IPMACERT.HU az IPMA kizárólagos vizsgaközpontja Magyarországon a Projekt Menedzsment Mesterség Kitűnőségéért Alapítvány szolgáltatásaként postacím: 1363 Budapest, Pf. 92/2. e-mail: iroda@ipmacert.hu iroda: 1106 Budapest, Jászberényi út 24-36. honlap: ipmacert.hu JELENTKEZÉSI ÚTMUTATÓ IPMA A szint: Okleveles Projektigazgató Érvényes 2014. június 16-tól visszavonásig. A korábbi jelentkezési útmutató 2014. június 15-től érvényét veszti. (Változás az előző útmutató tartalmához képest: a minősítés megújítása részletesen ismertetésre került) készült: az IPMA Certfification Regulations and Guidelines 3.10, September 2010 elvárásai alapján, az ISO 17024:2003 személyi tanúsításra vonatkozó szabványának megfelelően. Jelentkezési feltételek: (ICRG3.10 3.2) Legalább 5 éves igazolt tapasztalat stratégiai jelentőséggel bíró portfóliómenedzsment és/vagy programmenedzsment területén az utóbbi 8 év vonatkozásában. A 8 év megfelelő indoklással kiterjeszthető 12 évre, amelyből legalább 3 évet vezetői funkcióban szerzett a jelentkező komplex portfóliók vagy programokban, és legalább 2 év tapasztalat projektek menedzselésében. Elvárt alapkompetenciák: (ICRG3.10 3.2) A jelentkező képes legyen komplex portfóliók és programok menedzselésére: Egy vállalat/szervezet/szervezeti egység felelős vezetőjeként képes legyen egy komplex portfóliónak, illetve egy vagy több jelentős programnak az irányítására. Képes legyen részt venni stratégiák kidolgozásában és képes legyen tanácsokkal ellátni a felső vezetést. Képes legyen fejleszteni a projektmenedzsmenttel foglalkozó munkatársakat, coach-ként támogatni aprojektmenedzsereket, hogy azok fejlesszék saját projektmenedzsment kompetenciáikat. Képes legyen irányítani szenior projektmenedzsereket, projektmenedzsereket, és a portfólió/program csoporthoz tartozó egyéb munkatársakat. Képes legyen kialakítani és megvalósítani projektmenedzsment fejlesztéseket a következő területeken: projektmenedzsment igények felmérése, projektmenedzsment kultúra, projektmenedzsment folyamatok, projektmenedzsment módszerek, projektmenedzsment technikák, projektmenedzsment eszközök, projektmenedzsment kézikönyvek, portfólió vagy program útmutatók. Példák a portfólió és program értelmezéséhez: A portfólió több projektet tartalmaz, amelyeket együtt fogadtak el és indítottak el, közöttük rangsort állítottak fel, összehangolják őket, együttesen felügyelik és kontrollálják őket egy projektigazgatón vagy végrehajtó bizottságon keresztül. A projektek hozzájárulnak a szervezet stratégiai fejlesztéséhez és operatív eredményeinek eléréséhez. Portfóliónak tekintünk például: egy nagy ügyfélhez kapcsolódó projektek összességét egy adott részlegnél, egy szervezet minden belső informatikai projektjét, egy nem-profit szervezet (civil szervezet) minden projektjét, vagy egy város minden építési projektjét. Rendes esetben a 1
portfóliót, mint a szervezet állandó részét alakítják ki, miközben az ebben a keretben menedzselt projektek jönnek-mennek. A program különböző, jól meghatározott, egymással összefüggő feladatokból (projektekből és egyéb kiegészítő feladatokból) tevődik össze, amelyek egy vagy több konkrét célt szolgálnak egy átfogó cél adta kereten belül. Programnak tekintünk például: egy nemzeti droghasználat ellen küzdő kampányt, egy közlekedés okozta zajcsökkentő kampányt, egy adott komplex tudásterület információinak szabványosítását. Miután az előre megszabott határidőre a programok elérték céljaikat, és ezzel hozzájárultak a stratégiák megvalósításához, a programokat lezárják. A komplexitás főbb tényezői portfólió vagy program vonatkozásokban IPMA A szinten: (ICRG3.10 3.2) A portfólióban vagy programban együtt menedzselt, nem lezárt projektek száma, fontossága, változatossága és összetettsége, továbbá az irányított projektmenedzserek száma. Javaslatok a portfóliót vagy programot irányító testület felé, és az ezt megelőzően saját körben hozott döntések. A szervezeten belül használt projektmenedzsment elvárások, folyamatok, módszerek, technikák, eszközök, szabályzatok és útmutatók kiválasztása és fejlesztése. Részvétel a projektmenedzserek kiválasztásában, képzésében és alkalmazásában. A portfólió vagy program minden projektjének koordinációja, stratégiai elvárásokhoz való igazítása. A minősítés folyamatának áttekintése IPMA A szinten: (ICRG 3.10 6.1) szakaszok lépések 1. Jelentkezés Jelentkezési dokumentáció (jelentkezési lap, önéletrajz, referencia személyek listája, önértékelés, portfólió- /program-/projekt lista, Saját Projekt Esettanulmányra vonatkozó javaslat, Etikai Kódex elfogadása, vizsgadíj befizetésének igazolása) beadása. 2. Műhelymunka Részvétel műhelymunkán, amelynek keretében a vizsgázó megfigyelt teljesítménye alapján a vizsgázó kompetenciáit értékeli a kijelölt két vizsgabiztos. A vizsgabiztosok visszajelzést adnak a Saját Projekt Esettanulmányra vonatkozó javaslatra, amelyet követően lehet elkezdeni a Saját Projekt Esettanulmány részletes kidolgozását. 3. Saját Projekt Esettanulmány (SPE) elkészítése A vizsgázó írásban a Saját Projekt Esettanulmányon (15-30 oldal max. 20 oldal melléklettel) keresztül mutatja be kompetenciáit egy olyan valós komplex portfólión vagy programon keresztül, amelyet saját maga vezetett. 4. Személyes interjú A vizsgázó egy 1,5-2 órás személyes interjú keretében mutatja be kompetenciáit. Az interjú során a vizsgabiztosok által kiválasztott, kompetencia területenként 5-4-4 kompetencia elem megbeszélésére kerül sor. 5. Értékelés és döntés a minősítésről A két kijelölt vizsgabiztos összegzi értékeléseit, és írásos javaslatot tesz a vizsgaközpont felé. A vizsgaközpont dönt a javaslatokról. Az értékelések lezárását követő kb. 3-ik héten a vizsgaközpont kiértesíti a vizsgázót. A vizsgázok kitöltik a weben a "Vizsgaközpont értékelése" kérdőívet. Sikeres minősítés esetén a vizsgaközpont magyar és angol nyelvű oklevelet állít ki és ad át. 2
A részletes teendőket és a feltöltendő dokumentumokat illetően a weben történő regisztráció és jelentkezés során kap tájékoztatást. A regisztráció során kapott egyéni azonosítóval a vizsgázók a web-en követhetik saját minősítési folyamatuk előrehaladását. Az IPMA A szint minősítéséhez kapcsolódó kiegészítő útmutatások: (ICRG 3.10 6.1) A jelentkezési lapnak tartalmaznia kell a szükséges személyes adatokat. A jelentkezőnek nyilatkoznia kell, hogy: megismerte a rá váró minősítési folyamatot, hajlandó a minősítés során a minősítéséhez szükséges portfólió/program/projekt információt szolgáltatni, beleértve az esetlegesen nem projektmenedzsmenttel töltött időszakokat is, hajlandó a vizsgadíjat (a kiállított számla ellenében) megfizetni, magára nézve elfogadja az Etikai Kódexet, hozzájárul vagy nem járul hozzá sikeres minősítése esetén nevének, oklevél számának és lejárati dátumának publikálásához az IPMACERT.HU web-listáján. A jelentkezési folyamat lépései és részletei a jelentkezési web-oldalon találhatók. Az önéletrajznak tartalmaznia kell a jelentkező felsőoktatásban nyert végzettségeit, egyéb oktatásokon és képzéseken nyert végzettségeit, szakmai képesítéseit és szakmai karrierjének részleteit. Tartalmaznia kell továbbá, hogy: milyen projektmenedzsment képzésen, vagy a projektmenedzsment tárgyához tartozó képzésen vett részt, milyen projektmenedzsment irodalmat tanulmányozott, milyen projektmenedzsment képzéseket/oktatásokat tartott, milyen projektmenedzsment körébe tartozó publikációi vannak. A referencia személyek listája alapján a kijelölt vizsgabiztosok annyi referencia személyt keresnek meg, amennyit szükségesnek látnak a vizsgázó jelentkezési feltételeinek és kompetenciáinak értékeléséhez. A listának tartalmaznia kell legalább 1 felettest, továbbá legalább 1 személyt, aki a megrendelői oldal képviselője és legalább 1 személyt, aki a projekt team tagja volt. Az adatok közt a referencia személy szervezetének, beosztásának, valamint telefonszámának és e-mail címének egyaránt szerepelnie kell. A referencia személyt a vizsgázónak érdemes előre tájékoztatnia arról, hogy vizsgaközpontunk várhatóan felkeresi. Az önértékelést minden jelentkezőnek ki kell töltenie az IPMACERT.HU honlap "Jelentkezés" területén. Az önértékelés során a saját tudását és tapasztalatát kell értékelnie minden, az ICB3.0 kompetencia rendszerben található elemet illetően. A portfolio-/program-/projektlistának be kell mutatnia, hogy a jelentkező milyen portfólióban /programban /projektben vett részt, és hogy ezek alapján megfelel a jelentkezési feltételeknek. A listában felsorolt minden egyes portfóliót/programot/projektet illetően a következő információk megadása szükséges: portfólió/program/projekt neve megbízója érdekelt felek felsorolása leszállítandó terméke (szolgáltatása) kezdete és vége (év, hónap), főbb szakaszai (év, hónap) költségvetése (HUF) projektmenedzsment-komplexitás bemutatása jelentkező által betöltött szerep és hozzákapcsolódó felelősségek jelentkező adott szerepben betöltött időtartama (év, hónap) jelentkező adott szerepben befektetett teljesítménye (főállás %-ában) A Saját Projekt Esettanulmányra (SPE) vonatkozó javaslatnak 1-3 oldalban és ehhez csatolt 3
mellékletekben (ami szervezeti ábrát és sávos ütemtervet /GANTT ábra/ is tartalmaz) kell bemutatnia az esettanulmányként feldolgozásra ajánlott saját portfóliót/programot/projektet. A javaslatot a kijelölt vizsgabiztosok értékelik, és a műhelymunka keretében személyes visszajelzést adnak, szükség esetén változtatást, módosításokat kérnek. Az SPE-javaslatnak követnie kell az SPE első részének kötelező tartalomjegyzékét, tartalmában illeszkedve az 1-3 oldalnyi korláthoz: Háttér bemutatása (projekt típusa, hatóköre, megrendelői oldala, egyéb érdekelt/érintett felek, erőforrás igénye, komplexitása, stb.) a projekt célrendszere a projekt szervezete a vizsgázó szerepe a bemutatott projektben és ehhez kapcsolódó felelősségei a projekt meghatározó (szakmai és menedzsment) jellemzői az egyes projektszakaszok eredményei A jelentkezőnek nyilatkoznia kell az Etikai Kódex elfogadásáról. A jelentkezőnek igazolnia kell a vizsgadíj befizetését. A műhelymunka elején ismertetésre kerül a csoportfeladat, melynek vezetője a vizsgázó, akit a vizsgabiztosok az adott (a kb. 1-1,5 órás) csoportfeladathoz kapcsolódóan projektvezetői szerepében értékelnek. A vizsgázó a műhelymunka végén rövid szóbeli összefoglaló értékelést ad a vizsgabiztosok felé a csoportfeladat megoldása során végzett munkáról. A vizsgázó írásban a Saját Projekt Esettanulmányon (SPE) (15-30 A4 oldal max. 20 A4 oldal melléklettel, mindkettő betűmérete 11 pont) keresztül mutatja be kompetenciáit egy olyan valós komplex portfólión vagy programon keresztül, amelyet saját maga vezetett. Az SPE-et a következők szerint kell megírni: SPE első rész: Terjedelme az elkészített SPE max. 20%-a. Funkciója: a vizsgabiztosok számára az SPE tárgyául kiválasztott projektet, mint értelmezési keretet bemutatni a második részben bemutatott kompetencia elemek értékeléséhez. Értékelése: az első rész tartalmát a vizsgabiztosok nem értékelik, ugyanis a projekt szakmai vetülete nem tartozik a személyi tanúsítás alapján kiépített IPMA vizsgáztatás hatókörébe. Kötelező tartalomjegyzéke: Háttér bemutatása (projekt típusa, hatóköre, megrendelői oldala, egyéb érdekelt/érintett felek, erőforrás igénye, komplexitása, stb.) A projekt célrendszere A projekt szervezete A vizsgázó szerepe a bemutatott projektben és ehhez kapcsolódó felelősségei A projekt meghatározó (szakmai és menedzsment) jellemzői Az egyes projektszakaszok eredményei SPE második rész: Terjedelme az elkészített SPE min. 80%-a. Funkciója: az SPE tárgyául kiválasztott projekt megadja a vizsgabiztosok számára a kiválasztott kompetenciaelemek értékeléséhez szüks.ges értelmezési keretet és az ehhez kapcsolódó információkat, ami lehetővé teszi a vizsgázó által kiválasztott, a projekt projektmenedzsmentjére vonatkozó kompetenciák és ehhez kapcsolódó módszerek, eszközök és technikák alapos értékelését. A személyi tanúsítás alapján kiépített IPMA 4
vizsgáztatás lényege ugyanis nem a bemutatott projekt értékelésében áll, hanem a vizsgázónak a bemutatott projektben használt projektmenedzsment eszközök és módszerek, az adott projekthez illeszkedő tudatos, hozzáértő és kompetens használatának értékelésében, amely a jövőre kivetítve különböző, ám a projektmenedzsment vetületét tekintve hasonló projektekben valószínűsíti a vizsgázó helytállását és sikerét, azaz kompetenciáját. A vizsgázó által kiválasztandó kompetenciaelemek: az SPE-nek a Projektmenedzsment technikái kompetencia területből legalább 14-et, a Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia területből legalább 11-et, a Projektmenedzsment kontextusa kompetencia területből legalább 8-at kell bemutatnia, úgy hogy az SPE-ben jelöli, hogy melyik kompetencia elemről ír. Értékelése: a második rész tartalmát a vizsgabiztosok kompetencia elemenként értékelik, külön az eszközök és technikákra vonatkozó tudás dimenzióra, és külön az eszközök és technikák helyzetfüggő alkalmazására vonatkozó készséget is magába foglaló tapasztalati dimenzióra. Kötelező tartalomjegyzék: Minden egyes kiválasztott kompetenciaelem kapcsán a következő elemzési lépéseket kell megtenni és és írásban rögzíteni: a bemutatott projektben az adott kompetenciaelemhez kapcsolódó és megoldandó projektmenedzsment probléma/feladat/kihívás bemutatása, az alkalmazott projektmenedzsment megoldás/kezdeményezés (eszközök, technikák és módszerek) kiválasztásának, esetleg helyzetre szabásának indoklása, a megoldás/kezdeményezés bemutatása, az alkalmazott projektmenedzsment megoldás/kezdeményezés nem-szakmai, hanem projektmenedzsment terméke, eredményének és/vagy eredménytelenségének bemutatása, az alkalmazott projektmenedzsment megoldás/kezdeményezés múltbéli tapasztalatainak levonása (lényegre törő elemzés és értékelés) és a tapasztalatok jövőre vonatkozó személyes tanulsággá formálása, és felhasználásának előrevetítése jövőbeni saját portfóliókban/programokban/projektekben. Mellékletek: Terjedelme: max. 20 oldal Funkciója: az SPE szöveges részét ábrákkal kiegészíteni. Nyilatkozatok: Terjedelme: kb. 1 oldal, amely nem számít bele az SPE terjedelemébe. Funkciója: az SPE kapcsán különböző jognyilatkozatok rögzítése. Kötelező tartalma: 1) Nyilatkozat arról, hogy a bemutatott projektet az SPE készítője - aki egyben a vizsgázó - saját maga vezette. 2) Nyilatkozat arról, hogy a beadott SPE-t a vizsgázó teljes egészében maga készítette, teljes egészében és kizárólagosan tulajdonosa szerzői jogoknak. 3) Nyilatkozat arról, hogy a beadott SPE-ben bemutatott projektre vonatkozóan a vizsgázó jogosult az SPEben bemutatott információk és dokumentumok vizsgafolyamat keretében a vizsgaközponttal való megosztására. (A vizsgaközpont titoktartási kötelezettségét lsd. jelen útmutató utolsó fejezetében). 4) Nyilatkozat arról, hogy a beadott SPE-re vonatkozóan a vizsgázó maga is korlátlan ideig titoktartási kötelezettséget vállal. A személyes interjú időtartama 1,5-2 óra, amelynek során a vizsgabiztosok a vizsgázó önértékelése, műhelymunkán nyújtott teljesítménye és SPE-je alapján előre összeállított kérdéseket tesznek fel a vizsgázónak. A kérdések irányulhatnak a jelentkezés során beadott dokumentumok tartalmának ellenőrzésére, a vizsgázó tudásának és tapasztalatainak erősségeire és gyengeségeire, hiányterületeire, továbbá a vizsgázó portfólió/program/projekt menedzsment területen meglévő kompetenciáinak helyszíni demonstrálására. A vizsgázónak 5
lehetősége van, hogy az interjú során válaszait dokumentumokkal (pl.státuszriportok, kézikönyvek) támassza alá. Az interjú során a Projektmenedzsment technikái kompetencia területből legalább 5-öt, a Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia területből legalább 4-et, a Projektmenedzsment kontextusa kompetencia területből legalább 4-et kell érinteni az interjú során. Ezt kiegészítheti néhány kérdés a hazai és nemzetközi projektmenedzsment szakmai közéletben való tájékozottságra vonatkozóan. A minősítéshez használt IPMA Kompetencia Rendszer (ICB 3.0): (ICRG 3.10 2.5) A minősítéshez használt IPMA Kompetencia Rendszer (ICB 3.0, June 2006) a következő területeket öleli fel: 1 Projektmenedzsment technikái kompetencia terület (20 elem) 2 Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia terület (15 elem) 3 Projektmenedzsment kontextusa kompetencia terület (11 elem) A kompetencia rendszer a http://ipmacert.hu honlapunkról letölthető. Az IPMA A szint értékelése: (ICRG 3.10 7.1.2) A vizsgázók minősítésekor a vizsgabiztosok az egyes kompetencia területekre adott értékeléseket a következő súlyozással veszik figyelembe: 1 Projektmenedzsment technikái kompetencia terület 40% 2 Személyes jellemzők a projektmunkában kompetencia terület 30% 3 Projektmenedzsment kontextusa kompetencia terület 30% A vizsgabiztosok a vizsga egyes elemeit, azaz a műhelymunka, a Saját Projekt Esettanulmány és az interjú során nyert értékeléseket kompetencia területenként átlagolják és a fenti súlyokkal súlyozzák, majd az így kapott értékeket összesítik külön tudás és tapasztalat dimenziókra. A tudás értékelésekor egy 0-10-ig terjedő skálán legalább 7,0 pontot, a tapasztalat értékelésekor egy 0-10-ig terjedő skálán legalább 7,0 pontot, átlagban egy 0-10-ig terjedő skálán legalább 7,0 pontot kell szereznie a sikeres vizsgázónak. Az önértékelést a vizsga során az interjú kérdések kialakítása során figyelembe veszik, de nem számítják be az értékelési pontrendszerbe. Javasolt irodalom a minősítéshez: Mind a négy IPMA szintre vonatkozóan ugyanaz a javasolt irodalom áll rendelkezésre, amely az IPMACERT.HU honlap "HU - Minősítés magyar nyelven" alatt található. Visszalépés a minősítési folyamatból: A minősítési folyamatban nincs lehetőség visszalépésre. Aki mégis amellett dönt, hogy nem kívánja folytatni a vizsgát, vagy kizárásra kerül szabálytalanság miatt, vagy elmulasztja a megadott határidő bármelyikét, illetve sikertelenül vesz részt a minősítésen, elveszti a befizetett vizsgadíjat, amelynek visszafizetésre nincs mód. 6
Sikertelen minősítés ismétlése: Sikertelen vizsga részbeni ismétlése (pótvizsga): A sikertelen vizsgát követően pótvizsgára csak az adott szint írásbeli részvizsgájára vonatkozóan van lehetőség. Pótvizsgára a sikertelen vizsgáról és a pótvizsga lehetőségéről tájékoztató e-mail értesítés megküldését követő 30 napig lehet jelentkezni. A pótvizsga részletei a "Pótvizsgák eljárásrendje" alatt találhatók meg az ipmacert.hu honlapon. Sikertelen vizsga teljes körű ismétlése: A sikertelen minősítés teljes körű ismétlésére legkorábban a sikertelen minősítésről szóló értesítést követő 6 hónap eltelte után kerülhet sor. Az ismételt minősítés esetén a jelentkezőnek a teljes vizsgadíj befizetése mellett újra kell kezdenie a minősítési folyamatot. A minősítés érvényessége IPMA A szinten: (ICRG 3.10 6.1.6.2) Sikeres minősítés esetén a vizsgaközpont névre szóló oklevelet állít ki magyar és angol nyelven, amelyek a kiállítást követő 5 évig érvényesek. Az oklevél átadásának/postázásának feltétele, hogy a vizsgázó kitöltse a vizsgaközpont által számára megküldött, a minősítés eljárásrendjére és működésére vonatkozó kérdőívet. Az érvényes minősítéssel rendelkezők nevét, az oklevél sorszámát és annak érvényesség lejárati dátumát a vizsgaközpont a sikeres vizsgázó jelentkezési lapon megtett írásos engedélyével az IPMACERT.HU honlap publikus "IPMACERT.HU érvényes minősítések adatbázisa" listájában teszi közzé és tartja karban. A minősítés megújítása IPMA A szinten: A minősítés megújításának alapvető feltétele, hogy a minősített személy igazolja, hogy a minősítés érvényességének ideje alatt folyamatosan gondoskodik saját projektmenedzsment szakmai fejlődéséről. Ennek keretében évente 35 órát szakmai önfejlesztéssel (pl. továbbképzéssel, konferencia részvétellel, tapasztalatcserével, szakirodalom olvasással, előadással vagy publikációval stb.) kell eltöltenie. A megújításhoz megkövetelt szakmai fejlesztési tevékenység felsorolását az Oktatások és továbbképzések listája sablonon, a megújításkor esedékes jelentkezési anyag részeként kell a vizsgaközpont felé benyújtani. A követhetőség és a valós, elegendő mértékű önfejlesztés érdekében vizsgaközpontunk határozottan javasloja e sablonnak rendszeres, naprakész vezetését közvetlenül a minősítés megszerzésétől kezdve! A sablon letölthető az ipmacert.hu oldalról. A minősítés érvényességének figyelemmel kísérése kizárólag a minősített projektszakember felelőssége. A minősítés lejárta előtt 3-6 hónappal a vizsgaközpont - az adatbázisában rendelkezésére álló e-mail címen - emlékezteti erre az oklevél birtokosát, és felkínálja a minősítés meghosszabbítását. A minősítés megújítására történő regisztráció az oklevél lejárata előtt esedékes, ami megfelelő indoklás esetén legfeljebb az oklevél érvényességét követő 6. hónap végéig halasztható. A megújításra történt regisztráció és az újabb minősítés megszerzése között is legfeljebb fél év telhet el. A minősítés meghosszabbítása az első minősítésnél egyszerűbb, külön eljárás keretében zajlik, ennek részletei a "Minősítés megújítása" útmutatóban találhatók. Amennyiben a minősített nem él a megújítás lehetőségével, az oklevél lejáratával minősítése érvényét veszti. 7
A minősítés vizsgadíja: A minősítés díja az ipmacert.hu honlap "Vizsgadíjak és kedvezmények" oldalán található. A vizsgaközpont titoktartása: A vizsgaközpont szigorúan bizalmasan kezeli a kérelmező által benyújtott összes papír alapú és elektronikus adatot és dokumentumot. A teljes dokumentáció kizárólag a vizsgaközpont munkatársai, az érintett vizsgabiztosok és döntéshozók, valamint panaszos esetekben a Panaszbizottság számára elérhetőek. Kérdéseivel keressen minket az iroda@ipmacert.hu címen! IPMACERT.HU 8