A feladat megoldása során a Microsoft Office Excel használata a javasolt. Ebben a feladatban a következőket fogjuk gyakorolni:

Átírás

1 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 1 A feladat megoldása során a Microsoft Office Excel használata a javasolt. Ebben a feladatban a következőket fogjuk gyakorolni: AutoSzűrő használata. Kritérium tábla létrehozása és irányított szűrő alkalmazása. Kimutatás készítése. A feladat megoldása hozzávetőlegesen 90 percet vesz igénybe. Ebben a feladatban vizsgázó hallgatók adataival dolgozunk. Az Excel adatbázis jellegű szolgáltatásait felhasználva különböző kérdésekre kell válaszolnunk, amelyek tipikusan szűrőkkel és kimutatásokkal oldhatóak meg. Nyissuk meg a Vizsga_nyers.xlsx fájlt, és tanulmányozzuk a munkafüzet struktúráját. Az Adatok munkalapon találhatók a diákok tanulmányi eredménytől független adatai (név, személyi szám, lakhely stb.). A Vizsga lapon a hallgatók vizsgaeredményei láthatók; eszerint a vizsga három részből állt, és voltak diákok, akik egy vagy több részt nem írtak meg (előfordulhat az is, hogy valaki mindegyik részt kihagyta). Láthatjuk azt is, hogy a vizsga befejezési ideje mindenkinél egyéni, ugyanakkor a feladatlap kiosztása központilag történt (a kezdési idők azonosak).

2 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 2 Mint tudjuk, ha egy hallgató egy adott vizsgarészt nem írt meg, akkor hozzá ebbe a cellába a kihagyta bejegyzés került be. Azok a hallgatók, akiknél mind a három résznél a kihagyta bejegyzés szerepel, nem írtak vizsgát. A legegyszerűbben az AutoSzűrő segítségével lehet megszámolni, hogy hány ilyen diák volt. Az AutoSzűrőt az Adatok/Rendezés és Szűrés/Szűrő paranccsal lehet bekapcsolni. A bekapcsolás után a táblázat fejlécének a celláiban megjelenik egy lenyíló lista, amelyből ki tudjuk választani a kihagyta szöveget. Ha mind a három résznél elvégezzük ezt a kiválasztást, megtudhatjuk, hogy hányan nem írták meg egyik részt se. (Az egymás melletti oszlopokra beállított feltételek között logika és kapcsolat van.) Az Adatok munkalapról a Vizsga munkalapra egyesével, kézzel lettek a hallgatói azonosítók beírva, ill. átmásolva. Egyes kódokat a másolás közben elrontottak és csak öt karakteresek lettek. Keressük meg, és javítsuk őket! A feladatra több különböző megoldás is elképzelhető (pl. a Hossz függvény is használható), de itt is nagyon kézenfekvő az AutoSzűrő használata. Az Excel felismeri, hogy a kódok szövegek, ezért megjelenik a lenyíló listában a Szövegszűrők menüpont, ami alól kiválaszthatjuk az egyéni szűrőt. Az egyéni szűrőnél használhatjuk a? és * dzsóker karaktereket. A kérdőjellel egy karaktert, a csillaggal pedig bármennyi karaktert helyettesíthetünk. Tudjuk, hogy a helyes neptunkódok hat karakteresek, ezért a feltételben most hat kérdőjelet kell megadni. A kiszűrés után javítsuk ki a kiszűrt, hibás neptun azonosítókat. (Megj.: A neptun kódokra vonatkozó további logikai szabályokat a feladatban nem ellenőrizzük.)

3 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 3 Nézzük meg, hogy hány olyan hallgató van, aki az első részt 20 pontosra, vagy annál jobbra írta meg. Ezt a problémát is az AutoSzűrővel oldhatjuk meg. Az Excel most is felismeri, hogy a cellákban szám típusú adatok vannak, és így automatikusan a számszűrő aktiválódik. A számszűrőben egyszerűen be tudjuk állítani a nagyobb vagy egyenlő, mint 20 kritériumot. Zárjuk be az AutoSzűrőt. Szűrjük ki a 89-ben, Győrben született lányok adatait az Adatok munkalapról egy új munkalapra. Ehhez az irányított szűrő eszközt fogjuk használni. A tényleges megoldás előtt tekintsük át az irányított szűréssel kapcsolatos fontosabb elméleti tudnivalókat. Az ilyen feladatok végrehajtásához három (esetleg csak: kettő) blokk szükséges, ezek a következők: adatbázis (blokk), szűrőtartomány, kimeneti blokk. Az adatbázis (listatartomány) tartalmazza a kiszűrni kívánt adatokat (rekordok). A szűrőtartomány (kritériumtábla) mezőneveket (első sor) és hozzájuk tartozó feltételeket (további sorok) tartalmaz. Ezt a táblázatot a szűrés előtt nekünk kell létrehoznunk. A feltételek megadásához dzsóker jeleket és relációkat is használhatunk, hasonlóan, mint az AutoSzűrő esetén (részletesebben lásd lent). A kimeneti blokk megadása akkor szükséges, ha nem helyben akarunk szűrni. Ez a blokk célszerűen csak egy fejlécet tartalmaz, amely a kilistáztatni/megjeleníteni kívánt mezők neveit tartalmazza. Szükséges, hogy a fejléc alatt legyen megfelelő üres terület. Ha a teljes adatbázis fejlécét használjuk, akkor elég egy üres cellát megadni a szűrésnél (azaz nem kell kimeneti blokkot létrehozni). A szűrőtartomány feltételcellái a következőket tartalmazhatják: Relációs jelek (számtípusú cellákra; a reláció szerepel a megadás elején): <, >, <=, >=, <> Dzsóker karakterek (szöveges típusú cellákra):?, * (használati esetek pl.:?a* vagy egyszerűen?a,???; a kis és nagybetűk között itt nem tesz különbséget az Excel) Egyenlőségjel (szövegként pontos egyezésre keres, pl. '=Győr, '=??) Összetett logikai feltétel esetén az És kapcsolatot egymás mellé írással, a Vagy kapcsolatot egymás alá írással jelezzük. A szűrőtartománybeli üres sor, mint feltétel biztosan hibás, mert minden rekord kielégíti! Térjünk vissza a feladat megoldásához. A szűrő használatához hozzunk létre két új munkalapot, az egyiket nevezzük Kritériumnak, a másikat pedig Eredménynek.

4 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 4 A Kritérium lapon fogjuk megadni a szűrőfeltételeket (dzsóker jelekkel). A hallgatók nemét és születési dátumát a személyi számból kapjuk meg. A kritérium tábla fejlécében szereplő mezőknek ugyanazt a nevet kell adni, mint ami a forrásban szerepel, ezért érdemes a fejlécet hivatkozással kialakítani. Jelen esetben: =Adatok!C1 és =Adatok!E1. A feltételeinknek egyszerre kell teljesülnie, ezért És kapcsolatot kell alkalmazni a következő módon: A kritériumtábla kialakítása után álljunk az Eredmény munkalap A1-es cellájába (!) és az Adatok/Rendezés és Szűrés/Speciális paranccsal indítsuk el az irányított szűrőt. Listatartománynak adjuk meg a forrást (azaz a teljes adatok táblát), szűrőtartománynak az előbb létrehozott kritériumtáblát, az eredmény helyének pedig az Eredmény munkalap A1-es celláját. Megoldásként egy hallgatót kapunk. (A feladatot először gyakorlásként úgy is érdemes megcsinálni, hogy ugyanazon munkalapon helyezzük el a szűrőtartományt és kimeneti blokkot, mint az adatbázist.) Láthatjuk, hogy a beszélt nyelv csalóka, mivel a szó szerinti értelmezés itt tévútra visz bennünket: a fejezet címében szereplő kifejezés értelmezésénél általában nem a logikai És-t alkalnazzuk. A feladat tehát valójában az, hogy jelenítsük meg azoknak a hallgatóknak a nevét

5 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 5 és a neptun kódját, akik győriek, vagy Győrben születtek. A kritériumtáblában a feltételeket így egymás alá írjuk (Kritérium munkalap). Vegyük fel az Eredmény munkalapra másolással vagy hivatkozással azon oszlopok fejléceit (Neptun, Név), amelyeket meg szeretnénk jeleníteni. Ha az irányított szűrő hova másolja paraméteréhez az ezen feliratokat tartalmazó cellákat adjuk meg. akkor a szűrés végén valóban csak a számunkra szükséges oszlopok fognak megjelenni. Jelenítsük meg azoknak a hallgatóknak a nevét és születési helyét, akik nem Miskolcon születtek és két keresztnevük van. (A feladat megoldása előtt érdemes ellenőrizni, hogy a táblázatban minden hallgatónak egy vezetékneve és legfeljebb két keresztneve szerepel.) A két keresztnevű hallgatók neve úgy épül fel, hogy vezetéknév, szóköz, első keresztnév, szóköz, második keresztnév. Ha ezt dzsóker karakterekkel akarjuk helyettesíteni, akkor a két keresztnevű hallgatókra a * * * kifejezés illeszkedik. A nem logikai műveletet a kritériumtáblában <> jellel tudjuk jelölni. Készítsünk kimutatást arról, hogy a férfiak vagy a nők értek el jobb eredményt a vizsgán. Első lépésben az Adatok munkalap F oszlopába határozzuk meg a nemeket a C oszlopban található személyi szám alapján az =HA(PÁRATLANE(BAL(C2));"férfi";"nő") függvény segítségével. Majd nevezzük át az egész táblát a fejléc nélkül (A2:F151) adatoknak.

6 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 6 Vigyük át a vizsga tábla F oszlopába a nemeket a neptun kód alapján történő kereséssel, az =FKERES(A2;adatok;6;HAMIS) függvénnyel. Ha végeztünk, a Beszúrás/Táblázatok/Kimutatás paranccsal készítsünk egy új kimutatást. A sorcímkékbe húzzuk be a nemeket, mert azt szeretnénk eldönteni, hogy a férfiak vagy a nők értek el jobb eredményt. Majd az értékekhez a három rész eredményét húzzuk be és állítsuk át, hogy az eredmények átlaga jelenjen meg két tizedesjegy pontossággal. Finomítsuk az eredményt úgy, hogy kiszűrjük azokat, akik valamelyik részt nem írták meg. A jelentésszűrőbe húzzuk be a három vizsgarészt, majd a megjelenő szűrő ablakban állítsuk be a feltételt. Végezetül hasonlítsuk össze a kapott eredményeket! Kimutatás segítségével elemezzük, hogy milyen kapcsolatban vannak a megszerzett pontok a felhasznált idővel. Első lépésben ki kell számolnunk, hogy összesen hány pontot szereztek a hallgatók a három részből. A három rész pontjai a B, C és D oszlopokban találhatók (Vizsga munkalap). Az G1- es cellába írjuk be, hogy összes pont (fejléc), majd alá a Szum függvény segítségével számoljuk ki ezeket. A névkezelővel nem csak abszolút hivatkozásoknak és konstansoknak lehet nevet adni, hanem képleteknek, függvényeknek és relatív hivatkozásoknak is. Az G2-es cellán állva hozzunk létre egy új nevet az =SZUM(B2:D2) hivatkozással pontok néven.

7 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 7 Majd a G2 cellába írjuk be, hogy =pontok. A beírás után másoljuk le a képletet az oszlop összes cellájába. Számoljuk ki a H oszlopba a felhasznált időket is. Ezt úgy kapjuk meg, hogy a vizsga vége időpontból kivonjuk a vizsga kezdete időpontot. A végidőpont ott van minden egyes hallgatónál az E oszlopban, a kezdés pedig mindenkinél 9:50, ezért a névkezelővel mentettük el Vizsga_kezdete néven. A H1-es cellába írjuk be fejlécként, hogy Felhasznált idő, majd alá a H2-be az =PERCEK(E2-Vizsga_kezdete) függvényt. A Percek függvény egy 0 és 59 közötti számmal adja meg egy időpontnak a perc részét; és mivel a vizsga most kevesebb, mint egy órás volt, ezért ezzel a függvénnyel egyszerűen megkaphatjuk, hogy hány percig dolgoztak az egyes hallgatók. A kiszámolt adatokból készítsünk egy kimutatást. A kimutatásnál a sorcímkébe a felhasznált időt, az oszlopba a pontokat, az értékekbe pedig a Neptun kódot húzzuk bele. A kimutatás elkészítése után elemezzük a kapott eredményt. Megfigyelhető, hogy minél többet dolgozott a feladattal egy hallgató, annál jobb eredményt ért el. Utolsó komoly feladatunk az, hogy a vizsgázók számára saját, belső rendszerünk logikája szerinti címeket hozzunk létre. Ezek a címek úgy épülnek fel, hogy vesszük mindenkinél a vezetéknév első betűjét, ehhez hozzáfűzzük a keresztnevet, majd a kukac jelet, és mindezt kiegészítjük a vizsgamail.hu végződéssel. Első lépésben az Adatok lap G oszlopába határozzuk meg a címek első felét. A vezetéknév kezdőbetűjét egyszerűen a Bal függvénnyel vágjuk le. A keresztnév a Közép függvény alkalmazásával áll elő, miután a Szöveg.Talál függvénnyel kiszámoltuk, hogy hányadik karaktertől kell még a továbbiakat kiemelni. (Még a Hossz függvényt is fel kell használnunk.) A komponenseket az & operátorral vagy az Összefűz függvénnyel lehet összeilleszteni. A megoldást előállító képlet (G2-be írva): =ÖSSZEFŰZ(BAL(B2);KÖZÉP(B2;SZÖVEG.TALÁL(" ";B2)+1;HOSSZ(B2)-SZÖVEG.TALÁL(" ";B2));"@vizsgamail.hu")

8 SZE INFORMATIKAI KÉPZÉS 8 Megjegyezzük, hogy célszerű lehet segédoszlopot felvenni a szóköz pozíciója számára, hogy a végső képlet ne legyen annyira bonyolult. Mentsük el a munkafüzetet a táblázatkezelő saját formátumában Vizsga_kész.xlsx néven. Gratulálunk! Ezzel elérkeztünk a példa végéhez. Boros Norbert, dr. Kallós Gábor (Széchenyi István Egyetem), Minden jog fenntartva