Intézményi könyvtári szolgáltatás önértékelése Részlet a BGF PSZFK Zalaegerszegi Intézetének önértékelésen alapuló intézményi akkreditációs jelentéséből. Készült a MAB 2006/2007. évi intézményi akkreditációs útmutatója alapján. Az intézet könyvtári tevékenységének középpontjában az oktatáshoz szükséges szakirodalomra vonatkozó tájékoztatási tevékenység és a forrásdokumentumok szolgáltatása áll. A könyvtári menedzsment mindenkori célja az ehhez szükséges humán- és tárgyi feltételek biztosítása. A könyvtári alapterület a 2000. évtől 389 m 2, ez a szolgáltatási tevékenység számára kielégítő. Az intézet könyvtára az elmúlt években folyamatosan törekedett a feszített gazdálkodási korlátokat önálló forrásteremtéssel tágítani, minden pályázati és bevételszerzési lehetőséget kihasználva. Pályázati tevékenységünket részben önállóan (helyi alapítványokkal), zömmel pedig a központi könyvtár társpályázóiként végezzük. Ez utóbbiak esetében az elnyert központi támogatásokból beleszólási lehetőség nélkül részesülünk. A pénzügyi források szűkössége miatt az innovatív szolgáltatások bevezetése korlátokba ütközik. A szakmai szolgáltató tevékenységet négy felsőfokú és egy középfokú végzettségű szakalkalmazott látja el. Probléma a magasabb nyelvismeret hiánya (angol, német). ECDL szakvizsgával két fő, könyvtárinformatikai és szakinformátor egyetemi végzettséggel egy-egy fő rendelkezik. Az egy könyvtári dolgozóra jutó olvasók száma az elmúlt öt év átlagában 276 fő. Valójában a kötelező továbbképzések miatti tartós távollétek, és a szabadságok időszakában ez az ellátandó szám jóval magasabb. Az idő- és szaktudás-igényes tájékoztató munkát nehezíti, hogy a diplomás munkatársak rendelkezésre állását a technikai feladatok ellátása jelentősen korlátozza (fénymásolás, raktári munkák stb.). Egy további középfokú végzettségű szakalkalmazott foglalkoztatása indokolt, ezt a 2005-ben készített munkaidő-mérleg adatok számításai is igazolják. Gyűjteményszervező tevékenységünkben a gyarapítás racionalizálására törekszünk, az állomány gyarapítását az oktatott tudományterületeken, a gyűjtőkör folyamatos felülvizsgálatával végezzük. Törekszünk arra, hogy a legteljesebben biztosíthassuk az intézetben folyó képzések sikeres megvalósításához szükséges szakirodalmi ellátást, valamint a gazdasági élet szereplőinek szakirodalmi információs kiszolgálását Zalában. Gyűjteményünk tartalmában naprakész, a felhasználói szükségletek szoros követésére törekszünk, mind oktatóink és hallgatóink, mind a gazdasági gyakorló szakemberek, vállalkozók részéről jelentkező igények kielégítését biztosítjuk. Zalaegerszeg város közgyűjteményi könyvtáraival együttműködve gazdasági szakirodalmi gyűjteményünk magasabb ellátási komfortot igyekszik biztosítani a megyei lakosságnak is. Beszerzési mutatóink alakulása akkor is kedvezőtlen, ha az online digitális források növekedése ezen időszakban megtöbbszöröződött. A szükségesnél kisebb példányszámban történő gyarapítás miatt rövid kölcsönzési határidőket alkalmazunk. A weben elérhető dokumentumok és az elenyésző számban rendelkezésre álló helyi hozzáférésű digitális források ma sem pótolják érdemben a csak nyomtatásban terjesztett, gyakorlat központú gazdasági szakirodalmat.
Az információtechnológia könyvtárunkban nem alkot külön stratégiai területet, azt szigorúan a szolgáltatási folyamatok menedzselésének keretei között kezeljük. Az IT felhasználása a következő célokra irányul: - munkafolyamatok automatizálására (különösen a könyvtári integrált rendszerszoftver alkalmazására) - felhasználóink tájékozódására, információ-hozzáférésére és használatára (pl. helyi és távoli hozzáférésű adatbázisok használata, webes kutatások, elektronikus és papírforrások közötti konverziók). E területek kulcstechnológiáinak a szükségleteket kielégítő leképezésére törekszünk. Az utóbbi öt évben (2001-2005) az 1997. évtől tartó könyvtári munkafolyamat-automatizálási program keretében a következő technológiai fejlesztéseket valósítottuk meg: a katalógus gépi konverziójával bevezettük az intranetes katalógus-szolgáltatást (2002) bevezettük a gépesített kölcsönzést (2003), amivel az olvasószolgálati munka hatékonysága jelentősen javult beindítottuk a webes felületű katalógusszolgáltatást (opac.pszfz.bgf.hu) (2003) szerverfejlesztést végeztünk a WebOPAC szolgáltatás javítása érdekében (2003) a WebOPAC felületébe elektronikus előjegyzés kérő szolgáltatást építettünk (2004) 2001-ben 4 olvasói számítógéppel rendelkeztünk. A nyilvános eszközpark 2002-ben jelentősen bővült, azóta 9 PC az internet elérésére és optikai adathordozók kezelésére, 4 számítógép csak gépi katalógusszolgáltatására áll rendelkezésre. Jelenlegi IT ellátottságunk szűken megfelelő szolgáltatási hatékonyságot biztosít, számítógépeink 5-8 évig tartó üzemeltetése kényszermegoldás: a gyorsabb, 3-5 éven belüli technológiaváltás indokolt lenne. Eszközfejlesztést a színes lézernyomtatás szolgáltatása, önkiszolgáló másolatkészítés megvalósítása, valamint a digitalizálás kapacitásának bővítése területén tervezünk. Célszerű lenne a webes gépparkot tovább bővíteni és EISZ kabinetté fejleszteni. Hosszabb távon a példánykölcsönzéssel kontrollált hozzáférés technológiái leépülnek, ami azt eredményezi, hogy dokumentumtárból a keresés és hozzáférés információs közmű-csomópontjává kell válnunk. Technológiamenedzsment tevékenységünk során kiemelt figyelmet szentelünk annak, hogy előmozdítsuk az állomány interaktívabbá és hozzáférhetőbbé tételét, valamint bevezessük a virtuális tájékoztató szolgálatot. Technikai szolgáltatásaink: nyomtatás, fénymásolás és digitalizálás (korlátozott kvótával), illetve szolgáltatunk digitális hordozóra is. A könyvtár heti 38 órás nyitva tartást biztosít, ebből a délután négy óra utáni használati idő csak 4,5 óra. Ez utóbbi és a hétköznapokra korlátozódó ellátás a lakossági, valamint távoktatási hallgató felhasználóinknak okoz problémákat. A bibliográfiai tájékoztatásban fontos előrelépés 2003-tól az új mű- és kiadásrekordok tartalmi ismertetőkkel való ellátása (a BGF könyvtárai közül egyedül Zalaegerszegen). Jelentősen emelkedett a dokumentum közvetítő tevékenység (könyvtárközi kölcsönzés) ellátási komfortja. Egyenletes, megbízható, de a gyors változásokat is versenyképesen követni bíró ellátást kívánunk kialakítani, az elérhető legnagyobb felhasználói elégedettség mellett. Elsődleges célunk a használók által észlelt minőség növelése. A minőségfejlesztés terén nem lehetünk elégedettek eredményeinkkel, bár a legtöbb részterületen vannak pozitív momentumok (a dokumentumok beszerzésében, feltárásában és szolgáltatásában stb.) és szolgáltató tevékenységünkben alkalmazunk minőségfejlesztési elveket. Tevékenységünk továbbfejlesztéséhez indokolttá vált a működés szabályozásának átfogó revíziója (új SZMSZ, aktualizált munkaköri leírások, munkafolyamat leírások stb.), melyet 2007-ben fogunk elvégezni.
Önértékelési összefoglaló Könyvtárunk elért eredményei az elmúlt öt évben: - dokumentumvagyon megújítása, - szervezési-vezetési modell korszerűsítése, - szolgáltatáspolitikánkkal felzárkóztunk az információs társadalom támasztotta követelmények elvárásaihoz, - információs technológiánk folyamatos fejlesztése lehetővé tette a könyvtári munkafolyamatok teljes automatizálását, - szolgáltatási tevékenységünk kedvező megítélése (Zalaegerszeg és vonzáskörzetében) tovább javult, - hallgatók körében végzett felmérés minősítése az 5 fokozatú értékelési skálán: 4. Értékelés 4 Indoklás Szolgáltatáspolitikánkkal felzárkóztunk az információs társadalom támasztotta követelményekhez. A hallgatók, oktatók és a nyilvános könyvtár-használók visszajelzései alapján az értékelési skálán négyesre minősítjük tevékenységünket. (A hallgatók körében végzett felmérés eredménye megegyezik az általunk végzett szakmai önértékeléssel.)
V.1.b) Könyvtári SWOT analízis, 2005 S (Strenghts = Erısségek) W (Weaknesses=Gyengeségek) - Speciális, vetélytárs nélküli szakgyőjtemény a megyében, jó kurrencia-fokkal - Nyilvános ellátás vállalása - Sokoldalú intézeti szerepvállalás. (pályázatok koordinációja, webfejlesztés, e-learning módszerek bevezetésének támogatása - Tartalmi ismertetésekkel értéknövelt OPACszolgáltatás - Az állománygyarapítás és IT- fejlesztések költségvetési alulfinanszírozása - Nyelvismeret hiánya - Alig növelhetı nyilvános szolgáltatási férıhely bıvítés - Leterhelt munkakörök, technikai feladatok ellátása kvalifikált munkaerıvel - Aktualizált SZMSZ hiánya O (Opportunities=Lehetıségek) - Használói kör növelése a megyeszékhelyen lehetséges ügyfelek megszólításával - Alapítvány létrehozása - Elektronikus szolgáltatások bıvítése - Információs tudásközpont kialakítása T(Treaths=Fenyegetések) - Az új képzési profilok dokumentumbázisának finanszírozhatatlansága - IT eszközpark avulása - Alacsony használói komfort nyilvános térben, a kölcsönzési határidıkben és IT hozzáférésben Forrás: BGF PSZFK Zalaegerszegi Intézet Könyvtára 2005. évi fejlesztési terve 157
V.1.b) Az állomány tudományterületek szerinti megoszlása (2006. július 1.) Tudományterületek Dokumentumok száma (db) Tudományterületenként összesen 1. Természettudományok 936 1.1. Matematika- és számítástudományok 630 1.2. Fizikai tudományok 3 1.3. Kémiai tudományok 2 1.4. Földtudományok 2 1.5. Biológiai tudományok 15 1.6. Környezettudományok 121 1.7. Multidiszciplináris természettudományok 163 2. Mőszaki tudományok 972 2.1. Építımérnöki tudományok 0 2.2. Villamosmérnöki tudományok 0 2.3. Építészmérnöki tudományok 0 2.4. Anyagtudományok és technológiák 0 2.5. Gépészeti tudományok 0 2.6. Közlekedéstudományok 3 2.7. Vegyészmérnöki tudományok 0 2.8. Informatikai tudományok 953 2.9. Agrár mőszaki tudományok 0 2.10. Katonai mőszaki tudományok 0 2.11. Multidiszciplináris mőszaki tudományok 16 3. Orvostudományok 10 3.1. Elméleti orvostudományok 0 3.2. Klinikai orvostudományok 0 3.3. Egészségtudományok 10 3.4. Gyógyszertudományok 0 3.5. Multidiszciplináris orvostudományok 0 4. Agrártudományok 6 4.1. Növénytermesztési és kertészeti tudományok 2 4.2. Állatorvosi tudományok 0 4.3. Állattenyésztési tudományok 0 4.4. Élelmiszertudományok 1 4.5. Erdészeti és vadgazdálkodási tudományok 0 4.6. Multidiszciplináris agrártudományok 3 5. Társadalomtudományok 7877 5.1. Gazdálkodás- és szervezéstudományok 3069 5.2. Közgazdaság-tudományok 3006 5.3. Állam- és jogtudományok 539 5.4. Szociológiai tudományok 178 5.5. Pszichológiai tudományok 215 5.6. Neveléstudományok 149 5.7. Sporttudományok 0 158
V.1.b) Az állomány tudományterületek szerinti megoszlása (2006. július 1.) Tudományterületek Dokumentumok száma (db) Tudományterületenként összesen 5.8. Politikatudományok 336 5.9. Hadtudományok 3 5.10. Multidiszciplináris társadalomtudományok 382 6. Bölcsészettudományok 2802 6.1. Történelemtudományok 206 6.2. Irodalomtudományok 25 6.3. Nyelvtudományok 1948 6.4. Filozófiai tudományok 23 6.5. Néprajz és kulturális antropológiai tudományok 71 6.6. Mővészeti és mővelıdéstörténeti tudományok 32 6.7. Vallástudományok 45 6.8. Média- és kommunikációs tudományok 95 6.9. Multidiszciplináris bölcsészettudományok 357 7. Mővészetek 53 7.1. Építımővészet 4 7.2. Iparmővészet 1 7.3. Képzımővészet 6 7.4. Színházmővészet 6 7.5. Film- és videomővészet 1 7.6. Zenemővészet 23 7.7. Tánc- és mozdulatmővészet 7 7.8. Multimédia 5 8. Hittudomány 0 0 12656 12656 Forrás: SR-LIB 3.0 könyvtári integrált adatkezelı program Megjegyzés: A szakdolgozat állomány tudományterületi megoszlását nem tartalmazza! 159
V.1.b) Intézményi könyvtári szolgáltatások (2006. július 1.) Szolgáltatások felsorolása Alapszolgáltatások (beiratkozás nélkül igénybe vehetı) könyvtárlátogatás a könyvtári győjteményrészek helyben történı használata elektronikus katalógus használat információ a könyvtár és a könyvtári rendszer használatáról Napijegy váltásával igénybe vehetı alapszolgáltatások szakdolgozatok olvasótermi helyben használata HOZZÁFÉRHETİSÉG Hallgatók Oktatók/Kutatók Külsı felhasználók Mindhárom felhasználói csoportnak térítésmentes TM TM T számítógép használat TM TM TM hálózati online kutatás TM TM TM helyben történı hanganyag-, CD- ROM- és Internet-használat TM TM TM eseti szakirodalmi tájékoztatás TM TM TM Beiratkozással igénybe vehetı szolgáltatások minden dokumentumtípus helyben történı használata TM TM T kölcsönzés TM TM T könyvtárközi kölcsönzés TM TM T elıjegyzés TM TM TM számítógép használata TM TM TM hálózati online kutatás TM TM T helyben történı hanganyag-, CD-ROM- és Internet-használat TM TM TM eseti szakirodalmi tájékoztatás TM TM T Különszolgáltatások térítés ellenében fénymásolás T TM T nyomtatás T TM T tanulmányi célú szöveg- és képdigitalizálás T TM T mágneslemez értékesítés T - T témafigyelés, irodalomjegyzék, bibliográfia összeállítása, irodalomkutatás TM TM T hálózati kutatás-módszertani tájékoztatás, bemutató és gyakorlati TM TM TM oktatás Jelmagyarázat: T: térítéses, TM:térítésmentes Forrás: BGF PSZFK Zalaegerszegi Intézet Könyvtára Szolgáltatási Tájékoztató és Szabályzat 2006/2007-es tanév 160
V.1.b) Könyvtárhasználati forgalmi mutatók 2001-2005. 1 beiratkozott olvasóra jutó könyvtárlátogatások száma 1 beiratkozott olvasóra jutó kölcsönzések száma 2001/2002 2002/2003 2003/2004 2004/2005 2005/2006 11,4 11,6 17,6 20,66 19,4 12 15,5 13,2 18 18,2 Beiratkozott olvasók száma (fı) 1441 1332 1419 1347 1359 Egy dolgozóra jutó olvasók száma (fı) 288,2 266,4 283,8 269,4 271,8 Könyvtárlátogatások száma 16 430 15 469 25 035 27 836 26 470 Kölcsönzések száma 17 247 20 616 18 823 24 453 24 707 Beszerzett könyvtári tételek 1255 1173 1158 1072 922 Egy olvasóra jutó vásárolt könyvek száma 0,22 0,23 0,24 0,25 0,3 Forrás: 2001-2005. évi NKÖM statisztikai jelentések V.1.b) Beiratkozott olvasók 2006. július 1. Beiratkozott olvasók/fı Hallgatók Oktatók/dolgozók Külsı felhasználók Összesen 928 92 241 1261 Forrás: Könyvtári beiratkozási napló 161