Bevezetés Ebben a fejezetben megismerkedünk azzal, hogy milyen lehetőségeink vannak egy táblázat adatainak kibővítéséhez, átrendezéséhez, valamint bizonyos részeinek eltávolításához. Tehát megtanuljuk, hogyan kell sorokat, oszlopokat, cellatartományokat beszúrni, törölni, áthelyezni. Elsajátítjuk a sorozatok létrehozásának különböző módszereit, lehetőségeit. Sorok és oszlopok beszúrása, törlése Egy táblázat szerkesztése folyamán bármikor előfordulhat, hogy új sorokat vagy oszlopokat kell beszúrnunk. Nyissuk meg az előző fejezetben a gépünkre lementett Autoszalon.xls állományt! Ha a gépünkön nem található, akkor a Letöltés szövegre kattintva azt újból lementhetjük! A táblázatot bővítsük egy újabb oszloppal, ahol azt tároljuk, hogy az adott gépkocsi benzin vagy dieselüzemeltetésű! Új oszlop beszúrásához jelöljük ki azt az oszlopot, amelyik elé az új sort szeretnénk beszúrni (Évjárat), majd válasszuk a Beszúrás menü Oszlopok parancsát! Gyorsabb módszer, ha a kijelölt területen megnyomjuk az egerünk jobb gombját, majd a megjelenő helyi menü (gyors menü) Beszúrás parancsát választjuk! 1. ábra Oszlop beszúrása Az oszlop beszúrása után begépelhetjük a hiányzó adatokat. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
2. ábra Beszúrt oszlop adatainak rögzítése Ha több oszlopot szeretnénk egyszerre beszúrni, akkor annyi oszlopot jelöljünk ki, ahány új oszlopot kívánunk létrehozni a kijelölés helye előtt! Sor vagy sorok beszúrását az oszlopokhoz hasonló módon végezhetünk. A táblázat második sorában lévő Toyota Carina gépkocsi elé vigyük be saját vagy álmaink gépjárművének adatait! Jelöljük ki a második sort, majd válasszuk a helyi menü Beszúrás menüpontját! 3. ábra Sor beszúrása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
4. ábra Beszúrt sor adatainak rögzítése Sorok illetve oszlopok törléséhez jelöljük ki őket, majd a Szerkesztés menü Törlés, illetve a Helyi menü Törlés parancsát válasszuk! Töröljük ki az utolsó öt gépkocsi adatait! Cellák beszúrása és törlése Nemcsak teljes sorokat és oszlopokat szúrhatunk be, hanem cellát vagy cellatartományt is. Ennél a műveletnél vigyázzunk, mert könnyen összekeveredhetnek adataink! A Letöltés szövegre kattintva mentsük le gépünkre a Gepard.xls állományt! A Barkas gyártási adatait elgépeltük. A 2002-es adat (15625) kimaradt, és így a 2002-es adathoz a 2003-as adat került, és így tovább. Oldjuk meg, hogy az adatok újragépelés nélkül a megfelelő helyekre kerüljenek! Jelöljük ki a B5-ös a cellát (amelynek a helyére az üres cellát kívánjuk beszúrni), majd válasszuk a Helyi menü Cellák, vagy a Beszúrás menü Cellák parancsát! 5. ábra Cella beszúrása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
A Beszúrás párbeszédablakban adjuk meg, hogy a beszúrt cellát követő cellák merre mozduljanak. Jelen esetben a Cellák eltolása jobbra opciót válasszuk! Az OK gomb választása után a B5-ös cellától kezdődően a cellák eggyel jobbra tolódnak. 6. ábra Cellaeltolás iránya A B5-ös üres cellába gépeljük be a 15625-ös adatot! 7. ábra Adat bevitele a beszúrt cellába Az Egész sor, illetve az Egész oszlopok opciókkal teljes sorokat illetve oszlopokat szúrhatunk be a kijelölt cellák elé. Kijelölt cellák törléséhez a Helyi menü Törlés, illetve a Szerkesztés menü Törlés parancsát válasszuk. A beszúráshoz hasonlóan meg kell adnunk, hogy a törölt cellákat követő cellák merre mozduljanak. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
Cellák másolása és áthelyezése A másolás és áthelyezés parancsokkal rövid idő alatt átrendezhetjük táblázatunkat, illetve nagymértékben megkönnyíti az adatok fáradságos rögzítését. Másolás 1. Jelöljük ki a másolandó adatokat! 2. Válasszuk a Szerkesztés menü Másolás, vagy a Helyi menü Másolás parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Másolás ikonját, illetve a CTRL+C billentyűkombinációt! 3. Kattintsunk arra a cellára, amelytől a másolandó cellákat akarjuk helyezni! 4. Végezetül válasszuk a Szerkesztés menü Beillesztés, vagy a Helyi menü Beillesztés parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Beillesztés ikonját, illetve a CTRL+V billentyűkombinációt! (balról jobbra: kivágás, másolás, beillesztés ikonok) A Letöltés szövegre kattintva mentsük le számítógépünkre a Munkaido.xls állományt! A táblázatban a 35. és 36. héten rögzítjük a naponként ledogozott órák számát! A 36. hétre másoljuk át a 35. hétnél rögzített hétköznapok neveit! 8. ábra Másolás 1 2. lépése Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5
9. ábra Másolás 3 4. lépése 10. ábra Másolás eredménye A cellák tartalma ideiglenesen a vágólapra másolódik, majd onnan kerül beillesztésre. Az utolsó két műveletet többször is megismételhetjük egymás után, így több helyre is beilleszthetjük a másolandó tartományt. A másolandó tartományt az Excel szaggatott vonallal keretezi körbe. Ha már nem szeretnénk több beillesztést elvégezni, akkor a másolásból való kilépéshez nyomjuk meg az ESC billentyűt! Áthelyezés Áthelyezésnél hasonlóan járunk el, mint a másolásnál, csak a második lépésben nem a másolás parancsot alkalmazzuk, hanem a kivágást. 1. Jelöljük ki a másolandó adatokat! 2. Válasszuk a Szerkesztés menü Kivágás, vagy a Helyi menü Kivágás parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Kivágás ikonját, illetve a CTRL+X billentyűkombinációt! 3. Kattintsunk arra a cellára, amelytől a másolandó cellákat akarjuk helyezni! 4. Végezetül válasszuk a Szerkesztés menü Beillesztés, vagy a Helyi menü Beillesztés parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Beillesztés ikonját, illetve a CTRL+V billentyűkombinációt! Vonjuk vissza a másolás műveletet! Kattintsunk a visszavonás ikonra egyszer! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6
Műveletek visszavonása, megismételtetése A Szokásos Eszköztár Visszavonás ikonjával, vagy a Szerkesztés menü Visszavonás parancsával lehetőségünk van előző műveletek visszavonására. A parancs segítségével egy kattintással visszaállíthatjuk az eredeti állapotot. Ha nem az előző műveletet, hanem mondjuk az utolsó három műveletet szeretnénk egyszerre visszavonni, akkor kattintsunk a visszavonás ikon jobb oldalán lévő nyílra, és a legördülő listából válasszuk elölről a harmadikat! Így az utolsó három műveletünk semmisé válik. A visszavont műveletet visszaállíthatjuk a Szokásos eszköztár Mégis ikonjával, vagy a Szerkesztés menü Mégis parancsával. 11. ábra Műveletek visszavonása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7
Irányított beillesztés Ha a beillesztésnél az egér jobb gombjával a kívánt cellára kattintunk, akkor a megjelenő helyi menüből válasszuk az Irányított beillesztés parancsot! A megjelenő párbeszédablakban megadhatjuk a beillesztés módját. Ezt a beillesztést irányított beillesztésnek nevezzük. A 36. hétre másoljuk át a 35. hétnél rögzített hétköznapok neveit, formátum nélkül! A beillesztéshez a [G2] cellára kattintsunk egerünk jobb gombjával, majd válasszuk az Irányított beillesztést! 12. ábra Irányított beillesztés Mivel a cellák formátumát nem szeretnénk másolni, ezért az Irányított beillesztés panelen az Érték opciót válasszuk! 13. ábra Irányított beillesztés párbeszédablaka Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8
14. ábra A beillesztés eredménye A hétköznapok nevei átmásolódtak, de a formátumuk nem (félkövér, kék, középre igazítás). A másolást, valamint az áthelyezést az Operációs rendszerek tantárgynál megtanult fogd-és-vidd módszerrel (egér húzása) is elvégezhetjük. Az áthelyezéséhez fogjuk meg az egérrel a kijelölt tartomány szegélyét, majd húzzuk a kívánt új pozícióba! Másoláskor járjunk el ugyanígy, csak az egér bal gombjának felengedése előtt nyomjuk le a CTRL billentyűt! Vonjuk vissza a másolás műveletet! Kattintsunk a visszavonás ikonra egyszer! A másolást a fogd és vidd módszer segítségével is végezzük el! 15. ábra Másolás fogd és vidd módszerrel Ha áthelyezésnél a céltartomány nem üres, az Excel egy párbeszédablakban figyelmeztet a felülírás veszélyére. 16. ábra Figyelmeztetés a felülírásra A Fogd és vidd módszert az egér jobb gombjával történő húzással is elvégezhetjük. Ebben az esetben az egér jobb gombjának az elengedése után megjelenő helyi menü különböző műveletei (másolás, áthelyezés stb.) közül választhatunk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9
Cellák másolása és áthelyezése munkalapok között A Cellák tartalmának másolását és áthelyezését az előzőekhez hasonlóan végezhetjük el. A különbség csak annyi, hogy a beillesztés helyeként kiválasztott cellakijelöléshez át kell mennünk a cél munkalapra, és ott kell kijelölni a cellát. Itt is alkalmazhatjuk a fogd-és-vidd módszert, csak itt biztos egérkezeléssel kell rendelkeznünk a művelet elvégzéséhez. Kijelölés után tartsuk az ALT billentyűt lenyomva, és húzzuk az egeret annak a munkalapnak a fülére, ahová a cellákat másolni vagy áthelyezni szeretnénk! Ezután engedjük fel az ALT billentyűt, majd húzzuk a cellákat a megfelelő cellapozícióra. A cellák másolásához az egér balgombjának felengedése közben tartsuk a CTRL billentyűt lenyomva. Másoljuk át a teljes táblázatot a Munka2-es munkalapra! A Táblázat áthúzásakor tartsuk nyoma az ALT és CTRL billentyűket! Ez a művelet biztos egérkezelést igényel, ha mégsem sikerülne a feladatot elvégeznünk, akkor másoljuk át a táblázatunkat a már tanult módszerek valamelyikével. Cellák tartalmának törlése Egy cellának van tartalma (adat, képlet stb.), és formátuma (számformátum, betűstílus, szegély stb.). Amikor egy cellát a Szerkesztés menü Törlés parancsával távolítunk el, akkor az Excel eltávolítja a munkalapról, a szomszédos cellák pedig eltolódnak, hogy az üres helyet betöltsék. Ha azonban csak a cellában lévő adatot akarjuk eltávolítani, akkor válasszuk a Szerkesztés menü Tartalom törlés parancsát, majd a Mindent, vagy a Formátumot vagy a Képletet parancsot! Formátumot: csak a cella formázását törli. Képletet: csak a tartalmát törli. Mindent: mindent töröl. Töröljük a Munka2-es munkalapon a 36. hét adat formátumát! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10
17. ábra Formátumtörlés A Képletet Del parancs egyenértékű a DEL és a BACKSPACE billentyűvel. AutoKitöltés Az AutoKitöltés segítségével cellák tartalmát sokszorozhatjuk meg, illetve sorozatokat hozhatunk létre. Hogy melyik művelet történik, azt mindig a cella tartalma határozza meg. Nyissunk meg egy új, üres munkafüzetet, majd a Munka1-es munkalap A1-es cellájába vigyük be a Zárás szöveget! A cellamásoláshoz vigyük az egerünket a cellakurzor kitöltőkockájára, majd az egér bal gombjának lenyomása után húzzuk az egerünket vízszintes vagy függőleges irányba! Amikor az egérkurzor alakja fekete kitöltött kereszt lesz, csak akkor nyomjuk le az egerünk bal gombját! Az egér gombjának elengedése után a Zárás szöveg lemásolódik a kijelölt cellákba. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11
18. ábra Kitöltőkockával történő másolás A lenti képen látható táblázat első sorában lévő adatokat gépeljük be, majd másoljuk le az adatokat és figyeljük meg, hogy az egyes adatok hogyan viselkednek a másolás hatására! 19. ábra Sorozatok Az Excel programmal szöveges, dátum- és számsorozatokat is készíthetünk. A szöveges sorozatok egyik fajtája az Excel része, ami előre definiált elemekből álló sorozat. Ha egy ilyen sorozat egyik eleme a kiinduló cella, akkor az Excel felismeri, és automatikusan folytatja a sorozatot. Alapértelmezésben a hónapok és a napok neveit, és azok rövidítését ismeri fel a program. Az Eszközök menü Beállítások parancsára kattintva megjeleníthető párbeszédpanel Egyéni listák fülén lehetőségünk van saját szöveges sorozatok definiálására is a Hozzáadás gombbal. A beépített sorozatok nem törölhetőek, azonban amit mi készítünk, azt a kiválasztásuk után törölhetjük a Törlés gombbal. A szöveges sorozatok másik fajtája a számot is tartalmazó sorozat. Ekkor az Excel a cellában lévő számból sorozatot készít, a szöveges részt csak másolja (pl.: 1. emelet). A kitöltés eredményét a művelet végén látható Automatikus kitöltési lehetőségek gomb segítségével szabályozhatjuk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12
Lépjünk át a Munka2-es munkalapra, majd az [A1] cellába vigyük be az 1-es számot! Húzzuk a kitöltőkockát az [A7] celláig, majd kattintsunk az Automatikus kitöltési lehetőség gomb nyilára! A megjelenő helyi menüből válasszuk a Kitöltés sorozattal opciót! 20. ábra Automatikus kitöltési lehetőség gomb A Kitöltés sorozattal opciót választva nem másolás történik, hanem egy sorozat jön létre. A sorozat első két elemének megadásával is készíthetünk számsorozatokat. A két elem megadásával a sorozat léptéket is megadjuk. A [B1] cellába a 2-es, míg a [B2] cellába az 5-ös adatot vigyük be! Jelöljük ki a két cellát, majd a kitöltőkocka húzásával készítsük el a 20-as elemig tartó számtani sorozatot! 21. ábra Sorozat létrehozása az első két elem megadásával A cella tartalmától függően, a kitöltőkocka húzásakor a CTRL billentyű nyomva tartásával is szabályozhatjuk, hogy másolás történjen, vagy sorozat jöjjön létre Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13
Cellák tartalmának sokszorosítása menüvel A Szerkesztés menü Kitöltés parancs segítségével is sokszorosíthatjuk egy cella adatát. Jelöljük ki a sokszorosítani kívánt cellát, majd a tőle valamely irányban lévő tartományt! A Munka3-as munkalap [A1] cellájába vigyük be az 5-ös adatot, majd jelöljük ki az A1:A9-es tartományt! A Kitöltés parancs Lefelé opcióját válasszuk! 22. ábra Sorozat létrehozása Kitöltés paranccsal Azonos adatok bevitelét billentyűzet segítségével is elvégezhetjük. Jelöljük ki a kitöltendő cellákat (itt a celláknak nem kell okvetlenül szomszédosnak lenniük egymással), ezután írjuk be az adatot, majd nyomjuk meg a CTRL+ENTER billentyűket! A kijelölt tartomány(ok) összes cellájába bemásolódik az adat. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 14
Sorozatok készítése menüvel A Munka3-as munkalap [C1] cellájába vigyük be a sorozat első elemét (2), és válaszszuk a Szerkesztés menü Kitöltés/Sorozatok parancsát! 23. ábra Sorozatok párbeszédablak A Sorozatok keretben a sorozat elkészítésének irányát adhatjuk meg. Sorok esetén az Excel az aktív cellától jobbra készíti el a sorozatot, Oszlopok választása esetén pedig lefelé. Típus keretben, Számtani sorozatnál a Lépésközben megadott értékkel növel minden sorozatelemet, míg Mértaninál a szorzatával. Dátumtípus választása esetén a kiinduló dátumadatot a Lépésközben megadott számú nappal, hétköznappal, hónappal illetve évvel növeli az Excel, a Dátumegységben kiválasztott elem alapján. AutoKitöltés választása estén az Excel a cella tartalma alapján hozza létre a sorozatot. A Végérték mezőben a sorozat végértékét adjuk meg. A Sorozat keretben válasszuk az Oszlopok, a Típusnál a Mértani elemet! A Lépésköz legyen 2, míg a végérték 1024. Ezzel a 2-es szám első tíz hatványát számoljuk ki. 24. ábra Mértani sorozat (2 10 ) Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 15
Összefoglalás Új oszlop beszúrásához jelöljük ki azt az oszlopot, amelyik elé az új sort szeretnénk beszúrni, majd válasszuk a Beszúrás menü Oszlopok parancsát! Gyorsabb módszer, ha a kijelölt területen megnyomjuk az egerünk jobb gombját, majd a megjelenő helyi menü (gyors menü) Beszúrás parancsát választjuk. Ha több oszlopot szeretnénk egyszerre beszúrni, akkor annyi oszlopot jelöljünk ki ahány új oszlopot kívánunk létrehozni a kijelölés helye előtt. Sor vagy sorok beszúrását az oszlopokhoz hasonló módon végezhetjük. Nemcsak teljes sorokat és oszlopokat szúrhatunk be, hanem cellát vagy cellatartományt is. Ennél a műveletnél vigyázzunk, mert adataink könnyen összekeveredhetnek! Jelöljük ki a cellát (amelynek a helyére az üres cellát kívánjuk beszúrni), majd válasszuk a Helyi menü Cellák, vagy a Beszúrás menü Cellák parancsát! A Beszúrás párbeszédablakban adjuk meg, hogy a beszúrt cellát követő cellák merre mozduljanak. A másolás és áthelyezés parancsokkal rövid idő alatt átrendezhetjük táblázatunkat, illetve nagymértékben megkönnyíti az adatok fáradságos rögzítését. Másolás 1. Jelöljük ki a másolandó adatokat! 2. Válasszuk a Szerkesztés menü Másolás, vagy a Helyi menü Másolás parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Másolás ikonját, illetve a CTRL+C billentyűkombinációt! 3. Kattintsunk arra a cellára, amelytől a másolandó cellákat akarjuk helyezni! 4. Végezetül válasszuk a Szerkesztés menü Beillesztés, vagy a Helyi menü Beillesztés parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Beillesztés ikonját, illetve a CTRL+V billentyűkombinációt! Áthelyezés Áthelyezésnél hasonlóan járunk el, mint a másolásnál, csak a második lépésben nem a másolás parancsot alkalmazzuk, hanem a kivágást. 1. Jelöljük ki a másolandó adatokat! 2. Válasszuk a Szerkesztés menü Kivágás, vagy a Helyi menü Kivágás parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Kivágás ikonját, illetve a CTRL+X billentyűkombinációt! 3. Kattintsunk arra a cellára, amelytől a másolandó cellákat akarjuk helyezni! 4. Végezetül válasszuk a Szerkesztés menü Beillesztés, vagy a Helyi menü Beillesztés parancsát, vagy a Szokásos eszköztár Beillesztés ikonját, illetve a CTRL+V billentyűkombinációt! A Szokásos Eszköztár Visszavonás ikonjával, vagy a Szerkesztés menü Visszavonás parancsával lehetőségünk van előző műveletek visszavonására. A parancs segítségével, egy kattintással visszaállíthatjuk az eredeti állapotot. A visszavont műveletet visszaállíthatjuk a Szokásos eszköztár Mégis ikonjával, vagy a Szerkesztés menü Mégis parancsával. Egy cellának van tartalma (adat, képlet stb.) és formátuma (számformátum, betűstílus, szegély stb.). Amikor egy cellát a Szerkesztés menü Törlés parancsával távolí- Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 16
tunk el, akkor az Excel eltávolítja a munkalapról, a szomszédos cellák pedig eltolódnak, hogy az üres helyet betöltsék. Ha azonban csak a cellában lévő adatot akarjuk eltávolítani, akkor válasszuk a Szerkesztés menü Tartalom törlés parancsát, majd a Mindent, vagy a Formátumot vagy a Képletet parancsot! Az AutoKitöltés segítségével cellák tartalmát sokszorozhatjuk meg, illetve sorozatokat hozhatunk lére. Hogy melyik művelet történik, azt mindig a cella tartalma határozza meg. A cellamásoláshoz vigyük az egerünket a cellakurzor kitöltőkockájára, majd az egér bal gombjának lenyomása után húzzuk az egerünket vízszintes vagy függőleges irányba! Amikor az egérkurzor alakja fekete kitöltött kereszt lesz, csak akkor nyomjuk le egerünk bal gombját! Az egér gombjának elengedése után az adat lemásolódik a kijelölt cellákba. A Szerkesztés menü Kitöltés parancsa segítségével is sokszorosíthatjuk egy cella adatát. Jelöljük ki a sokszorosítani kívánt cellát, majd a tőle valamely irányba lévő tartományt! Ezután válasszuk a Szerkesztés menü Kitöltés parancs valamely irány opcióját! A Szerkesztés menü Kitöltés/Sorozatok parancsával számtani, mértani, illetve dátum formátumú sorozatokat hozhatunk létre, ahol a lépésközt és a sorozat utolsó elemét is megadhatjuk a Végérték mező segítségével. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 17