A HIVATALOS LEVÉL A hivatalos levél abban különbözik a magánlevéltől, hogy formáját, alakját szabványok írják elő; tartalmát tekintve pedig bizonyító okiratként is szolgál. A hivatalos levél szerkezeti részei: Fejrész a feladó neve, lakcíme a levél tárgya melléklet (iktatószám, ügyintéző) a címzett neve, lakcíme (hivatkozási szám, ügyintézőjük) Főrész megszólítás a levél szövege Zárórész: keltezés üdvözlő formula aláírás(ok), bélyegzők. A hivatalos levél műfajai: Személy küldi hivatalnak beadvány (a kérvény, a kérelem) fellebbezés panasz bejelentés javaslat Hivatal(os személy) küldi a személynek értesítés meghívó határozat munkavállalással kapcsolatos ügyiratok Hivatal(os személy) küldi a hivatalnak/hivatalos személynek: a belső levelezés ügyiratai: jegyzőkönyv emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél az adásvétel ügyiratai: (ezeket csak felsoroljuk): ajánlat, ajánlatkérés, megrendelés, megrendelés igazolása, szerződés, teljesítés, teljesítés zavarai. Nem említettük meg az adásvétel magánszemélyek közötti iratait - ezt célszerű ügyvéd segítségével kötni. Egyszerűbb iratok: Ebbe a csoportba azok az iratok tartoznak, amelyeknek a megírása, kitöltése annyival könnyebb, hogy kész nyomtatvány van hozzá, sőt ahol ezeket írjuk, ott gyakran találunk példaszöveget is. Közigazgatási jellegűek Postai jellegűek Pénzügyi jellegűek lakcímbejelentkezés távirat meghatalmazás a személyi igazolvány kérőlapja ajánlott levél nyugta és ellennyugta a hatósági erkölcsi bizonyítvány kérőlapja expresszlevél útlevélkérőlap tértivevényes levél csekk belföldi postautalvány átutalási postautalvány szállítólevél értéklevél elismervény és kötelezvény MNB-postautalvány munkáltatói igazolás személyi kölcsönigénylés aláírásbejelentő lap 1
Hogyan írjunk hivatalos levelet? Manapság a hagyományos baráti levél szerepét kezdi átvenni a vezetékes telefon, mobiltelefon, e-mail, chat stb. Ám hivatalos levelet egyre többet írunk. Ha neked még egyelőre nem volt erre szükséged, akkor is előbb-utóbb szembe kell majd nézned ilyen feladatokkal. Tehát hasznos tudni, hogyan is fogj hozzá. Az iskolában vagy bármiféle pályázattal kapcsolatban Te is egyre többször kerülhetsz olyan helyzetbe, hogy hivatalos ügyben levelet vagy e-mailt kell írnod. Ennek pedig vannak bizonyos formai kötöttségei, amiket célszerű megtanulnod. A levél bal felső sarkában kell szerepelnie a küldő hivatal, intézmény vagy cég pontos nevének, címének, telefon- és faxszámának, valamint e-mail vagy webcímének. Rád ez még most nem vonatkozik - legfeljebb akkor, ha az iskolád nevében írsz -, mert diákként valószínűleg a saját nevedben fogod írni a hivatalos levelet. A saját nevedet és elérhetőségedet azonban nem itt kell feltüntetned. A jobb felső sarokból nem hiányozhat a keltezés, vagyis a dátum (ez kerülhet a levél végére a záró részbe is). Ez alá szokták írni a cégek a levél "hivatkozási" vagy iktatószámát, illetve az ügyintéző nevét. A bal felső sarokban (az esetleges cégjelzés alatt) hagyj ki pár sort, és ide írd a címzést! Ez lehet az intézmény, vállalat stb. neve - ha hivatalhoz szól a levél -, de ha név szerint valakihez szól a levél, akkor ez alá írd a személy vezeték-, illetve keresztnevét. A személynév alá pedig az illető rangja, hivatali beosztása kerül. A keltezés alá, még mindig a jobb felső részbe írd a levél tárgyát, témáját egy rövid mondatban! A következő fontos rész a megszólítás, amit középre kell írni. Ez, attól függően, hogy milyen a kapcsolat közted és a címzett között, lehet konkrét vagy általános (pl. Tisztelt Igazgatónő!, Tisztelt Asszonyom/Uram! stb.). Ezután pár sor kihagyással következik a levél érdemi része, vagyis az, amit közölni, kérni stb. akarsz. A hivatalos levélben mindig szorítkozz a témára, és legyél minél rövidebb és tömörebb! Ezt követi a befejező rész, a záradék az elköszönéssel: Tisztelettel, Üdvözlettel, Köszönettel stb. Természetesen a leveledet a bal alsó részben elhelyezett aláírásoddal kell zárnod, amit mindig kézzel szokás írni (még ha a többi rész géppel van, akkor is). Hivatalos levélben mindig a teljes nevedet írd ki, s alatta tüntesd fel az elérhetőségeidet (cím, telefonszám, e-mail stb.) Ha ránézel a papírra, nagyon hivatalosnak fog tűnni. És hidd el, bármennyire is a tartalom a lényegesebb, a formára is figyelni kell, mert befolyásolhatja a címzettet! Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái a vállalatnál: Értesítés: valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről. Ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál. Felszólítás:Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. Itt szankciók is megjelenhetnek. Kifogásolás: Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő. Engedélyező: Az engedélyezések számos fajtája létezik. Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is. Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához. Igazolás: Gyakori levélforma az igazolás. Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki. Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól. Fontos az illetékesség. Meghatalmazás: A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat. A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre adott ügyben eljárjon, jogokat, 2
kötelezettségeket vállaljon. A meghatalmazás tartalmazza a meghatalmazott nevét, a meghatalmazás tárgyát, a jogosultságot, a meghatalmazás érvényességi idejét, a kiállítás dátumát, a meghatalmazó és meghatalmazott adatait. Fellebbezés: Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt. A határozat megváltoztatását akkor lehet kémi, ha az indokokkal alátámasztható. Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő. Bejelentés: a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára. Természetesen a bejelentés szóban is történhet. Ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat. Panasztevő levél: A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél. Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz. A névtelen levelekkel nem foglalkoznak. Feljegyzés: A feljegyzés gyakori ügyirat. Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette Rögzítő (Jegyzőkönyv): A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen. A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát. Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény. A hivatalos levél tartalma és formája A levél egyidős az írástudással. A sumerok agyagtáblába vésett ékírással, az Indiai népek fakérgen, pálmalevélen, bőrön, a kínaiak csonton és teknőspáncélon, az egyiptomiak papiruszon leveleztek. IV. Béla így kezdi IX. Gergely pápához írott levelét: Krisztustban szentséges atyának, Gergelynek, Isten kegyelméből a római szentegyház főpapjának, Béla, ugyanazon kegyelméből Magyarország királya mindenben köteles és alázatos tisztelet. A társadalmi kapcsolatokban a társasági formák, udvariassági és illemszabályok alapvetően megváltoztak. A diplomáciai kapcsolatokban a formalitások, merev szabályok sokban megmaradtak. Az üzleti élet az udvariasság, a tiszteletadás megtartása mellett nagyrészt leegyszerűsítette a kommunikációt. A levél stílusa többirányú igazodást is elvár írójától. Figyelembe kell vegye a levél tárgyát, a levél írásának célját és azt, hogy ki a címzett. Nemcsak a levél tárgya, de a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, a kapcsolat jellege, hosszú időre visszanyúló volta is meghatározza a hangnemet. De bárki a címzett, kötelező az udvarias forma. Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás, könnyen áttekinthető kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat és természetesen derüljön ki belőle, mi a levél célja, mit vár el, mit ajánl a levél írója. Jelezheti, hogy választ is vár arra. A hivatalos levél abban különbözik a magánlevéltől, hogy formáját, alakját szabványok írják elő; tartalmát tekintve pedig bizonyító okiratként is szolgál. Figyeljünk arra, hogy a szakszerű, hivatalos irat, a tartalmi szempontok figyelembe vétele mellett esztétikus tiszta, rövid, jól érthető, magyaros, szabatos legyen. Figyeljünk a hármas tagolás elvére, külalak szerint próbáljuk meg a lap közepén elhelyezni. Formai követelmények A felső és alsó lapszél: 20-25 mm, a bal margó 20-25 mm, a jobb margó 15-25 mm. A sortávolság szimpla vagy 1,5. A szövegben a bekezdések között egy üres sort hagyunk, vagy francia bekezdést alkalmazunk (a bekezdés első sora 0,5-1,5 cm-e behúzással, üres sor kihagyása nélkül készül). Tartalmi kiemelést esztétikusan, a szövegszerkesztő lehetőségeit használva készítsük. Szövegtörzsben lehetőleg sorkizárt formát használjunk. Betűméret 12, max. 14 pontos lehet, szöveg közben ne változtassuk. 3
Kezelési és irattározási adatok A dátum vagy a címzett nevének első sorával egy sorba jobbra (pl. Budapest, 2005-08-28), vagy a levél szövege után egy üres sor kihagyásával a bal margótól írható (pl. Budapest, 2005. augusztus 28.). Az iratkezelésre, illetve az ügyintézés módjára vonatkozó utasításokat a levél jobb felső sarkába írjuk. A keltezés vagy az első irattári adat a címzett megnevezésének első sorával kerüljön egy sorba. (tabulátor használata ajánlott!) Ha valamelyik adat hiányzik, a fejrészben nem kell leírni a megnevezését. Rövidítések: Hiv.sz.: Ikt.sz.: Üi.: Bár a levél tárgya nem tartozik szorosan az irattározási adatok közé, mégis az újabb előírások szerint már a tárgyat is az irattározási adatok alá a jobb margóhoz igazítva egy sor kihagyásával kell elhelyezni. A tárgy szót alá kell húzni, a kettőspontot és a szöveget nem. Címnek számít, ezért nagybetűvel kezdjük és a végére nem teszünk írásjelet. A levél szövege Az irattározási és címzési adatok alatt két üres sort hagyunk, ezután kezdjük írni a megszólítást, illetve a levél szövegét. Ha megszólítás van a levélben, annak szavait nagy betűvel kezdjük, lapszéltől írva vagy francia bekezdéssel, utána felkiáltójelet teszünk, ebben az esetben a szövegezést nagy betűvel egy üres sor kihagyásával kezdjük. Ha a megszólítás után vesszőt teszünk, akkor közvetlen alatta (sor kihagyása nélkül) kis betűvel kezdjük a bevezető mondatot. Hosszabb levelek szövegét tagoljuk, a különböző gondolati egységek bekezdéssel, illetve francia bekezdéssel választhatók szét. A különböző kiemelési módok is használhatók (pl. aláhúzás, középre írás, ritkítás stb.) Az aláírás Az üdvözlő szavak begépelése előtt egy üres sort hagyunk. A levél befejező részét a szöveg utolsó sorától számított negyedik sorban bal lapszéltől kezdjük (ide a bélyegző, annak hiányában géppel írt intézménynév kerül). Cégnév után három üres sor kimarad, majd az aláíró nevét írjuk, következő sorban sorkihagyás nélkül a név első karakterével elvágólag írjuk a beosztást. Több aláíró esetén a nevek egymás alatt helyezkednek el, mindig 3-3 sor marad üresen, egymás mellé írva pedig balról jobbra a legmagasabb beosztásútól a beosztottig írandó. Ha a keltezés a levél szövege után íródik, akkor az esetleges üdvözlő szöveg és az aláírások a hosszanti felezőtengelytől jobbra kezdődjenek (tabulátor használata ajánlott!) Aláírás kerülhet jobbra akkor is, ha a keltezés a jobb felső sarokban van. A mellékletek a bal lapszélre kerüljenek egy sor kihagyásával, jobb oldali aláíráskor a levél szövege alá egy üres sor mellett, de írásjel nélkül alá kell húzni a melléklet szót. 4
A körlevél készítésének főbb lépései 1. A körlevél fogalma: Olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatbázisnak (adatfájlnak) nevezzük. Tehát a törzsdokumentumot egy adatforrás tartalmával egészíti ki a program és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre. 2. A körlevél készítéséhez alapvetően 3 lépésre van szükség: - a törzsdokumentum megírása - a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése (vagy megnyitása) - a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése A körlevél elkészítését megkönnyíti a Körlevél segítő, mely az ESZKÖZÖK menüből választható ki: Levelek küldemények almenü Körlevél parancsával. 3. A körlevél állandó és változó részeinek létrehozása: Megírjuk a körlevél állandó részét (vagy megnyitunk egy régi dokumentumot), majd a változó részek (mezőhivatkozások) helyére valamilyen speciális jelzést teszünk (pl.: xx). Ezután elvégezzük a szükséges formázásokat és mentjük a háttértárra. A körlevél változó részeit tartalmazó adatfájl lehet: o Word táblázat o az adatok felsorolását pontosvesszővel elválasztva tartalmazó állomány o más alkalmazásban létrehozott állomány (pl.: EXCEL táblázat) A táblázat első sora a fejléc rekordot vagyis a mezőneveket tartalmazza. Ezeket a mezőneveket használjuk a törzsdokumentumban. A következő sorok a levélben felhasznált adatok, az un. adatrekordok. Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor azt is mentjük a háttértárra. 4. A körlevél létrehozása a Körlevél segítővel: A Körlevél segítő párbeszéd ablak 1. pontjánál törzsdokumentumot hozzuk létre. A törzsdokumentum az állandó szövegrészekből és az adatbázis mezőire való hivatkozásokból áll. Az alábbi típusok közül választhatunk: o Levél o E-mail o Boríték o Címke o Címtár A Körlevél segítő párbeszéd ablak 2. pontjánál az Adatok gomb megnyomásával az alábbi lehetőségek közül választhatunk: o Az aktuális dokumentum alapján o Sablon alapján o Egy már meglévő dokumentum alapján Célszerű az adatfájlt a Körlevél segítő indítása előtt előre elkészíteni (EXCEL vagy Word táblázat formában), de akár menet közben is elkészíthető. A 3. pontban a címzettek kiválasztása történhet: o Létező listából (ezt választva a Tallózás parancsra kattintva választhatjuk ki a táblázatot tartalmazó fájlt) o o Outlook névjegyalbumból Új lista létrehozása (a Létrehozás parancsra kattintva készíthetünk új adat táblázatot, majd a Testreszabás gomb segítségével szerkeszthetjük a Címlistát, egy címzett adatainak beírása után az Új bejegyzés gombbal kérhetünk új üres adatlapot) Ha van adatbázisunk, akkor az Adatmező beszúrása gomb segítségével elhelyezzük a mezőhivatkozásokat (az alkalmazott speciális jeleket kicseréljük mezőhivatkozásokkal). A Körlevél segítő párbeszéd ablak 4. pontjánál a levél megírása látható, ahol a További elemek paranccsal léphetünk tovább az adatmezők levélbe illesztéséhez. A Beszúrás gombra kattintva a kijelölt adatmezőt a levélnek arra a helyére illeszti be, ahol épp a kurzor áll. A Körlevél segítő párbeszéd ablak 5. pontjánál a levelek megtekintése látható, itt az Egyesített levelek egyikét láthatjuk és a >> gombra kattintva léphetünk a következő levélre. A Körlevél segítő párbeszéd ablak 6. és egyben utolsó pontjánál az egyesítés befejezése után végezzünk mentést és nyomtassuk ki a leveleket. Ha nyomtatóra irányítjuk a körlevelet, akkor az annyi levelet nyomtat ki, ahány rekord van az adatforrásban. http://www.hatekonysag.hu/blog/word-korlevel-egyszeruen.htm 5