SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 1 ADATBÁZIS-KEZELÉS MS ACCESS 2010 A feladat megoldása során a Microsoft Office Access 2010 használata a javasolt. Ebben a feladatban a következőket fogjuk gyakorolni: Adatok importálása Excel táblázatból Mozgás a táblában, rekordok tábla nézetben Kapcsolat felépítése táblák között Lekérdezés varázsló használata Lekérdezés SQL nézete Jelentéskészítés Űrlapkészítés A feladat megoldása hozzávetőlegesen 90 percet vesz igénybe. ELMÉLET Tekintsük át az elméleti fogalmakat. Az adatbázis rendezett adatok halmaza. Napjainkban az ún. relációs típusú adatbázis terjedt el a legjobban. A relációs adatbázisok jellemzői: Az adatokat táblázatokban tároljuk. (Innen kapta a nevét is, mert a táblázat maga is egy fajta relációt jelent.) A táblázat oszlopait mezőknek, sorait rekordoknak nevezzük. A mezőket mezőnévvel azonosítjuk. Egy mezőben csak azonos típusú adatot tárolunk.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 2 Alapfogalmak: Tábla: táblázat, (reláció) amiben az adatokat tároljuk. Adatbázis: adattáblák, kapcsolatok, lekérdezések, jelentések, űrlapok együttese. Kulcs (elsődleges kulcs, primary key): Egy vagy több mező, amely azonosítja a rekordot. Kulcs mező pl. emberek nyilvántartása esetén a [személyi szám] vagy bármilyen más azonosító kód (pl. egy sorszám). A kulcs nem lehet több rekordban azonos adat és nem lehet kitöltetlen. Összetett kulcs: több mezőből álló kulcs mező. Kapcsolatok táblák között: Sokszor az adatainkat több táblában tároljuk! A táblák közötti kapcsolat a kapcsolómezőkön keresztül valósul meg. Pl. Nézzük a dolgozók nyelvtudásának lehetséges tárolási módját! (Egy dolgozó több nyelvet is beszélhet!) A kapcsolat két tábla között lehet: 1:1 autó-van-tulajdonos 1:N szülő-van-gyerek; tulajdonos-van-gépkocsi; M:N hallgató-hallgat-kurzus ELINDULÁS Indítsuk el a 2010-es Access adatbázis-kezelőt és készítsünk egy egyszerű nyilvántartást hallgatói adatokból. Ehhez Excel forrásfájlokat fogunk használni, amiket a neptun rendszerből nyertünk. Figyeljük meg a lekérdezések résznél az adott feladat sokkal gyorsabban megoldható, mint Excelben!
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 3 Microsoft Access indítása: Start menü/minden program/microsoft Office/Microsoft Access 2010 Nyitókép: Hozzunk létre egy új, üres adatbázist. A táblákat nem kézzel töltjük fel, hanem külső adatforrásból. Válasszuk a Külső adatok szalag Excel ikonját. A varázsló végigvezet bennünket a következő lépéseken.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 4 Több munkalap van az Excel táblázatban, először a neptun lapot importáljuk. A mezőneveket az első sor alapján, az oszlopfejlécekből nyerjük. A mezőnév maximum 64 karakter lehet (érdemes rövid névvel ellátni). Egy táblában maximum 256 mező lehet. A táblában lévő adatok típusát az Access (hasonlóan az Excelhez, ha szöveges adatokat importálunk) felismeri és beállítja a következők egyikére: Szöveg: Rövid alfanumerikus értékek, például családnevek vagy utcanevek Szám: Számértékek, például távolságok. Ne feledje, hogy a pénznemeknek külön adattípus van fenntartva Igen/nem: Logikai értékek Számláló: Az összes rekordhoz automatikusan generált számok Pénznem: Pénznemben megadott értékek.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 5 Dátum/idő: Dátumok és időpontok Hivatkozás: Hivatkozások, például e-mail címek Feljegyzés: Hosszú vagy formázást használó szövegblokkok. A Feljegyzés mező egy jellemző példája lehet egy részletes termékleírás. (Nem indexelhető) OLE-objektum:OLE-objektumok, például a Word-dokumentumok. Melléklet:Fájlok, például digitális fotók. Egy rekordhoz több fájl is csatolható. Ez az adattípus az Access korábbi verzióiban nem használható A következő ablakban megadhatóak az importálás beállításai is. Most minden oszlop szöveges információt tartalmaz, az első oszlop különleges, a neptunkód lesz az egyedi azonosító, (elsődleges kulcs) így fontos, hogy indexelt és nem lehet azonos. Az indexelt tulajdonság segíti a gyors keresést az adatokban. Nem minden adattípus indexelhető! Válasszuk a neptunkódot elsődleges kulcsnak. Adjunk nevet a táblának: neptun.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 6 Az importálás befejezése után látható, hogy a tábla 953 rekordot tartalmaz. A tábla (tábla nézetben) a következőképpen néz ki: Tevékenység: Mozogjunk a tábla rekordjai, mezői között a billentyűzettel! Importáljuk a tanult módon a szuldat táblát is az Access-be. Válasszuk az Adatbáziseszközök/Kapcsolatok menüt a kapcsolatok létrehozásához. Adjuk hozzá a kapcsolat laphoz (kétszer kattintva a tábla nevére) mindkét táblát.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 7 Egérrel húzzuk a szuldat tábla neptunkód mezőjét a neptun tábla neptunkód mezőjére és végezzük el a kapcsolat beállításait. EGYSZERŰ LEKÉRDEZÉS SZERKESZTÉSE. A neptunkód kapcsoló mezőn keresztül kérdezzük le adott neptunkódhoz milyen név és születési dátum tartozik. Ezek közül az adatok közül a neptun, név a neptun táblában van, a születési dátum a szüldat táblában. Válasszuk a Létrehozás szalag/lekérdezés tervező lehetőséget. A tábla megjelenése ablakban adjuk hozzá a két táblát a lekérdezéshez.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 8 Töltsük ki a lekérdezésben szereplő mezőket az ábrán látható módon. Megjegyzés: Használhatjuk a lenyíló mezőket, vagy a kapcsolat táblán kétszer kattintva a mezőre, beviszi a mezőt a táblázatba magától az Access. A megjelenítés mindenhol be van állítva, ez az alapértelmezés. Futtassuk a lekérdezést a Tervezés szalagon a Futtatás gombbal. A lekérdezés eredménye innentől adatlap nézetben látható. Ha vissza szeretnénk térni tervező nézetbe, akkor a Tervezés szalag/nézet listából kell kiválasztanunk.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 9 Az SQL nézetet választva a lekérdezés SQL parancsként jeleníthető meg: SELECT neptun.[neptun kód], neptun.vezetéknév, neptun.keresztnév, szuldat.[születési dátum] FROM neptun INNER JOIN szuldat ON neptun.[neptun kód] = szuldat.[neptun kód]; EGYSZERŰ JELENTÉS KÉSZÍTÉSE Egy egyszerű jelentést szeretnénk a hallgatókról készíteni, csoportosítva megyénként a hallgatókat. Válasszuk a Létrehozás szalag/jelentés varázsló lehetőséget. A jelentés készítésében résztvevő mezők legyenek a neptun tábla: neptunkód, vezetéknév, keresztnév mezői, és a szuldat tábla születési megye mezője.
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 10 A csoportosítás miatt adjunk hozzá csoportszintet: (a születési megye mezőn állva nyomjuk meg a > jelet)
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 11 Adjunk meg rendezési szempontot az adatokhoz: Állítsuk be az elrendezést is a következők szerint: Adjunk neki nevet és nézzük meg nyomtatási nézetben az adatokat!
SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 12 EGYSZERŰ ŰRLAP Egy egyszerű űrlapot szeretnénk a hallgatókról készíteni, hol lapozható formában jelennek meg a fontosabb adatok. Válasszuk a Létrehozás szalag/űrlap varázsló lehetőséget. Az űrlap elrendezése legyen oszlopos, így egy lapozható űrlapot kapunk, ahol akár módosíthatunk is az adatokon. FELADAT BEFEJEZÉSE Végezetül mentsük el az adatbázist neptunadatok.accdb néven! Gratulálunk! Ezzel elérkeztünk a példa végéhez. Krankovits Melinda (SZE), 2016. Minden jog fenntartva.