napirend BESZÁMOLÓ Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalánál és intézményeinél 2013. évben végzett belső ellenőrzések tapasztalatairól Tisztelt Közgyűlés! A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Bkr.) 49. (3a) bekezdése előírja, hogy a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves összefoglaló ellenőrzési jelentést a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg - a képviselő-testület elé terjeszti. Ezen jogszabály alapján kerül beterjesztésre a 2013. évi éves ellenőrzési jelentés. 1. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása Eger Megyei Jogú Város (továbbiakban: EMJV) Önkormányzatának belső ellenőrzését a Polgármesteri Hivatalában alkalmazott 1 fő, megfelelő szakképzettséggel és regisztrációval rendelkező belső ellenőr látta el 2013. évben. Az ellenőrzés 2013. évi feladattervét Eger Megyei Jogú Város Közgyűlése a 786/2012. (XII.20.) határozatával fogadta el, melyet a 305/2013. (V.23.) határozatával módosított. A belső ellenőrzésre vonatkozó jogszabályokat, módszertani útmutatókat és a nemzetközi belső ellenőrzési standardokat figyelembe véve a belső ellenőrzési vezető a 2013. évre vonatkozó ellenőrzési tervet, a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokat és a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokat alapul véve készítette el. A módosítást indokolta, hogy Képviselői kezdeményezésre Jegyző Asszony belső ellenőrzést rendelt el Eger MJV Önkormányzatánál, Polgármesteri Hivatalánál és intézményeinél az esetlegesen felmerülő személyi összeférhetetlenségek feltárására. 1.1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A 2013. évben végzett ellenőrzések megvalósulása EMJV Önkormányzata intézményeinél és Polgármesteri Hivatalánál eltér a módosított ellenőrzési ütemtervtől, mert az ellenőrzésekre felhasználásra került a tervezett tartalék idő. A vizsgálatok a 215 tervezett ellenőri nap helyett ténylegesen 226 revizori nap alatt az alábbiak szerint valósultak meg: EMJV 2013. évi éves belső ellenőri jelentése 1/7
Soron Tényleges Ellenőrzés Tervezett Tényleges kívüli összesen típusa e l l e n ő r z é s i n a p Szabályszerűségi ellenőrzés 160 176 0 176 Pénzügyi ellenőrzés 35 25 0 25 Rendszerellenőrzés 20 25 0 25 Összesen 215 226 0 226 (2. számú melléklet) Az önkormányzati intézményeknél: - A szabályszerűségi ellenőrzés a város valamennyi közoktatási és szociális intézményét érintette, ebben a normatív támogatások felhasználásának vizsgálata valósult meg, az ellenőrzések lefolytatása nagyobb kapacitást igényelt a tervezettnél. A Polgármesteri Hivatalnál és az Önkormányzat által fenntartott összes intézménynél megtörtént a személyi összeférhetetlenség vizsgálata. - 1 intézmény átfogó rendszer ellenőrzésére került sor. - Szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés folyt 1 intézménynél, a pénzkezelés és a kötelezettségvállalás szabályosságát vizsgálta a belső ellenőr. A Polgármesteri Hivatalban: - a szabályszerűségi vizsgálatok realizálódtak. - A Városfejlesztési- és üzemeltetési Irodán tervezett szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés nem zárult le december 31-ig, áthúzódott 2014. évre. A rendszerellenőrzés során a szervezet belső kontroll rendszerét értékeli az ellenőrzés. Átfogóan vizsgálja az irányítási, végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási, beszámolási és ellenőrzési rendszerek működését. A rendszerek működésének vizsgálata során a szabályszerűség és a szabályozottság mellett a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség is vizsgálati szempont. A szabályszerűségi ellenőrzéseknél a vizsgálati szempont, hogy a szervezet működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-e, és érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői rendelkezések előírásai. Vizsgálja továbbá az önkormányzat által különböző jogcímeken nyújtott támogatások felhasználását és elszámolását. Pénzügyi ellenőrzés során az ellenőrzés a bevételek és kiadások felhasználásának szabályszerűségére irányul, és vizsgálja, hogy a pénzügyi beszámolók megbízható képet nyújtanak-e a költségvetési szerv pénzügyi tevékenységeiről, a beszámolók a hatályos számviteli elveknek, szabályoknak megfelelően készültek-e. Az ellenőrzési típusok nem minden esetben fordulnak elő önállóan, egy adott ellenőrzés végrehajtása során szükség lehet mind szabályszerűségi, mind pénzügyi ellenőrzésre. EMJV 2013. évi éves belső ellenőri jelentése 2/7
A szabályszerűségi ellenőrzések során a legnagyobb súllyal a normatív állami támogatásokkal való elszámolások felülvizsgálata szerepelt. A jogszabály előírása szerint az irányító szerv kötelezettsége a költségvetési szervek beszámolóinak felülvizsgálata. Ennek érdekében valamennyi közoktatási és szociális intézményre és telephelyre kiterjedt a teljes körű helyszíni ellenőrzés. A közpénzekkel való gazdálkodás vizsgálata, a különböző pályázati forrásokból származó támogatások felhasználásának felülvizsgálatára, illetve Eger Megyei Jogú Város Közgyűlésének határozata alapján nyújtott működési célú támogatások felhasználásának elszámolására irányult. Az ellenőrzések lefolytatása, az ellenőrzésről készített jelentések, az ellenőrzéssel kapcsolatos eljárásrend megfelel a Belső ellenőrzési Kézikönyvben foglaltaknak. 1.1.1. Az önkormányzatnál végrehajtott ellenőrzések fontosabb megállapításai Szabályszerűségi vizsgálat Az év legnagyobb ellenőri kapacitást igénylő vizsgálata, ami évről-évre ismétlődik, a 2012. évi normatív állami támogatásokkal való elszámolás ellenőrzése. Az 36 közoktatási és szociális intézmény ellenőrzése során megállapításra került a ténylegesen ellátott feladatra járó állami támogatás mutatószáma, a normatív kötött felhasználású támogatások összege. A normatíva jogosultságot alátámasztó valamennyi dokumentum, igazolás, valamint adatszolgáltatások tételes vizsgálata során közel 2175 gyermek, tanuló kedvezményes étkezésre való jogosultságát, 3100 tanuló részére ingyenes tankönyv biztosításának feltételeit, 617 diák kollégiumi lakhatási támogatásának feltételeit ellenőrizték a belső ellenőrök. Felülvizsgálták közel 677 fő szociális étkeztetésének jogosságát, gyermekek bölcsődei és időskorúak nappali, bentlakásos ellátását, valamint a kötött felhasználású támogatások jogszerű felhasználását, pedagógus- és szociális továbbképzésre, pedagógiai szakszolgálatra, gyógypedagógiai és osztályfőnöki pótlékra. A normatíva ellenőrzés során a helyszíni vizsgálat megállapította, hogy a közoktatási és szociális területen hasznosították az előző évek ellenőrzési javaslatait. Általános tapasztalat, hogy az intézmények adatszolgáltatása és a jogosultságok, illetve a támogatások felhasználásának dokumentálása évről évre javul, de önmagában nem képezheti az önkormányzat normatíva elszámolásának alapját. Képviselői kezdeményezésre került sor a Polgármesteri Hivatalnál és az Önkormányzat által fenntartott összes intézménynél a személyi összeférhetetlenség vizsgálatára. Az ellenőrzés során megállapítottam, hogy a Kttv és a Kjt. rendelkezéseinek megfelelő nyilatkozatok, bejelentések és engedélyek szerepelnek a személyi anyagokban, összeférhetetlenség egyetlen alkalmazottnál sem áll fenn. A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár magas kockázatúnak minősül, mert a Dobó István Vármúzeum a gazdálkodását is ez az intézmény látja el 2013. január 1- től, ezért terveztünk be az intézményt érintő vizsgálatokat. A gazdálkodás rendje a szervezetnél szabályozott, a gazdálkodási jogkörök gyakorlása a szabályzatokban rögzítetteknek megfelelő. Az intézmény belső szabályozási kötelezettségének a Szervezeti és Működési Szabályzattal, az Ügyrenddel, EMJV 2013. évi éves belső ellenőri jelentése 3/7
valamint a gazdálkodás belső rendjét és konkrét feladatait meghatározó szabályzatokkal tesz eleget. A pénzügyi elszámolásokat érintő helyi szabályozás teljes körű, a szabályzatok aktualizálása, jogszabályi változásokhoz való igazítása folyamatos. Összeférhetetlenségi eseteket az ellenőrzés nem állapított meg. A közpénzekkel való gazdálkodás vizsgálata EMJV Közgyűlésének, bizottságainak határozata alapján nyújtott működési célú támogatások felhasználásának elszámolására irányult. Az ellenőrzés során feltárt hibákat többségében javították, a pótlást, kiegészítést elvégezték, azonban vannak még javítás alatt állók. A hibák csökkentése érdekében javasolt felülvizsgálni, aktualizálni a támogatási megállapodásokat, illetve az elszámolásra vonatkozó mellékletet. Pénzügyi ellenőrzés A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtárnál a szabályszerűségi ellenőrzéshez kapcsolódóan pénzügyi ellenőrzésre is sor került. A vizsgálat célja, hogy biztosított-e a közpénzek szabályos és gazdaságos felhasználásának folyamata, betartották-e a pénz kezelésére, védelmére, nyilvántartására, a bizonylatolásra vonatkozó előírásokat. Az ellenőrzés megállapította, hogy a pénzkezelés a gyakorlatban megfelel a jogszabályok és belső szabályzatok előírásainak. A nyilvántartásokat pontosan és szabályszerűen vezetik. Rendszerellenőrzés A belső ellenőrzési tervben a Dobó István Vármúzeum ellenőrzését fogadta el a közgyűlés. Magas kockázati besorolása miatt, új intézmény a Megyei Önkormányzat fenntartásában működött 2013. január 1-e előtt. Az ellenőrzés célja annak vizsgálata, hogy a belső kontrollrendszer működése biztosítja-e a szabályos, gazdaságos, hatékony feladatellátást, a vagyon védelmét. A szervezetnél a gazdálkodás rendjének szabályozása elavult, a szabályzatok aktualizálása, jogszabályi változásokhoz való igazítása nem történt meg az átvételig. A szabályzatok átdolgozása folyamatban van a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár által elkészített és alkalmazott szabályzatokat terjesztik ki a gazdálkodási jogkörébe besorolt önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervre. Felelősségi- és feladatkörök szabályozása és dokumentációja A feladatok- és hatáskörök rendjét az intézmény a Szervezeti és Működési Szabályzatban határozta meg, az operatív jogköröket belső pénzgazdálkodással kapcsolatos hatásköröket szabályzatokban, és az Ügyrendben írta elő. Ezeknek a felülvizsgálata és aktualizálása is folyamatban van. Az intézménynél az alkalmazottak személyi akták tartalmazzák a jogszabály által előírt dokumentumokat, összeállításuk precíz, néhány esetben fordult elő hiányosság. Azonban a besorolás több esetben eltért a jogszabályi előírástól, ennek felülvizsgálata és korrigálása megtörtént. EMJV 2013. évi éves belső ellenőri jelentése 4/7
Gazdálkodás és vagyonvédelem ellenőrzésének általános tapasztalata Az intézménynél az ellenőrzés időtartama alatt rendőrségi vizsgálat volt folyamatban, ezért a számviteli és gazdálkodással kapcsolatos dokumentumok nem álltak rendelkezésre. 1.1.2. A lefolytatott ellenőrzések állapítottak meg hiányosságokat, szabálytalanságokat, azonban büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. 1.2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők 1.2.1. A belső ellenőrzés humánerőforrás ellátottsága Az EMJV Polgármesteri Hivatalának, az Önkormányzat intézményeinek és az önkormányzat által civil és sport szervezetek részére adott támogatások belső ellenőrzését az EMJV Polgármesteri Hivatalban alkalmazott 1 fő előírt szakképesítéssel, regisztrációval (az Áht. 70. (4)-(5) bekezdésében előírt engedéllyel) és megfelelő tapasztalattal rendelkező belső ellenőr végezte. A kapacitás-felmérés alapján megállapított létszám arányban áll a belső ellenőrzés által ellátott feladattal, valamint a stratégiai tervben foglaltakkal. Az ellenőri kapacitás kevésnek bizonyul minden évben az év elején végzett normatíva ellenőrzés során a rövid határidő miatt, ezért szükség van külső segítség, az EKVI ellenőreinek bevonására a vizsgálatba. A határidőt a normatíva államháztartás felé történő elszámolásának időpontja határozza meg. A belső ellenőr szakmai továbbképzéséről az elfogadott éves képzési terv megvalósításával a Polgármesteri Hivatal gondoskodott. Szakmai képzésre 8 napot (a kapacitás 3,6 %-át) fordította. 1.2.2. A belső ellenőrzés szervezeti és funkcionális függetlensége A belső ellenőr tevékenységét a jegyzőnek, mint a költségvetési szerv vezetőjének közvetlenül alárendelve végzi, ezzel biztosított a belső ellenőr Bkr.-ben előírt szervezeti és funkcionális függetlensége. 1.2.3. A 2013. évi ellenőrzések során összeférhetetlenség nem állt fenn. 1.2.4. A belső ellenőrzés végrehajtását elősegítő és akadályozó tényezők A helyszíni ellenőrzések során a vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátották, a vizsgálatok lefolytatásának tárgyi feltételei adottak voltak. Az ellenőrzés végrehajtását akadályozó körülmény 1 esetben merült fel, nem voltak hozzáférhetők a dokumentumok. EMJV 2013. évi éves belső ellenőri jelentése 5/7
1.2.5. Az ellenőrzések nyilvántartása EMJV Polgármesteri Hivatalban és intézményeinél elvégzett belső ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50. szerint történik a nyilvántartás vezetése, illetve az ellenőrzési dokumentumok és adatok szabályszerű és biztonságos tárolása, megőrzése. 1.2.6. Az ellenőrzés fejlesztésére vonatkozó javaslatok A szakmai képzésen túl szükséges az ellenőrök nyelvi és informatikai képességeinek fejlesztése a vizsgálati módszerek fejlődése, valamint az idegen nyelvi szakmai anyagok használata miatt. A belső ellenőr a rendelkezésre álló munkaidő 74 %-át a vizsgálatok lefolytatására fordította, munkaideje 26 %-át, összesen 55 napot vett igénybe a belső ellenőrzési vezetői feladat, adminisztráció, adatszolgáltatás, illetve a tanácsadói tevékenység. A munkavégzés technikai feltételei összességében adottak, az eszközellátás megfelelő (számítógép, telekommunikáció, nyomtató, fénymásoló, jogtár hozzáférés), azonban az ellenőrzési módszerek fejlődésével (adatbázisok létrehozása, kérdőívek, adatlapok vezetése) a helyszíni vizsgálatokhoz szükséges lenne az ellenőr részére notebook biztosítása. 1.3. A tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrzés tanácsadó szerepe növekszik, ennek minőségi fejlesztését szolgálja a belső ellenőrök részvétele a kötelező továbbképzéseken, illetve előadásokon, konzultációkon. Az Egri Városi és Sportiskola SzMSz-ének és szabályzatainak felülvizsgálatára került sor tanácsadói tevékenység keretében. A szabályzatok módosítása a jogszabályi előírásoknak megfelelően megtörtént. 2. A belső kontrollrendszer értékelése A Polgármesteri Hivatal és az intézmények a Bkr. 3-10. -ai előírásainak megfelelően kialakította a belső kontrollrendszerét. A rendszer 5 elemének működtetése és fejlesztése során figyelembe kell venni a külső pénzügyi ellenőrzés- és a belső ellenőrzést végzők által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. Ennek gyakorlati hasznosulása a gazdálkodás kockázatának csökkentése érdekében fokozott felülvizsgálatot igényel. 3. Az intézkedési tervek megvalósítása, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai Az ellenőrzések során a belső ellenőrök megállapításokat és javaslatokat fogalmaztak meg jelentéseikben. Az ellenőrzött szervezetek a megállapításokat elfogadták, a jelentésekre észrevételt nem tettek. A javaslatok alkalmasak voltak az intézkedések megtételére, a hiányosságok megszüntetésére. EMJV 2013. évi éves belső ellenőri jelentése 6/7
Az ellenőrzésekre a költségvetési szervek vezetői intézkedési tervet készítettek. A beküldött intézkedési tervek megfeleltek annak a követelménynek, hogy a vizsgálat során megállapított különböző hiányosságok felszámolásra kerüljenek. Az intézkedési tervekben kitűzött feladatok teljesítése az intézményeknél folyamatos. A készített intézkedési tervek végrehajtásának ellenőrzésére a következő költségvetési revízió alkalmával kerül sor. Az előző vizsgálatok által feltárt hiányosságok megszűntetése érdekében tett intézkedések végrehajtása részben megtörtént, részben áthúzódik 2014. évre. Eger, 2014. április 10. Mellékletek: 1; 2.; 3.; 4. számú mellékletek Habis László Polgármester Határozati javaslat: Eger Megyei Jogú Város Közgyűlése jóváhagyja Eger Megyei Jogú Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalánál és az intézményeinél 2013. évben belső ellenőrzésekről készült beszámolót. Felelős: Habis László polgármester Határidő: 2014. április 30. EMJV 2013. évi éves belső ellenőri jelentése 7/7