MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG GÉPJÁRMŰVEK KÖLTSÉGELSZÁMOLÁSÁNAK 1.1.1.1. SZABÁLYZATA MAGYAR OLIMPIAI BIZOTTSÁG REPREZENTÁCIÓS SZABÁLYZAT Hatályos: 2013. április 15.
BEVEZETÉS A tapasztalatok azt mutatják, hogy a reprezentáció elszámolásának rendjével kapcsolatban számos elvi és gyakorlati problémát jelent a szabályszerű költségelszámolás gyakorlati végrehajtása. Miután ezt a szabályzatot a törvény nem említi a kötelezően elkészítendő szabályzatok között a vállalkozásnak kell eldönteni, hogy elkészíti-e, vagy nem. A MOB működése során meghatározó szerepet tölt be a hazai és nemzetközi kapcsolatok magas színvonalú követelmény rendszere, amelyhez a reprezentációs feltételek biztosítása is alapelvárás. A szabályzatot a kapcsolódó a szabályzat hatályba lépésének időpontjában hatályban lévő jogszabályi előírásoknak megfelelően állítottuk össze, figyelemmel minden a MOB-nál előforduló (előfordulható) esetre. Jelen szabályzat a reprezentációs tevékenységek elszámolásával kapcsolatos feladatok végrehajtásához nyújt segítséget. A tevékenységek megfelelő ellátását biztosító formanyomtatványokat a mellékletben csatoljuk. A szabályzat tartalmazza a reprezentációs elszámolásokkal kapcsolatos - a szabályzat készítésének időpontjában hatályos - főbb jogszabályi hivatkozásokat is. A szabályzat hozzájárul ahhoz, hogy a Magyar Olimpiai Bizottság (továbbiakban: MOB és/vagy vállalkozás,és/vagy gazdálkodó szervezet), mint kiemelkedően közhasznú társadalmi szervezetnél a reprezentációs kiadások elszámolásának rendje feleljen meg a jogszabályi előírásoknak, és ezáltal elősegítse a szabályszerűségi követelmények érvényesülését. A szabályzat tartalmazza mindazokat a megoldásokat, melyek a jogszabályi előírások betartása mellett az adottságoknak, lehetőségeknek, továbbá a belső igényeknek megfelelően a feladatellátás megfelelő végrehajtásában segítséget nyújthat. 2
Tartalomjegyzék BEVEZETÉS... 2 I.ÁLTALÁNOS RÉSZ... 4 1.2. A szabályzat célja... 4 1.3. A szabályzat hatálya... 4 1.4. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai:... 4 1.5. Értelmező rendelkezések... 4 II. A REPREZENTÁCIÓ KERETEI... 6 2.1. A reprezentáció tárgya... 6 2.2. A reprezentációs keret mértéke... 6 III. A REPREZENTÁCIÓS KERET TERHÉRE MEGVALÓSULÓ KIFIZETÉSEK SZABÁLYAI... 8 3.1. A vezetői reprezentációs keret folyósítása és elszámolása... 8 3.2. Rendezvényekkel kapcsolatos reprezentációs keret folyósítása és elszámolása 8 3.3.Üzleti ajándékozások elszámolása, nyilvántartása... 9 3.4.Adók és járulékok megfizetése... 10 IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 11 V. MELLÉKLETEK... 12 1. számú melléklet: Igénybejelentő lap és engedély rendezvények, ünnepségek reprezentációs költségeinek elszámolásához... 12 2. számú melléklet: Elszámoló lap ünnepségek, rendezvények reprezentációs költségeinek elszámolásához... 13 3. számú melléklet: Nyilvántartás a vezetői reprezentációs keretről és annak felhasználásáról... 14 4. számú melléklet: Nyilvántartás rendezvények, ünnepségek reprezentációs keretről és annak felhasználásáról... 15 A Magyar Olimpiai Bizottság (a továbbiakban: MOB) reprezentációs elszámolásokra vonatkozó rendjét az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és 3
támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény és a személyi jövedelemadóról 1995. évi CXVII. törvény vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével a következők szerint határozom meg. I.ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.2. A szabályzat célja A reprezentációs szabályzat (továbbiakban: szabályzat) célja, hogy a Magyar Olimpiai Bizottság meghatározza a reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítésének és elszámolásának szabályait, továbbá a vezetők részére a (belföldi) reprezentációs keret felhasználási jogosultságát, az alkalmazható keretek összegét, valamint a vendéglátási költségnormákat és azok felhasználásának rendjét. 1.3. A szabályzat hatálya Szabályzatában foglalt előírások a MOB valamennyi munkatársára, érintett személyére és szervezetére vonatkoznak. 1.4. A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai: A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény a belföldi reprezentációról szóló 14/2008. ÖM utasítás a MOB Szervezeti és Működési Szabályzata; a MOB gazdasági szervezet ügyrendje. 1.5. Értelmező rendelkezések 1. Reprezentáció: Az SZJA törvény 69. (10) bekezdés d) pontja alapján a MOB tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás. 2. Nem reprezentációs alkalom: a munkahelyi karácsonyi, húsvéti, stb. - és egyéb személyhez kötött megemlékezések, mert ezek nem függenek össze a MOB tevékenységével. 3. Elfogadható reprezentációs alkalom: az olyan munkaértekezlet, amelyen különböző egységek képviselői vesznek részt, vagy társintézményekkel közösen tartott egyeztetések, az adott szakmát érintő rendezvények, fogadások konferenciák, konzultációk, továbbképzések. 4. Vendéglátás: az étel, ital biztosítását jelenti. A vendéglátás keretében biztosított, illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak számítanak. Az érintett fogyasztási cikkek a következők lehetnek: Élelmiszerek: kávé, capuccino, tej, kakaó, tea, citromlé, cukor, édesítőszer, üdítőitalok, ásványvíz, aprósütemény, szendvicsek Egyéb termékek: virág, papírtálca, szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag A vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazás, szállás, és szabadidő programokat kell érteni. 5. Természetbeni juttatás (az SZJA tv. 69. (1) bekezdés a) és b) pontja szerint): 4
a kifizető által magánszemélynek adott reprezentáció és üzleti ajándék, a kifizető által egyidejűleg több magánszemélynek ingyenesen vagy kedvezményesen átadott termék, nyújtott szolgáltatás révén juttatott adóköteles bevétel, ha a juttatás körülményei alapján a kifizető jóhiszemű eljárása ellenére nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett bevételt. E rendelkezést kell különösen alkalmazni a kifizető által több magánszemély számára szervezett rendezvény, esemény keretében nyújtott vendéglátás (étel, ital), a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (pl.: utazás, szállás, szabadidőprogram) esetében, ha az nem minősül reprezentációnak. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 7. -a szerint jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a következő bevételt: reprezentációt és az üzleti ajándékot, ha a juttatót az adott juttatás tekintetében a belföldi jogszabály alapján nem terheli adókötelezettség. 5
II. A REPREZENTÁCIÓ KERETEI 2.1. A reprezentáció tárgya A szabályzat hatálya kiterjed a MOB érdekében felmerülő és reprezentációs keret (előirányzat) terhére elszámolt kiadásokra, melyeknek tárgya: költsége. a) vendéglátás (étel, ital fogyasztás, ezen felül nyújtott szolgáltatás), b) üzleti célú ajándékozás, c) vezetői beosztással kapcsolatos személyi reprezentáció, d) termék ellenérték nélküli átadása ajándékozás céljából, e) ünnepségekkel, rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás, f) rendezvényeken vagy versenyeken történő ajándéksorsolás, g) stb. Reprezentációs keret: a meghatározott tárgyban, termékek és szolgáltatások ellenértékének, valamint az azok juttatásával járó közterhek, járulékok fedezésére szolgáló elkülönített pénzügyi keret. A reprezentációs keret forrása kizárólag a MOB saját bevétele lehet (rendezvények MOB szakmai feladatok). A reprezentációs keret lehet személyek részére kiadott (vezetői reprezentáció), illetve rendezvények lebonyolításához költségnormák alapján biztosított reprezentációs keret. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 70.. (2), (2a) bekezdéseinek értelmében egyes meghatározott juttatásnak minősül az adóévben reprezentáció és üzleti ajándékok juttatása alapján meghatározott jövedelem azzal, hogy a jövedelem meghatározásánál figyelmen kívül kell hagyni az e törvény előírásai szerint adómentes juttatásokat. Ha a kifizető egyesület, köztestület, egyházi jogi személy, alapítvány, a (2) bekezdéstől eltérően mentes az adó alól az adóévben reprezentáció és a minimálbér 25 százalékának megfelelő egyedi értéket meg nem haladó üzleti ajándékok juttatása alapján meghatározott jövedelem azon része, amely a közhasznú, illetve cél szerinti tevékenysége érdekében felmerült, az adóévre vonatkozó beszámolóban kimutatott összes ráfordítás 10 százalékát, de legfeljebb az adóévre elszámolt éves összes bevétele 10 százalékát nem haladja meg. A MOB éves reprezentációs keret összegét a költségvetés elfogadásával a MOB Közgyűlése hagyja jóvá. 2.2. A reprezentációs keret mértéke A reprezentációs keret mértéke a keret fedezetére szolgáló saját bevétel legfeljebb10 %-a lehet. 6
Az éves reprezentációs keret maximumának megállapítása a gazdasági vezető feladata, aki erről minden üzleti év május 31-ig számítással alátámasztottan írásban tájékoztatja a főtitkárt. A tájékoztatás alapján a főtitkár az éves költségvetés lehetőségeinek figyelembe vételével minden üzleti év március 25-ig megállapítja a reprezentációs keret mértékét, melynek összegét a költségvetés tervezésekor figyelembe kell venni. 7
III. A REPREZENTÁCIÓS KERET TERHÉRE MEGVALÓSULÓ KIFIZETÉSEK SZABÁLYAI 3.1. A vezetői reprezentációs keret folyósítása és elszámolása A vezetői reprezentációs keret terhére az érintett részére előleg folyósítható. A vezetői reprezentációs keret felhasználása havonta, utólagos elszámolással történik. A reprezentációs kiadások számláival minden tárgy hónapot követő 5. naptári napig el kell számolni a pénzügyi csoport felé az adó- és járulékfizetési kötelezettség megállapítása miatt. A fel nem használt havi reprezentációs keret, következő hónapra nem vihető át. A keretösszegen felüli kiadás elszámolása csak külön Főtitkári, engedély alapján történhet. Ha a személyes reprezentációs keretre jogosult vezető beosztású munkavállaló jogviszonya a hónap utolsó napja előtt - megszűnik, a részére a tárgyhónapban elszámolt összegekkel időarányosan kell elszámolnia. A kiállított számlákra vonatkozó követelmények: A vezetői reprezentációs keret felhasználását az érintettek kötelesek a tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig munkanapjáig (december hónapban az utolsó munkanapig) a Magyar Olimpiai Bizottság nevére és címére kiállított és leigazolt (felelős vezető által szignált) számlával a pénztáros felé elszámolni, aki ellenőrzi annak formai és tartalmi megfelelősségét. A teljesítés (megtörténtét) igazolását a vezetői reprezentációs keretet felhasználó vezeti rá a számlára. Ennek során minden elszámolásra egységesen a következő szöveget kell rávezetni: A számla összegét vezetői reprezentációs keretem terhére kérem elszámolni. A bizonylatok leadását és azok befogadását követően a munkaköri leírásában ezzel megbízott pénzügyi munkatárs intézkedik a reprezentációs költségek megtérítéséről. A kifizetést a házipénztárból vagy átutalás útján 5 munkanapon belül kell teljesíteni, a határidőre történő teljesítésért a pénztáros felel. A vezetői reprezentációs keretről és annak felhasználásáról a munkaköri leírásában arra kijelölt pénzügyi munkatárs analitikus nyilvántartást vezet a 3. számú melléklet szerinti adattartalommal, amely az adó- és járulékfizetési kötelezettség megállapításának alapját képezi. 3.2. Rendezvényekkel kapcsolatos reprezentációs keret folyósítása és elszámolása A Magyar Olimpiai Bizottságot érintő ünnepségnek és rendezvénynek kizárólag a Közgyűlés és/vagy az Elnökség (rendkívül indokolt esetben a Főtitkár) által jóváhagyott ünnepség, rendezvény, fogadás minősül. 8
A tervezhetőség érdekében az éves munkatervben szereplő valamennyi rendezvénynél, ünnepségnél szerepeltetni kell - annak besorolását, és a besorolás szerint meghatározott összegének figyelembevételével - kalkulált és tervezett várható reprezentációs költségét. Amennyiben év közben előre nem tervezett ünnepség, rendezvény megrendezése válik szükségessé, abban az esetben annak reprezentációs keretét a Közgyűlésnek és/vagy az Elnökségnek a megrendezés előtt el kell fogadnia. Az ünnepségek és rendezvények reprezentációs keretének előlegként történő kifizetéséhez annak tervezett időpontját megelőzően a rendezvény szervezésével a MOB Főtitkára által megbízott, MOB állományába tartozó felelős vezetőnek a 1. számú melléklet szerinti Igénylő lapot kell kitöltenie, melyet a Főtitkár hagy jóvá (engedélyezi). Az ünnepségekkel, rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás költségnormái (valamint annak a vezetői reprezentációs keret terhére való túllépése) alapján a felhasznált költségek elszámolásához a Gazdasági vezető részére jóváhagyás céljából - a 2. számú melléklet szerinti Elszámoló lapot kell benyújtani. Az Elszámoló laphoz az elszámolást végzőnek csatolnia kell az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, bizonylatokat, továbbá a rendezvényen résztvevők névsoráról készült jelenléti ívet is. A kiállított számlákra vonatkozó követelmények: A rendezvények reprezentációs keretének felhasználását az érintettek kötelesek (december hónapban az utolsó munkanapig) a Magyar Olimpiai Bizottság nevére és címére kiállított és leigazolt (felelős vezető által szignált) számlával a pénztáros felé elszámolni, aki ellenőrzi annak formai és tartalmi megfelelősségét. A teljesítés (megtörténtét) igazolását a rendezvényi reprezentációs keretet felhasználó vezeti rá a számlára. Ennek során minden elszámolásra egységesen a következő szöveget kell rávezetni: A számla összegét rendezvényi reprezentációs keretem terhére kérem elszámolni. A számlák teljesítésének igazolására a rendezvény lebonyolításáért felelős munkavállaló, mint a szabályzatban erre felhatalmazott személy jogosult. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások elszámolását a lebonyolítást követően 5 munkanapon belül kell elkészíteni és a munkaköri leírásában ezzel megbízott pénzügyi munkatárs felé elszámolni, aki ellenőrzi annak formai és tartalmi megfelelősségét. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások felhasználásáról a munkaköri leírásában arra kijelölt pénzügyi munkatárs analitikus nyilvántartást vezet a 4. számú melléklet szerinti adattartalommal, amely az adó- és járulékfizetési kötelezettség megállapításának alapját képezi. 3.3.Üzleti ajándékozások elszámolása, nyilvántartása Üzleti ajándékozásnak minősülő kiadások elszámolása a MOB nevére, címére kiállított számlák alapján történik. Az üzleti ajándék beszerzése során figyelemmel kell lenni az 1995.évi CXVII. törvény üzleti ajándékra vonatkozó szabályokra: az üzleti ajándék értéke a minimálbér 25 százalékának megfelelő egyedi értéket nem haladhatja meg. 9
Csak azokat az üzleti ajándékokat adhatják adómentesen, amelyek egyedi értéke nem haladja meg a minimálbér 25 százalékát. Az üzleti ajándékot tartalmazó számlákra rá kell írni, hogy milyen alkalomra, kinek került átadásra a cégnév és a magánszemély nevének feltüntetésével. A kiállított számlákra vonatkozó követelmények: Az üzleti ajándék vásárlását az érintettek kötelesek (december hónapban az utolsó munkanapig) a Magyar Olimpiai Bizottság nevére és címére kiállított és leigazolt (felelős vezető által szignált) számlával a pénztáros felé elszámolni, aki ellenőrzi annak formai és tartalmi megfelelősségét. A teljesítés (megtörténtét) igazolását a vezetői vagy rendezvényi reprezentációs keretet felhasználó vezeti rá a számlára. Ennek során minden elszámolásra egységesen a következő szöveget kell rávezetni: A számla összegét vezetői reprezentációs keretem terhére kérem elszámolni. vagy A számla összegét rendezvényi reprezentációs keretem terhére kérem elszámolni. A számlák teljesítésének igazolására az érintett vezető, illetve a rendezvény lebonyolításáért felelős munkavállaló, mint a szabályzatban erre felhatalmazott személy jogosult. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások elszámolását a lebonyolítást követően 5 munkanapon belül kell elkészíteni és a munkaköri leírásában ezzel megbízott pénzügyi munkatárs felé elszámolni, aki ellenőrzi annak formai és tartalmi megfelelősségét. Az ünnepséggel, rendezvénnyel kapcsolatos kiadások felhasználásáról a munkaköri leírásában arra kijelölt pénzügyi munkatárs analitikus nyilvántartást vezet a 3. és 4. számú melléklet szerinti adattartalommal, amely az adó-, és járulékfizetési kötelezettség megállapításának alapját képezi. 3.4.Adók és járulékok megfizetése Egyesület, köztestület, egyházi jogi személy, alapítvány, közalapítvány esetében 2012-ben nincs lényeges adó-, és járulék fizetést érintő - változás. Megmaradt ugyanis ezen szervezetek esetében az a szabály, hogy adómentesen adhatnak üzleti ajándékot, számolhatnak el reprezentációs költséget az összes bevételük vagy az összes költségükráfordításuk - a két összeg közül a kisebbet kell figyelembe venni - értékének 10 százalékáig. Az értékhatárt meghaladó összeg után már nekik is jelentkezik a kiszámított, összesen 51,17% mértékű közteher. Csak azokat az üzleti ajándékokat adhatják adómentesen, amelyek egyedi értéke nem haladja meg a minimálbér 25 százalékát. Tekintettel arra, hogy a fenti non-profit szervezetek esetében csak év végén állapítható meg az adómentesen elszámolható rész, így esetükben - az eddigi gyakorlattal egyezően - a reprezentációs költségek és az üzleti ajándékok után elszámolandó közterheket a tárgyévet követő év ötödik havi adóés járulékbevallásában kell bevallaniuk és megfizetniük. 10
IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Ez a szabályzat 2013. április 15. napján lép hatályba. A MOB-nál gondoskodni kell arról, hogy a szabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék. A szabályzat végrehajtásáról a Gazdasági vezető gondoskodik. Kelt: Budapest, április 15... főtitkár, mint a MOB képviseletére jogosult személy 11
V. MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Igénybejelentő lap és engedély rendezvények, ünnepségek reprezentációs költségeinek elszámolásához Igénybejelentő lap és engedély rendezvények, ünnepségek reprezentációs költségeinek elszámolásához Rendezvény megnevezése és célja:.... Rendezvény helye és tervezett időpontja:... Meghívottak tervezett köre:... Meghívottak tervezett létszáma:... fő A MOB részéről tervezett létszám:... fő Összesen létszám:... fő Rendezvény besorolása és költségnormája a reprezentációs szabályzat alapján: - besorolás:. - költségnorma: Ft/ fő Rendezvény (költségnormák alapján számolt) tervezett összköltsége: Ft A rendezvény az éves munkatervben: szerepel - nem szerepel Kelt,.201. év hó nap... rendezvény szervezéséért felelős A rendezvényre tervezett reprezentációs költségek felhasználását engedélyezem. Kelt,.201. év hó nap.... (felelős vezető, mint kötelezettségvállaló) ellenjegyző 12
2. számú melléklet: Elszámoló lap ünnepségek, rendezvények reprezentációs költségeinek elszámolásához Elszámoló lap ünnepségek, rendezvények reprezentációs költségeinek elszámolásához Rendezvény megnevezése és célja: Rendezvény helye és időpontja:.. Meghívottak köre:... A rendezvényen ténylegesen résztvevők létszáma a mellékelt jelenléti ív szerint:.. fő A rendezvény besorolása, a reprezentációs szabályzat szerint elszámolható költség: Rendezvény besorolása Költségnorma Ft/fő Elszámolható kiadás (Ft): norma x fő A rendezvény tényleges, számlák szerinti összköltsége: Ft csatolt számlák: db jelenléti ív(ek):.db egyéb okmányok(meghívó, emlékeztető stb):. db Kelt,.201. év hó nap... rendezvény szervezéséért felelős vezető 13
3. számú melléklet: Nyilvántartás a vezetői reprezentációs keretről és annak felhasználásáról Nyilvántartás a vezetői reprezentációs keretről és annak felhasználásáról Időszak: 201.. negyedév Név: Beosztás: hónap: Reprezentációs keret összege Ft: Sorszám dátum pénztár/bank hivatkozás 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap: számla szám kifizetett összeg maradvány Ft Reprezentációs keret összege Ft: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap: Reprezentációs keret összege Ft: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen I. negyedéves elszámolás keret összesen felhasználás maradvány 14
4. számú melléklet: Nyilvántartás rendezvények, ünnepségek reprezentációs keretről és annak felhasználásáról Nyilvántartás rendezvények, ünnepségek reprezentációs keretről és annak felhasználásáról Időszak: 201... év Éves előirányzat: hónap: Ft Reprezentációs keret összege Ft: Sorszám dátum pénztár/bank hivatkozás 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap: számla szám kifizetett összeg maradvány Ft Reprezentációs keret összege Ft: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen hónap: Reprezentációs keret összege Ft: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hónap összesen 2012. évi elszámolás keret összesen felhasználás maradvány 15
16