Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Átírás

1

2 2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is. Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf ISBN Dr. Pétery Kristóf PhD, 2010 Mercator Stúdió, 2010 Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u T/F:

3 TARTALOM 3 TARTALOM TARTALOM... 3 ELŐSZÓ AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Az Office új megjelenése Az Excel újdonságairól röviden EXCEL 2007 ALAPOK Az Excel 2007 jellemző adatai Fogalmak magyarázata A billentyűzet kezelése Az egér kezelése A program telepítése A képernyő, az ablakok és a menük Párbeszédpanelek és parancsok Az Excel használata Megjelenítési üzemmódok Normál nézet Oldaltörés megtekintése Oldalelrendezés nézet Nyomtatási kép nézet Egyéni nézetek Szalagméret csökkentése A cellák Környezeti beállítások Állománykezelés... 79

4 4 TARTALOM Fájlformátumok és könyvtárak Állománykezelő parancsok Új munkafüzet létrehozása Meglévő munkafüzet megnyitása Állományok keresése Megtekintés weblapként Fájl mentése Egy állomány lezárása Az összes fájl bezárása Állományok törlése Állományok csoportos nyomtatása Állományok átnevezése Állományok postázása és másolása Állományok tulajdonságai A munkafüzetek helyreállítása A munkafüzetek használata Változások követése Alapszolgáltatások Kurzormozgatás Kijelölések Adatbevitel Vágás és áthelyezés Szerkesztőparancs ismétlése Szerkesztőparancs visszavonása Automatikus javítás Automatikus kitöltés Automatikus számolás Helyesírás-ellenőrzés A segítség Súgó tartalom Keresés a súgóban Elérhetőség és egyebek

5 TARTALOM 5 A munka befejezése SZÁMOLÁS, FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA Keresés és csere Keresés varázslóval MUNKALAPOK FORMÁZÁSA Beépített táblázatstílusok Új táblázatstílus kialakítása Táblázatstílus-műveletek Cellastílusok Stílusok egyesítése Cellák egyedi formázása Számformák Pénznem formátumok Dátum formátumok Igazítások Karakterek formázása Szegélyek Kitöltő minták Cellák zárolása Feltételes formázás Adatsávok beállítása Színskálák alkalmazása Ikonkészletek használata Formázás speciális cellatartalom alapján Formázás rangsorban elfoglalt hely szerint Új formázási szabály készítése Formázási szabály másolása, törlése A formázási szabályok kezelése Sormagasság, oszlopszélesség A munkalapmegjelenítés

6 6 TARTALOM Munkalaptagolás Tagolás készítése és megszüntetése A tagolt szerkezet módosítása Részletek elrejtése és felfedése Látványok kezelése OLDALBEÁLLÍTÁS ÉS NYOMTATÁS A lap formázása Az oldal beállítása Margók beállítása Fej- és lábléc megadása Nyomtatási beállítások Oldaltörések ellenőrzése Diagramok nyomtatása Kimutatás nyomtatása Látvány nyomtatása Súgótémakör nyomtatása A nyomtatási kép bemutatása A nyomtatás végrehajtása A nyomtatás gyorsítása Több munkafüzet nyomtatása egyszerre Nyomtatás fájlba A jelentések és nyomtatásuk SZÁMOLÓTÁBLÁK Adatok érvényesítése Korlátozás nélküli bevitel Egész szám korlátozás Tizedes tört korlátozás Lista korlátozás Dátum korlátozás Idő korlátozás

7 TARTALOM 7 Szöveghossz korlátozás Egyéni korlátozások Figyelmeztető üzenetek beállítása Hibajelzés beállítása Számítási műveletek Hivatkozások A képletek alkalmazása A képletek szintaxisa Képletek operátorai MUNKALAPFÜGGVÉNYEK Függvények használata Függvény beírása Függvény beillesztése gombmenüből A leggyakoribb függvények Adatbázis és listakezelő függvények Matematikai és trigonometriai függvények Szövegfüggvények Logikai függvények Információs függvények Dátum- és időműveletek Pénzügyi számítások Keresés függvények Statisztikai függvények Műszaki függvények Egyéni függvények KERESÉS, ÖSSZEGZÉS Keresés varázslóval Feltételes összegzés STATISZTIKAI ADATELEMZÉS Egytényezős varianciaanalízis

8 8 TARTALOM Kéttényezős varianciaanalízis ismétlésekkel Kéttényezős varianciaanalízis ismétlések nélkül Korrelációanalízis Kovarianciaanalízis Leíró statisztika Exponenciális simítás Fourier-analízis Hisztogram Mozgóátlag Véletlenszám-generálás Rangsor és százalékos rangsor Regresszió Mintavétel Kétmintás F-próba a szórásnégyzetre Kétmintás párosított t-próba a várható értékre Kétmintás t-próba egyenlő szórásnégyzeteknél Kétmintás t-próba eltérő szórásnégyzeteknél Kétmintás z-próba a várható értékre Problémamegoldás és célérték-keresés Célértékkeresés Adattábla alkalmazása több érték meghatározására Egyváltozós adattáblák Kétváltozós adattáblák Esetek elemzése Összetett esetek megoldása A Solver kezelése A Solver jelentései TÁBLÁZATOK ÉS KIMUTATÁSOK Adatűrlapok A táblázat módosítása és bővítése A listaszolgáltatás új helye

9 TARTALOM 9 A táblázat átméretezése Táblázat bővítése az Excel 2007-ben Rekordok keresése a táblázatban Szűrt táblázatok Táblázatszűrés tartalom szerint Szövegszűrők Dátumszűrők Számszűrők Táblázatszűrés szín szerint Irányított szűrés Ismétlődő rekordok kiszűrése Műveletek szűrt listákkal Szűrt lista módosítása Szűrt lista nyomtatása Szűrt listából készített diagram Szűrt táblázat rendezése Táblázat rendezése Listaelemek összegzése Az összegzés újdonságai Függvények alkalmazása részösszeg képzésnél Részösszeg-csoport megjelenítése Műveletek részösszeg-csoportokkal Keresés a táblázatokban Weblekérdezések Adatimportálás Access-fájlból Adatimportálás szövegfájlból Adatimportálás adatkapcsolat varázslóval Frissítés és a kapcsolatok tulajdonságai A lekérdezés kimutatásba töltése Az MS Query kezelése Mentett lekérdezések futtatása Paraméteres lekérdezések

10 10 TARTALOM Együttműködés a Windows SharePoint Services programmal 615 Kimutatások Kimutatások létrehozása A kimutatások tulajdonságai Kimutatások módosítása Kimutatástételek rendezése Részletek, csoportok megjelenítése Kimutatás számítási módjának cseréje Adatösszegzések Kimutatások formázása Adatösszesítés Kimutatásdiagramok létrehozása OBJEKTUMOK KEZELÉSE Objektumok Címszerkesztő (WordArt) A WordArt objektum formázása Méret, igazítás és elforgatás beállítása Részletes formázás párbeszédpanelen Vektoros rajzoló SmartArt diagramok készítése Listák készítése Folyamatok rögzítése Ciklusok ábrázolása Szervezeti sémák készítése Kapcsolatok, viszonyok ábrái Mátrix és piramis diagramok A SmartArt diagramok formázása Képek beszúrása ClipArt kép beszúrása A csatolt fájlok aktualizálása DIAGRAMOK

11 TARTALOM 11 Diagram létrehozása Diagram nem szomszédos kijelölésből Többszintű kategóriák és adatsorok Diagramadatok módosítása Diagramformázás Automatikus formázási minták A diagram kiegészítése új elemekkel Diagramelemek formázása MAKRÓK ALKALMAZÁSA Makrók felvétele Műveletek makrókkal Makró szerkesztése Makró másolása Makrórészlet másolása Makró futtatása eszköztárgombbal Makró grafikus objektumhoz kapcsolása Makró futtatása Visual Basic modulból Makró futásának megszakítása Makró törlése Makróhibák kezelése Modullapok Egyéni párbeszédpanelek Biztonsági szempontok Biztonsági beállítások Makrókat tartalmazó fájl megnyitása Munkafüzet makróvírus-ellenőrzése A digitális aláírás Makróprojekt digitális aláírása KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL Beágyazás, csatolás

12 12 TARTALOM Kapcsolat a Webbel A munkalap közzététele Megtekintés weblapként Elektronikus üzenetek Levélküldés Küldemény küldése Exchange mappába Szöveg darabolása XML-támogatás A MUNKAFELÜLET KEZELÉSE Az állapotsor új elemei Segítség a 2007-es változatban Súgó tartalom Keresés a súgóban CELLATARTALOM BEVITELE A CELLÁK ADATBEVITEL Javítás Automatikus javítás Adatbevitel automatikus kiegészítéssel Cellák kitöltése a kitöltőjel húzásával Cellabevitel csoportos kitöltéssel Kitöltés egyéni lista elemeivel Számok bevitele Dátum és időértékek bevitele Cellák kitöltése képletekkel Cellák automatikus feltöltése Egyszerű trend készítése ADATÉRVÉNYESÍTÉS Korlátozás nélküli bevitel Egész szám korlátozás Az adatok érvényességének műveletei

13 TARTALOM 13 Tizedestört korlátozás Lista korlátozás Dátum korlátozás Idő korlátozás Szöveghossz korlátozás Egyéni korlátozások Figyelmeztető üzenetek beállítása Hibajelzés beállítása A beviteli hibák ellenőrzése Adatérvényesítés kiterjesztése MOZGÁS A CELLÁK KÖZÖTT, KIJELÖLÉSEK Kijelölés billentyűkkel Kijelölés egérrel CELLÁK BESZÚRÁSA ÉS TÖRLÉSE A cellák törlése Cellatartalom vagy formátum törlése TARTOMÁNY ÉS OBJEKTUMOK MOZGATÁSA Vágólapra másolás Kivágás a vágólapra A vágólap tartalmának beillesztése KERESÉS ÉS CSERE MEGJEGYZÉSEK KEZELÉSE SZÁMÍTÁSI FELADATOK SZÁMÍTÁSI MŰVELETEK Hivatkozások és nevek A KÉPLETEK ALKALMAZÁSA A képletek szintaxisa A képletekben alkalmazható operátorok MUNKALAPFÜGGVÉNYEK A függvények használata Függvény beillesztése listából

14 14 TARTALOM A leggyakoribb függvények EGYÉNI FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA A BEÉPÍTETT FÜGGVÉNYEK Statisztikai elemzések Vezérlőobjektumok HIBÁK KEZELÉSE CÉLÉRTÉK KERESÉSE DÁTUMMŰVELETEK PÉNZÜGYI SZÁMÍTÁSOK KAMAT, TÖRLESZTÉS BEFEKTETÉS, ÉLETJÁRADÉK ÉRTÉKPAPÍR ELEMZÉS EGYÉNI PÁRBESZÉDPANELEK ADATBÁZIS- ÉS LISTAKEZELÉS ADATBÁZISKEZELŐ FÜGGVÉNYEK ADATBÁZIS KEZELÉSE LISTAKÉNT Adatösszesítések KERESÉS A LISTÁBAN FELTÉTELES ÖSSZEGZÉS KERESŐFÜGGVÉNYEK MUNKALAPOK FORMÁZÁSA DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSE DIAGRAM LÉTREHOZÁSA KIMUTATÁSDIAGRAMOK FÜGGVÉNYEK ÁBRÁZOLÁSA GRAFIKUS EGYENLETMEGOLDÁS DIAGRAM FORMÁZÁSA ANGOL-MAGYAR FÜGGVÉNYNÉVTÁR

15 TARTALOM 15 MAGYAR-ANGOL FÜGGVÉNYNÉVTÁR KÉPLETEK, FÜGGVÉNYEK ALKALMAZÁSA KIJELÖLÉSEK MUNKALAPFORMÁZÁS SABLONOK Előregyártott sablonok Sablonok a Microsoft Online webhelyen A letöltött sablon átalakítása DIAGRAMOK ŰRLAPOK, VBA KÓDOK Automatikusan végrehajtódó makrók Eseményvezérelt eljárások A SZALAG TESTRE SZABÁSA VISUAL BASIC SZINTAKTIKAI ÁTTEKINTÉS Kódolási előírások Konstansok Változók Algoritmus szerkezetek Eljárások PROGRAMINDÍTÁS, KILÉPÉS KAPCSOLAT MÁS ALKALMAZÁSOKKAL Excel munkalapok konvertálása PDF formátumba Kapcsolat a Webbel Csatolások, külső hivatkozások

16 16 TARTALOM PROGRAMTELEPÍTÉS ÉS ELTÁVOLÍTÁS A program környezete A program telepítése Termékaktiválás A program indítása KÖRNYEZETI BEÁLLÍTÁSOK A népszerű elemek kategória A képletek beállításai A nyelvi ellenőrzés beállításai A mentés csoport A bővítmények beállításai Az Adatvédelmi központ beállításai A Források kategória lehetőségei Speciális beállítások Az eszköztár átalakítása A szalagok testre szabása GYORSGOMBOK Funkciógombok és kombinációik Az Office felhasználói felület billentyűi Intelligens címkék használata Megnyitás, Mentés másként panel Menük kezelése Eszköztár kezelése Ablak és párbeszédpanel kezelése Adatbevitel és mozgás billentyűi Műveletek a cellákban vagy a szerkesztőlécen Adatok formázása Képletszerkesztés és áthelyezés Beszúrás, törlés és másolás Mozgás a kijelölésen belül

17 TARTALOM 17 Kijelölések Vége üzemmód billentyűparancsai Megadott tartalmú vagy jellemzőjű cellák kijelölése Diagramelemek kijelölése Mozgás és görgetés munkafüzetben Dokumentum nyomtatása és nyomtatási képe Adatbázisok, táblázatok (listák) és kimutatások kezelése Kimutatástételek csoportosítása és szétbontása Adatok tagolása Weblapok kezelése ALAPÉRTELMEZETT IKONPARANCSOK Gyakori parancsok A menüszalagon nem szereplő parancsok Office menü Kezdőlap Beszúrás lap Lap elrendezése lap Képletek lap Adatok lap Korrektúra lap Nézet lap Fejlesztőeszközök lap Bővítmények lap SmartArt-eszközök Tervezés lap SmartArt-eszközök Formátum lap Diagrameszközök Tervezés lap Diagrameszközök Elrendezés lap Diagrameszközök Formátum lap Rajzeszközök Formátum lap Képeszközök Formátum lap Kimutatáseszközök Beállítások lap

18 18 TARTALOM Kimutatáseszközök Tervezés lap Élőfej és élőlábeszközök Tervezés lap Táblázateszközök Tervezés lap Kimutatásdiagram-eszközök Tervezés lap Kimutatásdiagram-eszközök Elrendezés lap Kimutatásdiagram-eszközök Formátum lap Kimutatásdiagram-eszközök Elemzés lap Szabadkézi eszközök Tollak lap Nyomtatási kép lap IRODALOM

19 ELŐSZÓ 19 ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft Excel táblázatkezelője széles körben elterjedt, közismert és közkedvelt program, a hasonló célú alkalmazások között méltán foglalja el a vezető helyet. A programról megjelent számos szakkönyv is bizonysága ennek. Az Excel 2007-es (vagyis 12.0-ás) változata, mint a Microsoft Office 2007 rendszer tagja, ismét könnyebben kezelhető a korábbi változatnál, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet nyújt a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A program elindítása után a legfeltűnőbb jelenség éppen a radikálisan átdolgozott kezelői felület, amelyet a fejlesztők több ezer órás felhasználói szokásokat rögzítő videofelvétel elemzése alapján alakítottak ki. A program megjelenését nagy várakozás előzte meg. Mivel a Microsoft lehetővé tette termékük béta változatának letöltését honlapjáról, ezt a tettüket minden idők legsikeresebb letöltési akciója néven emlegetik, hiszen egy-két hónap alatt több mint 300 millió letöltés történt. A program a Microsoft Office 2007 többi tagjával együtt biztosan felöleli a mindennapi adminisztrációs, adatkezelési, címjegyzék-, feladat- és egyéb nyilvántartási, feldolgozási tevékenységet. A Microsoft Office 2007 alkalmazásai minden eddiginél jobban integrálódtak, olykor-olykor már azt is elfelejthetjük, hogy egy-egy parancs melyik program része. Gondoljunk arra, hogyan tudunk megjeleníteni és szerkeszteni Internet Explorerben Word, Excel dokumentumokat, e programok szinte teljes eszköztárának rendelkezésünkre állása mellett. A Worddel kapcsolatos cikkjeinkben azt írtuk, hogy ez a szövegszerkesztő a programcsomag legjobban ismert és elterjedt tagja. Mivel azonban a Wordnél jóval kevesebb konkurense van az Excelnek, a táblázatkezelők között őt illeti jelenleg az első hely (talán ismertség szempontjából utoléri a Wordot is).

20 20 ELŐSZÓ Egészen tömören azt állapítottuk meg a szövegszerkesztővel kapcsolatban, hogy mindent tud, mint a korábbiak, de minden máshol érhető el. Ugyanez igaz a táblázatkezelőre is, azonban mivel az Excel program összetettebb, mint a Word, jóval nehezebb megtalálni és megszokni az ismert funkciók, parancsok új helyét, ugyanakkor itt jóval több igazi újdonság jelent meg. Bevezetőként megemlítünk néhány újdonságot, amelyekről természetesen bővebben olvashatnak a kötetben: Óriásit növekedett a kialakítható táblaméret, a 2003-as változatban a legnagyobb táblázatméret 256 oszlop*65536 sor volt, ezzel szemben az Excel 2007-ben oszlop* sor! Az egyetlen, hagyományosra hasonlító menü a bal felső sarokban látható Office gombból gördíthető le. Az első látásra egyszerű menü almenüket tartalmaz, amelyekkel a szokásos dokumentumnyitáson és mentésen túl a Mentés másként almenüben menthetünk az Excel formátuma mellett XPS formátumba is. Ha az Excel munkafüzetet választjuk, akkor a fájltípusok között mentendő típusként megadhatjuk az Excel munkafüzetet (makrók nélkül, vagy makrókkal), bináris munkafüzetet, formátumú munkafüzetet, mely kompatíbilis a korábbi változatokkal, XML adatokat, sablont, szövegfájlt, weblapot, 5/95 formátumú munkafüzetet, valamint többek közt XPS típust. A korábbi Eszközök menüt itt is megszüntették. Most az Office gombból legördíthető menü alján látható Excel beállításai gombot kell használnunk a program alapértelmezett működési módjának beállításához. A legszembetűnőbb változtatás, itt is az összhangban az Office többi tagjával, hogy a teljes grafikus felhasználói felületet áttervezték, a hagyományos menük és eszköztárak szerepét a szalagok vették át. A szalagok a szalagfülekkel cserélgethetők. A szalagokon a legfontosabb, leggyakrabban használt parancsokat az ergonómiai vizsgálatok alapján úgy helyezték el, hogy azokat a legkevesebb beavatkozással, lehetőleg egyetlen kattintással érjék el. A legtöbbször azonban általában elegendő a szalagról közvetlenül elérhető néhány formázási lehetőség. A szalagon elhelyezett stílusválasztó gombok és az onnan legördíthető stílus lista mintái fölé mozgatva az egérmutatót, a stílus beállításai azonnal megje-

21 ELŐSZÓ 21 lennek a kijelölt tartományon vagy az aktuális cellán. Így könnyen kiválaszthatjuk a nekünk tetszőt, illetve a mondanivalónkat megfelelően alátámasztó, kiemelő stílust, amelyet kattintással érvényesíthetünk. A részletesebb formázási beállítások továbbra is párbeszédpanelen végezhetők el. E párbeszédpanelek, vagy a vágólap munkaablak megjelenítéséhez a szalag megfelelő felirata melletti kis szimbólumra kell kattintani. Az egyik legjobban átdolgozott szolgáltatás a feltételes formázás. A Feltételes formázás gombbal megjelenített almenüből számtalan előre beállított feltételes formázás mintája közül választhatunk. A Szabályok kezelése paranccsal a korábbi feltételes formázáshoz legjobban hasonlító megoldást alkalmazhatjuk. Ekkor a választható matematikai összehasonlítás eredményeképpen, a feltételt teljesítő cellák hátterét és szövegszínét módosíthatjuk. Az átalakítás nem egyszerű ráncfelvarrás volt egy nagykorúvá vált alkalmazáson, hanem egy 18 éve folyamatosan fejlesztett, rendkívül elterjedt program ergonómiai szempontokat is figyelembe vevő alapos átdolgozása. Minden bizonnyal még évekig születnek majd cikkek, könyvek a program használatával kapcsolatos tippekről és trükkökről is. Könyvünkben a Microsoft Office Excel 2007 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. A könnyebb kezelhetőség és az árcsökkentés érdekében továbbra is forgalmazzuk a hétkötetes Excel 2007 könyvsorozatunkat, amelyet azonban most egyetlen kötetben, átdolgozva adunk ki. Ez köszönhető az Adobe Acrobat 9. verziójának is, mellyel a kötetet kisebb méretben tudtuk előállítani. A leírás minden olyan részén külön felhívjuk a figyelmet, amely a megelőző változattól lényegesen eltérő funkciómegoldást ismertet. A program eddig még nem említett egyéb lehetőségeit is igyekez-

22 22 ELŐSZÓ tünk a terjedelem adta korlátokon belül megfelelő mélységben ismertetni. Könyvünk alapjául a Microsoft Office 2007 rendszer magyar nyelvű változata szolgált. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat. Szentendre, január Köszönettel a szerző.

23 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 23 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Microsoft Office Excel 2007 program újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. E részben vázlatosan mutatjuk be a Microsoft Office 2007 rendszer, majd az Excel utóbbi változatának legjellegzetesebb eltéréseit a korábbi változatoktól. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Excel tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az alapok megismerése után térjenek ide vissza, akkor bizonyára érthetőbbek lesznek az itt tárgyalt szolgáltatások, programfunkciók is. Az Office új megjelenése A következőkben az Excel 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával a témához igen szűkre szabott keretek között próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk? Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai,

24 24 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok közkeletűbb felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább pilótavizsga szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon

25 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 25 sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása szerencsére nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos eszköztárból egy fél darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen hagyományos eszköztár testre szabásakor Gyorselérési eszköztár testre szabása, vagy az Office gomb menüjében találjuk meg (va-

26 26 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI lójában nem sok köze van hozzá). A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába kell kattintanunk. Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, kattintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok feliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés feliratok melletti kis ikonokra kattintva. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat. A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöve-

27 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI 27 ges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Az Excel újdonságairól röviden Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Több új diagramtípus is megjelent

28 28 AZ EXCEL 2007 ÚJ MEGOLDÁSAI Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk. Sávdiagram a cellán belül Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit ha tetszik a kattintással érvényesíthetünk. Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltéte-