KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS,

Átírás

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ELLENJEGYZÉS, TELJESÍTÉS IGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS RENDJE SOPRON 2016 HATÁLYOS: TŐL 1

2 TARTALOMJEGYZÉK A szabályzat hatálya... 3 A szabályzat célja... 3 Értelmező rendelkezések... 3 Kötelezettségvállalás... 5 A kötelezettségvállalással megbízottak köre,... 7 a kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése... 7 A kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme... 7 A kötelezettségvállalás nyilvántartása... 8 Kancellári egyetértés... 8 A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése... 9 Teljesítés igazolás... 9 Érvényesítés Utalványozás Kimenő számlák Összeférhetetlenség Helyettesítés Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok Kapcsolódó nyilvántartások Záró ás átmeneti rendelkezés sz. melléklet

3 Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht.), valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (Ávr.) alapján a Nyugat-magyarországi Egyetem gazdálkodási stabilitásának megőrzése érdekében a kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzés, a teljesítés igazolás és az érvényesítés rendjét az alábbiak szerint szabályozom: 1. A szabályzat hatálya (1) A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden, az Egyetem nevében végzett kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre, teljesítés igazolásra, érvényesítésre és utalványozásra. (2) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, a fenntartott köznevelési intézményekre, továbbá az Egyetemmel közalkalmazotti vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban, valamint hallgatói jogviszonyban álló természetes személyekre. 2. A szabályzat célja (1) A szabályzat célja, hogy meghatározza azokat a személyi, vezetői felelősség-, jog- és hatásköröket, eljárási rendet, amelyek révén: az Egyetem valamennyi gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége, azok céljai összhangban állnak a szabályszerű és megbízható gazdálkodás elveivel, az eszközök és források felhasználása ésszerűen, rendeltetésszerűen történik. (2) Célja, hogy meghatározza: az egyes operatív gazdálkodási jogkörökre jogosultak körét, az egyes jogkörök tartalmát, a jogosultság terjedelmét. (1) Jelen szabályzat alkalmazásában: 3. Értelmező rendelkezések 1. Keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező egység: A NymE olyan szervezeti egységei, amelyek a Szenátus által elfogadott költségvetéssel rendelkeznek (1. sz. melléklet). 2. Kötelezettségvállalás: Kötelezettségvállalás keretében az arra jogosult személy munkát, szolgáltatást, árut rendel meg, illetve más kifizetések odaítélésében dönt. A megrendeléssel együtt arra is kötelezi magát, hogy amennyiben a teljesítés a vállalás szerint megvalósult, annak ellenértékét az előirányzatok terhére kifizeti. A kötelezettségvállalás mértéke nem haladhatja meg a rendelkezésre álló szabad előirányzatot. A kötelezettségvállalás során rovat szinten az előirányzatokon belüli gazdálkodás követelményeit be kell tartani. Függetlenül az elnevezéstől és a kezdeményező féltől, kötelezettségvállalásnak kell tehát tekinteni minden olyan, joghatás kiváltására alkalmas egy-, két vagy többoldalú jognyilatkozatot: - amelyben az Egyetem pénzbeli vagy nem pénzbeli (naturális) szolgáltatás teljesítésére, bármilyen magatartás gyakorlására vagy attól tartózkodásra, tűrésre, vagy jövőbeni jognyilatkozat megtételére vállal kötelezettséget, vagy amelyben ilyen tartalmú jogokat szerez, illetve követelésekre válik jogosulttá; 3

4 - amelynek teljesítéséért az Egyetem jogi úton érvényesíthető felelősséget vállal vagy felelőssé válhat. Kötelezettségvállalás továbbá: a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés (megállapodás) megkötésére, támogatás biztosítására, illetve más, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás teljesítésére irányuló szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amelyet az arra jogosult személy az Egyetem költségvetési előirányzatainak terhére vállal, ideértve az áru vagy szolgáltatás megrendeléséről elküldött és visszaigazolt megrendelést is, amely a Kincstárnak az adott év december 20-áig bejelentésre kerül. 3. Pénzügyi ellenjegyzés: Annak igazolása, hogy a kötelezettségvállaláshoz szükséges szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. 4. Teljesítés igazolás: A teljesítés megtörténtének igazolása, amelynek során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, ellenszolgáltatást is magába foglaló kötelezettségvállalás esetén annak teljesítését. 5. Érvényesítés: A kiadások teljesítése, és a bevétel beszedése előtt azok jogosultságának, összegszerűségének, előírt alaki követelményeknek való megfelelésének, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése okmányok alapján. 6. Utalványozás: A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése. 7. Kancellári egyetértés: A nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.) 13/A alapján a kancellár egyetértési jogot gyakorol a Szenátusnak és a Rektornak az Egyetem gazdálkodását, szervezetét, működését érintő gazdasági következménnyel járó döntései és intézkedései tekintetében. Az egyetértés e döntések érvényességének, illetve hatálybalépésének feltétele. 8. Akadályoztatás: A jogkört gyakorló személy szabadsága, betegszabadsága, tanulmányi szabadsága, kiküldtetése, kirendelése, egyéb igazolt távolléte. 9. Kiadmányozás: Jogszabály alapján hatáskör gyakorló nevében történő aláírás. 10. Témaszám: Az Egyetem elkülönítetten kezelt kereteinek egyedi azonosítója. 11. Előzetes kötelezettségvállalás: Minden pénzügyi folyamat előzetes kötelezettségvállalással veszi kezdetét, mely a végleges kötelezettségvállalási dokumentumok előkészítésének feltétele. Az előzetes engedélyezési folyamat elektronikus folyamat-kezelési rendszerben történik. Használata a felhasználói kézikönyv és a vonatkozó Rektori-Kancellári utasítás alapján történik. A Ft felett tervezett kötelezettségvállalás esetén az engedélyhez lehetőség szerint elektronikusan csatolni kell a kötelezettségvállalási alapdokumentum tervezetét vagy a kötelezettségvállalás szükségességét igazoló dokumentumot. 4

5 4. Kötelezettségvállalás (1) Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel - összeghatártól függetlenül, pénzügyi ellenjegyzés után és csak írásban lehet. A pénzügyi ellenjegyzést az ellenjegyzés dátumának és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. Az Egyetemen az Nftv. 13. (1) és (2) bekezdéseiben meghatározott ügyekben teljes körű kötelezettségvállalásra jelen szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve - a Rektor jogosult. Nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás a jogszabályi rendelkezések alapján az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek: a./ pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak, vagy b./ a fizetési kötelezettségnek jogszabályon, illetve jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági vagy hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapuló fizetési kötelezettség esetén. A pénzügyi teljesítést megelőzően a kötelezettségvállalás és a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésének tényét az arra jogosult személyeknek aláírásukkal kell igazolni. Ennek módja papír alapon a Rendelkező lap. Alapja a jóváhagyott előzetes kötelezettségvállalás az elektronikus rendszerben, melynek módját külön Kancellári Utasítás tartalmazza. A Rektor akadályoztatása esetén kötelezettségvállalásra és utalványozásra jogosultak a rektorhelyettesek. Az SZMSZ-ben meghatározottak szerint személyét érintően az általános rektorhelyettes jogosult kötelezettségvállalásra. A kancellár, illetve meghatalmazása alapján a gazdasági igazgató az Egyetem zavartalan működése érdekében a közüzemi szolgáltatásokkal kapcsolatban jogosult kötelezettségvállalásra. Az Egyetemi HÖK (EHÖK) vonatkozásában az EHÖK elnök jogosult a kötelezettségvállalásra. A kari HÖK tekintetében a kari dékánoknak van kötelezettségvállalási jogköre. A kötelezettségvállalási jogosultságot és az átruházás (kötelezettségvállalás jogkörének átengedésének) rendjét az 5. tartalmazza. (2) A kancellár az Nftv. 13/A. (2) bekezdés a)-f) pontjában meghatározott feladatok tekintetében az Egyetem vezetőjeként jár el, mely során kötelezettségeket vállalhat. A kancellár a hivatkozott jogkörében eljárva jogosult a szerződéskötésre az SZMR 24. (2) bekezdésében meghatározott feladatok ellátásához kapcsolódóan, különösen, de nem kizárólagosan: a. műszaki, b. létesítményhasznosítási, c. üzemeltetési, d. logisztikai, e. szolgáltatási, f. beszerzési, közbeszerzései, g. vagyongazdálkodási, h. gazdálkodási, i. pénzügyi, j. kontrolling, k. munkáltatói jogköre gyakorlása körében felmerülő ügyletek esetén. A fenti jogkörének gyakorlása során a kancellár köteles előzetesen egyeztetni az egyetem egészét étintő ügyekben a Rektorral, más, keretgazdálkodási egységet érintő ügyekben a keretgazdálkodási egység vezetőjével. 5

6 A kancellár a jelen szabályzatban meghatározott jogköreit az általa meghatalmazott, vezető beosztású alkalmazottra átruházhatja, így különösen a Savaria és/vagy a Scarbantia Egyetemi Központ igazgatójára, aki a kancellár általi meghatalmazásában rögzített feladat- és hatásköreit az összeférhetetlenségi szabályok figyelembevételével gyakorolhatja. (3) A rektornak és a kancellárnak együttes szerződéskötési jogosultsága van az SZMR 3. (5) bekezdése szerinti gazdasági kötelezettségvállalások esetén, azaz különösen: a. hazai és európai uniós pályázati forrásokhoz kapcsolódó támogatási szerződések aláírásánál, b. K+F+I szerződések aláírásánál. c. nemzeti értékhatár feletti kötelezettségvállalás esetén. (4) Kötelezettség csak a rendelkezésre álló előirányzat erejéig, a vonatkozó szabályok betartásával vállalható. Az Egyetem elemi költségvetését a decentralizált gazdálkodásnak (SZMR 4. -ának) megfelelően kell lebontani keretgazdálkodási jogkörű szervezeti egységekre, funkcionális és kiemelt előirányzati bontásban. (5) A kötelezettségvállalás jellege független annak elnevezésétől vagy megjelenési formájától, így kötelezettségvállalásnak minősül: közalkalmazotti jogviszonyt létrehozó, módosító, megszüntető nyilatkozat, megbízás, keret megállapodás, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, visszterhes szerződés, bérleti szerződés, felügyeleti szerv engedélyezésével közérdekű kötelezettségvállalás, kiküldetés elrendelése, a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési, szolgáltatási vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (6) Kötelezettségvállalás dokumentumai: kinevezési okirat, szerződés, megállapodás, visszaigazolt rendelés, beruházási finanszírozási alapokmány, részprogram-engedélyezési okirat, pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma, közbeszerzési eljárás közzétett ajánlati, részvételi felhívása. (7) A kötelezettségvállalásra irányuló vagy azt eredményező dokumentumnak annak elnevezésétől függetlenül az Egyetem, mint szerződő fél megjelölése mellett tartalmaznia kell a kötelezettséget vállaló szervezeti egység és a témaszám megjelölését. (8) Az Egyetem, mint felsőoktatási intézmény kincstári körbe tartozik, ezért a bruttó 5 millió Ft-ot meghaladó kötelezettségvállalásokat és kifizetéseket köteles egyedileg bejelenteni a Kincstárba a kötelezettségvállalást követő öt munkanapon belül, de legkésőbb a kifizetést megelőző 10. munkanapig. Köteles bejelenteni továbbá a tárgyévben belföldön vállalt, de a következő évek előirányzatait terhelő, bruttó 1 millió Ft-ot elérő összegű kötelezettségeket is a Kincstárhoz. (9) Az előirányzat-maradvány elszámolás során kötelezettségvállalással terhelt előirányzat-maradványnak tekintendő: a tárgyévben szerződés alapján befolyt bevétel, amely bizonyítottan a bevétel ellenszolgálgatásaként teljesítendő kiadásokra a következő évben kerül felhasználásra, a kötelezettségvállalások azon állománya, melyre a kötelezettségvállalás a tárgyévi előirányzat terhére történt, de a pénzügyi teljesítés áthúzódik a tárgyévet követő évre. 6

7 az átvett pénzeszköz, ha az átadó államháztartáson kívüli szervezet, személy, az annak terhére ellátandó feladatot meghatározta. az elkülönített állami pénzalapoktól meghatározott célra, elszámolási kötelezettséggel kapott támogatásértékű bevételeket, a deviza-és a valuta készlet év végi értékelése során megállapított árfolyamnyereség összegét. (10) Éven túli kötelezettség csak olyan mértékben és módon vállalható, amely jogszabályoknak megfelel, illetve a kötelezettségvállalás időpontjában ismert feltételek mellett az esedékesség időpontjában a rendeltetésszerű működés veszélyeztetése nélkül finanszírozható. 5. A kötelezettségvállalással megbízottak köre, a kötelezettségvállalási jog keletkezése és megszűnése (1) A Rektor a keretgazdálkodási jogkörű szervezeti egységek vezetőit az általa vezetett keretgazdálkodási egység költségvetése erejéig - a rendeltetésszerű működéssel kapcsolatos kötelezettségvállalással a kancellár előzetes írásbeli egyetértésével - írásban megbízza. A vezetőt akadályoztatása esetén az SZMSZ-ében, illetve az Ügyrendjében meghatározott személy helyettesítheti. Keretgazdálkodási egységenként egy személy jelölhető meg helyettesként. (2) Kötelezettségvállalási jog a magasabb vezetői és vezetői megbízás hatályba lépését követően a Rektortól kapott írásbeli megbízással keletkezik, és a vezetői megbízás megszűnésével, illetve ettől függetlenül a megbízás visszavonásával megszűnik. Az EHÖK elnök kötelezettségvállalási jogköre a megválasztást követően keletkezik és megbízásának időtartama alatt él. (3) Az egyes kötelezettségvállalásokra az alábbi munkakört betöltők jogosultak: a) a közbeszerzési eljárás lefolytatása alapján létrejövő kötelezettségvállalásra a Rektor, illetve a rektorhelyettesek jogosultak; b) a beszerzési eljárás lefolytatása eredményeként létrejövő kötelezettségvállalásra - pályázati támogatási forrás felhasználásakor a pályázatban érintett keretgazdálkodási egység vezetője, - pályázati támogatási forrással nem érintett gazdasági eseménykor a keretgazdálkodási egység vezetője, - pályázati támogatás felhasználásával, de több keretgazdálkodási egységet érintő kötelezettségvállaláskor a Rektor jogosult, Az EHÖK elnöke pályázattal kapcsolatban kötelezettségvállalásra nem jogosult. c) a személyi juttatások és ahhoz kapcsolódó járulékok esetén a munkáltatói jogkört gyakorló jogosult. A munkáltatói jogkört gyakorlója a kötelezettség vállalása előtt köteles egyeztetni a szakmai irányítási jogkört gyakorló vezetővel és figyelembe venni állásfoglalását. (4) Jelen szabályzat és egyéb Egyetemi szabályzatok megsértése esetén a Kancellár kezdeményezheti a Rektornál keretgazdálkodási egységvezető keretgazdálkodási jogkörének megvonását. 6. A kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme (1) A Rektor, illetve az Nftv. 13/A (2) bekezdésében megjelöltek tekintetében a Kancellár az egész Egyetemre nézve, valamint a szabályzatokban rögzített, közvetlenül a Rektor rendelkezése alá rendelt források terhére jogosult kötelezettségvállalásra, illetve utalványozásra. 7

8 (2) Kötelezettségvállalási jogosultság terjedelme: az 5 millió Ft feletti kötelezettségvállalás dokumentumainak aláírására a Rektor és a Kancellár közösen jogosult, br Ft értékhatárig a keretgazdálkodási egység költségvetésében szereplő előirányzatok terhére jelen szabályzat figyelembe vételével a keretgazdálkodási egység vezetője jogosult, a kancellár az 1 millió Ft feletti, kancellári hatáskörbe tartozó kötelezettségvállalások esetén előzetesen köteles egyeztetni a Rektorral. (3) A kötelezettségvállaló a 2. melléklet szerint írásban nyilatkozik a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó személyes felelősségéről. 7. A kötelezettségvállalás nyilvántartása (1) A Gazdasági Igazgatóság olyan analitikus nyilvántartást köteles vezetni, amelyből egyértelműen megállapítható az évenkénti kötelezettségvállalás összege. (2) A kötelezettség nyilvántartása az EGIR integrált rendszerrel, programmal történik, mely zárt rendszert alkot. (3) A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele sorszámmal kerül ellátásra, melyet a szervezeti egység szerepeltet a Rendelkező lapon, továbbá az utalványrendeleten. 8. Kancellári egyetértés (1) A pénzügyi ellenjegyzést és a kötelezettségvállalást követően gyakorolja a Kancellár egyetértési jogkörét. A pénzügyi ellenjegyző egyedi megítélés alapján kérheti a kötelezettségvállalást megelőzően a Kancellárt egyetértési jogának gyakorlására. (2) A Kancellár a személyi jellegű kiadások és a nem személyi jellegű, egyéb Ft és feletti kiadások tekintetében teljeskörű egyetértési jogot gyakorol. A nem személyi jellegű, egyéb Ft alatti kiadások tekintetében a Kancellár egyetértési jogát kiadmányozza az egyetemi központok igazgatóira. (3) A keretgazdálkodási egységnél dolgozó kari gazdasági koordinátor vagy ügyintéző feladata, hogy a kötelezettségvállalás előzetesen bejelentésre kerüljön, aki ezt külön Kancellári utasításban meghatározottak szerint dokumentálni köteles. (4) A kari gazdasági koordinátor vagy kari gazdasági ügyintéző a Kancellár és a kötelezettségvállaló felé köteles írásban jelezni, ha keretgazdálkodási egységenként havi szinten a nem személyi jellegű, egyéb Ft alatti kötelezettségvállalások (a továbbiakban: kis összegű kötelezettségvállalások) nagyságrendje elérte a Ft-ot. (5) Az egyes keretgazdálkodási egységek kis összegű kötelezettségvállalásainak Ft feletti havi teljesítése esetén a Kancellár gyakorolja összeghatártól függetlenül az egyetértési jogot. (6) A Kancellár egyetértése szükséges a 4. (1) bek. b./ pontja szerinti kötelezettségvállalások esetén. (7) A Kancellár és kiadmányozás alapján az egyetemi központok igazgatói az egyetértési jogot, a kötelezettségvállalás dokumentumán kötelesek feljegyezni. 8

9 (8) A Kancellár által gyakorolt kötelezettségvállalás esetén nincs egyetértési jog. 9. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése (1) A Rektor a gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzésével jogosult az Egyetem nevében kötelezettségvállalásra. (2) Kötelezettségvállalást pénzügyileg a gazdasági igazgató, vagy az általa írásban megbízott pénzügyiszámviteli szakképesítésű közalkalmazott jegyezhet ellen (továbbiakban: pénzügyi ellenjegyző). A pénzügyi ellenjegyzés értékhatárairól és a pénzügyi ellenjegyzésre jogosultak köréről Kancellári utasítás rendelkezik. A pénzügyi ellenjegyzési jogosultságot munkaköri leírásban kell rögzíteni. (3) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését megelőzően a pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak meg kell győződnie arról, hogy: a szükséges szabad előirányzat rendelkezésre áll, a befolyt vagy a megtervezett és várhatóan befolyó bevétel biztosítja a fedezetet, a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll, a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. Az ellenjegyző feladata ellátásához szakértőt vehet igénybe. (4) Ha a kötelezettségvállalás nem felel meg a fenti előírásoknak, akkor a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban kell tájékoztatni a kötelezettségvállalásra jogosultat. Amennyiben a kötelezettségvállaló a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, akkor az ellenjegyző köteles ennek eleget tenni és erről a tényről a felügyeleti jogot gyakorló minisztérium vezetőjét írásban tájékoztatni. (5) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzőjének meg kell győződnie arról az elektronikus folyamatkezelési rendszer alkalmazásával -, hogy a Kancellár előzetes egyetértési jogát gyakorolhatta-e. A kötelezettségvállalásra mindaddig nem kerülhet sor, míg az előzetes egyeztetésre nem biztosítottak lehetőséget, vagy a Kancellár egyetértési jogát nem gyakorolta. 10. Teljesítés igazolás (1) A telesítés igazolás a bevétel és a kiadás utalványozása előtt történik. A teljesítés igazolása során ellenőrizhető okmányok alapján ellenőrizni és igazolni kell a kiadások-bevételek jogosságát, összegszerűségét, a szerződés, a megrendelés, megállapodás teljesítését. (2) A teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával igazolja. Igazolásra a téma vezetője jogosult, aki a teljesítésről információval rendelkezik. (3) A teljesítés igazolás történhet: a Rendelkező lapon erre kijelölt helyén, a számlán A teljesítést igazolom megjelöléssel, feljegyzés formájában, mely tartalmazza a teljesítés-igazolására vonatkozó hivatkozást (pl. megbízási szerződés esetén). (4) A teljesítés igazolás az érvényesítés alapja. 9

10 (5) A teljesítés igazolásra jogosultság a Rektortól kapott megbízással keletkezik az adott téma vezetés időtartama alatt. 11. Érvényesítés (1) Érvényesítést csak az ezzel írásban megbízott, felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel rendelkező dolgozó végezhet (továbbiakban: érvényesítő). (2) A kiadás teljesítése és a bevétel beszedése esetén a teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt, hogy az előző ügymenetben az előírt követelményeket betartották-e. (3) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell a megállapított összeget, a könyvviteli elszámolásra utaló rövid szöveges megnevezést és a témaszámot. Az érvényesítés a teljesítés igazolásán alapul. Ennek módja történhet papír alapon a Rendelkező lapon, illetve elektronikusan. Az érvényesítés módját külön Kancellári utasítás tartalmazza. (4) Az érvényesítést végző és a teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. (5) Az érvényesítési feladattal megbízott személy munkaköri leírásában e feladatról rendelkezni kell. (6) Ha az érvényesítő az érvényesítésre vonatkozó jogszabályok, szabályzatok megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. Az érvényesítő további eljárására a 9. (4) bek. irányadó. 12. Utalványozás (1) A bevételi előirányzatok javára bevételt elszámolni és a kiadási előirányzatok terhére kifizetést elrendelni a jogszabályban meghatározott kivételekkel utalványozás alapján lehet. (2) A kötelezettségvállalási jogosultság egyúttal utalványozási jogosultság is. (3) A kötelezettségvállalási jogosultság megszűnésével egyidejűleg megszűnik az utalványozási jogosultság is. (4) Az utalványrendeleten fel kell tüntetni: az utalvány szót, a költségvetési évet, a befizető és a kedvezményezett megnevezését, címét, a fizetés időpontját, módját, összegét és devizanemét, a bevétel, kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti számát és megnevezését, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti könyvviteli számlájának számát és megnevezését a keltezést, valamint az utalványozó aláírását, a kötelezettségvállalás-nyilvántartásba vétel sorszámát az érvényesítésre hivatkozó megjegyzést, továbbá az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. (5) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben a fent meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. 10

11 (6) Nem kell külön utalványozni a vonatkozó jogszabályban megjelölt gazdasági eseményeket. (7) Utalványozás csak a rendelkezésre álló keret erejéig, a vonatkozó szabályok betartásával történhet. (8) Az utalványozási jogkörgyakorlás jelen -ban nem szabályozott kérdéseiben a kötelezettségvállalásra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. 13. Kimenő számlák (1) Kimenő számla bruttó ,- forint értékhatár felett csak írásbeli dokumentum alapján készülhet. (2) Kimenő számla kiállítására csak számlázási formanyomtatvány leadását követően kerülhet sor. (3) A számla aláírására a kötelezettségvállalás (számlázási formanyomtatvány) alapján, összeghatár nélkül a Gazdasági Igazgatóság kijelölt dolgozói jogosultak. Kivételt képeznek a készpénzfizetési számlák, melyek aláírására a számlázási feladattal megbízott dolgozó jogosult. 14. Összeférhetetlenség (1) A kötelezettségvállaló, s így az utalványozó és a pénzügyi ellenjegyző, valamint a teljesítés igazoló és az érvényesítő ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - azonos személy nem lehet! (2) Kötelezettségvállalási, utalványozási, pénzügyi ellenjegyzési, teljesítés igazolási és érvényesítési feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója vagy maga javára látná el (Ptk. 8:1. (1) bek. 1. pont ). (3) Összeférhetetlenség esetén a helyettesítés szabályait figyelembe véve kell eljárni. 15. Helyettesítés (1) A pénzügyi ellenjegyzésre, érvényesítésre jogosult személyek helyettesítését a gazdasági igazgató írásbeli megbízása alapján az előírt képesítési előírásokkal rendelkező dolgozó láthatja el. A kötelezettségvállalásra és utalványozásra jogosultak helyettesítése jelen szabályzat 5. (1) bekezdése alapján történik. A teljesítés igazolásra jogosultak helyettesítését a felette munkáltatói jogkörrel rendelkező személy látja el. 16. Kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó egyéb eljárási szabályok (1) A kötelezettségvállaló a kötelezettségvállalási dokumentum egy eredeti példányát köteles a Kancellári Hivatalba megküldeni. Az idegen nyelvű kötelezettség vállalási dokumentumot magyar nyelvű fordítással együtt kell a Kancellári Hivatalhoz eljuttatni. Amennyiben a kötelezettségvállaláshoz új témaszám megnyitása is szükséges, csatolni kell a témaszám igénylőlapot a Kancellári Utasításnak megfelelően. 11

12 (2) A kötelezettségvállalás meghiúsulása esetén a nyilvántartásból történő törlését a kötelezettségvállalónak írásban kell kezdeményeznie a Kancellártól. (3) A nettó 5 millió Ft-ot elérő vagy azt meghaladó értékű árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, stb. vonatkozó szerződések jogszabályban meghatározott azonosító adatainak az Egyetem honlapján a Közérdekű adatok között történő közzétételéről az Egyetemi Informatikai Központ vezetője intézkedik a GI adatszolgáltatása alapján. (4) A bruttó 25 millió Ft-ot elérő, illetve meghaladó értékű kiadási kötelezettségvállalást, a megkötést követő 5 munkanapon belül be kell jelenteni a Magyar Államkincstárnak. A bejelentési kötelezettség teljesíthetősége érdekében a kötelezettségvállalás dokumentumait a megkötéstől számított 3 munkanapon belül be kell nyújtani a Kancellári Hivatalba. Amennyiben a bejelentett kötelezettségvállalásban változás történik, a változást be kell jelenteni a Kincstárnak, legkésőbb a kifizetést megelőző 10. napig, a szükséges dokumentumok beérkezésének határideje a Kancellári Hivatalba legkésőbb a kifizetést megelőző 13. napig. (5) Az előzetes kötelezettségvállalás rendjéről külön Kancellári Utasítás rendelkezik. (6) A pályázati forrásból finanszírozott kötelezettségvállalás esetén a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését megelőzően a projektmenedzser és a szakmai vezető a kötelezettségvállalás dokumentumát aláírja az erre megjelölt helyén, ennek hiányában az utolsó oldalon. (7) A kötelezettségvállalást megelőzően a Kancellári Hivatal jogi végzettségű dolgozói felülvizsgálatra kötelesek a Ft feletti kötelezettségvállalás esetén. (8) Az éven túli kötelezettségvállalás esetén az Áht. és az Ávr. alapján kell eljárni. 17. Kapcsolódó nyilvántartások (1) A Gazdasági Igazgatóság nyilvántartást vezet: a témakódokról, amely e szabályzat szempontjából tartalmazza: - a téma számát, nevét, szervezeti egységet, forráskódot. - a téma megnevezését, - a téma felelős megnevezését. a rendelkezésre jogosult személyekről, mely tartalmazza: - a kötelezettségvállalásra, utalványozásra, pénzügyi ellenjegyzésre és teljesítés igazolásra jogosultak nevét, helyettesítő személyeket - az érvényesítők megnevezését. az aláírás-mintatárról, amely tartalmazza: - az aláírás tulajdonosának nevét (névazonosság esetén természetes azonosítóit), - beosztását, - rendelkezésre való jogosultságát, - az aláírását. 12

13 18. Záró ás átmeneti rendelkezés (1) Jelen szabályzatot a Szenátus a 111/2016 ( VI. 15.) sz. határozatával fogadta el.. (2) A szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti az azonos tárgyú, a Szenátus 41/2014. (IV. 9.) határozatával elfogadott szabályzat. (3) Jelen szabályzatban foglaltakkal összhangban a kancellár jogosult Kancellári Utasítás formájában a szükséges részletszabályokat meghatározni. Sopron, június 15. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor Dr. Dinnyés Álmos kancellár 13

14 1. sz. melléklet Keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező intézményi egységek: karok gyakorló köznevelési intézmények Regionális Pedagógiai Szolgáltató és Kutató Központ Kancellári Hivatal 14