YSoft SafeQ Újradefiniált nyomtatásfelügyelet
A YSoft SafeQ rendszer áttekintése A teljes körű nyomtatásfelügyeleti megoldásokat kínáló YSoft SafeQ szoftverrel csökkenthető a nagyvállalati nyomtatási szolgáltatások költsége, növelhető a nyomtatási folyamatok hatékonysága és fokozható a dokumentumok biztonsága. Minden nyomtatási, másolási és szkennelési művelet nyomon követhető és elszámolható, így mindig adottak a jelenlegi költségek és nyomtatási folyamatok áttekintéséhez szükséges információk. Eszközeinkkel kidolgozhatók és érvényesíthetők a költségcsökkentést elősegítő nyomtatási irányelvek. A biztonságot szavatoló hitelesítés csökkenti annak kockázatát, hogy a felhasználók otthagyják a kinyomtatott dokumentumaikat a nyomtatókban, és annak is kisebb az esélye, hogy illetéktelenek jutnak hozzá a dokumentumokhoz. A dokumentumok szkennelése biztonságos módon, az előre beállított helyekre történhet, hatékonyabbá téve a munkavégzést. Emellett a mobileszközökről való biztonságos nyomtatás is lehetséges bárhonnan, ezzel segítve a felhasználók munkáját. A YSoft SafeQ-val könnyedén figyelemmel kísérhető a nyomtatási környezet működése. A nyomtatási rendszer felügyeletét teljes körű jelentések és egy központi helyről kezelhető webes irányítópult egyszerűsíti. A funkciók összefoglalása Hitelesítés Szabályalapú nyomtatás Print Roaming Mobil nyomtatás Szkennelésfelügyelet Egyenleg és számlázás Jelentéskészítés Biztonságos hozzáférés a multifunkciós eszközökhöz és a dokumentumokhoz A felhasználók hitelesítése történhet kártyával, PIN kóddal, felhasználónévvel és jelszóval, vagy ezek kombinációival Védelem az illetéktelen felhasználók ellen Nyomtatási, másolási és szkennelési jogosultságok kiosztása A nyomtatási irányelvek érvénybe léptetésével költségek takaríthatók meg (például színes helyett csak fekete-fehérben, egyoldalas helyett csak kétoldalasan lehet nyomtatni, csak a leggazdaságosabb nyomtatón lehet nyomtatni stb.) Értesítés kérhető minden olyan esetben, ha a felhasználó nem tesz eleget a beállított szabálykészletnek Biztonságos nyomtatás a környezet bármely multifunkciós eszközével Az üzleti igényeknek megfelelő méretezhetőség (egyetlen irodától akár több földrészig) A nyomtatás csak a felhasználó hitelesítése után lehetséges Közvetlenül ios- és Mac eszközökről lehet nyomtatni, a dokumentumok a webes felületen vagy e-mailben küldhetők el a multifunkciós eszközökre Hitelesítés nélküli vendég felhasználók is nyomtathatnak Automatikus formátumkonvertálás (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG) Biztonságos szkennelés egy kattintással Parancsprogramokkal e-mailbe, saját mappába vagy előre definiált helyre lehet szkennelni Integrálható a már meglévő üzleti folyamatokba Egyéni vagy csoportos számlák Árlisták és költségközpontok Fizetős szolgáltatások támogatása Előre definiált vagy egyéni felügyeleti jelentések Cégvezetőknek készült jelentések és környezetkímélő jelentések OLAP-kockákra és hosszú távú trendelemzésre épülő CRS-jelentések www.ysoft.com
A nyomtatási szolgáltatásokkal összefüggő kihívások megoldása Költségcsökkentés Hány nyomtatás, másolás és szkennelés történik az adott környezetben, és mennyi ezek költsége? Print Roaming Szabályalapú nyomtatás Szkennelésfelügyelet Jelentéskészítés Nagyobb produktivitás Hatékonyan tudnak dolgozni a felhasználók a multifunkciós eszközökkel és a hálózati nyomtatókkal? Hitelesítés Print Roaming Szkennelésfelügyelet Mobil nyomtatás Fokozottabb dokumentumbiztonság Kik jogosultak nyomtatni és szkennelni? Mely dokumentumokat? Biztonságos a nyomtatás és a szkennelés? Hitelesítés Szkennelésfelügyelet Jelentéskészítés A YSoft SafeQ-munkafolyamat működése Egyenleg és számlázás Szabályalapú nyomtatás Hitelesítés Szkennelésfelügyelet Jelentéskészítés Jelentéskészítés Print Roaming Mobil nyomtatás
Útmutató a nyomtatásfelügyeleti döntésekhez Gazdaságossági szempontok Milyen irányelvek szabályozzák az adott munkahely vagy intézmény nyomtatóinak, másolóinak és multifunkciós nyomtatóinak használatát? Mekkora a dokumentumkészítés jelenlegi költségkerete? Valóban elkülönített költségkeretről van szó, vagy egyszerűen csak a jelenlegi költségekről? Mely szolgáltatások és felhasználók produkálják ezeket a költségeket? Hogyan állapítható meg, hogy a felhasználók a munkahelyi feladataikhoz vagy saját célra nyomtatnak és másolnak-e? Hogyan oldható meg, hogy ne teljen meg minden szemetes kidobott papírral a nyomtatók és a másolók közelében? Milyen irányelvek biztosítják, hogy a lehető legkevesebb papír menjen veszendőbe nyomtatáskor és másoláskor? Hatékonysági szempontok Hogyan történik a dokumentumok szkennelése? Hogyan jutnak hozzá a felhasználók a szkennelt dokumentumaikhoz? Milyen módon támogatott a saját eszközökről és a mobileszközökről indított nyomtatás, a távoli nyomtatás és a vendég felhasználók általi nyomtatás? Biztonsági szempontok Milyen irányelvek szabályozzák a multifunkciós eszközök használatát? Mi történik a kinyomtatott, de a nyomtatóban hagyott dokumentumokkal? Hogyan biztosítható a szkennelt dokumentumok illetéktelenekkel szembeni védelme és nyomon követhetősége? Milyen következményekkel járna, ha egy bizalmas üzleti dokumentum illetéktelen kezekbe kerülne? Informatikai szempontok Elfogadható lenne, ha felhasználónként csupán tíz percbe telne a YSoft SafeQ-val kapcsolatos alapismeretek elsajátítása? Tudta, hogy a Y Soft igény esetén vállalja a YSoft SafeQ telepítését? Igénybe venné ezt a szolgáltatást? Hogyan történik a különféle gyártók nyomtatóinak, multifunkciós eszközeinek és nyomtatóillesztőinek felügyelete? Használ a munkahely vagy az intézmény azonosító kártyákat vagy beléptető kártyákat a beléptetéshez, az étkezések elszámolásához vagy egyéb hitelesítési célokra? Hogyan tervezi a munkahely vagy az intézmény a jövőbeli nyomtatási szükségletek kielégítését a szervezeti struktúra bővülésével, a felhasználók számának növekedésével és a helyiségek számának növekedésével párhuzamosan?
Üzleti kihívások Akár 30%-os költségcsökkentés A nyomtatási környezet YSoft SafeQ-val történő optimalizálásának köszönhetően közel 30%-kal tudtuk csökkenteni nyomtatási, másolási és szkennelési költségeinket. A korszerűtlen régi eszközeinket multifunkciós új eszközökre cseréltük, így az elkövetkező öt évben további megtakarításokra számítunk. A jelentős költségcsökkenés révén várhatóan két éven belül megtérül a beruházás. Pavol Bonotka Česká pojištovna, a.s. (egy cseh biztosítótársaság képviselője) Napjaink üzleti kihívásai között előkelő helyen áll a költségcsökkentés, a hatékonyságnövelés és a dokumentumok fokozottabb biztonsága. Ezek a kihívások még inkább előtérbe kerülnek a nagyvállalati nyomtatási szolgáltatások felügyelete során. Tudja a választ az alábbi kérdésekre? Hány nyomtatás, másolás és szkennelés történik az adott környezetben, és mennyi ezek költsége? Kik nyomtatnak és hol? Vannak biztonsági kockázatai a nyomtatásnak? Hatékonyan használják a felhasználók a multifunkciós eszközöket? A YSoft SafeQ segít megválaszolni mindezen kérdéseket.
Kapcsolatfelvétel A Y Soft hivatalos partnereként engedéllyel rendelkezünk a YSoft SafeQ-alapú rendszerek, szolgáltatások és támogatási lehetőségek kidolgozására és üzembe helyezésére. A YSoft SafeQ használatba vétele gyerekjáték 1. Ügyféligények teljes körű felmérése: az ügyféligényeket felmérő automatikus dokumentum kitöltése 2. A YSoft SafeQ rendszer bemutatása és/vagy áttekintése: élő bemutató kérése 3. Megvalósíthatósági fázis (szükség szerint): a YSoft SafeQ tesztelése két héten át 3 5 multifunkciós eszközön 4. Díjak és árajánlat áttekintése: a díjak, a megtérülés és az ügyféligények áttekintése 5. Munkaterv vagy az ügyfél jóváhagyásának áttekintése: a bevezetési terv és a jóváhagyási feltételek áttekintése Y Soft Corporation, a.s. Technology Park, Technická 2948/13 616 00 Brno Cseh Köztársaság info@ysoft.com Y Soft North America, Inc. Grapevine, TX info.na@ysoft.com Y Soft Latin America Coral Gables, FL info.la@ysoft.com Y Soft France SARL La Garenne-Colombes info.france@ysoft.com Y Soft Israel Ltd. Tel Aviv info-israel@ysoft.com Y Soft Australia Pty Ltd. Killarney Heights, NSW info.ap@ysoft.com Y Soft Japan Ltd. Hyogo info.jp@ysoft.com Y Soft Magyarország Kft. Budapest info@ysoft.hu Y Soft Asia Pacific Pte. Ltd. Szingapúr info.sg@ysoft.com Y Soft Middle East Dubai info@ysoft.com www.ysoft.com