Körlevél A körlevelek felépítése A körlevél olyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatbázisnak (adatfájlnak) nevezzük. A törzsdokumentumot egy adatforrás tartalmával egészíti ki a program és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre. A körlevél két állomány egy törzsdokumentum (típusszöveg) és egy adatforrás egyesítéséből áll elő. A törzsdokumentum azokat a szövegeket és objektumokat tartalmazza, amelyeknek minden levélben változatlan formában és tartalommal kell megjelennie. Az adatforrás azokat az adatokat tartalmazza táblázatos formában, melyeknek minden levélben egyedi tartalommal kell rendelkeznie. Ilyen adatok lehetnek a címjegyzékben a címzettek neve, címe és egyéb adatai. Ezek minden egyes levélben más és más konkrét tartalommal rendelkezhetnek. Vagyis az adatforrás egy speciális, táblázat jellegű adatállomány. A táblázat sorai az egyes személyek adatait, az oszlopai pedig a tulajdonságokat tartalmazzák. Az adatforrás Word XP-ben alapértelmezésben egy MS Access típusú adatállomány, de többek között lehet Exceltáblázat és egy Word-táblázat is. A törzsdokumentum és az adatforrás között a kapcsolatot az egyesítésmezők (adatmezők) tartják. Az egyesítésmezők olyan speciális szövegelemek, melyek egyaránt megtalálhatók a törzsdokumentumban és az adatforrásban is. Az egyesítésmezőknek az adatforrásban mezőnevek felelnek meg. A körlevélben az egyesítésmezők helyére az adatforrásban szereplő adatok helyettesítődnek be. Egy körlevél készítése a következő lépésekből áll: az adatforrás létrehozása (amennyiben még nem hoztuk létre); a törzsdokumentum létrehozása és az egyesítésmezők elhelyezése a törzsdokumentumban; törzsdokumentum és az adatforrás egyesítése körlevéllé. Egy adatforrás természetesen több körlevélhez is felhasználható. A körlevelek típusai A körleveleket formai és előállítási szempontok alapján négy csoportba soroljuk: A levélcímkék (etikettek) olyan körleveleket jelentenek, melyek egyesítés után egy címjegyzéket adnak egymás alatt (egy oldalon akár többet is). Az ilyen körlevelek jól alkalmazhatók borítékokra ragasztható öntapadós etikettek készítésére. Borítékok megcímzésére is alkalmazhatunk körlevelet. Egy adott adatforrásból jól megtervezett borítékforma segítségével egyszerűen elkészíthetjük a formalevelekkel előállított levelekhez a borítékokat is. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1
A címtár vagy katalógus típusú körlevél az adatforrás egyes tételsorait nem teszi új lapra és új szakaszba, hanem folyamatosan jeleníti meg a tételsoroknak megfelelő katalóguselemeket. Segítségével árjegyzékeket, terméklistákat, katalógusokat készíthetünk nagyon kényelmesen. A formalevelek készítésekor az adatforrás minden egyes megjelenő sorához külön levél készül, amelyik új oldalon, új szakaszként jelenik meg az egyesített dokumentumban. Tehát a dokumentum több azonos tartalmú és formájú levélből áll, de minden egyes példány más és más változó adatot tartalmaz. Körlevelek készítése A körlevél elkészítésének lépésein a Körlevél varázsló vezet végig. A Körlevél varázslót az Eszközök/Levelek és küldemények/körlevél menü segítségével indíthatjuk el. A körlevél készítéséhez alapvetõen három lépésre van szükség: a törzsdokumentum megírása a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése (vagy megnyitása) a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése 1. ábra Eszközök/Levelek és küldemények/körlevél ablak A típus kiválasztása után választhatunk, hogy az aktuális dokumentumot akarjuk-e formalevéllé alakítani, vagy új dokumentumot hozunk létre erre a célra, esetleg sablon alapján kívánunk dolgozni. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2
A körlevél állandó és változó részeinek létrehozása Elkészítjük a körlevél állandó részét, vagy megnyitunk egy már létező dokumentumot, majd a változó részek helyére valamilyen speciális jelzést teszünk (pl.: xx). Ezután elvégezzük a szükséges formázásokat és mentjük a háttértárra. A körlevél változó részeit tartalmazó adatfájl lehet Word táblázat, az adatok felsorolását pontosvesszővel elválasztva tartalmazó állomány, más alkalmazásban létrehozott állomány (pl.: Excel táblázat). A táblázat elsõ sora a fejlécrekordot, vagyis a mezõneveket tartalmazza. Ezeket a mezõneveket használjuk a törzsdokumentumban. A következõ sorok a levélben felhasznált adatok, az ún. adatrekordok. Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor azt is mentjük a háttértárra. Adatforrás készítése, szerkesztése és a törzsdokumentum tartalma Az adatforrás biztosítja a körlevél számára a változó adatokat. Az adatforrás elkészítése előtt mindig tervezzük meg, hogy milyen információkat szeretnénk tárolni benne, ezzel elkerülhetjük az adatforrás szerkezetének későbbiekben történő módosítását. Határozzuk meg azokat a mezőket, amelyeket a körlevélben használni fogunk! Azt az információt, amely minden körlevélpéldányban azonos, például egy formalevél szövegtörzse a nyomtatni kívánt levelek számától függetlenül, csak egyszer kell begépelni. A törzsdokumentum a kiindulópont, amelyet úgy kell beállítani, hogy megfeleljen a kész levelek, e-mail üzenetek, borítékok, utalványok és más dokumentumok méretének és alakjának. A törzsdokumentumba kerül az összes olyan információ, amely minden példányban azonos lesz. Ha a törzsdokumentum egy boríték, megadhatja benne a válaszcímet. Ha formalevél a törzsdokumentum, felveheti egy cég logóját és begépelheti a minden címzettnek küldeni kívánt szöveget. A törzsdokumentumban helyőrzők is vannak, ezek jelzik, hogy hol és milyen egyedi információk jelennek meg a körlevélben. Formalevelek esetében például a címterület és a megszólítás után álló név minden példányban egyedi. A boríték típusú törzsdokumentumban helyőrzők jelképezhetik a címzettek címét, míg formalevél esetében a Kedves megszólítás után helyőrzővel helyettesítheti a címzettek utónevét. Az adatfájl olyan gyűjtőfogalom, amely a gyakran használt fájlok egész kategóriáját magába foglalja. Adatfájl lehet egy, a Microsoft Office Word programban létrehozott táblázat, egy Excel számolótábla, egy Microsoft Office Access adatbázis, sőt egy szövegfájl is. A körlevelekben felhasználni kívánt egyedi adatokat (például neveket vagy címeket) adatfájlban kell tárolni. Az adatfájl szerkezete lehetővé teszi, hogy a program adott elemeket a törzsdokumentum megfelelő helyőrzőivel társítson. Az adatfájlok, a mezőkkel egyetemben, a körlevélkészítés meghatározó összetevői: együttműködésüknek köszönhetően a körlevél minden egyes példánya egyedi információkat tartalmazhat. Miután ezt a két kulcsfontosságú összetevőt, illetve azok működését megismerte, egyszerű és összetettebb körlevélfeladatok beállítására és futtatására egyaránt képes lesz. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3
Adatfájl létrehozása előzmény nélkül a körlevélkészítés folyamán: A Körlevél munkaablakban jelölje be az Új lista létrehozása választógombot, majd kattintson a Létrehozás hivatkozásra. Megnyílik az Új címlista párbeszédpanel, rajta oszlopfejlécek egy csoportjával. A Testreszabás gombra kattintva módosíthatjuk a fejléceket. 2. ábra Adatfájl létrehozása; Új címlista ablak A körlevél létrehozása Ha elkészültünk az adott dokumentummal, nyissuk meg a Körlevél munkaablakot. Ehhez az Eszközök menü Levelek és küldemények pontjára, azon belül pedig a Körlevél parancsra kell kattintanunk. A körlevelek létrehozásához a Körlevél eszköztár is használható, addig azonban, amíg nem vagyunk kellően rutinosak, célszerűbb a munkaablakot használni. Ennek a megnyitása után az első lépés, hogy kiválasztjuk egy listából, milyen típusú dokumentumot kreáltunk. Lehet szó levélről, borítékról, címkéről stb. Ezt egy választógomb segítségével adjuk meg. Az eljárás egyes lépései között előre a munkaablak alján található Tovább, illetve visszafelé a Vissza gombokkal lépegethetünk. Ha megírtuk a személyesíteni kívánt dokumentumot, akkor a következő lépésben a Tovább gomb megnyomása után válasszuk Az aktuális dokumentum alapján választókapcsolót. A címzettek kiválasztásánál szükségünk lesz egy olyan listára, ahol azok az adatok szerepelnek, amelyeket a levelünkben változóként szeretnénk szerepeltetni. Legegyszerűbb, ha ezeket az adatokat Excelben tároljuk, így elég a Tallózás gombbal kiválasztani az adott fájlt a használathoz (keressük meg azt a könyvtárszerkezetben, nyomjunk meg mindkét felugró ablakban az OK gombot, majd kattintsunk a Körlevél munkaablak Tovább gombjára). Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4
A kéken aláhúzott Címterület pont Mezők egyeztetése alpontjával illeszthetünk be címet a levelünkbe. Az ott látható lenyíló fülek segítségével adható meg, hogy az Excel táblázatunk melyik oszlopa milyen sorrendben kerüljön beszúrásra (például elöl legyen a név, aztán a város, az utca, majd az irányítószám, ne pedig fordítva). A szintén kékkel aláhúzott Megszólítás pontban a levél címzettjét változtathatjuk hasonló módon, mint azt az előbb a cím megadásánál tettük. Lehetőség van még további elemek megadására is, a variációk száma szinte végtelen. Ha jól adtuk meg az adatokat, akkor a dokumentum megfelelő helyén ezt fogjuk látni: Megszólítás. Ha ekkor megnyomjuk a Körlevél munkaablak Tovább gombját, akkor a Címzett1 már beszúrásra is kerül. Az Előre és Vissza gombok megnyomásával ellenőrizhetjük az összes elkészült levelünket, majd a Tovább gomb utoljára történő megnyomása egyesíti számunkra a körlevelet, amit azonnal ki is tudunk nyomtatni. Az alábbi weboldalakon további hasznos információkat találhat a körlevélkészítésről: http://oktatas.szt.vein.hu/word-excel/wordoktseg/korlevel.htm http://www.ugyvezeto.hu/?fejezet=5&alfejezet=0&tartalom=0&cid=35488&wa=ebur0714 http://www.lib.uni-miskolc.hu/digital/0009/html/word7.htm http://office.microsoft.com/training/training.aspx?assetid=rp011205711038&ctt=6&origin =RP011205931038 Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5