Finanszírozás és pénzügyi feladatok MF 06.EF

Változtatás átvezetésére Példány sorszám: kötelezett példány: X nem kötelezett példány: Finanszírozás és pénzügyi feladatok MF 06.EF Készítette: Kiss Gábor folyamatgazda Átvizsgálta: Dr. Zagyi Bertalan minőségügyi programfelelős Jóváhagyta: Dr. Kalapos István dékán M ó d o s í t á s o k Sorszáma Dátuma Leírása 1. 2007.09.01. NEPTUN Hallgatói rendszer helyett az ETR hallgatói rendszer bevezetése Címlap A Kar nevének aktualizálása 3.1; 5.1.2; 5.2.1; 5.2.4; 5.2.5; 5.2.7; 5.2.9; 5.4.2; 5.5.1.1; 5.5.1.4; 5.5.2; 5.5.4.1; 5.5.4.3; 5.7.1.2; 5.7.2; 5.8.1.2; 7. pontok aktualiz 2. 2008.10.06. 3.1.,3.2.,4.,5.2.2.,5.2.6.,5.2.8.,5.2.9.,5.2.10.,5.3.1.,5.3.2.,5.4.1.,5.5.1., 5.5.3.,5.5.5.,5.6.3.,5.7.1.2.,5.8.2.,5.8.4. pontok aktualizálása 3. 4. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 1/16

1. A folyamatleírás célja A Debreceni Egyetem Orvos és Egészségtudományi Centrum (OEC) Gazdasági Egysége által végzett finanszírozási, nyilvántartási, elszámolási és egyéb pénzügyi tevékenységek szabályozása, mely az alábbi feladatokra terjed ki: az államháztartási költségvetés készítése és lebontása kiadási és bevételi jogcímekre, kiemelt keret előirányzatok, felhasználások rögzítése, államháztartási költségvetés alapján a szervezeti egységek gazdálkodási kereteinek megadása, nyilvántartása, gazdálkodásuk támogatása. a szállítói számlák kezelése, kifizetése, a vevői számlák kezelése, bevételek beszedése, kutatás statisztikai adatgyűjtés, beszámolókhoz adatszolgáltatás az OEC-nek és a DE-nek EK-t érintő pályázatok pénzügyi tervezése, nyilvántartása és elszámolása, átvett pénzeszközök kezelése. 2. Alkalmazási terület 2.1. A folyamatleírás vonatkozik az EK valamennyi szervezeti egységére, munkatársaira, akik pénzügyi dokumentumokkal - okmányokkal -, pénzügyi tevékenységgel foglalkoznak, az EK szervezeti egységei részére adatot szolgáltatnak a rendelkezésre álló forrásokról, és pénzgazdálkodási keretekről, illetve mindazokra, akik a folyamat akadálymentes működésének biztosításában részt vesznek. 2.2. A tevékenységet végző szervezeti egységek kapcsolatrendszere: DE Gazdasági Főigazgatóság (GFI) OEC Gazdasági Igazgatóság (GI) OEC EK Gazdasági Egység (GE) EK szervezeti egységei 3. Hivatkozások 3.1. Külső dokumentumok A pénzügyi tevékenység külső szabályozó dokumentumai (rendeletek, szabályok) Közlönyökben, kézikönyvekben és számítógépes adattárban találhatók meg: Aktuális Törvény a Magyar Köztársaság adott évi költségvetéséről (Kvt) 1992. évi XXXVIII. törvény az Államháztartásról (Áht) 2007. évi CXXVIIItörvény az adózás rendjéről (Art) Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 2/16

2005. évi CXXXIX. törvény a Felsőoktatásról (Felsőokt. tv) 2007. évi CXXVII. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv.) 1998. évi LXVI. törvény az Egészségügyi hozzájárulásról (Eho) 2000. évi C. törvény a Számvitelről (Számv.tv) 1997. évi CLIV. Törvény az Egészségügyről 2007. évi törvény a Közalkalmazottak jogállásáról (Kjt) 249/2000. (XII. 24.) Korm. rend az Államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeiről. 217/1998. (XII.30.) Korm. rend. az Államháztartás működési rendjéről. 36/1999. (XII.27) PM rendelet A pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendje a Magyar Államkincstárban és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai. 3.2. Belső dokumentumok Kollektív szerződés, Rektori, Centrumelnöki, Gazdasági igazgatói utasítás Belső szabályzatok: Debreceni Egyetem Kollektív szerződése Debreceni Egyetem Szervezeti és működési szabályzata Debreceni Egyetem EK Szervezeti és Működési Rendje Debreceni Egyetem Kollektív szerződés Debreceni Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata Debreceni Egyetem Pénz- és értékkezelési Szabályzata Debreceni Egyetem Számvitel politikája, Számlarendje, Debreceni Egyetem Eszközök és források értékelésének szabályozása, Debreceni Egyetem Gazdálkodási Szabályzata, Debreceni Egyetem Tudományos Kutatások Szabályzata, A munkáltatói jogkör gyakorlásának rendje A Debreceni Egyetem hallgatói térítési és juttatási szabályzata Leltározási és leltárkezelési szabályzata Selejtezési szabályzat Vagyongazdálkodási szabályzat A szerződéskötés eljárási rendje Szabályzat az egyetemi üzemeltetésben lévő gépjárművek hivatali- és magán célú, valamint a személyi tulajdonú gépjárművek hivatali- és munkába járással kapcsolatos használatáról A kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés rendje a Debreceni Egyetemen Pályázatkezelés eljárási rendje Bizonylati szabályzat és album SAP pénzügyi-gazdálkodási informatikai rendszer leírása, Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 3/16

Kari Tanács 31/2006. (05. 04.) sz. határozata a befizetett költségtérítési díjak felhasználásáról és a fentiekben felsoroltak mindenkor érvényes módosításai, újabb kiadásai. 4. Meghatározások DE OEC EK GE: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Kar Gazdasági Egység Államháztartási költségvetési előirányzat: Magában foglalja a kiadási és bevételi előirányzatokat, azok tevékenységenkénti, szakfeladatonkénti részletezését. Funkcionális költségvetési előirányzat: meghatározott létszám, norma, vagy feladat ellátására biztosított előirányzat bevételi és kiadási terve. Kiemelt jogcímenkénti előirányzat: az államháztartás éves költségvetésében meghatározott bevételi és kiadási jogcímek csoportosítása, amely szerint a Magyar Államkincstár (továbbiakban MÁK) a kincstári költségvetés előirányzatait nyilvántartja (KTK) szerinti megbontásban. Főkönyvi jogcímenkénti előirányzat: a kiemelt előirányzatok további bontása, a számviteli törvény által ajánlott logikai csoportosítás szerint. Előirányzat módosítás: olyan jogkör, amely az előirányzat megváltoztatásának lehetőségét jelenti, jogszabály által meghatározott esetekben, hatáskörben, módon, és mértékben. Adósok: azok a természetes és jogi személyek, akik törvény alapján, meghatározott díj fizetése ellenében vehetik igénybe az EK szolgáltatásait. Vevők: EK-n kívüli olyan szervezetek (költségvetési szervek, gazdasági társaságok, alapítványok, társadalmi szervezetek), akikkel megállapodást vagy szerződést köt az EK az általa elvégzendő valamilyen szolgáltatás elvégzésére vagy értékesítésre. Ez a szolgáltatás a gazdálkodó szervezetek részére kiszámlázásra kerül. Szállítók: EK-n kívüli olyan szervezetek (költségvetési szervek, gazdasági társaságok, alapítványok, társadalmi szervezetek), akikkel megállapodást vagy szerződést köt az, EK, a tőlük igénybe vett valamilyen szolgáltatás elvégzésére vagy termék beszerzésre, melyről a szervezet számlát készít az EK részére. SAP pénzügyi-gazdálkodási informatikai rendszer (System Application Product in Data Processing): a DE hálózatán, 2006. január 01-től működő, központi szerveren keresztül, központilag szabályozott informatikai rendszer, mely szoftverrendszer a gazdálkodás minden részfolyamatát integráltan kezeli, figyeli. A megrendelés rögzítésével indul, az egyes folyamatokat üzemgazdasági szemléletben rögzíti, a pénzforgalmi megjelenést átforgató programok biztosítják. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 4/16

Jelenleg működő alrendszerei: - Pénzügy-számviteli modul, (FI) - Költségvetés- menedzsment, keretgazdálkodás (KVM) - Eszközgazdálkodási modul, (AM) - anyaggazdálkodási szolgáltatási modul,(mm) - kontrolling modul (CO) - értékesítési modul (SD) 5. A folyamat és lépései 5.1 Felelősség 5.1.1. A folyamatleírás elkészítéséért és karbantartásáért a folyamatgazda, működtetéséért, pedig az EK Gazdasági Egység Vezetője a felelős. 5.1.2. A Pénzügyi osztály tevékenységét végző felelős munkatársak olyan szakemberek, akik minimum középfokú alapvégzettségűek, pénzügyileg szakképzettek, átlagos gyakorlati idejük legalább 5 év és a vezető beosztásban dolgozók pénzügyi és számviteli főiskolai üzemgazdász, közgazdász végzettséggel, illetve mérlegképes szakvizsgával rendelkeznek. 5.2. Államháztartási költségvetés készítése 5.2.1. Az államháztartási költségvetés készítése az OEC EK Gazdasági Egység munkatársainak feladata. 5.2.2. A DE GF. Az OM által normatívákhoz kötött funkcionális költségvetés, valamint a Centrum által elkészített és a fenntartó által elfogadott intézményi saját bevételek tervadatai alapján az egyetem vezetése az OEC számára meghatározza az Államháztartási költségvetés kiemelt jogcímenkénti keretszámait. Ez az alapja a részletes bevételi és kiadási jogcímek szerinti finanszírozási forrásokra megbontott elemi költségvetésnek. Az EK-ra vonatkozó saját bevételek tervadatait az EK Gazdasági Egysége készíti el, és továbbítja a Centrum Gazdasági Igazgatósága felé, ahol az beépül a centrum költségvetésébe. 5.2.3. A DE OEC EK Gazdasági Egysége a meghatározott költségvetési sarokszámok alapján elkészíti az intézményi részköltségvetést, a PM által kiadott intézményi költségvetés pénzforgalmi tábláit az elemi költségvetés összesítő sorai alapján. Az adatokat nyomtatványon és elektronikusan is átadja az OEC Gazdasági Igazgatóságának. Az EK vezetőségével egyeztetve meghatározásra kerülnek a központosításra kerülő feladatok, valamint a központilag kezelendő működési kiadások várható előirányzatai. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 5/16

5.2.5. A jóváhagyott költségvetés forrásonként, kiadási és bevételi jogcímenként lebontásra kerül az Alapszakok, illetve egyéb központi irányítás alá tartozó szervezeti egységek előirányzataira, elkészül a belső költségvetés. 5.2.6. Az EK jóváhagyott költségvetési előirányzata forrásokra bontva, jogcímenként rögzítésre kerül az SAP gazdálkodási rendszer KVM moduljában. Előirányzat módosítás 5.2.8. Új szakmai feladatok belépése, vagy jogszabályi változások, felügyeleti szervi előírások következtében felmerülő évközi felügyeleti pótelőirányzatról illetve elvonásról a DE GF az OM levél másolatával értesíti a Centrumot. Amennyiben a módosítás az EK-t is érinti, arról a Centrum Gazdasági igazgatója levélben tájékoztatja az EK Gazdasági Egységének vezetőjét. Ha a pótelőirányzat, illetve elvonás az EK meghatározott szervezeti egységére vonatkozik, akkor írásban értesítjük az adott szervezeti egységet. Az előirányzat módosítás az SAP KVM moduljában a megfelelő pénzügyi központokon bevételi és kiadási jogcímenként rögzítésre kerül 5.2.9. A kötelezettséggel terhelt előző évi előirányzat maradvány módosítása, a felügyeleti szerv jóváhagyása után kezdeményezhető a DE GF-en keresztül a Magyar Államkincstárnál, az EG 031-es nyomtatványon. 5.2.10. Az aktuális előirányzatot meghaladó bevételi többletet saját hatáskörű előirányzat módosítással, az OEC GI-n keresztül kell kezdeményezni kiemelt bevételi és kiadási jogcímenként a MÁK felé. A módosítás az EK SAP rendszerében is rögzítésre kerül, forrásonként, a megfelelő jogcímekre. 5.3.Belső költségvetés 5.3.1 A költségvetési irányelvek A Debreceni Egyetem vezetése összeállítja szakmai és pénzügyi koncepcióját, melynek alapján a gazdasági főigazgató javaslatot készít az adott évi belső költségvetés elkészítéséhez szükséges irányelvekről, algoritmusokról, melyet a Gazdasági Bizottság véleményez, majd a szenátus elé kerül jóváhagyás céljából. 5.3.2. A centrum belső költségvetésének részét képezi az EK belső költségvetése, mely nem más, központi feladatok, a szervezeti egységek előirányzatainak megbontása források és jogcímek alapján. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 6/16

5.4 A DE OEC Gazdasági Egysége egyéb feladatai 5.4.1. Gazdálkodás az elkülönítetten kezelendő keretekkel. (Pályázatok és egyéb átvett pénzeszközök pénzügyi kezelése, nyilvántartása, elszámolása.) Az elkülönített keretek pályázatok, egyéb elkülönített nyilvántartást igénylő, elszámolás köteles támogatások, átvett pénzeszközök kezelése a gazdasági egység feladata. Az EK valamely szervezete által, annak önálló kezdeményezése alapján benyújtandó pályázatok költségvetésének elkészítésében a pénzügyi osztály is részt vesz. Az így befolyt bevételek terhére történő kifizetéseket a pályázatért felelős személy igazolhatja le. A nyertes pályázatok, illetve átvett pénzeszközökkel kapcsolatosan a GE bevételeket és kiadásokat külön kereteken, pénzügyi központokon tartja nyílván, időközönként egyeztetést folytat annak felelősével, majd az elszámolás határidejét betartva pénzügyi beszámolót készít a támogató vagy finanszírozó felé. 5.4.2. Költségtérítéses képzésekkel kapcsolatos pénzügyi feladatok A költségtérítéses hallgatók által befizetett költségtérítések felosztását és felhasználását a Kari Tanács 31/2006 (05. 04) sz. határozata szabályozza. A hallgatók a költségtérítésüket a ETR rendszerben a DE EK Tanulmányi Osztálya által történő kiírás alapján beutalják a ETR gyűjtőszámlára, ahonnan időközönként az EK-t megillető részt a DE GF átutalja a Kar bankszámlájára. A költségtérítésükről számlát kérő hallgatók számára, ETR nyilatkozatuk alapján a bizonylatot a Tanulmányi Osztály állítja ki az ETR rendszerből. A költségtérítéses képzések bevételeit és kiadásait a pénzügyi osztály képzésenként külön pénzügyi központon kezeli, mely pénzügyi központok terhére történő kifizetéseket az adott szervezeti egység vezetője engedélyezheti. Adott keretek állásáról a DE OEC EK GE időszakonként kimutatást készít a szervezeti egység részére. 5.5.1 A szállítói számlák kezelés, kiegyenlítése A szállítókkal kapcsolatos számlakezelési tevékenységet az EK Gazdasági Egysége végzi. A tevékenység folyamatábráját a 6.1 sz. melléklet szemlélteti. 5.5.1.1.A beérkező számlákon a GE munkatársa számszaki, alaki, tartalmi ellenőrzést hajt végre. Ha bármiféle eltérést, hibát tapasztal, úgy vagy telefonon pontosít, vagy a számlát visszaküldi a módosítását kérő levéllel együtt a szállító, vagy a beküldő szervezeti egység részére. Helyes számla esetében a munkatárs megvizsgálja, hogy a szállító partner szerepel-e a szállítói törzsállományban. Új partner esetén először a partner adataival (név, telephely, adószám, bankszámlaszám stb.) új szállítóként regisztrálni kell az SAP rendszerben. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 7/16

5.5.1.2.Az előírásoknak megfelelően kiállított számla rögzítésre kerül az SAP számítógépes pénzügyi nyilvántartó rendszer ZIK 01-es tranzakciójában. Az iktatott adatok (ZIK01): Iktatószám-sorszám (automatikusan generált, az adott év elejétől kezdődő, a DE egészére vonatkozóan folyamatos számozás), nyilvántartásba vétel iktatás - időpontja, szolgáltatás vagy a beszerzés teljesítés időpontja, fizetési határidő, a szállító azonosítója, a tevékenység helye/üzletág, partnerbank (átutalásos számla esetében), kiegyenlítés módja, számla sorszáma, referencia száma, adóalap, az ÁFA mértéke és a felszámított adó összege, számla végösszege. 5.5.1.3. Az EK GE megbízott munkatársa a nyilvántartásba vett számlát felszereli a rendszerből nyomtatott Számlakísérő utalvánnyal. Amennyiben az adott számla nem a szervezeti egységtől, hanem közvetlenül a partnertől érkezik, úgy továbbítja azt leigazolás és keretmegjelölés céljából az adott szervezeti egységhez. 5.5.1.4. Amennyiben rövid határidőn belül az igazolt számla nem érkezik vissza a GE-hez, akkor először telefonon, majd pedig írásban a GE munkatársa felszólítja a szervezeti egységet a számla visszaküldésére. 5.5.2. A számlák keretellenőrzése A visszaérkezett számlákat a csoport munkatársai átvizsgálják, hogy a számlában esetlegesen szereplő készletek, eszközök bevételezésre kerültek-e, vagy a szolgáltatás igénybevétele megtörtént-e, azaz igazolták-e a kifizetés jogszerűségét. A szervezeti egység a számlán azt is jelöli, hogy a számla kifizetését milyen keret terhére kéri elszámolni. A könyvelés során a rendszer leellenőrzi, hogy a szervezeti egység által megjelölt keret szabad előirányzata fedezetet nyújt-e a kifizetésre. Amennyiben a rendelkezésre álló előirányzat nem fedezi a kiadásokat, abban az esetben új (más) keret (fedezet) megjelölését kérik a szervezeti egységtől. Azon szolgáltatások illetve beszerzések esetében, melyek az egyetemi döntés értelmében megrendelővel kötelesek indulni, a rendszer már a megrendelés időpontjában fedezetvizsgálatot hajt végre, fedezethiány esetében új keret megjelölését kell kérni. 5.5.3. A számla kontírozása, könyvelése (ZIK02 tranzakció) A szervezeti egység által leigazolt számlát a GE érvényesítési joggal felruházott munkatársa ZIK 02 tranzakcióval kijelöli a kifizetéshez kapcsolódó pénzforgalmi jogcímet, a kifizetés pénzügyi központját, a forrását, valamint levezetésre kerül a megfelelő költséghely is. A Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 8/16

számla összegének alap és Áfa bontása is megtörténik. Ennek következtében megtörténik az adott összeg megfelelő főkönyvi számlán, illetve kereten történő megjelenítése. Az eszköz-, illetve anyagnyilvántartást is érintő számlák esetében ebben a tranzakcióban történik meg a korábbi megrendelés és a számla összerendelése, vagyis a számlaérkeztetés. Az adott számla lekönyvelése után megtörténik annak érvényesítése is. A folyamat végén az SAP rendszer generálja a módosított, részletes adatokat tartalmazó számlakísérő utalványt. (F.0663.C) 5.5.4. A számlák pénzügyi rendezése 5.5.4.1. Átutalási megbízások elkészítése, kezelése Az OEC EK GE munkatársai az átutalásra váró bizonylatokat a szállító azonosító számai alapján sorrendbe rendszerezik. Az átutalásra váró számlák utalványozásra kerülnek az ezzel a feladattal megbízott vezetők részéről. A Magyar Államkincstár felé közvetlenül, a kincstári körös számlák illetve a kiegészítő szelvénnyel ellátott (pl. több KTK-s) számlák továbbítandók. Az átutalások a 36/1999. (XII. 27) PM rendelet előírásainak megfelelően kerülnek kitöltésre, de minden esetben jelölni kell az átutalás kiemelt jogcím kódját.(kincstári tranzakciós kódot.). A GIRO ZRt-n keresztül továbbítandó átutalások az SAP rendszerben kerülnek leválogatásra. A rendszer által előkészített GIRO állományokból tranzakciós kódok szerint kötegek készülnek, hálózati kapcsolat alapján történik a feldolgozásuk. Tételes ellenőrzés után elektronikus úton átküldésre kerülnek az OEC Pénzügyi Osztályának illetékeséhez, ahol a jóváhagyó chip kártyával hitelesíti az állomány indítását a GIRO központ felé. Az adatállomány továbbítása közvetlen telefonos kapcsolaton keresztül történik. Ezen a modemen keresztül igazolja vissza a GIRO RT az OEC felé az elfogadott tételeket, mely visszaigazolást az OEC pénzügyi osztálya faxon továbbítja a DE EK GE felé. Az SAP pénzügyi nyilvántartó rendszer az átutalás elindításának tényét átutalás azonosító hozzárendelésével jelzi az adott számlán. 5.5.4.2. Ha egy átutaláson belül különböző kiadási jogcímhez kapcsolódó kifizetés szerepel, úgy a Kincstár felé átutalási megbízás kiegészítő szelvényt (PF1-K) (NK 0071.C) kell az átutalás mellé csatolni 36/1999. (XII. 27) PM rendelet szerint, mely a számla végösszegének bontását tartalmazza, kincstári tranzakciós kódonként. 5.5.4.3. A szelvényes átutalási megbízások, a Kincstárnál aláírási joggal bejelentett munkatársak által EK részéről aláírtan átküldésre kerülnek az OEC Pénzügyi Osztályára, ahonnan a második aláírás (OEC) után továbbítják a Magyar Államkincstár Debreceni Fiókjához. Az adott napi terhelések összesített forgalmáról az OEC pénzügyi osztálya megküldi az EK részére a terhelési és jóváírási értesítőt. 5.5.5. A banki bordero összeszerelése Az összevont számlakivonaton található terhelések és jóváírások sorrendjében a GE munkatársa által beazonosításra kerülnek a számlabizonylatok. A terhelési értesítésekkel összeszerelt számlák alapján a munkatársak berögzítik a kifizetés teljesítésének időpontját az SAP rendszerben (összepontozza), majd a megfelelő dátummal ellátott borítékba helyezik azokat irattározás céljából. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 9/16

5.6. Készpénzes számlák pénzügyi rendezése 5.6.1. Készpénzes számlák iktatása, kontírozása, keretterhelése Jelen szabályozás 5.5.1. 5.5.3. pontjaiban leírtaknak megfelelően történik. 5.6.2. Házi pénztári utalványozás és ellenjegyzés Részletes szabályait a DE Pénz-és értékkezelési Szabályzata házipénztárra vonatkozó része tartalmazza. 5.6.3. Házi pénztári kifizetés A házipénztárból történő adott napi kifizetésről az SAP rendszerben napi pénztárjelentés készül (FBCJ tranzakció). 5.6.4. Készpénz felvétel és igénylés Részletes szabályait a DE Pénz- és értékkezelési szabályzata tartalmazza. 5.7. A vevői számlák kezelése Az adósokkal/vevőkkel kapcsolatos számlázási tevékenységet a DE EK Gazdasági Egység munkatársai végzik. 5.7.1. A vevői számlák kiállítása 5.7.1.1.A tevékenység folyamatábráját a 6.2. Sz. melléklet tartalmazza. 5.7.1.2. A vevői számlák kiállítására vonatkozó igény jelentkezhet levélben az EK kérelmező szervezeti egység vezetőjének aláírásával vagy a DE OEC Számla kiállítást kezdeményező lapján (F 0664.C). A kérelmet az Adótörvények előírásainak megfelelően a számlát készítő előadó besorolja a számla elkészítéséhez. Az adóst/vevőt a vevői törzsállományban kikeresi annak megállapítására, hogy a partner szerepel-e a nyilvántartásban. Amennyiben az adós/vevő nem szerepel a törzsállományban, akkor annak adataival regisztrálja az SAP rendszerben. A számla kiállítása az ÁFA Törvény 169. (1) szerint V.R.104/3/új számla egy számlaértékkel (NK 0074.C) nevű nyomtatványon, vagy a rendszer által előállított, nyomtatott módon történhet. A kiállítással egy időben a főkönyvi könyvelés automatikusan megtörténik, így a követelés azonnal megjelenik az adós/vevő analitikában. Az SAP-ból nyomtatott számlaleporellós számla esetében: az első példány az adós/vevő partner számára kipostázásra vagy átadásra kerül, Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 10/16

második példány a Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz, vagy a napi pénztárjelentéshez kerül. harmadik és negyedik példány mint szigorú számadású nyomtatvány lefűzésre kerül az ÁFA analitikához. Az SAP rendszer által számlaformátumként nyomtatott számla esetében: A nyomtatandó példányszám első nyomtatáskor meghatározható Első példány az adós/vevő partner számára kipostázásra vagy átadásra kerül, Második példány a Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz, vagy a napi pénztárjelentéshez kerül. Harmadik példány mint szigorú számadású nyomtatvány lefűzésre kerül az ÁFA analitikához. Amennyiben kézzel kiállított 4 példányos számlatömb B.13-372/V.R.SZ. (K0615.C) kerül használatra, akkor a 4. példány a tömbben marad. 5.7.1.3. Abban az esetben, ha az EK szolgáltatást nyújtó szervezeti egysége maga állít ki készpénzfizetési számlát, a szervezeti egység a számlamásolatot továbbítja a Gazdasági Egységhez. A Magyar Államkincstár által megküldött összevont számlakivonathoz ezeket mellékeljük. 5.7.2. A kiszámlázott bevétel nyomon követése A Magyar Államkincstár által megküldött napi számlakivonat jóváírásai és a számlák csatolt másodpéldányai alapján összepontozásra kerül a bizonylat és ezzel egy időben a követelés teljesítettként jelenik meg az analitikában. 5.7.2.1 Ha a számla ellenértéke a fizetési határidőt követően meghatározott időn belül nem folyik be az OEC bankszámlájára, az adósnak/vevőnek fizetési felszólítás küldésére van lehetőség (F 0628.C), melyet az SAP rendszerből nyomtathatunk. Amennyiben többszöri felszólítás ellenére az adós/vevő nem rendezi tartozását, követelésünket az OEC Jogi Irodájának továbbítjuk. 5.8. Adatszolgáltatási kötelezettség 5.8.1. Havi adatszolgáltatási kötelezettség 5.8.1.1. A havi adatszolgáltatási kötelezettséget a Gazdasági Egység munkatársai számára a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet írja elő. Az adatszolgáltatást a rendelet AT-01, Adatszolgáltatás a Kincstári körbe tartozó költségvetési szerv által elismert tartozás állományról (NK 0075.C) formanyomtatványon kell elkészíteni. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 11/16

A kitöltött AT-01-t közvetlenül a DE GFI Pénzügyi főosztályára küldi meg a DE EK Gazdasági Egység vezetője a tárgyhó 25-i adataik alapján. Az adatszolgáltatás határideje: a Magyar Államkincstár felé tárgyhót követő hó 5-e. 5.8.1.2. Havi adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó-és járulékkötelezettségekről. 2003. évi CXII. Törvény az Adózás rendjéről (Art), 2007. évi CXXVII. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv), 1998. évi LXVI. Törvény az Egészségügyi hozzájárulásról (Eho) 2000. évi C. Törvény a Számvitelről (Számv. tv) követelményeinek megfelelően. A Gazdasági Egység a hó végén az analitikus nyilvántartások alapján elkészíti a természetbeni juttatások után fizetendő adókról, járulékokról szóló összesítést jogcímenként alap, adó, járulékfizetési kötelezettség bontásban és a Havi adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó- és járulékkötelezettségekről (F0662.C) elnevezésű nyomtatványon jelenti azokat a DE GF felé Az adatszolgáltatás határideje: tárgyhót követő 8-a. A GE munkatársa intézkedik a fizetendő összeg átutalásáról. 5.8.1.3.Havi bevallás az általános forgalmi adó havi kötelezettségének, illetve jogosultságának összegéről. 2003. évi CXII. Törvény az Adózás rendjéről (Art), 2007. évi CXXVII. Törvény az Általános forgalmi adóról (Áfa tv), előírásainak megfelelően a számviteli pénzforgalmi adatok alapján a Gazdasági Egység megállapítja a fizetendő ÁFA, az előzetesen felszámított adóköteles tevékenységhez kapcsolódó ÁFA visszaigényelhető összegét (APEH 0x65) (NK 0076.C). A bevallást továbbítja a DE Pénzügyi Főosztálya felé, és intézkedik az esetlegesen befizetendő összeg GF számlájára való átutalásáról. Az adatszolgáltatás határideje: tárgyhót követő 18-a. Amennyiben a befizetendő keletkezik, úgy az összeg átutalása megtörténik a DE Gazdasági Főigazgatósága felé. 5.8.2 Negyedéves adatszolgáltatás Negyedévente a Gazdasági Főigazgatóság költségfelosztást készít az SAP rendszer CO moduljában. A költségfelosztáshoz az EK GE aktualizálja a vetítési alapokat, illetve adatokat szolgáltat. 5.8.3 Félévenkénti adatszolgáltatási kötelezettségek A félévenkénti beszámolókhoz az EK Gazdasági Egysége megküldi a szükséges és kért információkat és adatokat a DE Gazdasági Főigazgatósága és az OEC Gazdasági Igazgatósága részére. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 12/16

A GFI Pénzügyi Főosztálya szintén az OEC Pénzügyi Osztálya részére elszámolást küld az I. Félévet érintő Kincstári előirányzat módosításról, mely jogcímenként rögzítésre kerül az SAP megfelelő moduljaiban. A PJ02/A Kiadások és bevételek alakulása az előirányzat-felhasználási keretszámlákon a Magyar Államkincstár által megküldött teljesítési adatokat a számviteli nyilvántartás kiemelt jogcímével egyeztetésre kerül. Az egyeztetést-mivel a PJ02-es nyomtatvány OEC szinten készül az OEC Pénzügyi Osztálya végzi. Az EK Gazdasági Egysége az adott időszakra vonatkozóan táblázatot készít a kifizetésekhez kapcsolódó KTK adatokról, azokat egyezteti az adott időszakra vonatkozóan az SAP rendszerből lehozandó PJ02-es listával. Az esetleges eltérésekről KTK módosítást nyújt be a MÁK felé. Az OEC költségvetési csoportjának munkatársai a PM táblák alapján összeállítják az I. Féléves intézményi költségvetési beszámolót, melyet megküldenek a GFI Pénzügyi Főosztálya felé összesítés céljából. A Kincstári és a főkönyvi nyilvántartási adatok közötti eltérést szövegesen indokolni kell a felügyeleti szervnek megküldött beszámoló részeként. Így a Centrumra vonatkozó eltérések indoklását a Pénzügyi Osztály megküldi a DE GFI Pénzügyi Főosztályának. 5.8.4 Év végi beszámoló készítése A MÁK január 10-ig megküldött PJ 02/A teljesítési adatait az OEC Gazdasági igazgatósága egyezteti a főkönyvi adatokkal. Ehhez részegyeztetést hajt végre az EK GE. Az esetleges eltéréseket kiegészítő szelvényen (NK 0071.C) nyomtatványon kel benyújtani az OEC GI-n keresztül. A főkönyvi eltéréseket az SAP-ban rendezzük. A végleges intézményi beszámolóhoz az EK GE elkészíti a DE GF és az OEC GI által kért kimutatásokat, jelentéseket. 5.8.5. Egyéb beszámolási kötelezettségek A különböző pályázatokhoz kapcsolódó elszámolási kötelezettség támogatónként eltérő határidejű. Témánként beszámolót kell készíteni a gazdálkodási időszakról, illetve végelszámolást kell készíteni a több évet érintő kutatási időszakról. A pénzügyi elszámolás mellékletét képezi a témavezető által összeállított szakmai szöveges beszámolónak. A beszámolásokra vonatkozó szabályok és rendelkezések alapján a GE éves és időszaki beszámolásokat készít a DE OEC Gazdasági Igazgatósága és a DE Gazdasági Főigazgatósága felé. Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 13/16

6. Mellékletek 6.1. A szállítói számlák kezelése, kifizetése 6.2. A vevői számlák kezelése 7. Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító F 0640.C F 0628.C F0662.C F 0663.C NK 0071.C NK 0072.C NK 0074.C NK 0075.C NK 0076.C Cím Elemi szöveges költségvetés (xls.) Fizetési felszólítás Adatszolgáltatás az államháztartással szembeni egyes adó- és járulékkötelezettségről Számlakísérő utalvány Átutalási megbízás kiegészítő szelvény Átutalási megbízás Számla SAP által automatikusan nyomtatott SzámlaVR.104/4/új Költségvetési szerv által elismert tartozás AT-01 APEH ÁFA bevallás 8. A folyamat működésére jellemző mutatók Sorszám Mutató megnevezése Mutató számítása Számítás gyakorisága 1. Bejövő számlák darabszáma Összes számla Évente egyszer 2. Kimenő számlák darabszáma Összes számla Évente egyszer 3. Költségvetés teljesítése Terv/tény Évente egyszer Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 14/16

A szállítói számlák kezelése, kifizetése 6.1. sz. melléklet Bejövő számla kezelése Módszer Pénzügyi osztály felelőse START Iktatás számítógépen szállítói analitikus nyilvántartásban pénzügyi előadó Alaki, tartalmi, formai, számszaki ellenőrzés, kiküldés a szervezeti egységekhez APEH által kiadott vámtarifaszám és statisztikai jegyzékszámok alapján pénzügyi előadó Szervezeti egység igazolja a számla jogosságát hiba esetén szállítóval szóban vagy írásban előadó A számlában szereplő Tétel szolgáltatáse? (igen) SAP FI rendszerben (nem) Yes No automatikus feladás -SAP anyagmodul (MM) Raktáros-gondnokság A számla újbóli iktatása, egyben keretterhelés Raktári bevételezés, állományba vétel - SAP eszköz modul (AM) Eszköznyílvántartó-gondnokság Banki átutalások Elkészítése GIRO, Illetve szelvényes formában MÁK előírásai alapján SAP rendszerből illetve manuálisan. MÁK által visszaigazolt terhelések banki borderó összeszerelése STOP Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 15/16

Vevői számlák kezelése 6.2. sz. melléklet Számlakészítés Módszer Pénzügyi osztály felelőse START Kérvény fogadása Levél az illetékes vezető aláírásával Szervezeti egység előadója Kérvény pontosítása specifikáció Szükség szerint szóban vagy írásban SZJ, VTSZ keresés ÁFA minősítés APEH által kiadott vámtarifaszám és statisztikai jegyzékszámok alapján Vevő adatainak egyeztetése a törzsállámánnyal Pénzügyi rendszerben No Yes A vevő nincs a törzsállományban Törzsadat karbantartása a vevő adataival. Adathiány estén egyeztetés a szervezeti egységgel SAP SD modul Számla elkészítése Számla aláírása, jóváhagyása Illetékes pénzügyi vezető, pénzügyi előadó Számla példányainak szortírozása, lefűzése Számla postázása STOP Kiadás dátuma: 2008. 10. 06. Oldalszám: 16/16