Ellenırzés száma: 1/2008. 1. számú melléklet Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Bartók Béla Mővészeti Szakközépiskola és Alapfokú Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági Mővészetoktatási Intézmény, Zeneiskola 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását. A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı javaslatok: 1. Az idegen tulajdonú eszközök ÁFÁ val növelt értéken (+ 25 %) történı nyilvántartása mind az analitikus, mind a fıkönyvi könyvelésben. (4.6.) Határidıs intézkedést igénylı javaslatok: 2. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) Jövıbeni intézkedést igénylı javaslatok: 3. A normatív állami hozzájárulás igényléséhez törekedni kell a pontosabb adatszolgáltatásra, illetve a Magyar Államkincstár Dél Alföldi Regionális Igazgatósága által lefolytatott ellenırzésrıl készített jelentésében tett megállapításokat figyelembe kell venni. (1.) 4. Az intézmény köteles az általa teljesített termékértékesítésrıl és szolgáltatásnyújtásról számlát, készpénzzel történı fizetés esetén nyugtát vagy egyszerősített számlát kibocsátani.(2.1.) 5. A tandíj, térítési díj, illetve a dolgozók magánjellegő telefon beszélgetéseik befizetéseirıl készített számlán vevı neveként csoportos befizetı lett feltüntetve, amely nem megfelelı (Áfa törvény 2007. évi CXXVII. tv. 169..). A számlákat szabályosan kell kiállítani. (2.1.) 6. Az Ügyrendet, Kollektív szerzıdést, Számviteli politikát, Számlarendet, Eszközök és források értékelési szabályzatát, Selejtezési szabályzatot, Leltározási szabályzatot, Pénzkezelési szabályzatot (1., 3., 3.2.2., 4.1., 5.1., 6.1.) módosítani szükséges, illetve el kell készíteni az Önköltség számítási szabályzatot (2.1.) 7. A befektetett eszközök állományváltozásait a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.1., 4.3.2.) 8. Az engedélyköteles összeget meghaladó felhalmozások megvalósításához az illetékes bizottság elızetes hozzájárulása szükséges. (4.3.1.) 9. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköznyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. (4.3.4.) 10. A leltározási ütemterv elkészítését a szabályzatban meghatározott idıponttal kell elvégezni. (4.4.1., 4.4.2.) 11. Javasoljuk a pénztár zárását azonos idıszakokban meghatározni. (5.1.) 12. Az alkalmi munkavállaló alkalmazása során használt közteherjegyekrıl analitikát szükséges vezetni.(5.1.) 13. A költségvetési beszámoló részeként készítendı könyvviteli mérleg készítésének idıpontját a szabályzatban február 15.-ben határozták meg. Az önkormányzatnál a mérlegkészítés idıpontját célszerő lenne azonos idıpontban meghatározni. (6.1.) 14. A tárgyi eszközök bevételezését az állományba vételi bizonylat alapján történik. Nem rendelkezik a szabályzat az állományba vétel idıpontjáról. Választható lehet a
1. számú melléklet vásárlás napja, illetve a vásárlást követı nap. (6.1.) 15. A számlarendjében az intézmény úgy rendelkezik, hogy a 2. számla osztályt nem alkalmazza. A szabályzatban a szabályokról rendelkezni szükséges. (6.1.) 16. A követelés minısítésének és értékelésük szabályait nem tartalmazza a szabályzat. Szintén hiányzik a vevıvel történı elismertetés meghatározása, melyet pótolni kell.(6.1.) 17. A pénzforgalmi tételek helyesbítésének elkülönített kezelését biztosítani szükséges, melyben idırendben, ezen belül hivatkozva a javítás idejére, a javítandó tételre való hivatkozással kell a javításokat elvégezni. (6.1.) 18. A nagy értékő tárgyi eszközök aktiválását az intézmény negyedévente a negyedév utolsó napjával adta fel a fıkönyv felé. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) kormányrendelet alapján a tárgyi eszközök állományában bekövetkezett változást folyamatosan kell végezni, azzal a nappal kell a nyilvántartásba felvezetni (analitika és könyvelés is), amelyik nappal a változás bekövetkezik. (6.1.) 19. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen keresztül kell vezetni. (6.1.)
Ellenırzés száma: 2/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés 2. számú Általános Iskola Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását Azonnali intézkedést igénylı javaslatok: 1. A Lepény Pál utcai lakások bérleti díjának beszedése, nyilvántartása kapcsán feltárt hiányosságokat, szabálytalanságokat a tevékenység felülvizsgálatával meg kell szüntetni. (2.6.) 2. Kollektív szerzıdés regisztrálása és több ponton történı módosítása szükséges. (étkezési utalvány, munkaruha juttatás, ) (3.), (3.2.2.) 3. A két nyomtató gyári számát fel kell vezetni az analitikus nyilvántartásba. (4.5.) 4. Az idegen tulajdonú eszközöket nyilvántartásba kell venni mind az analitikus, mind a fıkönyvi könyvelésben. (4.6.) Határidıs intézkedést igénylı javaslatok: 5. A dolgozók személyi anyaga általában rendezetlen, nehezen átlátható. Javasoljuk a bizonylatokat témánként csoportosítani, azon belül pedig idırendi sorrendben győjteni. (3.2.1.) 6. A fizetési fokozat alátámasztásául szolgáló okmányok köre nem teljes. A munkaviszonyok ugyan fel vannak sorolva, de munkáltatói igazolásokkal, illetve az 1992. év elıtti munkaviszonyok a munkakönyv fénymásolatával nincsenek alátámasztva, mely igazolások beszerzésérıl a lehetıségek szerint gondoskodni kell. (3.2.1.) 7. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) 8. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.1) Jövıbeni intézkedést igénylı javaslatok: 9. A beíratási naplóban szerepeltetett adatoknak meg kell egyeznie az osztálynaplók, valamint a szakértıi vélemények tartalmával.(1.) 10. A tanulóknak adott támogatások nyilvántartását úgy kell kialakítani, hogy abból minden évre vonatkozóan egyértelmően biztosított legyen az igénybevett kedvezmény igazolása. (2.a.) 11. A jövıben a tanulóknak különbözı jogcímen adott kedvezmények megítélését az intézményvezetınek kell igazolnia, amennyiben a szabályzataiban ezt másképp nem szabályozta le. (2.a.) 12. A jövıben ügyelni szükséges arra, hogy csak olyan számlát fogadjon és fizessen ki az intézmény, amely megfelel a jogszabály szerint elıírt alaki és tartalmi követelményeknek (a mindenkori hatályos Árt. szerint). (2.b.) 13. A kedvezményre való jogosultság megállapításakor szükséges kiegészíteni az egyéni vállalkozók jövedelemigazolását az APEH által elismert igazolással is. (2.b.)
1. számú melléklet 14. A személyi anyag mellékleteként olyan munkaköri leírást kell készíteni a munkavállaló részére, amely számon kérhetıen, ellenırizhetıen, kellı részletességgel tartalmazza az általános követelményeken túlmutató, a munkakörhöz kapcsolódó szakmai kötelezettségeket. (3.) 15. A jövıben a megbízási díj kifizetésére csak a költségvetési szerv és a megbízott között a feladatra vonatkozóan elızetesen kötött megbízási szerzıdés alapján kerülhet sor. (3.2.3.) 16. A befektetett eszközök állománynövekedési és állománycsökkenési bizonylatait minden állományváltozás során el kell készíteni, és csatolni kell az alapbizonylathoz. (4.3.1., 4.3.2.) 17. A befektetett eszközök állományváltozásait a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.1., 4.3.2.) 18. Az elidegenítés esetén az eljárási szabályokat be kell tartani. (4.3.2.) 19. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköz nyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. (4.3.4.) 20. A kiselejtezett eszközök további sorsának pontosabb dokumentálása. (4.3.2.) 21. Az érték nélkül nyilvántartott eszközök állománynövekedésénél tapasztalt pontatlanság korrekciójának elvégzése. (4.3.4.) 22. A leltározási utasítást és ütemtervet a megfelelı adattartalommal (leltár fordulónapja, leltárellenır személye, leltárkörzetek, egységek kijelölése) kell elkészíteni. A leltározási dokumentumokat a gyakorlatnak megfelelıen (leltárfelelıs) kell elkészíteni, kitölteni. A leltáreltérések kimutatására a számítógépes program által készített leltárkiértékelést is alkalmazni kell. (4.4.1., 4.4.2.) 23. Az idegen tulajdonú eszközök leltározását az intézmény többi eszközével egy idıben kell elvégezni. (4.6.) 24. A céllal kapott pénzeszközök felhasználásáról gondoskodni kell, továbbá minden esetben analitikus nyilvántartást kell készíteni. (4.8.) 25. A költségvetési szerv a jóváhagyott bevételi elıirányzatain felül többletbevételét a felügyeletét ellátó szerv egyidejő tájékoztatásával, a tényleges többletnek megfelelı összegő, saját hatáskörő elıirányzat-módosítás után használhatja fel. (5.) 26. Az intézmény szabályzatait módosítani kell. A jogszabályi elıírás alapján a kisösszeg értékhatára 100.000 forint. Ennek megfelelıen az intézmény meghatározhatja 1.000 forintban a kisösszeg értékhatárát, a háromszori felszólatás azonban nem lehet feltétele a kisösszeg meghatározásának. (6.1.) 27. Az Ügyrendet ki kell egészíteni a kötelezettségvállalás ellenjegyzéséhez, és a szakmai igazoláshoz kapcsolódó feladatok meghatározásával, és felelısségi rendszerével. Kiegészítésre szorul az okirat tartalma is. A kötelezettségvállalás okiratának minısül a számla is, amennyiben nem elızi meg megrendelés. (6.1) 28. Törekedni kell az intézménynek arra, hogy az analitikus nyilvántartás vezetésérıl pontos és egyértelmő kimutatást készítsen. (6.1) 29. Az illetményelılegre vonatkozó szabályokat a Kollektív szerzıdésben ki kell egészíteni. A személyenként felvehetı összeg meghatározásán túl meg kell határozni az intézménynél összesen felvehetı illetményelıleg nagyságát is. (összegben vagy a bértömeg százalékában) (6.1) 30. A hatályos pénzkezelési szabályzatban az elıleg elszámolási határidejét meg kell határozni. (6.1) 31. A pénzforgalmi tételek helyesbítésének bizonylattal történı alátámasztását teljes körően is biztosítani szükséges, idırendben, hivatkozva a javítás idejére, a javítandó tételre. (6.1) 32. A költségvetési (pénzforgalmi) jelentés és a mérlegjelentés megalapozottságához mellékelni kell minden esetben a megfelelı fıkönyvi kivonatot. (6.2.) 33. A használatba vett szigorú számadású bizonylati tömböket a használat elıtt az igazgatóval hitelesíteni kell. (6.3.) 34. A számlákon szerepeltetni kell a kötelezettségvállaló, a kötelezettségvállaló ellenjegyzésének, valamint a szakmai igazoló aláírását és a realizálási záradékot. (6.3.) 35. A követelés minısítésének és értékelésük szabályait nem tartalmazza a szabályzat. Szintén hiányzik a vevıvel történı elismertetés meghatározása, melyet pótolni kell. (6.2.) 36. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen keresztül kell vezetni. (6.1.)
Ellenırzés száma: 3/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Szabó Pál Téri Általános Iskola Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. A Kollektív szerzıdés regisztrálási kötelezettségének csak a hatálybalépéskor tettek eleget. A bejelentési kötelezettségnek a Munka törvénykönyv 41/A - ban elıír valamennyi esetben eleget kell tenni. (3.) 2. A Kollektív szerzıdés harmóniáját biztosítani kell az intézmény egyéb belsı szabályzataival és a gyakorlattal. (2.a., 3.2.2) 3. Az ösztönzési szabályzatot a felügyeleti szervnek jóváhagyás céljából meg kell küldeni. (3.2.2) 4. A munka és védıruha juttatás rendjét szabályozó Kollektív szerzıdés 2. és 3. mellékletét a keretösszeg, valamint a juttatott védıruhák vonatkozásában (uszodában dolgozók, úszóoktatók, karbantartók) összhangba kell hozni a gyakorlattal. (3.2.2) 5. A két tévesen tárgyi eszköznek minısített számítógépet át kell sorolni a kis értékő tárgyi eszközök mennyiségi nyilvántartásába. (4.) 6. A 2008. évi tárgyi eszköz állományának növekedésénél felül kell vizsgálni az állományba vételezési dátumokat, és az elszámolt értékcsökkenést javítani. (4.) 7. Az igazgatói irodában fellelt 1 db nyilvántartásban nem szereplı könyvespolcot be kell vételezni. (4.) 8. A pénztárban eltérésként mutatkozó 2 forint különbözet 2008. március 10-e óta mutatkozik, mely eltérést azonnal meg kell szüntetni. (5.) 9. A bizonylatokon szerepeltetni kell a kötelezettségvállalás igazolását, és a kötelezettségvállalás ellenjegyzését. (6.) Határidıs intézkedést igénylı megállapítások: 10. A Kollektív szerzıdésben a pótlékok köre hiányos, ezért a gyakorlatnak megfelelıen ki kell egészíteni a szakszolgálati,- a gyógypedagógiai,- az osztályfınöki,- a munkaközösség vezetıi pótlékkal, azok juttatási feltételeivel és mértékével. (3.2.1) 11. A számviteli politikát ki kell egészíteni, pontosítani. A szabályzatnak tartalmaznia kell a tárgyi eszközök állományba vételi idıpontját, az azonnali felhasználás értékhatárát, a jelentıs összeg pontos meghatározását. (4.) 12. Az Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát ki kell egészíteni, pontosítani. A leltározás bizonylatai nem lehetnek szigorú számadású bizonylatok, a FORRÁS SQL programban készülnek. A tartósan bérbevett idegen tulajdonú eszközök leltározását is szabályozni kell. Csatolni kell a szabályzathoz a megfelelı mellékleteket. Csatolni kell az alleltárak listáját. (4.) 13. Az Eszközök és források értékelési szabályzatának tartalmaznia kell a tárgyi eszközök egyedi értékhatárának meghatározását. (4.) 14. A közbeszerzési szabályzathoz csatolni kell a megfelelı mellékleteket, elsısorban a közbeszerzési értékhatár évente aktualizált összegeirıl. (4.) 15. Biztosítani kell az idegen tulajdonú eszközök elkülönítését a nyilvántartásban és a helyszínen is. (4.)
1. számú melléklet 16. Az ingatlanok analitikus nyilvántartása és a vagyonkataszter közötti egyezıséget biztosítani kell helyrajzi számonként, azon belül betétlap mélységig. (4.) 17. A 2008. évben selejtezett fénymásoló gép hasznosításáról, és annak dokumentálásáról gondoskodni kell. (4.) 18. Az igazgatói irodában fellelt 1 db nyilvántartásban nem szereplı könyvespolcot be kell vételezni. (4.) 19. Gondoskodni kell arról, hogy a tárgyi eszközökön és mennyiségben nyilvántartott kis értékő tárgyi eszközökön feltüntetésre kerüljön azok leltári azonosítója. (4.) 20. A Nevelési Tanácsadó által használt termeket, az iskola konyháját biztonságosan leválasztva el kell zárni az iskola többi helyiségétıl a vagyonvédelem biztosítása érdekében. (4.) 21. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.) Jövıbeni intézkedést igénylı megállapítások: 22. Az étkezési díj nem képezi az intézmény bevételét, az ezzel kapcsolatos feladatokat célszerő külön szabályozni. (5.) 23. A tanulók részére adott tankönyvek bizonylattal történı alátámasztását, a bizonylati fegyelmet teljes körően be kell tartani, melyet a szabályzatok gyakorlattal történı összhangjával, valamint a folyamatba épített ellenırzés következetes betartásával kell biztosítani. (2.a.) 24. A vendégkönyvben szereplı igénybevevı vendég neve és a számlán szereplı vevı neve között az összhangot minden esetben biztosítani kell. (2.b.) 25. A vendégkönyvben a létszámváltozást naprakészen kell biztosítani, hogy abból a fizetendı összeg egyértelmően megállapítható legyen. (2.b.) 26. Közbeszerzési értékhatár alatti tárgyi eszközök beszerzésénél szükséges legalább három árajánlatot bekérni és a forgalmazó kiválasztását írásban rögzíteni. (4.) 27. Az eszközök minısítésénél a szabályzatban rögzített értékhatárt minden esetben figyelembe kell venni. (4.) 28. Nagyobb gondot kell fordítani a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartására, a megfelelı állományba vételi dátum rögzítésére, megfelelı jogcímek használatára. (4.) 29. A tárgyi eszközök, és a mennyiségben nyilvántartott kis értékő eszközök leltározásának, selejtezésének, állományváltozásának bizonylatait rendszerezetten, áttekinthetıen kell kezelni. (4.) 30. A tárgyi eszközök állományba vételi, állomány csökkenési bizonylatait, a kis értékő tárgyi eszközök ki-, és bevételezési bizonylatait le kell zárni aláírás elıtt. (4.) 31. A tartósan bérbevett eszközök nyilvántartására nagyobb hangsúlyt kell fektetni. Biztosítani kell az idegen tulajdonú eszközök elkülönítését a nyilvántartásban és a helyszínen is. (4.) 32. Az idegen tulajdonú eszközöket is leltározni kell. (4.) 33. A beszámolóban ki kell tölteni a tájékoztató adatokat is. (4.) 34. Az energiafelhasználásáról pontos analitikus nyilvántartást kell vezetni. (4.) 35. A céllal kapott támogatások (diáksport) felhasználását a megfelelı bizonylatokkal alátámasztva, a célszerinti felhasználást bizonyító kiegészítı információkkal ellátva kell dokumentálni. (2.a.) 36. A számviteli politikában részletezni kell a tervszerinti értékcsökkenés szabályait, fajtánként is szükséges részletezni a tulajdon változás módszereit (pénzforgalmi, valamint pénzforgalom nélküli). (6.) 37. A számlarendet ki kell egészíteni, szerepeltetni kell minden eszköz vagy forrás csoportnál az analitika és fıkönyv kapcsolatát. (6.) 38. A költségvetési szerv a jóváhagyott bevételi elıirányzatain felül többletbevételét a felügyeletét ellátó szerv egyidejő tájékoztatásával, a tényleges többletnek megfelelı összegő, saját hatáskörő elıirányzat-módosítás után használhatja fel. (5.) 39. Az Ügyrendben kiegészítésre szorul az okirat tartalma is. A kötelezettségvállalás okiratának minısül a számla is, amennyiben nem elızi meg megrendelés. (6.) 40. Törekedni kell az intézménynek arra, hogy az analitikus nyilvántartások vezetése pontos és egyértelmő legyen. (6.) 41. Minden teljesített szolgáltatásról a tárgy évben szükséges a számlát kiállítani. (6.) 42. A számla kiállításának a számla kifizetését minden esetben meg kell elıznie. Amennyiben ez nem így történik az elılegre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. (6.) 43. A hatályos pénzkezelési szabályzatban az elıleg elszámolási határidejét meg kell határozni. (5.) 44. A pénzforgalmi tételek helyesbítésének bizonylattal történı alátámasztását teljes körően is biztosítani szükséges, melyben idırendben, ezen belül a javítás idejére, a javítandó tételre hivatkozva kell a javításokat elvégezni. (6.) 45. A költségvetési (pénzforgalmi) jelentés és a mérlegjelentés megalapozottságához mellékelni kell minden esetben a megfelelı fıkönyvi kivonatot. (6.)
1. számú melléklet 46. Néhány esetben hiányzik a használatba vett szigorú számadású nyomtatványok hitelesítése. A használatba vett bizonylati tömböket a használat elıtt az igazgatónak hitelesíteni kell. A szigorú számadású nyomtatványok ellenırzésekor a szabályzatban meghatározott nyomtatványok köre több ponton eltért a gyakorlatban alkalmazott nyomtatványoktól. A szabályzatban meghatározott bizonylatok körét és a gyakorlatban használt nyomtatványok összhangját biztosítani kell. (6.) 47. Kiegészítésként javasoljuk, hogy az új ügyviteli rendszer bevezetése kapcsán alkalmazott bizonylatok mellett célszerő a régi kézzel kiállított bizonylatokból is használatban tartani egy-egy tömböt. A számítógép vagy az Internetes kapcsolat hibája esetén így fenntartható a folyamatos gazdálkodás. (6.) 48. A jövıben minden kiemelt elıirányzat csoporton belül rendezni kell az elıirányzatot legalább a pénzügyi teljesítés mértékéig. Az Áht. 93. (1) bekezdése alapján a költségvetési szerv a jóváhagyott elıirányzatokon belül köteles gazdálkodni. (6.) 49. A bizonylatokon szerepeltetni kell a kötelezettségvállalás igazolását, és a kötelezettségvállalás ellenjegyzését. (6.) 50. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen keresztül kell vezetni. (6.) 51. Az intézménynél a folyamatba épített ellenırzés megfelelı mőködésérıl gondoskodni kell. (7.)
Ellenırzés száma: 4-1/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Óvodai Gazdasági Ellátó Szervezet Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. A Szervezeti és Mőködési Szabályzatban módosításokat, változásokat a felügyeleti szervnek jóváhagyásra meg kell küldeni. (1.) 2. A dupla számlázást meg kell szüntetni. (2.1) 3. Az óvodákban az átvételi elismervény használatát meg kell szüntetni, helyette nyugta tömböt, készpénzfizetési számlatömböt kell biztosítani. (2.1.) 4. Befizetési jegyzék használatának a bölcsıdélnél történı megszüntetése.(2.1.) 5. A befektetett eszközök tartozékainak esetén az analitikus nyilvántartást pontosítani kell. (4.5.) 6. Az intézmény ellátmányának visszavételezése alkalmával az átvevı aláírásával igazolnia kell az átvételt.(6.1.1.) Határidıre történı intézkedést igénylı megállapítások: 7. Az érték nélkül, csak mennyiségben nyilvántartott eszközök esetén a kézi nyilvántartásról át kell térni a Forrás rendszerben történı analitikus nyilvántartásra. (4.2.) 8. Az érték nélkül, mennyiségben nyilvántartott eszközöknél a nyilvántartásba vételt korrigálni kell. (4.3.4.) 9. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.2.) A jövıre vonatkozó megállapítások: 10. Az eszközgazdálkodáshoz kapcsolódó szabályzatokat módosítani kell. (4.1.) 11. A befektetett eszközök állományváltozásait a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.1., 4.3.2.) 12. A selejtezést megelızıen a felügyeleti szervet értesíteni kell (4.3.2.) 13. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköz nyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. Így biztosítva az egyeztethetıséget a Forrás rendszerben kialakítandó analitikus nyilvántartással. (4.3.4.) 14. A leltározási ütemterv elkészítése, bizottságok kijelölése során pontosabb munkavégzés. (4.4.1., 4.4.2.) 15. Az idegen tulajdonú eszközök leltározását el kell végezni az intézmény többi eszközével együtt. (4.6.) 16. Az együttmőködési megállapodás és a szabályzatok (Számviteli politika, Számlarend, Eszközök és források értékelési szabályzata, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának selejtezésének szabályzata, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Pénzkezelési szabályzat, Bizonylati album) összhangjának biztosítása, hiányosságok pótlása, aktualizálása.(5.1., 6.1.)
1. számú melléklet 17. A pénztárkeret összegét 1 millió forintban határozták meg. Az összeg nagyságát szabadon határozhatja meg az intézmény, azt jogszabály nem írja elı. Az 1 millió forint azonban a vagyonvédelem és biztonság szempontjából nagy összegnek minısül.(5.2.) 18. A saját hatáskörben rendezett elıirányzat módosítások megalapozottságát bizonylatok meglétével szükséges biztosítani.(5.4.) 19. A gyakorlattal ellentétben, a szabályzatban az értékcsökkenés elszámolásának napját december 31-ben határozták meg. A gyakorlatban jól alkalmazott értékcsökkenés elszámolásának rendjét a szabályzatban pontosítani szükséges. (6.1.2.) 20. A mérlegtételek év végi értékelésével kapcsolatos elıírásokat szabályzatban kell meghatározni, és gyakorlati alkalmazásáról gondoskodni kell. (6.2.) 21. A szállítói analitikában a számlákat számlánként kell felvezetni.(6.1.1.) 22. Az analitikus nyilvántartást részben önálló intézményenként elkülönítetten szükséges nyilvántartani. A nyilvántartást és a leltárt részben önálló intézményenként kell kinyomtatni..(6.1.1.) 23. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen is keresztül kell vezetni..(6.1.2.) 24. A hibák javításának megalapozottsága nem minden esetben biztosított. A javított pénzforgalmi és pénzforgalmi tételek dokumentáltságát minden esetben biztosítani kell..(6.1.2.) 25. A bizonylati rendben aktualizálni kell az új ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban az intézménynél használt bizonylatok alaki és tartalmi követelményeit..(6.3.) 26. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával, kezelésével kapcsolatban aktualizálni kell a szabályzatokat, és gondoskodni szükséges a szabályzat és a gyakorlati alkalmazás összhangjáról..(6.3.) 27. Az SZMSZ mellékletét képezı ellenırzési nyomvonalban szükséges feltüntetni a részben önálló intézmény és az önálló intézmény kapcsolódási pontját, valamint az ellenırzés gyakoriságát is a feltüntetett folyamatok esetében. (7.) 28. Az önálló intézmény által elvégzett pénzügyi és gazdasági feladatokat a részben önálló intézménynek célszerő lenne meghatározott idıszakonként átnézni, és ezt kézjegyével ellátni, több esetben ellenjegyezni. (7)
Ellenırzés száma: 4-2/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Egészségügyi Alapellátási Intézmény Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével, az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. A dupla számlázást meg kell szüntetni. (2.1) 2. Befizetési jegyzék használatának megszüntetése. (2.1) 3. A Gerlai orvosi rendelı elszámolt értékcsökkenését módosítani szükséges mind az analitikus, mind a fıkönyvi könyvelésben. (4.3.3.) 4. A fıkönyvi könyvelésben az épületek bruttó értékének, illetve az építmények értékcsökkenésének megfelelı számlaszámon történı nyilvántartásáról gondoskodni kell. (4.2., 4.3.3.) 5. Az érték nélkül, mennyiségben nyilvántartott eszközök analitikus nyilvántartásában tapasztalt elmaradt bevételezés pótlása, illetve a selejtezések számszaki hibák korrigálása, elmaradt kivezetés pótlása szükséges. (4.3.4., 4.3.5.) 6. A tárgyi eszközök tartozékainak, megfelelı gyártási számának feltüntetése az analitikus nyilvántartásban. (4.5.) 7. Az intézmény ellátmányának visszavételezése alkalmával az átvevı aláírásával igazolnia kell az átvételt. (6.1.1.) Határidıre történı intézkedést igénylı megállapítások: 8. Az érték nélkül, csak mennyiségben nyilvántartott eszközök esetén a kézi nyilvántartásról át kell térni a Forrás rendszerben történı analitikus nyilvántartásra. (4.2.) 9. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) 10. A megbízási szerzıdések kitöltése néhány esetben hiányos, mert nem jelölték, hogy a megbízási díj összege egy hónapra, vagy a feladat ellátás teljes idıszakára vonatkozik. A díjazás pontos megjelölésére nagyobb gondot kell fordítani. (3.2) 11. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.2.) A jövıre vonatkozó megállapítások: 12. Az eszközgazdálkodással kapcsolatos szabályzatokat módosítani kell. (4.1.) 13. Az analitikus nyilvántartás és a fıkönyvi könyvelés egyezıségének biztosítása. (4.2., 4.3.3.) 14. A befektetett eszközök állományváltozásait a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.1., 4.3.2.) 15. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköz nyilvántartásba, vagy
1. számú melléklet azonnali felhasználásra kerül. Így biztosítva az egyeztethetıséget a Forrás rendszerben kialakítandó analitikus nyilvántartással. (4.3.4.) 16. A kiselejtezett eszközök további sorsának pontosabb dokumentálására nagyobb gondot kell fordítni. (4.3.5.) 17. A 6. Sz. bölcsödében az élelmezési anyagok pontos, megbízható nyilvántartásáról gondoskodni kell. (4.10.) 18. Az együttmőködési megállapodás és a szabályzatok (Számviteli politika, Számlarend, Eszközök és források értékelési szabályzata, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának selejtezésének szabályzata, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Pénzkezelési szabályzat, Bizonylati album) összhangjának biztosítása, hiányosságok pótlása, aktualizálása.(5.1., 6.1.) 19. A pénztárkeret összegét 1 millió forintban határozták meg. Az összeg nagyságát szabadon határozhatja meg az intézmény, azt jogszabály nem írja elı. Az 1 millió forint azonban a vagyonvédelem és biztonság szempontjából nagy összegnek minısül.(5.2.) 20. A saját hatáskörben rendezett elıirányzat módosítások megalapozottságát bizonylatok meglétével szükséges biztosítani. (5.4.) 21. A gyakorlattal ellentétben, a szabályzatban az értékcsökkenés elszámolásának napját december 31-ben határozták meg. A gyakorlatban jól alkalmazott értékcsökkenés elszámolásának rendjét a szabályzatban pontosítani szükséges. (6.1.2.) 22. A mérlegtételek év végi értékelésével kapcsolatos elıírásokat szabályzatban kell meghatározni, és gyakorlati alkalmazásáról gondoskodni kell. (6.2.) 23. A szállítói analitikában a számlákat számlánként kell felvezetni.(6.1.1.) 24. Az analitikus nyilvántartást részben önálló intézményenként elkülönítetten szükséges nyilvántartani. A nyilvántartást és a leltárt részben önálló intézményenként kell kinyomtatni..(6.1.1.) 25. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen is keresztül kell vezetni..(6.1.2.) 26. A hibák javításának megalapozottsága nem minden esetben biztosított. A javított pénzforgalmi és pénzforgalmi tételek dokumentáltságát minden esetben biztosítani kell..(6.1.2.) 27. A bizonylati rendben aktualizálni kell az új ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban az intézménynél használt bizonylatok alaki és tartalmi követelményeit..(6.3.) 28. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával, kezelésével kapcsolatban aktualizálni kell a szabályzatokat, és gondoskodni szükséges a szabályzat és a gyakorlati alkalmazás összhangjáról..(6.3.) 29. Az SZMSZ mellékletét képezı ellenırzési nyomvonalban szükséges feltüntetni a részben önálló intézmény és az önálló intézmény kapcsolódási pontját, valamint az ellenırzés gyakoriságát is a feltüntetett folyamatok esetében. (7.) 30. Az önálló intézmény által elvégzett pénzügyi és gazdasági feladatokat a részben önálló intézménynek célszerő lenne meghatározott idıszakonként átnézni, és ezt kézjegyével ellátni, több esetben ellenjegyezni. (7)
Ellenırzés száma: 4-3/2008. 1. számú melléklet Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés I-II. számú Mackó Kuckó Óvoda Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével, az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. Átvételi elismervény használatának megszüntetése.(2.1.) 2. A dolgozók iskolai végzettségét igazoló dokumentumot be kell szerezni.(3.1) 3. A dolgozók munkaviszonyának teljes körő alátámasztását a lehetıségek szerint biztosítani kell. (.3.1.) 4. Az érték nélkül, mennyiségben nyilvántartott eszközök analitikus nyilvántartásában tapasztalt számszaki hibák korrigálása, elmaradt bevételezés pótlása szükséges. (4.3.4., 4.3.5.) 5. Az intézmény ellátmányának visszavételezése alkalmával az átvevı aláírásával igazolnia kell az átvételt.(6.1.1.) Határidıre történı intézkedést igénylı megállapítások: 6. A normatív étkezési kedvezmények biztosításához a szükséges igazolásokat be kell szerezni.(2.1.) 7. Az intézmény a Kollektív szerzıdés regisztrálási kötelezettségének nem tett eleget, melyet pótolni kell.(3.2.) 8. A munkaköri leírások hiányosságait pótolni kell. (3.) 9. Az érték nélkül, csak mennyiségben nyilvántartott eszközök esetén a kézi nyilvántartásról át kell térni a Forrás rendszerben történı analitikus nyilvántartásra. (4.2.) 10. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) 11. A céllal kapott pénzeszköz pénzügyi elszámolásával kapcsolatban fel kell venni a kapcsolatot a felügyeleti szervvel. (4.8.) 12. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.2.) A jövıre vonatkozó megállapítások: 13. A személyi anyagot rendezettségérıl gondoskodni kell. (3.1.) 14. Szabályzatokat módosítani kell. (4.1.) 15. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköznyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. Így biztosítva az egyeztethetıséget a Forrás rendszerben kialakítandó analitikus nyilvántartással. (4.3.4.) 16. A kiselejtezett eszközök további sorsának pontosabb dokumentálására nagyobb gondot kell fordítni. (4.3.5.) 17. A leltározási ütemtervet a megfelelı adattartalommal (leltározandó eszközök pontos köre, leltárkiértékelés idıpontja, leltár fordulónapja, leltárellenır személye),
1. számú melléklet illetve a gyakorlatnak megfelelıen (bizottság kijelölése) kell elkészíteni. A két egységben (székhely, telephely) egy idıpontban (azonos fordulónappal) kell leltározni. A leltárfelvételi íveket hiánytalanul kell kitölteni. (4.4.1., 4.4.2.) 18. Az idegen tulajdonú eszközök leltározását el kell végezni az intézmény többi eszközével együtt. (4.6.) 19. A céllal kapott pénzeszközök céljellegő felhasználását biztosítani kell. (4.8.) 20. A gyakorlattal ellentétben, a szabályzatban az értékcsökkenés elszámolásának napját december 31-ben határozták meg. A gyakorlatban jól alkalmazott értékcsökkenés elszámolásának rendjét a szabályzatban pontosítani szükséges. (6.1.2.) 21. A mérlegtételek év végi értékelésével kapcsolatos elıírásokat szabályzatban kell meghatározni, és gyakorlati alkalmazásáról gondoskodni kell. (6.2.) 22. A szállítói analitikában a számlákat számlánként kell felvezetni.(6.1.1.) 23. Az analitikus nyilvántartást részben önálló intézményenként elkülönítetten szükséges nyilvántartani. A nyilvántartást és a leltárt részben önálló intézményenként kell kinyomtatni..(6.1.1.) 24. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen is keresztül kell vezetni..(6.1.2.) 25. A hibák javításának megalapozottsága nem minden esetben biztosított. A javított pénzforgalmi és pénzforgalmi tételek dokumentáltságát minden esetben biztosítani kell..(6.1.2.) 26. A bizonylati rendben aktualizálni kell az új ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban az intézménynél használt bizonylatok alaki és tartalmi követelményeit..(6.3.) 27. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával, kezelésével kapcsolatban aktualizálni kell a szabályzatokat, és gondoskodni szükséges a szabályzat és a gyakorlati alkalmazás összhangjáról..(6.3.) 28. Az SZMSZ mellékletét képezı ellenırzési nyomvonalban szükséges feltüntetni a részben önálló intézmény és az önálló intézmény kapcsolódási pontját, valamint az ellenırzés gyakoriságát is a feltüntetett folyamatok esetében. (7.) 29. Az önálló intézmény által elvégzett pénzügyi és gazdasági feladatokat a részben önálló intézménynek célszerő lenne meghatározott idıszakonként átnézni, és ezt kézjegyével ellátni, több esetben ellenjegyezni. (7)
Ellenırzés száma: 4-4/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Kazinczy és Trefort Utcai Óvoda Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. Átvételi elismervény használatának megszüntetése. (2.1.) 2. A fıkönyvi könyvelésben az építmények értékcsökkenésének megfelelı számlaszámon történı nyilvántartásáról gondoskodni kell. (4.2., 4.3.3.) 3. A helytelen minısítés miatt az eszköz nyilvántartásának módosítása, értékcsökkenés visszamenıleges elszámolása szükséges. (4.3.4.) 4. A befektetett eszköz tartozéka esetén az analitikus nyilvántartásban a gyártási számot pótolni kell. (4.5.) 5. Az intézmény ellátmányának visszavételezése alkalmával az átvevı aláírásával igazolnia kell az átvételt.(6.1.1.) Határidıre történı intézkedést igénylı megállapítások: 6. Az érték nélkül, csak mennyiségben nyilvántartott eszközök esetén a kézi nyilvántartásról át kell térni a Forrás rendszerben történı analitikus nyilvántartásra. (4.2.) 7. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) 8. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni.(6.2.) A jövıre vonatkozó megállapítások: 9. Egy tanéven belül az étkezık nyilvántartásába felvett gyermekek minden esetben új sorszámot kapjanak. (2.1.) 10. Szabályzatokat módosítani kell. (4.1.) 11. A befektetett eszközök állományváltozásait a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.1.) 12. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköz nyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. Így biztosítva az egyeztethetıséget a Forrás rendszerben kialakítandó analitikus nyilvántartással. (4.3.4.) 13. A leltározási ütemtervet a megfelelı adattartalommal (leltározandó eszközök pontos köre, leltárkiértékelés idıpontja, leltár fordulónapja, leltárellenır személye), illetve a gyakorlatnak megfelelıen (bizottság kijelölése) kell elkészíteni. (4.4.1., 4.4.2.) 14. Az idegen tulajdonú eszközök leltározását el kell végezni az intézmény többi eszközével együtt. (4.6.) 15. A céllal kapott pénzeszközök céljellegő felhasználását biztosítani kell. (4.8.) 16. Az együttmőködési megállapodás és a szabályzatok (Számviteli politika, Számlarend, Eszközök és források értékelési szabályzata, Felesleges vagyontárgyak
1. számú melléklet hasznosításának selejtezésének szabályzata, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Pénzkezelési szabályzat, Bizonylati album) összhangjának biztosítása, hiányosságok pótlása, aktualizálása.(5.1., 6.1.) 17. A pénztárkeret összegét 1 millió forintban határozták meg. Az összeg nagyságát szabadon határozhatja meg az intézmény, azt jogszabály nem írja elı. Az 1 millió forint azonban a vagyonvédelem és biztonság szempontjából nagy összegnek minısül.(5.2.) 18. A saját hatáskörben rendezett elıirányzat módosítások megalapozottságát bizonylatok meglétével szükséges biztosítani. (5.4.) 19. A gyakorlattal ellentétben, a szabályzatban az értékcsökkenés elszámolásának napját december 31-ben határozták meg. A gyakorlatban jól alkalmazott értékcsökkenés elszámolásának rendjét a szabályzatban pontosítani szükséges. (6.1.2.) 20. A mérlegtételek év végi értékelésével kapcsolatos elıírásokat szabályzatban kell meghatározni, és gyakorlati alkalmazásáról gondoskodni kell. (6.2.) 21. A szállítói analitikában a számlákat számlánként kell felvezetni.(6.1.1.) 22. Az analitikus nyilvántartást részben önálló intézményenként elkülönítetten szükséges nyilvántartani. A nyilvántartást és a leltárt részben önálló intézményenként kell kinyomtatni..(6.1.1.) 23. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen is keresztül kell vezetni..(6.1.2.) 24. A hibák javításának megalapozottsága nem minden esetben biztosított. A javított pénzforgalmi és pénzforgalmi tételek dokumentáltságát minden esetben biztosítani kell..(6.1.2.) 25. A bizonylati rendben aktualizálni kell az új ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban az intézménynél használt bizonylatok alaki és tartalmi követelményeit..(6.3.) 26. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával, kezelésével kapcsolatban aktualizálni kell a szabályzatokat, és gondoskodni szükséges a szabályzat és a gyakorlati alkalmazás összhangjáról..(6.3.) 27. Az SZMSZ mellékletét képezı ellenırzési nyomvonalban szükséges feltüntetni a részben önálló intézmény és az önálló intézmény kapcsolódási pontját, valamint az ellenırzés gyakoriságát is a feltüntetett folyamatok esetében. (7.) 28. Az önálló intézmény által elvégzett pénzügyi és gazdasági feladatokat a részben önálló intézménynek célszerő lenne meghatározott idıszakonként átnézni, és ezt kézjegyével ellátni, több esetben ellenjegyezni. (7)
Ellenırzés száma: 4-5/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Kertvárosi Óvoda Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. A helytelen étkezési térítési díj megállapítást módosítani kell. (2.) 2. Átvételi elismervény használatának megszüntetése. (2.1.) 3. A munkaköri leírások hiányosságait pótolni kell. (3.) 4. A személyi anyagot rendezettségérıl gondoskodni kell. (3.1.) 5. A dolgozók iskolai végzettségét igazoló dokumentumot be kell szerezni. (3.1.) 6. A dolgozók munkaviszonyának teljes körő alátámasztását a lehetıségek szerint biztosítani kell..(3.1.) 7. A fıkönyvi könyvelésben az épületek bruttó értékeinek, valamint az építmények értékcsökkenéseinek megfelelı számlaszámon történı nyilvántartásáról gondoskodni kell. (4.2., 4.3.3.) 8. Az érték nélkül, mennyiségben nyilvántartott eszközök analitikus nyilvántartásában tapasztalt nyilvántartásba vételi hiányosságot pótolni szükséges. (4.3.4.) 9. Az intézmény ellátmányának visszavételezése alkalmával az átvevı aláírásával igazolnia kell az átvételt. (6.1.1.) Határidıre történı intézkedést igénylı megállapítások: 10. A normatív étkezési kedvezmények biztosításához a szükséges igazolásokat be kell szerezni. (2.) 11. Az érték nélkül, csak mennyiségben nyilvántartott eszközök esetén a kézi nyilvántartásról át kell térni a Forrás rendszerben történı analitikus nyilvántartásra. (4.2.) 12. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) 13. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.2.) A jövıre vonatkozó megállapítások: 14. Az intézmény a Kollektív szerzıdés regisztrálási kötelezettségének nem tett eleget, melyet pótolni kell. (3.2.) 15. A túlóra nyilvántartása nem megfelelı, az idısoros nyilvántartásról, és a havi zárásokról gondoskodni kell. (3.2.) 16. Az eszközgazdálkodásra vonatkozó szabályzatokat módosítani kell. (4.1.) 17. A befektetett eszközök állományváltozásait a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.1., 4.3.2.)
1. számú melléklet 18. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköz nyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. Így biztosítva az egyeztethetıséget a Forrás rendszerben kialakítandó analitikus nyilvántartással. (4.3.4.) 19. Az eszközök nyilvántartásból történı kivezetését az alapdokumentumok szerinti gazdasági eseménynek megfelelı jogcímmel, dátummal kell elvégezni. (4.3.5.) 20. A leltározási ütemtervet a megfelelı adattartalommal (leltározandó eszközök pontos köre, leltárkiértékelés idıpontja, leltár fordulónapja), illetve a gyakorlatnak megfelelıen (bizottság kijelölése) kell elkészíteni. A leltárfelvételi ívek hiánytalan aláírása. A három egységben (székhely, 2 telephely) egy idıpontban (azonos fordulónappal) kell leltározni. (4.4.1., 4.4.2.) 21. Az idegen tulajdonú eszközök leltározását el kell végezni az intézmény többi eszközével együtt. (4.6.) 22. A céllal kapott pénzeszközök elszámolásáról minden esetben analitikus nyilvántartás készítése szükséges, illetve a célnak megfelelı felhasználás. (4.8.) 23. A gyakorlattal ellentétben a szabályzatban az értékcsökkenés elszámolásának napját december 31-ben határozták meg. A gyakorlatban jól alkalmazott értékcsökkenés elszámolásának rendjét a szabályzatban pontosítani szükséges. (6.1.2.) 24. A mérlegtételek év végi értékelésével kapcsolatos elıírásokat szabályzatban kell meghatározni, és gyakorlati alkalmazásáról gondoskodni kell. (6.2.) 25. A szállítói analitikában a számlákat számlánként kell felvezetni.(6.1.1.) 26. Az analitikus nyilvántartást részben önálló intézményenként elkülönítetten szükséges nyilvántartani. A nyilvántartást és a leltárt részben önálló intézményenként kell kinyomtatni..(6.1.1.) 27. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen is keresztül kell vezetni..(6.1.2.) 28. A hibák javításának megalapozottsága nem minden esetben biztosított. A javított pénzforgalmi és pénzforgalmi tételek dokumentáltságát minden esetben biztosítani kell..(6.1.2.) 29. A bizonylati rendben aktualizálni kell az új ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban az intézménynél használt bizonylatok alaki és tartalmi követelményeit..(6.3.) 30. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával, kezelésével kapcsolatban aktualizálni kell a szabályzatokat, és gondoskodni szükséges a szabályzat és a gyakorlati alkalmazás összhangjáról..(6.3.) 31. Az SZMSZ mellékletét képezı ellenırzési nyomvonalban szükséges feltüntetni a részben önálló intézmény és az önálló intézmény kapcsolódási pontját, valamint az ellenırzés gyakoriságát is a feltüntetett folyamatok esetében. (7.) 32. Az önálló intézmény által elvégzett pénzügyi és gazdasági feladatokat a részben önálló intézménynek célszerő lenne meghatározott idıszakonként átnézni, és ezt kézjegyével ellátni, több esetben ellenjegyezni. (7)
Ellenırzés száma: 4-6/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Kölcsey Utcai és Ligeti Sori Óvoda Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. Átvételi elismervény használatának megszüntetése. (2.1.) 2. A dolgozók személyi anyagában a 1992. év elıtti munkaviszonyok a munkakönyv fénymásolatával alá kell támasztani. (3.2) 3. A fıkönyvi könyvelésben az épületek bruttó értékének, valamint az építmények értékcsökkenésének megfelelı számlaszámon történı nyilvántartásáról gondoskodni kell. (4.2., 4.3.3.) 4. Az érték nélkül, mennyiségben nyilvántartott eszközök analitikus nyilvántartásában tapasztalt nyilvántartásba vételi pontatlanság, számszaki hiba korrigálása szükséges. (4.3.4.) 5. A befektetett eszköz tartozékát az analitikus nyilvántartásban pótolni kell. (4.5.) 6. Az intézmény ellátmányának visszavételezése alkalmával az átadó aláírásával igazolnia kell az átvételt.(6.1.1.) Határidıre történı intézkedést igénylı megállapítások: 7. A normatív étkezési kedvezmények biztosításához a szükséges igazolásokat (három esetben) be kell szerezni. (2.) 8. Az érték nélkül, csak mennyiségben nyilvántartott eszközök esetén a kézi nyilvántartásról át kell térni a Forrás rendszerben történı analitikus nyilvántartásra. (4.2.) 9. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) 10. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.2.) A jövıre vonatkozó megállapítások: 11. Az eszközgazdálkodásra vonatkozó szabályzatokat módosítani kell. (4.1.) 12. A befektetett eszközök állományváltozásait az analitikus nyilvántartásban, illetve a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.1., 4.3.2.) 13. Javasoljuk a kis értékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköz nyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. Így biztosítva az egyeztethetıséget a Forrás rendszerben kialakítandó analitikus nyilvántartással. (4.3.4.) 14. Selejtezés lebonyolításához a megfelelı nyomtatvány használata. Az alapbizonylatok, az analitikus nyilvántartás, és a fıkönyvi könyvelés közötti összhang biztosítása a gazdasági esemény dátumát illetıen. (4.3.2.)
1. számú melléklet 15. A leltározási ütemtervet a megfelelı adattartalommal (leltározandó eszközök pontos köre, leltárkiértékelés idıpontja, leltár fordulónapja, leltárellenır személye), illetve a gyakorlatnak megfelelıen (bizottság kijelölése) kell elkészíteni. A leltárfelvételi íveket hiánytalanul kell kitölteni. (4.4.1., 4.4.2.) 16. Az idegen tulajdonú eszközök leltározását el kell végezni az intézmény többi eszközével együtt. (4.6.) 17. A céllal kapott pénzeszközök elszámolásáról minden esetben analitikus nyilvántartás készítése szükséges, illetve a célnak megfelelı felhasználás. (4.8.) 18. Az együttmőködési megállapodás és a szabályzatok (Számviteli politika, Számlarend, Eszközök és források értékelési szabályzata, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának selejtezésének szabályzata, Leltárkészítési és leltározási szabályzat, Pénzkezelési szabályzat, Bizonylati album) összhangjának biztosítása, hiányosságok pótlása, aktualizálása. (5.1.; 6.1.) 19. A pénztárkeret összegét 1 millió forintban határozták meg. Az összeg nagyságát szabadon határozhatja meg az intézmény, azt jogszabály nem írja elı. Az 1 millió forint azonban a vagyonvédelem és biztonság szempontjából nagy összegnek minısül. (5.2.) 20. A saját hatáskörben rendezett elıirányzat módosítások megalapozottságát bizonylatok meglétével szükséges biztosítani (5.4.) 21. A gyakorlattal ellentétben a szabályzatban az értékcsökkenés elszámolásának napját december 31-ben határozták meg. A gyakorlatban jól alkalmazott értékcsökkenés elszámolásának rendjét a szabályzatban pontosítani szükséges. (6.1.2.) 22. A mérlegtételek év végi értékelésével kapcsolatos elıírásokat szabályzatban kell meghatározni, és gyakorlati alkalmazásáról gondoskodni kell. (6.2.) 23. A szállítói analitikában a számlákat számlánként kell felvezetni.(6.1.1.) 24. Az analitikus nyilvántartást részben önálló intézményenként elkülönítetten szükséges nyilvántartani. A nyilvántartást és a leltárt részben önálló intézményenként kell kinyomtatni. (6.1.1.) 25. A követelések és szállítói állomány évközi forgalmát a fıkönyvi könyvelésen is keresztül kell vezetni. (6.1.2.) 26. A hibák javításának megalapozottsága nem minden esetben biztosított. A javított pénzforgalmi és pénzforgalmi tételek dokumentáltságát minden esetben biztosítani kell. (6.1.2.) 27. A bizonylati rendben aktualizálni kell az új ügyviteli rendszer bevezetésével kapcsolatban az intézménynél használt bizonylatok alaki és tartalmi követelményeit. (6.3.) 28. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásával, kezelésével kapcsolatban aktualizálni kell a szabályzatokat, és gondoskodni szükséges a szabályzat és a gyakorlati alkalmazás összhangjáról (6.3.) 29. Az SZMSZ mellékletét képezı ellenırzési nyomvonalban szükséges feltüntetni a részben önálló intézmény és az önálló intézmény kapcsolódási pontját, valamint az ellenırzés gyakoriságát is a feltüntetett folyamatok esetében. (7) 30. Az önálló intézmény által elvégzett pénzügyi és gazdasági feladatokat a részben önálló intézménynek célszerő lenne meghatározott idıszakonként átnézni, és ezt kézjegyével ellátni, több esetben ellenjegyezni. (7)
Ellenırzés száma: 4-7/2008. Szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer ellenırzés Lencsési Lakótelepi Óvoda Három évenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági 1. számú melléklet 1. A feladatellátás szervezettsége megfelelı - e, az adatszolgáltatás megalapozottsága a jogszabályoknak megfelelıen történik-e 2. A rendeletben elıírt bevételek beszedése, nyilvántartása, szabályozottsága teljesül-e 3. A tervszerő és hatékony munkaerı gazdálkodás a stabil intézményi gazdálkodást biztosítja a személyi juttatások vonatkozásában 4. Az eljárások szabályszerőségével az eszközökkel és készletekkel való gazdálkodás megfelelısége és hatékonysága, valamint a vagyonvédelem biztosítható 5. A megfelelıen szabályozott pénzkezelés, az aláírási jogkörök megfelelı mőködése biztosítja-e az átlátható, ellenırizhetı pénzgazdálkodást 6. A számviteli elıírások betartásával a mérleg a valós vagyoni helyzetet tükrözi-e. A bizonylati rend és bizonylati fegyelem betartása hozzájárul-e, hogy a könyvviteli nyilvántartások a valós pénzügyi helyzetet tükrözzék. Az aláírási jogkörök megfelelı mőködése a biztonságos, követhetı és ellenırizhetı gazdálkodást teszi-e lehetıvé. 7. A belsı kontrollok kialakítása, eredményes mőködése biztosítja-e a munkafolyamatok ellenırzését, a problémák megelızését, észlelését és korrigálását A javasolt intézkedések felsorolása Azonnali intézkedést igénylı megállapítások: 1. Átvételi elismervény használatának megszüntetése. (2.1.) 2. A dolgozók iskolai végzettségét igazoló dokumentumot be kell szerezni. (3.1.) 3. A dolgozók munkaviszonyának teljes körő alátámasztását a lehetıségek szerint biztosítani kell. (3.1.) 4. A fıkönyvi könyvelésben az épületek bruttó értékeinek megfelelı számlaszámon történı nyilvántartásáról gondoskodni kell. (4.2., 4.3.3.) 5. Az intézmény ellátmányának visszavételezése alkalmával az átadó aláírásával igazolnia kell az átvételt.(6.1.1.) Határidıre történı intézkedést igénylı megállapítások: 6. A normatív étkezési kedvezmények biztosításához a szükséges igazolásokat be kell szerezni. (2.1.) 7. Az érték nélkül, csak mennyiségben nyilvántartott eszközök esetén a kézi nyilvántartásról át kell térni a Forrás rendszerben történı analitikus nyilvántartásra. (4.2.) 8. Az önkormányzati ingatlanvagyon-kataszter, az intézményi nyilvántartás, illetve az alapító okirat egyezıségérıl gondoskodni kell, helyrajzi számonként, betétlap mélységig. (4.7.) 9. A kötelezettségvállalás évközi változása a fıkönyvi könyvelésben nem követhetı. A beszámolóhoz leltárt nem készített az intézmény. A leltárt pótlólag el kell készíteni. (6.2.) A jövıre vonatkozó megállapítások: 10. Statisztikai adatszolgáltatás megalapozottságának fokozása. 11. Az intézmény a Kollektív szerzıdés módosításakor a bejelentési kötelezettségének nem tett eleget, melyet pótolni kell. 3.2. 12. Az eszközgazdálkodást érintı szabályzatokat módosítani kell. (4.1.) 13. A befektetett eszközök állományváltozásait a fıkönyvi könyvelésben a változás napjával kell elvégezni. (4.3.2.) 14. Az eljárási szabályok betartására, az idegen és a saját tulajdon megkülönböztetésére nagyobb gondot kell fordítani. (4.3.2.) 15. Javasoljuk a kisértékő tárgyi eszköz, szellemi termék beszerzése fıkönyvi számla alábontását és használatát aszerint, hogy a vásárolt eszköz nyilvántartásba, vagy azonnali felhasználásra kerül. Így biztosítva az egyeztethetıséget a Forrás rendszerben kialakítandó analitikus nyilvántartással. (4.3.4.) 16. A leltározási ütemtervet a megfelelı adattartalommal (leltározandó eszközök pontos köre, leltárkiértékelés idıpontja, leltár fordulónapja, leltárellenır személye), illetve a gyakorlatnak megfelelıen (bizottság kijelölése) kell elkészíteni. A két egységben (székhely, telephely) egy idıpontban (azonos fordulónappal) kell leltározni.