SZÁMVITELI POLITIKA ELFOGADVA: BUDAPEST, 2014 1
TARTALOMJEGYZÉK A SZÁMVITELI POLITIKA CÉLJA ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1. Az üzleti év, a mérleg fordulónapja, a mérlegkészítés időpontja 2. A beszámoló formája, tartalma 3. Vállalkozási tevékenység 4. Nyilvántartás 5. Letétbe helyezés és közzététel 6. Számviteli alapelvek 7. A kiegészítő melléklet és közhasznúsági melléklet tartalma 8. A számviteli politika keretein belül elkészítendő szabályzatok MINŐSÍTÉSI ISMÉRVEK A SZÁMVITELI ELSZÁMOLÁSOK SZEMPONTJÁBÓL ELLENŐRZÉS, ÖNELLENŐRZÉS SORÁN FELTÁRT HIBÁK LELTÁROZÁS, KÖNYVVITELI ZÁRLAT ZÁRÓ RENDELKEZÉS 1. MELLÉKLET 2. MELLÉKLET 3. MELLÉKLET LELTÁROZÁSI ÉS LELTÁRKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZAT 4. MELLÉKLET 5. MELLÉKLET 6. MELLÉKLET 2
I. A SZÁMVITELI POLITIKA CÉLJA A szabályzat célja olyan számviteli elvek, szabályok, módszerek és eljárások meghatározása, amelyek megfelelnek a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény), a350/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet, valamint a 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet, illetve a 2011. évi CLXXV. törvény előírásainak, és amellyel megbízható és valós összképet biztosító tájékoztatás nyújtható az Földrajzos Klub (a továbbiakban: Egyesület) vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről. II. ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1. Az üzleti év, a mérleg fordulónapja, a mérlegkészítés időpontja Az üzleti év az az időtartam, amelyről az egyszerűsített éves beszámolót készíteni kell. Az üzleti év megegyezik a naptári évvel. A mérleg fordulónapja az üzleti év utolsó napja, azaz december 31. A beszámoló fordulónapja tárgyév december 31-e, a beszámolókészítés időpontja legkésőbb tárgyévet követő év április 30-a. A beszámoló elkészítéséért az Elnökség eltérő döntése hiányában a Gazdasági Alelnök felelős. 2. A beszámoló formája, tartalma Az Egyesület működéséről, vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről, a naptári év könyveinek lezárását követően egyszerűsített éves beszámolót készít, amely mérlegből, eredménykimutatásból és kiegészítő mellékletből áll. A mérleget a 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet 4. sz. mellékletében meghatározott szerkezetben és legalább az előírt részletezésben, bizonylatokkal alátámasztott, szabályszerűen vezetett kettős könyvvitel adatai alapján, világos és áttekinthető formában köteles elkészíteni. Az eredménykimutatást a 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet 5. sz. mellékletének megfelelően kell elkészíteni, figyelembe véve az egyéb jogszabályokban előírtakat. A mérleg tartalmára vonatkozó, a számviteli törvény 101-103. -aiban, foglalt előírásokat kell alkalmazni. Az egyszerűsített éves beszámoló mérlege a nonprofit szervezet mérleg-fordulónapi 3
vagyonát mutatja be annak megjelenési formái (azaz eszközök) és eredetük (azaz források) szerint. 3. Vállalkozási tevékenység Az Egyesület vállalkozási tevékenységet nem folytat. 4. Nyilvántartás A könyvvitelhez kapcsolódóan az Egyesületnek a következő nyilvántartásokat kell vezetnie: befektetett eszközökön belül: immateriális javak analitikus nyilvántartása, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása; szigorú számadásra kötelezett bizonylatok, nyomtatványok nyilvántartása; bármely az Egyesületnél szükségesnek ítélt részletező kimutatás, pl. adományok, támogatások, megítélt ösztöndíjak, nyilvántartása. Az analitikus nyilvántartásoknak teljes körűnek és megbízhatónak kell lenniük, a számviteli törvény és egyéb jogszabályok előírásainak meg kell felelniük. Az Egyesület könyvvezetése a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kettős könyvvitel rendszerében, magyar nyelven és forintban történik, számítógépes program segítségével. A könyvvezetés során elkülönítetten kell kimutatni a vonatkozó sajátos gazdálkodási jogszabályban meghatározott alaptevékenységgel, valamint a vonatkozó külön jogszabály szerint meghatározott vállalkozási tevékenységgel kapcsolatos bevételeket, ráfordításokat,költségeket, kiadásokat. A költségeket kizárólag az 5. Költségnemek számlaosztály számláin könyveljük. A könyvelés alapját képező bizonylatokat, szerződéseket, dokumentumokat, bankkivonatokat a megbízott könyvelőnek minden hónap 5-ig kézhez kell kapnia. 5. Letétbe helyezés és közzététel A beszámoló közzétételi és letétbe helyezési szabályait a számviteli törvény és a 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet határozza meg. Az egyesület köteles a jóváhagyásra jogosult testület (Közgyűlés) által elfogadott egyszerűsített éves beszámolót az adott üzleti év mérlegfordulónapját követő ötödik hónap utolsó napjáig letétbe helyezni, azaz a beszámolót az Országos Bírósági Hivatal részére (1363 Budapest Pf.: 24.) kell megküldeni. A közzétételi kötelezettség kiterjed a beszámoló, valamint közhasznúsági melléklet saját honlapon történő elhelyezésére is. A saját honlapon közzétett adatok folyamatos megtekinthetőségét legalább a közzétételt követő második üzleti évre vonatkozó adatok közzétételéig biztosítani kell. 4
6. Számviteli alapelvek A számviteli alapelvek meghatározzák, hogy az Egyesület milyen általános módszereket alkalmazzon a könyvvezetés és a beszámoló elkészítése során. Cél: a megbízható és valós összkép bemutatása. Általános alapelv: - tevékenység folytatásának elve: beszámoló készítésekor és a könyvvezetés során abból kell kiindulni, hogy az Egyesület belátható jövőben is fenn tudja tartani a működését. Tartalmi alapelvek: - teljesség elve: könyvelni kell minden gazdasági eseményt, ami a tárgyévi eredményre hatást gyakorol, mérleg fordulónap után, de a mérlegkészítés időpontjáig ismertté válik. - valódiság elve: a rögzített tételek a valóságban is megtalálhatók, hitelt érdemlő bizonylatokkal alátámaszthatóak, bizonyíthatóak legyenek. - óvatosság elve: bizonytalan eredményt nem lehet kimutatni, ÉCS-t, értékvesztést, céltartalékot el kell számolni, függetlenül attól, hogy az üzleti év eredménye nyereség vagy veszteség. - összemérés elve: a bevételeknek és a költségeknek ahhoz az időszakhoz kell kapcsolódniuk, amikor gazdaságilag felmerültek. (nem kell alkalmazni) Kiegészítő alapelvek: - egyedi értékelés elve: az eszközöket és a kötelezettségeket egyedileg kell rögzíteni és értékelni - bruttó elszámolás elve: bevétel és költség, illetve követelés és kötelezettség egymással szemben nem számolhatók el. - időbeli elhatárolás elve: ha a gazdasági esemény több évet érint, akkor azt az egyes évek között meg kell osztani. (nem kell alkalmazni) - tartalom elsődlegessége a formával szemben: a gazdasági eseményeket a tényleges gazdasági tartalmuknak megfelelően kell bemutatni. - lényegesség elve: lényeges minden olyan információ, amelynek elhagyása, vagy téves bemutatása befolyásolja a beszámoló adatait felhasználók döntéseit. - költség-haszon összevetés elve: az információk hasznosíthatósága álljon arányban az információ előállításának, megszerzésének költségeivel. Formai alapelvek: - világosság elve: a könyvvezetést és a beszámolót áttekinthető, érthető, a számviteli törvénynek megfelelően rendezett formában kell elkészíteni. 5
- folytonosság elve: nyitó adatoknak meg kell egyezni az előző év záró adataival. Az egymást követő években az eszközök és források értékelése, az eredmény számbavétele csak a számviteli törvényben meghatározott szabályok szerint változhat. - következetesség elve: a beszámoló tartalma, formája, és az azt alátámasztó könyvvezetés tekintetében az állandóságot, összehasonlíthatóságot biztosítani kell. 7. A kiegészítő melléklet és közhasznúsági melléklet tartalma A kettős könyvvitelt vezető közhasznú szervezet kiegészítő mellékletében be kell mutatni a támogatási program keretében végleges jelleggel felhasznált összegeket támogatásonként. Támogatási program alatt a központi, az önkormányzati és/vagy nemzetközi forrásból, illetve más gazdálkodótól kapott, a tevékenység fenntartását, fejlesztését célzó támogatást, adományt kell érteni. Külön kell megadni a kiegészítő mellékletben a támogatási program keretében kapott visszatérítendő (kötelezettségként kimutatott) támogatásra vonatkozó, előbbiekben részletezett adatokat. A kettős könyvvitelt vezető közhasznú szervezet kiegészítő mellékletében be kell mutatni a szervezet által az üzleti évben végzett főbb tevékenységeket és programokat. A közhasznúsági mellékletben külön be kell mutatni a szervezet által végzett közhasznú tevékenységeket, ezen tevékenységek fő célcsoportjait és eredményeit, valamint a közhasznú jogállás megállapításához szükséges adatokat, mutatókat. A közhasznúsági melléklet tartalmazza a vagyon felhasználásával kapcsolatos kimutatást, a közhasznú cél szerinti juttatások kimutatását, a vezető tisztségviselőinek nyújtott juttatások összegét és a juttatásban részesülő vezető tisztségek felsorolását. 8. A számviteli politika keretein belül elkészítendő szabályzatok A számviteli politika mellékleteként egyes tevékenységek részletes előírásait külön szabályzatok rögzítik, melyek a következők: értékelési szabályzat; selejtezési szabályzat; leltárkészítési és leltározási szabályzat; a pénzkezelési szabályzat; bizonylati rend. Az Egyesület önköltség számítási szabályzatot nem készít. III. MINŐSÍTÉSI ISMÉRVEK A SZÁMVITELI ELSZÁMOLÁSOK SZEMPONTJÁBÓL 6
A lényegesség kritériumai: lényegesnek minősül a beszámoló szempontjából minden olyan információ, amelynek elhagyása vagy téves bemutatása az ésszerűség határain belül befolyásolja a beszámoló adatait felhasználók döntéseit. Lényeges hatású hiba: csak a jelentős összegű hiba lehet ilyen! Ha a feltárt hiba és hibahatások összevont értéke a saját tőkét a számviteli politikában meghatározott mértékben megváltoztatja. Minden esetben lényeges a hiba, ha a saját tőkét legalább 20%-ban megváltoztatja. Ilyenkor a már lezárt beszámolót a módosításokkal kiegészítve újra közzé kell tenni. Jelentős összegű hiba: ha a feltárt hiba és hibahatások együttes, előjeltől független összege eléri a számviteli politikában meghatározott jelentős összeghatárt, amely az Alapítvány szempontjából 10 Millió Ft-t jelent. Minden esetben jelentős a hiba, ha a feltárt hiba és hibahatások összértéke eléri az önellenőrzött év mérlegfőösszegének 2%-át. A korrekciókat a beszámoló középső oszlopában kell szerepeltetni. (előző évek módosításai) Nem jelentős összegű hiba: ha az adott üzleti évet érintően a feltárt hiba és hibahatások együttes, előjeltől független összege nem haladja meg a jelentős összegű hibahatárt. A módosításokat minden esetben a tárgyév terhére kell elszámolni, mintha a tárgyévben történt volna a hiba. Az önellenőrzési pótlékot is a tárgyév terhére kell elszámolni. VI. ELLENŐRZÉS, ÖNELLENŐRZÉS SORÁN FELTÁRT HIBÁK Az Alapítványnál/Egyesületnél lefolytatott adóhatósági ellenőrzés, vagy önellenőrzés végzése során megállapított hiba - annak jellegétől: adóhiány, adóhiányt nem eredményező eltérés, számítási hiba, stb. függetlenül - jelentős összegűnek minősül: ha az meghaladja a vétség éve szerinti mérleg főösszegének 2%-át, ha a tőkeváltozást érinti A felsorolt, előző évekre vonatkozó hibafeltárások miatti módosításokat a beszámoló mérlegének és eredmény levezetésének érintett tételénél az előző év adatai mellett be kell mutatni, azok nem képezik részét az eredmény levezetés tárgyévi adatainak. Az előző kategóriákba nem tartozó eltérések, mivel azok nem jelentős összegűek, a tárgyévi eredményt módosítják. VII. LELTÁROZÁS, KÖNYVVITELI ZÁRLAT 7
Leltározási feladatok évente egyszer, az év végi záráskor jelennek meg. Ennek során az Egyesület eszközeit a leltárkészítési és leltározási szabályzatnak megfelelően számba kell venni, össze kell hasonlítani a nyilvántartásokban szereplő adatokkal.. A leltár fogja ezután az egyszerűsített beszámoló mérlegét alátámasztani. A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák tartoznak. A naplófőkönyvet - jelen rendelkezések szerint - negyedévenként le kell zárni, amelynek keretében csak az egyeztetéseket kell elvégezni. A naplófőkönyvet minden év december 31-én - az elvégzett egyeztetéseket követően le kell zárni. VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉS 1. Az Egyesület Számviteli Politikáját a mellékleteivel együtt az Egyesület Közgyűlése a 201.. hó..-i ülésén a 201./... számú határozatával elfogadta. Az elfogadott Számviteli Politika az elfogadás napjától alkalmazandó. 2. Az Egyesületnek minden évben felül kell vizsgálnia a számviteli politikát és annak mellékletét képező szabályzatokat, hogy az időközben bekövetkezett változások követhetők legyenek. Kelt: Budapest, 2014... az Egyesület elnöke 8
1. MELLÉKLET ÉRTÉKELÉSI SZABÁLYZAT A Földrajzos Klub (a továbbiakban: Egyesület) az általános elveknek megfelelően az eszközök és források értékelésének részletes szabályait, módszerét az alábbiak szerint határozza meg. 1. Az értékelés szabályzat célja I. FOGALMI MEGHATÁROZÁSOK Az egyedi értékelés számviteli alapelvének megfelelőn az eszközöket és kötelezettségeket egyedileg kell értékelni, melynek az Egyesület sajátosságait érvényesítő szabályait a számviteli politika részeként írásban kell elkészíteni. Az értékelési szabályzat elkészítésének célja, hogy egységes szerkezetbe foglalja az Egyesület mérlegében szereplő eszközök és források alapítványon belüli, kötelező értékelésének módját. Elkészítéséért, tartalmáért az Egyesület elnöke a felelős. 2. Az értékelés fogalma Az értékelés az Egyesület eszközeinek és forrásainak a mérlegben szereplő értékének meghatározását jelenti. (Az az eljárás, amely során az egyes vagyonelemek értékét kiszámítjuk.) A fentieken túl az értékelés fogalmába tartozik: az eszközök és a források (kötelezettségek) nyilvántartásba vételekor alkalmazott érték megállapítása, az eszközök és források (kötelezettségek) állományból történő kivezetéskori értékének megállapítása, a rendkívüli esemény (elemi kár, betörés, lopás) miatti érték megállapítása, a leltározáskor alkalmazott értékelés, az értékhelyesbítés céljából végrehajtott érték megállapítás, az amortizációs politika végrehajtásával összefüggő értékelés, valamint az értékvesztés megállapításakor végrehajtott értékelés. 9
3. Az értékelés terjedelme, megvalósításának területei, időpontjai Az értékelés az eszközök, és a források minden elemére kiterjed. Jelentősége abban mutatkozik meg, hogy helyes vagy helytelen alkalmazása - a törvényességen túl - befolyásolja az eszközvagyon nagyságát, a saját vagyon értékét, a vállalkozási tevékenység jövedelmezőségének alakulását. Az értékelési feladat megvalósításának területei: a befektetett eszközök értékének megállapítása (immateriális javak, tárgyi eszközök, beruházások), a pénz- és egyéb eszközök értékelése (értékpapírok, deviza- és valutakészletek, pénzkészletek, követelések, alkalmazotti kölcsönök, előlegek, aktív időbeli elhatárolások), a saját források értékelése (alapítói vagyon, tőkeváltozás, egyéb saját tőke elemek), a kötelezettségek és egyéb passzívák értékelése (szállítók, hitelállomány, köztartozások, alkalmazottakkal szembeni kötelezettség, passzív időbeli elhatárolások). Az értékelés időpontja leggyakrabban az Egyesület beszámolójának elkészítéséhez és az ehhez szükséges leltározáshoz, továbbá az évközi gazdasági eseményekhez kapcsolódik. 4. Az értékeléskor figyelembe veendő számviteli elvek Az értékelés gyakorlati végrehajtása az alábbi számviteli elvek érvényesítését igényli. Az értékelés kiindulópontja a tevékenység folytatásának elve és az óvatosság elve. A tevékenység folytatásának elve figyelembe vételekor feltételezzük, hogy az Egyesület a belátható időn belül fenn tudja tartani működőképességét. Az óvatosság elvének érvényesítése azt jelenti, hogy a mérlegkészítéskor az értékvesztés elszámolásával, céltartalék képzésével kell az előrelátható kockázat, a várható veszteség hatását kimutatni. A következetesség elve az értékelési szabályzatban rögzített értékelési módok, és eljárások viszonylagos állandóságát tételezi fel. Az értékelési elvek és módok, megváltoztatására akkor kerülhet sor, ha azt törvényi előírás szükségessé teszi, vagy az Elnökség döntési körébe tartozó kérdésekben olyan tartós változás következik be, amely a módosítást indokolja. A változás tartósnak minősül, ha annak hatása legalább egy éven túl jelentkezik. A lényegesség elve annak a meghatározását jelenti, hogy az Egyesület gazdálkodásában mely információk elhagyása, vagy téves bemutatása befolyásolja számottevően a döntésre jogosultak intézkedéseit. Ennek megfelelően az értékelési munkában lényegesnek minősítendő minden 10
olyan adat, különbözet, értékváltozás, amely az eredeti adathoz képest 10%-ot meghaladó arányú módosítást okoz. A világosság elve az értékelési szabályzatban azáltal érvényesül, hogy a feladatok megfogalmazása egyértelmű tennivalókat határoz meg a megvalósításban résztvevők számára. A teljesség elvének érvényre juttatása azáltal valósul meg, hogy az értékelés az Alapítvány vagyonának minden tételére kiterjed. II. AZ ÉRTÉKELÉS ÁLTALÁNOS ÉS SAJÁTOS SZABÁLYAI 1. A bekerülési, beszerzési érték meghatározása A Számv. tv. szerint a befektetett eszközöket és a forgóeszközöket bekerülési (beszerzési) áron kell értékelni, csökkentve a törvény által alkalmazható leírásokkal. Az eszköz bekerülési (beszerzési) ára az a ráfordítás, amely az eszköz megszerzése, létesítése, üzembe helyezése érdekében az üzembe helyezésig felmerült és az eszközhöz egyedileg hozzákapcsolható. A bekerülési (beszerzési) érték része: az engedménnyel csökkentett, felárakkal növelt vételár, a beszerzéssel kapcsolatos szállítási költség, a szerelési, üzembe helyezési költség, a beszerzéshez kapcsolódó, előzetesen felszámított, de le nem vonható általános forgalmi adó, a vámköltség (vám, vámpótlék, vámkezelési díj, egyéb vámteher), a fizetendő illeték (vagyonszerzési, importbeszerzési), jogszabályon alapuló hatósági, igazgatási, szolgáltatási díj, egyéb hatósági díjak, a beruházáshoz kapcsolódó, az üzembe helyezésig felmerült biztosítási díj, a tárgyi eszköz biztonságos üzemeltetéséhez, rendeltetésszerű használatához szükséges tartozékok, tartalék alkatrészek beszerzési ára, a beruházás tervezési, előkészítési, lebonyolítási, az új technológia elsajátítási (betanítási) költsége. 2. Az eszközök besorolása 11
Befektetett eszközök között az olyan eszközöket tartjuk nyilván, melyek a tevékenységünket tartósan, legalább egy éven túl szolgálják. Ide tartoznak: az immateriális javak, tárgyi eszközök, és a befektetett pénzügyi eszközök. Az immateriális javak értékelése az elszámolt értékcsökkenéssel csökkentett beszerzési áron, vagyis nettó értéken történik. Tárgyi eszközök között azokat az anyagi eszközöket tartjuk nyilván, melyek közvetlenül vagy közvetett módon, tartósan, legalább egy évet meghaladóan szolgálják tevékenységünket. A tárgyi eszközök a mérlegben az elszámolt értékcsökkenéssel korrigált beszerzési áron, azaz nettó értéken szerepelnek. A forgóeszközök az Egyesület tevékenységét szolgáló azon eszközök, amelyek egy évnél rövidebb ideig szolgálják a tevékenységet. Ide tartoznak: a készletek, követelések, értékpapírok és a pénzeszközök. Amennyiben a nyilvántartásba vett eszközök használata, rendeltetése megváltozik, mert az eszköz a tevékenységet, a működést tartósan már nem szolgálja, vagy fordítva, akkor besorolását meg kell változtatni. A befektetett eszközt át kell sorolni a forgóeszközök közé, illetve fordítva. 3. Értékhelyesbítés, értékelési tartalék Az Egyesület nem él az értékhelyesbítés lehetőségével, így értékelési tartalékot sem mutat ki. 4. Az eszközök értékcsökkenésének elszámolása Terv szerinti értékcsökkenés Terv szerinti értékcsökkenést az Egyesület a Számv. tv. előírásai szerint számolja el az üzembe helyezett immateriális javak és tárgyi eszközök bekerülési értéke után, lineáris módszerrel, az üzembe helyezés napjától kezdve, éves elszámolással. Az üzembe helyezés napja minden esetben a vásárlás napja. A terv szerinti értékcsökkenés elszámolásánál a hasznos élettartam végén várható maradványértékkel csökkentett bekerülési értékből kell kiindulni. Hasznos élettartam: az az időszak, amely alatt az amortizálható eszközt a gazdálkodó időarányosan vagy teljesítményarányosan az eredmény terhére elszámolja. Maradványérték: a rendeltetésszerű használatbavétel, az üzembe helyezés időpontjában - a rendelkezésre álló információk alapján, a hasznos élettartam függvényében - az eszköz 12
meghatározott, a hasznos élettartam végén várhatóan realizálható értéke. Nulla lehet a maradványérték, ha annak értéke valószínűsíthetően nem jelentős. Maradványérték meghatározása: Egyesületünk a maradványértéket a befektetett eszközei esetében nullának tekinti. A 100 ezer Ft egyedi beszerzési, előállítási érték alatti tárgyi eszközök beszerzési vagy előállítási költségét a használatbavételkor értékcsökkenési leírásként egy összegben elszámoljuk. A 200 ezer Ft beszerzési, előállítási érték alatti tárgyi eszközök beszerzési vagy előállítási költségét a használatba vételt követően két részletben számoljuk el, azaz két év alatt írjuk le. Az immateriális javak leírásánál az Egyesület az alábbiak szerint jár el a vagyoni értékű jogok beszerzési árát 6 év alatt, szellemi termékek beszerzési árát 3 év alatt írja le. Az immateriális javak beszerzési, illetve előállítási költsége (bruttó értéke) a Számv. tv. előírásai szerint kerül megállapításra. Tárgyi eszközöknél a beszerzési értéket az Egyesület a következők szerint számolja el: 3 év alatt kerülnek leírásra az alább felsorolt tárgyi eszközök: irányítástechnikai és általános rendeltetésű számítástechnikai gépek berendezések, program és számvezérlésű gépek, berendezések, hangszerek; 100 000 Ft egyedi beszerzési, előállításai érték alatti tárgyi eszközöket használatbavételkor egy összegben értékcsökkenési leírásként számolja el; járművek beszerzési értékét 5 év alatt számolja el; minden egyéb, előzőekben fel nem sorolt tárgyi eszköz beszerzési értékét 7 év alatt számolja el. Az Egyesület az üzembe helyezett eszközeiről mennyiségben és értékben egyedi analitikus nyilvántartást, a 100 000 Ft alatti tárgyi eszközeiről mennyiségi nyilvántartást vezet. Nem számolható el terv szerinti értékcsökkenés: a földterület, a telek, az erdő, a képzőművészeti alkotás beszerzési ára után, az üzembe nem helyezett beruházásnál, és a már teljesen leírt immaterirális javak és tárgyi eszközöknél. Terven felüli értékcsökkenés Terven felüli értékcsökkenést az Egyesület csak abban az esetben számol el, ha az immateriális javak közül a szellemi termékeknél, ezen felül a tárgyi eszközöknél, ha azok értéke tartósan 13
lecsökken, mivel az eszköz feleslegessé válik, megrongálódott, megsemmisült, így rendeltetésének megfelelően már nem használható. III. AZ ESZKÖZÖK ÉS A FORRÁSOK ÉRTÉKELÉSÉNEK RÉSZLETES SZABÁLYAI Az értékelés részletes szabályainak kialakításakor figyelemmel kell lenni a II. fejezetben leírt általános és sajátos értékelési szabályokra. 1. Az immateriális javak értékelése Az immateriális javak (vagyoni értékű jogok, szellemi termékek) beszerzési értékének meghatározására a vonatkozó szerződések, és szállítói számlák alapján kerül sor. Az aktiválás a II. pont szerinti beszerzési áron történik. Az immateriális javakat be kell sorolni a jellegének megfelelő értékcsökkenési leírási kulcsba. Az immateriális javakat a mérlegben a terv szerinti és a terven felüli leírással csökkentett, a visszaírással növelt nettó értéken kell szerepeltetni. 2. A tárgyi eszközök értékelése A tárgyi eszközöket a használatba vételkor az egyedi nyilvántartáshoz szükséges adatok feltüntetésével kell aktiválni. Az aktiváláskor alkalmazott tényleges bekerülési (beszerzési) érték tartalmazza a le nem vonható általános forgalmi adót. A tárgyi eszközt az egyedi nyilvántartásba vételkor be kell sorolni a megfelelő leírási kulcsba. A tárgyi eszközöket a mérlegben a terv szerinti és a terven felüli értékcsökkenési leírással csökkentett és a visszaírással növelt bekerülési értéken kell szerepeltetni (nettó érték). A térítés nélkül (visszaadási kötelezettség nélkül) átvett eszköz bekerülési (beszerzési) értéke az átadónál kimutatott, nyilvántartás szerinti (legfeljebb forgalmi, piaci) érték, illetőleg az ajándékként kapott, a többletként fellelt eszköz esetében az állományba vétel időpontjában megállapítható piaci érték. A piaci értéket az összehasonlítható eszköz beszerzési ára, becslés, vagy szakvélemény alapján kell megállapítani, és a számítást dokumentálni kell. A tárgyi eszközök értékét növelő ráfordításként kell elszámolni az épületek bővítését, rendeltetésének megváltoztatását, átalakítását, élettartamának meghosszabbítását eredményező költségeket, továbbá a gépek, számítástechnikai eszközök fődarab cseréjét. 14
Az eredeti állapot helyreállítását szolgáló felújítások szintén értéknövelő tényezők. Hasonlóan kell eljárni a bérelt ingatlanon végzett beruházások és felújítások esetén. A tárgyi eszközöket a mérlegben nettó értéken kell kimutatni. Az év végi értékelést az alábbiak szerint kell végrehajtani: 3. A pénzeszközök értékelése A könyvelés során a pénzeszközöket és azok állományát az alábbi bontásban kell kimutatni: pénztár, bankszámlák, Az Egyesület készpénzállományát és annak forgalmát a pénztár számlán mutatja ki. A készpénzkezeléshez kapcsolódó nyomtatványokat szigorú számadási kötelezettség alá kell venni. A pénzeszközök számlára a pénzintézet terhelési, illetve jóváírási értesítése alapján kell könyvelni a forintfedezet elkülönítésének, továbbá feloldásának és felhasználásának összegét. A valutakészletet és a devizaszámlán lévő devizát, a pénz tényleges befolyásakor (jóváíráskor) a számlavezető bank által meghirdetett középárfolyamán kell értékelni. A Számv. tv. értelmében a pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés megérkezésekor kell könyvelni. Az Egyesület a pénzeszközök leltározását minden évben december 31-én egyeztetéssel köteles elvégezni. A mérleg fordulónapján a pénztárban lévő készpénz összegét a naplófőkönyvvel egyezően, bekerülési értéken kell a mérlegben felvenni. A bankbetétek értékét a mérleg fordulónapján, a pénzintézeteknél elhelyezett betétek bankkivonattal egyező értéken kell a mérlegbe beállítani. IV. AZ ÉRTÉKELÉS TECHNIKAI LEBONYOLÍTÁSA Az értékelés feladatai zömmel az éves beszámoló készítésével összefüggésben jelentkeznek. Az értékek megállapítását olyan dokumentációval kell alátámasztani, amelyből visszamenőlegesen is nyomon követhető a kialakított érték számítása. 15
2. MELLÉKLET SELEJTEZÉSI SZABÁLYZAT A Számv. tv. kimondja a Földrajzos Klub (továbbiakban: Egyesület) vagyonért való felelősségét. Annak érdekében, hogy az Egyesület vezetőségének tagjai az e téren rájuk rótt felelősséget vállalhassák, a selejtezés szabályait az alábbiak szerint állapítják meg. 1. A felesleges vagyontárgyak feltárása I. A SELEJTEZÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI A feleslegessé válás ismérvei: feleslegesnek minősül egy eszköz, ha azt a hasznosítással és selejtezéssel megbízott munkatárs, vagy bizottság megfelelő előterjesztése alapján az alapítvány képviselője annak nyilvánítja. A felesleges eszközök feltárása, hasznosítása, illetve selejtezése az Elnökség feladata. Helyes évente legalább egyszer elvégezni az eszközök minősítését, a leltározást megelőzően: - mely eszközök váltak feleslegessé; - melyek váltak értékesíthetetlenné. A felesleges eszközöket selejtezés előtt meg kell kísérelni értékesíteni. 2. Hasznosítás, az értékesítés menete Értékesítés Értékesítésnél a felesleges vagyontárgy, térítés ellenében, meghatározott feltétel mellett értékesíthető az Egyesület által kiválasztott körben. A térítés mértékében, az átadás időpontjában, a fizetési módban és határidőben - a pénzforgalmi előírások keretén belül - a felek állapodnak meg. Általános szempont: az eladási ár a hulladékárnál magasabb kell, hogy legyen. 16
A felesleges vagyontárgyak hasznosításának módját és az eladási árat mindig az Elnökség hagyja jóvá. Sz eladásról számlát kell kiállítani és a vagyontárgy csak a kifizetett számla ellenében, szállítólevéllel adható át. Leértékelt áron való értékesítés Az Egyesület számára megfelelő áron történő értékesítés esetén a felesleges vagyontárgyak leértékelt áron is értékesíthetők, ehhez az Elnökség engedélye szükséges. Az értékesítésről számlát kell kiállítani, amelyből 1-1 példány - a vevő; - a könyvelő; - a pénztáros; - a selejtezési bizottság példánya. 3. Selejtezés, átadás térítésmentesen Az eszközöket általában akkor célszerű selejtezni, ha: - ha azokat a szabályos módon feleslegesnek nyilvánították, de az értékesítési kísérlet nem járt eredménnyel; - ha azok rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná váltak, vagyis kimerítik a selejt fogalmát; - ha a tárgyi eszközök rendeltetésszerű használat során elhasználódtak; - káresemény során váltak selejtté. A selejtezés általában nem jelent fizikai megsemmisítést, kivéve, ha azt jogszabály előírja. A selejtezésekről selejtezési jegyzőkönyveket készíteni, eszköz fajtánként külön-külön (tárgyi eszközök, anyagok, áruk stb.). Az eszközök és készletek jellegéből, a nyilvántartás különbségéből fakadóan megkülönböztetjük a tárgyi eszközök és a készletek selejtezési jegyzőkönyvét. Az immateriális javak jegyzőkönyve azonos lehet a tárgyi eszközök jegyzőkönyvével. 4. Tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve A jegyzőkönyv a selejtezéssel kapcsolatos tárgyi eszköz állományváltozás bizonylata is, amely - a társasági tulajdon védelmének biztosítása érdekében az ellenőrzéshez és - a selejtezés könyvviteli elszámolásához szükséges adatok feljegyzésére is alkalmas. 5. A hasznosítás és selejtezés pénzügyi számviteli elszámolása 17
A leírtak alapján lebonyolított hasznosítások és selejtezések eredményének az Egyesület könyvvitelében meg kell jelennie. A hasznosítási és selejtezési eljárás eredményeként kapott összegek könyvelésénél, valamint az értékesített eszközök állományából való kivezetésnél a Számv. tv. előírásait kell alkalmazni. 18
3. MELLÉKLET LELTÁROZÁSI ÉS LELTÁRKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZAT 1. A leltározás célja I. A LELTÁROZÁSI TEVÉKENYSÉGRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK A leltározás célja: a Földrajzos Klub (a továbbiakban: Egyesület) vagyonának számbavétele, a mérleg valódiságának alátámasztása, a bizonylati fegyelem ellenőrzése, s könyvelés helyességének ellenőrzése, a tulajdon védelme, a vezetőség tájékoztatása. A leltározási szabályzat célja: hogy az Egyesületnél a leltározási feladatokat egységes elvek alapján hajtsák végre. 2. Leltárkészítési kötelezettség A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani, és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Ha az Egyesület a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltározást mennyiségi felvétellel, illetve csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél egyeztetéssel minden évben a leltár összeállítását megelőzően köteles elvégezni. A leltározás az év végi zárlati munkálatok legfontosabb része. A leltározás a befektetett és forgóeszközök, valamint azok forrásai, továbbá az idegen tulajdonú eszközök valóságban meglévő állományának megállapítása. Leltár minden olyan kimutatás, amely az eszközök és források, vagy egy-egy csoportjuk valóságban meglévő állományának mennyiségét és értékét - meghatározott napra vonatkoztatva - tartalmazza. 19
A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése (elszámolásai), valamint a selejtezendő és értékcsökkentett eszközök feltárása is. A leltárnak a mérlegkészítés időpontjában annak a tényleges vagyoni helyzetet kell rögzítenie. Ezért a szabályszerű leltározás az előbbi követelményt kielégítő mérleg elkészítésének előfeltétele. A leltár a mérleg alapja. A mérleg teljessége érdekében szükséges, hogy a leltár maga is teljes legyen, azaz tartalmazza az Egyesület minden eszközét és ezek forrásait. A mérlegvalódiság elvéből következően a leltárba nem lehet saját tulajdonként felvenni: a bérelt vagy kölcsönvett, az eladott, de el nem szállított, az Egyesületnél tárolt idegen tulajdont képező eszközöket. A leltárnak nemcsak mennyiségileg, hanem tulajdonviszonyok, továbbá az eszközállapot minősítése szempontjából is valóságot kell tükröznie. Ezért nem szerepelhet csökkent értékű eszköz teljes értékként. A pontosan felvett és helyesen értékelt leltárak a mérleg valódiságának alapokmányai. Ilyennek azonban csak akkor tekinthetők, ha maradéktalanul megfelelnek a tartalmi és az alaki követelményeknek. A leltárral szemben támasztott alaki követelmények: a teljesség, a valódiság, a világosság. A leltárnak biztosítania kell ezért, hogy az eszközök állománya fajta, méret, minőség, mennyiség és érték szerint a mérleg fordulónapjára vonatkoztatva megállapítható legyen. Biztosítania kell továbbá: - a teljeskörűséget: a leltárnak az Egyesület valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell; - a valós állapot bemutatását: a leltár valódiságát úgy kell biztosítani, hogy a leltározás, egyeztetés során a ténylegesen fellelt mennyiségi- és értékadatokat kell kimutatni; - az áttekinthetőséget: az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltárral kapcsolatban készült okmányokon javítást csak szabályszerűen, a hibás bejegyzés áthúzásával és fölé írással szabad eszközölni, és a javítást végző személynek a javította jelzéssel és kézjegyével kell a javítást igazolni. A javítást minden esetben úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat, feljegyzés is olvasható, utólag ellenőrizhető legyen. A leltárnak lehetővé kell tenni: - az éves beszámoló tételeinek alátámasztását, a mérleg valódiságának biztosítását; 20
- a könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzését; - a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítését; - a vagyon védelmét, a felelősök elszámoltatását; - az eltérések kimutatását, a nyilvántartások tényleges vagyoni helyzetnek megfelelő rendezését; - a csökkent értékű, valamint a használaton kívüli eszközök feltárását. Leltár és a mérleg összehasonlítása: a mérleget leltárral kell alátámasztani, folyamatosan vezetett nyilvántartások alapján, mennyiségi felvétellel. A mérlegbe csak olyan eszközöket lehet beállítani, amelyek a valóságban is megvannak, és abban az eszközcsoportban szerepelnek, ahová tartoznak. 3. Leltárfelvételi módszerek A leltározás módja annak meghatározását jelenti, hogy a leltározást hogyan, mi módon kell végrehajtani. A leltározás módja - a számviteli törvény értelmében - lehet: - mennyiségi felvétel; - egyeztetés. A mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent, mégpedig: - a nyilvántartásoktól függetlenül, a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással, vagy - a nyilvántartások alapján, a felvétel alkalmával való összehasonlítással hajtható végre. Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (bankkivonatok, folyószámla-kivonatok, egyeztető levelek, személyi nyilvántartások, számítások stb.) való egybevetését, összehasonlítását jelenti. 1. Leltározás előkészítése: - leltározási ütemterv összeállítása, - utasítás kidolgozása, - elvégzendő feladatok meghatározása, - munkaerő, munkaeszközök biztosítása. 2. Leltározás megszervezése: 21 II. LELTÁROZÁSI FELADATOK
- leltározási feladatok felmérése, - leltározási bizottság kijelölése az Egyesület elnöke által. 3. Leltározás lebonyolítása: 3.1. A befektetett eszközök leltározása Az immateriális javakat csak értékben kell nyilvántartani, azoknak, mint mérlegtételeknek a leltárral való alátámasztása is csak értékben történik. Az immateriális javak leltározása a könyvekben és analitikus nyilvántartásokban szereplő értékek azonosítása, egyeztetése, a dokumentációkkal való alátámasztás meglétének, helyességének ellenőrzése. Amennyiben az Egyesület a számviteli alapelveknek megfelelő egyedi nyilvántartást vezeti mennyiségben és értékben, továbbá ha az megfelel a leltárkészítést megalapozó követelményeknek, úgy nem kötelező évenként leltározni a tárgyi eszközöket. A társaság belső szabályzatában döntheti el, hogy milyen gyakorisággal végez tényleges leltározást és mely időszakban él a nyilvántartásokkal való összehasonlítás módszerével. Hosszú lejáratú bankbetéteknél a bankszámlaszerződéseket és a mérleg fordulónapja szerinti bankkivonatot kell a leltározás dokumentumaként vizsgálni. Azoknál a befektetett eszközöknél, melyeknél analitikus nyilvántartást nem vezet a társaság, a leltárt tételes számbavétel alapján kell elkészíteni. 3.2. Forgóeszközök leltározása A számviteli törvény értelmében a pénzeszközöket érintő gazdasági eseményeket késedelem nélkül, a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értékesítés megérkezésekor kell könyvelni. A pénzeszközök leltározását december 31-i fordulónappal, egyeztetéssel végzi az Egyesület. A pénztárban lévő készpénz összegét a pénztárkönyvvel egyező értékben kell a mérlegbe felvenni. Ez a szabály vonatkozik a külföldi fizetési eszközökre, a valutapénztárakra is. A bankbetétek értékét a pénzintézet által küldött utolsó bankkivonattal kell egyeztetni. Az átvezetési számlák egyenlegét a könyvviteli zárlat időpontjában tételesen ellenőrizni kell. 3.3. Leltár tartalma - a telephely megnevezését, 22
- az eszköz megjelölését, - a leltározási helyet (körzetet), - a bizonylatok sorszámát, - a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint a leltár fordulónapját, - a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, a számviteli törvényben előírt módon, - a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, végül - a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. 4. Leltározási bizonylatok 1. A leltár készülhet számítógéppel, sorszámozott számítógépes leltáríveken, vagy kézi bizonylatokon. 2. A leltár felvétele csak sorszámozott bizonylat felhasználásával történhet. A sorszámozásról, annak hibátlanságáról és folyamatosságáról a vezető /vagy megbízottja / tartozik gondoskodni. 3. A leltárfelvételi jegyek és ívek, valamint összesítők a leltár bizonylatai, ezért a vonatkozó rendelkezésekben előírt időig megőrizendők. III. LELTÁRKÜLÖNBÖZETEK MEGÁLLAPÍTÁSA ÉS RENDEZÉSE A leltározás befejezését követően a leltározás adatait egyeztetni kell a könyvviteli nyilvántartásokkal, a jegyzőkönyvileg megállapított különbözet okát ki kell vizsgálni az anyagilag felelős bevonásával. A kivizsgálást követően jegyzőkönyvet kell felvenni, majd a hiány esetén kártérítési felelősséget meg kell állapítani. A hiányok, és többletek miatt alkalmazott felelősségre vonásról határozatot kell hozni, majd utólag a jegyzőkönyvhöz kell csatolni. A többletként fellelt eszközöket leltári számmal kell ellátni, ezekről kimutatást kell készíteni. Az éves mérlegbeszámolóba csak a leltárkülönbözetekkel módosított valós érték vehető fel. A leltár kiértékelése, eltérések megállapítása záró jegyzőkönyv felvételével történik. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell: - a leltározási körzetet; - a felvétel befejezésének napját; - az egyeztetés időpontját; - a megállapított eltérések mennyiségét és értékét; - a kivizsgálás ideje alatt rendezésre kerülő mennyiséget, annak értékét, a rendezés okát; 23
- a könyvviteli rendezésre vonatkozó javaslatot. A megállapított leltárkülönbözetek eredményét annak az évnek az eredményében kell elszámolni, amelynek a határozat meghozatalára a végső határidő bekövetkezik. A leltárkülönbözeteket legkésőbb a könyvviteli zárlat alkalmával kell rendezni. Az éves mérleg eredményében minden felvett leltárkülönbözetet el kell számolni és az eszközök könyv szerinti értékét a felvett leltár értékére kell helyesbíteni. A mérleg ellenőrzés alapján történő helyesítését legfeljebb 6 évre visszamenőleg kell elvégezni. Az önellenőrzésen alapuló mérleghelyesbítését legfeljebb 6 évre visszamenőleg kell elvégezni. Az önellenőrzésen alapuló mérleghelyesbítés nem mentesít az illetékes adóhatóság pénzügyi ellenőrzésétől. IV. A LELTÁROZÁS ELLENŐRZÉSE, FELELŐSSÉG A LELTÁRHIÁNYÉRT Az Elnök felelős: - a törvényes rendelkezések megtartásáért; - a leltározás szabályozásáért; - a szabályzatban foglaltak végrehajtásáért; - a részfeladatok végzőinek, irányítóinak, ellenőreinek kijelöléséért; - a bizonylati rend betartatásáért; - az ellenőrzés megszervezéséért és végrehajtásáért; - az értékelés helyességéért; - a leltári többletek és hiányok kimunkálásáért; - a szükséges felelősségre vonás megtételéért. A leltározás vezetőjének összefoglaló jegyzőkönyvet kell készítenie a leltározási, értékelési és ellenőrzési munkálatok során tett fontosabb megállapításokról, és javaslatot kell tennie az észlelt hiányosságok feltárásával azok kiküszöbölésére. Az ellenőrzés megtörténtét, tényét és időpontját az ellenőrzést végzőnek olvasható aláírásával kell igazolnia. A leltári anyagok kezelésével megbízott egyesületi tagok az általuk átvett értékek megőrzéséért, visszaszolgáltatásáért felelősséggel tartoznak. A felelősség formái az alábbiak lehetnek: - a leltárhiányért való felelősség; - kártérítési felelősség; 24
- büntetőjogi felelősség. A leltározás eredményeként feltárt - és a leltározási jegyzőkönyvben rögzített - hiányzó tárgyi eszközök és készletek miatt a felelős személyek kártérítéssel tartoznak. Kártérítési felelősség terheli a készlet kezelésével közvetlenül meg nem bízott felelős egyesületi tagot is, ha megállapítható, hogy a leltárhiány az ellenőrzés vagy a felügyelet elmulasztásával összefügg. IV. KÖTELEZŐEN ALKALMAZANDÓ NYOMTATVÁNYOK 1. Leltározási utasítás 2. Leltározási ütemterv 3. Megbízólevél 4. Jegyzőkönyv készpénzállomány leltározásához 5. Jegyzőkönyv befektetett eszközök leltározásához 25
. ÉVI LELTÁROZÁSI UTASÍTÁS A leltározás lefolytatásának feladatait az alábbiakban határozom meg: 1. A leltározás szabályszerű felvételének biztosítása érdekében a leltározás megkezdése előtt minden esetben el kell végezni a szükséges selejtezéseket. Felelős: Határidő: 2. A leltározás alkalmával a leltárfelvételi jegyek kiállítása kötelező. A leltár felvételének szabályosságáért, a leltározási nyomtatványok szabályszerű kiállításáért a leltározó és a leltározási bizottság tagjai a felelősek. A leltározási bizonylatokon javítás csak a rontott adat áthúzásával történhet úgy, hogy a hibás adat olvasható maradjon. Felelős: Határidő: 3. A leltározás során leltározásra kerülnek december 31-i fordulónappal: - pénztár - bankszámla - tárgyi eszközök - immateriális javak 4. A leltározás kezdeti időpontja: A leltározás befejezésének időpontja: A bizonylatok leadásának határideje: A leltárkiértékelés határideje: 5. A leltározás határidőben történő elvégzéséért a leltározási bizottság tagjai, a leltározási bizonylatok határidőben történő leadásáért a bizottságvezetők, a leltárkiértékelés határidőben való elvégzéséért pedig a könyvelő tartozik felelősséggel. 6. A leltározás eseményeit leltározási záró jegyzőkönyvben kell rögzíteni. 7. Jelen leltári utasítást a leltározási ütemterv egészíti ki, amely rögzíti a leltározás időpontjait, valamint a leltározási bizottságok személyi összetételét. 26
Kelt:... az egyesület elnöke 27
. ÉVI LELTÁROZÁSI ÜTEMTERV A leltározást.-én kell megkezdeni és..-én be kell fejezni. A leltározást a következő leltározási körzetekben és időpontokban kell elvégezni a leltárfelelősök közreműködésével: Leltározási körzetek Leltározási bizottság Leltározás száma, megnevezése személyi összetétele időpontja A leltárak kiértékelését..-ig, a záró jegyzőkönyvet szintén.-ig kell elkészíteni. A leltározás során jelentkező eltéréseket a könyvelésben legkésőbb..-ig rendezni kell. Eltérések miatti felelősség megállapítása:.. Kelt:.. 28
MEGBÍZÓLEVÉL... (név)... (beosztás) részére. Megbízom, hogy a 20...... -i fordulónappal lebonyolítandó leltározásban mint leltározó vegyen részt, és a leltározással kapcsolatos feladatokat a leltárkészítési és leltározási szabályzat előírásai alapján, valamint a leltározási utasításban foglaltak szerint végezze el. Megbízásával kapcsolatos feladatai és tudnivalói a következők: 1. A leltárfelvételt a fenti időpontban kell végrehajtani. 2. Leltározni csak az eszközökért anyagilag felelős tag (eszközfelelős, szoba leltárfelelős, stb.) jelenlétében szabad. 3. A leltárfelvétel az erre előkészített leltárfelvételi íven történik. 4. A leltározásnak és ellenőrzésnek a kijelölt eszközféleségek minden egyes tételére ki kell terjednie. 5. A bizonylatokat hiánytalanul, olvashatóan, szabályosan kell kitölteni, és tartalmazniuk kell az abban szereplő tételek leltározóinak és leltárellenőreinek aláírását. 6. A leltározás elvégzése után közvetlenül leltárjegyzőkönyvet kell felvenni. 7. Akadályoztatás esetén a leltározás vezetőjét értesíteni kell, hogy helyettesről gondoskodhasson. Kelt: az egyesület elnöke 29
J E G Y Z Ő K Ö N Y V Készült:... hivatalos helyiségében 20......-n a 20...... -i fordulónapi leltározás befejezése alakalmából. Jelen vannak:... (név)... pénztáros... (név)... pénztárellenőr... (név)... leltározó Tárgy: Készpénzállomány leltározása A leltározási körzetben a leltározás 20......-n kezdődött és 20......-n fejeződött be. Jelen lévők megállapítják, hogy a pénztár szabályos lezárását követően a pénztárban a mai napon az alábbi címletű és összegű készpénz volt: Címlet Mennyiség (db) Érték (Ft) (címlet érték x db) Összesen - A naplófőkönyv szerinti készpénzkészlet: Leltározott készpénzkészlet: Eltérés (hiány, többlet):... Ft... Ft... Ft A leltározással kapcsolatban tett egyéb megállapítások:......... k.m.f. 30
......... pénztáros pénztár ellenőr leltározó 31
J E G Y Z Ő K Ö N Y V Készült:... hivatalos helyiségében 20......-n a 20...... -i fordulónapi leltározás befejezése alakalmából. Jelen vannak:... (név)... (beosztás)... (név)... (beosztás)... (név)... (beosztás) Tárgy: Befektetett eszközök leltározása A leltározási körzetben a leltározás 20......-n kezdődött és 20......-n fejeződött be. Jelenlévők kijelentik, hogy a leltári tárgyak leltározása a tényleges helyzetnek megfelelően - a központi jogszabályoknak, valamint a helyi szabályozásnak megfelelően - történt, a leltár befejeződött. A leltárfelelős kijelenti, hogy a leltárfelvételi íven szereplő leltári tárgyak hiánytalanul megvannak. A leltározással kapcsolatban tett egyéb megállapítások:......... k.m.f.......... leltározó leltárfelelős leltározó 32
33 FÖLDRAJZOS KLUB
4. MELLÉKLET PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT I. A PÉNZKEZELÉS TERÜLETEI A pénzkezelési szabályzat az Egyesület bankszámláján és a házipénztárában történő pénzkezelés módját szabályozza. A pénzkezelési szabályzat kiterjed a készpénz helyettesítő eszközökkel való forgalmazás rendjére is. A pénzkezeléssel kapcsolatos szabályokat a számvitelről szóló 2000. évi C törvényben, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII törvényben, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvényben, valamint a pénzforgalomról, a pénzforgalmi szolgáltatásokról és az elektronikus fizetési eszközökről szóló 232/2001.(XII.10.) Korm. rendeletben és a számla, az egyszerűsített számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995.(XI.22.) PM rendeletben szabályozottak szerint állítottuk össze. A pénzkezelési szabályzat folyamatos karbantartásáról, a benne foglaltak betartásáról, beleértve az ellenőrzés megszervezését is az Egyesület elnöke a felelős. Ez a pénzkezeléssel megbízott személyek felelősségét nem korlátozza. A felelősségi szabályok elfogadását írásba kell foglalni. Az Egyesület pénzforgalmi bankszámlája a következő: Bank neve Számlaszám Az Egyesület pénzkezelése készpénz felhasználásával házipénztárban, valamint és pénzforgalmi bankszámlán keresztül történik. 34
Szigorú számadású nyomtatványok A szigorú számadású nyomtatványokat nyilvántartásba kell venni. Ilyenek lehetnek a: kiadási pénztárbizonylat tömbök, bevételi pénztárbizonylat tömbök nyugtatömbök számlatömbök belföldi kiküldetési rendelvény készpénzfelvételi utalványok füzete Az elrontott bizonylatokat és csekkeket minden esetben át kell húzni és rá kell vezetni "RONTOTT" feliratot. 35
1. Általános pénzkezelési szabályok 1.1. A házipénztár feladata II. HÁZIPÉNZTÁRI PÉNZKEZELÉS A házipénztár csak az Egyesület működéséhez szükséges készpénz forgalmának lebonyolítására szolgál. 1.2. Pénzkezelés személyi és tárgyi feltételei Az Elnökség köteles gondoskodni arról, hogy a pénztárosi munkával összefüggő teendők ellátására arra alkalmas, büntetlen előéletű személy(eke)t bízzon meg. Az alapítvány pénztárkezelésére szolgáló helyiségében ki kell függeszteni a pénztáros, a pénztárellenőr és az utalványozó nevét, valamint a pénztár nyitvatartási óráit. Pénzkezeléssel megbízott személyek Az Egyesületnél a pénzkezeléssel a Gazdasági Alelnök van megbízva, helyettesítéséről az Elnökség határozhat. Nem lehet pénztáros és helyettese olyan egyesületi tag, akinek Egyesületen belüli és egyéb tevékenysége a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen. A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet. A pénztáros és/vagy a pénztáros helyettes a pénztárellenőrrel és/vagy az utalványozóval közeli hozzátartozói kapcsolatban nem lehet. A házipénztár elhelyezése A működéshez szükséges készpénz és egyéb értékek forgalmának lebonyolítására, a pénzmegőrzés és tárolás előírt követelményeinek betartására biztonságos tárolási lehetőséget kell biztosítani. A házipénztár elhelyezéséről az Egyesület elnöke köteles gondoskodni. A házipénztárban lévő készpénz tűz- és betörés elleni védelmét is biztosítani kell. A pénzt a pénzkiadás- és bevétel végzését kivéve zárható acélkazettában kell tartani. Az acélkazetta kulcsát a pénztáros köteles mindig magánál tartani. Az acélkazetta kulcsának egy másolatát az Egyesület elnöke a pénztáros által a ragasztáson keresztül aláírt zárt borítékban őrzi. 36
A kulcsokat kezelő személyekről és a másolatok őrzéséről nyilvántartást kell vezetni. Ezért az Egyesület Elnöke a felelős. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: a kulcs átvevőjének a nevét, az átvétel idejét, az átvétel okát, az átvevő sajátkezű aláírását. A pénz szállítása A pénzforgalom megszervezésénél törekedni kell a készpénz kímélő megoldások alkalmazására. A feltétlenül szükséges készpénz szállításának megszervezése az Egyesület elnökének feladata. Pénzt csak biztonsági feltételek mellett lehet szállítani. Egy fő szállítja 1.000.000 Ft-ig. Gépkocsival szállítják 3.000.000 Ft felett. Pénztár nyitva tartása A pénztár előzetes egyeztetés alapján, igény szerint tart nyitva. Banki befizetést csak a házipénztárból lehet kezdeményezni és a banki felvételeket is a házipénztárba azonnal be kell vételezni. Ennek megfelelően a bank és a pénztár közötti forgalom lebonyolításához a pénztárnak nyitva kell lennie. 1.3. A pénztár kezelésével megbízottak feladatai Pénztáros feladatai A pénztáros a pénztárosi teendők ellátását önállóan, teljes anyagi felelősséggel végzi. Ezt a tényt a pénztáros megbízásának elfoglalásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni (melléklet). A pénztáros fő feladata a pénztárban tartott pénz kezelése, megőrzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása, a nyilvántartások és elszámolások előírásszerű vezetése. A napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni rendelkezésre állásáról az Egyesület elnökének iránymutatásai alapján köteles gondoskodni. A pénztárosnak pénztári bevételi és kiadási bizonylatot minden esetben ki kell állítania. 37