KÖLTSÉGVISELÉSI, TAGDÍJFIZETÉSI ÉS PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT Alapvető költségvetési és költségviselési szabályok: A Klaszter létrehozásához és annak működéséhez, a Klaszter Menedzsment Társaság díjainak és működési költségeinek viseléséhez, az Együttműködési Szerződés szerinti Projektek megvalósításához szükséges, közösen meghatározott és elfogadott pénzügyi és egyéb erőforrásokat az Együttműködő Felek biztosítják, belépési díj és tagdíjbefizetés valamint rendkívüli befizetések formájában. Felek rögzítik, hogy amennyiben a felmerülő költségekre a befizetett tagdíjak tartósan nem elégségesek, akkor a tagdíj felemelését kezdeményezik. Felek rögzítik, hogy a Klaszter Nonprofit tagjai tagdíj, belépési díj és rendkívüli befizetés megfizetésére nem kötelesek. A Klaszter pénzügyeit a Klaszter Menedzsment Társaság kezeli. Felek rögzítik, hogy tekintettel arra, hogy a Klaszter nem minősül jogi személynek, így bankszámlát saját nevére nem nyithat, számlát nem állíthat ki, szolgáltatásokat nem rendelhet meg, saját tulajdonaként eszközöket nem tarthat nyilván, így mindezen tevékenységeket a Klaszter javára a Klaszter Menedzsment Társaság végzi saját nevében. Vagyis a Projektek megvalósítása során az együttműködő, szolgáltatást nyújtó, a klaszter részére értékesítő stb. személyek számláikat a Klaszter Menedzser részére jogosultak kiállítani, a szerződésekben Megrendelőként illetve Vevőként a Klaszter Menedzser vesz részt, a belépési díjról, a tagdíjról, illetve a rendkívüli befizetésekről (közvetített szolgáltatásként) pedig a Klaszter Menedzser állít ki számlát a tagok részére. A Klaszter Menedzsment Társaság a pénzügyek, a Klaszter vagyonának fentiek szerinti - kezelése folyamán minden esetben a Klaszter érdekeit szem előtt tartva köteles eljárni, a Klaszter költségvetését, pénzügyi tervét és programjait figyelembe véve és szem előtt tartva. A Klaszter pénzügyeiről, kiadásairól a Klaszter Menedzsment Társaság minden negyedév végén, a negyedév lezárását követő 5 napon belül köteles részletes kimutatást készíteni és azt a Klaszter Ellenőrző Bizottságának átadni. A Klaszter Menedzsment Társaság két bankszámlát tart fent, az egyiket a saját működési költségeinek biztosítása érdekében (továbbiakban Saját Bankszámla ), a másikat a Klaszter Menedzser működési költségeit meghaladó, további költségeinek fedezésére (továbbiakban: Klaszter érdekében fenntartott bankszámla ). A Klaszter tagok által befizetett összegek minden esetben a Klaszter érdekében fenntartott bankszámlára folynak be, melyről a Klaszter Menedzser jogosult Saját Bankszámlájára minden hónapban átutalni a részére a Klaszter Menedzsment szerződésben foglaltak szerint megállapított díj összegét. A Klaszter Menedzsment Társaság a Klaszter érdekében fenntartott bankszámláját nem kezelheti sajtjaként, az azon megjelenő összeget kizárólag a Klaszter érdekében, illetve a Klaszterral kötött megállapodásnak és a jelen szabályzatnak megfelelő módon használhatja fel. A Klaszter pénzügyi éve megegyezik a naptári évvel. A Klaszter Menedszer minden év november 30-ig köteles elkészíteni és a Klaszter Közgyűlés elé terjeszteni a Klaszter következő évre vonatkozó költségvetésének tervét, pénzügyi tervet. Az első, 2014 és 2015 évekre vonatkozó költségvetés a jelen szabályzat
1. sz. mellékletét képezi a tagok rögzítik, hogy az 2014. év tekintetében elfogadottnak, míg 2015 tekintetében irányadónak tekintendő azzal, hogy azt 2014. év végéig véglegesítik. A költségvetési tervet a Klaszter Közgyűlés hagyja jóvá legalább 75%-os többséggel. A Klaszter költségvetésének végrehajtása a Klaszter Menedzsment Társaság feladata. A költségvetési főösszeg 10%-át meghaladó eltérés esetén a Klaszter Menedzsment Társaság köteles 15 napon belül a Klaszter Közgyűlés rendkívüli összehívásával az éves költségvetés módosítását kezdeményezni. A Klaszter Menedzsment Társaság köteles részletes beszámolót készíteni az elmúlt pénzügyi évről, valamint Köteles azt minden év május 31-ig a Klaszter Közgyűlés elé terjeszteni. A beszámoló elfogadásáról a Klaszter Közgyűlés dönt legalább 75%-os többséggel. Tagdíjfizetési szabályok: Együttműködő Felek a Nonprofit tagok kivételével - a Klaszter működtetése érdekében tagdíjat kötelesek fizetni. A Klaszter tagság nettó díja évente a Klasztertag előző, lezárt pénzügyi év éves árbevételének 0,3%-ának megfelelő összeg, de legalább 500.000,- Ft és legfeljebb 5.000.000,- Ft, melyet a Klasztertagok minden év január 15. napjáig a Klaszter Menedzsment Társaság által a Klaszter érdekében fenntartott bankszámlára történő átutalással kötelesek megfizetni. A 2014. évi tagdíj befizetése 2014. szeptember 30. napjáig esedékes. A Tagdíj fenti összege a mindenkori jogszabályoknak megfelelő ÁFA-t nem tartalmazza. A Klaszter Nonprofit tagjai tagdíjfizetésre nem kötelesek. A Klaszter önkormányzatként vagy önkormányzati szervként működő tagjai az éves minimum tagdíj, vagyis 500.000,-Ft összegű tagdíj megfizetésére kötelezettek, A Klaszter Együttműködési szerződése, illetve az abban foglalt szabályok szerint az Elbíráló Bizottsága által Nonprofit tagként nem minősített, de árbevétellel nem rendelkező, illetve egyéb módon a nonprofit körbe tartozó, külön nem nevesített személyek tekintetében a tagdíj összegét az Elbíráló Bizottság minden esetben egyedi döntéssel határozza meg. Együttműködő Felek rögzítik, hogy az Elbíráló Bizottság a klasztertag külön, írásos, indokolt kérelmére - egyedi esetben részletfizetési- és / vagy díjkedvezményt biztosíthat, figyelembe véve a kedvezményt igénylő tag hozzájárulását a Klaszter céljaihoz, együttműködésének mértékét, a tag vagyoni és cash-flow helyzetét. Együttműködő Felek tudomásul veszik, hogy a már befizetett tagdíj összegéből év közbeni kilépés esetén a kilépő tag részére visszatérítés nem jár, év közbeni belépés esetén arányos díjat kell befizetni, azzal azonban, hogy az a Tagdíj felénél nem lehet kevesebb. A tagdíjfizetési kötelezettség elmulasztása a tag kizárását vonhatja maga után az Együttműködési megállapodás rendelkezései szerint.
Belépési Díj A klasztertag a Nonprofit tagok kivételével - a Klaszterba történő belépéskor Belépési Díj fizetésére köteles. A Belépési Díj nettó összege egyszeri 500.000,- Ft összeg, melyet a belépő tag a Klaszter Menedzsment Társaságnak a Klaszter érdekében fenntartott számlájára köteles átutalással befizetni. A Belépési díj értékét a mindenkori jogszabályoknak megfelelő ÁFA terheli. A Klaszter Együttműködési szerződése, illetve az abban foglalt szabályok szerint az Elbíráló Bizottsága által Nonprofit tagként nem minősített, de egyéb módon a nonprofit körbe tartozó, külön nem nevesített személyek tekintetében a Belépési Díj összegét az Elbíráló Bizottság minden esetben egyedi döntéssel határozza meg. A belépő tag írásos, indoklással ellátott kérelmére a Belépési Díj összegéből a Klaszter Elbíráló Bizottsága kedvezményt adhat, amennyiben a belépni kívánó tag két évnél nem régebb óta működő, innovatív jellegű tevékenységet végző cég ( start-up társaság). Rendkívüli befizetés A Klaszter Közgyűlés a Klaszter Elbíráló Bizottságának jóváhagyásával egy-egy konkrét Projekt (például konferenciák, rendezvények szervezése, program kialakításához szakértő igénybevétele, szakértői tanulmányok elkészíttetése stb.) megvalósításához szükséges anyagi feltételek biztosítása érdekében esetenként, rendkívüli befizetési kötelezettségről határozhat. A rendkívüli befizetési kötelezettséget a tagok a Nonprofit tagok kivételével az ő tekintetükben meghatározott tagdíj arányában kötelesek viselni. A Klaszter Menedzsment Társaság illetve a Projektet előterjesztő személy a projektre vonatkozó javaslattétellel együtt, köteles a projekt tervezett költségvetését is jóváhagyásra először az Elbíráló Bizottság, majd az Elbíráló Bizottság pozitív döntése esetén - a Klaszter Közgyűlés elé terjeszteni. A Klaszter Közgyűlés a projekt megvalósításáról való határozathozatallal egyidejűleg köteles a klaszter tagokat terhelő rendkívüli befizetésekről is dönteni, a határozatban rendelkezni kell a rendkívüli befizetés összegéről, a befizetés teljesítésének módjáról és határidejéről, valamint a felhasználásra nem kerülő összegek sorsáról. A díjfizetés módja: A befizetendő díjról legyen az akár tagdíj, belépési díj vagy rendkívüli befizetés - a Klaszter Menedzser díjbekérőt küld a tag részére, aki annak kézhezvételét követő 5 napon belül köteles azt a Klaszter részére fenntartott bankszámlára befizetni. A díj bankszámlára történő beérkezését követő 5 napon belül a Klaszter Menedzser köteles a tag részére a vonatkozó számlát kiállítani. A bankszámlák működtetése:
A Klaszter Menedzsment Társaság által vezetett bankszámlái feletti rendelkezési jog a Klaszter Menedzsment Társaság ügyvezetőit illeti meg, együttes aláírási joggal. A Klaszter Menedzsment Társaság a bankszámlák kezelése során a jelen szabályzatban rögzített elvek mindenkori betartására köteles. Pénzkezelési szabályok: A Klaszter házipénztárát a Klaszter Menedzsment Társaság saját nevében, de mindenkor a Klaszter javára, annak érdekeit figyelembe véve kezeli a számvitelről szóló törvény és egyéb kapcsolódó jogszabályok betartásával. A házipénztár vezetéséért felelős személy a Klaszter Menedzsment Társaság GreenGo Tag által jelölt ügyvezetője. Az ügyvezető felelőssége kiterjed a házipénztár jogszabályi előírásoknak megfelelő működésére, az elszámolási és nyilvántartási rendjének kialakítására, valamint ezek betartásának rendszeres ellenőrzésére. A készpénzforgalmat a házipénztár biztosítja. Az ügyvezető a házipénztárban köteles kezelni a számlavezető banktól készpénzfizetés céljára felvett, továbbá a készpénzben befizetett összegeket. A házipénztárban idegen pénzt vagy értéket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetőséget kell biztosítani. Csak valódi és forgalomban lévő pénzek (bankjegyeket és érméket) fogadhatók el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthető. Nem fogadható el olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg. Ha az ügyvezető a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetve érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni. A házipénztárnak külön helyiséget csak jelentős és különösen nagy értékforgalom esetében kell biztosítani. Amennyiben a házipénztárkeret és a - forgalom nem jelentős, úgy helyiségrészt kell biztosítani. A pénztárban lévő készpénz megőrzéséről páncélkazetta (vagy más biztonságos módon) való tárolással kell gondoskodni.
A pénztári kulcsok másodpéldányáról az ügyvezető köteles gondoskodni, az eredeti kulcskezelő által lepecsételt és aláírt zárt borítékban köteles biztonságosan megőrizni. Tilos a páncélkazetta eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. Budapest, 2014. november 14.