, nem számít tolakodásnak. 4.2.3. Bemutatás 28
A bemutatás harmadik fél közreműködésével történő megismerkedés. Történhet közvetlenül, például: Kovács úr, engedje meg, hogy bemutassam Nagy urat, aki a X vállalat ügyvezetője. Mindig annak a nevét kell előbb mondani, akinek bemutatják a másikat. Társaságban a házigazda vagy a háziasszony mutatja be a vendéget a korábban érkezetteknek, ez történhet mindenkihez szólóan, együttesen vagy egyenként. Kétoldalú tárgyalásokon: a delegációvezető mutatja be a tagokat név és rang szerint. Sokoldalú tárgyalásokon: a bemutatást el lehet hagyni, hiszen túl nagy létszám esetén erre nincsen lehetőség. Az elnökség tagjainak nevét általában névtáblákon jelzik, a delegációk résztvevői pedig beazonosíthatóak, az előre kiadott névsor segítségével. A hivatali életben vannak sajátos, egyedi szokások, amelyek eltérhetnek az egyébként megszokottól. Érdemes előre tájékozódni a helyi szabályokról, szokásokról. 4.2.4. Névjegy A névjegy a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze. Eredetileg látogatójegy volt. A telefon elterjedése előtt az emberek nehezen tudták előre jelezni érkezésüket, pedig a század elején meghatározott szertartásrendje volt a látogatásoknak. Névjegyet az ember csak akkor ad, ha az ajtót a szolgáló nyitja ki. Ha családtag nyit ajtót, ne nyomd kezébe névjegyedet, hanem mutatkozz be neki. 11 A névjegy használata feleslegessé teszi a magyarázkodást, érthetetlenséget, a név kényszerű ismétlését, például elhallás miatt. Ezen kívül egyértelművé teszi a képviselt cég, szervezet nevét, az illető beosztását, rangját, valamint ezeken kívül tartalmaz minden olyan információt, amelyet a névjegy tulajdonosa fontosnak tart közölni. A névjegy pótolhatja a személyes megjelenést. Küldhető is, de ezen esetekben fel kell tüntetni, hogy milyen alkalomból történik. 11 Új Idők 1930. 29