BUDAPEST FŐVÁROS III. KER. ÓBUDA-BÉKÁSMEGYER ÖNKORMÁNYZATA KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEKET KISZOLGÁLÓ INTÉZMÉNY (a továbbiakban: KSZKI) Budapest, 1033 Folyamőr u. 22. Házipénztári és Pénzkezelési Szabályzat
TARTALOMJEGYZÉK I. Házipénztári pénzkezelés általános szabályai 3. oldal 1. A házipénztár fogalma, rendeltetése 2. Pénzkezelő helyek fogalma, feladata II. A házipénztári pénzkezelés személyi feltételei, feladatkör meghatározása 1. A pénztáros és feladatai 2. A pénztárellenőr feladatai 3. Utalványozásra, érvényesítésre, ellenőrzésre jogosultak, ill. feladataik 4. oldal III. Pénztári rend 5. oldal 1. A szükséges pénzkészlet biztosítása 2. Befizetések szabályozása 3. Kifizetések szabályozása 4. Hamis vagy megrongálódott pénz 5. Pénztárzárlat, napi pénzkészlet 6. A pénztáros helyettesítése 7. Pénztári kulcsok kezelése 8. Pénz szállítása és őrzése 9. Állandó ellátmányt kezelő pénzkezelő helyek 10. Készpénzbefizetések gyűjtésével (átvételével) megbízott pénzkezelő helyek IV. Elszámolásra kiadott összegek 10. oldal V. Pénztári nyitva tartás 11. oldal VI. A szigorú számadású nyomtatványok kezelése 12. oldal Mellékletek: 1. sz. Utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzési, pénztárellenőri joggal megbízott dolgozók 2. sz. Nyilatkozat 3. sz. Jegyzőkönyv pénztár átadásához 4. sz. Szerződés másolat (Dunasecurity Kft) 2
A KSZKI a Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14. (5) és (8) bekezdése alapján jelen szabályzatban határozza meg a pénzkezelési formákon belül a házipénztári pénzkezelés helyi rendjét. A szabályozás kialakításakor figyelembe vételre került: - a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, - az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet, - a pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet, - a bizonylati szabályzat, - a gazdálkodási jogkörök (kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés) gyakorlásának szabályzata, A szabályzat hatálya az KSZKI saját költségvetésében szereplő, annak teljesítésével összefüggő, házipénztárral összefüggésben kezelt készpénzre terjed ki. 3
I. Házipénztári pénzkezelés általános szabályai 1. A házipénztár fogalma, rendeltetése A házipénztár a KSZKI, valamint a hozzátartozó intézmények működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatványok, étkezési utalványok, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. A házipénztár feladatait a PÉNZTÁROS látja el. A PÉNZTÁRELLENŐR a KSZKI vezetője által kijelölt pénzügyi végzettséggel rendelkező dolgozó. A házipénztárban idegen - más szervezetek, alkalmazottak és más személyek - pénzét (egyéb értékét) csak a KSZKI igazgatójának külön - írásbeli - engedélyével szabad tartani. 2. Pénzkezelőhelyek fogalma, feladata A házipénztár a KSZKI és intézményeinek működéséhez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására kijelölt külön helyiség, amelyben a készpénz és egyéb értékek elhelyezésére és őrzésére kellő biztonságot nyújtó, biztonsági zárral ellátott páncélszekrény van. A pénztárhelyiség ajtaját biztonsági zárral, ablakait védőráccsal kell ellátni. A pénz tárolására és a pénztáros tartózkodására szolgáló helyiségrészt az ügyfelek tartózkodására szolgáló tértől zárható, pénztárablakkal ellátott fal választja el. A pénztárhelyiségben térfigyelő kamera és riasztókészülék van felszerelve. Az önkormányzati intézmények feladatellátását szolgáló pénzügyek teljes körű intézése a KSZKI feladata, de az intézmények zavartalan működéséhez szükséges, hogy állandó készpénzellátmánnyal (rovat) rendelkezzenek, ugyanakkor az intézmény készpénzbefizetések begyűjtésével (átvételével) is foglalkozik (étkezési térítési díjak beszedése, helység bérleti díj befizetései). Tehát minden egyes intézmény egyben pénzkezelőhely is. A KSZKI- hoz tartozó intézmények készpénzkészletüket (ellátmány) biztonsági zárral ellátott helyiségrészben, tűzbiztos páncél, ill. lemezszekrényben, vaskazettában tárolhatják. A pénztárhelyiségben csak az állandó, vagy eseti jelleggel felhatalmazott alkalmazottak tartózkodhatnak. Más alkalmazottnak a pénztárhelyiségbe belépni tilos. Ha a pénztáros a munkahelyét akár csak rövid időre is elhagyja, köteles a pénzt és az egyéb értékeket a páncélszekrénybe zárni. 4
II. A házipénztári pénzkezelés személyi feltételei, feladatkör meghatározása 1. A pénztáros és feladatai A pénztárosi és helyettesítési feladatok ellátására csak a szakmailag arra alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazoló személyt szabad kijelölni. A pénztáros, ill. távolléte esetén a helyettes, a házipénztárat önállóan teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztáros munkakörének elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni (2. sz. melléklet). A Házipénztárt két vagy több személy egy időpontban, közösen még kivételesen, kisegítésképpen sem kezelheti. A pénztáros személyének megbízásakor figyelembe kell venni azt, hogy a pénztárosi feladatokkal összeférhetetlenek az alábbi munkakörök: - pénztárellenőr, - aki utalványozási feladatokat lát el, - akinek az intézmény fizetési számlája felett aláírási joga van, - aki a fizetési számla- és pénztárforgalom könyvelésében részt vesz. A KSZKI vezetője fenti összeférhetetlenségi helyzetek alól írásban felmentést adhat akkor, ha a szervezeti háttér hiányossága (kis létszám) miatt az összeférhetetlenség feloldása nem megoldható. A pénztáros feladata: - a pénztárban tartott dolgok megőrzése során a pénzkezelés biztonságát szolgáló eszközök alkalmazása, - a befizetett készpénz átvétele, - a pénz átvétele előtt a pénz valódiságának, forgalomképességének ellenőrzése, - az utalványozott kifizetések teljesítése, - a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése, - a pénztár e szabályzat szerinti zárása, - a bizonylati fegyelem megtartása, - gondoskodni arról, hogy a pénztárban a várható szükségletnek megfelelő mennyiségű pénz kifizetéskor rendelkezésre álljon, - hogy a pénztárban csak teljesen ép bankjegyek legyenek, azaz a bankjegyek ne legyenek hiányosak, megrongálódottak, megcsonkítottak (kivételt képeznek azok, melyek még teljes értékben beválthatóak), - jelen legyen a pénztár pénztáros helyettes részére történő pénztárátadásnál akkor, ha hiányzása előre tervezett, - jelen legyen a pénztár helyettestől történő pénztár visszavételkor - a meghatalmazások megléte abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult személy vette fel személyesen. További feladatait részletesen a munkaköri leírása tartalmazza. 5
2. A pénztári ellenőr és feladatai A pénztári ellenőrzés az alap és a pénztári bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzését, valamint a pénztárzárás után a "Pénztárjelentés" helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzését jelenti. A pénztár ellenőrnek nem szabad kijelölni: - a pénztárosi megbízással rendelkező személyt, - a pénztáros helyettesi megbízással rendelkező személyt, - aki utalványozási feladatokat lát el, - akinek a fizetési számla felett hitelintézeti aláírási joga van, - aki a fizetési számla- és pénztárforgalom könyvelésében részt vesz. A pénztári ellenőr alaki szempontból az alábbiak szerint köteles megvizsgálni a bizonylatokat: - az alapbizonylatok megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak, azokat a jogosult személy utalványozta-e, - a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket, - a bevételi, ill. kiadási bizonylatok minden rovata megfelelően kitöltésre került-e, - a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, - a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, - a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylatok adataival, - a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, A pénztárellenőr tartalmi szempontból köteles vizsgálni: - a bizonylatot az illetékes személy állította-e ki, - a bizonylathoz valamennyi alapokmányt, mellékletet csatolták-e, - az alapbizonylatok tartalmazzák-e teljesítés igazolását, - a pénztári bizonylat és az alapbizonylat adatai megegyeznek-e, - megtörtént-e az alapbizonylatok utalványozása és az szabályszerű-e, - a bizonylat számadatai helyes bejegyzéseket tartalmaznak-e és fennáll-e a bejegyzések számszaki összefüggése. A "Pénztárjelentés" helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos. Ennek során a pénztári ellenőrnek ellenőriznie kell, hogy a "Pénztárjelentés"-be bevezetett tételeknek megvannak-e a pénztári és alapbizonylatai. A pénztári ellenőr az általa ellenőrzött okmányokat kézjegyével köteles ellátni. A pénztári ellenőri feladatokat pénztárzárlatonként el kell végezni. A pénztári ellenőr, ha az előírt pénzkezelési szabályoktól eltérő eljárást, mulasztást, szabálytalanságot vagy visszaélést tapasztal, azonnal köteles jelenteni felettesének, akinek kötelessége a szükséges intézkedések megtétele. A pénztárellenőri feladatokat a KSZKI igazgatója által kijelölt pénzügyi végzettséggel rendelkező dolgozó látja el. 6
3. Utalványozásra, érvényesítésre, ellenjegyzésre jogosultak, ill. feladataik A pénztári ki-, és befizetések ellenőrzésére, utalványozására, érvényesítésére, ellenjegyzésére jogosult dolgozók meghatározása a KSZKI igazgatójának feladata. A jogosultak nevét és aláírás mintáit a pénztárban jól látható helyen ki kell függeszteni (1. sz. melléklet). Ezeket a feladatokat a 292/2009 (XII. 19.) Kormány rendelet előírásai alapján kell ellátni. Az utalványozó utalványozási feladatait, jogait és kötelmeit a KSZKI A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés rendjének szabályozása Szabályzata tartalmazza. III. Pénztári rend 1. A szükséges pénzkészlet biztosítása A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. Ennek keretében a pénztáros: - felméri a pénztár pénzszükségletét, - összeállítja a címletjegyzéket, - az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, - gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által - történő aláíratásáról. Készpénzfelvételi utalvány: A számlavezető pénzintézettől történő készpénz felvételére a készpénzfelvételi utalvány szolgál. A nyomtatványt a számlavezető pénzintézet bocsátja a házipénztár rendelkezésére. Az utalványt két példányban kell kiállítani, és a pénzintézetnél bejelentett módon kell aláíratni. A pénzintézettől felvett készpénzt - a bank által kiadott bizonylat alapján - bevételi pénztárbizonylaton kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második (nyugta) példányát a készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéshez kell csatolni. Az utalványok felhasználásáról tételes nyilvántartást kell vezetni. 2. Befizetések szabályozása Minden házipénztári befizetésről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. Erre a célra a Kulcs-Soft Kft. által fejlesztett Házipénztár Könyvelés pénztárkezelő program által kiállított hárompéldányos bizonylatot kell használni. Az első példány a könyvelési példány, a pénztárjelentés melléklete, a második példány a befizető nyugtája, a harmadik példány lefűzésre kerül. A bevételi pénztárbizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. 7
A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegeket nem vesszük át, "telepítjük" a fizetési számlánkra. A fizetési számláról felvett készpénz bevételezése lásd készpénzfelvételi utalványnál. 3. Kifizetések szabályozása A házipénztári kifizetésekről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, melyhez minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot. Erre a célra a Kulcs-Soft Kft. által fejlesztett Házipénztár Könyvelés pénztárkezelő program által kiállított hárompéldányos bizonylatot kell használni. Az első példány a könyvelési példány, a pénztárjelentés melléklete, a második és harmadik példány lefűzésre kerül. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított és utalványozott kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. A bizonylat alaki követelményeinek vizsgálatára a kitöltés módjára a II/2. pontban leírtak értelemszerűen vonatkoznak. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Abban az esetben, ha több kedvezményezett van, az aláírások a mellékeltet képező alapokmányokon szerepelnek. Ennek feltétele, hogy valamennyien egy napon vegyék fel a pénzt. Ilyen kifizetés: intézmények részére ellátmányok kifizetése, vidékről bejáró dolgozók, útiköltség-térítése és általában minden olyan kifizetés, amit "gyűjtőzni" lehet. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás alapján fizethető ki pénz. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Intézményi kifizetéseknél - az intézményvezetők által rendszeresen megbízott részére - visszavonásig érvényes meghatalmazások alapján történik a kifizetés. Ezeket az állandó meghatalmazásokat - iskolák esetén- tanévkezdéskor, minden év szeptemberében meg kell újítani. Az állandó meghatalmazásokról a pénztáros köteles külön nyilvántartást vezetni, és a kiadási bizonylaton az intézmény megnevezésére hivatkozni. Az egyszeri meghatalmazásra, és az állandó jellegű meghatalmazásra a Pénzügyi csoport által kiadott nyomtatványokat lehet használni, de egyedileg megfogalmazott szabályszerű meghatalmazás is elfogadható. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak is alá kell írnia. Kifizetéskor először a pénztárbizonylatot kell aláíratni a felvevővel, és csak azután szabad a pénzt átadni. 8
4. Hamis, vagy megrongálódott pénz Hamis, vagy megrongálódott pénz a pénztárban nem kezelhető. A pénztáros csak valódi és forgalomképes bankjegyeket és érméket fogadhat el a befizetőktől, és kifizetést is csak ilyen pénzekkel teljesíthet. Nem fogadhat el sérült, megrongálódott, megcsonkult hiányos bankjegyet, vagy olyan érmét sem, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban, természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás) vesztett súlyából vagy sérült meg. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak tetsző bankjegyet vagy érmét talál, azt nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartani, és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. A jegyzőkönyvbe fel kell venni a befizető nevét, lakcímét, személyi igazolványának számát. A jegyzőkönyvet alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. A jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. 5. Pénztárzárlat, napi pénzkészlet A pénztáros minden zárásnál a Kulcs-Soft Kft. által fejlesztett Házipénztár Könyvelés pénztárkezelő program által készített "Pénztárjelentés"-t készít. A "Pénztárjelentés" két példányban készül. Az első példány a mellékletekkel együtt a könyvelés példánya, a második példány lefűzésre kerül. A "Pénztárjelentés" megfelelő rovatába be kell írni: a kiadási vagy bevételi bizonylat sorszámát - a be-, ill. kifizetés jogcímét - a be-, ill. kifizetett összeget A pénztárjelentés sorait folyamatos sorszámmal kell ellátni. A pénztáros köteles a hónap utolsó munkanapján pénztárzárlatot készíteni. Pénztárzárlatkor a pénztárosnak: - Címletenkénti részletezéssel meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénzállományt. - A pénztárjelentés alapján meg kell állapítani a bevételek és kiadások időszaki végösszegét, majd - az előző lezárt időszaki készpénzmaradványa figyelembevételével - a pénztár feljegyzései szerinti egyenleget. - A pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal. - Az egyezetés megtörténtét a pénztárosnak aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentésben, aminek tényét az ellenőr ugyancsak aláírásával igazolja. - Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltéréseket, azok okait, még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést záros határidőn belül rendezni kell. Az eltérés rendezéséről az ellenőr által is aláírt jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvet a pénztári ellenőr a pénzügyi csoportvezetőnek, ill. a gazdasági vezetőnek 9
köteles átadni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vezetni, a hiányt pedig a pénztáros befizetési kötelezettségeként elő kell írni. Ettől az utóbbitól eltekinteni és a hiányt, veszteségként elszámolni csak akkor lehet, ha kétséget kizáróan megállapítható, hogy a hiányt a pénztáros részéről elháríthatatlan külső ok idézte elő. A KSZKI gazdasági vezetőjének feladata, hogy a hatályos jogszabályok alapján meghatározza a házipénztári pénzkészlet napi maximális záró pénzkészletét. A KSZKI gazdasági vezetője ezek alapján a napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározásakor figyelembe veszi, hogy a készpénz napi záró állományának naptári hónaponként számított napi átlaga nem haladhatja meg az adott költségvetési év módosított költségvetési előirányzata főösszegének 2 %-át, illetve ha a 2 %-a nem éri el a 6.000.000 forintot, akkor a 6.000.000 forint. A KSZKI gazdasági vezetője a KSZKI pénztárának napi zárókészlete értékét 6.000.000,- Ft, azaz Hat-millió forintban határozza meg. (A napi készpénzforgalom, illetve a pénzkészlet megállapításánál a személyi juttatás jellegű kifizetések forgalmát, valamint a készpénzletéteket nem kell számításba venni.) Az engedélyezett záró pénzkészletet meghaladó összeget vissza kell fizetni a fizetési számlára. 6. A pénztáros helyettesítése Amennyiben a pénztárost bármely okból (szabadság, betegség) helyettesíteni kell, vagy beosztásából végleg távozik, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénztárzárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztárzárlat után a távozó, ill. helyettesítendő személy által kezelt pénzt, továbbá bizonylatokat és nyilvántartásokat az utódjának át kell adni, aki az átvétel alkalmával az elszámolások helyességéről köteles meggyőződni. Az átadás-átvételnél az átadón és az átvevőn kívül a pénztárellenőrnek is jelen kell lennie. A pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt mindhármuknak alá kell írni. Helyettesítés esetén a jegyzőkönyv két példányban készül, egy példány a pénztárjelentés első példánya (könyvelési példány) mellé, a másik lefűzésre kerül. Ha a pénztáros végleg távozik a beosztásából, az átadás-átvételi jegyzőkönyv 4 példányban készül. A fentieken kívül a jegyzőkönyv egy példánya a távozó pénztárosé, egy példány pedig a gazdasági vezetőé. 3. sz. melléklet: Jegyzőkönyv a pénztár átadásához 7. A pénztárkulcsok kezelése Az elkülönített pénztárhelyiség kulcsait a pénztáros kezeli. A kulcsok másodpéldányait lezárt, lepecsételt aláírt borítékban a titkársági páncélszekrénybe elzárva kell tartani. A KSZKI páncélszekrénye kétzáras. Egyik kulcsot a pénztáros, a másik kulcsot a pénztárellenőr őrzi. A páncélszekrényhez tartalékkulcs nem tartozik. 10
A pénztárkulcsok eredeti példányairól a pénztáros nyilvántartást köteles vezetni, melyből egyértelműen megállapítható, hogy az eredeti kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A pénztárkulcsok átvételét, valamint visszaadását a nyilvántartásban aláírással kell igazoltatni. Ha a pénztáros betegség vagy más ok miatt munkahelyéről távol marad, a nála lévő kulcsot leragasztott és a ragasztáson aláírásával átírt borítékban a pénzügyi csoportvezető részére köteles eljuttatni. Ebben az esetben a pénzügyi csoportvezető köteles gondoskodni a pénztár átadásáról, a pénztárzárlat és a házipénztár átadására vonatkozó szabályok alapján. A pénztár felnyitásánál a pénztárellenőrnek és a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie. A kulcsok bármely példányának elvesztését, esetleg a zár elromlását a pénztáros haladéktalanul köteles jelenteni a pénzügyi csoportvezetőnek, aki a szükséges intézkedést köteles megtenni. 8. A pénz szállítása és őrzése A pénzintézetből a KSZKI pénztárába a készpénzt a DUNASECURITY Vagyonvédelmi Kft. végzi érvényes szerződés alapján. Az intézmények részére a KSZKI pénztárából felvett készpénzek (ellátmányok, előlegek, stb.) biztonságos szállításáról és kezeléséről az intézményvezetők kötelesek gondoskodni. 9. Állandó ellátmányt kezelő pénzkezelő helyek Az intézmények részére - váratlan és kisebb kiadásaik fedezetére - állandó készpénzellátmányt kell biztosítani. A készpénzellátmány összegét minden költségvetési évben - januárban felül kell vizsgálni. Az összeg megállapításakor figyelembe kell venni az intézmények vezetőinek, valamint a szakmai felügyeletet ellátó főosztály gazdasági ügyeivel foglalkozó véleményét, a tapasztalatot, stb. Az állandó készpénzellátmányt az intézmények a KSZKI által elkészített Excel táblázatban (kinyomtatott formában) kötelesek havonta egyszer elszámolni. A rovatelszámolás ív mellékletei a készpénzes számlák, melyeket időrendi sorrendben kell feljegyezni. Az intézménynél kintlévő számlák + a készpénz együtt az ellátmány összege. A rovatelszámolás ívet naprakészen kell vezetni. A számlákat és a rovatelszámolás ívet az intézményvezetőnek aláírásával és bélyegzővel kell igazolni. Személyi kifizetéseket nem lehet a rovatelszámolás íven elszámolni. Az ellátmány összegével havonta egy alkalommal el kell számolni a KSZKI pénzügyi csoportjánál. Az ellátmány összegét nem szabad túllépni. A maradványt nem kell befizetni. Ellenőrzés után a házipénztár kifizeti az ellátmány feltöltését, így ismét a teljes összeg áll az intézmény rendelkezésére. Év végén (költségvetési év) a pénzügyi csoport által megjelölt időben (legkésőbb december 31-én) az elszámolási kötelezettséget teljesíteni kell. Maradvány esetén a maradvány összegét az elszámoláskor a házipénztárba be kell fizetni. A KSZKI pénztárosa az ellátmányok felvételéről és feltöltéseiről analitikus nyilvántartást köteles vezetni. 11
10. Készpénzbefizetések gyűjtésével (átvételével) megbízott pénzkezelő helyek A készpénzbefizetések begyűjtésével, átvételével megbízott pénzkezelő helyek (intézmények) bölcsődék, óvodák, iskolák, szociális intézmények: 1. Élelmezési bevételek esetén: a KSZKI élelmezési feladatokat ellátó dolgozói által meghatározott napon, havonta egyszer kötelesek elszámolni az általuk beszedett térítési díjakról. A térítési díjakat a beszedés napján a KSZKI fizetési számlájára csekken, hitelintézet fiókjában készpénzben - be kell fizetni. A kisebb összegű pótbefizetéseket hetenként egyszer - összeghatárra tekintet nélkül - be kell fizetni (csekken) a KSZKI fizetési számlájára. Étkezési térítési díj a KSZKI házipénztárába készpénzben nem fizethető be. Ajánlott kíséret: Az intézményekben beszedett étkezési térítési díjak kezeléséről, biztonságos szállításáról, a pénzszállításában közreműködő személyek kijelöléséről az intézményvezető köteles gondoskodni. - 50.000 Ft alatt 1 fő pénzszállító, pénzszállító táskával - 50.000-200.000 Ft között 1 fő pénzszállító, 1 fő kísérő pénzszállító táskával - 200.000 Ft és felette 1 fő pénzszállító, 2 fő kísérő pénzszállító táskával 2. Egyéb készpénzes bevételek befizetései: A befizetéseket, legalább havonta egyszer - a KSZKI által kibocsátott csekken, házipénztárba vagy a KSZKI fizetési számlájára kell feladni és elszámolni. A befizetésekhez kapcsolódó nyugtákról, számlákról folyamatosan kimutatást kell készítenie, melyet a KSZKI pénzügyi csoportjánál minimum havonta egyszer kell leadni. A leadást követően a pénzügyi csoport ellenőrzi. IV. Elszámolásra kiadott összegek Előleg folyósítására a következő jogcímen kerülhet sor: beszerzési kiadások intézményi általános ellátmány szolgáltatási kiadások üzemanyag vásárlás az intézmények által pályázat útján elnyert összeg, a pályázatban megjelölt feladatok felhasználás kiküldetési kiadások, bérlet térítés. egyéb. 12
Az elszámolásra jogcím, összeghatár megjelöléssel igényelt előlegek kifizetését a KSZKI igazgatója, gazdasági vezetője, pénzügyi csoportvezetője engedélyezi. A pályázat útján elnyert összegek csak a banki beérkezés után bocsáthatók a pályázó rendelkezésére. Az elszámolásra jogcím megjelöléssel igényelt és az igénylések elbírálását követően szabályszerűen utalványozott és kiadott összegeket tételenként az "Előlegnyilvántartás" nevű Pénzügyi csoport által készített Excel nyilvántartásba kell feljegyezni. A nyilvántartásba fel kell jegyezni: előleg sorszáma felvétel időpontja kiadási pénztárbizonylat száma intézmény megnevezése (esetleg felvevő neve) a felvétel jogcíme felvett összeg az elszámolás határideje az elszámolás tényleges időpontja a ténylegesen felhasznált összeg a visszavételezés bevételi pénztárbizonylatának száma Az előlegre kiadott összegek elszámolása bruttó módon történik. Elszámoláskor ennek megfelelően az elszámolásra kiadott előleggel azonos összegű bevételi pénztárbizonylatot, majd a ténylegesen felhasznált összegről pedig kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A felvett előlegek elszámolásának határideje: Beszerzési és szolgáltatási célokra kifizetett előleg esetén a pénz felvételétől számított 10 munkanapon belül. Üzemanyag vásárlásra felvett előleget 30 naponként, azaz havonta kell elszámolni. Az elszámoláshoz menetlevelet kell csatolni. Pályázat útján elnyert összegek elszámolási határideje a pályáztató által megjelölt időpont. Az elszámolásra kiadott pénzzel - amennyiben a cél megvalósult, még a kijelölt határidő előtt - el kell számolni. Ha a kitűzött határidő előtt mód van részleges elszámolásra, azt a dolgozó köteles megtenni. A fennmaradó összeg elszámolásának határideje ilyen esetben változatlan marad. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget azonnal vissza kell fizetni. Ha ugyanaz a személy (intézmény) elszámolásra azonos jogcímen újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolni, ha az annak elszámolására kitűzött határidő még nem érkezett el. Ha az elszámolásra kötelezett személynek az elszámolás eredményeként bizonyos összeget vissza kell fizetnie, ezt az összeget készpénzben még akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb összeget vesz fel. A befizetendő és felveendő összeget nem lehet egymással kompenzálni. 13
Az intézményeknél egyidőben több - pályázat útján elnyert - előleg is lehet, mivel a pályázó nem ugyanaz a személy. Az elszámolásra kiadott összegek kimutatása, nyilvántartásának vezetése a pénztáros munkaköri feladata. Ha az elszámolásra felvett összegekről az elszámolásra kötelezett a kitűzött határ-időig nem számol el, a pénztáros tartozik a kötelezettet a haladéktalan elszámolásra felszólítani. Ha ez eredménytelen, köteles a pénzügyi csoportvezetőnek jelenteni, aki saját hatáskörében gondoskodik a tartozás pénzügyi rendezéséről. V. Pénztári nyilvántartás A pénztári forgalomhoz rendszeresített nyomtatványok meghatározása, azok használatbavétel előtti hitelesítése: - Készpénzfelvételi utalvány bank által rendszeresített nyomtatvány - Készpénzbefizetései bizonylat bank által rendszeresített nyomtatvány Kulcs-Soft Kft. által fejlesztett Házipénztár pénztárkezelő program által készített nyomtatványok: - Bevételi pénztárbizonylat - Kiadási pénztárbizonylat - Pénztárjelentés - Címletjegyzék MÁK nyomtatványok: - visszafizetési jegyzék (munkabér visszafizetés) - fizetési előleg kifiz. bejelentése "Házilag" készített nyilvántartások: - Előleg-nyilvántartás - Elszámolás a felvett előlegekről - Állandó készpénzellátmányok analitikus nyilvántartása - Fizetési előlegek nyilvántartása - Vevő nyilvántartás - Rovatelszámolás - Fizetési előleg kérelem - Egyedi munkaruha nyilvántartás VI. A szigorú számadású nyomtatványok kezelése A pénzügyi csoport feladata a házipénztárban tartott készpénz és a szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok kezelése és megőrzése, valamint az ezzel kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. A szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható a felhasználó, a felhasznált mennyiség - sorszám szerint - és a felhasználás időpontja. 14
A szigorú számadás alá vont nyomtatványokat a pénzügyi csoport azok beszerzésekor - kezelésbe való átadáskor - jegyzék kíséretében tartozik átvenni. A jegyzéket hitelesített füzetben - vagy más formában - úgy célszerű felfektetni, hogy az egyben az átvett értékek, nyomtatványok fajtánként elkülönített nyilvántartására is szolgáljon. Az átvétel alkalmával meg kell vizsgálni, hogy az egyes tömbökben az űrlapok teljes számban megvannak-e. Ha a pénztáros a kezelésében lévő szigorú számadású nyomtatványokból kiad, vagy saját maga felhasznál, annak tényét a nyilvántartásban keltezés és aláírás mellett el kell ismertetni, ill. elismernie. A KSZKI- nál használatos szigorú számadású nyomtatványok: - Készpénzfelvételi utalvány (kitöltés után) - Nyomdai úton előállított számla - Számítógéppel előállított számla Jelen szabályzatot kiegészítik a Háromoldalú megállapodás -ban foglaltak. Jelen szabályzat végrehajtásáért és betartásáért felelős valamennyi érintett dolgozó. Jelen szabályzat 2015. január 1-én lép hatályba. A hatálybalépéssel egyidejűleg a KSZKI-ban eddig érvényben lévő szabályzat hatályát veszti. Budapest, 2015. január 01.... Hont János Igazgató 15
1. számú melléklet Utalványozási, érvényesítési, ellenjegyzői, pénztárellenőri, helyettesítési joggal megbízott dolgozók a házipénztárban ALÁÍRÁS SZIGNÓ UTALVÁNYOZÁSI JOG HONT JÁNOS IGAZGATÓ BODNÁR ERIKA PÉNZÜGYI CSOPORTVEZETŐ ELLENJEGYZŐ BARANYAI KRISZTINA GAZDASÁGI VEZETŐ PÉNZTÁR ELLENŐR DIVINYI ÉVA IT. TÁMOGATÁS CSOPORTVEZETŐ Budapest, 2015. január 01. 16
2. számú melléklet N Y I L A T K O Z A T Alulírott... pénztáros tudomásul veszem, hogy a... /intézmény/ házipénztárában lévő valamennyi pénzeszköz és egyéb értékcikk kezeléséért 100 %- s anyagi felelősség terhel. Budapest, 20... Házipénztáros 17
3. számú melléklet J E G Y Z Ő K Ö N Y V Pénztárátadáshoz Felvéve a házipénztárában Tárgy: pénztárátadás Jelen vannak: pénztárosi teendőket 20 év hó napig. (intézmény neve) (dátum). vezető (vagy pénztárellenőr) pénztáros helyettes pénztáros, ill. pénztáros távolléte alatt a helyettes látja el A fenti feladatok ellátásához az alábbi pénzösszeget és okmányokat adja át: Pénztárban lévő pénzösszeg címlet szerint a pénztárjelentés alapján: Pénztárjelentés sorszáma Kiadási pénztárbizonylat sorszámtól ig Bevételi pénztárbizonylat sorszámtól ig Készpénzfelvételi utalvány sorszámtól ig Elszámolásra kiadott és el nem számolt összegek és azok nyilvántartása db Kulcsnyilvántartás db Pénztárszekrény kulcsa db kmf. Csoportvezető Pénztáros Helyettesítő 18