Számviteli Politikája

Átírás

1 TESTNEVELÉSI EGYETEM Számviteli Politikája Pénzkezelési Szabályzat Budapest

2 TARTALOM I.FEJEZET Általános rész A Pénzkezelési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) A Szabályzat elkészítéséért, illetve aktualizálásáért felelős személy A szabályzat hatálya A pénzkezelésre vonatkozó tartalmi és jogszabályi előírások... 3 II. FEJEZET A pénzkezelés részletes szabályai A pénzforgalom-lebonyolítás rendje... 5 A pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei és a kapcsolódó felelősségi szabályok Készpénzkezelés A számlák kezelése A pénzkezelés bizonylati rendje A pénzforgalommal kapcsolatos egyéb pénznemekre (valutákra) vonatkozó szabályok Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása III. fejezet VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 11. VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... Hiba! A könyvjelző nem létezik. IV. fejezet MELLÉKLETEK sz. melléklet Kimutatás a Testnevelési Egyetem pénztár bejárati ajtó, rács, lemezszekrény és páncélszekrény kulcsának kezeléséről sz. melléklet Megbízás a pénztár kezeléséről sz. melléklet Nyilatkozat megbízás elfogadásáról sz. melléklet jegyzőkönyv hamis készpénz befizetésének esetére sz. melléklet Pénztár átadás-átvételi/ ellenőrzési jegyzőkönyv sz. melléklet Jegyzőkönyv pénztári eltérés esetén sz. melléklet Értesítés az elszámolásra kiadott előlegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról sz. melléklet Szigorú számadás alá vont nyomtatványok nyilvántartása

3 I.FEJEZET ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT (A TOVÁBBIAKBAN: SZABÁLYZAT) (1) A Testnevelési Egyetem (továbbiakban Egyetem) a számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 14. (5) bekezdés d) pontja alapján a Számviteli politika keretében elkészített Pénzkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) az Egyetem pénzeszközeinek (fizetési számlák, készpénz, csekkek, elektronikus pénzeszközök) kezelésére vonatkozó szabályokat, előírásokat és módszereket foglalja magában. (2) A Szabályzat célja, hogy az Szt. előírásainak eleget téve, az Egyetem sajátosságaihoz, adottságaihoz, körülményeihez igazodva meghatározza azokat a szabályokat, előírásokat, módszereket, amellyel a pénzkezelés megfelelően szervezett, valamint ellenőrizhető legyen. 2. A SZABÁLYZAT ELKÉSZÍTÉSÉÉRT, ILLETVE AKTUALIZÁLÁSÁÉRT FELELŐS SZEMÉLY (1) A Szabályzat elkészítéséért, annak tartalmáért, aktualizálásáért a kancellár a felelős. (2) A Szabályzatot a szenátus hagyja jóvá. (3) Módosításra akkor van szükség, illetve lehetőség, ha azt az Szt. és az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.) előírásai, illetve a Szabályzat elfogadásakor fennálló körülményekben olyan lényeges változás következik be, amely az aktualizálást szükségessé teszi. 3. A SZABÁLYZAT HATÁLYA (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységének, közalkalmazottaira, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyeire, hallgatóira. Tárgyi hatálya kiterjed minden pénzmozgással járó gazdasági eseményre. 4. A PÉNZKEZELÉSRE VONATKOZÓ ELŐÍRÁSOK (1) A pénzkezelés szabályozásának törvényi kereteit az Szt. 14. (8) bekezdése rögzíti, amely szerint a Szabályzat a következő elemeket tartalmazza: a) a pénzforgalom (készpénzben, illetve pénzforgalmi számlán történő) lebonyolításának rendjét, b) a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeit, c) felelősségi szabályait, d) a készpénzben és a pénzforgalmi számlán lévő pénzeszközök közötti forgalmának előírásait, e) a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeit és eljárási rendjét, f) a napi készpénz záró állomány maximális mértékét, 3

4 g) a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárást, h) az ellenőrzés gyakoriságát, i) a pénzszállítás feltételeit, j) a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjét, k) a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokat. A Szabályzat az alábbi jogszabályokon alapul: a számvitelről szóló évi C. törvény (továbbiakban Szt.); az államháztartás számviteléről 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet. (továbbiakban Áhsz.); az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.); az Áht. végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.); a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) honlapján található rendeletek, szabályzatok, tájékoztatók és útmutatók. (2) Az előirányzatok felhasználásnak rendje és a bevételek köre Az Egyetem előirányzatainak pénzforgalma a Kincstári körbe tartozik. A költségvetési támogatási előirányzatokat, és a támogatási bevételeket az Egyetem alaptevékenységének finanszírozására használja, melynek körét az Alapító Okirat tartalmazza. Az Egyetem intézményi bevételei: a) szolgáltatások bevétele, b) bérleti díj bevételek, c) intézményi ellátási díjak, d) alkalmazottak térítései, e) hallgatók térítései, f) hallgatók kártérítése. A bevételek beszedéséhez kapcsolódó számlázást a Gazdasági Igazgatóság végzi. A támogatási szerződések bevételeit előlegként kell kezelni addig, amíg az elfogadás visszaigazolása a támogató részéről nem történt meg. A kiemelt, illetve a felügyeleti szerv által meghatározott előirányzatokat az Egyetem a felügyeleti szerv előírásai szerint módosítja. A dologi kiadások körében megtervezett előirányzatok között átcsoportosítást hajthat végre. A szellemi tevékenység végzésére kifizetés jogcímen megtervezett előirányzat kizárólag a személyi juttatások előirányzata terhére növelhető. Egyetem saját hatáskörben előirányzat-módosítást a felügyeleti szerv és a Kincstár egyidejű tájékoztatása mellett végez az Áht-ben foglaltak betartásával. 4

5 II. FEJEZET A PÉNZKEZELÉS RÉSZLETES SZABÁLYAI 5. A PÉNZFORGALOM-LEBONYOLÍTÁS RENDJE (1) Az Egyetem számlaforgalmának lebonyolítási rendje Az Egyetem a Kincstár ügyfele, költségvetéssel rendelkező központi költségvetési szerv. Az éves költségvetési előirányzatot előzetes tájékoztatás szerint, kiemelt előirányzatra (jogcímre) tervezetten havi egy-tizenketted aránynak megfelelően teljesíti a Kincstár. Az Egyetem számláján történt tárgyhavi forgalom és a halmozott forgalom alakulásáról információt a Kincstár által havonta megküldött PJ02 táblázat biztosítja, amelyet a könyveléssel (főkönyvi kivonattal) havonta egyeztetni kell. Az intézményi saját bevételek előírásai és beszedésének kötelezettsége az Egyetem feladata. Az előirányzatnál nagyobb tényleges bevételt módosítás keretében kell beépíteni a költségvetésbe. A kötelezettséggel terhelt előirányzat maradványt a felügyeleti szerv felülvizsgálja és dönt a felhasználhatóságáról, majd egyidejűleg tájékoztatja a Kincstárt. A kötelezettséggel le nem kötött előirányzat maradványról a felügyeleti szerv dönt. Az Egyetem az Alapító Okiratában, illetve a Szervezeti Működési Szabályzatában részletezett feladatai ellátásához szükséges pénzforgalmat a) Kincstárral, b) kincstári kártyával, c) csekken, d) készpénzben bonyolítja le. Az Egyetem pénzforgalmának lebonyolítása a Kincstár közreműködésével, a kincstári egységes számlán (KESZ) keresztül történik. A kincstári körön belül az egyes szervezetek kifizetéseit a Kincstár átvezetéssel, a kincstári körön kívül a kiadásokat és bevételeket pénzforgalmilag teljesíti. A kifizetéseket teljesítés előtt ellenőrizni kell, hogy fennállnak-e a kifizethetőség feltételei, helyes-e a jogcím, rendelkezésre áll-e az előirányzati fedezet. A Kincstár forintszámla-vezetési szolgáltatásokról szóló szabályzatában foglaltak szerint az Egyetem a következő fizetési számlával rendelkezik: MÁK előirányzat-felhasználási keretszámla, száma: (2) A pénzforgalmi számlákkal kapcsolatos főbb operatív feladatok: a) a számlák törzsadataiban történő változások átvezetését az Egyetem kezdeményezi a Kincstárnál; b) a számlák feletti rendelkezési joggal felruházott személyeket, azok aláírásait, valamint a használandó bélyegzőlenyomatot az Egyetem aláírás-bejelentő nyomtatványon jelenti be a Kincstárhoz, az eredeti példányok őrzéséről a Gazdasági Igazgatóság gondoskodik; c) a számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja a megbízások aláírásával, illetve a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával; d) a bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az aláírás-bejelentés visszavonásáig érvényesek; e) ha a rendelkezésre jogosultak személyében változás következik be az új aláírásbejelentésre az intézkedést a Gazdasági Igazgatóság teszi meg; 5

6 f) a számlák feletti rendelkezési jogot az Egyetem elektronikus kódolással (ún. chipek) használatával gyakorolja; g) az aláírók személyének kijelölése a kancellár, az új aláírásokkal ellátott aláírói címpéldány eljuttatása a Kincstárhoz a gazdasági igazgató feladata. (3) Az Egyetem által alkalmazott fizetési módok A pénzforgalmi számlák közötti fizetések: a) egyszerű átutalás, b) csoportos átutalás, c) rendszeres átutalás, d) kártyával kezdeményezett átutalás, A készpénz-helyettesítő fizetési eszköz: a) kártya, b) csekk. A készpénzfizetés: a) készpénz befizetése pénztárban számlára, b) postai készpénz átutalási megbízással teljesített befizetés elszámolása számlára, c) készpénz kifizetése pénztárban számláról, d) megbízás teljesítése postai kifizetési utalvánnyal számláról. 6

7 A PÉNZKEZELÉS SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEI ÉS A KAPCSOLÓDÓ FELELŐSSÉGI SZABÁLYOK 6. KÉSZPÉNZKEZELÉS A pénztár az Egyetem működéséhez szükséges készpénz (forint, valuta) valamint egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatványok, étkezési jegyek, taxi kártyák, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására, és megőrzésére kijelölt helyiség, amelyben a készpénz és az egyéb értékek elhelyezéséhez és megőrzéséhez megfelelő biztonságot biztosít. A helyiség páncélszekrénnyel, biztonsági zárral, riasztóberendezéssel, és kamerával ellátott. (1) A pénztár működésének szabályai Az Egyetem pénztárában kell bonyolítani minden, az Egyetem gazdálkodásával összefüggő készpénzben történő be - és kifizetést. Idegen tulajdont képező érték a pénztárban még ideiglenesen sem őrizhető. Az Egyetem pénztára csak nyitvatartási időben működhet, ettől eltérni csak rendkívüli esetekben a gazdasági igazgató külön engedélyével lehet. A nyitvatartási idő kedden és csütörtökön 9-12 óráig tart. A pénztár helyiségében a pénztáros, a helyettes, valamint a hatályban lévő kötelezettségvállalás és utalványozási rendjében meghatározottak aláírás mintáját ki kell függeszteni. A változások folyamatos átvezetése az ügyfél tájékoztatón a gazdasági igazgató feladata. A pénztár engedélyezett záró állománya ,- Ft. Kivételes esetben ettől el lehet térni a gazdasági igazgató külön engedélyével. Azonban az Egyetem napi készpénz záró állomány naptári hónaponként számított napi átlaga nem haladhatja meg az ötszázezer forintot. A pénztáros csak valódi és forgalomképes bankjegyeket és érméket fogadhat el a befizetőtől és a kifizetést is csak ezekkel teljesítheti. Nem fogadhat el sérült, megcsonkított, egyes részeiben hiányos bankjegyet, olyan érmét sem, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban, a természetes kopás következtében vesztett súlyából, vagy sérült meg. Hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet illetve érmét a pénztáros köteles visszatartani. A befizetőt jegyzőkönyvben (4. számú melléklet) kell meghallgatni, a személyi adatokon túl arra vonatkozóan is, hogy hol, kitől és mikor kapta. A jegyzőkönyv aláírásának esetleges megtagadását is rögzíteni kell a jegyzőkönyvben. Az átvett pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen bankjegy esetén fel kell tüntetni annak sorozat - és sorszámát. A jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a Kincstár fiókjának, illetve megküldeni e Magyar Nemzeti Banknak. A pénztáros a pénztárban lévő készpénzt címletenként elkülönítetten köteles nyilvántartani. A pénz átvevőjének a személyazonosságát minden esetben személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárnál, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás átadása mellett fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. A pénz átadását a befizetőnek a bevételi pénztárbizonylaton aláírásával kell elismernie. (2) Az Egyetem a készpénzben történő teljesítésre igényelt készpénzfelvétel esetén a kifizetések során az Ávr. 148 (3) bekezdésében előírtak szerint jár el. A készpénzfelvétel jogcímei: Az Ávr. 148 (3) bekezdése alapján az Egyetem c) az egységes rovatrend K31. Készletbeszerzés és K34. Kiküldetések, reklám- és propagandakiadások rovatain elszámolandó kiadások, 7

8 d) az egységes rovatrend K61. Immateriális javak beszerzése, létesítése, K63. Informatikai eszközök beszerzése, létesítése és K64. Egyéb tárgyi eszközök beszerzése, létesítése rovatain elszámolandó, kisértékű immateriális javak, tárgyi eszközök beszerzésére irányuló kiadások, e) az egységes rovatrend K33. Szolgáltatási kiadások és K123. Egyéb külső személyi juttatások rovatain elszámolandó, százezer forintértéket el nem érő kiadások, f) az alkalmazottak belföldi és külföldi kiküldetéséhez, tartós külszolgálatához kapcsolódó napidíjak, illetménybe nem tartozó kiadások, g) az illetékbélyeg-beszerzés kiadásai, h) a c)-e) pont szerinti kiadásokhoz kapcsolódóan az egységes rovatrend K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó és a K67. Beruházási célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovatain elszámolandó kiadások, és i) az a)-h) pont szerinti kiadásokra az alkalmazottaknak elszámolási kötelezettséggel adott előlegek készpénzben történő teljesítésére igényelheti az Egyetem a Szabályzatában meghatározott pénztári keret nagyságára is figyelemmel - készpénz felvételét a Kincstártól, és teljesíthet készpénzben kifizetést. (3) A pénzszállítás feltételei A készpénz szállítása a felhatalmazott személy, illetve személyek kötelessége és feladata. A készpénz szállítás szabályai: Összeghatár Szállítás módja Pénzszállítók száma Ft-ig tetszőleges 1 fő Ft-ig Ft-ig jelzést adó pénzszállító táska jelzést adó pénzszállító táska 1 fő pénzszállító, 1 fő kísérő 1 fő pénzszállító, 2 fő kísérő A pénz szállításával megbízott dolgozóknak a készpénzt a legrövidebb úton és időn belül kell a pénztárba szállítani és ott elhelyezni. A pénzszállítókat szállítás közben más feladattal megbízni nem szabad, de nem is vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket e feladat biztonságos végrehajtásában. A pénz szállításával megbízott dolgozók felelősek a felvett pénzösszegért. A szállítóknak a pénzkötegeket felbontani tilos, annak zárásait, plombáit érintetlenül hagyva kell a pénztárosnak átadniuk. A pénzszállítók felelőssége addig tart, míg a pénztáros az átvett pénzt megszámolja és bevételezi. A fenti szabályokat a valuta szállításánál is alkalmazni kell. (4) Elszámolási előlegek A pénztárosnak az elszámolásra kiadott előlegeket a FORRÁS SQL ügyviteli rendszer nyilvántartásába kiadáskor és visszavételkor is fel kell vezetni. Az elszámolásra kiadott összegek 8

9 nyilvántartása alapján az elszámolási határidők betartását ellenőrizni kell. Munkakör változása esetén a munkakört átvevőnek az előleget közvetlenül átadni nem lehet, azt az előleget felvevő köteles a pénztárnál visszafizetni, s az adott munkakört átvevő külön bizonylat alapján köteles felvenni. Az állandó előleggel rendelkező személyek által teljesített kiadások elszámolásánál és bizonylatolásánál a kifizetésekre vonatkozó általános előírások szerint kell eljárni és a kifizetésekről a megfelelő kiadási bizonylatot kiállítani. Az elszámolás alapján kifizetésre kerülő összeg felvételére az állandó előleggel rendelkező dolgozó jogosult. A kiadott előleg összege a cél eléréséhez szükséges mértéket nem lépheti túl. Az előleg kiadásakor meg kell határozni azt az időpontot, ameddig a felvevő személy az előlegről elszámolni köteles. Az elszámolási előlegre felvehető összeg maximum 50 ezer forint. Ettől eltérni csak a gazdasági igazgató engedélyével lehet. Elszámoláskor a felvett előleg visszafizetéséről Bevételi pénztárbizonylatot, a felhasznált összegről Kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, melyhez csatolni kell az alapbizonylatokat. Az esetenként felvett előlegek elszámolási határideje maximum 30 nap lehet. Amennyiben az elszámolás a 30 napot meghaladja, az elszámolási előleg adókötelessé válik. A külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos elszámolás a Kiküldetési szabályzatban foglaltak szerint történik. Abban az esetben, ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, az előleg összegét azonnal vissza kell fizetni. Amennyiben ugyanaz a személy elszámolásra azonos jogcímen újabb összeget kíván felvenni, a korábban felvett összegről akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kitűzött határidő még nem telt el. Az elszámolásra kötelezett személy az elszámolás eredményeként megállapított összeget akkor is köteles visszafizetni, ha újabb előleget vesz fel elszámolásra. (5) A pénzkezelés személyi feltételei Az Egyetem készpénzkezelését, a pénztár zavartalan és biztonságos működését az alábbi feladatkörök ellátásával megbízott személyek útján a gazdasági igazgató köteles biztosítani: a) pénztáros, b) pénztároshelyettes, c) pénztárellenőr, d) pénztárellenőr-helyettes, e) érvényesítő (számfejtő), f) utalványozó. A felsorolt feladatkörökre kijelölt személyek részére a megbízást írásban kell kiadni. A megbízás egy példányát a feladattal megbízott személy részére át kell adni, egy példányát pedig a gazdasági igazgatóságnak kell megőrizni. Az egyes feladatkörök kialakításánál az alábbi összeférhetetlenségi szabályokat kell betartani: a) nem lehet azonos személy az utalványozó és a pénzügyi ellenjegyző, az érvényesítő (számfejtő) és a pénztárellenőr; b) nem szabad megbízni a pénztárost a fizetési (pénzforgalmi) számla feletti rendelkezési jogosultsággal, pénztárellenőri feladatokkal, utalványozási joggal, pénzforgalmi számla könyvelésével. 9

10 (6) Az egyes pénztári munkakörökre vonatkozó felelősségi szabályok Pénztáros A pénztárt a pénztáros önállóan, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli. A pénztárkezelői megbízást a gazdasági igazgató adja ki (2. számú melléklet) az e feladatok ellátására alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazoló személy részére. A pénztáros munkakörének elfogadásakor két példányban készített írásbeli nyilatkozatot (3. számú melléklet) kell adnia, melyben elismeri, hogy a pénztárt elszámolási kötelezettséggel, teljes anyagi, büntetőjogi és fokozott fegyelmi felelősséggel kezeli (1. példányt a gazdasági igazgatónak, a 2. példányt a pénztárosnak kell megőrizni,). A pénztáros a rábízott készpénzt és értékeket nappal is zárva tartott, biztonsági zárral ellátott páncélszekrényben köteles tartani. A páncélszekrény kulcsát a pénztáros kezeli. Tilos a páncélszekrény eredeti vagy másolati kulcsát olyan helyen hagyni, ahol ahhoz illetéktelen személy hozzáférhet. Ha a pénztáros munkahelyét akár csak rövid időre is elhagyja, az elkülönített helyiségrész ajtaját lezárni és gondoskodni kell a pénztár tűz és betörés elleni védelméről. A pénztár, vagy az elkülönített helyiségrész kulcsának elvesztését, eltörését, a zárak elromlását a pénztáros azonnal köteles jelenteni a gazdasági igazgatónak szükséges intézkedések megtétele miatt. A pénztáros akadályoztatása esetén köteles a pénztár kulcsait zárt borítékban, a ragasztás helyén aláírva, a gazdasági igazgatónak haladéktalanul eljuttatni. Ha a pénztár kezelését a pénztároshelyettes veszi át, az átadás-átvételről jegyzőkönyvet (5. számú melléklet) kell felvenni. A pénztáros fő feladata a) a készpénz megfelelő mennyiségű és címletű szükségletének felmérése és igénylése; b) a pénztárban tartott készpénz és egyéb értékek kezelése, őrzése; c) a befizetett készpénz átvétele; d) az alapbizonylatok alaki és tartalmi (szakmai) felülvizsgálata; e) az utalványozott teljesítések kifizetése; f) a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok kiállítása; g) nyilvántartások, elszámolások vezetése; h) szigorú számadású nyomtatványok fajtánként elkülönített kezelése, őrzése. Amennyiben a kincstári számláról kell felvenni a készpénzt, úgy a pénztáros feladatai a) az előző napi záró pénzkészlet és a várható készpénz szükséglet alapján meghatározza a pénztárban tartható legmagasabb összeghez igazodó készpénz mennyiségét, b) a kincstári előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénzfelvételi igény bejelentési bizonylatot, és a gazdasági igazgató jóváhagyása után leadja igényét a Kincstárnak, figyelembe véve, hogy az igény elbírálása két munkanap, c) kiállítja a címletjegyzéket. 10

11 A pénztáros kezeli és őrzi a) a készpénzfelvételi utalványt; b) a pénztárjelentést; c) a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat; d) pénztárban elhelyezett értékeket, kincstári kártyákat és PIN borítékokat. A pénztáros egyéb feladatokat csak a gazdasági igazgató előzetes írásbeli megbízása alapján végezhet. Nem láthat el azonban a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen teendőket. Pénztároshelyettes A pénztáros helyettese a pénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. A pénztároshelyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénztárosra előírtakkal. A pénztár átadásnál jelen kell lennie: a) az átadónak (pénztárosnak, vagy akadályoztatása esetén a közvetlen vezetőjének); b) az átvevő pénztáros helyettesnek; c) a pénztárellenőrnek; d) a gazdasági igazgatónak, abban az esetben, ha pénztáros nem lehet jelen. A pénztárátadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, pénztárzárlatot kell készíteni. A kulcsokat, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek, aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. A pénztárosi munkakör átadás-átvételéről jegyzőkönyvet (5. számú melléklet) kell felvenni, melyet az átadásnál jelenlévők kötelesek aláírni. A jegyzőkönyvek év elejétől folyamatosan számozottak. Pénztárellenőr A pénztárellenőr fő feladata a) a pénztári bizonylatok előzetes (kifizetés előtti) ellenőrzése, valamint b) a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének utólagos ellenőrzése, c) a szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének és a vezetett nyilvántartások rendszeres (utólagos) ellenőrzése. A pénztárellenőr köteles ellenőrizni, hogy a kiállított pénztári bizonylatok alakilag és tartalmilag megfelelőek-e. Meg kell győződnie arról, hogy a pénztárbizonylathoz mellékelték-e az alapbizonylatokat, és az arra jogosult által megtörtént-e az érvényesítés, az utalványozás és az ellenjegyzés, hogy a bizonylatok és mellékletek darabszámát rögzítették-e, szám szerint fellelhetők-e. A pénztárjelentést a napi vagy időszaki pénztárjelentés zárásakor utólag érdemben és tételesen kell ellenőrizni. Ennek során meg kell győződni arról, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekhez kapcsolódó pénztári bizonylatok és alapbizonylatok fellelhetők-e. Ellenőrizni kell a kimutatott pénzkészlet meglétét, a záró egyenleggel való egyezőségét. A 11

12 pénztárellenőr kézjegyével köteles ellátni az ellenőrzött okmányokat, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat, azok mellékleteit és a pénztárjelentéseket. A pénztárban kezelt egyéb értékek, szigorú számadású nyomtatványok meglétét negyedéves rendszerességgel köteles ellenőrizni, egyeztetni. Amennyiben a pénztárellenőr a pénztár kezelésénél mulasztást, szabálytanságot, vagy a pénzkezelésre vonatkozó rendelkezésekkel ellentétes eljárást tapasztal, erről jegyzőkönyvet kell felvennie, és azt a pénztárossal, illetve a szabálytalanságot előidéző dolgozóval alá kell íratni. A jegyzőkönyvet a gazdasági igazgatónak kell átadni. (7) A pénztár ellenőrzése, a kapcsolódó vezetői feladatok A gazdasági igazgató időszakonként, de legalább havonta köteles a pénztár rendjét szúrópróbaszerűen ellenőrizni. Az ellenőrzés megtörténtét a napi pénztárjelentésen aláírásával kell igazolnia. Az ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell felvenni. Az ellenőrzésnek ki kell terjednie a) a pénztárállománynak és egyéb értékeknek a nyilvántartással való egyezőségére, b) a pénz- és értékkezelésre, c) a bizonylatok szabályszerűségére, d) a pénz őrzésének biztonságára. (1) A fizetések általános rendje 7. A SZÁMLÁK KEZELÉSE Az Egyetem a készpénzforgalom kímélése érdekében vásárlások ellenértékének kiegyenlítése érdekében elsősorban átutalást alkalmaz. A rendelkezési jog a bejelentettek közül, két személy együttes aláírása útján valósul meg. A rendelkezési jog gyakorlására felhatalmazott egyetemi alkalmazottak- nevét, beosztását, aláírását a cégbélyegzőt tartalmazó bejelentő kartont az Egyetem rektora írja alá. Az előirányzatfelhasználási-keretszámlák terhelése történhet: a) papír alapú átutalási megbízással, b) csoportos átutalással a Kincstár Electra rendszerén keresztül, c) készpénzfelvételre szolgáló utalvánnyal, d) elektronikus fizetőeszközzel a GIRO rendszeren keresztül. Legfeljebb a kapcsolódó egységes rovat azonosítón biztosított összeg erejéig nyújtható be. A likviditási fedezet vizsgálata során a Kincstár vizsgálja, hogy a terhelendő fizetési számlán van-e elegendő fedezet a megbízás teljesítéséhez. Az előirányzati fedezetvizsgálat során pedig vizsgálja, hogy rendelkezésre áll-e a kiadás teljesítéséhez szükséges előirányzat. A rovatszintű, fedezethiány miatt nem teljesített átutalási megbízásokat az előirányzat rovat kódok szerinti rendezése után az Egyetem ismételten benyújtja a Kincstárhoz teljesítésre. A Kincstár számlavezetéshez és készpénzforgalomhoz kapcsolódó pénzforgalmi és egyéb pénzügyi megbízások benyújtási és teljesítési rendjéről, valamint a devizaforgalmi kondíciókról 12

13 hirdetményt tesz közzé. A napi utalások rendjét ennek megfelelően kell teljesíteni a Kincstár felé. A kincstári számlán történő jóváírások és terhelések napi forgalmának elszámolásáról és a kincstári számla egyenlegéről a Kincstár számlakivonatot küld. Egyeztetni kell az előirányzatfelhasználási keretszámla forgalmát és egyenlegét is. Eltérés esetén a hiba okát meg kell keresni, a javítást végre kell hajtani és csak ezután lehet a következő napi könyvelést elkezdeni. Az elektronikus fizetési eszköz használatára vonatkozó előírásokat a Kincstárral kötött szerződés tartalmazza. (2) A számlaforgalom lebonyolítása A számlára érkező befizetések jóváírása átutalási megbízás, illetve készpénz átutalási megbízás alapján történik. Az Egyetem a teljesített szolgáltatásokról számlát állít ki. A számlában közölnie kell a vevővel, hogy az átutalási megbízás megjegyzés rovatába milyen ERA kódot tüntessen fel. Amennyiben egyéb befizetés érkezik a kincstári számlára, ahhoz szintén szerepeltetni kell a megfelelő ERA kódot. A számla megterhelése esetén az Egyetem által a teljesítéshez közölni kell a kiadási jogcímnek megfelelő ERA kódot. Amennyiben valamely kiadás teljesítése készpénzben történik, akkor kiegészítő szelvényen korrigálni kell a készpénzfelvételi ERA kódot az összeg felhasználása után. Az elektronikus fizetési eszköz használatára vonatkozó előírásokat a Kincstárral kötött szerződés rendezi. Az illetmények, hallgatói juttatások, szállítói számlák esetében elektronikus átutalást kell alkalmazni. Az utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre, érvényesítésre vonatkozó részletes szabályokat a Gazdálkodási Szabályzat tartalmazza. (1) Készpénz felvétel 8. A PÉNZKEZELÉS BIZONYLATI RENDJE A pénztárbizonylatok a FORRÁS SQL integrált könyvelési rendszerben kerülnek kiállításra, majd nyomtatásra. (2) A pénztári bevételek bizonylatolása A pénztári befizetésekről a vonatkozó alapokmányokkal egyezően bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. A bevételezendő összeget a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni, a készpénzforgalmi jogcím, ERA szám, megnevezés szerint részletezni kell. Az így részletezett összegeket össze kell adni és az összeadás eredményét a nyomtatvány összesen rovatában is fel kell tüntetni, meg kell egyeznie a számmal és betűvel feltüntetett összeggel. A bevételi pénztárbizonylatot a befizetett és a bizonylaton bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából a befizetővel alá kell íratni. A pénztáros és a bizonylati adatokat ellenőrző magbízott a bevételi pénztárbizonylatot köteles aláírni, a csatolt okmányok darabszámát a bizonylat Melléklet rovatában kell feltüntetni. Az első példány a könyvelés bizonylata, melyhez kell csatolni a pénztári alapokmányokat, majd a pénztárjelentéssel együtt kell a könyvelésre átadni. A főkönyvi feladás a FORRÁS SQL rendszerben történik. A második példányt a befizetés teljesítését igazoló elismervényként a befizetőnek kell átadni. (3) A pénztári kifizetések bizonylatolása A pénztárosnak minden pénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A pénztáros kifizetést csak az érvényesített és a jogosult személy utalványozásával ellátott kiadási pénztárbizonylat alapján teljesíthet. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízott részére az összeg csak meghatalmazás ellenében fizethető ki. A 13

14 meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél, az esetenkénti meghatalmazás helyett, visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni, hivatkozni kell a nyilvántartási számra. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. (4) Pénztárjelentés A pénzforgalomról a pénztárosnak minden pénztári be- és kifizetést a felmerülés sorrendjében kell kiállítania, és a hónap végén pénztárjelentést kell a rendszerben előállítania. A pénztáros köteles naponta pénztárzárlatot készíteni, melyben a) meg kell állapítania a pénztárban lévő készpénzállományt címletenkénti részletezésben, b) meg kell állapítania a bevételek és kiadások végösszegét, és az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, c) a megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzmaradvánnyal, d) ezek eltérése esetén azonnali jelentést kell készítenie írásban a pénztár ellenőrnek, e) ennek megtörténtét aláírásával igazolnia kell a pénztárjelentésen. A pénztárellenőr az ellenőrzés elvégzését köteles aláírásával igazolni. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján ki kell deríteni, az eltérésről és annak rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztárellenőr és a gazdasági igazgatónak azonnal jelenteni kell. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt a pénztárosnak be kell fizetni. Pénztári alapokmány lehet: a) a számla; b) a készpénzfizetési számla; c) kiadási bizonylat; d) a ki-, vagy befizetéseket elrendelő utalványrendelet a hozzá csatolt bizonylatokkal; e) belföldi, külföldi kiküldetési rendelvény. 9. A PÉNZFORGALOMMAL KAPCSOLATOS EGYÉB PÉNZNEMEKRE (VALUTÁKRA) VONATKOZÓ SZABÁLYOK (1) Valuta elszámolás, valuták kezelése A valuták kezelése és nyilvántartása az Egyetem pénztárában történik, kizárólag USD valutanemben. Csak a nemzetközi edzőképzőben résztvevők ösztöndíja kerül a valutapénztárból kifizetésre a Nemzetközi Olimpiai Bizottsággal kötött szerződés alapján. A valutabeszállítás szabályai megegyeznek a pénzszállítás szabályaival. (2) Valutakezelés bizonylatai A pénztáros a deviza (valuta) bevételi pénztárbizonylatot nyomtatja ki a rendszerből, amelyet az átvevő aláír. A bevételi pénztárbizonylaton az átvett valuta valutanemenként szerepel. 14

15 Ennek alapján vételezi be a pénztáros a valutát a valutapénztárba. A pénztárjelentések valutanemenként történnek. Az érintett személy részére történő valuta kiadásáról a pénztáros a deviza (valuta) kiadási pénztárbizonylatot nyomtatja ki a rendszerből, amelyet az átvevő aláír. A valutát az arra jogosult személy személyesen vagy meghatalmazottja veheti át. Ha más személyt hatalmaz meg az átvételre, erre szabályos meghatalmazást kell adni. A kiadási pénztárbizonylaton az átadott valuta valutanemenként szerepel. Ennek alapján helyezi kiadásba pénztáros a valutát a valutapénztárból. A pénztárjelentések valutanemenként történnek. (3) Valutapénztár zárlata A valutapénztár zárása valutanemenként történik. A pénztáros a valuta mennyiségétől függetlenül, ha történt mozgás a valutapénztárban aznap köteles pénztárzárlatot készíteni, melybe a hétvége és az ünnepnap is beletartozik. A záráskor a pénztárosnak: a) meg kell állapítani a valutapénztárban lévő készpénzállományt valutánként, címletenkénti részletezésben; b) a pénztárjelentés alapján meg kell állapítania a bevételek és kiadások végösszegét, majd az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget; c) a pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzmaradvánnyal; d) az egyeztetés megtörténtét a pénztáros aláírásával igazolja a pénztárjelentésen. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérés okait még a megállapítás napján ki kell deríteni, amennyiben ez nem vezetne eredményre az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztárellenőrnek és a gazdasági vezetőnek is alá kell írnia. A jegyzőkönyv szerinti hiányt a pénztárosnak be kell fizetni, a többletet be kell vételezni. A pénztárellenőr az ellenőrzés elvégzését szintén aláírásával igazolja. Amennyiben a pénztárzárás után a pénztárban tartható ellátmánykeretet meghaladó valuta van a pénztárban, a többletet be kell fizetni a Kincstár számlájára. (4) Valuták nyilvántartása A valutapénztár állományát és annak változásait az Egyetem valutában és forintra átszámított értéken mutatja ki a Számlarendjében meghatározottak szerint. A nyilvántartás és a könyvvezetés az Egyetem főkönyvi könyvelésének feladata. 10. ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEGEK NYILVÁNTARTÁSA (1) A pénztárból az alábbi esetekben adható ki elszámolásra előleg: a) szakmai gyakorlati oktatáshoz kapcsolódó hallgatóknak fizetendő költségek fedezetére; b) a táborokra, c) kisebb összegű anyagvásárlásra, gyógyszerek beszerzésére; d) gyakorlóiskola részére havonta 500 ezer forint; e) kollégium részére havonta 100 ezer forint; 15

16 f) kivételes esetekben, g) a gazdasági igazgató által engedélyezett esetekben. A fentiek elszámolása legfeljebb tizenöt nap lehet. Elszámolásra pénzt kiadni csak személyre szólóan, az erre jogosult személyek részére lehet. A pénztáros az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást köteles vezetni. Az elszámolásra kiadott előlegek, illetve az ellátmányt kezelő pénztárak ellátmányfelvételéhez bizonylatot kell kiállítani, ezen fel kell tüntetni az összeg felvételére jogosult nevét, és az elszámolás határidejét. Ha az elszámolásra kötelezett az előírt határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor azt a pénztáros köteles a gazdasági igazgató részére azonnali hatállyal jelenteni. Amennyiben a gazdasági vezető felszólítása is eredménytelen, akkor a kancellárnak kell jelentést tenni. 16

17 IV. FEJEZET MELLÉKLETEK 1. SZ. MELLÉKLET KIMUTATÁS A TESTNEVELÉSI EGYETEM PÉNZTÁR BEJÁRATI AJTÓ, RÁCS, LEMEZSZEKRÉNY ÉS PÁNCÉLSZEKRÉNY KULCSÁNAK KEZELÉSÉRŐL Testnevelési Egyetem Alulírott elismerem, hogy a pénztárnál meglévő összes kulcsból: bejárati ajtó db rács db lemezszekrény db páncélszekrény db az alábbi táblázat szerinti kulcsokat átvettem. Tudomásul veszem, hogy ha a pénztári kulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azt azonnal jelentenem kell a. (szervezeti egység) vezetőjének. Átadás Időpontja kulcsok száma Átadás Oka Átvevő aláírása 17

18 2. SZ. MELLÉKLET MEGBÍZÁS A PÉNZTÁR KEZELÉSÉRŐL Testnevelési Egyetem MEGBÍZÁS. részére A mai napon visszavonásig megbízom Önt a pénztár kezelésével. A pénztárt (pénzt és értéktárgyakat) önállóan, teljes anyagi felelősséggel tartozik kezelni, feladatát a Pénzkezelési szabályzatban és a munkaköri leírásában foglaltak szerint kell ellátnia., gazdasági igazgató 18

19 Testnevelési Egyetem 3. SZ. MELLÉKLET NYILATKOZAT MEGBÍZÁS ELFOGADÁSÁRÓL Alulírott. kijelentem, hogy a Testnevelési Egyetem Pénzkezelési szabályzatát megismertem, és tudomásul veszem, hogy a kezelésem alatt álló pénztárért (pénz és értéktárgyakért) teljes anyagi felelősséggel tartozom.., 20.. pénztáros 19

20 4. SZ. MELLÉKLET JEGYZŐKÖNYV HAMIS KÉSZPÉNZ BEFIZETÉSÉNEK ESETÉRE Testnevelési Egyetem Felvéve: 201. év.. hó.. napján a.. Testnevelési Egyetem pénztári helyiségében. Jelen vannak: Befizető:.. név. cím.. szig. szám Pénztáros: Pénztárellenőr: Tárgy: hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy/érme visszatartása A mai napon befizető megjelent a pénztárban, hogy befizetést teljesítsen. A pénztárosnak feltűnt, hogy a Ft címletű.. sorozat és.. sorszámú bankjegy/érme hamis, illetve hamisítványnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet/érmét 201. év.. hó.. napján.. nevű egyéntől kapta. helységben. A fenti bankjegyet/érmét visszatartottuk, amelynek átvételét elismerjük és a jegyzőkönyv egy példányának a befizető részére történő átadásával igazoljuk. kmf.. pénztáros. pénztárellenőr. befizető 20