Tartalomjegyzék 1. Bevezetés... 4 2. A szabályzat hatálya... 4 3. A szabályzat célja... 5 4. Értelmező rendelkezések... 5 4.1. Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv... 5 4.2. Önállóan működő költségvetési szerv... 5 4.3. Kötelezettségvállalás... 6 4.4. Pénzügyi ellenjegyzés... 6 4.5. Teljesítésigazolás... 6 4.6. Érvényesítés... 6 4.7. Utalványozás... 6 4.8. Akadályoztatás... 6 4.9. Kötelezettségvállalás szám... 7 5. Kötelezettségvállalás... 7 5.1. Kötelezettségvállalás dokumentumai... 8 5.2. Pénzmaradvány... 8 5.3. Éven túli kötelezettség... 8 5.4. Előirányzat felhasználási terv... 9 6. Kötelezettségvállalásra jogosultak köre, kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése. 9 6.1. Kötelezettségvállalási jog keletkezése... 10 6.2. Kötelezettségvállalási jog megszűnése... 10 6.3. Kötelezettségvállalási jog keletkezésének és megszűnésének bejelentése... 10 7. A kötelezettségvállalási jogosultság... 10 8. Kötelezettségvállalás nyilvántartása... 11 8.1. A nyilvántartás szabályai... 11 8.1.1. A kötelezettségvállalások analitikába történő bejegyzésének főbb esetei... 12 9. Pénzügyi ellenjegyzés... 12 10. Teljesítési igazolás... 14 11. Érvényesítés... 14 12. Utalványozás... 15 13. Összeférhetetlenség... 16 14. Helyettesítés... 17 15. Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok... 17 16. Kötelezettség teljesítésének általános menete... 17 17. Rendelkezésre álló keretösszeg... 18 18. Kapcsolódó nyilvántartások... 18 19. Záró rendelkezések... 19 20. Megismerési nyilatkozat... 20 21. Mellékletek... 21
1. számú melléklet (Kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosultak)... 21 2. számú melléklet (Szakmai teljesítésigazolásra jogosultak)... 22 3. számú melléklet (Érvényesítésre jogosultak)... 23 4. számú melléklet (Pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak)... 24 5. számú melléklet (Ellátmányigénylésre jogosultak)... 25 6. számú melléklet (Meghatalmazás kötelezettségvállalásra). Hiba! A könyvjelző nem létezik. 7. számú melléklet (Meghatalmazás érvényesítésre)... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 8. számú melléklet (Meghatalmazás szakmai teljesítésigazolásra)... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 9. számú melléklet (Meghatalmazás pénzügyi ellenjegyzésre)... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 10. számú melléklet (Értesítés visszavonásról)... 30
1. Bevezetés Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény alapján az intézmények szabályos és szabályozott gazdálkodása érdekében a kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés és az érvényesítés rendjének szabályozását írja elő. Ennek érdekében a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ (továbbiakban JIK) e dokumentumban szabályozza ezen előírásokat. 2. A szabályzat hatálya A szabályzat személyi hatálya kiterjed a JIK-re, valamennyi működtetési körébe tartozó oktatási intézményre, kiterjed azon önállóan működő költségvetési szervekre, amelyek a JIK működtetési körébe tartozik, így a nevükben végzett kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre és érvényesítésre. Működtetett oktatási intézmények: Deák Diák Általános Iskola Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Józsefvárosi Pedagógiai Szakszolgálat és Pedagógiai Intézet Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Losonci Téri Általános Iskola Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Németh László Általános Iskola Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola Működtetett önállóan működő intézmények: Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda Koszorú Napközi Otthonos Óvoda Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda Napsugár Napközi Otthonos Óvoda
Pitypang Napközi Otthonos Óvoda Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Óvoda Várunk-Rád Napközi Otthonos Óvoda 3. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy meghatározza azokat a személyi, vezetői felelősség-, jog- és hatásköröket, eljárási rendet, amelyek által az intézmények valamennyi gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége, azok céljai összhangban álljanak a szabályszerű és megbízható gazdálkodás elveivel, és az eszközök és források felhasználása ésszerűen, rendeltetésszerűen történjen. Célja, hogy meghatározza a kötelezettségvállalási jogosultság, illetve az utalványozás eljárását, az erre jogosultak körét, terjedelmét, bejelentésének rendjét. 4. Értelmező rendelkezések 4.1. Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési az a költségvetési szerv sorolható be, amely jelentős terjedelmű és összetett közfeladatokat lát el, a közfeladat ellátásában nagyobb területi jellegű illetékességgel jár el, vagy a közfeladat terjedelme, az ellátottak száma, az alaptevékenység ellátását támogató szellemi és fizikai tevékenységet végző szervezeti egységek működtetése e besorolást indokolja. A JIK önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv. 4.2. Önállóan működő költségvetési szerv Önállóan működő költségvetési szervnek az a költségvetési szerv sorolható be, amely kizárólag szakmai szervezeti egységekre tagozódik és szakmai alaptevékenysége nem eszközigényes, vagy a szellemi, fizikai támogató funkciókat ellátók száma külön szervezeti egység létrehozását nem igényli, e funkciók más költségvetési szerv által elláthatók. Önállóan működő költségvetési szervek az óvodák.
4.3. Kötelezettségvállalás A kiadási előirányzatok és idegen pénzeszközként nyilvántartott pénzeszközök terhére vállalt fizetési kötelezettség. Ezek a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséről, szerződés (megállapodás) megkötéséről, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amelyet a költségvetési szerv költségvetési előirányzatainak terhére vállal, ideértve az áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelést. 4.4. Pénzügyi ellenjegyzés Annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, és nem sérti a vonatkozó szabályokat. 4.5. Teljesítésigazolás A szakmai teljesítés megtörténtének igazolása. 4.6. Érvényesítés A kiadások teljesítése, és a bevétel beszedése előtt azok jogosultságának, összegszerűségének, előírt alaki követelményeknek való megfelelésének, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése okmányok alapján. 4.7. Utalványozás A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. 4.8. Akadályoztatás A jogkört gyakorló személy szabadsága, betegszabadsága, tanulmányi szabadsága, kiküldtetése, kirendelése, egyéb igazolt távolléte.
4.9. Kötelezettségvállalás szám A kötelezettségvállalás nyilvántartás alapdokumentumainak egyedi azonosítója. 5. Kötelezettségvállalás A költségvetési év kiadási előirányzatai terhére korábbi kötelezettségvállalásokkal és más fizetési kötelezettségekkel csökkentett összegű eredeti vagy módosított kiadási előirányzatok, szabad előirányzat mértékéig kerülhet sor. A költségvetési év kiadási előirányzatai terhére történő kötelezettségvállalás esetén a pénzügyi teljesítésnek legkésőbb a költségvetési év december 31-éig meg kell történnie. Az irányító szerv által megállapított, ennek hiányában a költségvetési év kiadási előirányzataival megegyező összegű kiadási előirányzatok szabad előirányzatának mértékéig kerülhet sor, amelynek fedezetét a kötelezettséget vállalónak a tervezésekor biztosítania kell. Kötelezettséget vállalni csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet. Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel, 100 e Ft feletti gazdasági esemény esetén, pénzügyi ellenjegyzés után és csak írásban lehet, amennyiben az előirányzat rendelkezésre áll. Kötelezettségvállalásra az intézmény vezetői jogosultak valamint távollétükben az általuk írásban kijelölt személy. Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetés teljesítéséhez, amely értéke a százezer forintot nem éri el, pénzügyi szolgáltatás igénybevételéhez kapcsolódik, vagy egyéb fizetési kötelezettségnek minősül. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő kifizetések rendjét a kötelezettséget vállaló szerv szabályozza, melyet az Ecostadt rendszere biztosít. Kötelezettség csak a rendelkezésre álló keret erejéig a vonatkozó szabályok betartásával vállalható. A kötelezettségvállalás függetlenül annak elnevezésétől vagy megjelenési formájától, de fizetési kötelezettséget keletkeztet, kötelezettségvállalásnak minősül.
5.1. Kötelezettségvállalás dokumentumai Kötelezettségvállalás dokumentumai: közalkalmazotti jogviszonyt létrehozó, módosító, megszüntető nyilatkozat, megbízási szerződés, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szállítási és egyéb szolgáltatási szerződés, számla bérleti szerződés, kiküldetés elrendelése, a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. A kötelezettségvállalásra irányuló vagy azt eredményező dokumentumnak annak elnevezésétől függetlenül a szerződő fél megjelölése mellett tartalmaznia kell a kötelezettséget vállaló szervezeti egység megjelölését, kötelezettségvállalás időpontját. Elektronikus úton vállalt kötelezettségvállalás esetén az attól elvárható adattartalom tekintendő kötelezőnek. 5.2. Pénzmaradvány A pénzmaradvány elszámolás során kötelezettségvállalással terhelt maradványnak tekintendő: a tárgyévben szerződés alapján befolyt bevétel, amely bizonyítottan a bevétel ellenszolgálgatásaként teljesítendő kiadásokra a következő évben kerül felhasználásra, a kötelezettségvállalások azon állománya, melyre a kötelezettségvállalás a tárgyévi előirányzat terhére történt, de a pénzügyi teljesítés áthúzódik a tárgyévet követő évre, az átvett pénzeszköz, ha az átadó államháztartáson kívüli szervezet, személy, az annak terhére ellátandó feladatot meghatározta. 5.3. Éven túli kötelezettség Éven túli kötelezettség csak az alábbi esetekben vállalható: tárgy évi előirányzat terhére, amennyiben a szakmai, műszaki teljesítés a következő év június 30-ig megtörténik,
működéssel összefüggő szerződések, különösen hatósági ellenőrzések, kötelezően ellátandó feladatok, közműszolgáltatások és egyéb állagmegóvást érintő szerződések. Éven túli kötelezettség csak olyan mértékben vállalható, amely a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. 5.4. Előirányzat felhasználási terv A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. Az előirányzatfelhasználási terv tartalmazza a várható bevételek figyelembevételével teljesíthető kiadásokat. Úgy kell elkészíteni, hogy megbízható alapja legyen a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának, fedezetet nyújtson a rendszeres kiadásokra, a folyamatos működés biztosítására. A kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódóan olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amelyből megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. Az előirányzatfelhasználási tervet az Intézmény vezetőjének és a Gazdasági Igazgatóhelyettesnek is alá kell írnia. Az előirányzat felhasználási tervet havi bontásban kell elkészíteni és havonta szükséges aktualizálni. Az így készített havi előirányzat felhasználási terv megbízható alapja kell, hogy legyen a kötelezettségvállalási, utalványozási jogkör gyakorlásának és a likviditás biztosításának. Előirányzat felhasználási terv tartalma: várható bevételek költségvetési támogatás, saját bevételek, előző évi maradvány jogcím szerinti bontásban, várható kiadások tárgyévben keletkező, várhatóan teljesülő kiadások kiadási jogcímek szerinti bontásban és előző évről áthúzódó kötelezettségvállalások. 6. Kötelezettségvállalásra jogosultak köre, kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése Kötelezettségvállalásra az Önállóan működő intézmények esetén az Intézmény vezetője JIK esetén az Igazgató, vagy távollétük esetére az általuk írásban megbízott
közalkalmazott jogosult, az általa vezetett szervezeti egység nevében, annak feladat- és hatáskörében, illetve működési körébe eső ügyekben, annak forrásai terhére vagy javára. 6.1. Kötelezettségvállalási jog keletkezése Az intézmény vezetője más közalkalmazottját is meghatalmazhatja kötelezettségvállalásra, de csak írásban. Az intézményvezetőt akadályoztatása esetén az írásban meghatalmazott személy helyettesítheti. A vezetők helyett helyetteseik jogosultak kötelezettséget vállalni. Kötelezettségvállalási jog a vezetői megbízás hatályba lépésével vagy írásbeli megbízással keletkezik. 6.2. Kötelezettségvállalási jog megszűnése Megszűnik a kötelezettségvállalási jogosultság: a vezetői megbízás megszűnésével, a közalkalmazotti jogviszony megszűnésével, a megbízás visszavonásával. 6.3. Kötelezettségvállalási jog keletkezésének és megszűnésének bejelentése Az intézményeknél az újonnan létrejövő kötelezettségvállalási jogosultság a vezetői megbízások hatályba lépésével keletkezik, dokumentuma a kinevezési, megbízási okirat, megbízás esetén a megbízó okirat melynek 1 példányát a JIK-nek kell megküldeni. Vezetői megbízás megszűnéséről, a visszavonás elrendelését vagy megállapítását igazoló irat másolatával kell, bejelenti a kötelezettségvállalási jog megszűnését melyet a JIK-nek kell megküldeni. Az erre vonatkozó mintákat a mellékletek tartalmazzák. 7. A kötelezettségvállalási jogosultság Az intézmény vezetője az intézményhez rendelt források terhére jogosult kötelezettségvállalásra, illetve utalványozásra. Az intézmény vezetőjét ez a jog az általuk
közvetlenül vezetett szervezeti egység vonatkozásában, annak forrásai terhére, illetve javára illeti meg. Kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme az intézmény költségvetési előirányzata, amit 100 ezer forint feletti kötelezettségvállalás estén a Gazdasági Igazgatóhelyettes ellenjegyez. 8. Kötelezettségvállalás nyilvántartása A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről, és a kötelezettségvállalás értékéből a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről. A kötelezettségvállalás nyilvántartását az Ecostadt rendszer biztosítja. 8.1. A nyilvántartás szabályai A nyilvántartás tartalmazza legalább: a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, a kötelezettségvállalást tanúsító dokumentum megnevezését, iktatószámát, keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a jogosult azonosító adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek és előirányzatok szerinti megoszlását, a kifizetési határidőket, továbbá a teljesítési adatokat. A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni az abból származó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a körülmények és az előző évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között az ésszerű gazdálkodás mellett reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. A közbeszerzési kötelezettség alá nem eső, határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a költségvetési évben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni.
A szabad fedezet rendelkezésre állásának vizsgálatához a kötelezettségvállalás értékeként meghatározott összegből a költségvetési év, évek szabad előirányzatait kell vizsgálni. Idegen pénzeszközök terhére vállalt kötelezettség esetén a szabad fedezet vizsgálatát a nyilvántartott idegen pénzeszköz fel nem használt részére kell elvégezni. A kötelezettségvállalás módosulása, meghiúsulása, megszűnése esetén haladéktalanul gondoskodni kell a nyilvántartásban szereplő adatok módosításáról, törléséről. 8.1.1. A kötelezettségvállalások analitikába történő bejegyzésének főbb esetei Eseti dokumentumok alapján, egyszeri kötelezettségvállalások keletkezésének, beruházások, felújítások, azon dologi kiadások, melyek nem a folyamatos teljesítésű szolgáltatások körébe tartoznak, nem rendszeres, illetve külső személyi juttatások. Folyamatos teljesítésű szolgáltatások állományba vételénél a kiinduló dokumentum általában határozatlan időre szóló szerződés, melyekre a fizikai, szakmai teljesítés költségvetési évben folyamatosan történik. Az analitikus nyilvántartásban ezeket a kötelezettségvállalásokat a tárgyévre vonatkozó költségvetési előirányzatok alapján lehet rögzíteni. Nyilvántartásba vételüket célszerű már év elején az elemi költségvetés jóváhagyását követően végrehajtani. Ebbe a körbe tartoznak: víz, gáz, fűtés, energia, kommunikációs szolgáltatások, szemétszállítás, takarítás, karbantartás, postai szolgáltatások, stb. Rendszeres személyi juttatások és a havi kifizetéssel történő nem rendszeres személyi juttatásokat szintén éves összegben célszerű az analitikus nyilvántartásba felvenni. A kötelezettségvállalás nyilvántartásának legalább a költségvetésben jóváhagyott előirányzatonkénti bontásban tartalmaznia kell a jóváhagyott előirányzat, az időrendi sorrendben történt kötelezettségvállalás összegét, a teljesítések összegét tételenként és göngyölítve, a kötelezettségvállalással lekötött, de még nem teljesített előirányzatot és ezen kívül a szabad előirányzat összegét, melynek terhére még vállalható kötelezettség. A kötelezettségvállalás könyvelése negyedévente, a tárgy negyedévet követő hónap 10. napjáig történik a 0. számlaosztályban. 9. Pénzügyi ellenjegyzés
A pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére a JIK Gazdasági Igazgatóhelyettese vagy távolléte esetére az Igazgató által írásban kijelölt, a költségvetési szerv alkalmazásában álló személy jogosult. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg az előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét. Ha kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni Az ellenjegyzési jogosultságot írásba kell foglalni és a munkaköri leírásban kell rögzíteni. A kötelezettségvállalás ellenjegyzését megelőzően az ellenjegyzésre jogosultnak meg kell győződnie arról, hogy: a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött kiadási előirányzata biztosítja-e a fedezetet, a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, az előirányzat-felhasználási terv szerint a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, nem sérti-e a kötelezettségvállalás a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárás megtörtént-e, és a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. Az általános szabályozás alól kivételt képeznek a bizonylati út rövidítése céljából a szabályszerű kötelezettségvállalás alapján:
a bér-és bérjellegű kifizetések, készpénz felvétel, bankszámlák közötti átvezetések, függő, átfutó és kiegyenlítő kiadások, bevétel. 10. Teljesítési igazolás A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetében ha a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes annak teljesítését. A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A teljesítés igazolására jogosult személyeket az adott kötelezettségvállaláshoz, vagy a kötelezettségvállalások előre meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan a kötelezettségvállaló írásban jelöli ki. Az igazolást annak a személynek kell elvégezni, aki a szakmai teljesítésről információval rendelkezik. Szakmai igazolásra a téma vezetője jogosult. A kiadási előirányzatok terhére kifizetést elrendelni, utalványozni kizárólag a teljesítés igazolását, és az annak alapján végrehajtott érvényesítést követően kerülhet sor. A szakmai teljesítésigazolás történhet az utalványlapon vagy alapdokumentumon, személyi juttatás esetén, bruttó módon. A szakmai teljesítésigazolás az érvényesítés alapja. 11. Érvényesítés Kifizetések esetén a teljesítés igazolása alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy a megelőző ügymenetben az Államháztartási törvény, az Államháztartási számviteli kormányrendelet és e szabályzat előírásait az abban foglaltakat megtartották-e.
Ha az érvényesítő a megjelölt jogszabályok, szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. Az érvényesítés az okmány utalványozása előtt történik. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. Az érvényesítési feladatokat ellátó személynek, legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett mérlegképes könyvelői vagy pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell a megállapított összeget a könyvviteli elszámolásra utaló rövid szöveges megnevezést és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számot. Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, dolgozó végezhet. Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. Az érvényesítési feladattal megbízott személy munkaköri leírásában e feladatról rendelkezni kell. 12. Utalványozás Utalványozás a kötelezettségvállalás alapján beszerzett termékhez vagy szolgáltatáshoz kapcsolódó fizetési kötelezettség (kiadás) teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. A kiadások utalványozása az érvényesített okmány alapján történik. Az utalványozására a teljesítés igazolását követően kerülhet sor. Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett, más esetben külön írásbeli rendelkezéssel lehet. A külön írásbeli rendelkezésen fel kell tüntetni: az utalvány szót, a költségvetési évet, a befizető, kedvezményezett megnevezését, címét, a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, a megterhelendő és a jóváírandó fizetési számla számát és megnevezését, a kötelezettségvállalás nyilvántartási számát, az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását,
és az érvényesítést. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatra rávezetett rendelkezésen az adatokat úgy kell feltüntetni, hogy az okmányon már szereplő adatokat nem kell megismételni. Nem kell utalványozni a termék értékesítéséből, szolgáltatás nyújtásából számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, készpénzátutalás alapján befolyó, valamint a közigazgatási hatósági határozaton alapuló bevétel beszedését, a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos kiadásokat. A kötelezettségvállalási jogosultság egyúttal utalványozási jogosultság is, így a kötelezettségvállalási jogosultság megszűnésével egyidejűleg megszűnik az utalványozási jogosultság is. Az utalványozás az Ecostadt rendszeréből kinyomtatott utalványon történik. Utalványozás csak a rendelkezésre álló keret erejéig, a vonatkozó szabályok betartásával történhet. Az utalványozási jogkör ebben a pontban nem szabályozott kérdéseiben a kötelezettségvállalásra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. 13. Összeférhetetlenség A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. Az érvényesítő ugyanazon gazdasági esemény tekintetében nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv (a továbbiakban: Ptk.) szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. Összeférhetetlenség esetén a helyettesítés szabályait figyelembe véve kell eljárni.
14. Helyettesítés A kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyek helyettesítését e szabályzat szempontjából a beosztásuknak megfelelő helyettes vagy az írásban kijelölt személy látja el. A helyettesnek meg kell felelnie mindazon követelményeknek, amelyek a helyettesítettre vonatkoznak. 15. Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok A kötelezettségvállaló a kötelezettségvállalási dokumentum egy példányát köteles a JIKnek megküldeni. A kötelezettségvállalás meghiúsulása esetén a nyilvántartásból történő törlését a kötelezettségvállalónak írásban kell kezdeményeznie a JIK-nél. A nagy értékű beszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, stb. vonatkozó szerződések esetére a Beszerzési Szabályzat szerint kell eljárni. 16. Kötelezettség teljesítésének általános menete A költségvetési szerv kötelezettségeinek pénzügyi teljesítésére csak a szakmai teljesítés igazolását, érvényesítését, utalványozását, és az utalvány ellenjegyzését követően kerülhet sor. Szabályos kötelezettségvállalás és ellenjegyzés után a teljesítést, az információval rendelkező személy igazolja. Az igazolás a mindenkori előírt formanyomtatványon történik. Igazolás után a bizonylatot a kapcsolódó dokumentumokkal együtt a JIK-nek, illetve a kötelezettségvállalás vezetésével megbízott közalkalmazottnak kell továbbítani, ahol az érvényesítésre, annak ellenjegyzésére, ezután utalványozásra és végül a teljesítésére sor kerül. A gyorsított ügymenet érdekében az együttes aláírás is alkalmazható.
17. Rendelkezésre álló keretösszeg A keretösszeget a költségvetési támogatás esetén az intézmény elfogadott, költségvetése biztosítja, pályázatok és saját bevételt eredményező tevékenységek esetén a bevételként jóváírt összeg vagy a jóváhagyott előző évi pénzmaradvány összege határozza meg. Kötelezettségvállalás, utalványozás csak a rendelkezésre álló keret összeg erejéig történhet a vonatkozó szabályok betartásával. 18. Kapcsolódó nyilvántartások A kötelezettséget vállaló szerv a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolására, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírásmintájukról a szabályzatában foglaltak szerint a JIK naprakész nyilvántartást vezet. A rendelkezésre jogosult személyek nyilvántartása tartalmazza: a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, érvényesítésre, ellenjegyzésre jogosultak nevét, helyettesítő személyeket, az aláírás mintákat, amely tartalmazza az aláírás tulajdonosának nevét és az aláírását.
20. Megismerési nyilatkozat Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy a Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendjébe foglaltak rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ban kell megőrizni. A Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendjébe foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Kelt Aláírás
21. Mellékletek 1. számú melléklet (Kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosultak) Kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosultak Intézmény Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda Koszorú Napközi Otthonos Óvoda Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda Napsugár Napközi Otthonos Óvoda Pitypang Napközi Otthonos Óvoda Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Óvoda Várunk-Rád Napközi Otthonos Óvoda Kötelezettségvállaló, utalványozó Távolléte esetén Név Aláírás Szignó Név Aláírás Szignó Gyurasitsné Puha Ibolya Húsvét Laura Sáfrány József Kakuja Klára Tavaszi Józsefné Bukovicsné Nagy Judit Aissou Erzsébet Gyurkovics Miklósné Inotainé Sólyom Éva Váradiné Orosz Ágnes Csabainé Lampert Ágnes Matisz Lászlóné Dr. Tárnokiné Joó Ildikó Kormos Tiborné
2. számú melléklet (Szakmai teljesítésigazolásra jogosultak) Szakmai teljesítésigazolásra jogosultak Intézmény Deák Diák Általános Iskola Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Józsefvárosi Pedagógiai Szakszolgálat és Pedagógiai Intézet Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda Koszorú Napközi Otthonos Óvoda Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Losonci Téri Általános Iskola Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda Napsugár Napközi Otthonos Óvoda Németh László Általános Iskola Pitypang Napközi Otthonos Óvoda Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Óvoda Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola Várunk-Rád Napközi Otthonos Óvoda Teljesítés igazoló Távolléte esetén Név Aláírás Szignó Név Aláírás Szignó Kertészné Kónya Éva Tóthi Józsefné Némethné Najmányi Katalin Németh Zoltán Szóka Márta Csillag Márta Horváth Szilvia Gábor Mónika Antalné Erdei Lívia Istenes Attiláné Esztergombi Veronika Budainé Nász Mariann Kovács Imréné.Sándor Németh Zoltán Csiszár Katalin Széki Ilona
3. számú melléklet (Érvényesítésre jogosultak) Érvényesítésre jogosultak Intézmény Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Érvényesítő Távolléte esetén Név Aláírás Szignó Név Aláírás Szignó Bacsóné Kurucz Zsuzsanna Vörös Zsuzsanna
4. számú melléklet (Pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak) Pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak Intézmény Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Pénzügyi ellenjegyző Távolléte esetén Név Aláírás Szignó Név Aláírás Szignó Bacsóné Csendes Kurucz Antalné Zsuzsanna
5. számú melléklet (Ellátmányigénylésre jogosultak) Ellátmányigénylésre jogosultak Intézmény Ellátmányigénylésre jogosult Név Aláírás Szignó Deák Diák Általános Iskola Kertészné Kónya Éva Gyurasitsné Puha Gyerek-virág Napközi Otthonos Óvoda Ibolya Hétszínvirág Napközi Otthonos Óvoda Kékedi Tiborné Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Tóthi Józsefné Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Némethné Najmányi Katalin Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Németh Zoltán Józsefvárosi Pedagógiai Szakszolgálat és Pedagógiai Intézet Gábor Mónika Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Óvoda Kakuja Klára Kincskereső Napközi Otthonos Óvoda Tavaszi Józsefné Bukovicsné Nagy Koszorú Napközi Otthonos Óvoda Judit Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Antalné Erdei Lívia Losonci Téri Általános Iskola Istenes Attiláné Mesepalota Napközi Otthonos Óvoda Aissou Erzsébet Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Esztergombi Veronika Napraforgó Napközi Otthonos Óvoda Gyurkovics Miklósné Napsugár Napközi Otthonos Óvoda Inotainé Sólyom Éva Budainé Nász Németh László Általános Iskola Mariann Váradiné Orosz Pitypang Napközi Otthonos Óvoda Ágnes Csabainé Lampert Százszorszép Napközi Otthonos Óvoda Ágnes Szivárvány Napközi Otthonos Óvoda Matisz Lászlóné Dr. Tárnokiné Joó TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Óvoda Ildikó Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola Kovács Imréné Várunk-Rád Napközi Otthonos Óvoda Kormos Tiborné
Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Ikt. szám.: Meghatalmazás A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendjébe foglaltak szerinti kötelezettségvállalás jogkör gyakorlására, 2013. 08. 07.- 2013. 08. 09.-ig felhatalmazom Szendreiné Erős Hajnalkát a JIK karbantartási anyag beszerzés tekintetében. E jogkörét az érintett szabályzat, valamint a hatályos jogszabályok szerint köteles gyakorolni. Budapest, 2013. 08. 06. P.H.. Igazgató A jogkör gyakorlásáról szóló felhatalmazás egy példányát a mai napon átvettem. Budapest, 2013. 08. 06.. Aláírás
Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Ikt. szám.: Meghatalmazás Az intézmény Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendjébe foglaltak szerint érvényesítési jogkör gyakorlására 2013. 01. 02. napjától felhatalmazom Bacsóné Kurucz Zsuzsannát. E jogkörét az érintett szabályzat, valamint a hatályos jogszabályok szerint köteles gyakorolni. Budapest, 2013. 01. 02. P.H.. Intézményvezető A jogkör gyakorlásáról szóló felhatalmazás egy példányát a mai napon átvettem. Budapest, 2013. 01. 02.. Aláírás
Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Ikt. szám.: Meghatalmazás Az intézmény Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendjébe foglaltak szerint szakmai teljesítés igazolás jogkör gyakorlására 2013. napjától felhatalmazom. E jogkörét az érintett szabályzat, valamint a hatályos jogszabályok szerint köteles gyakorolni. Budapest, 2013. P.H.. Intézményvezető A jogkör gyakorlásáról szóló felhatalmazás egy példányát a mai napon átvettem. Budapest, 2013.. Aláírás
Józsefvárosi Intézményműködtető Központ Ikt. szám.: Meghatalmazás Az intézmény Kötelezettségvállalás, Érvényesítés, Utalványozás és Ellenjegyzés Rendjébe foglaltak szerint pénzügyi ellenjegyzés jogkör gyakorlására a Gazdasági Igazgatóhelyettes távollétében 2013. 01. 02. napjától felhatalmazom Bacsóné Kurucz Zsuzsannát. E jogkörét az érintett szabályzat, valamint a hatályos jogszabályok szerint köteles gyakorolni. Budapest, 2013. január 02. P.H.. Intézményvezető A jogkör gyakorlásáról szóló felhatalmazás egy példányát a mai napon átvettem. Budapest, 2013. január 02.. Aláírás
10. számú melléklet (Értesítés visszavonásról) Intézmény neve Ikt. szám.: Értesítés Értesítem, hogy a 2013. 01. 02. napján kelt, gyakorlására szóló felhatalmazást 20.... iktató szám alatt kiadott jogkör napjától visszavonom. Budapest, 20. hó nap P.H.. Intézményvezető A jogkör gyakorlásának visszavonásáról szóló értesítés egy példányát a mai napon átvettem. Budapest, 20. hó nap. aláírás