Debreceni Egyetem A SZERZŐDÉSKÖTÉS ELJÁRÁSI RENDJE egységes szerkezetben az 1. sz. módosítással 2007. június 28.
2 TARTALOMJEGYZÉK Tartalomjegyzék... 2 1. A szabályzat célja, hatálya, fogalmak...3 2. Képviseleti és szerződéskötési jogosultság... 3 3. A szerződő fél megnevezése... 4 4. A szerződéskötés kezdeményezése... 4 5. A szerződés aláírásának folyamata... 5 6. Szakmai ellenjegyzés... 6 7. Jogi vizsgálat, ellenjegyzés... 6 8. Pénzügyi érvényesítés... 7 9. Pénzügyi ellenjegyzés... 7 10. Aláírás... 8 11. Iktatás, nyilvántartás... 8 12. Jogok visszavonása... 9 13. Szerződésmódosítás... 9 14. Felelősség... 9 15. Záró rendelkezések... 9 I. számú melléklet... 10 Jogszabálygyűjtemény... 10 II. számú melléklet... 11 Tervezési egységek által az egyetem nevében kötött szerződések... 11 fejlécének formai előírása... 11 III. számú melléklet... 13 Szerződést kezdeményező lap... 13
3 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, FOGALMAK (1) A szabályzat célja a Debreceni Egyetemen (a továbbiakban: Egyetem) a szerződéskötési gyakorlat egységesítése, az aláírás rendjének rögzítése, a felelősségi körök és jogosultságok meghatározása. (2) A szabályzat hatálya kiterjed a Debreceni Egyetem valamennyi szervezeti egységére és a hallgató önkormányzat alapszabályában meghatározott valamennyi szervezeti egységre, valamint az egyetem valamennyi alkalmazottjára, függetlenül attól, hogy az alkalmazás közalkalmazotti-, vagy egyéb jogviszonyban történik. (3) A szabályzat alkalmazása során elnevezésétől függetlenül (pl. szerződés, megállapodás, egyezmény) szerződésnek (továbbiakban: szerződés) kell tekinteni mindazon két vagy több személy egybehangzó, joghatás kiváltására irányuló nyilatkozatát: a) amelyben az Egyetem pénzbeli vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére vállal kötelezettséget, vagy amelyben szolgáltatás követelésére válik jogosulttá; b) amelynek teljesítéséért az Egyetem anyagi felelősséget vállal; c) amelyet oktatási, kutatási, kulturális, sport és egyéb nonprofit együttműködés céljából köt meg. (4) Érvényes szerződés: csak az a szerződés érvényes, amely a jelen szabályzat formai és tartalmi követelményeinek megfelelően lett megkötve. 2. KÉPVISELETI ÉS SZERZŐDÉSKÖTÉSI JOGOSULTSÁG (1) Az Egyetem képviseletére a a 2. (2) bekezdésben foglalt kivétellel a rektor jogosult, aki ezt a jogkörét a 2. (4) bekezdésben foglaltak szerint átruházza, illetve az ügyek egyes csoportjára nézve konkrét, írásban adott, a képviselet szintjét és terjedelmét is meghatározó meghatalmazásban átruházhatja. Az átruházott képviseleti jogkör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. 1 (2) Az Egyetemet az agrárképzési, agrárkutatási és agrártudományi, az agrár ágazati kutató-fejlesztő, innovációs, területi szaktanácsadási, agrártovábbképzési és gyakorlati képzési feladatok tekintetében az Agrártudományi Centrum elnöke, az Orvos- és Egészségügyi Centrum feladatainak tekintetében (továbbiakban: OEC) az Orvos- és Egészségügyi Centrum elnöke képviseli." (3) Az OEC elnöke vagyonkezelői jogokat is gyakorol azoknak a vagyontárgyaknak a tekintetében, amelyek az orvos-és egészségtudományi képzés, továbbá az egészségügyi, gyógyító-megelőző feladatok ellátásához rendelkezésre állnak. 1 Módosította a 27/2007. (VI.28.) sz. szenátusi határozat; hatályos 2007. szeptember 1.-től.
4 2 (4)A rektor a képviseleti és szerződéskötési jogosultságát az alábbiak szerint ruházza át: a) a TEK elnök a TEK-re vonatkozóan, az Agrár-és Műszaki Tudományok Centruma elnöke a Műszaki Kar feladataival kapcsolatban jogosult képviselni az Egyetemet az illetékes minisztériumok, hatóságok, országos szervek előtt, az ilyen körben kötött megállapodásokat, szerződéseket aláírni és a TEK szakmai képviseletét ellátni; b) a centrumelnök/tek elnök jogosult a szenátus által elfogadott egyetemi belső költségvetés centrumok/tek hatáskörébe tartozó költségvetési előirányzat felett rendelkezni, annak terhére kötelezettséget vállalni; illetve a Centrum/TEK javára jogokat szerezni; c) a kutatóintézetek igazgatói jogosultak a kutatóintézet pénzeszközeinek felhasználásával, és kizárólag a kutatóintézet tevékenységével kapcsolatos szerződések megkötésére; d) a gyakorló iskolák igazgatói az iskolák pénzeszközeinek felhasználásával kapcsolatos, valamint a kizárólag csak az iskolát jogosító vagy kötelező szerződéseket köthetik meg. (5) A közalkalmazotti, illetve a munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonnyal kapcsolatos szerződésekre "A munkáltatói jogkör gyakorlásának rendje a Debreceni Egyetemen" című szabályzatban a munkáltató jogkör gyakorlására feljogosított vezetők jogosultak. 3. A SZERZŐDŐ FÉL MEGNEVEZÉSE (1) Mivel jogi személyiséggel csak az Egyetem rendelkezik, s így jogokat és kötelezettségeket is csak a Debreceni Egyetem szerezhet, illetve vállalhat, ezért minden szerződést minden esetben csak az Egyetem köthet függetlenül attól, hogy a szerződés által ténylegesen jogosított, vagy kötelezett fél a 2. (4) bekezdésében meghatározott szervezeti egység. (2) Amennyiben tehát a 2. (4) bekezdése alapján átruházott hatáskörében a tervezési egység jogosult a szerződést megkötni, akkor is csak az Egyetem nevében járhat el. A tervezési egység képviseleti jogát a II. számú mellékletben meghatározott formában kell feltüntetni. Ezekben az esetekben a szerződésnek a konkrét feladatot meghatározó részében is meg kell határozni, hogy a jogok érvényesítéséért, illetve a kötelezettségek teljesítéséért mely szervezeti egység és annak mely vezetője, illetve munkatársa a felelős. 4. A SZERZŐDÉSKÖTÉS KEZDEMÉNYEZÉSE (1) A szerződéskötést a szerződést megkötni szándékozó szervezeti egység vezetője kezdeményezi oly módon, hogy a szerződést kötő másik féllel együttműködve elkészíti a szerződés-tervezetet, amelyet a III. számú melléklet szerinti szerződést 2 Módosította a 27/2007. (VI.28.) sz. szenátusi határozat; hatályos 2007. szeptember 1.-től.
5 kezdeményező adatlappal és az esetleges további szükséges mellékletekkel együtt előterjeszt a 6. -ban meghatározott szakmai ellenjegyzőnek. 5. A SZERZŐDÉS ALÁÍRÁSÁNAK FOLYAMATA (1) A szerződés aláírása fő szabály szerint 6 lépésből áll: 1. Szakmai ellenjegyzés 2. Jogi ellenjegyzés 3. Pénzügyi érvényesítés 4. Pénzügyi ellenjegyzés 5. Aláírás 6. Iktatás, nyilvántartás (2) Az (1) bekezdésben ismertetett lépések közül a szakmai ellenjegyzés, a pénzügyi ellenjegyzés, az aláírás és az iktatás, nyilvántartás kötelező elem a szerződéskötés során. A jogi ellenjegyzés értékhatárhoz kötött (illetve igény szerinti), a pénzügyi érvényesítés a pénzügyi ellenjegyző igénye szerint szükséges. (3) Az (1) bekezdésben ismertetett lépések a célszerű sorrendet mutatják, melytől eltérni csak indokolt esetben lehet. Az aláírás azonban ekkor is csak utolsóként kerülhet a szerződésre. (4) Az (1) bekezdésben ismertetett lépéseket végrehajtó személyekre érvényesek a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés rendje a Debreceni Egyetemen című szabályzatban ismertetett összeférhetetlenségi szabályok, melyek közül a legfontosabbak a következők: - adott szerződés esetén nem lehet ugyanaz a személy az aláíró és a pénzügyi ellenjegyző; - adott szerződés esetén nem lehet ugyanaz a személy a pénzügyi érvényesítő és a pénzügyi ellenjegyző. (5) Minden aláírást, ellenjegyzést, illetve érvényesítést a szerződésen, vagy amenynyiben a szerződés nem teszi lehetővé annak a szerves részét képező III. számú melléklet szerinti szerződéskötési adatlapon kell végrehajtani. A szerződéshez a nyilvántartásban minden esetben iktatni kell a kezdeményező szervezeti egység által kitöltött, jelen szabályzat III. számú mellékletét. (6) A jelen szabályzatban nem szabályozott kötelezettségvállalással, ellenjegyzéssel, és érvényesítéssel kapcsolatos kérdéseket illetően a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendje a Debreceni Egyetemen című szabályzat rendelkezései az irányadóak. (7) Amennyiben a szerződést kezdeményező, illetve a szakmai ellenjegyző személy és az aláíró személy ugyanaz, abban az esetben a 4. -ban és az 5. (1) (6) bekezdésekben leírtakat kivéve az iktatást, nyilvántartást nem kell alkalmazni. (8) A szerződéskötés során a jelen szabályzat hatálya alá tartozó személyek kötelesek a szerződés ellenértéke vonatkozásában az értékhatárok szem előtt tartásával a
6 közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény és az egyetem Közbeszerzési eljárási szabályzatának előírásait maradéktalanul betartani, valamint a Polgári Törvénykönyv és a szerződés tárgya szerinti vonatkozó jogszabályok rendelkezései szerint eljárni. 6. SZAKMAI ELLENJEGYZÉS (1) A szakmai ellenjegyzés igazolja azt, hogy a szerződéstervezet szakmai szempontból megfelelő, célszerű, az Egyetem érdekeit az adott korlátok között a legjobban szolgálja. (2) A szakmai ellenjegyzőnek az adott szervezeti egységet érintő szerződés tárgyának, tartalmának megítélésében jártas és kompetens személynek kell lennie. Amennyiben ez a személy nem a szervezeti egység vezetője, akkor a szerződést a szervezeti egység vezetőjének is ellenjegyeznie kell. (3) Pályázatok esetében a szakmai ellenjegyző a témavezető. (4) Idegen nyelven írott szerződéshez mellékelni kell a hiteles magyar nyelvű fordítást (Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda által történő hivatalos fordítás). Amennyiben nincs lehetőség a hiteles magyar nyelvű fordítás beszerzésére, a magyar nyelvű fordításáért felelős személy (az egyetem alkalmazásában álló olyan vezető beosztású személy, aki az adott idegen nyelv vonatkozásában legalább középfokú nyelvvizsgával és szakmai nyelvvizsgával rendelkezik) köteles ellenjegyezni a dokumentumot és mellékelni egy magyar nyelvű kivonatot (a szerződés lényegét egy oldalban összefoglalva) a szerződéshez. (5) Mivel az Európai Uniós pályázatok esetében az ÁFA visszaigénylésnek a feltétele a szerződés magyar nyelvű változata is, ezért az ilyen szerződésekhez minden esetben csatolni kell az Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda (OFFI) által hitelesített, magyar nyelvű fordítást. 7. JOGI VIZSGÁLAT, ELLENJEGYZÉS (1) Az 5. (2) bekezdése alapján az alábbi esetekbe kötelező a jogi ellenjegyzés: Ingatlan esetén: Az ingatlannal kapcsolatos szerződést aláírás előtt az érintett tervezési egység Jogi Osztályával/jogászával véleményeztetni, ellenjegyeztetni kell. Az ügyvédi ellenjegyzést igénylő szerződéseket az Egyetem, illetve az adott tervezési gazdálkodási egység által megbízott ügyvéd (ügyvédi iroda) jogosult, illetve köteles ellenjegyezni. Pályázatok: Ha a pályázat elnyerését követően a pályázati pénz felhasználásáról a pályáztató és a pályázó külön szerződést/megállapodást köt, ezen szerződést/megállapodást az
7 érintett tervezési egység Jogi Osztályával/jogászával véleményeztetni, ellenjegyeztetni kell. Értékhatár: Amennyiben a szerződés által vállalt kötelezettségvállalás az ötmillió forintot meghaladja, abban az esetben a szerződést az érintett tervezési egység Jogi Osztályával/jogászával véleményeztetni, ellenjegyeztetni kell. Rektor által történő aláírás: Ha a szerződés a rektor aláírását követeli meg, akkor kötelező a szerződésnek a Rektori Hivatal jogásza által történő véleményezése, ellenjegyezése. (2) A jelen szakaszban meghatározott Jogi Osztály/jogászok lehetőség szerint három munkanapon belül kötelesek a szerződést véleményezni. (3) A szerződések jogi ellenjegyzésére csak akkor kerülhet sor, ha azokat az 6. (2) (3) bekezdésben megjelölt személyek ellenjegyezték. (4) Amennyiben a szerződéskötés során további egyeztetések szükségesek, valamint, ha a szerződő felek a véleményezett, illetve a véleményezés folytán kijavított szövegben újabb változtatásokat vezetnek át, a véleményeztetési eljárást meg kell ismételni. (5) Az e -ban előírt jogi vizsgálat, ellenjegyzés nem vonatkozik az írásos/elektronikus megrendelésekre. 8. PÉNZÜGYI ÉRVÉNYESÍTÉS (1) A pénzügyi érvényesítés a pénzügyi ellenjegyzést megelőző opcionális pénzügyi ellenjegyző igénye szerinti lépés. (2) A pénzügyi érvényesítés felelősségvállalással együtt járó igazolása a szükséges fedezet meglétének, az összegszerűség helyességének és az előírt alaki követelményeknek való megfelelésnek. (3) A pénzügyi érvényesítő a tervezési egység valamely kompetens, a Kötelezettségvállalási utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendje a Debreceni Egyetemen című szabályzat iránymutatásának megfelelő személy. 9. PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉS (1) A szerződés aláírása kizárólag az előzetes pénzügyi ellenjegyzéssel érvényes. (2) A pénzügyi ellenjegyzés annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll és nem sérti a vonatkozó jogszabályokat. (3) Az előzetes pénzügyi ellenjegyzés az alábbi személyek hatáskörébe tartozik: a) gazdasági főigazgató, illetve gazdasági igazgatók;
8 b) amennyiben a kötelezettségvállaló a gazdasági főigazgató, illetve a gazdasági igazgatók, akkor a pénzügyi-gazdasági helyetteseik. (4) A pénzügyi ellenjegyző köteles meggyőződni arról, hogy az egyetem Közbeszerzési eljárási szabályzatának előírásai maradéktalanul betartásra kerülnek, melynek biztosítása érdekében köteles minden tervezési egység egy kapcsolattartó személyt kijelölni. 10. ALÁÍRÁS (1) A szerződések aláírására a pénzügyi ellenjegyzést követően kerülhet sor. (2) A szerződést aláírásra kivéve az 5. (7) bekezdésében meghatározott esetet a jelen szabályzat III. számú mellékletében meghatározott tartalmi elemeknek megfelelő, szerződéskötési adatlappal együtt kell az aláíró elé terjeszteni. (3) A képviseleti és aláírási jogot a közvetlen helyettesek, mint helyettesek a h betű feltűntetésével gyakorolhatják. (4) A hallgatói önkormányzatok vonatkozásában jelen szakaszt azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a hallgatói önkormányzatok szerződéseinek érvényességéhez minden esetben az adott tervezési egység vezetőjének, az egyetemi hallgatói önkormányzat esetében a rektornak az ellenjegyzése szükséges. (5) 500 millió Ft összegű kötelezettségvállalást meghaladó szerződés esetén az aláírás előfeltétele a Gazdasági Tanács, majd azt követően a Szenátus jóváhagyását tartalmazó határozat csatolása a szerződéshez. A szerződéses kötelezettség összege a szerződés futamidejére számított bruttó ellenszolgáltatás összege. (6) Olyan szerződést, amelyben az Egyetem nemzetközi félként vesz részt, csak a rektor írhat alá. 11. IKTATÁS, NYILVÁNTARTÁS (1) Az aláírt szerződést a szerződést kezdeményező szervezeti egységnél minden esetben nyilvántartásba kell venni, azaz iktatni kell. (2) Az alábbi szerződéseket az (1) bekezdésben meghatározottakon kívül a jelen bekezdésben megjelölt szervezeti egységeknél is nyilvántartásba kell venni (iktatni kell): - fejlesztési támogatási szerződések (szakképzési hozzájárulás): Centrumelnöki/TEK elnöki Hivatal - innovációs szerződések (fejlesztési hozzájárulás): Centrumelnöki/TEK elnöki Hivatal - megbízási szerződések (személyi jellegű kifizetések): gazdasági igazgatóságok (munkaügyi osztályok) - megbízási szerződések (számlás, dologi jellegű kifizetések): gazdasági igazgatóságok (pénzügyi osztályok)
9 - vállalkozási szerződések (szolgáltatás, beruházás, üzemeltetés, stb): gazdasági igazgatóságok (pénzügyi osztályok) 12. JOGOK VISSZAVONÁSA (1) A rektor jogosult bármely szerződés esetében kivéve a 2. (2) (3) bekezdésében foglaltakat a jelen szabályzattal átruházott képviseleti jogot magához vonni. 13. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS (1) Szerződésmódosítás esetén jelen szabályzat 2 11. -aiban meghatározottak alapján kell eljárni. 14. FELELŐSSÉG (1) Jelen szabályzatban foglaltak betartásáért minden érintett dolgozó erkölcsi-, anyagi-, munkajogi- és büntetőjogi felelősséggel tartozik. 15. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1) Jelen szabályzatot a Szenátus 2007. május 24. napján tartott ülésén a 47/2007. (V.24.) számú határozatával fogadta el. A szabályzat 2007. június 01. napjától lép hatályba. (2) A jelen szabályzatban foglaltakat jogszabályok és felettes szervek utasításai módosíthatják. Debrecen, 2007. május 24. Prof. dr. Nagy János rektor
10 I. számú melléklet JOGSZABÁLYGYŰJTEMÉNY - 2005. évi CXXXIX. törvény a felsőoktatásról - 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről - 2000. évi C. törvény a számvitelről - 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról - 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról - 1959. évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről - 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről - 24/1986. (VI.26.) MT rendelet a szakfordításról és a tolmácsolásról - az adott szerződés típusa és tárgya szerinti egyéb jogszabályok
11 II. számú melléklet TERVEZÉSI EGYSÉGEK ÁLTAL AZ EGYETEM NEVÉBEN KÖTÖTT SZERZŐDÉSEK FEJLÉCÉNEK FORMAI ELŐÍRÁSA SZERZŐDÉS amely létrejött egyrészről a DEBRECENI EGYETEM (székhely: 4032 Debrecen, Egyetem tér 1.) nevében eljáró Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum/Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centum/Debreceni Egyetem Tudományegyetemi Karok/Debreceni Egyetem Központi Egységei (4012/4028/4032 Debrecen, utca sz., képviseli: Központi egységek tekintetében: rektor és gazdasági főigazgató, vagy rektor-helyettes és gazdasági főigazgató/gazdasági főigazgató-helyettes, OEC, ATC, TEK tekintetében: centrumelnök/tek-elnök és gazdasági főigazgató-helyettes, gazdasági igazgató) Intézményi azonosító:.. Statisztikai számjel: Adószám: Számlavezető pénzintézet:... Bankszámlaszám:..., mint megbízó/megrendelő/ stb., - másrészt XY (székhely, cégjegyzékszám, adószám, statisztikai számjel, számlavezető pénzintézet, bankszámlaszám, képviseli: ügyvezető/a cég által megjelölt személy), mint megbízott/vállalkozó/ stb között.
12
13 SZERZŐDÉST KEZDEMÉNYEZŐ LAP III. számú melléklet Tervezési egység neve: Szervezeti egység neve:. H e l y b e n Kérem, hogy az alábbi személlyel/céggel.. szerződést készíteni szíveskedjenek: 1.a. MAGÁNSZEMÉLY ESETÉN: Név:... Leánykori név:... TAJ szám: Adóazonosító jel:.... Anyja neve:..szül. hely, idő:.. Lakcím:.. Főfogl. munkahelye:. Munkaköre:... 1.b. VÁLLALKOZÁS ESETÉN: Vállalkozó/adószámos magánszemély neve:.... Feladatot ellátó személy neve:... Cégjegyzék/vállalkozóiig.száma: adószám: Székhelye:..
14 Bankszámlaszám:... 2. A szerződéskötés indoka* (személyi jellegű kifizetések esetén kitöltendő): A feladat ellátásához az egyetem megfelelő szakértelemmel rendelkező személyt nem foglalkoztat. Eseti, nem rendszeres feladat ellátása szükséges, és átmenetileg nincs a feladat ellátásához megfelelő képzettséggel rendelkező személy. 3. A szerződés teljesítésének helye:.... 4. A szerződés tárgya:...... 5. Az egyetem feladatai:..... 6. Díjazás: a) egyszeri forint.nettó +..% ÁFA. b) havi rendszerességgel... forint.nettó +..% ÁFA. A díj egy összegben/ havi ütemezésben kerül kifizetésre. *: igen / nem /A teljesítésgazolásnak fentiekkel egyezően kell készülni./ A szerződő fél részszámla benyújtására jogosult*: igen / nem
15 Hallgatói munkadíj alapjául szolgáló munkavégzésnek minősül*: igen / nem 7. Időtartam:...-tól........-ig 8. Keret megnevezése: 9. Kapcsolattartó, szerződés gazdája (elérhetőséggel együtt):. Debrecen, 200 év... hó. nap PH.... Kezdeményező szervezeti egység vezetője. Keretellenőr (pénzügyi érvényesítő). Szakmai ellenjegyző. Jogi ellenjegyző * A megfelelő jogcímet meg kell jelölni.