I02-01 N03v2 Szabályozási főcsoport:7-1 Azonosító: T01-01 v2 BESZERZÉS Változatszám: v2 Hatályos: 2012-04-27 Egyedi szám:
Technikai oldal Ez a szabályzat a DRV Zrt. szellemi terméke, a Ptk. 86. (3) alapján a készítő hozzájárulása nélkül más szervezetre nem alkalmazható. Változások átvezetésére kötelezett példány! Oldalszám: 29 Felelős karbantartó: Jóváhagyó Minőségirányítási csoport: Jóváhagyó illetékes szakterületi igazgató: Kiadás-elosztás: -helyettes minőségirányítási csoportvezető gazdasági vezérigazgató-helyettes elektronikus elérhetőség biztosított Elektronikus változat elérhető: DRV Zrt. Belső Információs Portál Eredeti példány megtalálható: Minőségirányítási csoport Hatályba helyezéssel egy időben érvénytelen: v1 változat A szabályzatot a v2 változatszámú tartalomjegyzék szerint hatályba helyezem: Winkler Tamás vezérigazgató Oldalszám: 2/34
Tartalomjegyzék Tartalom Oldalszám Címlap 1 Technikai oldal... 2 Tartalomjegyzék... 3 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ... 4 1. A szabályozás célja... 4 2. Érvényesség, a szabályzat hatálya... 4 3. A szabályzat tárgya... 4 4. Fogalom meghatározások... 5 II. FOLYAMATLEÍRÁS, FELELŐSSÉG... 11 1.1 Éves keretterv elkészítése és karbantartása... 11 1.2 Pályáztatási és köz terv elkészítése... 12 1.3. Pályáztatási és köz terv módosítása... 13 1.4. Standard anyagok operatív beszerzése... 14 1.5. Szolgáltatások operatív beszerzése... 16 1.6. Tárgyi eszközök operatív beszerzése... 18 1.7. Pályáztatás... 19 1.7.1. Pályáztatás társasági... 19 1.7.2 Pályáztatás Közbeszerzés... 22 1.8. Utókövetés... 25 1.9. Beszerzési szerződéskötés... 27 III. HIVATKOZÁSOK... 29 IV. MELLÉKLETEK... 29 Hatályba helyezés kelte: 201204.27. Elektronikus változat! Változatszám: v2 Oldalszám: 3/34
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A szabályozás célja A szabályozás célja, hogy meghatározza és előírja az ellátási lánchoz kapcsolódó feladatokat, jogosultságokat, meghatározza azokat az egységes irányelveket, amelyek alapján az érintett munkakörök az egyes beszerzéseket lebonyolíthatják. Az ellátási lánc szereplőinek célja, hogy a vállalaton belül felmerülő szükségletek teljesítéséhez mindenben megfelelő anyagi javak és szolgáltatások beszerzése az igényelt minőségben, a kért mennyiségben, az elvárt helyen és határidőben valósuljon meg, a költségoptimumra való törekvés mellett, továbbá, hogy a piacon folyamatos versenyhelyzetet tartsanak fenn azért, hogy a vállalat számára a legkedvezőbb feltételek mellett történhessenek meg a beszerzések. A szabályzat tartalmazza az ellátási folyamat egyes tárgyainak (anyag, tárgyi eszköz, szolgáltatások) beszerzésének szabályait, illetve az ellátási folyamat alanyaira vonatkozó előírásokat, felelősségeket. 2. Érvényesség, a szabályzat hatálya A szabályzat tárgya minden anyag, tárgyi eszköz és szolgáltatás, amely a társaság működéséhez, a tervezett fejlesztések megvalósításához, valamint az általa végzett bármely tevékenységhez szükséges. Ez alól kivételt képeznek: munkavállalói szerződések, hatósági és tagsági díjak, banki ügyletek, ingatlan vásárlások, terület kezelési jogának megszerzése, kisajátítása, szolgalmi jog alapítása, kártalanítás megbízási szerződések jóléti célú szolgáltatások igénybe vétele A szabályzat előírásai a DRV Zrt.-nél az ellátási láncban résztvevő és valamely formában érintett munkavállalójára, kezdeményező, ügyintéző, jóváhagyó, döntésekért felelős munkavállalóra érvényesek. Jelen szabályzat előírásai alkalmazandók minden esetben, amikor a DRV Zrt. bármely szervezeti egysége, illetve bármely munkavállalója pénzügyi kötelezettséggel járó, beszerzés jellegű tranzakciót indít el vállalata nevében. A szabályzat előírásait a Köz Törvénnyel összhangban kell alkalmazni lásd még: Köz szabályzat. 3. A szabályzat tárgya DRV Zrt. tevékenységének szabályozása Oldalszám: 4/29
4. Fogalom meghatározások BESZERZÉS Beszerzés alatt értjük mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összességét, kezdve a szükséglet meghatározástól, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag- és eszközellátást, szolgáltatások biztosítását jelentik. A BESZERZÉS magába foglalja továbbá a szállítói piac folyamatos elemzését, a pályáztatás komplett rendszerét, a megrendelések kibocsátását, szállítási és vállalkozási szerződések megkötését, az üzleti tárgyalásokat, a rendelés-nyilvántartást, a teljesítések nyomon követését, a hiányos teljesítésből eredő reklamációk ügyintézését, garanciális jogok érvényesítését és mindezekkel együtt járó egyéb adminisztrációs tevékenységeket. Összességében tehát a BESZERZÉS az a folyamat, mely során szervezetek meghatározzák anyagok, tárgyi eszközök, szolgáltatások iránti igényeiket, azonosítják és értékelik azokat, választanak alternatív szállítók, megoldási lehetőségek között és lebonyolítják, illetve értékelik a vásárlást. OPERATÍV BESZERZÉS Operatív beszerzés alatt a megrendelések kibocsátását, a rendelés-nyilvántartást, a teljesítések nyomon követését, a hiányos teljesítésből eredő reklamációs ügyintézést, és a mindezekkel együtt járó egyéb adminisztrációs tevékenységeket értjük. STRATÉGIAI BESZERZÉS Stratégiai beszerzés alatt a piacelemzések elvégzését, a pályáztatások kiírását és lebonyolításának menedzselését, ezen belül a tárgyalások lefolytatását, a szerződések, keretmegállapodások megkötését és azokkal összefüggő garanciális jogok érvényesítését értjük. TERMÉK Termék alatt az anyagokat, tárgyi eszközöket és szolgáltatásokat értjük. HÁLÓZATI ANYAG Hálózati anyag alatt értjük azon anyagok összességét, melyek akár az ivóvíz, akár a szennyvíz hálózatba beépülésre kerül. VEGYSZER technológiai vegyszer, melyeket az alapszolgáltatásunk ellátásánál használunk fel jellemzően nagy mennyiségben (ivóvíz, ipari víz és szennyvíz kezelése, tisztítása céljából) laboratóriumi vegyszerek: azok a vegyszerek, amelyeket laboratóriumi vizsgálatok során használunk fel, jellemzően kis mennyiségben MŰKÖDÉSHEZ SZÜKSÉGES ANYAG Működéshez szükséges anyag alatt értjük az összes nem hálózati anyagot, amelyek a társaság működéséhez szükségesek (pl. irodaszerek, PR anyagok, stb.) WEBSHOP ANYAG Webshop anyag alatt értjük azon nem raktári anyagok összességét, melyeket a társaság szervezeti egységei internetes WEBSHOP-on keresztül külső szállítótól a vele kötött megállapodás alapján közvetlenül rendelhetnek meg. Oldalszám: 5/29
TÁRGYIESZKÖZ Tárgyi eszköz azok a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett anyagi eszközök, amelyek tartósan közvetlenül vagy közvetett módon szolgálják a társaság tevékenységét, továbbá ezen eszközök beszerzésére (a beruházásokra) adott előlegek és beruházások. SZOLGÁLTATÁS Szolgáltatás a vállalkozó/megbízott által a társaság számára, visszterhes megállapodás (szerződés, megrendelés) formájában ellenérték fejében történő munka végzése. KERETMEGÁLLAPODÁS Keretmegállapodás alatt az a megállapodás értendő, melynek keretében egy vagy több anyag, tárgyi eszköz vagy szolgáltatás feltételeit rögzítik meghatározott időre, és melyből fizetési kötelezettsége nem keletkezik a társaságnak. A konkrét igény kielégítését a keretmegállapodás alapján elkészített megrendelés teljesítése jelenti. ÜZEMZAVAR Üzemzavar alatt értjük azt a hibát, amikor az ivóvíz, illetve szennyvíz rendszer és tartozékai, technológiai berendezései, illetve a Társaság nem alaptevékenységéhez tartozó eszközök, berendezések jelentős mértékben meghibásodnak, a folyamatos üzemelés tartalék eszközökkel nem váltható ki, vagy más módon nem hidalható át, így nem fenntartható. IGÉNYLÉS Igénylés alatt értjük a bármely szervezeti egység részéről pontosan meghatározott és kellően részletezett elvárást, amely szükségleteinek kielégítésére irányul. Beszélhetünk anyagok, tárgyi eszközök és szolgáltatások igényléséről. AJÁNLATKÉRÉS Ajánlatkérés alatt azt a folyamatot értjük, amikor a Beszerzési Osztály az igény kielégítésére vonatkozó ajánlatot kér potenciális partnerektől, 1 millió Ft értékhatárig. TENDER Tender kiírása abban az esetben történik, ha az igény várható értéke meghaladja az 1 millió Ft-ot. 1 millió Ft és 5 millió Ft között rövidített ajánlati felhívást kell kiküldeni (kivételt képez a többszöri lehívást tartalmazó igény) 5 millió Ft-ot meghaladó, illetve a többszöri lehívást tartalmazó igény esetében ajánlati felhívást és dokumentációt kell kiküldeni. A tenderkiírás részei: ajánlatadás feltételei, szerződéses feltételek, specifikáció, várható volumen. A tenderkiírás minden esetben tartalmazza a tender elbírálásának feltételeit. A tenderkiírást minden esetben írásban, a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint aláírással hitelesítve kell kiküldeni. BESZERZÉSI DÖNTÉS Beszerzési döntés alatt azt értjük, amikor a rendelkezésre álló piaci információk alapján az arra feljogosított személyek eldöntik, hogy mely partnerrel kössön Társaságunk egy adott igény kielégítésére vonatkozó megállapodást. A döntést minden esetben dokumentálni szükséges. Oldalszám: 6/29
MEGÁLLAPODÁS Megállapodás alatt értjük a keretmegállapodást, a szerződést vagy a megrendelést, mely az üzleti partnerek akaratának kinyilvánítása arra vonatkozóan, hogy anyagokat, tárgyi eszközöket és szolgáltatásokat milyen feltételek mellett kötelesek teljesíteni, illetve milyen feltételek mellett vesznek át és fizetnek ki. KULCSANYAG, KULCSESZKÖZ Kulcsanyag, kulcseszköz a viziközmű szolgáltatás minőségét lényegesen befolyásoló anyagok, alkatrészek, gépek és gépalkatrészek. Az érintett anyagcsoportok listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Kulcsanyag- és kulcseszköz csoportok jegyzéke tartalmazza. A konkrét kulcsanyagokat/eszközök listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Társasági kulcsanyag- és kulcseszköz katalógus tartalmazza. A katalógusban szereplő anyagokat és eszközöket csak a katalógusba felvett, minősített szállítóktól lehet beszerezni. KIEMELT SZOLGÁLTATÁS Kiemelt szolgáltatás a viziközmű szolgáltatás minőségének fenntartásával kapcsolatos, a tevékenységek, szolgáltatások minőségét jelentősen befolyásoló, külső vállalkozóra bízott tevékenység. Az érintett szolgáltatás csoportok listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Kiemelt szolgáltatások jegyzéke tartalmazza. A konkrét kiemelt szolgáltatások listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Társasági kiemelt szolgáltatók katalógus tartalmazza. A Társasági kiemelt szolgáltatók katalógusában felsorolt szolgáltatásokat a Társaság minden szervezeti egysége csak az ebben a katalógusban feltüntetett minősített szállítóktól szerezheti be. BESZERZÉSI ÉRTÉK Beszerzési értéken beszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, ill. kínált általános forgalmi adó nélkül számított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatás. AJÁNLATI FELHÍVÁS (AF), valamint RÉSZVÉTELI FELHÍVÁS (RF) Az a dokumentum, mely alapján az ajánlattevők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehetnek. Köz eljárásban az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetményt külön jogszabályban (92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet), a köz és tervpályázati hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályairól, a hirdetmények ellenőrzésének rendjéről és díjáról, valamint a Köz Értesítőben történő közzététel rendjéről és díjáról, továbbá az Európai Bizottság 842/2011/EU végrehajtási rendelete) meghatározott minta szerint kell elkészíteni. AJÁNLATI DOKUMENTÁCIÓ (AD), valamint RÉSZVÉTELI DOKUMENTÁCIÓ (RD) Az ajánlatkérő által összeállított, a beszerzés tárgyára vonatkozó részletes szakmai és műszaki leírások, minőségi követelmények, részletes szerződési feltételek, valamint egyéb adatok, információk összessége. (Ha külön nem készül ilyen, akkor a leírásokat, feltételeket az ajánlati felhívásnak kell tartalmaznia.) Köz értesítő A Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapja. TED Tender Electronic Kiegészítés az Európai Unió Hivatalos Lapjához Oldalszám: 7/29
A tevékenység alapelvei A Beszerzési Osztály, felelős a DRV Zrt. ellátási rendszerének hatékony működtetéséért. A teljes folyamatban a kölcsönös információáramlás elvének érvényesülnie kell azaz az érdekelt felek egymást kölcsönösen tájékoztatni kötelesek az ellátási lánc valamennyi fázisában. A Beszerzési Osztály az ellátási lánc folyamatainak felelőseként gondoskodik azok minőségéről, karbantartásáról, végrehajtásáról és szabályozásáról. A Beszerzési Osztály az igénylő szakterületekkel, üzemvezetőségekkel együttesen, felelős a beszerzések határidőben, a megállapodott mennyiségben, minőségben és helyen, társaság szintű költség optimumon való végrehajtásáért. A folyamat minden résztvevőjére vonatkozó általános szabály, hogy a nemzetközi standardokat, úgymint a négy szem elv (azaz az igénylő szakterület és a szakterület közös döntési javaslata, döntése, és a szerződés mindkét fél részéről történő aláírása), minimum 3 ajánlat, stb. és minden fontos lépés írásbeli rögzítésének elvét betartsa. A Beszerzési Osztály az egyetlen kommunikációs csatorna a folyamat során az ajánlatkéréstől a szerződéskötés, ill. megrendelés teljesüléséig. Az ellátási folyamat minden szereplője egységes, a jelen szabályzatban meghatározott elvek és szabályok mentén jár el. Az ellátási folyamat minden lépését dokumentálják az abban részt vevő felek. A Társaság érdekeinek maradéktalan érvényesíthetősége miatt a stratégiai beszerzés kizárólag központosítva, a Beszerzési Osztály által kerül végrehajtásra. A társaságra vonatkozó, beszerzés jellegű keret-megállapodások, szerződések megkötése, illetve megrendelések ügyében a Beszerzési Osztály jogosult eljárni a DRV Zrt. nevében. A DRV Zrt a Beszerzési Osztály közreműködésével a legkorszerűbb eljárások és termékek beszerzésével járul hozzá ahhoz, hogy a társaság folyamatos és jó minőségű szolgáltatást nyújtson ügyfeleinek. Összetartozó beszerzést, akár anyagról, tárgyi eszközről vagy szolgáltatásról legyen szó, részekre bontani tilos. Összetartozó beszerzéseknek számítanak a beszerzendő termékek becsült értékének összeszámítása során mindazon beszerzések, melyek beszerzésére egy költségvetési évben kerül sor (kivéve a több év alatt megvalósuló építési beruházások esetében) és beszerzésére egy ajánlattevővel lehet szerződést kötni, amelyek tárgya és rendeltetésük azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. A eljárás alapbizonylata a Beszerzési Osztályra eljuttatott, engedélyezett (aláírt) igénylés, valamint specifikáció, pályáztatás és közbeszerzés esetén az aláírt eljárásindító lap, e nélkül eljárás nem indulhat. A beszerzés tárgyának pontos, szakmailag szabatos meghatározása minden esetben az Igénylő feladata. Az igénylő szakterület felel továbbá azért, hogy a Beszerzési Osztályt az igény felmerülésének pillanatától bevonja a folyamatba. Ezzel garantálja, hogy a Társaság döntéseit optimális szakmai és üzleti feltételek mellett hozza meg. Oldalszám: 8/29
A Beszerzési Osztály jogosult átdolgozásra visszaadni minden olyan műszaki specifikációt, amely korlátozásai kizárólag egy termék vagy egy szállító, gyártó ill. szolgáltató kiválasztását engedi meg, valamint nem elégségesek a megadott paraméterek a eljárás lebonyolításához. Társaságunk szervezeti egységei, piackutatással folyamatosan bővíti adatbázisát, mind új termékek, üzleti megoldások, mind új partnerek vonatkozásában. A piackutatással vagy egyéb módon (konferencián, szakmai egyeztetéseken, stb.) szerzett piaci információt a szakterület és a társaság szervezeti egységei megosztják egymással. A folyamatban a külső partnerek számára a válaszadási határidőket minden esetben a szakmai normáknak megfelelően kell megadni úgy, hogy értékelhető és szakmailag legkedvezőbb tartalmú válaszokat, illetve ajánlatokat kapjunk tőlük. Ezzel is biztosítható a valós piaci verseny. Közbeszerzés esetén a fentieket a köz törvény szabályozza, mely eljárásfajtától függően eltérő lehet. A beszerzéssel ajánlatkérésekkel, pályáztatásokkal vagy azok előkészítésével kapcsolatos, külső partnerekkel folytatott kommunikációt minden esetben dokumentálni szükséges. A pályázatokat (ajánlatkéréseket és tenderfelhívásokat) minden esetben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása című szabályzatban meghatározott felelős munkakörök általi aláírással hitelesítve is szükséges kiküldeni a partnerek számára. Az ajánlatkérésben, tenderdokumentációban minden esetben szükséges előre rögzíteni az ajánlat elbírálásának szakmai és üzleti kritériumait, melynek objektívnek és mérhetőnek kell lennie. Az ajánlatok beérkezésének helye egyes, az ajánlati felhívásban nevesített esetek kivételével a Beszerzési Osztály. A Beszerzési Osztály, felelős ezt követően az ajánlatok szakmai értékelőhöz történő eljuttatásáért. A Társaság földrajzi elhelyezkedéséből és a centralizációból adódóan az ajánlatokat lehetőség szerint elektronikusan is szükséges bekérni, így meggyorsítható azok feldolgozása. Az ajánlatok kiértékelését az igénylő szakterület és a Beszerzési Osztály külön-külön, majd együttesen végzi és dokumentálja. Az ezt követő tárgyalásokon a partnerekkel meg kell egyezni minden kérdéses szakmai és üzleti feltételben, különös tekintettel az árra/díjra, a teljesítés körülményeire, valamint a fizetési feltételekre vonatkozóan. A tárgyalásokat minden esetben dokumentálni kell, mely dokumentációt minden, a tárgyaláson részt vevőnek alá kell írnia, amennyiben a tárgyalás személyesen történt. Faxon, e-mailen történt tárgyalások esetén a megküldött megkeresést, valamint a válaszokat a pályázati anyaghoz iktatni kell. Amennyiben szakmailag egyenértékűek az ajánlatok, úgy az üzleti feltételek szerint a döntési javaslatot a Beszerzési Osztály készíti el, közösen az igénylővel. Az ügyben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint a szerződés vagy megrendelés aláírására illetékes vezetők döntenek. Az igénylő szervezet köteles specifikációit, illetve az ajánlatok kiértékelését üzleti információk nélkül is, írásos formában biztosítani. A Bíráló bizottság tagjai az ajánlatokat közösen értékelik, az értékelés során konszenzusra törekednek. Az ajánlatok értékelésénél az eljárás: az igénylő szakterület szakmai/műszaki szempontból, a szakterület (szükség szerint egyeztetve a jogi, pénzügyi, kontrolling területtel) gazdasági-kereskedelmi szempontok szerint értékeli az ajánlatokat, majd közös egyeztetés alapján, konszenzusra törekedve Oldalszám: 9/29
meghozzák a döntési javaslatukat. Amennyiben szakmailag egyenértékűek az ajánlatok, úgy az üzleti feltételek szerint a döntési javaslatot a Beszerzési Osztály készíti el, közösen az igénylővel. Az ügyben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint a szerződés vagy megrendelés aláírására illetékes vezetők döntenek. A Beszerzési Osztály kezeli a külső vállalkozások és vállalkozóik igénybevételét. Társaságunk támogatja a best practice (legjobb gyakorlat) elvét. Társaságunk a Beszerzési Osztály közreműködésével hozzájárul a piaci verseny fenntartásához, valamint az aktuális piaci információk megszerzéséhez. Olyan esetekben, amikor a feladat teljesítési határidejéhez képest a beszerzéssel kapcsolatos ügyintézési átfutási idő túl hosszú és a beszerzés indokolt, a szervezeti egység vezetője kérheti az anyagok, szolgáltatások, tárgyi eszközök azonnali beszerzését. Az igénylést az anyag, a szolgáltatás, illetve a tárgyi eszközigénylési lapon kell benyújtani és mellékleten külön indokolni a beszerzés rendkívüli szükségességét (pl. havária, üzemzavar), amely nem eredhet az igénylő hibájából. Ebben az esetben is a folyamatos működés biztosításához minimálisan szükséges beszerzés engedélyezhető, a teljes helyreállításhoz szükséges beszerzés a szabályzatnak megfelelően történik. Nem elfogadható ok, ha előre látható igény esetén kérnek engedélyt rendkívüli beszerzésre. Amennyiben engedélyezett Bmig (SAP-ban Beszerzési megrendelési igény) elkészítésére lehetőség van, úgy abban a formában kell megküldeni, amennyiben nincs, akkor papír alapon érkezik az igény. Oldalszám: 10/29
II. FOLYAMATLEÍRÁS, FELELŐSSÉG 1.1 Éves keretterv elkészítése és karbantartása Az eljárás célja: A beszerzés során érvényesíthető mennyiségi kedvezmények, valamint a törvényi szabályozásoknak (pl. közbeszerzés) történő megfelelés érdekében a várható éves szükségleteket meg kell becsülni. A szervezeti egységek éves igényt állítanak össze a szakterületükre vonatkozóan, melyet megküldenek a Beszerzési osztályra. A igényeket a Beszerzési osztály felülvizsgálja, szükség esetén pontosítja az érintett szakterülettel, majd ezekből az igényekből elkészíti a Társaság tervét. A tervet, a tárgyév folyamán a Beszerzési osztály szakterületi igények alapján folyamatosan karbantartja. Tevékenység Felelős Beszerzési igények fogadása A Beszerzési Osztály emlékeztetőt küld szeptember első hetében a szakosztályokhoz az éves terv összeállítására. A szervezeti egységek éves igényt állítanak össze. A igényeket a szervezeti egységeknek a Beszerzési Osztályhoz minden év szeptember 30-ig meg kell küldeniük. Az igények megfogalmazása során az elvárható részletezettség (a gondos tervezést alapul véve) a mennyiségi és becsült érték adatok megadását jelenti: -helyettes anyag-, és árubeszerzés vonatkozásában legalább anyagcsoportonkénti bontásban (de lehetséges anyag mélységben is, ha ismert) a szolgáltatások vonatkozásában tételesen, de minimum a szolgáltatás elvárt tartalmi elemei alapján annak jellege szerint az egy vállalkozó által is teljesíthető kategóriánként megbontva Beszerzési igény jelzések fogadása A szakosztályok a igényeiket szeptember 30-ig megküldik a Beszerzési osztálynak elektronikus formában. Beszerzési igények felülvizsgálata A beérkezett igényeket a Beszerzési osztály felülvizsgálja A Felülvizsgált igények egyeztetése az érintett szakosztályokkal A beérkezett igények felülvizsgálata során felmerült kérdések egyeztetése. Kiegészítés esetén a javítási igényt a Beszerzési osztály megküldi az érintett szakterület részére -helyettes -helyettes -helyettes Oldalszám: 11/29
Beszerzési terv összeállítása A beérkezett, leegyeztetett igények alapján összeállításra kerül a Társasági terv. Beszerzési terv szükség szerinti karbantartása év közben felmerülő igények alapján az elfogadott pályáztatási terv alapján -helyettes 1.2 Pályáztatási és köz terv elkészítése Az eljárás célja: A terv, valamint a tárgyév folyamán felmerülő igények alapján az egybeszámítási elvek figyelembevételével, valamint a vonatkozó törvények, jogszabályok betartásával a Beszerzési osztály elkészíti a pályáztatási és köz tervet. Tevékenység Pályáztatási igények csoportosítása Az elkészített tervben szereplő tételek csoportosítása az egybeszámítási elv figyelembevételével. Becsült érték felülvizsgálata A csoportosítás alapján a szakterületek által leadott becsült érték felülvizsgálata Ütemezési javaslat összeállítása A társasági tervben szereplő pályáztatások ütemezésének összeállítása Ütemezési javaslat egyeztetése az igénylő szakterülettel Az elkészített javaslat egyeztetése a szakterülettel. Módosítás esetén a módosítást át kell vezetni a tervben. Az egyeztetett pályáztatási és köz terv megküldésre jóváhagyásra. A Beszerzési megküldi az egyeztetett tervet a gazdasági vezérigazgató-helyettesnek. Abban az esetben, ha a gazdasági vezérigazgató-helyettes elfogadta, akkor a tervet jóváhagyásra meg kell küldeni a menedzsmentnek. Abban az esetben, ha a gazdasági vezérigazgató-helyettes nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési höz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet. A pályáztatási és köz terv megküldése jóváhagyásra a menedzsment részére Abban az esetben, ha a menedzsment elfogadta, akkor a pályáztatási terv megküldésre kerül aláíratásra, míg a köz terv megküldésre kerül a Felügyelő Bizottság (továbbiakban FEB) részére jóváhagyásra Felelős -helyettes Beszerzési, szakterületi vezető, gazdasági vezérigazgató-helyettes Oldalszám: 12/29
Abban az esetben, ha a menedzsment nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési höz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet. A köz terv megküldése jóváhagyásra a FEB részére A menedzsment által jóváhagyott tervet meg kell küldeni az FEB részére jóváhagyásra. Abban az esetben, ha a FEB elfogadta, akkor a terv megküldésre kerül a Közgyűlés részére jóváhagyásra Abban az esetben, ha a FEB nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési höz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet. A köz terv megküldése jóváhagyásra a Közgyűlés részére A FEB által jóváhagyott tervet meg kell küldeni a Közgyűlés részére jóváhagyásra. Abban az esetben, ha a Közgyűlés elfogadta, akkor a terv megküldésre kerül aláíratásra Abban az esetben, ha a Közgyűlés nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési höz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet. A pályáztatási és köz terv aláírása -helyettes gazdasági vezérigazgató-helyettes műszaki vezérigazgató-helyettes vezérigazgató A jóváhagyott pályáztatási és köz terv közzététele Az aláírt pályáztatási és köz terv megküldése az érintett szakterületeknek elektronikus formában, valamint felhelyezése a BIP tudástárba Team tagok kijelölés, megbízólevelek, felelősségi rend elkészítése Köz eljárások esetén ki kell tölteni a megbízó levelet, felelősségi rendet, valamint adott esetben titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot Köz szabályzat mellékletei -, melyet a vezérigazgató úrral alá kell íratni. -helyettes team vezető 1.3. Pályáztatási és köz terv módosítása Az eljárás célja: A tárgyévben felmerülő, az elfogadott pályáztatási és köz terven felüli, valamint megszűnt pályáztatási igények kezelése Oldalszám: 13/29
Tevékenység A pályáztatási és köz terv módosítási lehetőségeinek vizsgálata A Beszerzési a beérkezett igényt megvizsgálja és összeveti a tervvel Igény megszűnése Köz pályázat esetén a törlést jóvá kell hagyatni a vezérigazgatóval, majd törölni kell a tervből Ha nem közbeszerzést érint, akkor a szakterületi vezető javaslata alapján törölni kell a tervből Új igény A Beszerzési a bejövő igényt egyezteti a szakterületi vezetővel Pályáztatási terv módosítása Az egyeztetett igény alapján megtörténik a pályáztatási terv módosítása Köz terv módosítása A köz terv módosításának folyamata megegyezik a köz terv jóváhagyatásának lépéseivel Felelős 1.4. Standard anyagok operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során rendszeresen felmerülő anyagok (hálózati anyagok, működéshez szükséges anyagok, stb.), beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Beszerzési igények fogadása Tevékenység SAP MM modulon keresztül - Bmig Abban az esetben, ha Bmig nem készíthető, akkor Anyagigénylési lapon keresztül (Anyagigénylési lap T01-01 F02). Az igények, szabályosan kitöltve, költséggazda által aláírva, elektronikusan érkeznek a beszerzes@drv.hu mail címre, melyeket a -helyettes küldi szét a Beszerzési osztály témailletékes munkatárásának. Anyagigénylési lap vizsgálata A témailletékes munkatárs ellenőrzi az igénylési lapot, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Beszerzési forrás ellenőrzése A témailletékes beszerző ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől az anyagokat be tudjuk szerezni. Felelős -helyettes témailletékes beszerző témailletékes beszerző Oldalszám: 14/29
Abban az esetben, ha van, akkor a következő folyamatlépés, a megrendelés készítése Abban az esetben, ha nincsen, akkor ajánlatkérés szükséges. Megrendelés készítése Meglévő forrás esetén a témailletékes beszerző elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában Megrendelés kiadása Az elkészített megrendelést a Társasági képviseleti és aláírási szabályok alapján alá kell íratni, majd megküldeni a partnernek Igénylő és a témailletékes beszerző értesítése Az aláírt megrendelőt a partnernek történő megküldéssel azonos időben, az igénylőnek és a témailletékes beszerzőnek is meg kell küldeni. Megrendelés visszaigazolásának fogadása Abban az esetben, ha egy napon túl nem érkezik visszaigazolás, akkor elfogadottnak tekintjük a kiadott megrendelést Visszaigazolás esetén ellenőrzés Visszaigazolás ellenőrzése: Abban az esetben, ha nincsen visszajelzés illetve a visszajelzésben szállítónak/vállalkozónak nincs véleményeltérése, akkor nincsen teendő Abban az esetben, ha van szállítónak/vállalkozónak véleményeltérése, akkor azt vizsgálni kell, szükség esetén igénylővel fel kell venni a kapcsolatot. A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése Abban az esetben, ha az eltérés az igénylővel egyeztetetten elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd a szállítónak/vállalkozónak és az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést. Nem elfogadható eltérés kezelése Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt anyagra, akkor a témailletékes beszerző egyeztet a szállítóval. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, majd az igénylőt értesítjük. Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincsen szükség a megrendelt anyagra, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új ajánlatkérés szükséges. témailletékes beszerző témailletékes beszerző témailletékes beszerző, témailletékes beszerző, A Webshopon keresztül beszerezhető standard anyagok (pl. irodaszerek) esetében nem kell külön igényt megadni a közzétett és a Webshopban beállított anyagok a megállapodás érvényessége alatt a megállapodásban rögzített feltételekkel, és módon a Webshopban közvetlenül rendelhetők, amennyiben az igénylő a Webshopon levő, számára megjelenő Oldalszám: 15/29
anyaglistából az igényelt terméket ki tudja választani. Ellenkező esetben a fent leírt folyamat érvényes. A szerződés(ek)ben rögzítjük a szállító WEBSHOP-jában történő rendelés és a teljesítés helyszínre szállítással történő lehetőségét a költséggazdák határozzák meg a rendelésre feljogosított dolgozókat. Azon anyagok, amelyek előfordulása egyszeri, ritka (éves szinten az adott anyagcsoport többszöri beszerzése sem haladja meg a 100 000 Ft-ot) és beszerzésük a Beszerzési Osztály által bonyolultabb lenne, és az értékük nem haladja meg az egyszeri 20 000 Ft-ot, közvetlenül beszerezhetők. A beszerzést az erre feljogosított személyek végzik: pl. a szervezeti egységek meghatalmazott prompt beszerzői, gondnokok, üzemvezetők ezen személyek vásárlásra jogosító bankkártyával vannak ellátva, és az ahhoz kapcsolódó napi limit mértékéig vehetik azt igénybe. Ezen kis beszerzésekre nem kell igénylési lapot kitölteni és értelemszerűen SAP BMIg-et sem kell létrehozni, viszont a számlákat a költség objektumok (költséghely, rendelésszám) megadásával a költséggazdának igazolnia kell, vagy intézkedniük kell a beszerzett anyagok készletre vételéről és a BMR szám feltüntetésével kell beküldenie azt a Pénzügyi Osztályra, illetve az oda érkező számlákat a költségterhelésre alkalmas módon, vagy készletre vételezetten kell igazolni. Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a beszerzes@drv.hu címre, a eljárásokat egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása minél hamarabb megtörténjen. 1.5. Szolgáltatások operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során felmerülő szolgáltatások beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Beszerzési igények fogadása Tevékenység Szolgáltatás beszerzés igénylési lapon (T01-01 F03) keresztül. Az igények, szabályosan kitöltve, költséggazda által aláírva, elektronikusan érkeznek a beszerzes@drv.hu mail címre, juttatja el a Beszerzési osztályra, melyeket a -helyettes küldi szét a Beszerzési osztály témailletékes munkatárásának. Szolgáltatás beszerzés igénylési lap vizsgálata A témailletékes kolléga megvizsgálja az igénylési lapot, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Beszerzési forrás ellenőrzése A témailletékes beszerző ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől a szolgáltatást be tudjuk szerezni. Abban az esetben, ha nincsen, akkor ajánlatkérés szükséges Beszerzési szabályzat leírása szerint Felelős -helyettes témailletékes beszerző témailletékes beszerző Oldalszám: 16/29
Megrendelés készítése Meglévő forrás esetén a témailletékes beszerző elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában Megrendelés kiadása Az elkészített megrendelést a Társasági képviseleti és aláírási szabályok alapján alá kell íratni, majd megküldeni a partnernek Igénylő és a témailletékes beszerző értesítése Az aláírt megrendelőt a partnernek történő megküldéssel azonos időben, az igénylőnek és a témailletékes beszerzőnek is meg kell küldeni. Megrendelés visszaigazolásának fogadása Abban az esetben, ha egy napon túl nem érkezik visszaigazolás, akkor elfogadottnak tekintjük a kiadott megrendelést Visszaigazolás esetén ellenőrzés Visszaigazolás ellenőrzése: Abban az esetben, ha nincsen visszajelzés illetve a visszajelzésben szállítónak/vállalkozónak nincs véleményeltérése, akkor nincsen teendő Abban az esetben, ha van szállítónak/vállalkozónak véleményeltérése, akkor azt vizsgálni kell, szükség esetén igénylővel fel kell venni a kapcsolatot. A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése Abban az esetben, ha az igénylővel lefolytatott egyeztetést követően az eltérés elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést, majd vizsgálni kell a teljesítést Nem elfogadható eltérés kezelése Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt szolgáltatásra, akkor a témailletékes beszerző egyeztet a partnerrel. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, az igénylőt értesítjük, majd vizsgálni kell a teljesítést Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincsen szükség a megrendelt szolgáltatásra, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új pályáztatás szükséges témailletékes beszerző témailletékes beszerző témailletékes beszerző, témailletékes beszerző, Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a beszerzes@drv.hu címre, a eljárásokat egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása mindnél hamarabb megtörténjen. Oldalszám: 17/29
1.6. Tárgyi eszközök operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során felmerülő tárgyi eszközök beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Tevékenység Beszerzési igények fogadása Tárgyi eszköz igénylési lapon keresztül (Tárgyi eszköz igénylési lap T01-01 F04). Az igények elektronikusan érkeznek a beszerzes@drv.hu mail címre, ezeket a helyettes küldi szét a Beszerzési osztály témailletékes munkatársai között. Tárgyi eszköz igénylési lap vizsgálata A témailletékes kolléga megvizsgálja az igénylési lapot, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve. Információkérés az árról. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Engedélyezve van e az igény? Abban az esetben, ha igen, akkor tovább kell vizsgálni, hogy kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz Abban az esetben, ha nem, akkor meg kell küldeni emailon a Beruházási osztály kijelölt kollégája részére. A jóváhagyott igényt tovább kell vizsgálni, hogy kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz. Az elutasított igényről az igénylő szervezetet értesíteni kell. Kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz Kis értékű tárgyi eszköz esetén eszközszámot kell kérni a Vagyongazdálkodási osztálytól, majd a vizsgálni kell, hogy van-e forrás Nagy értékű tárgyi eszköz esetén vizsgálni kell, hogy van-e forrás Beszerzési forrás ellenőrzése A témailletékes beszerző ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől a szolgáltatást be tudjuk szerezni. Abban az esetben, ha nincsen, akkor pályáztatni szükséges. Megrendelés készítése Meglévő forrás esetén a témailletékes beszerző elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában Megrendelés kiadása Az elkészített megrendelést a Társasági képviseleti és aláírási szabályok alapján alá kell íratni, majd megküldeni a partnernek Felelős -helyettes témailletékes beszerző témailletékes beszerző témailletékes beszerző témailletékes beszerző témailletékes beszerző Oldalszám: 18/29
Igénylő értesítése Az igénylőnek is meg kell küldeni az aláírt megrendelőt. Megrendelés visszaigazolásának fogadása Abban az esetben, ha egy napon túl nem érkezik visszaigazolás, akkor elfogadottnak tekintjük a kiadott megrendelést Visszaigazolás esetén ellenőrzés Visszaigazolás ellenőrzése Abban az esetben, ha nincsen eltérés, akkor vizsgálni kell majd a szolgáltatás teljesítését Abban az esetben, ha van eltérés, akkor azt vizsgálni kell A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése Abban az esetben, ha az igénylővel lefolytatott egyeztetést követően az eltérés elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést, majd vizsgálni kell a teljesítést Nem elfogadható eltérés kezelése Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt tárgyi eszközre, akkor a témailletékes beszerző egyeztet a partnerrel. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, az igénylőt értesítjük, majd vizsgálni kell a teljesítést, valamint az eszközszámot is módosítatni kell Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincsen szükség a megrendelt tárgyi eszközre, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új pályáztatás szükséges, valamint az eszközszámot töröltetni kell témailletékes beszerző témailletékes beszerző, témailletékes beszerző, Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a beszerzes@drv.hu címre, a eljárásokat egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása mindnél hamarabb megtörténjen. 1.7. Pályáztatás 1.7.1. Pályáztatás társasági Az eljárás célja: A köz törvény figyelembevételével, Társaságunk alaptevékenységének ellátásához szükséges szolgáltatások, anyagok és eszközök beszerzésére a lehetséges gazdasági partnerek racionális szempontok szerinti megválasztásával, a kapcsolatot szerződéses alapokra helyezve, tartós, szabályozott együttműködést alakítson ki a rendszeresen visszatérő igényeinek kielégítésére. Oldalszám: 19/29
Tevékenység Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció megküldése A szakterületi felelős elkészíti a jóváhagyott (aláírt) eljárásindító adatlapot Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és a mellékletét képező műszaki specifikációt, és megküldi a palyaztatas@drv.hu címre, az elfogadott pályáztatási tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző 30. napig. A tíz millió forint és az azt meghaladó értékű beruházási és a műszaki területet érintő feladatok esetén a beszerzést megelőzően a műszaki szakterületnek egyeztetést kell lefolytatnia a műszaki vezérigazgató-helyettessel, egyeztetés hiányában a fenti értékhatár felett folyamat nem indítható. Az eljárásindító lapot a fenti esetben a műszaki vezérigazgató-helyettessel le kell szignáltatni. Emlékeztető küldése a szakterület részére Amennyiben határidőre nem érkezik meg az eljárásindító lap - Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és a mellékletét képező műszaki specifikáció, a emlékeztetőt küld az illetékes szakterület részére azok elkészítésére. Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció vizsgálata A megvizsgálja a beérkezett eljárásindító adatlapot - Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és műszaki specifikációt. Abban az esetben, ha hiányos, nem megfelelő, akkor visszaküldi pontosításra Abban az esetben, ha megfelelő, akkor ellenőrzi az eljárásfajtát. Egyszerű ajánlatkérés Minimum 3 ajánlat bekérése a pályáztatás portálon keresztül amennyiben a piaci szereplők száma lehetővé teszi beérkezett ajánlatok kiértékelése megrendelés elkészítése. Változik-e az eljárás fajtája Abban az esetben, ha változik, akkor: a Pályáztatási és a köz tervet módosítani szükséges. A terv módosítását, a szakterületi vezető kérésére a Beszerzési végzi el a vezérigazgató jóváhagyása után Abban az esetben, ha nem változik, akkor az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítése következik Az ajánlathoz szükséges dokumentációk vizsgálata Az AF+AD összeállításához szükséges dokumentumok és a szerződéstervezet vizsgálata AF+AD összeállítása A vizsgált adatok alapján az Ajánlati felhívás és az ajánlati dokumentáció összeállítása Felelős szakterületi vezető ügyintéző szakterületi vezető Oldalszám: 20/29
AF+AD véleményezése Az elkészített AF+AD megküldése véleményezésre a szakterületi osztálynak, a Jogi és Igazgatási osztálynak, valamint a Pénzügyi osztálynak és a palyaztatas@drv.hu címre. A vélemények kezelése A véleményezett AF+AD aktualizálása és a javítások átvezetése. A végleges AF+AD megküldése a partnereknek Az elfogadott, jóváhagyott ajánlati felhívás és dokumentáció megküldése elektronikusan az ajánlattevőknek a pályáztatás portálon keresztül, valamint az igénylő szakterületnek. Kiegészítő kérdések kezelése Az ajánlattevőktől - az AF-ben meghatározott határidőig - érkezett kérdések megválaszolása és megküldése, a pályáztatás portálon keresztül. Az ajánlatok fogadása és bontása A beérkezett ajánlatokat a Beszerzési osztály fogadja a portálon keresztül. Az ajánlatok megküldése az igénylő szakterületnek A beérkezett ajánlatokat elektronikus formában meg kell küldeni a szakterületnek Műszaki bírálat elkészítése A témafelelős szakterület elkészíti az ajánlatok műszaki, szakmai értékelését a bírálati szempontok, és/vagy az előírt műszaki szempontok figyelembevételével, és szükség esetén javaslatot tesz hiánypótlásra. Megküldi a Beszerzési osztályra, a palyaztatas@drv.hu címre. Hiánypótlás A műszaki és gazdasági értékelést követően szükség esetén hiánypótlás megküldése az érintett Ajánlattevők részére elektronikusan a pályáztatás portálon keresztül. Döntés az eljárás visszavonásáról A pályázatok elbírálását követően - gazdasági és szakmai kritériumok alapján - döntés születik a pályázatok visszavonásáról Visszavonás esetén pályázók értesítése. Döntés az ajánlatokról Az érvényes ajánlatok elbírálása után döntés születik a nyertes ajánlatról. A 2 millió Ft-ot meghaladó ajánlatok esetében Bírálati jegyzőkönyv T01-01 F05 készül. A Bírálati jegyzőkönyv aláírása a Képviseleti és aláírási jogok szabályzata alapján történik. Az eredmény megküldése az ajánlattevőknek Az eredményről az igénylő szakterületi vezető és a által aláírt értesítő levél küldése az ajánlattevőknek. Abban az esetben, ha az eredményt nem támadják meg akkor szakterületi vezető szakterületi vezető szakterületi vezető Oldalszám: 21/29
szerződés kötése a nyertes ajánlattevővel. Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a palyaztatas@drv.hu címre, a pályáztatási eljárást egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása mindnél hamarabb megtörténjen. 1.7.2 Pályáztatás Közbeszerzés Az eljárás célja: A köz törvény figyelembevételével, Társaságunk alaptevékenységének ellátásához szükséges szolgáltatások, anyagok és eszközök beszerzésére a lehetséges gazdasági partnerek racionális szempontok szerinti megválasztásával, a kapcsolatot szerződéses alapokra helyezve, tartós, szabályozott együttműködést alakítson ki a rendszeresen visszatérő igényeinek kielégítésére. Tevékenység Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció elkészítése, megküldése A pályáztatás szakterületi felelőse a pályázat összeállításáért felelős műszaki munkatársakkal elkészíti az AF+AD/RF+RD összeállítására alkalmas eljárásindító adatlapot (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és műszaki dokumentációt. A szakterületi felelős elkészíti a jóváhagyott (aláírt) eljárásindító lapot és a mellékletét képező műszaki specifikációt megküldi a kozbeszerzes@drv.hu címre, valamint a köz eljárásért felelős team tagjai részére, az elfogadott köz tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző legkésőbb 30. napig. A tíz millió forint és az azt meghaladó értékű beruházási és a műszaki területet érintő feladatok esetén a beszerzést megelőzően a műszaki szakterületnek egyeztetést kell lefolytatnia a műszaki vezérigazgató-helyettessel, egyeztetés hiányában a fenti értékhatár felett folyamat nem indítható. Az eljárásindító lapot a fenti esetben a műszaki vezérigazgató-helyettessel le kell szignáltatni. A műszaki specifikáció köz tervben meghatározott átadási határidejéig az Ügyvédi Irodával az egyeztetést le kell folytatni. Emlékeztető küldése a szakterület részére Amennyiben határidőre nem érkezik meg az eljárásindító lap (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és a mellékletét képező műszaki specifikáció, a emlékeztetőt küld az illetékes szakterület részére azok elkészítésére. AF+AD/RF+RD összeállításához szükséges dokumentumok megküldése az Ügyvédi Irodának A team összeállítja a műszaki specifikációt kitölti az eljárásindító lapot (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és a Beszerzési osztály témailletékes je megküldi az Ügyvédi Irodának AF+AD/RF+RD megküldése véleményezésre Felelős szakterületi vezető Oldalszám: 22/29
Az Ügyvédi Iroda által megküldött AF+AD/RF+RD-t a team áttekinti, majd azt el kell küldeni véleményezésre a Jogi és Igazgatási osztályra, valamint a Pénzügyi osztályra Az esetleges észrevételek kezelése Abban az esetben, ha van észrevétel, akkor azt a team megvizsgálja és reagál rá, majd a Beszerzési osztály témailletékes je megküldi a korrektúrázott anyagot az Ügyvédi Iroda részére. Az Ügyvédi Iroda, ha rendben találja köz szempontból az észrevételeket, módosításokat, megküldi végleges AF+AD/RF+RD-t Az Ügyvédi Iroda, ha nem találja rendben köz szempontból az észrevételeket, módosításokat akkor a az észrevételeket megküldi a véleményező osztály részére Végleges AF+AD/RF+RD megküldése szignálásra A végleges AF+AD/RF+RD-t le kell szignálnia a team vezetőnek, a nek, az illetékes szakterületi felsővezetőnek, valamint vezérigazgató úrnak. A szignálás után a pályázati anyagot a Beszerzési osztály témailletékes je megküldi az Ügyvédi Iroda részére pdf. és doc. formátumban is. Az Ügyvédi Iroda jelzése szerkesztési díjról A megkapja elektronikusan az AF/RF szerkesztési díjának összegét Átutalási kérelem megküldése a Pénzügyi osztály részére A megküldi a Pénzügyi osztály részére a szerkesztési díjról szóló átutalási kérelmet Átutalás A szerkesztési díj átutalása MÁK számlájára, az átutalási bizonylat megküldése a Beszerzési osztályra elektronikusan. Átutalási bizonylat kezelése A Pénzügyi osztály által megküldött bizonylatot a Beszerzési osztály témailletékes je továbbítja az Ügyvédi Iroda részére Hirdetmény megjelentetése a TED-en, vagy a Köz értesítőben Az Ügyvédi Iroda feladata Dokumentáció átadása azoknak az Ajánlattevőknek, akik befizették a dokumentációk díját Az Ügyvédi Iroda feladata team vezető team vezető adó és pénzforgalmi csoportvezető Ügyvédi Iroda Ügyvédi Iroda Oldalszám: 23/29
Dokumentációt megvásárlók listájának megküldése a Beszerzési osztály részére Az Ügyvédi Iroda elektronikus formába tájékoztatásul megküldi a Beszerzési osztályra dokumentációt megvásárlók listáját a kozbeszerzes@drv.hu címre A dokumentációt megvásárlók listájának megküldése a Pénzügyi osztály részére A listát a küldi meg a Pénzügyi osztály részére, mely alapján az adó és pénzforgalmi csoport munkatársa: A beérkező Ajánlati biztosítékot elkülöníteni a számlánkon (abban az esetben, ha ez feltétele az ajánlattételnek) Az Ügyvédi Iroda által fogadott kérdések kezelése A beérkezett kérdéseket, melyek a műszaki tartalomra vonatkoznak a megküldi a team vezetőnek, a team megválaszolja a kérdéseket és a közreműködésével a leszignált dokumentumot a Beszerzési osztály témailletékes szakértője megküldi az Ügyvédi Irodának Ajánlatok fogadása és bontása Az Ügyvédi Iroda fogadja az ajánlatokat, majd a határidőre beérkezett ajánlatokat felbontja. Elkészíti a bontási jegyzőkönyvet, melyet megküld az Ajánlattevőknek és a Beszerzési osztálynak. Az ajánlatok másolati példányát megküldi a Beszerzési osztálynak. Ajánlatok megküldése a Bíráló Bizottsági tagoknak. A beérkezett ajánlatokat a témailletékes megküldi a Bíráló Bizottság tagjainak. Bírálat A beérkezett ajánlatokat a Bíráló Bizottság tagjai műszakilag értékelik, majd az Ügyvédi Iroda javaslatával összhangban elkészítik a döntési javaslatot, melyet beterjesztenek a vezérigazgató úr részére. Döntés A döntési javaslat alapján a vezérigazgató meghozza a döntést a pályázat elbírálásáról. Döntés megküldése az Ügyvédi Irodának Az aláírt döntési jegyzőkönyvet a Beszerzési osztály témailletékes je megküldi az Ügyvédi Iroda részére pdf. és doc. formátumban is. Eredményhirdetés Az Ügyvédi Iroda lefolytatja az eredményhirdetést, elkészíti a tájékoztatót megküldi a Beszerzési osztálynak Ügyvédi Iroda adó és pénzforgalmi csoportvezető team vezető Ügyvédi Iroda vezérigazgató Ügyvédi Iroda Oldalszám: 24/29
Tájékoztató aláíratása Az eljárás eredményéről szóló tájékoztatást a Bíráló Bizottság tagjainak le kell szignálni, valamint a vezérigazgató úrnak alá kell írnia, majd utána meg kell küldeni az Ügyvédi Iroda részére pdf. és doc. formátumban is. Az Ügyvédi Iroda jelzése szerkesztési díjról A megkapja elektronikusan az AF/RF szerkesztési díjának összegét Átutalási kérelem megküldése a Pénzügyi osztály részére A megküldi a Pénzügyi osztály részére a szerkesztési díjról szóló átutalási kérelmet Átutalás A szerkesztési díj átutalása MÁK számlájára, az átutalási bizonylat megküldése a Beszerzési osztályra elektronikusan. Átutalási bizonylat kezelése A Pénzügyi osztály által megküldött bizonylatot a Beszerzési osztály témailletékes je továbbítja az Ügyvédi Iroda részére Hirdetmény megjelentetése a TED-en, vagy a Köz értesítőben Az Ügyvédi Iroda feladata team vezető adó és pénzforgalmi csoportvezető Ügyvédi Iroda 1.8. Utókövetés Az eljárás célja: A beszerzések, szerződéskötések után történő teljesítések során felmerülő, teljesítéssel kapcsolatos esetleges problémák kezelése Amennyiben a teljesítést követően jótállási vagy szavatossági problémák keletkeznek, úgy a termék használója (általában az igénylő szervezeti egység dolgozója) haladéktalanul jelzi azt írásban a Beszerzési Osztálynak, aki a jótállási és szavatossági hibák esetében eljár a szállítóval szemben. Szolgáltatások (a beruházási szolgáltatások is) estén a szolgáltatást igénybe vevő szervezet készíti el a garanciális eljáráshoz szükséges dokumentumokat, jegyzőkönyveket, és azokat megfelelő időben továbbítja a Beszerzési Osztálynak, aki megszervezi, lebonyolítja a garanciális hibákkal kapcsolatos tárgyalásokat, garanciális bejárásokat. A szakterületek feladata, hogy szükség esetén részt vegyenek a garanciális hibákkal kapcsolatos egyeztetéseken, tárgyalásokon, bejárásokon. A Beszerzési Osztály szükség esetén a garanciális hibával kapcsolatos dokumentációt átadja a jogi szakterületnek további ügyintézésre. Tevékenység Reklamációk fogadása A Beszerzési osztály fogadja a beszerzes@drv.hu címre beérkezett Felelős Oldalszám: 25/29