Munkavállalói ismeretek Oktatási segédlet Közgazdaság, marketing, ügyvitel szakmacsoport (pénzügyi, marketing, irodai munkakörök)
Oktatási segédlet Közgazdaság, marketing, ügyvitel szakmacsoport (pénzügyi, marketing, irodai munkakörök) Készítette: Jakabné Dr. Zubály Anna Szakmailag lektorálta: Weiser Attila Pedagógiai lektor: Tóthné Szalontay Anna Szerkesztő: Németh Elke 2015. január
Bevezetés Az oktatási segédletben érintett szakképesítések (OKJ-számmal) 52 343 01 Közbeszerzési referens 54 343 01 Pénzügyi termékértékesítő (bank, befektetés, biztosítás) 55 343 01 Biztosítási tanácsadó 55 343 02 Szakképesített bankreferens 54 344 01 Pénzügyi-számviteli ügyintéző 54 344 02 Vállalkozási és bérügyintéző 54 344 03 Vám-, jövedéki- és termékdíj ügyintéző 54 344 04 Államháztartási ügyintéző 55 344 01 Adótanácsadó 55 344 02 Államháztartási mérlegképes könyvelő 55 344 03 Egyéb szervezeti mérlegképes könyvelő 55 344 04 Ellenőrzési szakelőadó 55 344 05 IFRS mérlegképes könyvelő 55 344 06 Pénzügyi szervezeti mérlegképes könyvelő 55 344 07 Vállalkozási mérlegképes könyvelő 54 345 01 Logisztikai ügyintéző 54 345 02 Nonprofit menedzser 54 346 01 Irodai asszisztens 54 346 02 Ügyviteli titkár 55 347 01 Idegennyelvű ügyfélkapcsolati szakügyintéző
52 462 01 Statisztikai és gazdasági ügyintéző 54 841 09 Postai üzleti ügyintéző
Tartalom Bevezetés... 3 Az oktatási segédletben érintett szakképesítések (OKJ-számmal)... 3 Tartalom... 5 A szakmaválasztás dilemmái... 6 Mi leszel, ha nagy leszel?... 6 A gazdasági szakmai terület főbb jellemzői... 8 Pénzügyi ügyintéző... 9 Marketing- és PR-ügyintéző... 10 Általános irodai adminisztrátor... 10 Munkáltatói elvárások... 11 Munkaköri megfelelés... 15 A munkakörnyezet bemutatása... 16 Információ az irodában... 17 A számítógépek áldásos és káros hatásai az irodai körülmények között dolgozókra... 19 A munkahelyi légkör az irodában... 21 Viselkedés irodai munkakörnyezetben... 22 Dokumentumok az irodai munkában... 27 Munkajogi alapfogalmak... 29 Egyéni és kollektív jogok a munkahelyi gyakorlatban... 30 Ki(k) képviselheti(k) az érdekeidet?... 31 A szakszervezetek... 31 Miben nyújthat segítséget neked a szakszervezet?... 31 Milyen eszközök, jogosítványok alkalmazásával érheti el a szakszervezet tagjainak érdekképviseletét?... 32 Szakszervezeti szerveződések Magyarországon... 32 Belépés a szakszervezetbe... 33
Mi leszel, ha nagy leszel? A szakmaválasztás dilemmái Az általános iskola 7-8. osztályában (olykor már jóval előtte), majd a középiskola vége felé újra megszaporodnak a kérdések: Mi szeretnél lenni?, Mivel foglalkoznál legszívesebben?, Hol szeretnél továbbtanulni? A kérdések jelzik, hogy valami nagy döntés előtt áll a fiatal, ami meghatározhatja további életét, felnőttkori boldogulását, kijelölve helyét-szerepét az ÉLET-ben. A tapasztalatok szerint a fiatalok nagy többségének nincs kialakult elképzelése 15-16 évesen már alakul valami vágy arról, hogy mi is szeretne lenni, mivel szeretne foglalkozni. Sokan a döntés felelősségét nem akarják vállalni, vagy nem tudják/nem képesek vállalni, mert nem ismerik a lehetőségeket, nincs elegendő tapasztalatuk a munka világáról, egy-egy szakma tartalmáról, illetőleg arról, hol, miképp lehet a választott szakma fogásait elsajátítani. Mondják: amikor szakmát választ valaki, egyben életpályát is választ, azaz többnyire kijelöl magának egy életutat még ha nem is mindig sikerül tudatosan és önállóan dönteni egy-egy útról. Az is gyakran előfordul, hogy az út során szakmát és pályát kell módosítani, olykor meg párhuzamos utakon jár valaki (több szakmával ismerkedik egy időben). Segítség, eltévedek! kiálthatná a fiatal, ha nincs márpedig legtöbbször nincs határozott elképzelése a jövőről. Inkább kérdések özöne tör fel belőle: - Mi az, hogy munka? - Mi a célja? Mit érek el vele? - Hol, mikor és meddig és milyen körülmények között kell dolgoznom? - Mit kapok érte? - Kik hozzák a szabályokat, és kellenek-e szabályok? és ha nem tartom be őket? - Mik a jogaim? stb.
Ki(k) segíthet(nek), kik(re) számíthatsz? Például: család (apa, anya, testvérek, nagyszülők), barátok, osztálytársak, tanárok, szomszédok, ismerősök, példaképül választott más személyek (sportolók, színészek) stb. Beszélni, beszélgetni kell arról, hogy milyen lehetőségeid vannak, mi érdekel, mi köt le szívesen, mit szeretsz tanulni, mi a vonzó egyik vagy másik ismerős életvitelében, vannak-e céljaid, vágyaid stb. Ne hagyd magad eltéríteni! A tanácsok többsége arra irányul, hogy olyan szakmát kell szerezni, amivel sok pénzt lehet majd keresni. Igen, ez is fontos, de nem ez az egyetlen érv! Olyan szakmát érdemes választani, amivel szívesen foglalkoznál hoszszú távon, és ami jó megélhetést is biztosít számodra. Barátunk az internet. A világháló ha azt jól használjuk sokat segíthet a tájékozódásban. Az internet felfoghatatlanul sok információt küld felénk, rajtunk múlik, ezek közül hogyan válogatunk. Ha okosan keresgélsz, sok mindent találsz a különböző szakmákról. Ha a beszélgetéseid során nem kapsz kellő vagy elegendő választ a kérdéseidre, keress rá az interneten egy-egy szakmát vagy a munkát érintő fogalomra! Pl. munkahely, munkakörülmények, munka törvénykönyve, munkajog, munkahelyi vezető stb. Ismerd meg önmagad! Mi jellemző rád? - családi, szülői példa követése; - ismerősök vonzó életvitele, életmódja (nemcsak anyagi tekintetben!); - az alkotás, felfedezés öröme; - ideális munkakörülmények (zárt térben vagy szabadban, természetben végzett munka); - a szabadság érzése (kötött munkahely vagy mozgással, utazással járó lehetőség); - irányítani másokat (és egyben felelősséget is vállalni) vagy irányítottnak lenni, végrehajtani az utasításokat; - szabályokat alkotni vagy szabályokhoz igazodni;
- a szellemi vagy fizikai tevékenység tetszik jobban; - keresd-e mások társaságát vagy inkább egyedül szeretsz foglalatoskodni valamivel; - beszélni vagy hallgatni szeretsz inkább? - és így tovább! Miben vagy jó? Sport, művészet (pl. rajzolás), számítógép-kezelés, sütés-főzés, szépítkezés, tánc, zenehallgatás, mezőgazdasági munka, barkácsolás, csapat- vagy társasjáték, szervezés, ház körüli munkák, vásárlás, beszélgetés, mások segítése, korrepetálása, kézügyesség, számolás, olvasás, idegen nyelv, autómosás, szerelés, állatokról való gondoskodás stb.? Készíts álomutazást a neked tetsző foglalkozásban, majd tedd fel a kérdést: Mi lenne, ha eljutnék ide? Aztán jön a következő kérdés: Mit kell tennem érte? és akkor már lehet, hogy el is indultál! A gazdasági szakmai terület főbb jellemzői A gazdaság vagy a gazdasági rendszer egy adott társadalom olyan mechanizmusát jelenti, amelyben az ember a létfenntartását, anyagi és kulturális stb. igényeinek megfelelő szükségletek* kielégítésére törekszik. Ezek az igények (szükségletek) létünk fenntartásának alapelemeitől (pl. élelmiszer, ruhanemű, lakóhely, újság, könyv, mosószer, papír, bútor, közlekedési eszköz) kezdve egészen a különleges szolgáltatásokig sok formában jelentkeznek. Ennek érdekében a gazdaság szereplői egyik oldalról megtermelik/előállítják, szétosztják, a másik oldalról fogyasztják az ezt szolgáló javakat, igénybe veszik a szolgáltatásokat. *szükséglet = az emberekben életvitelükkel kapcsolatosan felmerülő hiányérzet, termékek és szolgáltatások igénybevételének igénye, amely valamilyen cselekvésre készteti a fogyasztót.
A gazdasági rendszer szereplői: az emberek, háztartások, a vállalkozások, az állam, a különböző szervezetek, intézmények és ezek kapcsolatai. Készíts listát arról, hogy mit szeretnél megkapni az elkövetkező egy évben! Az ember igényei nemtől, kortól, földrajzi helyzettől, a technika, a társadalom és a kapcsolati hálózat fejlettségétől, valamint történelmi beidegződésektől függően folyamatosan változnak és differenciálódnak. E tényezők változása körforgásszerűen viszszahat a szükségletekre, azok koronként eltérő hangsúlyosságára, majd a kielégítésüket követően újra meg újra jelentkeznek. Az újabb szükségletek a termelt javakkal és szolgáltatásokkal elégíthetők ki. Ebből következik, hogy a szükségletek kielégítésének vágya a fejlődés egyik fontos motorja. A fejlődés pedig folyamatosan új helyzetet teremt a rendszer működtetői számára: tartalmi újdonságok, új szabályok, szabályozások, folyamatosan korszerűsödő technikai eszközök, változó kapcsolattartási formák stb. Ismerkedj meg a gazdasági terület szakmáival, foglalkozásaival! Az alábbiakban bemutatunk néhány foglalkozást, ami iskolaválasztásod ismeretében érdekelhet téged. (Továbbiakat találsz még a Központi Statisztikai Hivatal Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszere FEOR 08 leírásaiban: www.ksh.hu/docs/szolgaltatasok/hun/feor08/feorlista.html Pénzügyi ügyintéző Gazdasági szervezet pénz,- adó-, vám-, egészség- és nyugdíjbiztosításával kapcsolatos pénzügyi adminisztratív feladatokat lát el, segíti a pénzügyi vezetést a döntések meghozatalában. Feladatai: 1. pénzügyi, adó- és vámnyilvántartások vezetése, bejövő és kimenő számlák egyeztetése; 2. egészség- és társadalombiztosítással kapcsolatos pénzügyek intézése, nyilvántartások vezetése; 3. pénzforgalmi és hitelezési feladatok előkészítése, pénzügyi tervezés előkészítése, pénzügyi likviditás* fenntartásával kapcsolatos feladatok ellátása, kapcsolatos feladatok ellátása; 4. adónyilvántartás és -bevallás, likviditási döntések előkészítése; 5. pénzügyi, költségvetési tervezés, hitelkérelmek összeállítása, bírálata; 6. értékpapír-műveletek, valuta- és devizaműveletek ügyviteli lebonyolítása, vámmal, illetékekkel, helyi adókkal kapcsolatos feladatok ellátása; 7. befektetési döntések előkészítése.
Jellemző munkakörök: Pénzügyi asszisztens Pénzügyi koordinátor Pénzügyi referens Pénzügyi ügyintéző Vállalkozási pénzügyi ügyintéző Vállalkozási ügyintéző Kapcsolódó foglalkozások: Pénzügyi elemző és befektetési tanácsadó Adótanácsadó, adószakértő Számviteli ügyintéző Bérelszámoló Pénzügyi, statisztikai, biztosítási adminisztrátor * likviditás = a cég folyamatos, akadálytalan fizetőképessége. Marketing- és PR-ügyintéző A szervezet marketingtevékenységét szervezi, koordinálja, közreműködik a szervezetről kialakított kép formálásában, segíti a reklám-, marketing- és PR-tevékenységet szervező munkáját. Feladatai: 1. közreműködés az információs programok tervezésében, szervezésében és lebonyolításában, a közvélemény befolyásolása a vállalattal, illetve annak termékeivel, szolgáltatásaival szembeni kedvező kép kialakításában; 2. részvétel a szervezet kommunikációs filozófiájának, arculatának kidolgozásában és megvalósításában; 3. részvétel kiadványok, reklámanyagok tervezésében, készítésében, illetve ezekre vonatkozóan megbízások adása; 4. kiállítások, vásárok és egyéb rendezvények szervezésének, a rendezvények forgatókönyvének, hálótervének és háttéranyagai elkészítésének segítése; 5. részvétel a szervezet kommunikációs filozófiájának, arculatának kidolgozásában és megvalósításában. Jellemző munkakörök: Marketing- és reklámügyintéző Propaganda előadó Propagandaszervező Reklám és propaganda-ügyintéző Reklám ügyintéző Kapcsolódó foglalkozás még: Piackutató, reklám- és marketingtevékenységet tervező, szervező. Általános irodai adminisztrátor Különféle szakterületeken irodai, adminisztratív és dokumentációs jellegű feladatokat lát el; a szervezeten belül a hatáskörébe tartozó szakterület ügyviteli, ügyintézési folyamataiban vesz részt. Feladatai: 1. adatok, információk gyűjtése, rögzítése, válogatása, osztályozása, nyilvántartása és iktatása; 2. meghatározott szakterületen ügyintézési feladatok ellátása; 3. az ellátott szakmai terület által meghatározott kapcsolattartási feladatok végzése;
4. általános és adott szakterülethez kapcsolódó ügyviteli feladatok elvégzése; 5. számítógépes adatbeviteli feladatok végzése; írásbeli dokumentumok szerkesztése; 6. írásbeli dokumentumok, iratok, levelek előállítása, szerkesztése, sokszorosítása, továbbítása; 7. beszédrögzítés gyorsírással vagy egyéb technikai megoldásokkal; 8. írásbeli kapcsolattartást szolgáló levelek, egyéb belső szervezeti iratok előkészítése (pl. beszámolók, előterjesztések, megállapodások, jelentések stb.) leírása (irányító szempontok szerint) és megszerkesztése; 9. jegyzőkönyvek készítése szakmai irányítással; 10. iratok, egyéb dokumentumok szakszerű kezelése, tárolása; 11. határidők nyomonkövetése, betartása; 12. korszerű ügyviteli és kommunikációs eszközök, információforrások kezelése; 13. ügyfélmegkeresések továbbítása; 14. beszámolás a vezetőnek. Jellemző munkakörök: Adminisztrációs ügyintéző, Dokumentációs ügyintéző, Alapítványi ügyintéző; Bírósági adminisztrátor; Hirdetési adminisztrátor; Írnok, Műhelyírnok, Bírósági írnok, Üzemírnok; Közösségi segéd asszisztens; Office coordinator; Sajtófigyelő adminisztrátor; Szállodai adminisztrátor; Tanfolyami adminisztrátor; Tanszéki adminisztrátor; Tanulmányi adminisztrátor; Törzskönyvező (állatnyilvántartás); Ügyészségi adminisztrátor Kapcsolódó munkakörök: Titkár/titkárnő; Gépíró, szövegszerkesztő; gyors- és gépíró; Iratkezelő, irattáros Ha azt szeretnéd megtudni, hogy a fenti és további foglalkozások gyakorlásához milyen végzettségre (végzettséget tanúsító bizonyítványra) van szükség, beszélj szüleiddel, tanáraiddal, osztályfőnököddel, pályaorientációs szakemberrel, vagy keress rá a fenti leírások egy-egy érdekes vagy általad ismeretlen fogalmára! Mindig érdeklődj a továbblépés, a továbbtanulás, a magasabb szintű végzettség megszerzésének lehetőségéről is, hiszen a gazdasági élet egy állandóan változó rendszer, amit folyamatosan meg kell ismerni és ahhoz alkalmazkodni kell! Munkáltatói elvárások Az álláshirdetések amelyeket megtalálsz napilapokban, szakmai folyóiratokban, internetes álláshirdető portálokon vagy ismerősöktől, barátoktól tudsz meg sok információt árulnak el arról, hogy mire lehet számítani egy-egy munkahelyen a meghirdetett
munkakörben. Ezek tanulmányozása nemcsak a munkavállalás szempontjából fontos, hanem segítheti a szakmai gyakorlatra való felkészülést is. Íme néhány szakterületedhez illő álláshirdetés! Pályázatot írunk ki az alábbi állás betöltésére: PÉNZÜGYI ÉS GAZDÁLKODÁSI ÜGYINTÉZŐ Főbb feladatok, munkák: Részvétel a vállalat gazdálkodási folyamatainak bonyolításában; Közreműködés a gazdasági döntésekhez szükséges információk és adatok gyűjtésében, rendszerezésében, feldolgozásában, elemzésében és értékelésében; Pénzügyi és adminisztratív feladatok ellátása; Érdemi ügyintézési feladatok, eljárás különböző hivatalokba; Beszerzési és irodaüzemeltetési feladatok ellátása; Nyilvántartások vezetése; Üzleti levelezés, kapcsolattartás partnerekkel Az álláshoz tartozó elvárások: Pénzügyi és számviteli ismeretek; Angol nyelv legalább középfokú ismerete szóban és írásban egyaránt; MS Office kiváló ismerete és használata; B kategóriás vezetői engedély és vezetési tapasztalat; Önálló munkavégzés, kezdeményezőkészség; Képesség az összetett feladatok megértésére és megoldására; Jó szervezőkészség; Precíz, pontos, feladattudatos munkavégzés Az állás betöltéséhez előnyt jelent: Gazdálkodási területen szerzett szakmai tapasztalat; Angol nyelv magas szintű ismerete Amit kínálunk: Stabil vállalati háttér; Változatos és kihívásokkal teli feladatok; Szakmai fejlődési lehetőség; Kellemes munkahelyi környezet
Munkatársat keresünk az alábbi munkakörbe ÜGYVEZETŐ IGAZGATÓI ASSZISZTENS Főbb feladatok, munkák: az ügyvezető igazgató támogatása a vezetői feladatok ellátásában; a vezető munkaprogramjának megszervezése, időpontok és határidők megtervezése; napi kapcsolat biztosítása a vezető távolléte esetén; dokumentációk, prezentációk, kimutatások készítése; szervezési feladatok ellátása (külső és belső megbeszélések, utazások, rendezvények); iroda működésének biztosítása (telefonkezelés, vendégek fogadása, szükséges eszközök beszerzése, kapcsolattartás a szolgáltatókkal); iroda működésével kapcsolatos problémák kezelése. Az álláshoz tartozó elvárások: határozott, rátermett, kimagasló kommunikációs készséggel rendelkező személyiség; kiemelkedő szervező- és kezdeményezőkészség; önálló precíz, gyors és hatékony munkavégzés; pozitív beállítottság, kellemes személyiség; nagyfokú terhelhetőség / konfliktuskezelő képesség és rugalmasság; gyakorlott számítógépes ismeretek (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet); aktív, folyékony, tárgyalási szintű angolnyelv-tudás; legalább 3 éves asszisztensi munkakörben szerzett tapasztalat; B kategóriás jogosítvány; francia, olasz, román, szerb nyelv ismerete előny. Amit kínálunk: multinacionális háttér, innovatív csapat; hosszú távú munkalehetőség; versenyképes jövedelem; változatos, kihívásokkal teli feladatkör, fejlődési lehetőség.
Kreatív, önálló munkavégzésre képes, lelkes, pályakezdő MARKETING ASSZISZTENSMUNKATÁRSAT keresünk az alábbi feltételekkel: Főbb feladatok, munkák: Marketinges anyagok, kreatívok (banner, layout stb.) tervezése, összeállítása; Honlap és webáruház folyamatos karbantartása; Facebook hirdetések feltöltése; Hírlevelek összeállítása, formázása kapott tartalom alapján; Adatbázis kezelés segítése; Webshop üzemeltetése és karbantartása; Kapcsolódó logisztikai feladatok kezelése, pl. csomagszervezés; Egyéb marketing anyagok készítése; Értékesítési terület támogatása, ügyfelekkel történő kapcsolattartás Az álláshoz tartozó elvárások: Releváns közép vagy felsőfokú végzettség; Magabiztos számítógép ismeret (Excel, Word, PPT); Jó kommunikációs képesség írásban és szóban egyaránt; Magabiztos nyelvtudás (német vagy angol); Kreativitás, önállóság; Elkötelezett és lelkiismeretes munkavégzés; Jó kapcsolatteremtő készség; Kommunikatív személyiség; Rugalmasság és terhelhetőség Előny: Online és keresőmarketingben, valamint a közösségi médiában való jártasság; B kategóriás jogosítvány Amit kínálunk: Színvonalas, dinamikus munkakörnyezet; Fiatal, professzionális csapat; Tanulási és fejlődési lehetőség
Munkaköri megfelelés Hogyan lehet megfelelni a fenti elvárásoknak, hogy lehetsz jó gazdasági, marketinges szakember vagy irodai asszisztens/titkár/menedzserasszisztens? Amint a fent bemutatott néhány foglalkozásban végzett tevékenységből és a munkaadói elvárásokból kiderül, van néhány speciális vonás (tulajdonság, tudás, képesség), amivel rendelkeznie kell a gazdaság bármely szektorában dolgozó szakembernek. Melyek ezek? Gyűjtsd össze a fenti leírások alapján az általad fontosnak tartott kompetenciákat*! *kompetencia = a megszerzett tudásnak, képességeknek, készségeknek, valamint a viselkedési formáknak (személyes, társas kapcsolatokban és a munkavégzés folyamán) olyan összessége, amely alkalmassá teszi az egyént adott feladat ellátására, tevékenység végzésére. A listádat vesd össze az alábbiakkal! - digitális írástudás, - legalább egy idegen nyelv ismerete (min. közép szinten szóban és írásban), - dokumentációkészítés, -nyilvántartás számítógépen (szövegszerkesztés, táblázat- és adatbázis-kezelés, prezentáció, internet, e-mail stb.), - döntésképesség, határozottság, - felelősségtudat, - pontos, precíz munkavégzés, - szabálykövetés, - képesség önálló és csapatmunkára, - hatékony kommunikáció, - együttműködés, segítőkészség, - probléma- és konfliktuskezelés (l. marketing és irodai feladatkörök), - szervezési készség, - munka- és időszervezés, időgazdálkodás, határidő-nyilvántartás, - pénzügyi, számolási, logikai készség (l. gazdasági ügyintézői feladatkör), - kontroll, önkontroll, - kreativitás (l. marketing, titkári feladatkör), - nyelvtudás, - rugalmasság, terhelhetőség stb. Értelmezd a fenti kompetenciákat! Beszélj róla társaiddal, tanáraiddal, szüleiddel! Húzd alá a fenti listában, te melyik kompetenciával rendelkezel! Írj motivációs levelet a fenti álláshirdetések valamelyikére!
A munkakörnyezet bemutatása Az iroda mint a gazdasági, marketing és ügyviteli munka helyszíne Az irodán általában egy az ott folyó munkatevékenységnek megfelelő bútorzattal berendezett kisebb-nagyobb szobát, termet értünk, ahol hozzáértő emberek papíron vagy elektronikusan munkát végeznek, ügyfeleket fogadnak vagy tárgyalnak, ahol állandóan csörög a telefon, kattog a számítógép billentyűzete, gyűlnek a papírok és az irattartók a polcokon. Az iroda tehát sajátos kialakítású és berendezésű zárt fizikai tér, helyiség, amely egy cég szervezeti kapcsolatainak központja. Itt történik az ügyintézés ügyfelek, megrendelők, partnerek, hatóságok közvetlen vagy közvetett érintettségével. A tevékenységet többnyire szabályok, előírások, utasítások mentén végezzük. A környezetére jellemző, hogy az irodában végzett munka jellegének és az ott dolgozók igényeinek, szükségleteinek megfelelő speciális munkakörülményeket (berendezések, technikai eszközök, irodaszerek stb.) alakítanak ki. Ha belépünk egy helyiségbe, a fizikai környezet árulkodik arról, hogy milyen jellegű munkatevékenységet végezhetnek az ott dolgozó személyek. Az iratok, dokumentumok vagy az irodaszerek tárolására szolgáló bútorokon, polcokon, szekrényeken, íróasztalokon, ülőalkalmatosságokon kívül a gazdasági, marketing vagy ügyviteli, adminisztrációs munka végzéséhez elengedhetetlen a számítógép, a hozzá kapcsolódó nyomtatóval, a fénymásoló, a szkenner, vagy mindezek együtt, a multifunkciós készülékben. Írásmunkák (dokumentumok, levelek, kimutatások, leltárok, marketingötletek stb.) készítéséhez, az elektronikus kapcsolatok fenntartásához (internet, e-mail, weblapok, közösségi portálok stb.) szükséges a képernyős munkaterület egészséges és biztonságos körülményeinek kialakítása. Helyiség, ahol a gazdaság különböző szférájában (gazdálkodó cég, nonprofit szervezet, közigazgatás, egészségügy, oktatás, kultúra, környezetvédelem stb. területén) információfeldolgozás folyik, mely folyamat szorosan kapcsolódik a szervezet profiljához.
A különböző korokban más-más jelentéssel bírt az iroda. Más eszközökkel, eljárásokkal dolgoztak, különböztek az ügymenetek és a szabályok, a kapcsolattartási, ellenőrzési formák is eltérőek voltak. Egy közös vonás azonban a mai napig megmaradt: az iroda mindig is az információ kezelésére, továbbítására, tárolására alkalmas tér volt, s az ott folyó munkát a múltban is hozzáértő emberek végezték - az adott korhoz technikai fejlettségét jellemző, korszerű eszközökkel. RÉGEN NAPJAINKBAN Mi a különbség a fenti képek munkakörülményeket kifejező jellegében? Írd le, milyennek képzeled el a saját irodádat? Információ az irodában Az információ napjaink egyik legértékesebb, versenyképességet meghatározó tényezője a gazdaság valamennyi szereplője számára. Rendelkezni vele valamiféle hatalmat jelent: tudást, magabiztosságot, nagyobb előrelátást, tervezési lehetőséget, bátrabb kockázat- és felelősségvállalást stb. jelent. Az információ adatok (tények, fogalmak, körülmények stb.) értelmezése, összefüggések megteremtése az előzetes tudásunk, tájékozottságunk alapján. A változó gazdasági, társadalmi, jogi és egyéb körülmények között információk megszerzésével igyekszünk a tudásunkat gyarapítani, tájékozottságunkat növelni. Döntéseink szempontjából természetesen a hiteles, megbízható, valósághű információknak van igazi értéke. Az információ hozzájutásához, annak megszerzésére, gyűjtésére számos lehetőségünk van. Sorolj fel néhány, az információszerzést támogató csatornát!
Jellemezd az alábbi közlési csatornák előnyeit, hátrányait! - személyes közlések élőszóban (minél szélesebb körű a kapcsolatrendszerünk és gyakoribbak találkozásaink a jól értesült személyekkel, annál nagyobb az esélyünk, megszerezni tőlük a számunkra fontos információkat); - nyilvános rendezvények (fórum, megbeszélés, tanácskozás stb.) - írott közlések (szakirodalom, sajtó, hírlevél, közvetlen tájékoztatás stb.); - hivatalos statisztikák, jelentések, évkönyvek stb.; - média (hírközlések, információ-megosztások); - internetes portálok, - közösségi oldalak stb. Napjaink irodáiban korszerű irodatechnikai és telekommunikációs eszközök segítik a mindennapi munkavégzést. Az információk rögzítéséhez, az ügymenetek végzéséhez megfelelő, testre szabott szoftverek állnak rendelkezésre. Az információs folyamat eszközei, a dokumentumok fogalma is megváltozott. A legmodernebb információhordozók együtt tudják kezelni a különböző forrásokból származó adatokat, információkat (pl.: szöveg, kép, hang, film, vonalkód stb.). Mindebből következik, hogy megváltoztak az információ gyűjtésének, tárolásának és továbbításának eszközei, lehetőségei, módszerei is. A múlt irodájában a szöveges információ papírra rögzítésének szinte egyetlen módja a kézírás, majd a XX. századtól kezdődően a gépírás volt. Napjainkban hangfelismerő rendszereknek köszönhetően lehetőség van arra, hogy az élőszó egyből írott formává váljon, a szkennerek segítségével pedig mód nyílik a papír alapon található információk digitalizálására. Az információtovábbítás soha nem látott lehetőségeket nyújt. Az Internet segítségével pillanatok alatt tudunk nagy mennyiségű információt szerezni és küldeni a világ egyik pontjáról a másikra. Századunkat sokan nevezik az információ századának? Fejtsd ki a véleményed erről a jellemzésről!
A számítógépek áldásos és káros hatásai az irodai körülmények között dolgozókra A technikai csodákkal teli világunkban a számítógépnek vitathatatlan az előnye, mind a munkánkban, mind pedig a mindennapi életünkben. A használata nemcsak kívánatos, hanem egyenesen szükségszerű. Fontos, hogy a felgyorsult információáramlás folyamatában kellő időben és kellő módon hozzá tudjunk jutni azokhoz az adatokhoz, tényekhez, amelyek életvitelünket, munkánkat megkönnyítik, illetőleg meghatározzák. Szükségszerűségét leginkább a gazdasági életben érzékeljük, amit igazol az a tény is, hogy a munkahelyeken csökken a hagyományos értelemben vett irodai munkaerő aránya, és egyre növekszik azok száma, akiknek a munkájában nélkülözhetetlen mindennapi eszköz a számítógép. Így van ez a gazdasági szakterület munkaköreiben is, ahol a legelterjedtebb munkaeszközzé vált a számítógép és a hozzá kapcsolódó kiegészítők. Egyes munkahelyeken napi 5-6 órán át, vagy még ennél is hosszabb ideig - sokszor folyamatosan - dolgoznak a számítógéppel. A képernyő előtt végzett munka pedig csak látszólag könnyű, valójában nagyfokú, állandó figyelemösszpontosítással és a szem erőteljes igénybevételével jár. Még tovább fokozza a megterhelést és fárasztóbbá teszi ezt a munkát, ha nem megfelelő a testhelyzet, illetőleg az optimális munkakörnyezet kialakítására nem fordítanak kellő figyelmet. A számítógéppel dolgozók gyakran panaszkodnak gyors elfáradásra, álmosságra, idegességre, ingerlékenységre, látási zavarokra, illetőleg egyéb, különösen a fej-, a nyak-, hát- és kézfájdalmakra. Világszerte hatalmas erőkkel folyik a kiváltó okok kutatása. A szakemberek szinte egybehangzóan állítják, hogy a panaszok jelentős részét a számítógépes munkakörnyezet helytelen kialakítása, illetőleg a számítógépek által meghatározott pszichés tényezők okozzák, amelyek kellő körültekintéssel, odafigyeléssel, rövid tornával, pihentetőkkel könnyen megszüntethetők, vagy jelentősen csökkenthetők.
A panaszokból kiindulva főként a testhelyzettel, a vizuális észleléssel kapcsolatban jelentkeznek a problémák. A számítógéppel való foglalatosság ülő testhelyzetet igényel, így a szervezet statikus megterhelés alatt áll. Ebben a testhelyzetben a vérkeringés lelassul és egy idő után fáradtsághoz vezet. Hosszabb távon súlyos megbetegedést (izommerevség, mozgásszervi károsodás, váll-, derék-, csuklófájás stb.) okozhat a helytelen, kényelmetlen testhelyzet, amit tovább súlyosbíthat az ennek nyomán kialakuló stressz és a szellemi munkával együtt járó idegi megterhelés. A dolgozók nagyon sokat tehetnek az egészséges munkakörnyezetért. Mindenekelőtt helyes munkavégzési szokásokat kell kialakítani és be kell tartani a képernyős munkahelyekre vonatkozó egészségügyi és munkabiztonsági szabályokat, amelyek útmutatást adnak a legfontosabb irodai eszközök és a munkakörnyezet ergonómiai* szempontú használatára, kialakítására: munkaasztal, szék igények szerinti beállítása; számítógép, képernyő, beviteli eszközök (billentyűzet, egér), perifériák összehangolása; az irodai, ügyviteli adminisztrációt segítő egyéb berendezések elhelyezése (az irodai tér kialakítása) a munka jellegének megfelelően; világítás, megfelelő hőmérséklet, páratartalom, levegő, szellőztetés, zaj stb. megoldása; a személyes tér kialakítása; helyes testtartás a munkavégzés során; ellazulást, feltöltődést jelentő mozgások, pihentető torna; ésszerű és hatékony munkaszervezés; jó közérzet kialakítása. *Ergonómia = az ember és munkakörnyezetének (l. fizikai tér, munkaeszköz, anyagok, a munka szervezete, egyén és munkacsoport viszonya stb.) kölcsönhatását vizsgáló tudományterület. A laptopok, ipad-ok, iphon-ok, okostelefonok stb. sok területen segítik, támogatják az emberi tevékenységet (főleg kapcsolattartását), de sajátos konstrukcióik, kialakításuk,
méretük miatt nem alkalmasak folyamatos munkára, mivel használatuk több ergonómiai problémát is jelent. Pl. a billentyűzet és a képernyő mérete túlságosan kicsi, egymástól függetlenül nem állítható be, nem mozgatható, a képernyő mérete, szemtől való távolsága, megfelelő dőlésszöge nem állítható, a billentyűzet kialakítása, mérete következtében az ujjak, a kéz, a csukló, a test (hát, fej, nyak) természetellenes tartásra, mozgásra kényszerül. (Bővebben: 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről) A munkahelyi légkör az irodában A pszichológiai és szociális környezet a gazdasági, marketing, ügyviteli-irodai munkavégzés egyik leglényegesebb környezeti eleme. Feszült, rossz légkörű munkahelyen a munka is rosszul fog menni. A jó csapatmunkához elengedhetetlen a jó önismeret, ezzel egyidejűleg fejleszteni kell magunkban a mások elfogadásának képességét is. Csak így alakíthatóak ki a harmonikus munkakapcsolatok. Ha javítjuk személyes és munkakapcsolataink minőségét, illetve reális önértékelésünk alapján tisztában vagyunk egyéni tulajdonságainkkal, az alábbi eredményeket érhetjük el: hatékonyabb, korszerűbb és komfortosabb munkavégzés; jobb minőségű, pontosabb munka; biztonságosabb körülmények; egészségi ártalmak kiküszöbölése; munkavégző képesség növekedése; munkatársak általános közérzetének javulása.