A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ELLENJEGYZÉS (PÉNZÜGYI ÉS JOGI), TELJESÍTÉS IGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS ÉS UTALVÁNYOZÁS SZABÁLYZATA

Átírás

1 A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, ELLENJEGYZÉS (PÉNZÜGYI ÉS JOGI), TELJESÍTÉS IGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS ÉS UTALVÁNYOZÁS SZABÁLYZATA BUDAPEST 2015 (Hatályos: március 21. napjától)

2 Tartalomjegyzék PREAMBULUM... 3 I. RÉSZ... 3 Általános rendelkezések... 3 A Szabályzat hatálya... 3 Értelmező rendelkezések... 3 II. RÉSZ... 5 Általános szabályok... 5 A kötelezettségvállalás... 5 A pénzügyi ellenjegyzés... 9 A jogi ellenjegyzés A teljesítés igazolása A gazdasági vezetői rendelkezés Az érvényesítés Az utalványozás Összeférhetetlenség Jogosultságok nyilvántartása Intézményi kötelezettségvállalási folyamat Bér-, létszám kötelezettségvállalás rendje A kötelezettségvállalás nyilvántartása, adatszolgáltatás A dologi kiadások, beruházások, valamint a felhalmozási és felújítási előirányzatok terhére kibocsátandó kötelezettségvállalások 17 A kötelezettségvállalás nyilvántartása, adatszolgáltatás III. RÉSZ Vegyes és záró rendelkezések Mellékletek..21

3 PREAMBULUM Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény és annak módosításai, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és annak módosításai, a közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) és annak módosításai, valamint a nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.) és annak módosításai alapján a Budapesti Gazdasági Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Gazdálkodási Szabályzatában foglaltak figyelembevételével a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás rendjét az alábbiakban szabályozza. 1 I. RÉSZ Általános rendelkezések A Szabályzat hatálya 1. (1) A szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, szervezetére, az Egyetemmel közalkalmazotti, hallgatói vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állókra. 2. Jelen szabályok alkalmazásában Értelmező rendelkezések a) kötelezettségvállalás: minden olyan írásbeli jognyilatkozat, amelyből az Egyetem terhére fizetési vagy más gazdasági kihatású teljesítési kötelezettség keletkezik. Olyan szabályszerűen megtett írásbeli jognyilatkozat, amely a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, kinevezésre, szerződés (megállapodás), megrendelés megkötésére, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás, árubeszerzés vagy beruházás, felújítás igénybe vételére irányul. Kötelezettségvállalás kizárólag a 2. számú melléklet szerinti ellenjegyzésére jogosult személy(ek) aláírásával történhet. 2 előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzés/beszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlati, ajánlattételi felhívás megküldése. Ezen intézkedések kiadására - ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is - a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják. b) pénzügyi ellenjegyzés: annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó, hatályos jogszabályokat, valamint belső szabályozókat

4 c) jogi ellenjegyzés: annak írásban történő igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumai a jogszabályoknak, a belső szabályozóknak 4 és az irányítás egyéb jogi eszközeinek megfelelnek. d) a teljesítés igazolása: az arra jogosultnak szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, a kötelezettségvállalás teljesítését. e) gazdasági vezetői rendelkezés: rendelkezés arról, hogy az Egyetem gazdálkodási szabályzatában meghatározott felelősséggel, a gazdálkodási keret terhére történt kötelezettségvállalások alapján a jogszabályban rögzített érvényesítéssel és utalványozással azonos felelősség mellett a költségvetés végrehajtása során keletkezett kiadások teljesíthetőek. 5 f) érvényesítés: a kiadás teljesítése előtt a teljesítés igazolás és a gazdasági vezető rendelkezése alapján azok jogosságának, összegszerűségének, a fedezet meglétének, a vonatkozó jogszabályokban és az Egyetem belső szabályzataiban előírtaknak való megfelelőség ellenőrzése, igazolása. g) utalványozás: kiadás teljesítésének, bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése, kivéve a 10. (6) bekezdésében felsoroltakat. h) ellenőr utalványrendeleten: magában foglalja a teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtének, a jogszabályi és belső előírások betartásának és szabályszerűségének ellenőrzését. Az utalványozással és az ellenőr aláírásával válik az utalvány kifizetést elrendelő okmánnyá. 6 i) cégszerű aláírás: A cégszerű aláírás akként történik, hogy az Egyetem képviseletére jogosultak az iratokat az Egyetem neve felett, önállóan a hiteles aláírási címpéldánynak/aláírás mintának megfelelően saját névaláírásukkal látják el. A kötelezettségvállalási, pénzügyi és jogi ellenjegyzési jogosultsággal rendelkező személyek aláírási mintáját közjegyző által kiállított aláírási címpéldány/aláírás minta is tartalmazza. j) szervezeti egység: az Egyetem Szervezeti és Működési Rendjében és ügyrendjeiben feltüntetett igazgatóság, főosztály, osztály, központ, iroda, szervezet, intézet, tanszék, hivatal, kollégium, könyvtár stb A kötelezettségvállalás egyes területeiről, feladatairól további részletező utasítások, tájékoztatók, intézkedések készülhetnek. 4 5 A módosítást a Szenátus november 17-i ülésén a 2017/2018. tanévi (XI.14.) 31. számú határozatával fogadta el. Hatályos: november 18. napjától

5 II. RÉSZ Általános szabályok A kötelezettségvállalás 4. (1) A kötelezettségvállalás az Egyetem éves költségvetésében jóváhagyott előirányzatokon, létszámirányszámon belül a bevételi előirányzatok teljesítésének erejéig történő felhasználását foglalja magában. Kötelezettséget az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű, hatékony és gazdaságos ellátására, pénzügyi ellenjegyzés után és csak írásban lehet vállalni. (2) Kötelezettségvállalás minden olyan írásbeli jognyilatkozat, megállapodás, szerződés, amelyből függetlenül az elnevezésétől és attól, hogy azt az Egyetem vagy külső fél kezdeményezi, illetve visszterhes vagy ingyenes az Egyetem terhére fizetési, számlázási, szállítási, munkavégzési, vagy foglalkoztatási kötelezettség keletkezik, így különösen: a) a megrendelés; a megrendelés visszaigazolása; b) a szállítási, vállalkozási és adásvételi szerződés; c) a megbízási, kutatási szerződés; d) a felhasználási szerződés; e) a megállapodás, az együttműködési megállapodás; f) a bérleti és/vagy üzemeltetési szerződés; g) a közérdekű célú kötelezettségvállalás/adományozási szerződés h) a munkavállaló alkalmazásának dokumentumai; i) a kiküldetés elrendelése; j) a támogatási szerződés; k) melyben az Egyetem pénzbeli vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére vállal kötelezettséget, vagy amelyben szolgáltatás követelésére válik jogosulttá; l) amely teljesítéséért az Egyetem anyagi felelősséget vállal; m) a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (3) A kötelezettségvállalás dokumentumának kell tekinteni többek között: a) a kinevezési okiratot, b) a szerződést, c) a megállapodást, d) a megrendelést, e) a beruházási finanszírozási alapokmányt, f) a pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentumát, g) a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt, részvételi, ajánlattételi felhívást - a Kbt. 48. (3) bekezdése alapján megindított közbeszerzési eljárás kivételével -, a pályázati kiírást. h) nyilatkozat. 8 8 A Szenátus a március 20-i ülésén a 2018/2019. tanévi (III. 20.) 44. számú határozatával beiktatta. Hatályos: március 21. napjától. 5

6 (4) A rektor az Egyetem alaptevékenységnek megfelelő működéséért felelős, ennek keretében gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)- d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. 9 (5) A (4) bekezdésben foglaltak esetében a rektor jogosult kötelezettségvállalásra, azzal a kikötéssel, hogy az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak tekintetében illetmény, a megbízási jogviszonyban állók esetében megbízási díj 10, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. 11 (6) A rektor távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén az általános rektorhelyettes gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)- d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. 12 Az átruházott hatáskör gyakorlója, az általános rektorhelyettes a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. Az általános rektorhelyettes azzal a kikötéssel jogosult a kötelezettségvállalásra, hogy az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak tekintetében illetmény, a megbízási jogviszonyban állók esetében megbízási díj, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására az általános rektorhelyettes a kancellár egyetértésével jogosult. A munkáltatói jogkör gyakorlója a helyettesítés tényéről az érintett munkavállalót tájékoztatni köteles. (7) Az általános rektorhelyettesnek a (6) bekezdésben foglaltak gyakorlásához írásbeli felhatalmazással kell rendelkeznie a rektortól. Az átruházott hatáskör gyakorlója, az általános rektorhelyettes a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. 15 (8) A rektor a (4) bekezdésben meghatározott jogkörét esetenként vagy az ügyek meghatározott körében a karok dékánjaira - külön írásbeli felhatalmazás kiadásával - átruházhatja. A karok dékánjai azzal a kikötéssel jogosultak a kötelezettségvállalásra, hogy az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak tekintetében illetmény, az Nftv. 25. (3) bekezdése szerinti 16 megbízási jogviszonyban állók esetében megbízási díj, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a karok dékánjai a kancellár egyetértésével jogosultak. Az átruházott hatáskör gyakorlója a dékán, a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást bármikor visszavonhatja

7 (9) A rektor kötelezettségvállalásra jogosult az oktatási, kutatási tárgyú megbízási és felhasználási szerződések vonatkozásában, továbbá kötelezettségvállalásra jogosult a képzési szerződések, felnőttképzési szerződések azon körére vonatkozóan, amelyek az Egyetem alaptevékenységével kapcsolatosak. (10) A rektor a (9) bekezdésben meghatározott jogkörét esetenként vagy az ügyek meghatározott körében külön írásbeli felhatalmazás kiadásával átruházhatja. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. 17 (11) Az Egyetem működtetését a kancellár végzi. (12) A kancellár a (4) bekezdésben meghatározott kivétellel gyakorolja az Egyetemen foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat és a megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. 18 (13) A kancellár távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén a gazdasági igazgató gyakorolja - a (4) bekezdésben meghatározott kivétellel az Egyetemen foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat és a megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. A kancellár a munkáltatói jogok átruházása során biztosítja az Egyetem gazdasági igazgatója 19 számára a vezetői feladatok ellátásához szükséges hatáskörök gyakorlását. Az átruházott hatáskör gyakorlója, a gazdasági igazgató a hatáskört nem adhatja tovább. A kancellár a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. A munkáltatói jogkör gyakorlója a helyettesítés tényéről az érintett munkavállalót tájékoztatni köteles. 20 (14) Az Egyetem nevében kötelezettségvállalásra a (4) bekezdésben foglalt kivétellel az Egyetem kancellárja jogosult. Kötelezettségvállalásra jogosultak továbbá a kancellár által írásban kijelölt személy(ek). Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. (15) Az együttműködési és támogatási szerződések vonatkozásában a rektor és a kancellár is külön-külön jogosult kötelezettségvállalásra. Az együttműködési és támogatási szerződések vonatkozásában kötelezettségvállalásra jogosultak továbbá a rektor és a kancellár által írásban kijelölt személyek. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor és a kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. 21 (16) Gazdasági eseményenként a bruttó 500 ezer Ft-ot, azaz ötszázezer forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások és megrendelések esetében kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását és a (4) bekezdésben foglaltakat - a gazdasági igazgató a kötelezettségvállaló. A gazdasági igazgató kötelezettségvállalási jogosultságát a kancellár által kiadott írásbeli felhatalmazás alapján gyakorolja. A kancellár 22 a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja A módosítást a Szenátus november 17-i ülésén a 2017/2018. tanévi (XI.14.) 31. számú határozatával fogadta el. Hatályos: november 18. napjától. 7

8 (17) A kancellár távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül a gazdasági igazgató jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok kivéve a (4) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (18) A kancellár és a gazdasági igazgató távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül a jogi igazgató jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását a (4) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (19) A kancellár, a gazdasági igazgató és a jogi igazgató távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül az oktatási igazgató jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását a (4) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (20) A gazdasági igazgató, a jogi igazgató és az oktatási igazgató kötelezettségvállalási jogosultságát a kancellár által kiadott írásbeli felhatalmazás alapján gyakorolhatja. A kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást bármikor visszavonhatja. (21) A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni, hogy a) a teljesítéshez szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e, b) a tervezett kötelezettségvállalás nem ütközik-e jogszabályi előírásba, tilalomba vagy e szabályzat rendelkezéseibe. (22) Felhatalmazás nélkül vállalt, vagy a felhatalmazást meghaladóan vállalt kötelezettség nem teljesíthető, azt azonnal jelenteni kell a kancellárnak és a gazdasági igazgatónak, a vétkes személy felelősségre vonása céljából. A (4) és a (9) bekezdésekben foglaltak esetében az Egyetem rektorának is jelenteni kell a felhatalmazás nélkül vállalt, vagy a felhatalmazást meghaladóan vállalt kötelezettséget. (23) A kötelezettségvállalás a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt személy(ek) pénzügyi ellenjegyzése mellett érvényes. (24) A kötelezettségvállalás szabályszerűségéért a kötelezettségvállalót, és annak pénzügyi, illetve jogi ellenjegyzésére jogosult személyt együttesen terheli felelősség. (25) Kötelezettséget vállalni - a (26) bekezdésben foglaltak kivételével - csak írásban lehet. (26) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában - a jelen szabályzatban foglaltak betartásával 23 - nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az alábbi kifizetések teljesítéséhez: a) melyek értéke gazdasági eseményenként a bruttó százezer forintot nem éri el, b) a fizetési számlákról a számlavezető által leemelt díj, juttatás, a külföldi pénzértékben vállalt kötelezettség árfolyamvesztesége, c) melynek összegét, vagy összegének megállapítási módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály, nemzetközi tagsági viszony írja elő, 23 8

9 d) egyéb fizetési kötelezettségnek minősül, azaz jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapul. A gazdasági eseményenként bruttó ,- Ft alatti beszerzések esetében is be kell tartani e szabályzat, valamint a BGE Szerződéskötés rendjéről szóló szabályzatának vonatkozó előírásait. (27) A kancellár egyetértési jogát a kancellár távolléte vagy akadályoztatása esetén a gazdasági igazgató gyakorolja. A kancellár egyetértési jogát a kancellár és a gazdasági igazgató távolléte esetén a jogi igazgató gyakorolja 24. A pénzügyi ellenjegyzés 5. (1) Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére az Egyetem gazdasági igazgatója, mint a gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv gazdasági vezetője jogosult. A gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzésre a munkaköri leírásában erre a feladatra kijelölt és írásban külön felhatalmazott, az Egyetem állományába tartozó közalkalmazotta(ka)t kijelölheti. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. A gazdasági igazgató által kiadott felhatalmazás írásban bármikor visszavonható. (2) A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. (3) A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet, b) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, c) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (4) A pénzügyi ellenjegyző a (3) bekezdésben foglalt feladatának ellátásához ha jogszabály másként nem rendelkezik szükség szerint szakértőt vehet igénybe. (5) A pénzügyi ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást jelentő okmányt aláírásával és az aláírás dátumával 25 kell ellátnia, ha az tartalmilag és alakilag megfelel. 24 A módosítást a Szenátus november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától. 25 9

10 (6) Amennyiben a kötelezettségvállalások nem felelnek meg a (3) bekezdésben foglaltaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, azaz az Egyetem rektorát, kancellárját és a gazdasági igazgatót. (7) Ha a kancellár a (6) bekezdésben foglalt tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. (8) 26 (9) A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak a vonatkozó jogszabály szerinti nyilvántartásba vételéről. A jogi ellenjegyzés 6. (1) A kötelezettségvállalási dokumentumokat az (5) bekezdésben foglalt kivétellel a kötelezettségvállaló vagy az általa kötelezettségvállalásra írásban kijelölt személy aláírásán kívül a jogi ellenjegyzéssel is el kell látni. A dokumentum jellegéből adódóan a jogi ellenjegyzés szignóval is teljesíthető. (2) A jogi igazgató távolléte és akadályoztatása esetén nevében és helyette a Jogi és Humánpolitikai Főosztály vezetője, az Igazgatási Főosztály vezetője vagy a Jogi Igazgatóság 2 felhatalmazott jogász beosztott munkatársa együttesen jogosult aláírni jogi ellenjegyzőként. 29 (3) A jogi ellenjegyzésre jogosult jogi igazgatót és a felhatalmazottakat a kancellár írásban jelöli ki. A felhatalmazás írásban bármikor visszavonható. (4) A jogi ellenjegyzőnek a jogi ellenjegyzés előtt meg kell győződnie arról, hogy a kötelezettségvállalás nem sérti a vonatkozó jogszabályokat és az Egyetem belső szabályait. 30 A teljesítés igazolása 7. (1) A teljesítés igazolására az Egyetem rektora és kancellárja vagy az általuk írásban felhatalmazott személyek jogosultak. A rektor vagy a kancellár a hozzájuk tartozó feladatkörök tekintetében írásban jelöli ki a teljesítés igazolásra jogosult személyeket az adott kötelezettségvállaláshoz vagy a kötelezettségvállalások előre meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan. (2) A teljesítés igazolása során a teljesítést igazolónak a rendelkezésére álló okmányok alapján ellenőriznie és igazolnia kell a kiadások teljesítésének összegszerűségét, jogosságát, az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetén annak teljesítését. Amennyiben

11 a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes, akkor annak munkateljesítését. A teljesítés igazolását annak a személynek kell elvégeznie, aki a teljesítés tényéről információval, munkaköri leírásában erre felhatalmazással és az Egyetem rektorától vagy kancellárjától írásbeli felhatalmazással rendelkezik. A felhatalmazás írásban bármikor visszavonható. 31 (3) A teljesítést igazoló külön okiratban vagy az eredeti számlán nyilatkozik a teljesítés megtörténtéről. A teljesítést az igazolás dátumának és az igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölésével a teljesítést igazolom nyilatkozat feltűntetésével az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. (4) Pályázatok, támogatások esetében egyedi mérlegelés alapján a kötelezettségvállaló a pályázat, támogatás költségvetésében tervezett valamennyi kiadási jogcím teljesítés igazolására felhatalmazhatja a pályázat/támogatás felhasználásáért felelős szakmai vezetőt, a szerződés megvalósításának időtartamára. 32 (5) Abban az esetben, ha az elszámolandó gazdasági esemény több kiadási rovatot is érint, úgy az esemény elsődleges jellege szerinti teljesítés igazoló köteles a szakmai teljesítést igazolni, függetlenül az adott kiadási okmányon feltűntetett egyéb jogcímektől, azok rovatrend szerinti elszámolásától. 33 A gazdasági vezetői rendelkezés 8. (1) A gazdasági igazgatónak, a Gazdasági Főosztály vezetőjének, a Gazdasági Főosztály Pénzügyi Osztálya és Kontrolling Osztálya 34 vezetőjének, a karok gazdasági és műszaki osztályvezetőinek, a karok gazdasági és műszaki osztályai kijelölt munkatársainak és a Nyelvvizsgaközpont gazdálkodásért felelős munkatársának nyilatkozata, 35 rendelkezése arról, hogy az Egyetem gazdálkodási szabályzatában meghatározott felelősséggel, a gazdálkodási keret terhére történt kötelezettségvállalások alapján elrendelik a jogszabályban rögzített érvényesítéssel és utalványozással azonos felelősség mellett a költségvetés végrehajtása során keletkezett kiadások teljesítését. (2) A gazdasági vezetői rendelkezésnek tartalmaznia kell a rendelkezésre utaló megjegyzést, a rendelkező aláírását és a rendelkezés dátumát. (3) Gazdasági vezetői rendelkezésnek számít a bérkeret és a fedezet rendelkezésre állásának igazolása is. 36 (4) Gazdasági vezetői rendelkezést csak a gazdasági igazgató által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli szakképesítéssel rendelkező A módosítást a Szenátus november 17-i ülésén a 2017/2018. tanévi (XI.14.) 31. számú határozatával fogadta el. Hatályos: november 18. napjától

12 közalkalmazott munkavállaló végezhet. E feladatát a munkaköri leírásnak is tartalmaznia kell. A felhatalmazás írásban bármikor visszavonható. 37 Az érvényesítés 9. (1) A teljesítés igazolás és a gazdasági vezetői rendelkezés alapján a kiadás teljesítésének elrendelése előtt, az érvényesítőnek, a rendelkezésre álló okmányok alapján ellenőriznie kell a fedezet meglétét, a kiadás jogosságát, a vonatkozó jogszabályokban és az Egyetem belső szabályzataiban előírtaknak való megfelelőséget, különösen az államháztartási számviteli kormányrendeletben előírtak szerinti könyvviteli elszámolási helyét (főkönyvi számot/okat), a kiadás összegszerűségét, valamint az előírt alaki követelmények betartását. (2) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. (3) Érvényesítést a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt, az Egyetem közalkalmazott munkavállalója végezhet. Az érvényesítésre feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. E feladatát a munkaköri leírásának is tartalmaznia kell. Az érvényesítésre adott felhatalmazás írásban bármikor visszavonható. (4) Amennyiben az érvényesítő az (1) bekezdés szerinti vizsgálat során a vonatkozó jogszabályok, illetve az Egyetem belső szabályzatainak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. (5) Az érvényesítő az utasítás tényéről köteles haladéktalanul tájékoztatni az irányító szerv vezetőjét. (6) Az irányító szerv vezetője a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. Az utalványozás 10. (1) Az Egyetem kancellárja jogosult a pénzforgalmi számlán/kon rendelkezésre álló pénzeszközök terhére írásbeli rendelkezés (utalvány) kiadására. Utalványozásra jogosultak továbbá a kancellár által írásban kijelölt, az Egyetem közalkalmazott munkavállaló(i). A kancellár az utalványozásra adott felhatalmazást írásban bármikor visszavonhatja. (2) Kiadásokat utalványozni az érvényesített okmányok alapján külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban utalványrendelet) lehet

13 (3) Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett, más esetben külön írásbeli rendelkezéssel lehet. (4) A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni: 38 a) az utalvány szót; b) a költségvetési évet; c) a kedvezményezett megnevezését, címét; d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét; e) a bevétel, kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti számát, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti könyvviteli számlájának számát; f) a megterhelendő pénzforgalmi számla számát és megnevezését; g) kötelezettségvállalás nyilvántartási számát; h) az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását; i) az érvényesítésre utaló megjelölést és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. (5) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban, kiadási és bevételi pénztárbizonylaton) az előzőekben meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. (6) Nem kell külön utalványozni: a) a közigazgatási hatósági határozaton alapuló költségvetési bevételek beszedését, b) a készletértékesítés, a szolgáltatások és a közvetített szolgáltatások ellenértékeként elszámolandó bevételeket, c) a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos költségvetési kiadásokat, d) a maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó finanszírozási bevételek teljesítését, és e) a fedezetkezelői számláról, valamint - a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén - az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. 11. Ki kell zárni az összeférhetetlenséget: Összeférhetetlenség a) A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. b) Az érvényesítő ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan nem lehet azonos a kötelezettségvállalást és az utalványozást végző személlyel. c) Az érvényesítést végző és a teljesítést igazoló - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan - nem lehet azonos személy

14 d) Kötelezettségvállalási, pénzügyi és jogi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. Jogosultságok nyilvántartása 12. (1) Az Egyetem Gazdasági Igazgatósága a kötelezettségvállalásra, a pénzügyi és jogi ellenjegyzésre, a teljesítés igazolására, az érvényesítésre, az utalványozásra, valamint a gazdasági vezetői rendelkezésre jogosult személyekről és aláírás mintájukról naprakész nyilvántartást vezet. (A hatásköri jogosultságok alap hatásköri és felhatalmazottkénti aláíróinak aláírás-mintájáról az Egyetem nyilvántartást vezet.) A felhatalmazások folyamatosan, az igény felmerülésekor kerülnek kiadásra. 39 (2) A jogosultságok megállapítására és a hozzájuk kapcsolódó felhatalmazások kiadására a jelen szabályzat 2. sz. mellékletét képező BGE - Hatásköri jogosultságok táblázat szolgál iránymutatásul. Egyedi, indokolt esetekben - külön mérlegelést követően - az alap hatásköri jogosultságok gyakorlói további felhatalmazások kiadására jogosultak. Intézményi kötelezettségvállalási folyamat 13. (1) A Szenátus által elfogadott gazdálkodási keretek alapján a rektor, a dékánok, együttműködve a tanszékek, a szervezeti egységek vezetőivel, a kancellár az alá tartozó szervezeti egységek vezetőivel felméri a gazdálkodási év létszám, személyi juttatásainak (járulékainak), szakmai működési, fenntartási kiadásainak szükségleteit, amelyek az irányításukhoz tartozó terület működtetéséhez szükségesek. (2) A felmért igények várható költsége alapján a szervezeti egységek elkészítik gazdálkodási kerettervüket, melyet jóváhagyásra megküldenek a kancellár részére. (3) A karok és a szervezeti egységek vezetői az engedélyezett tervek alapján nyújthatják be az azokban feltüntetett beszerzési igényeiket és javaslatot tehetnek a BGE Szerződéskötési rendjéről szóló Szabályzata szerint kötelezettségvállalásokra

15 Bér-, létszám kötelezettségvállalás rendje Az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló munkavállalók esetében 15. (1) A rektor gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben 42 foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, azzal a kikötéssel, hogy illetmény, illetve egyéb juttatás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. 43 (2) Az (1) bekezdésében meghatározott kivétellel a kancellár gyakorolja a munkáltatói jogokat a felsőoktatási intézményben foglalkoztatott közalkalmazottak felett. (3) A szervezeti egységek vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük alapján kezdeményezhetik közalkalmazottak alkalmazását. A szervezeti egységek vezetői javaslatára a jogcím és pénzügyi keret felülvizsgálatát követően a munkáltatói jogkört gyakorló vezető előzetes engedélyével a Jogi Igazgatóság Jogi és Humánpolitikai Főosztálya elkészíti a javaslatot és a Gazdasági Igazgatóság Bér-és Munkaügyi Osztálya az alkalmazási okiratot. Megbízási és egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak esetében 16. (1) A rektor gyakorolja az Nftv. 25. (3) bekezdése szerinti oktatási, kutatási tárgyú megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. A megbízási jogviszonyban állók tekintetében megbízási díj megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott kivétellel a kancellár gyakorolja a megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat és a munkáltatói jogokat a felsőoktatási intézményben egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak fölött. 44 (3) A szervezeti egységek vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük alapján javaslatot tehetnek megbízási és egyéb jogviszony címén történő szerződések megkötésére. A megbízás rendje a 15. (3) bekezdésében 45 írtak szerint történik. (4) A szerződés teljesítésének igazolását követő számfejtés után kerülhet az ellenérték kiegyenlítésre. A kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés rendje 17. A személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok tekintetében a kinevezések, egyéb jogviszonyhoz kapcsolódó szerződések aláírására jogosult kötelezettségvállalók: a) Az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben

16 foglalkoztatottak kinevezési okiratát, vezetői megbízását (amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik) az Egyetem rektora írhatja alá, vállalhat arra tartós kötelezettséget, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató. Az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak esetében illetmény, az oktatói, kutatói megbízási jogviszonyban állók tekintetében megbízási díj, és az oktatási, kutatási felhasználási szerződésekben foglalt díjazás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. 46 b) A kancellár írhatja alá az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak kivételével foglalkoztatottak kinevezési okiratát, vezetői megbízását (amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik), vállalhat arra tartós kötelezettséget, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató. A nem oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak illetményének a megbízási jogviszonyban állók tekintetében megbízási díj 47, egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a kancellár jogosult. 48 c) Az a) és a b) pontban foglalt jogosultságokat a rektor, a kancellár és a gazdasági igazgató jelen szabályzat 4. -a és 5. -a értelmében átruházhatja. d) Az eseti, nem rendszeres munkavégzés díjazására kötendő szerződések kötelezettségvállalója - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak esetében és az adott szervezeti egység, projekt közvetlen személyi juttatásainak, munkaadókat terhelő járulékainak kifizetésére szolgáló elkülönített keret összegéig - a rektor vagy a 4. (7) bekezdésében foglaltak szerint az általános rektorhelyettes vagy a 4. (8) bekezdésében foglaltak szerint a karok dékánjai, a kancellár egyetértésével. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. 49 e) Az eseti, nem rendszeres munkavégzés díjazására kötendő szerződések kötelezettségvállalója az adott szervezeti egység, projekt közvetlen személyi juttatásainak, munkaadókat terhelő járulékainak kifizetésére szolgáló elkülönített keret összegéig - kivéve az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottakat - a kancellár vagy a 4. (13) bekezdésében foglaltak szerint a gazdasági igazgató. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. 50 f) Az átmeneti illetmény megtakarításként jelentkező összegek felosztására a szervezeti egységvezetők javaslatot tehetnek, de kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak esetében - csak az Egyetem rektora vagy a 4. (7) bekezdésében foglaltak szerint az általános rektorhelyettes a

17 (8) bekezdésében foglaltak szerint a karok dékánjai vállalhatnak a kancellár egyetértésével. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. 51 g) Az átmeneti illetmény megtakarításként jelentkező összegek felosztására a szervezeti egységvezetők javaslatot tehetnek, de kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak kivételével - csak az Egyetem kancellárja vagy a 4. (13) bekezdésében foglaltak szerint a gazdasági igazgató vállalhat. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. 52 h) Jutalmak (saját bevételből) kifizetésénél kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak esetében az Egyetem rektora és a rektor által átruházott hatáskörben az általános rektorhelyettes és a dékánok vállalhatnak. A jutalmak megállapítása a kancellár egyetértésével lehetséges. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. 53 i) Jutalmak (saját bevételből) kifizetésénél kötelezettséget kivéve az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben, valamint az Nftv. 37. (1) bekezdés a)-d) pontja szerinti magasabb vezető feladatellátását közvetlenül segítő szervezeti egységekben foglalkoztatottak esetében az Egyetem kancellárja és a kancellár által átruházott hatáskörben a gazdasági igazgató vállalhatnak. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. 54 Ellátottak juttatásai, hallgatói és nyelvvizsgázói befizetések visszautalása 18. (1) Az Egyetem Hallgatói Követelményrendszere 55 alapján a hallgatói juttatásokhoz rendelkezésre álló források elosztásáról szóló javaslat, a keretek megállapítása a kancellár elé beterjesztésre kerül, kötelezettségvállalója a kancellár vagy az általa írásban felhatalmazott oktatási igazgató. Pénzügyi ellenjegyző a gazdasági igazgató vagy az általa írásban felhatalmazottak. (2) 56 (3) Az Egyetem Hallgatói Követelményrendszere 57 alapján a hallgatók által teljesített befizetésekből az arra jogosultak részére történő visszautalások tekintetében a kancellár vagy - az általa írásban kijelölt - oktatási igazgató lehet a kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt személy. (4) A Nyelvvizsgaközpont szabályzata alapján a nyelvvizsgázók által teljesített befizetésekből az arra jogosultak részére történő visszautalások tekintetében a Nyelvvizsgaközpont vezetője a

18 kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató vagy az általa írásban kijelölt személy. 58 A dologi kiadások, beruházások, valamint a felhalmozási és felújítási előirányzatok terhére kibocsátandó kötelezettségvállalások 19. (1) A gazdálkodási egységek (kar, Nyelvvizsgaközpont, központ) 59 vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük terhére elkészítik éves beszerzési tervüket, amelyet jóváhagyásra a kancellár részére megküldenek. (2) A gazdálkodó egységek beszerzési terveinek összegzésével a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya összeállítja az Intézmény éves beszerzési tervét. Az egyes beszerzésekre megállapítja a szükséges közbeszerzési eljárás típusát, és minden év március 31-ig elkészíti a BGE közbeszerzési tervét. Az így elkészített közbeszerzési tervet a jogszabály szerinti közzétételi kötelezettsége szerint teszi közzé, míg az összesített beszerzési tervet egy erre létrehozott felületen teszi elérhetővé az érintett szervezeti egységek vezetői számára. (3) A szervezeti egységeknek a beszerzési igény felmerülésekor vizsgálni kell, hogy a jóváhagyott beszerzési tervükben szerepelt-e az adott igény. Amennyiben korábban, valamely oknál fogva nem volt tervezhető, úgy a beszerzési terv módosítását kell kezdeményezni az arra szolgáló Beszerzési igénybejelentő nyomtatvány kitöltésével és indoklással, az arra jogosultak aláírásával különös tekintettel a fedezet rendelkezésére állására a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya részére kell el juttatni. Amennyiben tervezett az adott tétel a jóváhagyott beszerzési tervben, úgy az igényt akkor is írásban el kell juttatni a Beszerzési igénybejelentő kitöltésével, az arra jogosultak aláírásával a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya részére 60. (4) A Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya ezt követően az igénybejelentőt nyilvántartásba veszi, megvizsgálja a beszerzés lehetséges folyamatát, továbbá, hogy szükséges-e közbeszerzési eljárás lefolytatása. (5) A Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya 61 a vizsgálatot követően három munkanapon belül az igénybejelentő visszaküldésével, jelzi a kötelezettségvállalás módját. (6) Amennyiben bruttó Ft alatti a kötelezettségvállalás tervezett, illetve tényleges összege és a szervezeti egység korábban jóváhagyott kerete terhére történik a kötelezettségvállalás, azt a szervezeti egység külön megrendelő kibocsátása nélkül lebonyolíthatja. (7) Amennyiben bruttó Ft feletti a kötelezettségvállalás tervezett összege, vagy közbeszerzési eljárás lefolytatására van szükség, úgy a kötelezettségvállalást a Gazdasági Igazgatóság Műszaki Főosztálya készíti el, melyet az arra jogosult kötelezettségvállaló és pénzügyi ellenjegyző aláírásával a kari keretek terhére a külső partner felé továbbít. 58 A módosítást a Szenátus november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 59 A módosítást a Szenátus november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 60 A módosítást a Szenátus november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 61 A módosítást a Szenátus november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI.6.) 7. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015.november 7. napjától 18

19 (8) Az Egyetem, illetve gazdálkodási egységei nevében bruttó Ft tervezett összeg felett kötelezettségvállalóként kizárólag a kancellár, a gazdasági igazgató pénzügyi ellenjegyzésével bocsáthat ki megrendelést és írhat alá pénzügyi kötelezettséggel járó szerződést, ill. egyéb dokumentumot. A kancellár és a gazdasági igazgató e jogukat felhatalmazással átruházhatják, figyelembe véve a jelen szabályzat 4. -ban és 5. -ban írtakat és az Egyetem egyéb szabályzatait. (9) Az engedélyezett beszerzés, a szervezeti egységek megbízottjain keresztül történhet. (10) A szabályzat vonatkozik azokra a keretszerződésekre is, melyeknek kiadásai, az Intézmény folyamatos működése érdekében állandó jelleggel terhelik a költségvetést. Ezek általában az energia és közmű, a takarítási és portaszolgálat, a távközlési-, kommunikációs, valamint a gépjármű-üzemeltetési kiadások, stb. (11) A keretszerződés kötelezettségvállalója az Egyetem kancellárja, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági igazgató. A kötelezettségvállalásra a dékán, illetve a gazdasági és műszaki osztályvezető tesz javaslatot, és biztosítja a fedezetet a kari gazdálkodási keretek terhére. (12) Nincs szükség Beszerzési igénybejelentő nyomtatvány kitöltésére a kiküldetésekhez kapcsolódó napidíjak, a kiküldetésekhez kapcsolódó helyi és helyközi közlekedési díjak, továbbá a tagsági, hatósági és igazgatási díjak esetében. (13) Az éves Beszerzési terv alapján a készlet-, tárgyi eszköz beszerzések, építési-, felújítási és egyéb szolgáltatás nyújtások igénybevételének lebonyolítását, mennyiségét, értékét éves viszonylatban, egyetemi szinten összesítve a közbeszerzési törvény, valamint a vonatkozó belső szabályzatok 62 előírásait figyelembe véve kell meghatározni. A kötelezettségvállalás nyilvántartása, adatszolgáltatás 20. (1) A kötelezettségvállalásokról a kinevezés és a folyamatos teljesítést tartalmazó szerződések kivételével a Gazdasági Igazgatóságnak a (Neptun EIiR GR szakrendszerben) folyamatos, naprakész, tételes nyilvántartást kell vezetnie, amelyből az évenkénti kötelezettségvállalás összege megállapítható. (2) A nyilvántartásnak legalább a vonatkozó Kormányrendeletben előírt adatokat kell tartalmaznia. (3) Gondoskodni kell a kötelezettségvállalások olyan módon történő nyilvántartásba vételéről, hogy a költségvetési évben és a költségvetési évet követő években esedékes kötelezettségvállalások adott éveket terhelő összege az érintett előirányzat szabad keretének összegéből lekötésre kerüljön. (4) A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni a vállalni tervezett kötelezettségből adódó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan, vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a 62 19

20 körülmények és az előző évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között - az ésszerű gazdálkodás elvének betartásával - reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. Amennyiben a kötelezettség vállalásához közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, a kötelezettségvállalás dokumentuma a közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződés és a kötelezettségvállalás értéke megegyezik a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésnek a Kbt. rendelkezései szerint számított értékével. A közbeszerzési kötelezettség alá nem eső, határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a tárgyévben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni. (5) A kötelezettségvállalási nyilvántartást (Neptun EIiR GR szakrendszerben) 63 negyedévet követő hónap 10-ig le kell lezárni és egyeztetni a rendelkezésre álló dokumentumokkal. Az egyeztetés dokumentuma a kötelezettségvállalások főkönyvi számláit tartalmazó, aktuális időszakra vonatkozó főkönyvi kivonat. A főkönyvi nyilvántartást a költségvetési számvitel nullás számlaosztályában kell vezetni. 64 Az egyeztetés elvégzéséért a kari keretgazdálkodással megbízott személy és a Gazdasági Igazgatóság számviteli ügyintézője együttesen felelős. III. RÉSZ Vegyes, záró és átmeneti rendelkezések (1) Az utalványozásra a Neptun EIiR GR szakrendszerből előállított utalványrendeletet kell alkalmazni. (2) A felhatalmazás minta a szabályzat 1. sz. melléklete. 66 (3) 67 (4) Jelen szabályzat alkalmazásának napjával egyidejűleg hatályát veszti a Főiskola korábbi, június 24-től hatályos, a Főiskola Szenátusa által a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 115. számú határozattal elfogadott Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés Szabályzata és a Budapesti Gazdasági Főiskola aláírási rendjéről szóló 1/2014. (XII. 08.) rektori-kancellári közös utasítás. (5) 68 A Szabályzat 2. számú mellékletét képező BGE Hatásköri jogosultságok táblázat Érvényesítő részénél meghatározott, felhatalmazás által érvényesíteni jogosult Karokon működő Gazdasági és Műszaki Osztály vezetői és munkatársai, illetve a Nyelvvizsgaközpont gazdálkodásáért felelős munkatársa az érvényesítést január 1-jei hatállyal végzik. Budapest, március 20. Prof. Dr. Heidrich Balázs s.k. rektor Dr. Dietz Ferenc s.k. kancellár A Szenátus a március 20-i ülésén a 2018/2019. tanévi (III. 20.) 44. számú határozatával beiktatta. Hatályos: március 21. napjától. 20

21 Záradék: A Szabályzatot a Szenátus a június 26-i ülésén a 2014/2015. tanévi (VI. 26.) 172. számú határozatával elfogadta. Hatályos: június 27. napjától. A Szabályzatot a Szenátus november 6-i ülésén a 2015/2016-es tanévi (XI. 6.) 11. számú határozatával módosította. Hatályos: november 7. napjától. A Szabályzatot a Szenátus november 17-i ülésén a 2017/2018-es tanévi (XI. 17.) 31. számú határozatával módosította. Hatályos: november 18. napjától. A Szabályzatot a Szenátus március 20-i ülésén a 2018/2019-es tanévi (III. 20.) 44. számú határozatával módosította. Hatályos: március 21. napjától. 21

22 Budapesti Gazdasági Egyetem 1149 Budapest, Buzogány u Iktatószám:../ / számú melléklet Tárgy: felhatalmazás (készült.. eredeti példányban) FELHATALMAZÁS MINTA Alulírott (név) a Budapesti Gazdasági Egyetem kancellárja/rektora/gazdasági igazgatója* megbízom t (név). (beosztás) (értékhatár között/korlátlanul*) - az Ávr.. ( ) bekezdése/ a BGE kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés és utalványozás Szabályzata alapján - kötelezettségvállalási/ pénzügyi ellenjegyzési/ jogi ellenjegyzési/ teljesítés igazolási/ érvényesítési/ utalványozási/ gazdasági vezetői rendelkezési feladatok ellátásával.* A megbízás 20 -tól 20 -ig bezárólag / visszavonásig érvényes*. Budapest, 20.. A megbízást elfogadom és egy eredeti példányát a mai napon átvettem... név.. kancellár/rektor/gazdasági igazgató Budapest, 20.. A dokumentumokon használni kívánt:. név Aláírás minta Szignó minta Budapest, * a megfelelővel töltendő ki a felhatalmazás.. név 22

23 2. számú melléklet BGE - Hatásköri jogosultságok (Excel táblázatban). 23