TOMORI PÁL FİISKOLA GAZDÁLKODÁSI SZABÁLYZAT Változat száma: 3. Elfogadás dátuma:2009. április 29. Határozat száma:2009/1/4. Hatályos:2009. április 29. Felelıs személy: Móróné Dr. Zupkó Tímea, Gazdasági-rektorhelyettes
Gazdálkodási szabályzat (válozat száma: 3.) oldalszám: 3 / oldalak száma: 16 TARTALOMJEGYZÉK I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK...5 1. GAZDÁLKODÁS...5 2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA...6 3. A GAZDÁLKODÁSÉRT FELELİS SZEMÉLYEK...6 II. A GAZDÁLKODÁS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI...7 4. PÉNZÜGYI TERV...7 5. PÉNZFORGALOM...8 6. A GAZDÁLKODÁS RENDJE...8 7. GAZDÁLKODÁSI JOGOSÍTVÁNYOK...8 8. A GAZDASÁGI HIVATAL...9 9. SZÁMVITELI RENDSZEREK...10 10. BESZÁMOLÓK...10 11. PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI NYILVÁNTARTÁS...11 12. SZEMÉLYI JUTTATÁSOK...11 13. A MUNKAADÓKAT TERHELİ JÁRULÉKOK...12 14. MŐKÖDÉS-FENNTARTÁS...13 15. HALLGATÓI PÉNZÜGYEK...13 16. BERUHÁZÁS, FELÚJÍTÁS...13 17. VÁM- ÉS ILLETÉKMENTESSÉG...14 18. FIZETÉSI MÓDOK...14 19. SZÁMLÁK KIEGYENLÍTÉSE...15 20. SZÁMLÁZÁS...15 21. KÉSZPÉNZBEFIZETÉS...15 22. GAZDÁLKODÁS A RENDELKEZÉSRE BOCSÁTOTT VAGYONNAL...16 23. ELLENİRZÉS...16 III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...16 24. HATÁLYBA LÉPÉS...16
oldalszám: 5 / oldalak száma: 16 A Tomori Pál Fıiskola (a továbbiakban: Fıiskola) a gazdálkodását a alábbi Gazdálkodási Szabályzatban (a továbbiakban: GSz) szabályozza I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Gazdálkodás (1) A gazdálkodás jelenti a Fıiskola saját bevételei, és a feladatok ellátásához biztosított állami támogatás, ésszerő, hatékony, takarékos felhasználásának megtervezését, megszervezését, lebonyolítását; a feladatok ellátásához rendelkezésre álló javak helyiségek, eszközök, személyi juttatás, infrastruktúra, stb. feladatarányos elosztását, a feladatváltozásokból következı, illetve a hatékonysági követelményeknek megfelelı átcsoportosítását; a jóváhagyott intézményfejlesztési stratégia támogatását, anyagi, tárgyi feltételeinek kialakítását; a ráfordítások szükségességének, az erıforrások hatékony felhasználásának ellenırzését, minısítését, a ráfordítás eredmény és a kiadás haszonvizsgálatát; a fıiskolai mindenekelıtt az oktatást, kutatást szolgáló vagyon megırzését, gyarapítását. (2) A Fıiskola mint nem állami felsıoktatási intézmény önállóan gazdálkodó, közhasznú besorolást nyert jogi személyiségő non-profit szervezet. Saját, illetve a fenntartó által rendelkezésre bocsátott vagyona van, a saját forrásaiból valamint a központi költségvetés meghatározott elıirányzataiból származó bevételeivel gazdálkodik. (3) A Fenntartó: KF-SZ Kalocsai Felsıoktatási és Szolgáltató Közhasznú Társaság adatai: adóigazgatási szám: 21839492-1-03 egységes statisztikai számjel: 21839492-8030-571-03 szakágazati besorolás: 8030 Cégjegyzékszám: Cg.03-14-000070 (4) A Fıiskola azonosító adatai: adóigazgatási szám: 18365830-2-03 egységes statisztikai számjel: 18365830-8030-599-03 szakágazati besorolás: 8030 (5) A Fıiskola feladatait közhasznú tevékenység illetve vállalkozási tevékenység formájában látja el. Közhasznú tevékenység a Fıiskola Alapító Okiratában rögzített nem haszonszerzés céljából mindenki által igénybe vehetı szolgáltatás oktatás, kutatás, tankönyv- jegyzetíratás és kiadás. A közhasznú tevékenység része az a kiegészítı, kisegítı jellegő tevékenység, amelyet a rendelkezésre álló s e célra csak részben lekötött személyi és anyagi kapacitások fokozott kihasználásával, nem nyereségszerzés céljából végez. (6) A Fıiskola kezelésében lévı Fenntartói vagyont értékesíteni, arra zálogjogot, illetve haszonélvezeti jogot alapítani tilos. (7) A Fıiskola hitelt a Fenntartó engedélyével vehet fel, kezességet nem vállalhat, értékpapírt nem vásárolhat, váltót nem bocsáthat ki és nem fogadhat el. (8) A Fıiskola alapítványt a Fenntartó engedélyével alapíthat. (9) A Fıiskola saját foglalkoztatottai, munkavállalói és hallgatói érdekképviseleti szervezeteit, valamint az oktatási, kulturális, szociális és sport tevékenységét segítı szervezeteket a Pénzügyi tervében jóváhagyott összeggel támogathatja. (10) A Fıiskola gazdasági társaságot, közhasznú társaságot nem alapíthat, illetve nem szerezhet társaságokban érdekeltséget.
oldalszám: 6 / oldalak száma: 16 (11) A Fıiskola munkavállalói, illetve a munkavállalók vállalkozásai a nem fıiskolai feladatokkal összefüggésben igénybe vett intézményi erıforrások (helyiség, eszköz, telekommunikáció, stb.) ellenértékét, illetve szolgáltatások (pl. másolás) díját kötelesek megtéríteni. (12) A Fıiskolát vállalkozások, egyesületek, alapítványok telephelyéül bejelenteni csak a Rektor engedélyével lehet. 2. A szabályzat hatálya (1) A GSz hatálya kiterjed a) Szervezetileg: A Fıiskola valamennyi szervezeti egységére, szervezetére. b) A személyi kört tekintve: A Fıiskolával munkavállalói, hallgatói, tanulói vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állókra; meghatározott esetekben a Fıiskolával munkavállalói vagy hallgatói jogviszonyban nem álló személyekre (pl. szerzıi jog). (2) A Fıiskola, mint gazdálkodó szervezet az alábbi egységekre tagozódik: oktatási szervezeti egységek /tanszékek, Idegen nyelvi oktatási központ/, funkcionális szervezeti egységek /Rektori Hivatal, Gazdasági Hivatal, Kiadói Hivatal, Tanulmányi Hivatal/, szolgáltató szervezeti egységek /Karrier és felnıttképzési iroda, Pályázati és kommunikációs iroda, Kollégium/ (3) A szervezeti felépítést a Szenátus az SzMSz-ben határozza meg. 3. A gazdálkodásért felelıs személyek (1) A Rektor a gazdálkodás tekintetében felelıs: a Fıiskola feladatai ellátásához a vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerő igénybevételéért; az alapító okiratban elıírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelı ellátásáért; a Fıiskola gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási információ-szolgáltatási kötelezettség teljesítéséért és hitelességéért; a gazdálkodási lehetıségek és a kötelezettségek összhangjáért; a Fıiskola számviteli rendjéért, a belsı ellenırzés megszervezéséért és mőködéséért. (2) A Fıiskola a tevékenységeinek ellátásához szükséges gazdálkodási tevékenységét saját gazdasági szervezete a Gazdasági Hivatal (továbbiakban: GH) útján vagy (a felelısség átruházása nélkül) vásárolt szolgáltatással látja el. (3) A GH vezetıje a Gazdasági-rektorhelyettes. (4) A Gazdasági-rektorhelyettes a Fıiskola mőködésével összefüggı gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a Fıiskola Rektorának a helyettese. Ebben a feladatkörében általános utasítási és ellenırzési jogköre van. Feladatait a Rektor közvetlen irányításával látja el. (5) A Gazdasági-rektorhelyettes kötelezettségei és jogai: az intézmény gazdálkodási; munka-, vagyon- és tőzvédelmi rendszerének kialakítása; mőködtetése, mőködésének ellenırzése; folyamatos korszerősítése; a hatáskörébe tartozó operatív gazdasági intézkedések meghozatala; a Fıiskola gazdasági tevékenységének, szervezetének az irányítása, a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájának szabályozása, koordinálása, segítése; a szabályozástól eltérı mőködés esetén saját hatáskörben szankcionálás; javaslattétel belsı ellenırzésre, az ellenırzés eredményeinek hasznosítása. (6) A Gazdasági-rektorhelyettes felelıssége nem érinti a Rektor, illetve az egyes ügyekért felelıs vezetık, munkavállalók felelısségét.
oldalszám: 7 / oldalak száma: 16 II. A GAZDÁLKODÁS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI 4. Pénzügyi terv (1) A Fıiskola gazdálkodásának alapja a Pénzügyi terv. A Pénzügyi terv magában foglalja: a) a kiadásokat és a bevételeket, az állami támogatásokat jogcímenként, b) a kiadások és bevételek tevékenységenkénti részletezését, c) a személyi juttatások és a létszámösszetételt, (2) A Fıiskola éves Pénzügyi tervében a bevételek és az azok terhére teljesíthetı kiadások kerülnek jóváhagyásra. (3) Bevételek: Tevékenységenkénti részletezésben; forrás szerinti részletezésben, értékesítés nettó árbevétele, fenntartótól származó bevétel, központi költségvetéstıl származó bevétel, helyi/megyei önkormányzattól származó bevétel, társadalombiztosítástól kapott bevétel, továbbutalási célú bevétel, egyéb támogatás. (4) Kiadások: személyi jellegő kiadások (bérköltség, személyi jellegő egyéb kifizetések, bérjárulékok); anyagjellegő kiadások (anyagköltség, igénybevett szolgáltatások, egyéb szolgáltatások, eladott áruk beszerzési értéke, közvetített szolgáltatások beszerzési értéke); beruházások, felújítások; egyéb kiadások. (5) Az állami támogatás csoportosítása: a) Hallgatói juttatás Az államilag finanszírozott felsıfokú képzésben magyar állampolgárságú és nemzetközi megállapodás vagy jogszabály alapján azzal azonos elbírálás alá esı külföldi állampolgárságú, elsı akkreditált iskolai rendszerő felsıfokú szakképzésben; elsı alapképzésben nappali tagozaton résztvevık képesítési követelmények szerinti tanulmányi idıszakára nyújtott normatív támogatás. Az elıirányzat összetételérıl, felhasználásáról a Hallgatók részére nyújtható támogatásokról, a hallgatók által fizetendı díjakról és egyéb költségtérítésekrıl szóló szabályzat rendelkezik. b) Képzési támogatás Az elıirányzat összetételérıl, felhasználásáról az Oktatási Minisztériummal kötött megállapodásban foglaltak az irányadóak. c) Kutatási támogatás A tudományos kutatásra, mőszaki fejlesztésre, tudományos mőhelyek mőködtetésére, valamint a doktori képzésre az OM által meghatározott teljesítménymutatók alapján nyújtott támogatás, illetve a kutatási célú egyéb támogatások, átvett pénzeszközök. (6) A Fıiskola minden tervezett bevétele és kiadása a Pénzügyi terv része. (7) A költségvetési támogatás csak az oktatási tevékenység és az azzal összefüggı tevékenységek kiadásaira (közvetlen, valamint közvetett költségeire) használható fel. (8) A kiegyensúlyozott, tervszerő gazdálkodás érdekében a felfutás idıszakában tekintettel az egyes tanulmányi félévek közötti jelentıs hallgatói, illetve munkavállalói létszám változásokra a Pénzügyi terv idıtartamát célszerő az oktatási félévekhez igazítani. (9) A Pénzügyi terv összeállításának alapjául a Fıiskola szervezeti egységeinek prognózisai szolgálnak, melyeket az érintett szervezeti egységek vezetıi a Gazdaságirektorhelyettes által meghatározott formában legkésıbb a vonatkozó félév megkezdése elıtt két héttel kötelesek elkészíteni. A prognózisok alapján a Pénzügyi terv elkészítése a GH feladata.
oldalszám: 8 / oldalak száma: 16 (10) A Pénzügyi terv a Szenátus és a Fenntartó jóváhagyásával lép életbe. 5. Pénzforgalom (1) A Fıiskola bevételeinek fogadása, kiadásainak teljesítése beleértve a készpénz felvételt is az OTP Bank Rt. által vezetett számláin keresztül történik. A fejlesztési célra kapott támogatásokat a KDB Bank által vezetett számlán különíti el a Fıiskola. (2) A Fıiskola számláit a 24 pozíciós pénzforgalmi jelzıszámok azonosítják. (3) A Fıiskola számlái: Tomori Pál Fıiskola, 11732040-20043128-00000000 (OTP Bank); Tomori Pál Fıiskola Pannon Nyelvvizsgahely, 11732040-20043269-00000000 (OTP Bank); Tomori Pál Fıiskola deviza számla, 11763323-47494888 (OTP Bank); Tomori Pál Fıiskola elkülönített számla, 13524007-16002010-00000369 (KDB Bank) (4) A Fıiskolának, illetve szervezeteinek a (3) bekezdésben megjelölteken kívül más számlái nem lehetnek. A Fıiskola bármilyen forrásból származó bevételét, pénzeszközeit, - amikortól azok az intézményt megilletik valamint kiadását kizárólag ezeken a számlákon kezelheti. 6. A gazdálkodás rendje (1) A Fıiskola gazdálkodásának megszervezése során a jogszabályok maradéktalan betartása mellett biztosítani kell: a Fıiskola infrastruktúrájának hatékony, gazdaságos mőködtetését; a szolgáltatások, az ügyintézés olyan módon történı lebonyolítását, hogy a gazdálkodással, a mőködéssel, az adminisztrációval kapcsolatos teendık, az oktatók, a kutatók, más munkavállalók, a hallgatók lehetı legkevesebb idejét, energiáját vegyék igénybe; a Fıiskola partnereivel (államigazgatás, hazai és nemzetközi alapok, alapítványok, szponzorok, piaci szereplık, stb.) a zavartalan kapcsolat, illetve kapcsolatépítés feltételeit. (2) A gazdálkodási folyamat egységét: a kontrolling szemlélet érvényesítése, a gazdasági folyamatok pénzügyi és számviteli egységes rendszerő nyilvántartása, a Pénzügyi terv teljesítésének értékelése, eltérések esetén a vezetıi szintő beavatkozás kezdeményezése, a fenti feladatoknak megfelelı ügyviteli, informatikai rendszer és szervezeti felépítés biztosítja. (1) 7. Gazdálkodási jogosítványok a) Aláírási és kiadmányozási jog a jogosult illetékességi körén belül: az intézkedés (döntés, véleménynyilvánítás, közbensı intézkedés, szabályozás), illetve a dokumentum kiadásának és az ügyirat irattárba helyezésének a joga. A Rektor intézkedési és kiadmányozási joga teljes körő. E jogát részben vagy egészben megoszthatja, más vezetıkre átruházhatja. Azoknak a gazdasági ügyiratoknak, amelyeknek címzettje az OM vagy más minisztérium, illetve országos hatáskörő szerv (APEH, Vám- és Pénzügyırség, stb.) egyszemélyi aláírója a Rektor, távollétében az általa megbízott személy. b) Kötelezettségvállalás minden olyan jognyilatkozat, amelybıl A Fıiskola terhére fizetési, számlázási, munkavégzési vagy foglalkoztatási kötelezettség keletkezik: megbízás, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szállítási és vállalkozási szerzıdés, bérleti szerzıdés, közérdekő célú kötelezettségvállalás (OM engedéllyel), munkaviszonyt létrehozó, módosító és megszüntetı jognyilatkozat, kiküldetés elrendelése, a
oldalszám: 9 / oldalak száma: 16 felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelybıl fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. c) A kötelezettségvállalás dokumentumai: munkaszerzıdés, szerzıdés, megállapodás, (visszaigazolt) megrendelés, beruházás-finanszírozási alapokmány, részprogramengedélyezési okirat, pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, a közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása. Kötelezettséget vállalni csak írásban lehet. d) Az utalványozás a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. Utalványozni csak az érvényesített okmányt lehet. e) Kötelezettségvállalásra, illetve utalványozásra, jogszabályi felhatalmazás alapján a Rektor, a kötelezettségvállalás, illetve az utalványozás ellenjegyzésére a Fıkönyvelı jogosult. f) A kiadás teljesítésének és a bevételbeszedés elrendelésének jogosságát a gazdálkodási jogosítvánnyal rendelkezı vezetı, vagy az általa meghatalmazott személy köteles ellenırizni. (2) A kötelezettségvállaló és az ellenjegyzı, illetıleg az utalványozó és az ellenjegyzı ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítı személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét közeli hozzátartozója /Ptk. 1959. évi IV. tv. 685. b. pont/, vagy a maga javára látná el. (3) A Fıiskola számlái feletti rendelkezési joggal a Rektor rendelkezik. (4) Átvett pénzeszköz (ideértve az állami megbízást is), alapítványi-, pályázati támogatás (beleértve a külföldi pályázatokat, segélyeket is) személyi kiadásokra, járulékokra az adományozó által a szerzıdésben, a megállapodásban megjelölt mértékben használható fel. (5) A GH a kiadások teljesítése elıtt vizsgálja a rendelkezésre álló fedezetet. Ha nincs fedezet, a kifizetést a GH megtagadja. (6) Az oktatási szervezeti egységek kisegítı tevékenységét, valamint a nem oktatási szervezeti egységek bevételének tervezési és elszámolási rendjét a Rektor szabályozza úgy, hogy gazdálkodásuk hatékony legyen, bevételeik növekedjenek, és ez által a lehetı legnagyobb mértékben járuljanak hozzá az összes fıiskolai költség finanszírozásához. (7) A kisegítı, a kiegészítı tevékenységek, illetve a szolgáltatások árkalkulációjába az adott tevékenységgel kapcsolatban felmerülı összes közvetlen költség mellett be kell építeni az intézményi általános költségeket. (8) A Fıiskola munkavállalói, illetve azok nem fıiskolai érdekeltségő vállalkozásai által igénybevett szolgáltatások díjáról a Gazdasági-rektorhelyettes javaslatára a Rektor rendelkezik. 8. A Gazdasági Hivatal (1) A kötelezettségek és a követelések nyilvántartását, valamint a tényleges bevételek és kiadások adatait a gazdaságos mőködés érdekében folyamatosan figyelemmel kell kísérni. A Fıiskola összesített kötelezettségeinek és követeléseinek, bevételeinek nyilvántartását a GH végzi.
oldalszám: 10 / oldalak száma: 16 A gazdasági tevékenységet is folytató szervezeti egységeknek a kötelezettségei (a fizetési kötelezettséggel járó intézkedések), valamint a követelései nyomon követésérıl a szervezeti egység vezetıje köteles gondoskodni. A kötelezettségek és követelések szervezeti egységnél történı nyilvántartási rendjét az egységvezetı határozza meg. (2) A szervezeti egységek pénzforgalmát, pénzügyi, számviteli nyilvántartását a GH vezeti. Ha az érintettek saját nyilvántartásától az adatok eltérnek, haladéktalanul egyeztetést kell kezdeményezniük a GH-val. 9. Számviteli rendszerek (1) A követelések, kötelezettségek naprakész nyilvántartása, a bevételek, az átutalással, készpénz kifizetéssel kiegyenlített kiadások különbözı szintő lekérdezési lehetıséget biztosító feldolgozása a gazdálkodási információs rendszerben történik. A tárgyi eszköz nyilvántartást, a számviteli feladatokat a SAP Hungary Kft. által forgalmazott, HostLogic Kft. által implementált SAP Smart Enterprise rendszerben, a hallgatói pénzügyek nyilvántartását a Dexter Kft. által forgalmazott ETR programban kell nyilvántartani. A bérek és járulékok számfejtését, a munkaügyi adatok nyilvántartását a Nexon Kft. által kidolgozott nexonbér program látja el, a banki átutalásokat az OTP Rt. által rendelkezésre bocsátott OTP Electra programmal kell megoldani. (2) A gazdálkodási információs rendszer magában foglalja a teljes gazdálkodás nyilvántartását. (3) A rendszer a feldolgozott adatok alapján biztosítja: a felsıbb szervek, a hatóságok részére készítendı beszámolókhoz, bevallásokhoz, jelentésekhez szükséges adatokat; a vezetıi információkat az intézményvezetés, a gazdasági vezetés, a szervezeti egységek vezetése, a Fıiskolai testületek számára. (4) A gazdálkodási rendszerben a szervezetek, a szervezeti egységek azonosítására költséghelyek, profit centerek szolgálnak. A kódok meghatározása a GH feladata. (5) A szervezeti egységek különbözı tevékenységével (alapképzés, szakképzés, kutatás, vállalkozás, pályázat, stb.) kapcsolatos pénzeszközeinek elkülönített kezelését a belsı rendelések (munkaszámok) teszik lehetıvé. A kódok meghatározása a GH feladata. 10. Beszámolók (1) A Fıiskola gazdálkodásáról a jogszabályi háttérnek megfelelı éves beszámolót kell készíteni. A beszámoló készítésével kapcsolatos további szabályokat a Számviteli Politika tartalmazza. (2) Az éves beszámoló értékelésében a gazdálkodásról számszaki és szöveges indoklással is számot kell adni. (3) Az államilag finanszírozott hallgatók után a Fıiskolát megilletı támogatásra vonatkozó beszámoló számszaki és szöveges részekbıl áll össze. a) A számszaki beszámolót az OM által elıírt nyomtatványokon, a számviteli, pénzügyi adatokra alapozva kell elkészíteni. A szöveges indoklás tartalmi és formai követelményeit az OM határozza meg. b) A számszaki és a szöveges jelentést a GH állítja össze. A számszaki jelentést a Tanulmányi Hivatal (továbbiakban: TH), valamint a GH adatai alapján kell elkészíteni, a szöveges jelentés az érintett szakmai vezetık (Rektorhelyettesek, tanszékve-
oldalszám: 11 / oldalak száma: 16 zetık, fıtitkár és a központi funkcionális egységek vezetıi) által a Rektor kérésére készített írásos értékelésen alapul. (4) A gazdálkodási jogosultsággal rendelkezı szervezeti egységek a beszámolók, adatszolgáltatások elkészítéséhez szükséges adatokat a Gazdasági-rektorhelyettes által elıírt módon szolgáltatják. (5) A szervezeteknek az általuk felhasznált intézményi erıforrásokról /helyiségek, eszközök, létszám, bértömeg/, valamint oktatási terhelésükrıl, illetve szakmai, tudományos, kutatási eredményességükrıl évente az Fıiskolai Szenátus számára tájékoztatást kell adniuk. 11. Pénzügyi és számviteli nyilvántartás (1) A Fıiskola köteles a kezelésében lévı vagyonról, illetve a gazdasági mőveleteirıl olyan könyvviteli (pénzügyi és számviteli) nyilvántartást vezetni, amely az eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelıen, folyamatosan és áttekinthetıen, zárt rendszerben mutatja be. (2) A könyvviteli nyilvántartás feladatai: a jogszabályokban meghatározott határidık figyelembevételével rögzíti a gazdasági mőveletek értékadatait a könyvviteli számláin, gondoskodik arról. hogy a beszámoló adatai a valóságnak megfelelıek legyenek, biztosítja az intézményi vagyon védelmét, a gazdasági döntésekhez szükséges adatok szolgáltatása, a gazdálkodás ellenırizhetıségének a megalapozása, a gazdasági számítások, elemzések készítése feltételeinek megteremtése, a fıhatóságok által elıírt kötelezı, illetve a Rektor által elrendelt adatszolgáltatás. (3) A könyvviteli nyilvántartásokba adatokat csak olyan eredeti, illetve belsı bizonylat - kivételesen a kibocsátó által igazolt másolat - alapján szabad bejegyezni, amely megfelel A számvitelrıl szóló törvényben meghatározottaknak. (4) A könyvviteli nyilvántartásra vonatkozó további rendelkezések a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen a Fıiskola Számviteli Politikájában találhatóak. 12. Személyi juttatások (1) A személyi juttatások fogalma az alábbiakat foglalja magában: a rendszeres személyi juttatásokat, a nem rendszeres személyi juttatásokat, a külsı személyi juttatásokat. Rendszeres személyi juttatás a teljes munkaidıben, illetve részmunkaidıben foglalkoztatottak szerzıdés alapján járó rendszer juttatása (a teljes munkaidıben foglalkoztatott nyugdíjasokat is beleértve). Nem rendszeres személyi juttatások körébe tartoznak a teljes munkaidıben, illetve részmunkaidıben foglalkoztatottak részére jogszabályokban, költségtérítések, hozzájárulások, amelyek kötelezı jellegőek, vagy nem kötelezıek, de megfelelı források esetén lehetıség van kifizetésükre, vagy egyedi alkalmanként megjelenı fizetési kötelezettségként jelentkeznek. Külsı személyi juttatások A Fıiskola állományába nem tartozók részére fizetett juttatások (megbízási díj, a nem teljes munkaidıben foglalkoztatott nyugdíjasok juttatásai). Ide tartoznak az alkalmi fizikai munkáért saját alkalmazottaknak fizetett keresetbe tartozó, illetve a keresetbe nem tartozó juttatásai is. (2) Keresetbe tartozó juttatások a munkabér, pótlékok, kereset kiegészítés, a kiegészítı fizetés (túlóra, készenléti, ügyeleti díj, munkából való távollétre jutó távolléti díj, illetve átlagkereset), a 13. havi illetmény, a jutalom.
oldalszám: 12 / oldalak száma: 16 (3) A Fıiskola a munkavállalók székhelyen tartózkodása idejére adómentes étkezési hozzájárulást biztosít, utalvány formájában. Az étkezési hozzájárulásra csak az elsı fıállású munkavállalók jogosultak. A étkezési költségtérítés mértékét évente a Rektor határozza meg. A munkavállalók ilyen jellegő juttatásainak értékét olyan módon kell meghatározni, hogy az A személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározott, adómentesen adható juttatás értékét ne haladja meg. (4) A munkavállalót a jogszabályoknak megfelelı költségtérítés illeti meg mind a munkába járással, mind a kiküldetéssel kapcsolatosan felmerült költségei tekintetében. A munkavállalók ilyen jellegő juttatásainak értékét olyan módon kell meghatározni, hogy a A személyi jövedelemadóról szóló törvényben meghatározott, adómentesen adható juttatás értékét ne haladja meg. (5) A (3), (4) bekezdésekben meghatározott költségtérítések számfejtéséhez a szükséges bizonylatok leadási határideje tárgyhót követı hó elsı munkanapja. (6) A munkavállalók munkabérének, juttatásainak kifizetését a Fıiskola havonta utólag, legkésıbb a tárgyhót követı hónap 6. napjára a megadott bankszámlára való utalással teljesíti. A munkabérek utalványozása a Rektor (távollétében az általa kijelölt személy) feladata. (7) Teljes munkaidıben foglalkoztatott az a munkavállaló beleértve a nyugdíjast is -, akinek a kötelezı munkaideje azonos a törvényben meghatározott munkaidıvel. Ez jelenleg napi 8, heti 40, havi átlagosan 173 óra. (8) Részmunkaidıben foglalkoztatott az a munkavállaló, akinek a kötelezı munkaideje nem éri el a teljes munkaidıt. (9) Nyugdíjas foglalkoztatottak azok, akik nyugdíjasként az intézménnyel munkavégzésre irányuló jogviszonyban állnak. A foglalkoztatás vonatkozhat határozatlan vagy határozott idıtartamra. (10) Megbízási és szerzıi díj (személyes munkavégzés díja, illetve vagyoni jog felhasználásának ellenértéke) kifizetésére csak a Fıiskola és a megbízott között, a feladatra vonatkozóan elızetesen írásba foglalt szerzıdés alapján kerülhet sor. A kifizetés a szerzıdésben rögzített feltételek szerint történik. (11) A pénzbeli személyi juttatások fogadására választott hitelintézet nevét, címét és a folyószámla pontos számát írásban kell bejelenteni a GH-nak. (12) A munkavállaló számára bármely hitelintézetbe átutalt és beérkezett járandóságért a Fıiskola semminemő további felelısséget nem vállal. (13) A távollét miatt az illetmények (plusz, mínusz) korrigálása és a betegség esetén a Fıiskolát terhelı juttatások számfejtése és folyósítása a hó 30.-ig beérkezı bizonylatok alapján a tárgyhóban, a 30.- a utáni bejelentések esetében a következı hónapban történik. (14) A munkából való távollét kezdetét (fizetés nélküli szabadság, betegség, igazolatlan távollét, stb.) és az újbóli munkába állás idıpontját a szervezeti egység vezetıje (a vezetı esetében helyettese vagy megbízottja) az elsı nap köteles írásban a GH-nak bejelenteni. (15) A munkavállalói jogviszonnyal összefüggı jogszabályokat, s az ezekbıl a Fıiskolára háruló feladatokat és kötelezettségeket, illetve a munkavállalók jogait és kötelezettségeit a Munka Törvénykönyve tartalmazza. 13. A munkaadókat terhelı járulékok (1) A társadalombiztosítási járulék (nyugdíj- és egészségügyi biztosítás) megállapítása a jogszabály szerint a járulékköteles juttatások figyelembevételével történik.
oldalszám: 13 / oldalak száma: 16 A munkaadói járulékot, a táppénz hozzájárulást, az egészségügyi hozzájárulást, a rehabilitációs járulékot a jogszabályban meghatározott módon kell fizetni. (2) A járulékok utalványozását a Rektor (távollétében az által kijelölt személy) végzi. 14. Mőködés-fenntartás (1) A mőködési-fenntartási kiadások közé az anyagi jellegő kiadások (anyagköltség, igénybevett szolgáltatások, egyéb szolgáltatások, eladott áruk beszerzési értéke, közvetített szolgáltatások beszerzési értéke) tartoznak. (2) A hallgatói pénzbeli juttatások, illetve a hallgatók által fizetendı díjak körét és mértékét, valamint a hallgatók kártérítési kötelezettségét a Szenátus által jóváhagyott szabályzatok tartalmazzák. (3) A hallgatói pénzbeli juttatások kifizetését a GH az ETR program által elkészített feladás-file alapján teljesíti. A hallgatói pénzbeli juttatások közül a havonta esedékes ösztöndíjak kifizetésének idıpontját a vonatkozó szabályzatban a Szenátus hagyja jóvá. (4) Reprezentáció alatt a Fıiskola által szervezett rendezvények, hivatalos tárgyalások megrendezési és vendéglátási költségeit kell érteni. A reprezentációs célú felhasználásokat a Rektor szabályozza. 15. Hallgatói pénzügyek (1) A hallgatói pénzbeli juttatások, illetve a hallgatók által fizetendı díjak körét és mértékét, valamint a hallgatók kártérítési kötelezettségét a Szenátus által jóváhagyott szabályzatok tartalmazzák. (2) A hallgatói pénzbeli juttatások kifizetését a GH az ETR program által elkészített feladás-file alapján teljesíti. A feladás-file tartalmát a file átadásával egyidejőleg nyomtatott formában is rendelkezésre kell bocsátani. A hallgatói pénzbeli juttatások közül a havonta esedékes ösztöndíjak kifizetésének idıpontját a vonatkozó szabályzatban a Szenátus hagyja jóvá. 16. Beruházás, felújítás (1) Fogalmi meghatározások: a) A beruházási kiadás: Az immateriális javak megszerzése, tárgyi eszközök beszerzése, létesítése, elıállítása a meglévı eszközök bıvítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása, továbbá az üzembe helyezésig felmerült mindazon hasznos tevékenység költsége, amely az eszközhöz egyedileg hozzá kapcsolható. b) A felújítási kiadás: A hosszabb idıszakonként ismétlıdı és ezért vagy mások miatt tárgyi eszköz bruttó értékéhez mérten számottevı ráfordítást igénylı a folyamatos mőködést elımozdító karbantartás, kisjavítás körébe nem tartozó állagmegóvási tevékenység költsége. (2) A saját forrás terhére történı beruházások, felújítások megkezdése elıtt azok fedezetét a GH ellenırzi. (3) A beruházás eredményeként létrejött eszközöket leltári körzetbe kell sorolni. A leltári körzetek a Fıiskola által használt épületek helységeit követik, a leltárkörzet felelıseit a Rektor jelöli ki. (4) A felújítás eredményeként létrejött értéknövekedéssel a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartásában szereplı értéket növelni kell.
oldalszám: 14 / oldalak száma: 16 (5) Állami forrásokból megvalósuló beruházások, felújítások elvégzésekor amennyiben azt a vonatkozó jogszabályok elıírják a közbeszerzés rendjének figyelembevételével kell eljárni. 17. Vám- és illetékmentesség (1) A Fıiskolát a Lake-Success-i Megállapodás hatálya alá tartozó tudományos és kulturális tárgyak importja estén vám- és illetékmentesség illeti meg. Ez a jog át nem ruházható. (2) Az 1979. évi 12. törvényerejő rendelettel kihirdetett 1950. november 22-én kelt Lake- Success-i Megállapodás A., C., D. mellékletében felsorolt könyvek, kiadványok, dokumentumok, oktatási, tudományos és kulturális jellegő vizuális vagy auditív anyagok, tudományos mőszerek és készülékek és azok tartozékai csak akkor vámmentesek, ha azokat kizárólag oktatás vagy tudományos kutatás céljára hozzák be, illetıleg használják fel, valamint, ha a származási ország csatlakozott a Lake Success-i Megállapodáshoz. A kedvezmények nem vonatkoznak származási országtól függetlenül a kis értékő tárgyi eszközök, anyagok, alkatrészek importjára. (3) A Fıiskola számára, oktatási és kutatási célra ajándékként érkezett tárgyak vámmentességét a Vám- és Pénzügyırség Országos Parancsnoksága akkor ismeri el, ha az ajándékozás térítés, illetve ellenszolgáltatás nélküli adományozás tényét A Fıiskola nevére szóló Ajándékozó levél és/vagy pro-forma számla igazolja. (4) A vámmentesen vámkezelt áru a vámkezeléstıl számított öt éven belül vámmentességre nem jogosult intézmény, szervezet részére csak a vám, az illeték és az ÁFA megfizetése után értékesíthetı vagy adható át. (5) A vámmentesen vámkezelt áru bevételt eredményezı áru termelésére, vállalkozási tevékenység végzésére nem használható fel. (6) A Lake-Success-i Megállapodás hatálya alá tartozó, illetve az ajándékként vámmentességet élvezı áruk vámkezeléséhez szükséges nyilatkozatot a GH-tól kell kérni. 18. Fizetési módok (1) A szállítói számlák kiegyenlítésének módja kivételes esetektıl eltekintve az átutalási megbízás. Az átutalási megbízás keretében a Fıiskola megbízza a számlavezetı hitelintézetet (OTP Bank Rt.), hogy pénzforgalmi számlája terhére az áruvásárlás, szolgáltatásnyújtás ellenértékeként meghatározott összeget számolja el utalja át - a kedvezményezett bankszámlája javára. Kizárólag a Rektor által aláírásával hitelesített számlák átutalása történhet meg, a kifizetés technikai lebonyolítását a Fıkönyvelı a rendelkezésre álló szoftver (OTP Electra) segítségével bonyolítja le. (2) Az átutalási megbízások teljesítése elıtt a GH likviditási és fedezetvizsgálatot végez. A kifizetést csak akkor teljesíti, ha a fedezet rendelkezésre áll. (3) A Fıiskola számlája elleni határidıs beszedési megbízás esetén a számlavezetı hitelintézethez be kell nyújtani a kötelezett és a jogosult közötti megállapodást. (4) A követelések behajtására azonnali inkasszó jogerıs végzés vagy ilyen irányú megállapodás alapján nyújtható be.
oldalszám: 15 / oldalak száma: 16 19. Számlák kiegyenlítése (1) A szállítói számlák kiegyenlítését a GH a szabályosan utalványozott és igazolt számla alapján akkor kezdeményezheti, ha a Fıiskola számláján a forrás rendelkezésre áll. (2) Ha a számla összege több szervezet, feladat vagy több forrás között (vagy ezek kombinációjaként) oszlik meg, azt a számlán a teljesítést igazoló személynek külön-külön kell feltüntetni. (3) A banki feldolgozás átfutási idejét figyelembe véve, az igazolt és utalványozott számlák határidıre való kifizetésének feltétele, hogy azok a számlákon feltüntetett fizetési határidı elıtt 3 munkanappal a GH-ra beérkezzenek. (4) A pontatlanul kitöltött, rosszul utalványozott vagy fedezethiányos számlát a GH az érintett szervezeti egységnek visszaküldi. A számla késedelmes kifizetésébıl származó esetleges késedelmi kamat a szervezeti egységet terheli. Késedelmi kamat, bírság költségvetési támogatás terhére nem számolható el. A késedelmes fizetés okait a munkahelyi vezetınek minden esetben ki kell vizsgálnia. Az okozott kár önkéntes megtérítését nem vállaló vétkes munkavállalóval szemben a megfelelı felelısségre vonást, (fegyelmi vagy kártérítési eljárást) a munkáltatói jogkör gyakorlója kezdeményezi. A kár megtérítésérıl az Oktatói és dolgozói fegyelmi és kártérítési szabályzat szerint gondoskodni kell. 20. Számlázás (1) A Fıiskola által nyújtott szolgáltatásokat, értékesítéseket a vonatkozó jogszabályi háttérnek megfelelıen számlázni kell. (2) A számláknak a jogszabályoknak megfelelı tartalommal való kiállítása az értékesítést végzı szervezeti egység feladata. Az értékesítést végzı szervezeti egység vezetıje által elszámolásra átvett bizonylatokkal a GH irányába való elszámolás havi rendszerességgel történik, évközben legkésıbb a tárgyhót követı hónap 12. napjáig, év végén december 20. napjáig. (3) A Fıiskola számlájára befolyt azonosított bevételekrıl a GH az érintett szervezeti egység vezetıjét értesíti. (4) A Fıiskola által nyújtott szolgáltatásról és termékértékesítésrıl csak akkor nem kell számlát vagy egyszerősített számlát kiállítani, ha a Fıiskola magánszemélynek nyújtja be, és a magánszemély nem kér számlát. Ilyen esetben a pénztárgép- számla vagy nyugta ellenében a szolgáltatás vagy termékértékesítés ellenértékének befizetése készpénzben vagy postai készpénz átutalási megbízással (sárga csekken) történhet. A számlát helyettesítı okmányoknak is tartalmazniuk kell a termék, vagy a szolgáltatás Vámtarifa-, Szolgáltatások Jegyzéke szerinti számát. (5) A Fıiskola szervezeti egységei az egymás számára végzett szolgáltatásokért tekintettel arra, hogy nem önálló adóalanyok számlát nem állítanak ki. 21. Készpénzbefizetés (1) Készpénzes befizetést házipénztárba csak kivételesen indokolt esetben lehet teljesíteni, maximum 300.000 Ft, azaz Háromszáz-ezer forintos értékhatárig. (2) A pénzkezelésre vonatkozó szabályok rendjét részletesen a Pénzkezelési Szabályzat tartalmazza.
oldalszám: 16 / oldalak száma: 16 22. Gazdálkodás a rendelkezésre bocsátott vagyonnal (1) Kalocsa Város Önkormányzata nyilatkozata alapján a Fıiskola részére az alapító okiratban szereplı feladatai ellátásához biztosít ingatlanokat (fıépület: Szent István király u. 2-4., kollégium: Kossuth Lajos u. 14-16., Városi Sportcsarnok). Az ingatlanok fenntartásával kapcsolatos költségek tekintetében az Önkormányzat nyilatkozata alapján határozott idıre a Fıiskola részére mentességet biztosít. 23. Ellenırzés (1) A Rektor közvetlen irányítása alatt álló függetlenített belsı ellenır feladatait, hatáskörét, eljárási szabályait a Rektor, utasításban határozza meg. (2) A belsı ellenır a Gazdasági-rektorhelyettes által véleményezett - a Rektor által jóváhagyott éves munkaterv és vizsgálati program alapján végzi a vizsgálatokat. (3) A szervezeti egységek, illetve a Fıiskola bármely munkavállalója névvel ellátott, írásos indoklás alapján célvizsgálat elrendelését kezdeményezheti a Rektornál. (4) A vezetık kötelezettsége az irányításuk alá tartozó egységeknél a vezetıi, illetve a folyamatba épített ellenırzés rendszeres gyakorlása és ennek dokumentálása. (5) Az egyes feladatok, tevékenységek ellenırzésére feljogosított megbízólevelét felmutató ellenır munkáját minden munkavállaló köteles segíteni. III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 24. Hatályba lépés (1) A GSz folyamatos aktualizálásáért a Gazdasági-rektorhelyettes a felelıs. (2) A GSz új jogszabályok megjelenítésével, valamint jogszabály-módosításokkal öszszefüggı korrekciójára a Szenátus felhatalmazza a Gazdasági-rektorhelyettest. A módosításokról a Gazdasági-rektorhelyettes írásban tájékoztatja a Szenátust. (3) Jelen szabályzat a szenátus jóváhagyásával lép életbe. a) Határozat szám: 2009/1/4. b) Határozat kelte: 2009. április 29. c) Hatályos: 2009. április 29.