BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁ- NAK SZABÁLYZATA Hatályos 2014. január 1-től 1
Tartalomjegyzék 1. Általános rendelkezések...3 2. Beszerzési terv:...4 3. Összeférhetetlenség...5 4. A beszerzési érték és az értékhatárok meghatározására vonatkozó szabályok...5 5. Beszerzési eljárás lefolytatásának általános rendje...6 6. A beszerzési tevékenység irányításával, valamint a feladatok megszervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatok és hatáskörök...7 7. Szerződések nyilvántartásának rendje...8 8. A beszerzések lebonyolításának ellenőrzése...9 9. Záró rendelkezések...9 Beszerzési terv (minta)...11 Ajánlatkérés-(minta)...12 Nemzeti értékhatár alatti eljárás bírálati és döntési jegyzőkönyv-(minta)...13 Megismerési nyilatkozat...14 2
BESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSÁNAK SZABÁLYZATA A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseinek lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: kormányrendelet) 13. (2) bekezdés b/ pontja alapján a következők szerint szabályozza: 1. Általános rendelkezések 1.1. A szabályzat célja: hogy rögzítse a Józsefvárosi Intézményműködtető Központ ( a továbbiakban JIK) közbeszerzési értékhatár alatti beszerzései előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a beszerzési eljárás dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. 1.2. A szabályzat hatálya kiterjed minden a közbeszerzési értékhatárt el nem érő árubeszerzésre, építési beruházásra, felújításra és karbantartásra, valamint szolgáltatás megrendelésére, (továbbiakban: beszerzés). 1.3. A JIK 2013. január 1-jétől ellátja az alábbi köznevelési intézmények gazdálkodási, pénzügyi-számviteli, működtetési, üzemeltetési, étkeztetési feladatait: GYEREK-VIRÁG Napközi Otthonos Hétszínvirág Napközi Otthonos Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos KINCSKERESŐ Napközi Otthonos Koszorú Napközi Otthonos Mesepalota Napközi Otthonos Napraforgó Napközi Otthonos Napsugár Napközi Otthonos Pitypang Napközi Otthonos Százszorszép Napközi Otthonos Szivárvány Napközi Otthonos TÁ-TI-KA Napközi Otthonos Várunk Rád Napközi Otthonos 1.4. Az állami intézményfenntartó központ és az önkormányzat által kötött megállapodás alapján működteti az alábbi intézményeket: Deák Diák Általános Iskola Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Losonci Téri Általános Iskola (ezen belül Tanuszoda) Németh László Általános Iskola 3
Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Józsefvárosi Pedagógiai Intézet 1.5. A szabályzat hatálya nem terjed ki a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozó, valamint a katasztrófa okozta károk elhárítása érdekében szükségessé váló, azonnali beszerzésekre. 2. Beszerzési terv: A JIK és az önállóan működő intézmények a költségvetési előirányzatuk erejéig jogosultak készlet, anyag és eszközbeszerzésre, szolgáltatás megrendelésére. A köznevelési intézmények vezetői által negyedévente megküldött igények összesítése után kerül sor a beszerzésre, illetve megrendelésre. Az igényeket a negyedévet megelőző hónap 20-áig adják le a műszaki igazgatóhelyettesnek. Karbantartási munkák megrendelése előtt a köznevelési intézmények vezetőinek javaslatát is ki kell kérni. A Beszerzési és a Közbeszerzési Szabályzatot minden esetben figyelembe kell venni, függetlenül attól, hogy eszközbeszerzés, készletbeszerzés vagy szolgáltatás megrendelésről van szó. 2.1. A beszerzések tárgya: A beszerzés tárgya lehet: a.) árubeszerzés, b.) építési beruházás, felújítás, karbantartás, c.) szolgáltatás megrendelése. 2.2. Árubeszerzés: Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak vételi joggal, vagy anélkül történő megszerzése. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. 2.3. Építési beruházás, felújítás, karbantartás: Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) a Kbt. 1. számú mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése, vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; 4
meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történő kivitelezése. 2.4. Szolgáltatás megrendelése: Az olyan árubeszerzésnek és építési beruházásnak, felújításnak nem minősülő visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése. Ha a szerződés több egymással szükségszerűen összefüggő beszerzési tárgyat foglal magában, a meghatározó értékű beszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. A beszerzési terv mintáját az 1. sz. melléklet tartalmazza. 3. Összeférhetetlenség A beszerzési eljárás előkészítése, az ajánlattételi felhívás elkészítése során, vagy a beszerzési eljárás más szakaszában az ajánlatkérő (megrendelő) nevében nem járhat el, illetőleg az eljárásba nem vonható be a beszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdálkodó szervezet (továbbiakban: érdekelt gazdálkodó szervezet), illetőleg az olyan személy vagy szervezet, aki, illetőleg amely: a.) az érdekelt gazdálkodó szervezettel munkaviszonyban, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban áll, b.) az érdekelt gazdálkodó szervezet vezető-tisztségviselője vagy felügyelő bizottságának tagja, c.) az érdekelt gazdálkodó szervezetben tulajdoni részesedéssel rendelkezik, d.) az a)-c) pont szerinti személy hozzátartozója. 4. A beszerzési érték és az értékhatárok meghatározására vonatkozó szabályok 4.1. A beszerzés értékének meghatározása és értelmezése A beszerzés értékén a beszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A beszerzés megkezdésén a beszerzési eljárást megindító hirdetmény, ajánlatkérés, megrendelés feladásának (megküldésének) időpontját kell érteni. 5
4.2. A beszerzések értékhatára A becsült érték kiszámítása során mindazon beszerzés tárgyának értékét egybe kell számítani, amelyek műszaki-gazdasági funkcionális egységet képeznek és időbeli összefüggés áll fenn a beszerzés tárgyai között. 5. Beszerzési eljárás lefolytatásának általános rendje 5.1. Intézményi beszerzés esetén: 5.1.1. Az 100.000 Ft egyedi értékét meg nem haladó beszerzések esetén elegendő megrendelést küldeni a lehetséges szállító részére. 5.1.2. az a.) pontban megjelölt értéket meghaladó, de 3.000.000 Ft-ot el nem érő egyedi beszerzési érték esetén legalább három db ajánlatot kell bekérni a lehetséges szállítóktól, és az összességében legelőnyösebb ajánlatról a műszaki igazgatóhelyettes és a műszaki csoportvezető írásbeli véleménye alapján a JIK igazgatója dönt, 5.1.3. a 3.000.000 Ft egyedi beszerzési értéket elérő, vagy meghaladó beszerzések esetén legalább három db ajánlatot kell bekérni a lehetséges szállítóktól, és az összességében legelőnyösebb ajánlatról 3 fős Bírálóbizottság dönt, amely írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a beszerzési eljárást lezáró, döntést hozó JIK igazgató részére. 5.2. A beszerzési eljárás során a JIK igazgató, vagy az műszaki igazgatóhelyettes aláírása szükséges a megrendeléshez, ajánlatkéréshez, a gazdasági igazgatóhelyettes ellenjegyzése mellett. 5.3. A megrendelés, az ajánlatkérés csak akkor küldhető el, ha a szerződés megkötéséhez szükséges engedélyek megléte esetén csak akkor tehető közzé, ha az intézmény, mint ajánlatkérő (megrendelő) rendelkezik a szerződés teljesítését biztosító anyagi fedezettel, vagy az arra vonatkozó biztosítékkal, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll. A ajánlatkérés mintáját a 2. sz. melléklet tartalmazza. 5.4. Az 5.1.3.. pontban meghatározott összegű megrendelés esetén a bírálóbizottság tagjaira az műszaki igazgatóhelyettes tesz javaslatot a JIK igazgató részére, aki dönt a bizottsági tagok személyéről. 5.5. A Bírálóbizottságot az ajánlatok bekérésének tárgyától függően eseti jelleggel kell felállítani. 5.6. Az ajánlatok elbírálására, véleményezésére létrehozott bizottság tagjait úgy kell kijelölni, hogy az ajánlattevők - beszerzés tárgya szerinti - gazdasági-pénzügyi, illetve műszaki alkalmasságának megítélésére vonatkozóan megfelelő szakérte- 6
lemmel rendelkezzenek. A bírálati jegyzőkönyv mintáját a 3. sz. melléklet tartalmazza. 5.7. Érvénytelennek kell minősíteni az ajánlatot, ha: 5.7.1. az ajánlatok beérkezésére meghatározott ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be, 5.7.2. az ajánlattevő, illetőleg alvállalkozója nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek, 5.7.3. egyéb módon nem felel meg az ajánlati felhívásban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek, 5.7.4. az ajánlat kirívóan alacsony ellenszolgáltatást tartalmaz 5.7.5. lehetetlen vagy túlzottan magas vagy alacsony méretékű, illetőleg kirívóan aránytalan kötelezettségvállalást tartalmaz 5.7.6. A jegyzőkönyv elkészítéséért a műszaki igazgatóhelyettes felelős. 5.7.7. A beszerzési eljárást lezáró döntésről, az ajánlatok elbírásáról, a döntést követő három napon belül írásban tájékoztatni kell az ajánlattevőket. 5.7.8. A tájékoztatás elküldéséért a műszaki igazgatóhelyettes a felelős. 6. A beszerzési tevékenység irányításával, valamint a feladatok megszervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatok és hatáskörök. 6.1. A szervezet beszerzési tevékenységének irányításáért a műszaki igazgatóhelyettes a felelős. Feladata különösen: 6.1.1. felügyeli a beszerzések teljes folyamatát, rendszeresen ellenőrzi a beszerzési eljárásban bevont dolgozók és egyéb személyek tevékenységét, 6.1.2. azonnal köteles kivizsgálni, minden beszerzést zavaró körülményt és minden olyan esetet, amely annak eredményét befolyásolhatja, 6.1.3. jogkörében minden olyan intézkedést meg tesz, illetve köteles megtenni, amely a beszerzések lefolytatásának jogszerűségét és erkölcsi tisztaságát biztosítja, 6.1.4. rendelkezik a beszerzésekkel kapcsolatos feladatok beosztására, s azt a dolgozók munkaköri leírásában rögzíti. 6.2. A JIK beszerzésivel kapcsolatos teendők előkészítése a koordinálást végző műszaki csoport munkatársainak feladata és hatásköre az alábbiak szerint: 6.2.1. az ajánlatok és a dokumentáció előkészítése, intézkedés a kiküldéséről, 6.2.2. az adott beszerzésnél érvényesíteni kívánt pénzügyi, jogi követelmények meghatározása, 6.2.3. a beszerzési dokumentumok elkészítésében közreműködő alkalmazottak, szakértőként megbízott személyek, vagy gazdálkodó szervezetek, kiválasztására javaslattétel, 6.2.4. folyamatosan vizsgálja, hogy a beszerzések pénzügyi fedezete biztosítotte, 7
6.2.5. rendszeresen ellenőrzi a teljesítések szerződésszerűségét, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás, arányát és összhangját, 6.2.6. gondoskodik a beszerzésekkel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátásáról, 6.2.7. azonnal tájékoztatja a szervezet vezetőjét, ha feladatkörébe tartozó munkájának végzése során szabálytalanságot vagy szervezetünk működési köre vonatkozásában célszerűtlenséget tapasztal és a jogkör gyakorlójánál intézkedés megtételét kezdeményezi, 6.2.8. a jelen szabályzatban meghatározott egyéb feladatok végrehajtása. 6.2.9. A JIK a szerződések kötésére vonatkozó előírások (kötelezettségvállalás, ellenjegyzés stb.) betartásával köti meg a szerződést az összességében legelőnyösebb ajánlatot adóval. Amennyiben az eljárás nyertese visszalép és az ajánlati felhívásban ezen kitétel szerepel akkor az intézmény jogosult az eredmény kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevővel megkötni a szerződést. 6.2.10. Az Áht. 37. (1) bekezdése alapján a kötelezettségvállalásnak (megrendelésnek, szerződésnek) mindig írásban kell megtörténnie. Az Ávr. 53. (1) bekezdése alapján nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek a) értéke a százezer forintot nem éri el, b) pénzügyi szolgáltatások igénybevételéhez kapcsolódnak, vagy c) az Áht. 36. (2) bekezdése szerinti egyéb kifizetésnek minősül. 6.2.11. A szerződés teljesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos feltételekre vonatkozó előírásokra a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni. 7. Szerződések nyilvántartásának rendje 7.1. A szerződések előkészítése során az alábbi adatok feltüntetése szükséges: - iktatószám, ügyintéző - magánszemély esetében: név, cím, személyi azonosító adatok (szig. szám, személyi adóazonosító jel, adószám), - cégek esetében székhely, cégjegyzékszám, adószám, képviselő neve, - szerződés tárgya, - teljesítés tartalma és határideje, - a pénzügyi kifizetés teljesítésének feltételei, módja, határideje, - hibás, vagy nem teljesítés esetére kikötött szankciók, - garanciák és azok időtartama, - teljesítés igazolás kiállítására jogosult neve. A szerződés tervezetét a jogásszal láttamoztatni kell, aki köteles cégek esetében a cégnyilvántartási adatokkal, és az NAV által közzétett adósnyilvántartással összevetni. 8
7.2. A megrendelések és a szerződések az ECOSTAT program Kötelezettségvállalási moduljában kerülnek iktatásra, rögzítésre, ezzel is megteremtve a nyilvántartási kötelezettséget. A nyilvántartás vezetéséért az azzal írásban kijelölt személy a felelős. Az árajánlatok a jóváhagyott kiértékelésekkel, és a választott ajánlattevő megrendelésének, szerződésének egy példányával kerülnek lefűzésre: 7.3. A számla mellékletét képezik az érvényes megrendelések, szerződések. A bizonylatok tárolásáért az evvel megbízott ügyintéző a felelős.. 7.4. A szerződést előkészítő személy köteles az abban foglalt határidőket figyelemmel kísérni. Jogszerű a kifizetés abban az esetben, ha rendelkezésre áll a megkötött szerződés, a szerződés szerinti teljesítésigazolás megtörtént és jogosult által benyújtott számla kiállítása az előírásoknak megfelel. 7.5. Ha a szerződés alapján további teljesítés (pl. jótállás, garancia vagy egyéb kötelezettség) lehetséges, az ügyirat véglegesen nem helyezhető irattárba, hanem a további teljesítéshez nyitva álló időre határidős nyilvántartásba kell venni a határidőt megelőző 15. napig. 8. A beszerzések lebonyolításának ellenőrzése 8.1. A beszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése az intézmény független belső ellenőrének hatáskörébe tartozik. Az ellenőrzés során különös gondot kell fordítani a szabályszerűségre, az elbírálás szempontjainak előkészítésére, és azok elbírálás során történő érvényesítésére. 8.2. Amennyiben a beszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, arról az intézmény köteles a fenntartót haladéktalanul tájékoztatni. 9. Záró rendelkezések 9.1. Intézmények beszerzését végző személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. 9.2. Az 1. pontban megjelöltek amennyiben megítélésük szerint szükségessé válik a jelen szabályzat kiegészítése, vagy módosítása indokolt észrevételeikkel, illetve konkrét javaslataikkal kötelesek azt kezdeményezni. 9
Jelen szabályzat 2014. január 1. napján lép hatályba. Rendelkezéseit csak a hatálybalépését követően felmerült beszerzések esetében kell alkalmazni. A jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a korábbi szabályzat hatályát veszti. Budapest, 2013. december 30. Csendes Antalné Sáfrány József gazdasági igazgatóhelyettes igazgató 10
Intézmény neve: Beszerzési terv (minta) Soszám Beszerzés tárgya CPV kód Beszerzés értéke Mennyisége Partner cég Van-e szerződés? Lejárat dátuma? Összes nettó érték 1. számú melléklet Forrás megnevezése 11
Ellenjegyeztem: gazdasági igazgatóhelyettes 12
2. számú melléklet Ajánlatkérés-(minta) 1. Az ajánlatkérő neve: Címe: Telefon/e-mail cím/fax szám: Képviselő: 2. Beszerzés tárgya: 3. Műszaki leírás, minőségi és teljesítési követelmények: 4. A szerződés meghatározása: 5. A szerződés időtartama: 6. A teljesítés helye: 7. Az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételei: 8. Az ajánlathoz csatolandó dokumentumok: Példálódzó felsorolással: a. egyszerű másolatban is benyújthatók, b. referenciák, c. tevékenységet igazoló dokumentumok, d. Cég esetén cégbírósági végzés, egyéni vállalkozó esetén vállalkozói igazolvány e. Aláírási címpéldány, f. Felelősségbiztosítás igazolása, 9. Az ajánlattétel benyújtási határideje: 10. Az ajánlattétel benyújtásának címe: Az ajánlattétel benyújtásának módja: kérjük a borítékon rögzíteni: Ajánlat a pályázathoz. 11. Az ajánlat bontásának helye és ideje: 12. Az ajánlatkérő kapcsolattartóját, beosztását, elérhetőségét meg kell jelölni. Tájékoztatjuk, hogy az Intézmény Beszerzési Szabályzata értelmében eredménytelen a beszerzési eljárás, ha: - nem nyújtottak be ajánlatot ( nincs ajánlat ), - az ajánlatok beérkezésére meghatározott ajánlattételi határidő lejárta után nyújtották be, - az ajánlattevő, illetőleg alvállalkozója nem felel meg az összeférhetetlenségi követelményeknek, - egyéb módon nem felel meg az ajánlati felhívásban, valamint a jogszabályokban meghatározott feltételeknek, - az ajánlat kirívóan alacsony ellenszolgáltatást tartalmaz, - lehetetlen vagy túlzottan magas vagy alacsony méretékű, illetőleg kirívóan aránytalan kötelezettségvállalást tartalmaz. 13
3. számú melléklet Nemzeti értékhatár alatti eljárás bírálati és döntési jegyzőkönyv-(minta) amely, készült napján a JIK Budapest, Baross u. 84. szám alatti hivatalos helyiségében e szervezet, mint ajánlatkérő által az. beszerzés tárgyában megindított értékhatár alatti eljárásban. Jelen vannak: Bírálóbizottság elnöke Bírálóbizottság tagja Bírálóbizottság tagja A JIK, mint ajánlatkérő a kiválasztott ajánlattevőknek megküldött felkérésre, ajánlattételre felhívással.. beszerzés tárgyában értékhatár alatti eljárást indított meg. Az ajánlatkérő az ajánlattételi felhívást.. napján az alábbi ajánlattevőknek küldte meg: Az ajánlatok bontására.napján órakor került sor. Ajánlatot az alábbi ajánlattevők nyújtottak be: A Bírálóbizottság az ajánlatokat megvizsgálta, majd pedig összehasonlította. Az ajánlatok áttanulmányozását követően a Bírálóbizottság kialakította álláspontját. A nyertes ajánlattevő: Bírálóbizottság elnöke Bírálóbizottság tagja Bírálóbizottság tagja - Ajánlatkérő a Bírálóbizottság szakvéleménye alapján - úgy döntött, hogy a jelen eljárásban a nyertes ajánlattevő tekintettel arra, hogy összességében a legelőnyösebb ajánlatot nyújtotta be. - Döntéshozó felkéri az előterjesztőt, hogy a fenti döntéseket hirdesse ki és a szerződéskötést készítse elő az ajánlattételi felhívásban szereplő időpontra. Kelt: JIK igazgató 14
Megismerési nyilatkozat 4. számú melléklet Az érintettek kötelesek a Megismerési nyilatkozatot kitölteni, amellyel nyilatkoznak, hogy a beszerzési szabályzatban foglaltak rendelkezéseit megismerték és azokat magukra nézve kötelezőnek ismerik el. A Megismerési nyilatkozatot a JIK-ben kell megőrizni. A beszerzési szabályzatot megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Intézmény Név Beosztás Kelt Aláírás Józsefvárosi Intézményműködtető igazgató Központ Hétszínvirág Napközi Otthonos Gyerek-virág Napközi Otthonos Katica Bölcsőde és Napközi Otthonos Kincskereső Napközi Otthonos Koszorú Napközi Otthonos Mesepalota Napközi Otthonos Napraforgó Napközi Otthonos Napsugár Napközi Otthonos Pitypang Napközi Otthonos Százszorszép Napközi Otthonos Szivárvány Napközi Otthonos TÁ-TI -KA Napközi Otthonos Várunk-Rád Napközi Otthonos Deák Diák Általános Iskola Józsefvárosi Alapfokú Zeneművészeti Iskola Józsefvárosi Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Központ és Általános Iskola Józsefvárosi Pedagógiai Intézet Lakatos Menyhért Általános Iskola és Gimnázium Losonci Téri Általános Iskola Molnár Ferenc Magyar-Angol Két Tanítási Nyelvű Általános Iskola Németh László Általános Iskola Vajda Péter Ének-zenei Általános és Sportiskola 15