Közbeszerzés modul WEB Funkcióhasználati kézikönyv 2.0 verzió
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS... 4 KÖZBESZERZÉS MODUL... 5 1. ELÉRÉSI ÚTVONAL, BEJELENTKEZÉS, REGISZTRÁCIÓ... 5 1.1. PÁLYÁZATSZÁMMAL NEM RENDELKEZŐ FELHASZNÁLÓK SSO KÖZBESZERZÉS MODUL... 5 1.1.1. Regisztrálás az SSO felületen (pályázatszámhoz nem kapcsolható közbeszerzések)... 5 1.1.2. További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül... 8 1.1.3. Bejelentkezés az SSO-n keresztül... 9 1.2. PÁLYÁZATSZÁMMAL MÁR RENDELKEZŐ FELHASZNÁLÓK PÁLYÁZÓ TÁJÉKOZTATÓ... 10 1.2.1. Bejelentkezés a Pályázó tájékoztatón keresztül... 10 1.2.2. Beosztott a Pályázó tájékoztató felületen... 12 1.3. TECHNIKAI INFORMÁCIÓK... 13 FUNKCIONÁLIS MŰKÖDÉS... 15 2. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK... 15 2.1. A KÖZBESZERZÉS MODUL WEBES FELÜLET BAL OLDALI MENÜJÉNEK FUNKCIÓI:... 15 2.2. NAVIGÁLÁS... 16 2.3. DOKUMENTUMOK CSATOLÁSA... 16 2.3.1. A felcsatolt dokumentumok megtekintése... 17 2.4. ÁLLAPOTTÖRTÉNET MEGTEKINTÉSE... 18 2.5. HIÁNYPÓTLÁS BENYÚJTÁSA... 19 2.6. AZ OPCIÓK PANEL FUNKCIÓI... 20 2.6.1. Állapottörténet... 20 2.6.2. Csatolt dokumentumok... 20 2.6.3. Kapcsolódó OP összerendelő... 20 2.6.4. Kapcsolódó konstrukció összerendelő... 21 2.6.5. KSZ visszautasítás megtekintése... 21 2.6.6. Eredmény / Nyertes rögzítése... 21 2.6.7. Közbeszerzés törlése... 26 3. A FŐMENÜ FUNKCIÓI... 27 3.1. REGISZTRÁCIÓS ADATOK... 27 3.1.1. További kedvezményezettek... 28 3.2. TOVÁBBI HOZZÁFÉRÉSEK... 28 3.3. KÖZBESZERZÉS RÖGZÍTÉSE... 28 3.4. KÖZBESZERZÉSEK LISTÁJA... 29 3.5. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS RÖGZÍTÉSE... 31 3.6. SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁSOK LISTÁJA... 31 3.7. PRECEDENSTÁR... 32 3.8. KÉZIKÖNYV... 32 3.9. KAPCSOLÓDÓ KÖZBESZERZÉSEK... 33 3.9.1. További pályázathoz rendelés... 33 3.10. VISSZALÉPÉS AZ E-ÜGYINTÉZÉS OLDALRA... 34 3.11. KILÉPÉS... 34 4. ELJÁRÁS TÍPUSOK... 35 4.1. UTÓLAGOS ELLENŐRZÉS FOLYAMATA... 35 4.1.1. Közbeszerzési eljárás alapadatainak megadása... 35 4.1.2. Értesítés eredményhirdetés időpontjáról... 38 4.1.3. Értesítés eredményhirdetés tervezett időpontjának módosításáról... 41 4.1.4. Ellenőrzés indítása... 42 4.1.5. Jogorvoslat rögzítése... 45 4.1.6. Felhívás tényállás tisztázására és annak benyújtása... 45 4.1.7. Utólagos ellenőrzési jelentés kézhez vétele... 45 4.2. EX-ANTE (FOLYAMATBA ÉPÍTETT) ELLENŐRZÉS FOLYAMATA... 46 Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 2
4.2.1. Új ex-ante ellenőrzésű közbeszerzés rögzítése... 46 4.2.2. KFF ellenőrzés... 48 4.2.3. KSZ ellenőrzés... 49 4.2.3.1 Kiválasztott KSZ törlése... 50 4.2.4. KSZ ellenőrzés elindítása... 50 4.2.5. Konzultáció... 52 4.2.6. Konzultáció meghosszabbítása (Pályázó Tájékoztató)... 53 4.2.7. Konzultációs fordulók megtekintése... 54 4.2.8. Visszautasítás megtekintése... 55 4.2.9. Tényállás tisztázás... 55 4.2.10. KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításának kezdeményezése/módosított dokumentumok benyújtva KSZ műszaki-szakmai ellenőrzéshez... 55 4.2.11. KFF minőség-ellenőrzés indítása... 56 4.2.12. Dokumentumok benyújtva KFF minőség-ellenőrzési tanúsítvány kiállításához... 56 4.2.13. Végleges közbeszerzési dokumentumok megküldése... 57 4.2.14. Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a bontás időpontjáról... 58 4.2.15. Hirdetményt visszavonták... 60 4.2.16. Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a közbeszerzés aktuális cselekményeiről... 60 4.2.17. Az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva... 62 4.2.18. Összegzés felcsatolva és eredményhirdetés adatok megadva... 64 4.2.19. KSZ ellenjegyzés... 65 4.3. VISSZAMENŐLEG RÖGZÍTENDŐ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS... 66 4.3.1. Új visszamenőleg rögzítendő közbeszerzési eljárás... 66 4.4. UTÓLAGOS SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ELLENŐRZÉS... 68 4.4.1. Új utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése... 68 4.4.2. Utólagos szerződésmódosítás elindítása... 70 4.4.3. Felhívás tényállás tisztázására... 72 4.4.4. KSZ jogi állásfoglalás és műszaki-szakmai indokoltságra vonatkozó nyilatkozat megküldve Kedvezményezettnek... 72 4.5. EX-ANTE SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ELLENŐRZÉS... 73 4.5.1. Új ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése... 73 4.5.2. Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés indítása... 75 4.5.3. Felhívás tényállás tisztázására... 77 4.5.4. KSZ jogi állásfoglalás megküldve Kedvezményezettnek... 78 4.5.5. Véleménye figyelembe vételével dokumentumok KFF-nek benyújtva... 79 4.5.6. Kedvezményezett megküldte a végleges módosított szerződést KFF-nek... 80 4.6. VISSZAMENŐLEG RÖGZÍTENDŐ UTÓLAGOS SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS... 81 4.7. VISSZAMENŐLEG RÖGZÍTENDŐ EX-ANTE SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS... 82 Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 3
Bevezetés Az ÚSZT Közbeszerzés modul elsődleges célja, hogy a Kedvezményezetteknek (Ajánlatkérőknek) lehetőséget adjon megindított közbeszerzési eljárásaik és az ehhez kapcsolódó esetleges szállítói szerződésmódosítások nyomon követésére a megfelelő informatikai támogatottság megteremtésével. A Közbeszerzés modul kiemelkedő előnye, hogy a Kedvezményezettnek felhasználóbarát módon információt szolgáltat közbeszerzési eljárásuk és esetleges szerződésmódosításuk ellenőrzésének előrehaladásáról, illetve sok esetben mentesíti őket a dokumentumok papír alapon történő benyújtásától. A közbeszerzés modul alapját a 4/2011. (I.28.) Kormányrendelet jelenti, amely rendelet szabályozza a közbeszerzési eljárások ex-ante, valamint utólagos közbeszerzési jogi ellenőrzési folyamatát, továbbá a közbeszerzési eljárások lefolytatása eredményeképpen született szállítói szerződések módosítása kapcsán előírt ellenőrzés lefolytatásának folyamatát. A rendelet előírja, hogy minden közbeszerzési eljárást ellenőrzésnek kell alávetni, függetlenül attól, hogy a kapcsolódó pályázat benyújtásra került-e az intézményrendszerhez. A Közbeszerzés modul célja, hogy: Segítse a Kedvezményezettet a közbeszerzési eljárások dokumentálásában; Egyszerűsítse a Kedvezményezettek és a Közreműködő Szervezet (KSZ) munkáját; Egyszerűsítse a dokumentumok és információk cseréjét elektronikus úton keresztül Elősegítse az Ajánlatkérő és a KSZ-ek közbeszerzésekkel kapcsolatos hivatalos kommunikációját A tájékoztató felületen megjelenő adatok az Egységes Monitoring Információs Rendszerből (EMIR) származnak. A tájékoztató felületről beküldött adatok szintén az EMIR-be töltődnek be. A tájékoztató felület 10-30 percenként frissül, így biztosítva, hogy a pályázók, kedvezményezettek mindig naprakész adatokkal dolgozzanak. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 4
Közbeszerzés modul A közbeszerzési eljárások közbeszerzési jogi ellenőrzés végetti rögzítésére az EMIR Pályázó Tájékoztató felületen és az SSO alól elérhető felületen nyílik lehetőség. Az elkülönülés legfőbb oka, hogy a közbeszerzési eljárások lefolytatása a pályázati eljárásrendtől függetlenül történik, mert a pályázat benyújtását időben megelőzheti a közbeszerzések elindítása. 1. Elérési útvonal, bejelentkezés, regisztráció A közbeszerzés modul internet segítségével weboldalról elérhető alkalmazás. A konkrét pályázatszámhoz még nem kapcsolható közbeszerzések elérése az SSO oldalon keresztül történik. A pályázatszámhoz már kapcsolható közbeszerzések elérésére a Pályázó tájékoztató felületen nyílik mód. A Közbeszerzés modulba való belépéshez első lépésként a közbeszerzési adatszolgáltatásra kötelezett Kedvezményezetteknek (illetve a Kedvezményezettek nevében eljáró Ajánlatkérőknek) regisztrálniuk kell magukat. A Kedvezményezetteknek, vagy megbízott közbeszerzési kapcsolattartóiknak meg kell adniuk az általuk képviselt szervezet vagy intézmény azonosító adatait, saját szervezeti elérhetőségüket. A felületre a belépés a regisztráció során megadott e-mail címmel és az e-mailben kapott jelszóval lehetséges. 1.1. Pályázatszámmal nem rendelkező felhasználók SSO közbeszerzés modul 1.1.1. Regisztrálás az SSO felületen (pályázatszámhoz nem kapcsolható közbeszerzések) Az regisztrációs felületre eljuthat közvetlenül az alábbi link segítségével: https://sso.nfu.hu/regisztracio, illetve a közbeszerzés oldalon található regisztráció gomb megnyomásával is. Első lépésként regisztrálnia kell magát az alábbi űrlap segítségével: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 5
Miután az adatlapon található minden adatot kitöltött, a Regisztráció gombbal véglegesítheti a rögzítést. A regisztráció során megadott e-mail címre a rendszer visszaigazoló levelet küld. Figyelem! Ebben az e-mailben találja a belépéshez szükséges jelszavát. Az e-mail cím és jelszó párossal az http://www.nfu.hu/ oldalon tud bejelentkezni az SSO rendszerbe. A belépés után a Közbeszerzés ikonra kattintva a rendszer automatikusan a közbeszerzés modulba fogja irányítani a felhasználót. A rendszerbe történő első belépéskor néhány adatot véglegesíteni kell. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 6
Adószám Szervezet neve Név (a rendszer automatikusan beemeli) Telefonszám E-mail cím (a rendszer automatikusan beemeli) Nyilatkozatok o A rendszer felhasználási feltételeit ismerem o A regisztráció során feltöltött adatok a valóságnak megfelelnek o Rendelkezem a rendszer használatához szükséges felhatalmazásokkal A regisztráció véglegesítése a Regisztráció mentése gombbal történik. Ehhez mindhárom nyilatkozat jelölőmezőt be kell pipálni. Piros színnel emeli ki a rendszer azon mezőket, melyeket elmulasztott kitölteni. Beépítésre került továbbá egy az adószám CDV helyességét vizsgáló ellenőrzés, kérjük, ha erre vonatkozó hibaüzenetet kap, vizsgálja meg, helyesen töltötte-e ki az adószám mezőt. Ha minden szükséges adat és nyilatkozat kitöltésre került, a regisztráció kezdeményezésének sikeréről egy rövid értesítést fog látni a felületen. A rendszer minden esetben piros színnel fogja kiemelni a problémás, illetve kötelezően kitöltendő mezőket. Erre a kézikönyv a továbbiakban részletesen nem tér ki. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 7
1.1.2. További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül Az SSO alól elérhető közbeszerzés felületen természetesen lehetőség nyílik további hozzáférések megadására a közbeszerzésekhez. A weboldal bal oldali menüjének További hozzáférések gombját kell használnunk a felület megjelenítéséhez: Kitöltendő adatok: o Név o E-mail cím o Szervezet neve o Telefonszám o Jogosultság (írás vagy olvasás jog) o Kapcsolódó közbeszerzés(ek) Itt jelöljük meg, mely közbeszerzésekhez szeretnénk, ha hozzáférne az általunk választott személy. A CTRL gomb lenyomásával több közbeszerzés is kijelölhető. Figyelem! Az annak a személynek, akinek hozzáférést szeretnénk adni, minden esetben regisztrálnia kell magát az SSO oldalon. Az e-mail cím az elsődleges kulcs a hozzáféréshez, tehát fontos, hogy pontosan ugyanaz az e-mail cím legyen megadva a további hozzáférőnél, amivel az illető regisztrálta magát az SSO felületre. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 8
1.1.3. Bejelentkezés az SSO-n keresztül Ha SSO rendszeren keresztül kíván belépni a pályázatszámhoz még nem kapcsolódó közbeszerzéshez, akkor válassza ezt a weboldalt: http://www.nfu.hu/ Az oldal jobb oldalán adja meg e-mail címét és jelszavát, majd kattintson a belépés gombra: A megnyíló felületen válassza a közbeszerzés ikont és a rendszer automatikusan belépteti. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 9
1.2. Pályázatszámmal már rendelkező felhasználók Pályázó tájékoztató 1.2.1. Bejelentkezés a Pályázó tájékoztatón keresztül Látogasson el az alábbi weboldalra: http://emir.nfu.hu/nd/eupalyazat Az Ön pályázatának időintervallum béli elhelyezkedésének megfelelően kattintson az alábbi gombok valamelyikére: Ezek után kattintson a megfelelő Operatív programra a bal oldali listában: Válassza ki a megfelelő alintézkedést és pályázatszámot. A felhasználó legördülő listában válassza ki saját nevét és lépjen be a saját jelszavával. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 10
Ezek utána közbeszerzés modult a Pályázó tájékoztató bal oldali menüjének segítségével érheti el. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 11
1.2.2. Beosztott a Pályázó tájékoztató felületen A Pályázó tájékoztató felület bal oldali menüjében kialakításra került a Közbeszerzés modul, amelyre kattintva megkezdhető a közbeszerzés adatok megadása. A Közbeszerzés modul felületére csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók léphetnek be. A jogosultságok kiosztását a pályázó teheti meg a Beosztottak funkcióban. Új beosztott létrehozására az Új beosztott gomb megnyomásával lehet kezdeményezni. Az adatlap kitöltését ugyanúgy kell elvégezni, mint egy normál beosztott esetében, azzal a különbséggel, hogy az adatlap alján található Közbeszerzés jogok engedélyezése legördülő listában jogot kell osztani a közbeszerzés modul használatához. Osztható jogok: megtekintés jog szerkesztés jog (felelős személy) szerkesztés jog (póttag) Véglegesíteni a mentés gombbal lehet. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 12
1.3. Technikai információk A Közbeszerzés modul webes alkalmazása az alábbiakban felsorolt böngészőkön fut teljeskörűen. Amennyiben nem biztos benne, hogy az Ön által használt böngésző megfelel-e a követelményeknek, kérjük, ellenőrizze a névjegy funkció segítségével! Internet Explorer 8.0 Mozilla FireFox 8.0 Google Chrome 15.0.874.121 Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 13
Opera 11.10 Safari 5.1.2 Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 14
Funkcionális működés 2. Általános információk 2.1. A Közbeszerzés modul webes felület bal oldali menüjének funkciói: Regisztrációs adatok: o A regisztráció során megadott adatok módosítása. Kizárólag a kapcsolattartó adatainak módosítására van lehetőség. o A közbeszerzés modul SSO alól elérhető felületén lehetőség van további kedvezményezettek megadására, akiknek a nevében el szeretnénk járni. További hozzáférések: Lehetőség van további hozzáférések megadására az SSO alatti közbeszerzés felületen. o o Figyelem! Csak az SSO alól elérhető közbeszerzés felületen létező funkció. Bővebben itt olvashat erről: További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül Közbeszerzés rögzítése: Új ellenőrizendő közbeszerzési eljárás rögzítésére szolgáló menüpont. Közbeszerzések listája: A már rögzített közbeszerzési eljárások listás megtekintését és azok szerkesztésre történő megnyitását lehet itt megtenni. Szerződésmódosítás rögzítése: A közbeszerzéshez kapcsolódó szállítói szerződések ellenőrizendő szerződésmódosításának rögzítését lehet ebben a menüpontban megkezdeni. Szerződésmódosítások listája: A közbeszerzések listafelülethez hasonlóan a már berögzített szerződésmódosítások listázására és az egyes szerződésmódosítások megnyitására szolgál. Precedenstár: Segítségével a közbeszerzés modul Precedenstár alkalmazását érhetjük el. Kézikönyv: A funkciógomb alatt elérhető a mindenkori közbeszerzés modulhoz kapcsolódó kézikönyv. Kilépés: Itt lehet kijelentkezni a felületről. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 15
2.2. Navigálás A közbeszerzési adatlapok alapvetően többfüles technikával készültek. Ha közbeszerzés vagy közbeszerzéshez kapcsolódó szerződésmódosítás rögzítése közben bármikor nem találja az Ön által tölteni kívánt mezőt, kérjük, ellenőrizze a megfelelő fül alatti adatlapon tartózkodik-e. A fülek alatti adatlapokat a fülekre történő kattintással nyithatja meg. Mindig az aktuálisan kiválasztott fül a fehér színű. 2.3. Dokumentumok csatolása A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó dokumentumok feltöltésének menete megegyezik, függetlenül attól, hogy milyen típusú (utólagos, ex-ante) közbeszerzési eljárás vagy ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás kapcsán szeretnénk dokumentumot csatolni. A dokumentum csatoló felületet a rendszer csak azokban az állapotokban és státuszokban jeleníti meg, ahol erre szükség van. A csatoló felületet a felső fülek közül a Dokumentumtár fül alól érhetjük el. A feltöltéshez szükséges kitöltendő adatok: Dokumentum neve (szöveges formában kitöltendő) Irattípus (a legördülő listából kiválasztandó) Fájl kiválasztása és feltöltése választani a csatolni kívánt fájlt) (tallózással ki kell Figyelem! A fájl kiválasztása és feltöltése gombbal a fájlt csak az után válassza ki, ha már kitöltötte a Dokumentum neve és Irattípus mezőket. Ellenkező esetben a rendszer hibaüzenet formájában felszólít ezek kitöltésére: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 16
Sikeres fájlcsatolást követően a rendszer megerősítést jelenít meg felugró ablakban: 2.3.1. A felcsatolt dokumentumok megtekintése A felcsatolt dokumentumok megtekintése (a csatoláshoz hasonlóan) minden típusú (utólagos, ex-ante) közbeszerzési eljárás vagy ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás esetén megegyezik. A csatolt dokumentumok listafelület az Opciók menüből választható ki a Csatolt dokumentumok linkre kattintva. A menüpont kiválasztása után a Felcsatolt dokumentumok listafelületére jutunk. A megnyitni kívánt dokumentum az Egyedi irat azonosító -ra kattintva tölthető le. Táblázatos formában az alábbi adatokat tekinthetjük meg a dokumentumokról: Egyedi irat azonosító: a rendszer által generált egyedi azonosító szám Irattípus: a felcsatolt dokumentum típusa Dokumentum neve: a csatolás során megadott dokumentumnév Fájl neve Csatoló felhasználó neve: a csatolást végző személy neve Azonosítószám: a közbeszerzési eljárás azonosítószáma Szerződés azonosító: a szerződésmódosítás azonosítószáma, csak abban az esetben jelenik meg, ha a dokumentum szerződésmódosításhoz kapcsolódóan került felcsatolásra Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 17
Szerződés elnevezése: a kapcsolódó szerződésmódosítás megnevezése, csak abban az esetben jelenik meg, ha a dokumentum szerződésmódosításhoz kapcsolódóan került felcsatolásra Csatolás dátuma: a csatolás időpontja (ÉÉÉÉ.HH.NN formában) Figyelem! A Csatolt dokumentumok között találjuk meg a rendszer által generált PDF formátumban letölthető azonnali értesítéseket is, Azonnali értesítés dokumentum névvel. A lista bezárásához kattintsunk a Bezárás vagy a jobb felső sarokban található X ikonra. 2.4. Állapottörténet megtekintése Az adott közbeszerzési eljárás vagy kapcsolódó szerződésmódosítás aktuális állapotáról az Állapottörténet funkcióban tájékozódhatunk. Ezt az Opciók menüben találjuk. Az Állapottörténet linkre kattintva nyithatjuk meg a felületet: A táblázatban az adott állapot neve mellett megtaláljuk az állapot rögzítésének dátumát is. Figyelem! A webes felületen csak azok a státuszpontok jelennek meg, amelyek a Kedvezményezett számára információs értékkel bírnak. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 18
2.5. Hiánypótlás benyújtása A közbeszerzési eljárás vagy a kapcsolódó szerződésmódosítások során találkozhat hiánypótlásra történő felszólítással. Ez akkor történik, ha az intézményrendszer oldaláról a szakértő tényállás tisztázását rendelte el. Mivel minden eljárás típusban azonos a funkció működése, a kézikönyv itt foglalkozik vele részletesebben. A hiánypótlási kérelemre vonatkozó indoklás és a benyújtási határidő mellett a webes felületen mindig megjelenik egy dokumentumcsatoló alkalmazás is, illetve a nyilatkozatokat tartalmazó jelölőmezők, amivel Kedvezményezett azt jelezheti, hogy minden szükséges, hiánypótoltatott dokumentumot benyújtott. A hiánypótlás a A szükséges összes dokumentumot szöveget kiegészítő valamelyik jelölőmező kitöltése után a Hiánypótlás beküldése gombra kattintva véglegesíthető. Választható lehetőségek: elektronikusan felcsatoltam papíron megküldtem részben elektronikusan felcsatoltam, részben papíron küldtem meg Figyelem! A hiánypótlás beküldése után már nem fog tudni több dokumentumot csatolni. A hiánypótlás funkcióban található dokumentumcsatoló működése teljes mértékben megegyezik a korábban már említett Dokumentumok csatolása funkcióban leírtakkal. Ezek után a közbeszerzés státusza is megváltozik: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 19
2.6. Az Opciók panel funkciói A közbeszerzések és szerződésmódosítások szerkesztése vagy megtekintése közben látható egy felső menü is, mely Opciók panel néven szerepel. A fejezet a panel funkcióit veszi sorra. Figyelem! Vannak tényezők, melyek befolyásolják, hogy az Opciók panelen belül milyen funkciók jelennek meg, illetve, hogy melyek használatára van lehetőség: az adott közbeszerzés állapota a közbeszerzés modul a Pályázó tájékoztatóról vagy az SSO alól lett megynitva. 2.6.1. Állapottörténet A funkció leírása részletesen megtalálható a kézikönyv alábbi pontján: Állapottörténet megtekintése 2.6.2. Csatolt dokumentumok A csatolt dokumentumok megtekintésére vonatkozó információk részletesen megtekinthetőek itt: A felcsatolt dokumentumok megtekintése 2.6.3. Kapcsolódó OP összerendelő A funkcióban a pályázatszámhoz még nem kapcsolódó közbeszerzéseket lehet OP-hoz rendelni. A gomb lenyomása után egy legördülő listával találkozunk, amelyből ki lehet választani az OP-t. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 20
A közbeszerzéshez tetszőleges számú OP hozzárendelhető. A téves hozzárendelések a zöld X gombra kattintva törölhetőek. 2.6.4. Kapcsolódó konstrukció összerendelő Hasonlóan a kapcsolódó OP összerendelőhöz, lehetőség nyílik adott konstrukcióhoz rendelni a közbeszerzést. Erre akkor lehet szükség, ha a közbeszerzési eljárás megkezdésekor még nem állt rendelkezésre pályázatszám. Válasszuk ki a legördülő listákból az Operatív programot és az Alintézkedést. A konstrukció automatikusan hozzáadódik a Választott alintézkedés(ek) listához. A téves hozzárendelések a zöld X gombra kattintva törölhetőek. 2.6.5. KSZ visszautasítás megtekintése Ebben a menüpontban megtekinthető a KSZ általi visszautasítás. Látható információk: Szervezet Típus (a visszautasítás fajtáját mutatja meg) Indok (a KSZ által rögzített indoklást lehet elolvasni a mezőben) Dátum (a visszautasítás pontos idejét mutatja) 2.6.6. Eredmény / Nyertes rögzítése A menüpont a közbeszerzés nyertes ajánlattevőinek berögzítésére szolgál. Eredmény rögzítéséhez kattintsunk a jobb oldali Opciók panel Eredmény / Nyertes rögzítése feliratra. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 21
Töltsük ki a fenti képernyőn az eredményhirdetés napját, és azt, hogy az eljárás eredményes volt-e. Amennyiben az eljárás eredményes volt, akkor ki kell tölteni a közbeszerzési eljárásból keletkezett szerződés és a nyertes adatait. Ha nem volt eredményes az eljárás, akkor elegendő annyi adatot megadni, mint amelyeket a fenti képernyő mutat. Most rögzítsünk be egy eredményes eredményhirdetést és kattintsunk az Adatok mentése gombra. Itt az utolsó oszlop szerkesztés feliratára kattintva adhatjuk meg a szerződés(ek) és a nyertes(ek) adatait: A Véglegesítés gomb az eredmény véglegesítésére szolgál. Véglegesíteni akkor szükséges, amikor minden szerződés és nyertes a helyes adataival berögzítésre került. A Törlés gomb a berögzített eredmény törlésére ad módot. Figyelem! Véglegesített eredményt már nem lehet törölni. Az Új szerződés gombra kattintva az alábbi ablak nyílik a szerződés és nyertes adatainak megadására szolgáló űrlap: A Szerződéses adatok fülön adatai: - Szerződés megnevezése (a rendszer automatikusan hozza a közbeszerzés nevét, de ez módosítható) - Szerződés száma (rendszer által beemelt adat) - Szerződés (ellenszolgáltatás) nettó összege (HUF) - Szerződéskötés tervezett dátuma (rendszer által beemelt adat) Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 22
- Szerződés tényleges dátuma Központi Ügyfélszolgálat A Nyertes kiválasztása fülön lehet megadni a szerződés nyertesét: - Adószám Elegendő megadni a nyertes adószámát, mert amennyiben ez a nyertes már létezik az EMIR szállítói adatbázisában, akkor a rendszer a felület többi adatát automatikusan kitölti. Konzorcium esetén nyertesnek a konzorcium vezetőjét kell megadni, a Közös ajánlattevők mezőbe pedig a konzorciumi tagokat és azok elérhetőségi adatait kell berögzíteni. Ha megadott alapján a rendszer talál a megadott adószámhoz szállítót, akkor egy felugró ablakban lehetőséget biztosít a helyes adatokkal rendelkező nyertes kiválasztására, a sorok végén található zöld pipa gombok segítségével: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 23
Ha nincsen benne egy szállító az EMIR adatbázisában, akkor a rendszer megkérdezi, hogy rögzítésre kerüljön-e Amennyiben ez a szállító a nyertes, az alábbi felületen kell megadni a nyertes szervezet részletes adatait: valamint a szervezet kapcsolattartójának adatait: A szállítói szerződés (vállalkozói szerződés) adatainak és nyertesének megadása után a képernyő alján kell megadni, hogy a berögzített vállalkozói szerződés mely EMIR-be berögzített Támogatási Szerződés(ek)hez kapcsolódik. A bal oldali listában jelennek meg adott Kedvezményezett EMIR rendszerbe berögzített Támogatási Szerződései, melyek a most berögzített közbeszerzésből származó Vállalkozói Szerződéshez rendelhetők. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 24
A Mentés gombbal menthetjük el a megadott Vállalkozói Szerződés, szerződés nyertes, illetve Támogatási Szerződéshez kapcsolás adatait. A szerződés berögzítése után az elmentett elem megjelenik az eredményhirdetés alatti listában: Az eredmény rögzítését a Véglegesítés gombbal lehet véglegesíteni, ami annyit jelent, hogy az eredmény összes szükséges adatát és az összes nyertest berögzítettük. Ha az eredményhirdetés után megváltozik az eredmény a nyertesek tekintetében, akkor a Visszavonás gombra kattintva vihetjük fel az új eredmény szerinti adatokat. Lehetséges ugyanis, hogy a Kedvezményezettnél a döntésért felelős testület saját hatáskörben módosítja az eredményt. Más esetben jogorvoslat eredményeképpen lehet szükséges új eredményt és új nyertest rögzíteni. Az eredmény visszavonása után új nyertest kell rögzíteni, a korábban berögzített eredmény azonban megtekintésre továbbra is elérhető marad. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 25
Új eredmény rögzítése és véglegesítése után mindkét verzió megtekinthető lesz a rendszerben. Természetesen újabb esetleges módosítás miatti változás ugyanígy berögzíthető a rendszerbe. 2.6.7. Közbeszerzés törlése Amíg a közbeszerzés a A közbeszerzési eljárás adatainak megadása szerkesztés alatt állapotban van, addig lehetőség van a közbeszerzés törlésére, a jobb oldali Opciók panel Közbeszerzés törlése gombjára kattintva. A rendszer megerősítést kér a törlésre vonatkozóan: Ezek után a közbeszerzés már nem lesz látható a Közbeszerzések listájában. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 26
3. A főmenü funkciói A fejezet a főoldal bal oldali menüjének részletesebb funkció leírását tartalmazza. 3.1. Regisztrációs adatok Ebben a menüpontban a Kedvezményezett vagy a nevében eljáró személy megadhatja, pontosíthatja, módosíthatja, kiegészítheti és véglegesítheti a rendszerben nyilvántartott adatait. Figyelem! A regisztráció véglegesítése után már csak a kapcsolattartó adatai módosíthatók! Figyelem! Kérjük, mindig tartsa naprakészen a Kedvezményezett kapcsolattartójának e- mail címét, mert a közbeszerzési-jogi ellenőrzési eljárás során a közbeszerzés adatlapján kiválasztott kapcsolattartó mellett az itt megadott e-mail címre is ki fogja küldeni a rendszer a folyamatba épített azonnali értesítéseket. Ha felületről nem módosítható ügyfél adatok (intézmény adatok) is megváltoznak, azok módosítását az NFÜ-nél tudja kezdeményezni. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 27
3.1.1. További kedvezményezettek Az SSO alatti közbeszerzés felületen, a regisztrációs adatoknál lehetőség nyílik további kedvezményezettek hozzáadására is. Erre azért van szükség, mert előfordulhat, hogy a regisztrált felhasználó több kedvezményezett nevében is szeretne közbeszerzéseket rögzíteni. Egyszerűen meg kell adni a kedvezményezett adószámát, a rendszer pedig automatikusan kitölti a többi adatot. A véglegesítéshez a Hozzáadás gombra kell kattintani. Ezek után a közbeszerzés rögzítésekor már az új kedvezményezett adószáma is kiválasztható lesz a listában. Ez dönti el, hogy melyik kedvezményezett nevében történik az adott közbeszerzés létrehozása. 3.2. További hozzáférések Kizárólag az SSO alatt elérhető közbeszerzés oldalon elérhető funkció. Erről bővebben itt olvashat: További hozzáférések kiosztása SSO-n keresztül 3.3. Közbeszerzés rögzítése Itt nyílik lehetőség új, ellenőrizendő közbeszerzési eljárás rögzítésére. Az új közbeszerzési eljárások rögzítésekor a rögzítendő adatok tekintetében eltérés mutatkozik attól függően, hogy ex-ante, vagy utólagos ellenőrzési eljárásrend szerint fog-e történni a közbeszerzési-jogi ellenőrzés. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 28
Válasszuk a bal oldali menü, Közbeszerzés rögzítése Ex-ante vagy Utólagos almenüjét attól függően, hogy melyik típusú közbeszerzési ellenőrzési eljárás alapján szeretnénk ellenőriztetni a közbeszerzésünket. A rögzítéssel kapcsolatos további teendőket az adott eljárásrendi leírásnál találja meg. 3.4. Közbeszerzések listája A korábban már elmentett közbeszerzési eljárások a Közbeszerzések listája funkciógomb alatt található táblázatban tekinthetők meg. A listában mindig a legfrissebb közbeszerzési eljárás lesz az első. Egy közbeszerzési eljárás azonosító adatai az Opciók oszlopban található szerkesztés feliratra kattintva mindaddig kitölthetők és módosíthatók, ameddig az adatlap véglegesítésre nem került. A táblázatban az alábbi adatok tekinthetőek meg: #: A rögzített közbeszerzési eljárás adatbázis azonosító száma Közbeszerzés száma: A berögzített közbeszerzési eljárásnak a rendszer által generált azonosítószáma. Felépítése: o melyik év o melyik hónapban o mi az eljárás tárgya Á Árubeszerzés É Építés ÉK Építési koncesszió Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 29
o Központi Ügyfélszolgálat SZ Szolgáltatás SZK Szolgáltatási koncesszió TP - Tervpályázat Évente újrainduló egyedi azonosítószám Szerződéshez rendelt elnevezés: A közbeszerzési eljárás megnevezése Ellenőrzés típusa: o o Utólagos Ex-ante Státusz: Megmutatja, hogy az ellenőrzött közbeszerzés éppen melyik eljárásrendi státuszban van. Opciók: o o Szerkesztés: ha a felületen adatrögzítési kötelezettség van, akkor látszik ez az opció Megtekintés: amikor az ellenőrző szervezetnek kell megtennie valamely lépést, akkor látszik ez az opció Miután megtaláltuk a módosítani/megtekinteni kívánt közbeszerzésünket, akkor kattintsunk az Opciók oszlopban található szerkesztés/megtekintés gombra. A már felrögzített közbeszerzések között szűrésre is van lehetőség. Ehhez a Közbeszerzések lista felett található szűrő panelt kell igénybe venni. A rendszer az alábbi adatokban tud keresni: Azonosító Közbeszerzés száma: Közbeszerzéshez rendelt elnevezés Ellenőrzés típusa (legördülő listából választandó) Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 30
3.5. Szerződésmódosítás rögzítése A menüpont új szállítói szerződésmódosítások rögzítésére szolgál. A szerződésmódosítás rögzítéséről bővebben az adott eljárásrendi fejezetben olvashat. 3.6. Szerződésmódosítások listája A Közbeszerzések listája felületnél már ismertetett módon tartalmazza a már rögzített Szerződésmódosításokat táblázat formájában. A lista oszlopainak tartalma: #: A rögzített szerződésmódosítás adatbázis azonosítószáma Szerződés azonosítószáma: A rendszer által generált azonosítószám. Felépítése: o melyik év o melyik hónapjában került a rendszerben rögzítésre a közbeszerzési eljárás o mi az eljárás tárgya Á Árubeszerzés É Építés ÉK Építési koncesszió SZ Szolgáltatás SZK Szolgáltatási koncesszió TP - Tervpályázat o Évente újrainduló egyedi azonosítószám o A közbeszerzési eljárásnak ez hányadik számú szerződése. Szerződéshez rendelt elnevezés Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 31
Ellenőrzés típusa Szerződésmódosítás (e listában minden esetben ez az ellenőrzés típusa) Státusz: Megmutatja, hogy az ellenőrzött szerződésmódosítás éppen melyik eljárásrendi státuszban van. Opciók: o Szerkesztés: ha a felületen adatrögzítési kötelezettség van, akkor látszik ez az opció o Megtekintés: amikor az ellenőrző szervezetnek kell megtennie valamely lépést, akkor látszik ez az opció 3.7. Precedenstár A precedenstárba való belépésre szolgáló menüpont. A belépéshez válasszuk az adott közbeszerzési eljárás mellett található belépés linket az Opciók oszlopban. A Precedenstár használatáról bővebben annak kézikönyvében olvashat. 3.8. Kézikönyv A gomb alól letölthető a mindenkori friss közbeszerzés modul használatához szükséges kézikönyv. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 32
3.9. Kapcsolódó közbeszerzések Kizárólag a Pályázó tájékoztató oldalon elérhető funkció. A megnyitás után az eddig még pályázatszámhoz nem kapcsolódó közbeszerzések láthatók. A listában szereplő adatok a Közbeszerzések listája funkcióban leírtakkal egyeznek meg, azzal a különbséggel, hogy az Opciók oszlopban Pályázathoz kapcsolás link található. Ennek segítségével ahhoz a pályázathoz kapcsolhatjuk a közbeszerzést, amelyikhez bejelentkeztünk a Pályázó tájékoztatón. A rendszer megerősítést kér a pályázathoz kapcsolásról: 3.9.1. További pályázathoz rendelés Az Igen gomb lenyomása után, a közbeszerzés eltűnik ebből a listából. Annak érdekében, hogy egy közbeszerzést több pályázathoz is lehessen kapcsolni, ezt az adott közbeszerzésnél az Opciók panelen tehetjük meg. A megnyíló ablakban válasszuk ki a legördülő listákból fentről lefelé haladva, mely pályázatokhoz szeretnénk még a közbeszerzést rendelni. Az összerendelés megszüntethető a zöld X gombra kattintva. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 33
3.10. Visszalépés az e-ügyintézés oldalra Kizárólag a Pályázó tájékoztató felületen elérhető funkciógomb a bal oldali menüben. Segítségével visszajuthatunk az e-ügyintézés oldalra. 3.11. Kilépés A funkcióra kattintva léphet ki az oldalról. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 34
4. Eljárás típusok Ebben a fejezetben a különböző eljárás típusokat vesszük sorra, kizárólag a webes adatrögzítési kötelezettség szempontjából. Tehát azokra a státuszokra koncentrálunk, ahol a Kedvezményezettnek (Ajánlatkérőnek) adatokat kell kitöltenie a webes felületen és ezek beküldésével informálni a KSZ-t vagy KFF-et. 4.1. Utólagos ellenőrzés folyamata A közbeszerzési-jogi szempontú ellenőrzések egyik ellenőrzési típusa az utólagos (dokumentum alapú) ellenőrzés. 4.1.1. Közbeszerzési eljárás alapadatainak megadása A bal oldali menüből válasszuk ki az Utólagos menüpontot a Közbeszerzés rögzítése funkciógomb alatt: A gombra kattintva az alábbi képernyőt látjuk: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 35
Új közbeszerzési eljárás rögzítéséhez minimum 4 adat megadása kötelező: 1. Kedvezményezett adószáma 2. Közbeszerzési eljárás ellenőrzésének típusa 3. Felelős kapcsolattartó 4. Közbeszerzés tárgya 5. Közbeszerzéshez rendelt elnevezés Ezen adatok kitöltése után a Mentés gombra kattintva menthetjük el a közbeszerzést. Amennyiben nem töltünk ki minden adatot, ami a mentéshez szükséges, akkor a lap alján található Mentés gombra kattintva a rendszer pirossal szedett figyelmeztető üzenetben sorolja fel a hiányzókat, továbbá a kitöltendő mezőket is piros árnyalatúra festi, valamint további segítségként pirossal jelöli azokat a füleket ahol kötelezően kitöltendő mező található: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 36
A kötelező mezők kitöltése után a Mentés gomb segítségével elmenthetjük a közbeszerzésünket. A mentés következtében létrejön a Közbeszerzés listában az ellenőrzésre berögzített közbeszerzési eljárás. A lista utolsó oszlopában a szerkesztés opcióra kattintva megnyithatjuk a közbeszerzést, és a további adatokat azok keletkezésének folyamatában tudjuk kitölteni. Továbbá a keletkezett közbeszerzési dokumentumokat is azok keletkezésének folyamatában lehetséges csatolni. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 37
4.1.2. Értesítés eredményhirdetés időpontjáról Utólagos ellenőrzés esetén Kedvezményezettnek kötelessége tájékoztatni az ellenőrző szervezetet (az illetékes KSZ-t) az eredményhirdetés pontos időpontjáról. Ahhoz, hogy ez eredményhirdetés dátumát rögzíteni tudjuk, a Közbeszerzések listája (emlékeztetőt a linkre kattintva talál: Közbeszerzések listája) menüpontban ki kell választanunk a már rögzített közbeszerzésünket. Mivel a közbeszerzés megnyitása minden esetben így történik, a kézikönyv később erre nem tér ki részletesen. Az eredményhirdetésről való tájékoztatáshoz a következő adatokat kell kitölteni: - Közbeszerzés adatai fül o Felelős KSZ o Van további érintett KSZ? Amennyiben igen, akkor meg kell ezeket adni. o Közbeszerzési eljárás típusa Amennyiben Egyéb típust választanak ki, akkor az Egyéb megnevezés is kötelező o Közbeszerzés becsült nettó értéke (HUF) o Van TED / KÉ azonosító? Amennyiben igen, úgy meg kell a TED és/vagy a Közbeszerzési Értesítő azonosítószámot o Ajánlatkérőnél a döntésért felelős személy / testület - Eljárás dátumai fül o Közbeszerzési eljárás indításának dátuma (tény) o Bontás dátuma (terv és/vagy tény) o Bíráló bizottsági ülés kezdete (terv és/vagy tény) o Bíráló bizottsági ülés lezárása (terv és/vagy tény) o Eredményhirdetés időpontja (terv) o Szerződéskötés dátuma (terv) - Nyilatkozatok fül o Minden érintett KSZ-t megjelöltem Közbeszerzés adatai fül: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 38
Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 39
Eljárás dátumai fül: Nyilatkozatok fül: A Dokumentumtár fül alatt nem kötelező egyelőre felcsatolni a keletkezett közbeszerzési dokumentumokat, de amennyiben vannak ilyenek, természetesen el lehet kezdeni ezeknek a rögzítését is. A dokumentumok felcsatolásáról részletesen itt olvashat: Dokumentumok csatolása Most, ha már kitöltöttünk minden kötelező mezőt, ami az eredményhirdetés tervezett időpontjáról való tájékoztatás mozzanatának megtételéhez szükséges, akkor kattintsunk a lap alján található Tájékoztatás eredményhirdetés időpontjáról gombra. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 40
A gomb megnyomása következtében a rendszer elmenti a kitöltött adatokat és a közbeszerzés ellenőrzési eljárás státusza megváltozik az alábbiak szerint: Értesítés eredményhirdetés időpontjáról. 4.1.3. Értesítés eredményhirdetés tervezett időpontjának módosításáról Amennyiben az eredményhirdetés tervezett időpontjának a módosítását kell berögzíteni, akkor a módosított dátumokat rögzítsük az Eljárás dátumai fül Módosított terv oszlopába. Amennyiben a Módosított terv oszlop valamelyik dátum mezőjét kitöltjük, akkor a lap alján található gombok között az eddig aktív Ellenőrzés indítása inaktív lesz, azonban az ekkor már inaktív Tájékoztatás az eredményhirdetés időpontjáról gomb újra aktív lesz. Amennyiben nem kell változtatni az eredményhirdetés időpontján, akkor ugyanis, a következő lépés az eredményhirdetés adatainak berögzítése az ellenőrzés indítása, az eredményhirdetés időpontjának módosulása esetén azonban újra tájékoztatni kell az ellenőrző szervezeteket az új időpontról. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 41
Fontos tudni, hogy a Módosított terv oszlop minden dátumát, illetve a Módosítás indoka mezőt ki kell tölteni, amennyiben a Tény oszlopban nem került még rögzítésre az adott esemény tényleges időpontja. (Amennyiben a felsorolt események már megtörténtek, akkor természetesen a tényleges adatot kell beírni az utolsó oszlopba, a terv dátumok megadás ilyenkor fölösleges, nem szükséges.) A módosított dátumok kitöltése után az újra aktív Tájékoztatás eredményhirdetés időpontjáról gombra kell kattintani, amely következtében a közbeszerzés listában megváltozik a közbeszerzés státusza: Az eredményhirdetés dátumának esetleges módosítása után az eredményhirdetés tényeinek rögzítését kell megtenni, csatolni szükséges az összes közbeszerzéshez kapcsolódó dokumentumot és el kell indítani az ellenőrzést. 4.1.4. Ellenőrzés indítása Az ellenőrzés elindításához az alábbi adatokat kell megadni a webes felületen: Az eredményhirdetésről való tájékoztatáshoz a következő adatokat kell kitölteni: - Közbeszerzés adatai fül o Jogorvoslati eljárás indult? Ha igen, akkor kötelező megadni a kapcsolódó KDB határozat(ok) számát - Eljárás dátumai fül o Bontás dátuma (tény) o Bíráló bizottsági ülés kezdete (tény) o Bíráló bizottsági ülés lezárása (tény) o Eredményhirdetés időpontja (tény) Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 42
- Bontás, értékelés adatai fül o Ajánlattevők száma o Érvényes ajánlatot tevők száma o Bírálati szempontok o Ajánlattevők, részvételi jelentkezők neve, címe, a bírálati szempont(ok) szerinti főbb számszerűsíthető adatok o A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvényes részvételi jelentkezések / ajánlatok o A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvénytelen részvételi jelentkezések / ajánlatok o Utóellenőrzést végző szerv rendelkezésére bocsátott dokumentumok köre - Nyilatkozatok fül o Az utólagos ellenőrzéshez szükséges minden kapcsolódó dokumentumot megküldtem / felcsatoltam. o Amennyiben az eljárás eredményes volt, az összes nyertest berögzítettem o A létrejött Vállalkozói Szerződéseket a kapcsolódó Támogatási Szerződések alá besoroltam (Csak a Pályázó tájékoztató felületen) o Minden kapcsolódó pályázatot berögzítettem (Csak a Pályázó tájékoztató felületen) o Minden kapcsolódó OP-t / konstrukciót berögzítettem (Csak SSO alatti közbeszerzés felületen) o hogy az ellenőrzéshez szükséges minden dokumentum megküldésre / felcsatolásra került-e akár elektronikusan, Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 43
akár papíron, akár részben elektronikusan, részben papíron. - Dokumentumtár fül o Minden közbeszerzéshez kapcsolódó dokumentumot fel kell csatolni o Itt olvashat erről bővebben: Dokumentumok csatolása - Eredmény / Nyertes rögzítése funkció o A nyertesek rögzítésével kapcsolatos részletes információkat itt találja: Eredmény / Nyertes rögzítése Ha tehát minden kötelező adatot kitöltöttünk a felületen és minden közbeszerzési dokumentumot felcsatoltunk, akkor a rendszer engedni fogja az ellenőrzés elindítását. Az Ellenőrzés indítása gombra kattintva mentésre kerülnek a berögzített adatok, és a közbeszerzés ellenőrzés státusza az alábbiak szerint megváltozik: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 44
Figyelem! Az ellenőrzés elindítása után a berögzített adatokon nem lehet módosítani, és újabb dokumentumot sem lehet csatolni. 4.1.5. Jogorvoslat rögzítése Az ellenőrzés megindítása után egyedül a mindeddig inaktív Jogorvoslat fül alatti mezők lesznek aktívak. Ezen a különálló Jogorvoslat fülön azt lehet megadni, hogy - az ellenőrzés indítása után indult-e a közbeszerzési eljárással szemben jogorvoslat - ha igen, akkor mikor, továbbá azt - hogy a jogorvoslati eljárás a berögzített eredményen változtatott-e, illetve - rögzíteni szükséges a jogorvoslat(ok) lezárolásának időpontját, valamint - a kapcsolódó KDB döntések azonosítószámát. Mentés gombbal rögzíthetők az adatok. Amikor a rögzítésre kerül, hogy a jogorvoslati eljárások befejeződtek (akár változott az eredmény akár nem), aktívvá válik a Dokumentumcsatoló funkció. Amennyiben az eljárás eredménye változott, akkor aktívvá válik az Eredmény / Nyertes rögzítése funkció is, ahol berögzíthető az új megváltozott eredmény és az esetleges új nyertesek. Figyelem! Fontos azonban, hogy amennyiben jogorvoslati eljárás következményeképpen megváltozik az eredmény, akkor nem elég itt berögzíteni a módosított eredményt, hanem új ellenőrzési eljárást is kell indítani. 4.1.6. Felhívás tényállás tisztázására és annak benyújtása Amennyiben a Kedvezményezett által feltöltött dokumentumokkal kapcsolatban a KSZ hiányosságot tapasztal, a tényállás tisztázását (hiánypótlás) kezdeményezi. Ennek menete a Hiánypótlás benyújtása fejezetben leírtak szerint zajlik. 4.1.7. Utólagos ellenőrzési jelentés kézhez vétele Mikor az ellenőrző szervezet elkészítette az Utólagos ellenőrzési jelentést, a rendszer értesítés formájában tájékoztatni fogja Önt. A jelentés megtekintéséhez lépjen be a weboldalra és nyissa meg a jelentést az Opciók panel Csatolt dokumentumok funkciójából. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 45
4.2. Ex-ante (folyamatba épített) ellenőrzés folyamata A közbeszerzési jogi szempontú ellenőrzések másik típusa az ex-ante (folyamatba épített) ellenőrzés. Akárcsak az utólagos típusú eljárás esetén, itt is azokon a főbb lépéseken vezet végig a kézikönyv, amelyek elvégzését a Kedvezményezettnek a webes felületen kell megtennie. 4.2.1. Új ex-ante ellenőrzésű közbeszerzés rögzítése Új ex-ante közbeszerzés rögzítéséhez kattintsunk a bal oldali listában a Közbeszerzés rögzítése menüpont alatti Ex-ante gombra: Új közbeszerzési eljárás rögzítéséhez 6 adat megadása kötelező: 1. Kedvezményezett adószáma 2. Felelős kapcsolattartó 3. Közbeszerzés tárgya 4. Közbeszerzéshez rendelt elnevezés 5. Közbeszerzési eljárás típusa 6. Közbeszerzés becsült nettó értéke Ezen adatok kitöltése után a Mentés gombra kattintva menthetjük el a közbeszerzést. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 46
Amennyiben nem töltünk ki minden adatot, ami a mentéshez szükséges, akkor a lap alján található Mentés gombra kattintva a rendszer pirossal szedett figyelmeztető üzenetben sorolja fel a hiányzókat, továbbá a kitöltendő mezőket is piros árnyalatúra festi, valamint további segítségként pirossal jelöli azokat a füleket ahol kötelezően kitöltendő mező található: A kötelező mezők kitöltése után a Mentés gomb segítségével elmenthetjük a közbeszerzésünket. A mentés után megtaláljuk közbeszerzésünket a listában: Közbeszerzések listája Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 47
4.2.2. KFF ellenőrzés A Közbeszerzési Felügyeleti Főosztály (továbbiakban KFF) hatáskörébe tartozó ellenőrzés elindításához (KFF ellenőrzés) az alábbi adatrögzítéseket szükséges elvégezni: - Közbeszerzés adatai fül o Kedvezményezett adószáma (alapértelmezetten: a vonatkozó pályázat Kedvezményezettje) o Közbeszerzési eljárás ellenőrzésének típusa (alapértelmezetten: ex-ante) o Felelős kapcsolattartó (a fő pályázó beosztottai) o Közbeszerzés tárgya Építés; Építési koncesszió; Árubeszerzés; Szolgáltatás; Szolgáltatási koncesszió Tervpályázat. o Közbeszerzéshez rendelt elnevezés o Felelős ellenőrző szervezet (fixen a KFF) o Közbeszerzési eljárás típusa Amennyiben Egyéb típust választanak ki, akkor az Egyéb megnevezés is kötelező o Közbeszerzés becsült nettó értéke (HUF) o Ajánlatkérőnél a döntésért felelős személy / testület - KSZ ellenőrzés fül A KFF ellenőrzés a KSZ ellenőrzéstől függetlenül elindítható ugyan, azonban a KSZ vezető által aláírt pozitív tartalmú KSZ támogathatósági nyilatkozat csatolása hiányában a KFF az ellenőrzését meg sem kezdheti. Ilyen esetben KFF hiánypótlásként kéri a KSZ támogathatósági nyilatkozat felcsatolását. Mindez feltételezi, hogy a KFF ellenőrzésen belül található KSZ ellenőrzés fül használata kötelező. Abban az esetben, ha a modul éles elindítása idejében egy közbeszerzés tekintetében már megszületett a KSZ támogathatósági nyilatkozat, akkor a KFF ellenőrzés e dokumentum felcsatolásával akadálytalanul megkezdhető. - Eljárás dátumai fül Az Eljárás dátumai fül csak az ex-ante közbeszerzés ellenőrzésének csak a folyamatba épített szakaszában lesz tölthető. - Nyilatkozatok fül o KFF ellenőrzés elindításához kötelező megjelölni a Nyilatkozat fülön az alábbi pontot: Minden (KSZ vezető által aláírt, pozitív minősítésű) KSZ támogathatósági nyilatkozatot felcsatoltam a KFF ellenőrzés indításához - Dokumentumtár fül (Nemcsak a KFF, de a KSZ ellenőrzés megindítása tekintetében is) a közbeszerzési dokumentumok felcsatolását támogató felület. Bővebben: Dokumentumok csatolása Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 48
Ha már kitöltöttünk minden kötelező mezőt, ami a KFF ellenőrzés elindításához szükséges, akkor kattintsunk a lap alján található KFF ellenőrzés gombra. A gomb megnyomása következtében a rendszer elmenti a kitöltött adatokat és a közbeszerzés ellenőrzési eljárás státusza megváltozik az alábbiak szerint: KFF minőségellenőrzés megindítva. Azonban, ha egyelőre nem áll rendelkezésünkre a KSZ támogathatósági nyilatkozat kezdjük az ellenőrzést a KSZ ellenőrzéssel. 4.2.3. KSZ ellenőrzés A KSZ ellenőrzés fülön kell kezdenünk a rögzítést. A legördülő mezőben válasszuk ki a megfelelő KSZ-t. Ezzel a legördülő mezővel tudja Kedvezményezett kijelölni és rögzíteni, hogy az ellenőrizendő közbeszerzés kapcsán melyik KSZ az illetékes. Válasszuk ki az ellenőrző KSZ-t! Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 49
Mint látni fogjuk a kiválasztás hatására egy új sor, sőt egy új lista képződik a felületen: És a szerkesztés gombra kattintva beléphetünk az ellenőrző KSZ felületére. A kiválasztás újra megismételhető, amivel új KSZ választható ki, mint az ellenőrzésben érintett. Erre azért van szükség és lehetőség, mert előfordul olyan közbeszerzés, amely nem csak egy pályázathoz kapcsolódik, hanem kettő, három, vagy több pályázathoz, ráadásul van olyan közbeszerzés, amely különböző Operatív Programok alatti pályázatokhoz egyszerre kapcsolódik. Ilyenkor fordul elő, hogy több KSZ és érintett az ellenőrzésben. Ahány KSZ érintett, mindnek ki kell állítania támogathatósági nyilatkozatot. 4.2.3.1 Kiválasztott KSZ törlése A keletkezett lista utolsó oszlopában két szó jelenik meg: szerkesztés és törlés. Tévedésből kiválasztott KSZ sor a törlés szóra kattintva törölhető. 4.2.4. KSZ ellenőrzés elindítása Amennyiben szeretnénk, hogy a kiválasztott KSZ műszaki-szakmai, elszámolhatósági szempontból ellenőrizze le a közbeszerzést, és állítson ki róla támogathatósági nyilatkozatot, kattintsunk a szerkesztés feliratra. Ezzel a KSZ ellenőrzés felületet nyitottuk meg. Ez abból is kiderül, hogy kevesebb lett a fülek száma az oldalon. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 50
Az utolsó fülön, Nyilatkozatok kell nyilatkoznunk arról, hogy minden szükséges dokumentumot kiállítottunk a KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításáról. Csatoljuk fel a Dokumentumtár felületen a szükséges fájlokat és a pipa bekattintásával tegyük meg a nyilatkozatot. Kattintsunk továbbá a KSZ ellenőrzés gombra. Ezzel megindítottuk a KSZ ellenőrzést. Figyelem! A nyilatkozat pipa bekattintása nélkül nem lehet elindítani az ellenőrzést. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 51
A nyilatkozat kitöltése és a KSZ ellenőrzés gomb megnyomása azonban a következő eredménnyel jár: - Többé nem törölhető sem a KFF, sem a most elindított KSZ ellenőrzés. (A törlés funkciók hiányoznak.) - Megjelent egy új státusz a KSZ ellenőrzés vonatkozásában - Most már nem indítható meg a KFF ellenőrzés, amíg a KSZ meg nem küldi a támogathatósági nyilatkozatot. (Nem aktív a gomb.) - Új KSZ hozzárendelése továbbra is lehetséges 4.2.5. Konzultáció Konzultációt Kedvezményezett onnantól kezdeményezhet, hogy elindította az ellenőrzést. Konzultációt KSZ is kezdeményezhet. Konzultáció kezdeményezése (a kezdeményezés időpontjától) felfüggeszti az ellenőrzést egészen konzultáció lezárása dátumáig. Konzultáció kezdeményezéséhez kattintsunk az Opciók panel, Konzultáció funkciójára a megnyitott KSZ adatlapon: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 52
4.2.6. Konzultáció meghosszabbítása (Pályázó Tájékoztató) Konzultáció meghosszabbítását kezdeményezheti Kedvezményezett is a Pályázó Tájékoztató felületről. A gomb megnyomására az alábbi felület látható: A meghosszabbítás indoklásának megadásával, illetve a Hosszabbítás kezdeményezése gombra kattintva küldhető meg KSZ-nek a meghosszabbítás igénye. Ezek után a konzultáció elbírálása megtekinthető a Pályázó Tájékoztató felületen is, a Konzultáció meghosszabbítás funkcióban: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 53
A meghosszabbítást kezdeményező gomb inaktív lesz, tekintve hogy konzultáció, és konzultáció meghosszabbítása csak egy alkalommal kezdeményezhető. 4.2.7. Konzultációs fordulók megtekintése A Közbeszerzés modul, ex-ante ellenőrzési eljárásban az adott KSZ ellenőrzés adatlapon megtekinthetőek a konzultációs fordulók adatai: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 54
4.2.8. Visszautasítás megtekintése A KSZ visszautasíthatja a felelősnek való megjelölését. Amennyiben pedig azt tapasztalja a KSZ, hogy olyan tárgyban kezdeményezett Kedvezményezett ellenőrzést, amely nem tartozik a jogszabály hatálya alá, akkor visszautasíthatja az eljárás lefolytatását. Kedvezményezett ezzel a funkcióval meg tudja tekinteni a visszautasítások rögzítésének időpontját, és fontosabb elemként a visszautasítás indoklását: 4.2.9. Tényállás tisztázás Amennyiben az eljárás során bármikor tényállás tisztázására kerül sor, kérjük az alábbi fejezetben leírtak szerint járjon el: Hiánypótlás benyújtása 4.2.10. KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításának kezdeményezése/módosított dokumentumok benyújtva KSZ műszaki-szakmai ellenőrzéshez Amennyiben a KSZ észrevételeket küld a kedvezményezettnek, az észrevételek csatolt dokumentum formájában is letölthetőek az Opciók panel / Csatolt dokumentumok funkciójából. A közbeszerzés modulban, az adott közbeszerzéshez belépve a KSZ ellenőrzés fülön lehet kezdeményezni a KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállítását. Ekkor kötelező felcsatolni az észrevételekben kért módosítások szerinti közbeszerzési dokumentumokat. Ehhez ki kell pipálni a kapcsolódó nyilatkozatot arról,hogy minden dokumentum csatolásra került a KSZ támogathatósági nyilatkozat kiállításához, illetve a KSZ ellenőrzés gombra kell kattintani. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 55
4.2.11. KFF minőség-ellenőrzés indítása Miután megkapta a kedvezményezett a KSZ támogathatósági nyilatkozatot, el tudja kezdeni a KFF minőség-ellenőrzést. Ehhez: a Nyilatkozat fülön ki kell pipálni az alábbi nyilatkozatot: Minden (KSZ vezető által aláírt, pozitív minősítésű) KSZ támogathatósági nyilatkozatot felcsatoltam a KFF ellenőrzés indításához meg kell adni az Eljárás dátumai fülön az eljárás indításának dátumát. Majd a KFF ellenőrzés gombra kell kattintani. Ezek után a közbeszerzés státusza: A gombok a weboldalon inaktívvá válnak az ellenőrző szervezet következő lépésének megtételéig. 4.2.12. Dokumentumok benyújtva KFF minőségellenőrzési tanúsítvány kiállításához Amikor készhez kapja az ellenőrző szervezet által kiállított Minőségi-ellenőrzés jelentést, akkor még szükséges a Minőségi-ellenőrzés Tanúsítvány kiállításához további dokumentumokat csatolni. Ezt a már jól ismert Dokumentumtár fülön található dokumentumcsatolóval teheti meg. Bővebben: Dokumentumok csatolása Miután minden dokumentumot felcsatolt, kérjük, a Nyilatkozatok fülön nyilatkozzon, hogy: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 56
A dokumentumok a Jelentésnek megfelelően módosítva lettek A dokumentumok a Jelentésnek megfelelően nem kerültek módosításra A dokumentumok a Jelentéssel ellentétben nem kerültek módosításra A nyilatkozat megtétele után, kérjük, kattintson a KFF ellenőrzés gombra a folyamat továbbléptetéséhez. A közbeszerzés státusza ezután: 4.2.13. Végleges közbeszerzési dokumentumok megküldése Amennyiben KFF rendben találta az eddig felcsatolt dokumentumokat, kiállítja a Minőségi-ellenőrzési Tanúsítványt. A közbeszerzés státusza ekkor: Ennek a tanúsítványnak megfelelően kell felcsatolni a végleges közbeszerzési dokumentumokat. Ehhez használja a már megismert dokumentumcsatolót: Dokumentumok csatolása A véglegesítéshez a Nyilatkozatok fül alatt megjelentő nyilatkozat pipát (Végleges közbeszerzési dokumentumok beküldve KFF-nek) kell kitöltenie és rá kell kattintania a KFF ellenőrzés gombra. A gombra csak akkor kattintson, ha valóban meggyőződött róla, hogy minden szükséges dokumentumot csatolt. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 57
A beküldés után az információ a közbeszerzés státuszában is megjelenik: 4.2.14. Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a bontás időpontjáról Miután az ellenőrző szervezet döntött az eddig módosított és felcsatolt dokumentumok szabályosságáról, a szabályosságra vonatkozó döntés megtalálható a közbeszerzés modul weboldalán. A felrögzített közbeszerzéseinket tartalmazó listában is megjelenik ez az információ: Ekkor kötelező kitölteni adatokat a közbeszerzés adatlapján. Vegyük sorra ezeket: Közbeszerzés adatai fül o Ki kell választani van-e TED/KÉ azonosító ha igen, meg kell adni ennek számát is o Ki kell választani indult-e jogorvoslati eljárás ha igen, meg kell adni a KDB határozat számát Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 58
Eljárás dátumai fül o Bontás dátuma o Bíráló bizottsági ülés kezdete o Bíráló bizottsági ülés lezárása o Eredményhirdetés időpontja o Szerződéskötés dátuma o Az eljárás indításának tény dátuma Nyilatkozatok fül o A pipa mező bekattintásával igazoljuk, hogy: Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot. A rögzítés közben a mentéshez használjuk az oldal alján található Mentés gomot. Ha minden adatot kitöltöttünk és felcsatoltuk a szükséges dokumentumokat, akkor a KFF ellenőrzés gomb megnyomásával tudjuk továbbléptetni a közbeszerzés ellenőrzési eljárásunkat. Ezt követően az információ, hogy tájékoztattuk KFF-et a bontás időpontjáról, a közbeszerzési listában is megjelenik, a közbeszerzés státuszánál: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 59
4.2.15. Hirdetményt visszavonták A bontásig lehetőség van arra, hogy megtámadják a hirdetményt. Amennyiben ez megtörténik és a jogorvoslati eljárás döntése következtében vissza kell vonni a hirdetményt, akkor lehetőség van a Jogorvoslat fülön egy jelölőmező segítségével megadni, hogy a hirdetmény visszavonásra került. Figyelem! Ennek kitöltése nem kötelező! Ha a kérdésre mégis választ adunk, és a válasz Igen, akkor mentés után a közbeszerzési eljárásunk folyamata itt végérvényesen véget ér!!! A közbeszerzési dokumentumokat módosítani szükséges, és emiatt az egész exante közbeszerzés ellenőrzési eljárást is az elejéről kell indítani. 4.2.16. Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a közbeszerzés aktuális cselekményeiről Amikor a közbeszerzésünk eljutott abba az állapotba, hogy KFF a közbeszerzési eljárásba megfigyelőt jelöl, akkor lehetőségünk van további dokumentumot csatolni, melyek a közbeszerzési eljárás során keletkeztek. Ezekkel tulajdonképpen KFF-et tájékoztatjuk az aktuális cselekményekről. A közbeszerzési eljárás aktuális cselekményeiről való értesítés többször is lehetséges: amennyiben például új dokumentumok, iratok keletkeznek, vagy a bontás, a bizottsági ülés, az eredményhirdetés, illetve a szerződéskötés tervezett dátumai megváltoznak, akkor dokumentumok csatolásával és / vagy az érintett dátumok berögzítésével szükséges folyamatosan - tájékoztatni a KFF-et. Ehhez az adatrögzítés után a Nyilatkozatok fülön ki kell pipálni, hogy Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot, majd a KFF ellenőrzés gombra kell kattintani. Ezt az adatrögzítési eljárást tehát minden alkalommal, amikor új dokumentum keletkezik el kell ismételni. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 60
Lehetőségünk van megadni a Módosított terv dátumokat, amennyiben szükséges, de ennek kitöltése értelem szerűen nem kötelező. Kötelező kitöltenünk a közbeszerzés ellenőrzés tovább billentéséhez (azaz, amikor a Szabályossági Tanúsítvány elkészítéséhez minden eljárási dokumentum csatolásra került) az alábbi adatokat: Bontás, értékelés adatai fül: Ajánlattevők száma Érvényes ajánlatot tevők száma Bírálati szempontok Ajánlattevők, részvételi jelentkezők neve, címe, a bírálati szempont(ok) szerinti főbb számszerűsíthető adatok A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvényes részvételi jelentkezések / ajánlatok A bíráló bizottság döntési javaslata alapján - érvénytelen részvételi jelentkezések / ajánlatok Ellenőrzést végző szerv rendelkezésére bocsátott dokumentumok köre Bontási jegyzőkönyv megküldése Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 61
Kötelező kitöltenünk továbbá a eljárás során keletkezett nyertesnek javasolt szállítók adatait. Erről bővebben az alábbi fejezet nyújt tájékoztatást: Eredmény / Nyertes rögzítése Ha kitöltöttük az összes adatot, berögzítettük a javasolt nyerte(seke)t és a javasolt végleges eredményt, akkor a Nyilatkozatok fül alatt pipáljuk ki, hogy Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot. Ezek után kattintsunk a KFF ellenőrzés gombra a státusz beállításához. Az új státusz: Ezt a tájékoztatási lépést többször is megtehetjük, ha esetleg új dokumentumaink keletkeznek. Figyelem! Egészen addig tudjuk a lépést megismételni, amíg a nyilatkozatok fülön nem nyilatkozunk erről: Felcsatoltam / megküldtem minden dokumentumot a Szabályossági Tanúsítvány kiállításához, mert ennek a nyilatkozatnak a megtétele után új státusz íródik, és már nem lesz módosítási lehetőségünk a weboldalon. 4.2.17. Az értékelés során keletkezett minden dokumentum csatolva Ha az előző lépésben Kedvezményezett tájékoztatja KFF-et a közbeszerzés aktuális cselekményeiről leírt tájékoztató lépést többször már nem szeretnénk elvégezni, akkor lehetőségünk van véglegesen nyilatkozni arról, hogy az értékelés során keletkezett összes dokumentumot felcsatoltuk. Ehhez egyszerűen válasszuk a Nyilatkozatok fület és nyilatkozzunk a dokumentumok felcsatolásáról mindkét esetben: Csatoltam az eljárást megindító iratokat és az eddig keletkezett valamennyi dokumentumot. Felcsatoltam / megküldtem minden dokumentumot a Szabályossági Tanúsítvány kiállításához o elektronikusan felcsatoltam o papíron megküldtem o részben elektronikusan felcsatoltam, részben papíron küldtem meg Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 62
A megfelelő jelölőmező kitöltésével és a KFF ellenőrzés gomb lenyomásával tudjuk továbbléptetni a folyamatot. Az új státusz megjelenik a közbeszerzéseket tartalmazó listában is: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 63
4.2.18. Összegzés felcsatolva és eredményhirdetés adatok megadva Ha eddig eljutottunk a közbeszerzési eljárás során, akkor kézhez vettük elektronikus formában a Szabályossági tanúsítványt. Ebben az állapotban alkalom nyílik további dokumentumok csatolására a már jól ismert formában: Dokumentumok csatolása Kötelezően ki kell tölteni néhány adatot a folyamat folytatásához. Lássuk, melyek ezek: Eljárás dátumai fül: Összegzés elkészítésének dátuma Az eljárást lezáró döntési javaslat dátuma Lehetőség van arra is, hogy az Eredmény / Nyertes rögzítése funkcióban a Szabályossági Tanúsítvány szerinti javasolt nyertesekre módosítsuk az eredményünket. Ehhez a megfelelő indoklással vissza kell vonni a korábban berögzített eredményt, és rögzíteni kell az új eredményt. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 64
Nyilatkozatok fül: Összegzés felcsatolva és eredményhirdetés adatok megadva. A KFF Szabályossági Tanúsítványában tett észrevételét elfogadtam A KFF észrevételekkel kapcsolatos jelölőmező esetében, hogyha a Nem opciót választjuk, akkor kötelező kitöltenünk az alábbi jelölőmezőt is: A Szabályossági Tanúsítvánnyal kapcsolatos álláspontom felcsatolásra került A véglegesítéshez ismét a KFF ellenőrzés gombot kell választanunk az oldal alján. A közbeszerzésünk új státuszát megtekinthetjük a közbeszerzéseket tartalmazó listafelületen: 4.2.19. KSZ ellenjegyzés Miután az összes szükséges lépést megtettük az eljárás során és a KSZ ellenjegyezte a közbeszerzésünket, már nincsen további teendőnk. A státusz a közbeszerzések listájában is látható: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 65
4.3. Visszamenőleg rögzítendő közbeszerzési eljárás Az visszamenőleges típusú közbeszerzési eljárások rögzítése kizárólag olyan esetben történhet meg, ahol már rendelkezünk pályázattal. Ennek értelmében kizárólag a Pályázó Tájékoztató felületen van lehetőség ezek berögzítésére. A funkció olyan közbeszerzések berögzítésére szolgál, amelyek már a múltban lezajlottak, így ellenőrzési folyamat nem fog hozzájuk kapcsolódni. Ennek eredményeképpen ez a funkció tulajdonképpen egy adattovábbító szerepet lát el a KSZ felé. 4.3.1. Új visszamenőleg rögzítendő közbeszerzési eljárás A rögzítés megkezdéséhez a bal oldali menüből válasszuk ki a Visszamenőleg rögzítendő opciót. Ennél a típusú közbeszerzés rögzítésnél az adatlap semmiben nem tér el a két esetben, így az adatlapon található jelölőmező kitöltésével tudjuk eldönteni, hogy a berögzíteni kívánt közbeszerzés milyen típusú: Visszamenőleg rögzítendő Utólagos Visszamenőleg rögzítendő Ex-ante A megnyíló adatlap kitöltését kell kizárólag elvégeznünk. Az alábbi adatokat kell felvinnünk az adatlapra: Közbeszerzési eljárás ellenőrzésének típusa Felelős kapcsolattartó Közbeszerzés tárgya Közbeszerzéshez rendelt elnevezés Felelős KSZ Van további érintett KSZ? o Igen válasz esetén válasszuk ki a További érintett KSZ-ek legördülő listából a megfelelőt Közbeszerzési eljárás típusa Közbeszerzés becsült nettó értéke (HUF) Van TED / KÉ azonosító? o Ha a válasz Igen akkor töltsük ki a megjelenő plusz két mezőt: Eljárás azonosítója (TED) Eljárás azonosítója (Közbeszerzési értesítő) Ajánlatkérőnél a döntésért felelős személy / testület Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 66
Ha minden adatot felvittünk, a Mentés gombra kattintva elmenthetjük a közbeszerzést. A közbeszerzés megtekinthető a közbeszerzések listájában A közbeszerzés adatlapját újra megnyitva megtekinthetjük a felvitt adatokat. Most már lehetőségünk van a közbeszerzés nyertesét és eredményét felrögzíteni az Opciók panel segítségével. Erről bővebben itt olvashat: Eredmény / Nyertes rögzítése Miután az összes rögzítési feladatot elvégeztük, kattintsunk a Végegesítés gombra az adatközléshez. Ezzel eleget tettünk a szükséges tájékoztatási kötelezettségeinknek a Közreműködő Szervezet(ek) felé. A közbeszerzés végleges állapota: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 67
4.4. Utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés 4.4.1. Új utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése A Közbeszerzés modulban, a bal oldali menüből választható ki az ellenőrzés típusa, jelen esetben: szerződésmódosítás ellenőrzés: Új szerződésmódosítás ellenőrzést a Szerződésmódosítás rögzítése gombbal lehet rögzíteni. A berögzített szerződésmódosítás ellenőrzések listája a Szerződésmódosítások listája funkció alatt található. Bővebben: Szerződésmódosítások listája Kattintsunk a Szerződésmódosítás rögzítése gombra. A megjelenő legördülő listákban föntről lefelé haladva válasszuk ki a módosítandó szerződést: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 68
Ellenőrzési előválasztó: Közbeszerzés választó: Közbeszerzési szerződés választó: A kiválasztás után a Kiválasztás gombra kell kattintani, aminek hatására létrejön a szerződésmódosítás és megjelenik a szerződésmódosítás ellenőrzési listában. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 69
4.4.2. Utólagos szerződésmódosítás elindítása Szerződésmódosítási ellenőrzés elindításához az alábbi adatokat kell kitölteni: A Módosítandó szerződés alapadatai fülön a Szerződéskötés dátumát kell kitölteni, amennyiben nincsen még kitöltve. Ez az adat a közbeszerzésekhez berögzített szerződések között akkor található meg, ha a szerződés rögzítésekor ezt az adatot kitöltötték. Ha üres a mező, akkor most pótolni kell az adatot. A Szerződésmódosítás adatai fülön az alábbi adatrögzítéseket kell megtenni: Kötelező megjelölni legalább egy Módosítási területet : ár, határidő vagy egyéb. A megjelölés hatására egy-egy rögzítő felület jelenik meg, amit ha be van pipálva, akkor kötelező kitölteni. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 70
Kötelező továbbá kiválasztani a Felelős KSZ -t is a legördülő listából. Ezen az oldalon az Indoklás mező kitöltése is kötelező. Ki kell még töltenünk a Szerződésmódosítás tényleges dátuma mezőt is. A Dokumentumtár fülön fel kell csatolni a szerződésmódosításhoz kapcsolódó összes dokumentumot. A csatolásról részletesebben: Dokumentumok csatolása A Nyilatkozat fülön pedig egy pipa bekattintásával ki kell jelenteni, hogy: Minden szükséges dokumentumot felcsatoltam a szerződésmódosítás ellenőrzéséhez. Ha mindezek megvannak, akkor az Ellenőrzés indítása gombra kattintva lehet kezdeményezni a szerződésmódosítás ellenőrzést. Az ellenőrzés megindulása után ebbe a státuszba lépett a szerződés: Tájékoztatás szerződésmódosításról Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 71
4.4.3. Felhívás tényállás tisztázására Ha az eljárás során a KSZ tényállás tisztázását kéri, az alábbi fejezetben leírt tennivalók keletkeznek: Hiánypótlás benyújtása 4.4.4. KSZ jogi állásfoglalás és műszaki-szakmai indokoltságra vonatkozó nyilatkozat megküldve Kedvezményezettnek A KSZ által a szerződésmódosítás kapcsán kiállított nyilatkozat elektronikus formában letölthető az adott szerződésmódosításhoz belépve. A dokumentumok megtekintése: A felcsatolt dokumentumok megtekintése A szerződésmódosítás státusza erre változik: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 72
4.5. Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés 4.5.1. Új ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés rögzítése Kattintsunk a Szerződésmódosítás rögzítése gombra. A megjelenő legördülő listákban föntről lefelé haladva válasszuk ki a módosítandó szerződést: Ellenőrzési előválasztó: Közbeszerzés választó: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 73
Közbeszerzési szerződés választó: A kiválasztás után a Kiválasztás gombra kell kattintani, aminek hatására elmentődik a szerződésmódosítás és megjelenik a szerződésmódosításunk a szerződésmódosítás ellenőrzési listában: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 74
4.5.2. Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés indítása Szerződésmódosítási ellenőrzés elindításához az alábbi adatokat kell kitölteni. A Módosítandó szerződés alapadatai fülön a Szerződéskötés dátumát kell kitölteni, amennyiben nincsen még kitöltve. Ez az adat a közbeszerzésekhez berögzített szerződések között akkor található meg, ha a szerződés rögzítésekor ezt az adatot kitöltötték. Ha üres a mező, akkor most pótolni kell az adatot. A Szerződésmódosítás adatai fülön az alábbi adatrögzítéseket kell megtenni: Be kell írni a Szerződésmódosítás tervezett dátumát. A Kedvezményezett köteles legalább 30 nappal a szerződésmódosítás megtétele előtt megindítani (KFF-nél) az ellenőrzést. Meg nem felelés esetében a rendszer ellenőrzés indításakor figyelmeztetést dob. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 75
Kötelező megjelölni legalább egy Módosítási területet : ár, határidő vagy egyéb. A megjelölés hatására egy-egy rögzítő felület bukkan elő, amit ha be van pipálva, akkor kötelező kitölteni. Kötelező továbbá kiválasztani a Felelős KSZ -t is a legördülő listából. Ezen az oldalon az Indoklás mező kitöltése is kötelező. Ki kell még töltenünk a Szerződésmódosítás tényleges dátuma mezőt is. A Dokumentumtár fülön fel kell csatolni a szerződésmódosításhoz kapcsolódó összes dokumentumot. Bővebben a dokumentumcsatolásról: Dokumentumok csatolása Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 76
A Nyilatkozat fülön pedig a pipák bekattintásával ki kell jelenteni, hogy: KSZ jogi állásfoglaláshoz kapcsolódóan felcsatoltam minden szükséges dokumentumot Csatoltam a módosításra kerülő alapszerződést Csatoltam a szerződésmódosítás tervezetét Csatoltam amennyiben volt a korábbi szerződésmódosítást Csatoltam egyéb, valamennyi módosítást alátámasztó módosítást megelőző és módosított dokumentumot Ha mindezek megvannak, akkor az Ellenőrzés indítása gombra kattintva lehet kezdeményezni a szerződésmódosítás ellenőrzést. Az ellenőrzés megindulása után ebbe a státuszba lépett a szerződés: Szerződésmódosítás kezdeményezése. 4.5.3. Felhívás tényállás tisztázására Ha az eljárás során a KSZ tényállás tisztázását kéri, az alábbi fejezetben leírt tennivalók keletkeznek: Hiánypótlás benyújtása Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 77
4.5.4. KSZ jogi állásfoglalás megküldve Kedvezményezettnek A Közreműködő Szervezet megküldi előzetes jogi állásfoglalását válaszul. A szerződésmódosítás állapota megváltozik: Ekkor aktív lesz a dokumentumcsatoló funkció, melyről részletes leírást itt találhat: Dokumentumok csatolása Ha minden szükséges válaszdokumentumot felcsatolt, akkor a Nyilatkozatok fül alatt található jelölőmező segítségével nyilatkozzon, hogy: o Csatoltam a jogi és műszaki indokoltságra vonatkozó KSZ álláspontot A rögzítés lezárásához válassza az Ellenőrzés indítása gombot. A szerződésmódosítás állapota az alábbiak szerint megváltozik: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 78
4.5.5. Véleménye figyelembe vételével dokumentumok KFF-nek benyújtva Amikor a szerződésmódosítás státusza KFF közbeszerzési-jogi véleményezés megküldve Kedvezményezettnek állapotba ér újra adatok berögzítése válik szükségessé. Töltsük ki a Szerződésmódosítás adatai fülön a KFF közbeszerzési-jogi vélemény kézhezvétele dátummezőt. A Nyilatkozatok fülön (a megfelelő dokumentumok felcsatolása után: Dokumentumok csatolása) válasszunk az alábbi három lehetőség közül egyet: o o o Csatoltam a KFF vélemény alapján módosított dokumentumokat KFF véleménye alapján nem módosítottam a dokumentumokon KFF véleménye ellenére nem módosítottam a dokumentumokon Az alábbi jelölőmező bekattintásával pedig igazoljuk, hogy A KFF vélemény alapján további alátámasztó dokumentumot csatolok. Ha végeztünk, kattintsunk az Ellenőrzés indítása gombra. Ezután a szerződésmódosítás státusza: Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 79
4.5.6. Kedvezményezett megküldte a végleges módosított szerződést KFF-nek A KFF küldhet további észrevételeket a szerződésmódosításhoz felcsatolt dokumentumokkal kapcsolatban. Amikor ezeket megküldi a Kedvezményezettnek, akkor a weben dokumentumok felcsatolása és adatok kitöltése válik szükségessé. Dokumentumok felcsatolásához ebben a fejezetben részletes információkat talál: Dokumentumok csatolása Ha az összes szükséges dokumentum felcsatolása megtörtént, akkor a Nyilatkozatok fül alatt található pipa mező kitöltésével és az Ellenőrzés indítása gomb lenyomásával beküldhetjük a szükséges információkat és fájlokat. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 80
4.6. Visszamenőleg rögzítendő utólagos szerződésmódosítás A szerződésmódosítás rögzítésének megkezdéséhez válasszuk ki a szerződésmódosítás legördülő mezőiből a megfelelő szerződést: A létrehozáshoz kattintsunk a Kiválasztás gombra. A rögzítés további menetéről itt tájékozódhat bővebben: Utólagos szerződésmódosítás ellenőrzés, mert az eljárás lefolytatása megegyezik az ott leírtakkal. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 81
4.7. Visszamenőleg rögzítendő ex-ante szerződésmódosítás A szerződésmódosítás rögzítésének megkezdéséhez válasszuk ki a szerződésmódosítás legördülő mezőiből a megfelelő szerződést: A létrehozáshoz kattintsunk a Kiválasztás gombra. A rögzítés további menetéről itt tájékozódhat bővebben: Ex-ante szerződésmódosítás ellenőrzés, mert az eljárás lefolytatása megegyezik az ott leírtakkal. Közbeszerzés modul WEB funkcióhasználati kézikönyv 2011. december 82