PÉNZÜGYI ÉS SZAKMAI ÚTMUTATÓ Az Útravaló Ösztöndíjprogram Út a tudományhoz alprogram 2013/2014. tanév BESZÁMOLÓINAK ELKÉSZÍTÉSÉHEZ A pénzügyi elszámolás és szakmai beszámoló benyújtásának határideje: 2014. július 15. A támogatási szerződés értelmében a Kedvezményezettnek a program megvalósításáról és a támogatás teljes összegének felhasználásáról számot kell adnia a pénzügyi elszámolás és szakmai beszámoló formájában legkésőbb 2014. július 15-ig. A beszámolási kötelezettség teljesítése során Kedvezményezettnek igazolnia kell, hogy a támogatás a támogatási szerződésben foglaltak szerint, a pályázatban megjelölt céloknak megfelelően került felhasználásra. Felhívjuk szíves figyelmét arra, hogy a Kedvezményezett a támogatási összeget elkülönítetten, a felhasználást dokumentáló bizonylatokat, szerződéseket, egyéb okiratokat, a támogató vagy egyéb ellenőrzésre jogosult szervek által ellenőrizhető módon köteles kezelni és nyilvántartani, továbbá legalább a beszámoló benyújtására a támogatási szerződésben rögzített határidőt követő 5 évig. A Klebelsberg Intézményfenntartó Központ fenntartásába tartozó pályázók esetében a szakmai beszámolót és a pénzügyi elszámolást a pályázaton nyertes köznevelési intézmények közreműködésével, nyertes pályázatonként külön szükséges elkészíteni. A támogatási szerződésben foglaltak szerint Kedvezményezett a pénzügyi bizonylatokat, banki átutalási igazolásokat, számlákat más támogató felé nem számolhatja el. A beszámoló elkészítéséhez az alábbi dokumentumok kitöltésére és megküldésére van szükség: 1. Szakmai Beszámoló Űrlap az elvégzett tevékenységekről; 2. Pénzügyi beszámoló Űrlap; 3. Ösztöndíj szerződések hitelesített másolati példánya; 4. Ávr. szerinti nyilatkozat: nyilatkozatot arról, hogy a feltüntetett költségek kifizetése előtt azok jogosságáról és összegszerűségéről ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes kifizetés előtt ezen felül az ellenszolgáltatás teljesítéséről is előzetesen meggyőződött. 5. További mellékletek: a támogatás felhasználásához kapcsolódó százezer forint értékhatárt meghaladó, számviteli törvény szerinti, záradékolt bizonylatok, valamint az azok kifizetését igazoló bizonylatoknak a szervezet képviselője által hitelesített másolata; 6. Egyéb, a megvalósítás érdekében keletkezett dokumentumok (szóróanyagok, kiadványok, fényképek, videók, stb.), továbbá minden olyan dokumentum, amely a kutatási programot alátámasztja. A projekt tevékenységeit dokumentáló, legalább 30-50 fotót tartalmazó fotódokumentáció, továbbá egy legfeljebb 2 perc hosszúságú videó-dokumentáció. A fotók esetében.jpg, a videó esetében.wmw vagy.avi kiterjesztéssel, CD-n vagy DVD-n szükséges megküldeni. Az egyes fájlokat minden esetben a következő módon kell elnevezni: pályázati azonosító helyszín (pl. ÚT-XX-2013/2014-XX-Mezőberény). Az elektronikus adathordozókhoz mellékelni kell az értelemszerűen kitöltött és aláírt Kísérőlap elektronikus adathordozó beküldéséhez című dokumentumot. A támogatás felhasználásához kapcsolódó százezer forint értékhatárt meghaladó, számviteli törvény szerinti, záradékolt bizonylatokat (számlákat), valamint azok kifizetését igazoló bizonylatoknak, terhelési értesítőknek a köznevelési intézmény képviselője/tankerületi vezető által hitelesített másolatait papír alapon szükséges megküldeni. 1
Az elszámolni kívánt bizonylatokat, számlákat, terhelési értesítőket záradékolni és hitelesíteni kell az alábbiak szerint: Záradékolás/záradék: A költségek felmerülését igazoló eredeti számviteli és pénzügyi bizonylatokat a Kedvezményezett köteles záradékkal ellátni az alábbiak szerint XX Ft elszámolva az TSZ-UT-2013/2014-XX szerződés terhére". Hitelesítés: a záradékkal ellátott eredeti bizonylat fénymásolatára pecséttel vagy kék tollal szöveges formában rá kell vezetni, hogy pl. Az eredetivel mindenben egyező hiteles másolat vagy A másolat az eredetivel mindenben megegyezik és ezt a Kedvezményezett hivatalos képviselőjének bélyegzővel, dátummal és aláírásával el kell látnia. 2
PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS Az elszámolandó összeg Kedvezményezettnek a program megvalósításáról és a támogatás teljes összegével el kell számolni. A pénzügyi elszámolást a támogatási szerződés mellékletét képező költségtervvel összehasonlítható módon szükséges elkészíteni. A támogatás terhére azok a kiadások, költségek számolhatók el, melyek a kutatási program megvalósítási időszakában (2013. október 1. 2014. június 30.) keletkeztek, azaz amely költségek a projekt időszakhoz kapcsolódnak és pénzügyi teljesítésük (kifizetésük) legkésőbb ezen időszak utolsó napjáig (2014. június 30.) megtörtént. Maradvány visszafizetése Amennyiben nem tud a teljes összeggel elszámolni, kérjük, a pénzügyi elszámolás részeként szíveskedjen a Kedvezményezett hivatalos képviselője által aláírt lemondó nyilatkozatot kitöltve megküldeni. A Lemondó nyilatkozat letölthető a www.emet.gov.hu honlapról. Amennyiben a támogatásból fel nem használt összeg maradt vissza, úgy azt a Kedvezményezett az elszámolási határidőt követő 15 napon belül, egy összegben köteles visszafizetni a támogatás folyósításának évében a 10032000-01220328-50000593 számú számlára; a támogatás folyósítását követő évben a Támogatáskezelő 10032000-01451461-00000000 számú számlájára a szerződésszám és az ÁHT azonosító (255656) feltüntetésével. A visszautalásról szóló terhelési értesítő (bankszámlakivonat) szerződésszámmal ellátott, a Kedvezményezett hivatalos képviselője által hitelesített másolatát kérjük, az elszámolással együtt küldje be. Költségvetés A pénzügyi elszámolást a támogatási szerződés megkötésekor érvényes, vagy a később benyújtott és utoljára elfogadott módosítási kérelemben szereplő költségvetési tételeknek megfelelően kell elkészíteni. Amennyiben a projekt költségvetésének soraiban a költségterv fősorain a jóváhagyotthoz képest 10%-ot meghaladó mértékben változást kívánnak végrehajtani, azt a támogatás felhasználására vonatkozó véghatáridő leteltéig írásban kezdeményezheti a Lebonyolító felé. Számla megosztása Ha a bizonylat/kifizetés teljes összege nem számolható el, vagy a kedvezményezett nem kívánja elszámolni a teljes összeget a támogatás terhére, akkor a bizonylaton szereplő szöveges záradéknak az elszámolásban feltüntetett (tételes elszámolás/számlaösszesítőben szereplő) összeget kell tartalmaznia. Elszámoláshoz használt bizonylatok A pénzügyi elszámolás részeként a Kedvezményezett, azaz a támogatott nevére és címére kiállított számla, számviteli bizonylat fogadható el. Abban az esetben, ha a kedvezményezett gazdálkodását egy másik szervezet végzi, szintén kérjük, hogy a Kedvezményezett neve és címe szerepeljen a számlán. Amennyiben a pályázó kötelezettségvállaló közreműködésével kötött szerződést, úgy a kötelezettségvállaló nevére és címére kiállított számlák és pénzügyi bizonylatok is elfogadhatók. 3
Az elszámolni kívánt bizonylat tartalmának kapcsolódnia kell a támogatott kutatási programhoz, igazodnia kell a támogatási szerződés Költségvetés mellékletében meghatározottakhoz. Az elszámolás során benyújtott hiányos, vagy hiányosan kitöltött, olvashatatlan bizonylat másolata nem fogadható el, és hiánypótlás keretében pótolható. Külföldi számlák elszámolása Külföldi számlák elszámolásához minden esetben fordítást kell csatolni, valamint forintosítani kell a számlát! A projekt megvalósulását szolgáló működési és szakmai költségek elszámolásakor a szervezet nevére és címére kiállított számlák, számviteli bizonylatok elfogadhatóak. A külföldi számlával kapcsolatban a következő rendelkezéseket kell betartani: 1. A pénzügyi elszámolás részeként a külföldi számla mellé, a Kedvezményezett által cégszerűen aláírt hiteles fordítást kell csatolni, a fordításnak tartalmaznia kell: - a számla sorszámát és kiállításának keltét, - a teljesítés időpontját, - a vásárolt termék vagy szolgáltatás megnevezését, amennyiben van mennyiségét, egységárát, - a vásárolt termék vagy szolgáltatás értékét, - a vásárolt termék vagy szolgáltatás forintra történő átszámítását, az alkalmazott árfolyam feltüntetésével, figyelembe véve a 2. pontban leírtakat. A Számviteli törvény 166. (4) bekezdésének megfelelően, az idegen nyelven kibocsátott, illetve befogadott idegen nyelvű számviteli bizonylaton kell az adatokat magyarul feltüntetni, amely abban az esetben fogadható el a támogatás terhére, amennyiben a magyarul feltüntetett adatok legalább a fent leírt, fordítással szemben támasztott követelményeknek megfelelnek. 2. A külföldi számlán feltüntetett termék vagy szolgáltatás a kiállító ország pénznemében kifejezett értékét a következő módokon lehet forintban elszámolni a támogatás terhére: - a számla értékét a számla kifizetésének napján, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamon, - a Magyar Nemzeti Bank által nem jegyzett valutában szereplő kiadások, költségek forintra történő átszámítása esetén az országos napilapban a világ valutáinak árfolyamáról közzétett tájékoztató adatai alapján, a számla kifizetésének napján a Magyar Nemzeti Bank által jegyzett devizára átszámított értéket kell a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamán forintra átszámítani, - a forintban hivatalos valutaváltónál vásárolt valuta, deviza alapján kifizetett, külföldi pénznemben kiállított külföldi számla esetén a váltási jegyzéken megadott értéken kell a támogatás terhére elszámolni a kiadás értékét, mely esetben a váltási jegyzék hitelesített másolatát is csatolni kell az elszámoláshoz, - a külföldi pénznemben kiállított külföldi számla forintban, átutalással teljesült kifizetése esetén, az átutalt összeg értékét kell elszámolni a támogatás terhére, amennyiben az átutalásról szóló bankszámlakivonatból egyértelműen beazonosítható az adott számla kifizetése, és az átutalást igazoló bankszámlakivonat másolatát is csatolni kell a pénzügyi elszámoláshoz. Közbeszerzési eljárás Felhívjuk figyelmüket, hogy amennyiben a Kedvezményezett a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. tv. (továbbiakban: Kbt.) rendelkezései alapján ajánlatkérőnek minősül, úgy a támogatási cél 4
végrehajtása során a beszerzésekre vonatkozóan biztosítania kell a tisztességes, diszkriminációmentes, nyílt és átlátható eljárást, a közbeszerzési értékhatárt elérő beszerzések esetében pedig a támogatásból finanszírozott építési beruházás, árubeszerzés, illetve szolgáltatás igénybevétele során a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően köteles eljárni. A támogatási szerződés értelmében a Lebonyolító ellenőrzi azt, hogy a Kedvezményezett eleget tett-e a közbeszerzési jogszabályoknak, és erre tekintettel a Kedvezményezett köteles a támogatási szerződésben meghatározott beszámoló benyújtásával egyidejűleg a Lebonyolítóval írásban közölni, hogy a Kbt. 31. -ában foglalt előírás végrehajtásaként hol (milyen módon) tette közzé az eljárásra vonatkozó dokumentumokat, továbbá amennyiben a Lebonyolító erre írásban felszólítja köteles a Lebonyolító által kért dokumentumokat a Lebonyolító által megadott határidőig benyújtani. Mindezek alapján amennyiben a Kedvezményezett a Kbt. alapján ajánlatkérőnek minősül kérjük a nyilatkozat a közbeszerzési jogszabályok betartásának ellenőrzéséhez szükséges adatokról és közzététel módjáról elnevezésű dokumentumot a beszámolóhoz csatolni a szükséges aláírásokkal ellátva. Tárgyi eszköz beszerzés Tárgyi eszköz beszerzése során a számviteli bizonylat és a pénzügyi teljesítésigazolás mellé, a bevételezési leltári bizonylat vagy eszköz-nyilvántartási bizonylat hitelesített másolatának megküldése szükséges. A pénzügyi teljesítés igazolását szolgáló bizonylatok Minden elszámolni kívánt számlát és bizonylatot záradékolni és hitelesíteni kell jelen útmutatóban leírt módon. Minden, a támogatás elszámolásához kapcsolódó tétel esetén a pénzügyi teljesítést, azaz a kifizetést igazolni kell. - átutalás esetén: bankszámlakivonat (bank által kibocsátott bankszámlakivonat vagy a Kedvezményezett által előállított ún. internetes számlatörténet, abban az esetben, ha az tartalmazza a nyitó- és záró egyenleget is; a nem ezen pályázathoz tartozó tételek kitakarhatók ); - készpénzben történő kiegyenlítés esetén: kiadási pénztárbizonylat, vagy időszaki pénztárjelentés vagy naplófőkönyv, továbbá az átvételről szóló elismervény hitelesített másolata. Minden dokumentumnak tartalmaznia kell a támogatási szerződés számát, esetleg a kutatási program címét is. A kiadási pénztárbizonylaton feltüntetett számla vagy bizonylat kiegyenlítésére vonatkozó dátum nem lehet korábbi, mint a számla vagy bizonylat kiállításának dátuma. Amennyiben a szolgáltatás igénybevételére úgy kerül sor, hogy a számlát a kifizetést követően állítják ki, akkor kérjük, szíveskedjen a kifizetés alapjául szolgáló dokumentum hitelesített másolatát is csatolni (pl. visszaigazoló dokumentum). Utazás-, kiküldetés költségeinek elszámolása A gépjárművel történő utazás elszámolásához minden esetben szükség van a Kedvezményezett hivatalos képviselőjének engedélyére, melynek tartalmaznia kell az intézmény nevét, székhelyét, az utazás időpontját, a gépkocsi üzembentartójának nevét, a gépkocsi típusát, a támogatási szerződés számát, a projekt címét és az utazásban résztvevők névsorát, valamint a pontos úticélt. Javasoljuk, hogy az utazás alátámasztására, szíveskedjen szóróanyagot csatolni beszámolójához. Utazás-, kiküldetés költségei (A1) soron kell elszámolni: - az intézmény tulajdonában/használatában lévő gépjárművekkel kapcsolatos 5
üzemanyagköltséget. Az elszámolás bizonylata az üzemanyagszámla, melléklete az útnyilvántartás. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, a fogyasztási normát, az utazás időpontját, az utazás célját, a projekt címét, valamint a közforgalmi útvonalon megtett kilométerek számát, és tartalmazhatja az üzemanyag vásárlás időpontját és költségeit (pl. autópálya díja, parkolási díj) is. Figyelem! Az autópálya díj és a parkolási díj számlája azonban nem itt, hanem a szolgáltatások között számolható el (ld. lentebb). Az elszámoláshoz a hivatalos képviselő engedélye, az útnyilvántartás, forgalmi engedély vagy bérleti szerződés és a záradékkal ellátott üzemanyagszámla és a kifizetést igazoló pénztárbizonylat hitelesített másolatát kell benyújtani. Az útnyilvántartással és a hivatalos képviselő engedélyével tudja az intézmény alátámasztani/indokolni, hogy a pályázatban megfogalmazott cél megvalósítása érdekében utazott. - a magánszemély tulajdonában lévő gépjármű - a projekt megvalósítása érdekében történő használatának - költségeit belföldi/külföldi kiküldetési rendelvény alapján, az APEH által közzétett üzemanyagár és amortizációs költségátalánnyal. A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell a kiküldöttek nevét (a kutatásvezető tanár és a résztvevő tanulók), az utazás célját, a kutatási program címét, az utazás időtartamát, útvonalát, a megtett út hosszát, valamint a kiküldött tulajdonában lévő személygépjárművel történő utazás esetén a fogyasztási normát és az üzemanyagárat. Kérjük továbbá feltüntetni a kapcsolódó kifizetési pénztárbizonylat számát is. A kiküldetési rendelvényt záradékolni szíveskedjen, majd annak hitelesített másolatához a kifizetési pénztárbizonylat hitelesített másolatát is kérjük csatolni. - a szervezet tulajdonában vagy magántulajdonban lévő gépjárművekhez kapcsolódó költségek (autópálya díj, parkolási díj) a számla és az útnyilvántartás alapján itt számolhatók el. Szükséges bizonylatok: a záradékolt számla, útnyilvántartás és a gépjármű forgalmi engedély, valamint a kifizetést igazoló pénztárbizonylat hitelesített másolata. - tömegközlekedési eszköz igénybevétele esetén a záradékolt számla és a menetjegy VAGY kiküldetési rendelvény és a menetjegy hitelesített másolata, továbbá a kifizetést igazoló pénztárbizonylat hitelesített másolatának benyújtása szükséges. (A menetjegyek záradékolása: elegendő a szerződésszám feltüntetése. Több apró menetjegy esetén célszerű azokat egy oldalra tűzni és azt követően fénymásolni, majd hitelesíteni.) Figyelem! Napidíj jelen pályázat keretein belül nem számolható el. Feladathoz kapcsolódó egyéb, nevesített beszerzések, szolgáltatások, kiadások Minden egyéb igazolható költség, amely a projekthez kapcsolódik pl. üzletben vásárolt késztermékek (pl. pogácsa, szendvics, sütemény, ásványvíz, virág, ajándéktárgy, dekoráció)-; vagy posta, telefon, rezsi; a Feladathoz kapcsolódó egyéb, nevesített beszerzések, szolgáltatások, kiadások (A8) alsoron számolható el. Felhívjuk szíves figyelmüket arra, hogy az A7 soron az elnyert támogatásnak maximum 2 %-a számolható el! Pénzügyi elszámolás (Tételes elszámolás) A táblázatban feltüntetett, a Kedvezményezettre vonatkozó adatokat szíveskedjen a támogatási szerződés szerint, hiánytalanul kitölteni. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy amennyiben az intézmény több projekt esetében nyert támogatást, azokat külön formanyomtatványon, projektenként kell elkészíteni. A Pénzügyi elszámolás nyomtatvány az elnyert támogatási összeg elszámolására szolgál: 6
- a benyújtott számlák és kifizetést igazoló bizonylatok részletezésére; továbbá - az ösztöndíjak kifizetését is ezen a dokumentumon szíveskedjen feltüntetni. A pénzügyi elszámolást a támogatási szerződés mellékletét képező vagy a később benyújtott és utoljára elfogadott módosítási kérelemben szereplő költségvetési tételeknek megfelelően kell elkészíteni. Amennyiben a támogatást nem használta fel maradéktalanul - maradvány keletkezett -, kérjük, ne felejtse el megküldeni a maradvány összegéről szóló lemondó nyilatkozatot (letölthető a www.emet.gov.hu honlapról), továbbá a visszautalás igazolására a terhelési értesítő vagy bankszámlakivonat hitelesített másolatát. A Kedvezményezett a maradvány összegét az elszámolási határidőt követő 15 napon belül, egy összegben köteles visszafizetni a támogatás folyósításának évében a 10032000-01220328- 50000593 számú számlára; a támogatás folyósítását követő évben a Támogatáskezelő 10032000-01451461-00000000 számú számlájára a szerződésszám és az ÁHT azonosító (255656) feltüntetésével. A visszautalásról szóló terhelési értesítő (bankszámlakivonat) szerződésszámmal ellátott, a Kedvezményezett hivatalos képviselője által hitelesített másolatát kérjük, az elszámolással együtt küldje be. A pénzügyi elszámolást egy eredeti példányban szükséges megküldeni a Lebonyolító postacímére. 7
ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK DOLOGI KIADÁSOK A Dologi kiadások fősor között lehet tervezni, minden a program, projekt megvalósításához kapcsolódó anyagköltség vagy szolgáltatás értékét. Ezen a fősoron belül lévő alsorokon a következő költségek tervezhetőek a költségvetésben: A1 Utazás-, kiküldetés költségei: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításával összefüggő, a pályázati programhoz kapcsolódó utazási, kiküldetési költségek (anyagköltségek és szolgáltatások) értékeit, például: - kiküldetés szállásdíját, élelmiszer költségét, - magánszemély vagy a Pályázó tulajdonában lévő gépjármű a program érdekében történő használatának költségei (kiküldetési rendelvénnyel igazolt üzemanyagköltséget, amortizációs költséget), tömegközlekedési eszköz, szervezet érdekében történő használatának költségeit, - egyéb utazási, kiküldetési költségeket. A tervezés során a NAV (APEH) által közzétett üzemanyagárak, fogyasztási normák, amortizációs költségek figyelembe vételével kell eljárni. Ezen az alsoron tervezhető továbbá a program, projekt megvalósításával, pályázati programmal összefüggő, a szervezet tulajdonában vagy bérleményében (üzemeltetésében) lévő gépjárművekhez kapcsolódó beszerzések és szolgáltatások költségeit (anyagköltséget és igénybevett szolgáltatást), például: - üzemanyagköltséget, - jármű bérlés költségét. A2 Sokszorosítás költségei (szolgáltatás), nyomdaköltség: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt - megvalósításához kapcsolódó nyomdai munkával kapcsolatos beszerzések, szolgáltatások értékeit (anyagköltségek és szolgáltatások igénybevétele is). Szolgáltatások igénybevétele esetén csak a számla ellenében végzett tevékenységeket lehet elszámolni ezen a soron. - megvalósításával összefüggő sokszorosítási munkával kapcsolatos beszerzések, szolgáltatások értékeit (anyagköltségek és szolgáltatások igénybevétele is). Szolgáltatások igénybevétele esetén csak a számla ellenében végzett tevékenységeket lehet elszámolni ezen a soron. A3 Szakmai anyagok (újság, folyóirat) költségei: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításához, a kutatáshoz szükséges szakmai, módszertani kiadványok beszerzését, előfizetését. 8
A4 Egyéb szolgáltatások költségei: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításához kapcsolódó egyéb beszerzések, szolgáltatások költségeit (anyagköltséget és igénybevett szolgáltatást), például: - egyéb anyagok, - egyéb anyagjellegű szolgáltatások költségei. A5 Egyéb beszerzések, anyagköltség kiadásai: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításához kapcsolódó beszerzéseket (anyagköltség); például: pipetta, vegyszerek, vetőmagok, faáru, alkatrészek, stb. A6 Irodaszer költségei: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításával összefüggő költségeket, például: - irodai papír (írógéppapír, nyomtatványok, boríték, sokszorosítás és fénymásolás papírigénye, stb.) költségei, - minden, irodai célokat szolgáló anyag, készlet költségét (számítástechnikai kellékanyagok, irattartók, tűzőgépek, irodai kapcsok, írószerek, stb.). A7 Feladathoz kapcsolódó egyéb, nevesített beszerzések, szolgáltatások, kiadások (reprezentáció, adminisztrációs költség-posta, telefon-; rezsi): Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításához kapcsolódó egyéb nevesített beszerzéseket, szolgáltatásokat, például: - rezsi és adminisztrációs költségek, pl. a hatósági, igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek, mint pl. aláírási címpéldány közjegyzői díja; - postaköltség; - telefonköltség (amennyiben a számla címzettje, valamint a fogyasztási hely a Kedvezményezett neve és székhelye); - reprezentációs költség: üzletben vásárolt késztermékek, pl. pogácsa, szendvics, sütemény, ásványvíz, virág, ajándéktárgy, dekoráció. Felhívjuk figyelmét, hogy ezen a soron az elnyert támogatási összeg legfeljebb 2 %-át tervezheti! SZEMÉLYI JELLEGŰ KIFIZETÉSEK Felhívjuk figyelmét, hogy az elnyert támogatás maximum 40 %-a fordítható a mentor és a tanulók ösztöndíjaira! B1 Tanulók ösztöndíja: Ezen az alsoron kell feltüntetni a tanulók ösztöndíját. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy maximum 9 hónapra tervezhető ösztöndíj, mely a tanulók esetében havi minimum 3,000 Ft, maximum havi 5,000 Ft összegű lehet. 9
B2 Mentor ösztöndíja összesen: Ezen az alsoron kell feltüntetni a kutatásvezető tanár ösztöndíját. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy maximum 9 hónapra tervezhető ösztöndíj a kutatásvezető tanár részére, de csak abban az esetben, ha a kutatócsoport minden tagja részesül ösztöndíjban. A kutatásvezető tanár esetében havi maximum 7,000 Ft tervezhető. TÁRGYI ESZKÖZÖK, IMMATERIÁLIS JAVAK C1 100 ezer Ft alatti tárgyi eszközök, műszaki eszközök, berendezések: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításához kapcsolódó nevesített, 100 ezer Ft alatti egyedi értékű tárgyi eszköz beszerzésének költségét, például: - irodai gépek, berendezések (pl.: kisértékű nyomtató), - kommunikációs és prezentációs eszközök (pl.: kisértékű projektor, tablet), - számítástechnikai eszközök (a számítástechnikai kellékanyagok azonban nem itt, hanem az irodaszer költségei soron tervezendők), - mikroszkóp, - laboratóriumi eszközök, stb. C2 100 ezer Ft feletti eszközök, berendezések: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításához kapcsolódó nevesített, 100 ezer Ft feletti egyedi értékű tárgyi eszköz beszerzésének költségét, például: - irodai gépek, berendezések (pl.: nagyértékű nyomtató), - kommunikációs és prezentációs eszközök (pl.: nagyértékű projektor), - laptop, - mérőállomás, stb. C3 Szoftverek, szakkönyvek: Ezen az alsoron lehet tervezni a program, projekt megvalósításához kapcsolódó szoftverek és szakkönyvek beszerzésének költségét. A 100 ezer Ft értéket meghaladó beszerzés vagy szolgáltatás Kedvezményezett a támogatott tevékenység megvalósítása során a költségvetésből nyújtott támogatás és terhére a százezer forint értékhatárt meghaladó értékű, áru beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződést kizárólag írásban köthet. Írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazolt megrendelés is. Az írásbeli alak megsértése a támogatási szerződés érvényességét nem érinti, azonban a kifizetés a támogatott tevékenység költségei között nem vehető figyelembe! 10
SZAKMAI BESZÁMOLÓ A szakmai beszámolót a támogatási szerződésben előírtakkal és a benyújtott szakmai programmal összehasonlító módon kell elkészíteni. A szakmai beszámolóban felsorolt megvalósított feladatoknak igazodniuk kell a pénzügyi elszámolás költségvetési soraihoz. Az elfogadott pályázati programtól eltérni kizárólag a kiíró jóváhagyásával lehet. A szakmai beszámolónak tartalmaznia kell: Szöveges beszámoló: A szöveges beszámolót a Szakmai Beszámoló Űrlap kitöltésével kell elkészíteni. A szakmai beszámoló kitöltésével és mellékleteinek csatolásával a Kedvezményezettnek hitelt érdemlően bizonyítania kell a pályázati program Szerződés szerinti megvalósulását. A szakmai beszámoló elkészítése során kérjük vegye figyelembe az alábbiakat: A szakmai beszámolóhoz kötelezően csatolandó a támogatási cél megvalósulását alátámasztó (képes szöveges) dokumentáció és egyéb, ezt alátámasztó irat, így különösen: - A projekt tevékenységeit dokumentáló, legalább 30-50 fotót tartalmazó fotódokumentáció; továbbá egy, legfeljebb 5 perc hosszúságú videó-dokumentáció. A fotók esetében.jpg, a videó esetében.wmw vagy.avi kiterjesztéssel,- CD-n vagy DVDn szükséges megküldeni. Az egyes fájlok elnevezése minden esetben az alábbi kell legyen: pályázati azonosító helyszín (pl. ÚT-XX-2013/2014-XX-Mezőberény); - A támogatásból készült kiadványok; - Sajtómegjelenések (nyomtatott és elektronikus); - Jelenléti ívek; - Munkanapló, haladási napló; - Továbbá minden olyan dokumentum, amely a vállalt program megvalósítását alátámasztja. A szakmai beszámolót az előírt mellékletekkel együtt elektronikus adathordozón (CD/DVD), valamint egy eredeti példányban a megfelelő helyeken aláírással ellátva papír alapon, postai úton is megküldendő a Lebonyolító részére. Az elektronikus adathordozókhoz mellékelni kell az értelemszerűen kitöltött és aláírt Kísérőlap elektronikus adathordozó beküldéséhez című dokumentumot. Kérjük, hogy a beszámoló minden pontját szíveskedjen kitölteni, valamint minden kérdésre szíveskedjen válaszolni. Ha valamely kérdés esetében úgy érzi, hogy nincs közlendője, indokolja meg, hogy miért nem válaszolt (pl. szakirodalom esetében, ha Ön nem használt fel sem külföldi, sem hazai irodalmat, röviden indokolja meg, miért). Javasoljuk, hogy a beszámoló elkészítése során vegye elő pályázatát és annak munkaterve alapján gondolja át az elvégzett kutatási feladatokat. A szakmai beszámolóban azt kell megerősítenie, hogy a támogatást a szerződésben vállaltak szerint használta fel. Ezért fontos, hogy a szakmai beszámoló elkészítése összhangban legyen a pénzügyi elszámolással, azaz a kettő egyértelműen alátámassza egymást és a támogatás jogszerű felhasználását. Ne feledje, hogy a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás megküldésének határideje: 2014. július 15. (postabélyegző). 11
Postacímünk: Emberi Erőforrás Támogatáskezelő Köznevelési és Felsőoktatási Támogatások Igazgatósága Út a tudományhoz 2013/2014. tanév Záróbeszámoló 1387 Budapest, Postafiók 116. A beszámoló aláírással ellátott minden dokumentumát szíveskedjen fent megjelölt határidőig megküldeni! Sikeres megvalósítást kívánunk! Budapest, 2014. március 25. 12