2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN 978-963-606-614-7 Dr. Pétery Kristóf PhD, 2007 Mercator Stúdió, 2007 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. www.akonyv.hu és www.peterybooks.hu T/F: 06-26-301-549 06-30-305-9489
T A R T A L O M TARTALOM... 3 ELŐSZÓ... 7 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL... 11 AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA... 12 Excel 2007 újdonságok... 14 A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE... 28 Az állapotsor új elemei... 41 Segítség a 2007-es változatban... 43 Súgó tartalom... 44 Keresés a súgóban... 46 CELLATARTALOM BEVITELE... 48 A CELLÁK... 48 ADATBEVITEL... 49 Javítás... 57 Automatikus javítás... 58 Adatbevitel automatikus kiegészítéssel... 60 Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával... 61 Cellabevitel csoportos kitöltéssel... 65 Kitöltés egyéni lista elemeivel... 68 Számok bevitele... 71 Dátum és időértékek bevitele... 72 Cellák kitöltése képletekkel... 74 Cellák automatikus feltöltése... 78 Egyszerű trend készítése... 82 ADATÉRVÉNYESÍTÉS... 83
4 TARTALOM Korlátozás nélküli bevitel... 85 Egész szám korlátozás... 86 Az adatok érvényességének műveletei... 87 Tizedestört korlátozás... 88 Lista korlátozás... 90 Dátum korlátozás... 93 Idő korlátozás... 94 Szöveghossz korlátozás... 94 Egyéni korlátozások... 94 Figyelmeztető üzenetek beállítása... 95 Hibajelzés beállítása... 97 A beviteli hibák ellenőrzése... 101 Adatérvényesítés kiterjesztése... 102 MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK... 103 Kijelölés billentyűkkel... 104 Kijelölés egérrel... 109 CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE... 110 A cellák törlése... 113 Cellatartalom vagy formátum törlése... 114 TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA... 116 Vágólapra másolás... 118 Kivágás a vágólapra... 120 A vágólap tartalmának beillesztése... 120 KERESÉS ÉS CSERE... 128 MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE... 130 SZÁMÍTÁSI FELADATOK... 135 SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK... 135 Hivatkozások és nevek... 138 A KÉPLETEK ALKALMAZÁSA... 147 A képletek szintaxisa... 147 A képletekben alkalmazható operátorok... 152 MUNKALAPFÜGGVÉNYEK... 159
TARTALOM 5 A függvények használata... 160 Függvény beillesztése listából... 162 A leggyakoribb függvények... 170 EGYÉNI FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA... 174 A BEÉPÍTETT FÜGGVÉNYEK... 181 Statisztikai elemzések... 188 Vezérlőobjektumok... 191 HIBÁK KEZELÉSE... 198 CÉLÉRTÉK KERESÉSE... 210 DÁTUMMŰVELETEK... 217 PÉNZÜGYI SZÁMÍTÁSOK... 224 KAMAT, TÖRLESZTÉS... 224 BEFEKTETÉS, ÉLETJÁRADÉK... 229 ÉRTÉKPAPÍR ELEMZÉS... 233 EGYÉNI PÁRBESZÉDPANELEK... 237 ADATBÁZIS- ÉS LISTAKEZELÉS... 260 ADATBÁZISKEZELŐ FÜGGVÉNYEK... 260 ADATBÁZIS KEZELÉSE LISTAKÉNT... 265 Adatösszesítések... 279 KERESÉS A LISTÁBAN... 289 FELTÉTELES ÖSSZEGZÉS... 292 KERESŐFÜGGVÉNYEK... 297 MUNKALAPOK FORMÁZÁSA... 301 DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSE... 307 DIAGRAM LÉTREHOZÁSA... 308 KIMUTATÁSDIAGRAMOK... 314 FÜGGVÉNYEK ÁBRÁZOLÁSA... 320 GRAFIKUS EGYENLETMEGOLDÁS... 325 DIAGRAM FORMÁZÁSA... 327
6 TARTALOM ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 331 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR... 341 IRODALOM... 352
ELŐSZÓ 7 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2007-es (vagyis 12.0-ás) változata, mint a Microsoft Office 2007 rendszer tagja, ismét könnyebben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, a korábbiakkal gyökeresen szakító, mégis kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A program a Microsoft Office 2007 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. A Microsoft Office 2007 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. A Worddel kapcsolatos cikkjeinkben azt írtuk, hogy ez a szövegszerkesztő a programcsomag legjobban ismert és elterjedt tagja. Mivel azonban a Wordnél jóval kevesebb konkurense van az Excelnek, a táblázatkezelők között őt illeti jelenleg az első hely (talán ismertség szempontjából utoléri a Wordot is). Egészen tömören azt állapítottuk meg a szövegszerkesztővel kapcsolatban, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Ugyanez igaz a táblázatkezelőre is, azonban mivel az Excel program összetettebb, mint a Word, jóval nehezebb megtalálni és megszokni az ismert funkciók, parancsok új helyét, ugyanakkor itt jóval több igazi újdonság jelent meg. Bevezetőként megemlítünk néhány újdonságot, amelyekről természetesen bővebben olvashatnak a kötetben:
8 ELŐSZÓ Óriásit növekedett a kialakítható táblaméret, a 2003-as változatban a legnagyobb táblázatméret 256 oszlop*65536 sor volt, ezzel szemben az Excel 2007-ben 16384 oszlop*1048576 sor! Az egyetlen, hagyományosra hasonlító menü a bal felső sarokban látható Office gombból gördíthető le. Az első látásra egyszerű menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk az Excel 97-2003 formátuma mellett XPS formátumba is. Ha az Excel munkafüzetet választjuk, akkor a fájltípusok között mentendő típusként megadhatjuk az Excel munkafüzetet (makrók nélkül, vagy makrókkal), bináris munkafüzetet, 97-2003 formátumú munkafüzetet, mely kompatíbilis a korábbi változatokkal, XML adatokat, sablont, szövegfájlt, weblapot, 5/95 formátumú munkafüzetet, valamint többek közt XPS típust. A korábbi Eszközök menüt itt is megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható Az Excel beállításai gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A legszembetűnőbb változtatás, itt is az összhangban az Office többi tagjával, hogy a teljes grafikus felhasználói felületet áttervezték, a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A szalagok a szalagfülekkel cserélgethetők. A szalagokon a legfontosabb, leggyakrabban használt parancsokat az ergonómiai vizsgálatok alapján úgy helyezték el, hogy azokat a legkevesebb beavatkozással, lehetőleg egyetlen kattintással érjék el. A legtöbbször azonban általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megjelennek a kijelölt tartományon vagy az aktuális cellán. Így könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek, vagy a vágólap munkaablak megjelenítéséhez a szalag megfelelő felirata, csoportneve melletti kis szimbólumra kell kattintani.
ELŐSZÓ 9 Az egyik legjobban átdolgozott szolgáltatás a feltételes formázás. A Feltételes formázás gombbal megjelenített almenüből számtalan előre beállított feltételes formázás mintája közül választhatunk. A Szabályok kezelése paranccsal a korábbi feltételes formázáshoz legjobban hasonlító megoldást alkalmazhatjuk. Az átalakítás nem egyszerű ráncfelvarrás volt egy nagykorúvá vált alkalmazáson, hanem egy 18 éve folyamatosan fejlesztett, rendkívül elterjedt program ergonómiai szempontokat is figyelembe vevő alapos átdolgozása. Minden bizonnyal még évekig születnek majd cikkek, könyvek a program használatával kapcsolatos tippekről és trükkökről is. A könyv szerkezete segít az Excel titkainak mind mélyebb megismerésében. A Microsoft Office Excel 2007 Alapok című kötetben írtuk le a program futtatásával kapcsolatos alapvető tudnivalókat. A többi kötet már feltételez bizonyos a korábbi kötetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk az ismerkedést az Alapok kötetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, melyeket az adott általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2007 magyar nyelvű változatának képlet- és listakezelésével, kimutatások készítésével, makrók, diagramok és objektumok használatával kapcsolatos összes lehetőségét példák, kidolgozott feladatok kapcsán igyekeztünk ismertetni, kitérünk az egyéni függvények készítésére, a makrók és a Visual Basic programozás alapjaira, számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk az irodalomjegyzékben szereplő többi könyvünket, valamint a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet forgatók számára. Ez a könyv az ingyenes Adobe (Acrobat) Reader legalább 5-ös változatával, vagy az Acrobat e- Book Reader segítségével olvasható.
10 ELŐSZÓ A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Excel mellett megjelenített ablakban a táblázatkezelői munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekeztünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. A kötet 138, a gyakorlatban is előforduló feladat részletes, lépésről-lépésre bemutatott megoldását is tartalmazza. Bár a feladatokat a magyar nyelvű programváltozatban oldottuk meg, a megoldások a kötet végén található magyar-angol függvénynévtár segítségével könnyen alkalmazhatók az angol nyelvű programváltozatban is. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP (illetve valamelyik korábbi Windows változat) operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, 2007. november Köszönettel a szerző
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 11 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL Az első fejezetben a Microsoft Excel 2007 szoftverrel kapcsolatos általános tudnivalókat ismertetjük, azokat az alapszolgáltatásokat mutatjuk be, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a programok működtetéséhez. Itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét, a legfontosabb környezeti elemeket és kezelésüket, valamint a segítő és oktató rendszer alkalmazását. A program telepítését, testre szabását a függelékben találják meg. A táblázatkezelővel előállított, hajlékony vagy merevlemezen tárolt állományt a továbbiakban munkafüzetnek nevezzük. Az Excellel kialakított munkafüzetek a program 5.0-s változatától kezdődően munkalapokból állhatnak, amelyek lehetnek táblázatok, diagramlapok, makrólapok (Visual Basic nyelven fejlesztett programok) és egyénileg megtervezett párbeszédpanelek. Az Excel 2007 táblázatai legfeljebb 16384 oszlopból és 1048576 sorból állhatnak. A táblázatokon belül is elhelyezhetünk diagramokat, vektoros és raszteres (bitmap) képeket, beágyazhatunk objektumokat, akár hangfájlokat is (az Excel 97 előtti programváltozatoknál). A hangfájlok csak hangkártyával rendelkező gépeken játszhatók le, de a szöveg írásos elemei minden gépen olvashatók. A táblázatkezelővel előállított dokumentum formázása a végtermék megjelenésének szabályozását jelenti (lapméretek és irányítottság, margók, oldalszámozás, fejléc, lábléc, igazítások, szegélyezés, karakterformák, a szöveg különféle kiemelése stb. beállítása). A Web számára készülő (HTML formátumú) anyagokban néhány, az Excelben rendelkezésünkre álló különleges formázási lehetőségről le kell mondanunk. A leírásban a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket (azaz a billentyűkombinációkat) a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+B. A funkciógombokat F1 F12-vel jelöljük. Az egyes szalagelemek, menük paran-
12 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL csaira szalag/csoport/menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Kezdőlap/Cellák/Beszúrás/Munkalap beszúrása. Az almenüt megjelenítő parancsot a következő módon írjuk le: Elrejtés és felfedés. A parancsokat vastag betűvel szedtük. Ugyanígy jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse. A menüparancsokban, valamint a párbeszédpanel-mezők és nyomógombok leírásánál aláhúzott betűvel jelöltük azokat a betűket, amelyeknek megfelelő billentyűket az Alt billentyűvel együtt lenyomva a parancsot elindíthatjuk vagy a párbeszédpanel adott mezőjébe léphetünk. AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA Az Excel használata során létrehozott állományokat (fájlokat) munkafüzeteknek nevezzük. A program indításakor egy új munkafüzetet nyit. Ezek a munkafüzetek hálózatos környezetben más felhasználók számára is elérhetővé tehetők. A munkafüzetet hálózati állomány-kiszolgálón osztottan nem tudjuk módosításra megnyitni. Írási és olvasási jogot csak a fájl lezárása után kaphat újabb felhasználó. Kizárólag olvasásra természetesen más is használhatja a munkafüzetet (illetve annak másodpéldányát). Mindaddig, amíg a munkafüzet nincs felszabadítva, erről más felhasználók üzenetet kapnak. Az Excel mindennapos használata, a program alkalmazása legkevesebb a következőket jelenti: programtelepítés, programindítás, táblázatok, grafikonok, jelentések létrehozása, módosítása, formázása, szükség esetén állománykezeléssel, a dokumentum kinyomtatása, esetlegesen elektronikus postázása, a program futtatásának befejezése. Az állománykezelés a leggyakoribb műveletek közé tartozik, ezért ennek elsajátítása nem utolsósorban munkánk biztonságos végzése érdekében rendkívül fontos. A lemezen tárolt munkafüzet megnyitására több módot is találunk, köztük olyan eljárást is, amelynek segítségével tartalom alapján megkereshetjük a megnyitandó állományt. A munka során itt is alkalmazhatjuk az automatikus mentést, amelynek beállítását az Office gombból lenyított menü Az Excel beállításai parancsával megjelenített párbeszédpanel Mentés lapján kérhetjük. Az Excel beállításai párbeszédpanel Bővítmények lapján kapcsolhatjuk be a
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 13 korábban megismert függvények egy részének eléréséhez szükséges Analysis Toolpak, Feltételes összegzés, Solver, Keresés varászló bővítményeket. A munkafüzetekkel végzett munka során mozgunk a munkafüzet részei, a munkalapok és azok részei között, lapokat nyitunk meg, nevezünk át, másolunk, mozgatunk (helyezünk át) és zárunk be. A munkafüzetek adatokkal történő feltöltésére a közvetlen adatbeírást, sorozatokat, automatikus kitöltést, függvényeket és adatátvételt, vágólapra helyezést és beillesztést alkalmazzuk. A Microsoft Office Excel 2007 munkaablaka A program rendelkezik mindazon funkciókkal, melyek segítik a biztonságos, csak az illetékesek számára hozzáférést biztosító munkát. Ezek közé tartozik a sablonkezelés, állományok írásvédett megnyitása, a korrektúrakezelés, változatok követése, csoportos munka támogatása és a jelszavas védelem.
14 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL Excel 2007 újdonságok Ebben a részben bemutatjuk a Microsoft Office 2007 rendszer, illetve az Excel utóbbi változatának legjellegzetesebb eltéréseit a korábbi változatoktól. Ezek egy része jelentősen módosítja programhasználati szokásainkat, másik része pedig teljesen új, hasznos szolgáltatásokkal egészítette ki a táblázatkezelő funkciókészletét. Az Office új megjelenése A következőkben az Excel 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk? Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 15 változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi
16 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor Gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office gomb menüjében találjuk meg (valójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába kell kattintanunk. Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 17 szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípusváltás. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók Az Excel újdonságairól röviden Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány
18 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Több új diagramtípus is megjelent Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt.
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 19 Sávdiagram a cellán belül Egyetlen adatsorra akár többféle, cellán belüli adatjelölőt is alkalmazhatunk párhuzamosan. Ezzel jelentősen megnövekedtek a korábbi változat szegényes (3 feltételt ábrázolni képes) feltételes formázási lehetőségei. A Kezdőlap szalagon található formázó galériák hasonló módon működnek. A minta fölé mozgatott egérmutatóval megjeleníthetjük a minta formáját, illetve az adatjelölő szimbólumokat a táblázaton vagy annak kijelölt tartományán. Ha tetszik, amit látunk, kattintsunk a galériabeli ikonra. A Legfelső/legalsó értékek szabályai paranccsal a legfelső, vagy legalsó adatokat, illetve az átlag feletti, vagy alatti adatokat tartalmazó cellákat formázzuk. Az Adatsávok paranccsal egy egészen különleges megoldással a kijelölt cellák tartalmával arányos sávdiagramokat készíthetünk a cellán belül. A legnagyobb kiterjedésű sáv a legnagyobb értékhez, a legrövidebb sáv a legkisebb értékhez tartozik, míg a köztes értékekkel arányos lesz a többi sáv hossza. A sávok az oszlopon belül maradnak, így az abszolút hosszakat az oszlopszélesség is befolyásolja. Fontos, hogy csak azonos jellegű adatokat színezzünk egyfor-
20 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL mán, például a fenti ábrában eltérő színű sávok illették volna meg a bevételeket és a kiadásokat. A beállított minták alapján formázó menük esetében a formátum kipróbálható úgy, hogy a mutatót a minta fölé mozgatjuk. Ha tetszik a forma, kattintsunk a mintára, hogy érvényesítsük a beállítást. Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlaghoz viszonyított értékek Ugyanazokon az adatokon akár többféle feltételes formázást is alkalmazhatunk. Korábban legfeljebb csak három feltételt és egyféle megjelenést állíthattunk be. Ezek a szabályok általában nem ütik egymást. A Színskálák menüben például a kijelölt tartomány celláihoz értékarányos, folyamatos színezést adhatunk, amely a cella hátterén érvényesül. A feltételes formázások almenüinek végén látunk egy További szabályok parancsot, amelynek segítségével egyénileg módosíthatunk a szabályokon, illetve további hasonló szabályokat alakíthatunk
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 21 ki. Ekkor az éppen aktuális szabályból indulunk ki, amelyet módosíthatunk. A feltételes formátumok egymásra halmozhatók A színezésnél például beállítható a legkisebb és a legnagyobb értékhez tartozó szín, vagy a színezés egyéb szabályai (három szín esetén a középső szín helye stb.). Egyéni szabályok kialakítására szolgál a Feltételes formázás gombmenü Új szabály parancsa is. Egyéni formázási szabályokat is kialakíthatunk Az Ikonkészletek menüben az értéktartományt kvantilisek szerint felosztó és ikonokkal jelző formázást állíthatunk be. Az egyéni sza-
22 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL bályokkal beállíthatjuk, hogy az ikonok alkalmazásához milyen százalékos értékhatároknak, vagy abszolút cellaértékeknek kell teljesülni. Ezekből egyszerűen megállapíthatók, hogy az adatok az alsófelső harmadban, negyedben, ötödben stb. vannak, illetve átlagosak, vagy egy általunk különösen fontosnak ítélt sávban vannak. A Szabályok kezelése paranccsal megjelenített párbeszédpanelen be- és kikapcsolhatók a szabályok, így egyetlen jelölőnégyzet átállításával érvényesíthetők, illetve ideiglenesen megszüntethetők. Ha ismét szükség van a szabályra, csak töröljük a szabály melletti Leállítás, ha igaz jelölőnégyzetet. Ugyancsak egyszerűen módosíthatjuk a szabály érvényesítési területét. Az ikonkészletekkel a kvantilisek ábrázolhatók A szabálymenedzser párbeszédpanelen a felesleges szabály egyszerűen törölhető a Szabály törlése paranccsal. A szabályok módosítására pedig a Szabály szerkesztése gombot nyomjuk meg. Nemcsak az adott tartományban, de a kijelölt cellákon, illetve munkalapon is törölhető a feltételes formázás szabálya a Szabályok törlése almenü parancsaival. A Kezdőlap szalag Formázás táblázatként gombjából megjeleníthető listából rengeteg előre beállított táblázatformát választha-
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 23 tunk. Ezeket nem használhatjuk viszont másik adattáblával átfedésben. A táblázatformák és kimutatás-táblázatok is átalakíthatók A szabályok sorrendje is beállítható Hasonlóan sokféle előre beállított cellastílus közül választhatunk a Cellastílusok gomb lenyíló menüjéből. Ilyen cellastílust is kialakíthatunk egyedi formázással (Új cellastílus), de egyesíthetünk is cellastílusokat (Stílusok egyesítése). Pontosabban ez utóbbi parancscsal más megnyitott munkafüzetben alkalmazott cellastílust vehetünk át az éppen szerkesztett munkafüzetbe. Megváltozott a listák rendezése, szűrése is. Egy listabeli cella helyi menüjében választhatjuk a szűrést cellaérték, ikon, cellaszín, betűszín szerint, vagyis a feltételes formázással beállítható tulajdonságok alapján is. Például így kiszűrhetjük az első kvantilisbe eső adatokat is. A listafejben egyetlen helyi menübe egyesítették a szűrés és rendezés parancsait. Számszerű adatok szűréséhez beállíthatjuk az egyenlő, nem egyenlő, nagyobb, kisebb, közötti, felső tíz, átlag feletti és átlag alatti adatok szűrése mellett a korábban megismert párbeszédpanelen beállítható egyéni szűrőket is. A szöveges tartalmú cellákat szűrhetjük egyenlőség, nem egyenlőség, kezdet, végződés, tartalmazás, nem tartalmazás szerint és egyéni szűrővel. Természetesen itt is szűrhetünk szín szerint. A rendezést is végezhetjük a feltételes formázással beállított tulajdonságok szerint. Ezzel egybe gyűjthetjük a szűrőfeltétel szerint azonos tulajdonságú rekordokat.
24 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL Számtartalmú listaelemek szűrése Rendezés a feltételes formázással beállított jellemző szerint
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 25 A Beszúrás szalag az objektumok beszúrásának eszköze. Itt is találunk újdonságot, nemcsak a régi parancsokat helyezték el az új vezérlőelemen. A Beszúrás szalag Ezeket az Office többi alkalmazásában is használhatjuk, mint például a többek közt az üzleti folyamatok ábrázolására alkalmas SmartArt (IGX Graphic) objektumot. Ezek a diagramok egyszerűen hozhatók létre, és átalakíthatók egymásba. A diagramtípus választása után egy külön szövegablakba visszük be a tartalmat. A szöveges tartalom megtartása mellett választhatunk másik diagramtípust, melynek tulajdonságai (mérete, színe, térhatása) egyedileg formázhatók. A SmartArt diagramok egyszerűen átalakíthatók A Beszúrás szalag újdonsága még az aláírás szolgáltatás (Aláírási sor). A Lap elrendezése szalag a lapelrendezés és oldalbeállítás, valamint a nagyléptékű formázás eszköze.
26 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL A Lap elrendezése szalag Az Oldalbeállítás, vagy a Munkalap beállítások csoportfelirat melletti kis ikonnal a hagyományos oldalbeállítási párbeszédpanelek jeleníthetők meg. Ugyanezt a panelt jeleníti meg a Címek nyomtatása gomb is. A Témák gombbal előre összeállított stílusgyűjteményeket érvényesíthetünk. Az előre összeállított stílusgyűjtemények A Papírméretnyi csoportban állítjuk be a munkalap adott méretre zsugorítását (hogy a tartalom hány oldalon férjen el). Egyébként a munkafüzet nagyítását most a szerkesztőablak alján látható csúszkával szabályozzuk.
AZ EXCEL 2007 HASZNÁLATA 27 Gyakorlatilag nem sok újdonságot tartalmaz a függvények beillesztésére szolgáló Képletek szalag. A függvények beillesztése, a képletek ellenőrzése (Képletvizsgálat), nevek kezelése viszont egyszerűbbé vált. Nyolc új függvény jelent meg, amelyekkel OLAP kockákat elemezhetünk. A Képletek szalag Kevés újdonságot tartalmaz az adatműveleteket tartalmazó Adatok szalag is. A korábbi rendezési művelettel szemben viszont, amikor csak három szempontot vehettünk figyelembe, most korlátlanul rendezhetünk, azaz akár az összes adatbázis-mezőt figyelembe vehetjük. Itt is könnyebbé tették a külső adatok átvételét (Egyéb adatforrásból). A rendezést tetszőleges számú szempont szerint végezhetjük A Korrektúra szalag az ellenőrzés, korrektúrázás (megjegyzések követése), munkalap-védelem parancsait tartalmazza. Itt csak ki-
28 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL sebb változásokat tapasztaltunk a változtatások követésében (Változások követése). A Korrektúra szalag A Nézet szalag a megjelenítés parancsait tartalmazza. Ez utóbbiba kerültek a korábbi Nézet és Ablak menü parancsai. Részben hasonló kapcsolókat találunk a Lap elrendezése szalagon (rácsháló és azonosítók elrejtése), illetve a szerkesztőablak alján (nézetváltás, nagyítás). A Nézet szalag A súgó elérésére az F1 gyorsgombot, vagy a szalagfül-sor jobb oldalán látható? gombot használhatjuk. A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE Munkánk során sokszor dolgozunk nagyméretű táblázatokkal. Ilyenkor fontos, hogy az oszlopokat és a sorokat elnevező címoszlop és címsor állandóan, rögzített helyen maradjon a képernyőn. Ennek köszönhetően, ha elgördítjük a munkalapot, akkor sem tévesztünk össze adatokat, hiszen az oszlopok és sorok felirata, vagyis az adatmezők elnevezése mindig látszik. Feladat: Nagyméretű táblázat kezelése. Megoldás: 1. Töltsük be a táblázatot, amely a listát tartalmazza (a listákra jellemző, hogy üres sort nem tartalmaznak, az első sorban pedig az oszlopok elnevezése szerepel). Nézzük meg, hogy az Alt billentyű lenyomására megjelennek a kiegészítő gyorsgombok, amelyekke a parancs gyorsabban kadható! Például ilyen a fájl-
A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE 29 műveletekhez használhat, az Office gombból legördíthető menü, amelyet az Alt+F billentyűkombinációval is megjeleníthetünk. A rögzítő parancsot a nyomógombból gördítjük le 2. Lépjünk az oszlopokat elnevező sort követő és a sorokat elnevező oszlop utáni cellába. Egyszerűbben, ha a listánk az A1 cellától indul, akkor az oszlopnevek az 1 sorban, a sornevek az A oszlopban szerepelnek, tehát a B2 cellába kell lépnünk. 3. Adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/ablaktábla rögzítése parancsát! Ekkor egy vízszintes és egy függőleges vonal jelenik meg, amely jelzi a rögzítés határait. Most már mindkét irányban görgethető a táblázat, az oszlop és sorazonosítók mindig a munkaablak szélén maradnak. 4. A rögzítést a Nézet szalag Panelek rögzítése/ablaktábla feloldása parancsával szüntethetjük meg. A táblázat tetszőlegesen görgethető, az azonosítók mégis állandóan láthatók Feladat: Néhány sor, vagy oszlop rögzítése nagyméretű táblázatban. Ilyenre akkor van szükségünk, ha csak az azonosító első
30 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL néhány sor vagy oszlop információira van állandóan szükségünk a többi adat rögzítéséhez, áttekintéséhez. Megoldás: 1. Töltsük be a táblázatot, amely a listát tartalmazza! 2. Lépjünk abba a cellába, amelynek bal felső sarkánál akarjuk a rögzítést elhelyezni! 3. Adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/ablaktábla rögzítése parancsát! Ekkor egy vízszintes és egy függőleges vonal jelenik meg az aktuális cella bal fölső sarkánál. Feladat: Egyetlen sor, vagy oszlop rögzítése nagyméretű táblázatban. Ilyenre akkor van szükségünk, ha csak az azonosító első sor vagy oszlop információira van állandóan szükségünk a többi adat rögzítéséhez, áttekintéséhez. Megoldás: 1. Töltsük be a táblázatot, amely a listát tartalmazza! 2. Adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/felső sor rögzítése parancsát! Ekkor egy vízszintes vonal jelenik meg az első sort követően. Az alatta lévő sorok görgethetők maradnak. Próbáljuk ki a gördítősáv végein lévő gombokra kattintva! 3. Az első oszlop rögzítéséhez adjuk ki a Nézet szalag Panelek rögzítése/első oszlop rögzítése parancsát! Ekkor egy függőleges vonal jelenik meg az első oszlopot követően. A mögötte következő oszlopok görgethetők maradnak. Feladat: Egyetlen táblázat különböző részeinek összehasonlítása az ablak felosztásával. Szintén fontos lehet egyetlen táblázat különböző részeinek egyidejű megtekintése. Természetesen a feladat megoldható úgy is, hogy a táblázatot az Excel két, egymás után elindított példányába is betöltjük, majd az alkalmazásablakokat rendezzük el egymás mellett (az Excel figyelmeztet, hogy a táblázat egyik példányát már megnyitották, ezért a második példányt csak olvasásra nyitja meg). Ez azonban memóriaigényesebb az Excel beépített lehetőségénél. Nézzük most a beépített lehetőséget! Megoldás: 1. Töltsük be a nagyméretű táblázatot!
A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE 31 2. Már betöltött táblázatnál, ha rögzítve volt az ablaktábla, szüntessük meg a rögzítést a Nézet szalag Panelek rögzítése/ Ablaktábla feloldása parancsával (különben a rögzítés helyén jön létre a felosztás)! A felosztásnál előfordulhat, hogy ugyanaz a cella négy ablakrészben jelenik meg 3. Lépjünk abba a cellába, amelynek bal felső sarkánál az ablaktáblát felosztanánk! 4. Adjuk ki a Nézet szalag Felosztás parancsát! A program az aktuális cella helyétől függően 2 vagy 4 részre osztja a táblázatot. Mindegyik rész önállóan görgethető, a saját, külön gördítősávjaikkal. Ugyanakkor itt éppen az ablakrészek önálló mozgathatósága miatt nincs állandóan a képernyőn a címsor vagy a címoszlop! 5. Az összehasonlításhoz görgessük az ablakrészeket mindig a szükséges irányba! 6. A felosztás helye egérrel új helyre húzható. A felosztást a Nézet szalag Felosztás gombjának felengedésével oldjuk fel. 7. A felosztás megszüntethető úgy is, hogy az ablaktábla osztóvonalat az egér bal gombjának nyomva tartása közben az ablak aljára, illetve jobb szélére húzzuk, vagy kettősen az osztójelre kattintunk! 8. Próbáljuk ki a felosztást elkészíteni úgy, hogy az osztóvonalat a gördítősávok végéből húzzuk ki. Ehhez mozgassuk az egérkurzort az osztójel fölé, majd ha a kurzor két párhuzamos vonalká-
32 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL vá alakul, az egér bal gombjának nyomva tartása közben húzzuk a táblázat belseje felé! Az osztójelek a gördítősávok végén találhatók Feladat: Nagyítsuk Excel munkaablakunkat többféle módon! Megoldás: 1. Töltsünk be egy táblázatot! 2. Az alkalmazásablak jobb alsó szélén látható csúszkát húzva a nagyítást 10% és 400 % közt folyamatosan módosíthatjuk. 3. Ugyanezt 10%-os lépésekben tehetjük meg a és a + ikonokra kattintva. Nagyításváltás 4. Most kattintsunk kettősen a nagyítósáv előtti, az aktuális nagyítást kijelző értékre! 5. A megjelenő Nagyítás/kicsinyítés párbeszédpanelen egyaránt beállíthatunk előre meghatározott nagyítási értékeket, vagy a Legyen választókapcsoló lenyomása után, a kovetkező mezőben tetszőleges 10% és 400 % közötti értéket.