Eötvös Loránd Tudományegyetem LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT AZ EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM SZÁMVITELI SZAKMAI SZABÁLYAINAK IDEIGLENES MEGÁLLAPÍTÁSÁRÓL SZÓLÓ 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás 2. sz. melléklete 2006. július 1 1 Egységes szerkezetben a módosításáról kiadott 5/2008. (II. 12.) és 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítások rendelkezéseivel.
2 I. Bevezetés A számvitelről szóló többször módosított 2000. évi C. törvény végrehajtásáról kiadott 249/2000. (XII.24.) kormányrendelet a leltározást az alábbiak szerint szabályozza: A mérlegtételek alátámasztása leltárral 37.. (1) A költségvetési évről, december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is minden évben leltározni kell. (2) A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon az államháztartás szervezetének eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. (3) Az eszközök kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előleget és az aktív pénzügyi elszámolásokat) - leltározását mennyiségi felvétellel, a csak értékben kimutatott eszközök (az immateriális javak, a követelések, az idegen helyen tárolt letétbe helyezett, portfólió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. (5) A leltározás és selejtezés részletes szabályait az államháztartás szervezete saját hatáskörben állapítja meg. (6) A könyvviteli mérlegben értékben nem szereplő, használt és használatban lévő készleteket, kis értékű immateriális javakat, tárgyi eszközöket az államháztartás szervezete saját döntése alapján, a leltározási és leltárkészítési szabályzatban meghatározott módon leltározza. (7) Amennyiben a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint az államháztartás szervezete az eszközökről és az azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben, akkor az (1) bekezdés szerinti leltározást elegendő két évenként végrehajtani az 1. (1) bekezdés a9, c)-g), l) pontja szerinti szervezetek esetében a felügyeleti szerv egyetértésével, illetve az 1. (1) bekezdés b) pontja szerinti szervezetek esetében önkormányzati rendelet szabályozása alapján. Kötelező az (1) bekezdés szerinti leltározást végrehajtani, amennyiben az államháztartás szervezetének a 13/A. szerinti beszámoló készítési kötelezettsége keletkezett A rendelet értelmében az Egyetem leltározásának végrehajtását és ellenőrzését a következők szerint szabályozzuk: II. A leltározás célja, felelősségek, feladatok 1. Általános fogalmak 1.1 A leltár és a leltározás fogalma A leltár olyan tételes kimutatás, amely az eszközöknek és a kötelezettségeknek a valóságban meglévő mennyiségét és értékét meghatározott időpontra vonatkoztatva tartalmazza. A leltározás az Egyetem tulajdonában lévő, illetve kezelésébe, vagy használatába adott eszközök, mennyiségi számbavétele. A leltározás végrehajtását leltárral kell alátámasztani.
3 A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tételesen és ellenőrizhető módon tartalmaznia kell az eszközöket mennyiségben, a forrásokat értékben. Az eszközöket kivéve, az immateriális javakat, követeléseket mennyiségi felvétellel, a csak értékben kimutatott eszközöket, valamint a forrásokat egyeztetéssel kell leltározni. A leltározási tevékenységhez tartozik még a leltár adatainak a nyilvántartásokkal történő egyeztetése, a megállapított eltérések okainak (hiányok és többletek) vizsgálata, a felelősség megállapítása, valamint a leltáreltérések megszüntetése érdekében tett, illetve előírt intézkedés. 1.2 2 A leltározás célja: - az éves beszámoló tételeinek alátámasztása, a mérleg valódiságának biztosítása; - a vagyon védelme, a készletekkel való elszámolás, az eszközökért felelős személyek elszámoltatása; - csökkent értékű készletek, valamint a felesleges, illetve selejtes eszközök feltárása; - a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások pontosságának, egyezőségének ellenőrzése, a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése; - az eltérések kimutatása, a nyilvántartások rendezése, a tényleges vagyoni helyzetnek megfelelően. l.3 A leltározás időtartama, - időpontjai: - folyamatos leltározás = a leltározandó eszközök leltározását meghatározott időtartamon egy éven belül kell végrehajtani. - fordulónapi leltározás = a fordulónapi leltározást az ütemterv szerint meghatározott napon kell végrehajtani, minél közelebb december 31-hez, de legkésőbb a tárgyévet követő év január l5-ig. 1.4 A leltár fajtái: - vagyonmegállapító leltár, amely az egyetem éves mérlegének valódiságát alátámasztó dokumentáció, - az átadó-átvevő leltár, az anyagilag felelős közalkalmazottak személyében bekövetkezett változás időpontjában készül, - idegen eszközök leltára, az egyetem szervezeti egységeinél lévő, más szerv tulajdonát képező vagyontárgyakról készül. l.5 A leltárfelvétel módja, módszerei: - mennyiségi felvétel: az eszközök darabszám, súly, tömeg szerinti meghatározása megszámlálással, illetve méréssel, Módszerei = nyilvántartásoktól független felvétel, (az összes leltározandó eszközféleség megszámlálása, megmérése, majd az azonosító adataival együtt történő felvezetése a leltári alapbizonylatokra); = nyilvántartásokon alapuló leltározás, (az analitikus nyilvántartásban rögzített mennyiségek összehasonlítása, egyeztetése a feltalálható mennyiségekkel lásd rovancs.) 2 Megállapította a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 5/2008. (II. 12.) számú rektori utasítás 1. (1) bekezdése. Hatályos 2008. február 12. napjától.
4 - egyeztetés: a főkönyvi számlák egyeztetését jelenti az analitikus nyilvántartásokkal, - illetve a főkönyvi könyvelés okmányaival. Módszerei = belső egyeztetés, a rendelkezésre álló információk alapján; = egyeztető levél; a követelések és kötelezettségek leltározására; = személyes egyeztetés (tételes egyeztetést jelent a szállítóval, illetve a vevővel); = nem gazdasági kapcsolatokból származó követelések, kötelezettségek egyeztetése (hátralékosok, adósok egyeztetése); = speciális egyeztetések; saját tőke, tartalékok, aktív és passzív pénzügyi elszámolások esetén (pl. pénzeszközök összesen + aktív pénzügyi elszámolások passzív pénzügyi elszámolások = tartalékok). l.6 Leltározási és leltárkészítési kötelezettség A leltározási és leltárkészítési kötelezettség az Egyetem valamennyi eszközére és forrására kiterjed, függetlenül attól, hogy a mérlegben értékkel szerepelnek-e vagy sem. A mérlegben szereplő eszközök és források leltározása történhet mennyiségi felvétellel, vagy egyeztetéssel. A mérlegben értékben nem szereplő eszközök leltározására a tulajdon védelme és az elszámoltatás lehetőségének biztosítása érdekében van szükség (pl. munkahelyen lévő kis értékű tárgyi eszközök, használt és használatban lévő eszközök, O-ra leírt eszközök). 2. A leltározás 2.1 Hatáskörök és feladatok A leltározás a szakmai és gazdasági tevékenységet ellátó közalkalmazottak kiemelt kötelezettségei közé tartozó munkaigényes feladat. A végrehajtás gondos, szervezett munkát igényel, ennek érdekében szükséges a hatáskörök és az ezzel járó felelősség meghatározása. 2.1.1 A rektor hatáskörébe tartozik: - a leltárak elkészítésének elrendelése, éves ütemterv jóváhagyása, - az egyetemi főigazgató által felterjesztett leltáreltérések számviteli rendezésének engedélyezése. 2.1.2 A gazdasági főigazgató hatáskörébe tartozik: - az ütemterv felterjesztése rektori jóváhagyásra, - a leltározási körzetek kijelölése, - a leltárellenőrök kijelölése és megbízása, - a leltározás központi ellenőrzése, - a leltárfelvétel megismétlésének elrendelése, - a leltárértékelés megszervezése, - a leltári főösszesítő jóváhagyása, - a leltárhiányokról, az anyagi felelősség érvényesítéséről a rektor tájékoztatása, döntés céljából, - döntés vagy engedélyezés azokban az esetekben, amelyeket a szabályzat a gazdasági főigazgató hatáskörébe utal (pl. kompenzálás engedélyezése).
2.1.3 Az ELTE jogtanácsosának feladatkörébe tartozik: A leltárhiány kivizsgálása után megállapított leltárhiányok miatt - a Munka Törvénykönyve l66-l69 -a és a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény 8l. alapján javaslattétel az anyagi felelősség megállapítására, - a leltárhiánnyal okozott kár bíróság előtti érvényesítése a rektor döntése esetén, - a leltárhiány kivizsgálása során feltárt tényállás (mulasztás, vagy cselekmény) alapján fegyelmi vagy büntetőeljárás indítványozása. 2.1.4 Az önállóan gazdálkodó szervezeti egységek vezetőjének (dékán, főigazgató) hatáskörébe tartozik: - a társadalmi tulajdon védelmének biztosítása érdekében, az igénybevétel gyakorisága és a helyi sajátosságok alapján a munkahelyek (kéziraktárak) minimum-maximum készletének meghatározása, - javaslattétel az anyagi felelősségrevonás kérdésében, - intézkedés az eltéréseket előidéző okok lehetőség szerinti megszűntetésére. 5 2.1.5 A nem önállóan gazdálkodó szervezeti egység (intézet, tanszék, hivatal, osztály, stb.) vezetőinek hatásköre és feladata: - a leltározók kijelölése és megbízása, - a leltározás előkészítéséhez, gyors, és pontos végrehajtásához a személyi és tárgyi feltételek biztosítása, - a leltáreltérések okainak 8 napon belüli kivizsgálása, - szükség szerint a térítésmentesen kölcsönadott eszközök leltározásra való bekérése, vagy a kölcsön bizonylati alátámasztása. 2.2 A vezetők felelőssége a leltározási folyamatban Mindazon vezetők, akiknek ez a szabályzat kötelességévé teszi a leltározással, a leltárértékeléssel, vagy ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok végrehajtását, felelősek ezek határidőre történő szabályszerű elvégzéséért. A vezetők felelősek a közvetlen irányításuk alá tartozó közalkalmazottak részére előírt leltározási feladatok ellenőrzéséért. Felelős továbbá az 6. sz. mellékletként csatolt Leltárfelelősségi megbízás kitöltéséért, amennyiben ez nem történik meg, abban az esetben a szervezeti egység vezetője viseli a leltárfelelősi megbízással járó kötelezettségeket. A szervezeti egység vezetőjének, vagy a leltárfelelős személyében történt változás esetén a 7. sz. mellékletként csatolt Átadás-átvételi jegyzőkönyv kitöltése kötelező, elmulasztása nem mentesít a későbbiekben előforduló hiányok kártérítése alól. 3. A leltárhiányért való felelősség 3.1 A szervezeti egység (intézet, tanszék, hivatal, osztály stb.) vezetője anyagilag felelős az irányítása alá tartozó egység(ek) kezelésébe adott eszközök, anyagok megőrzéséért, az egyetem, illetve az egyetem kezelésébe adott tulajdon megóvásáért. A vezető a vagyontárgyak kezelésének és megőrzésének rendjét a munkahelyi nyilvántartások vezetését köteles a szervezeti egységen belül megszervezni, a végrehajtást ellenőrizni. A leltárhiányért való felelősség megállapítása után a dolgozóval szemben a Munka Törvénykönyvéről szóló l992. évi XXII. Tv. VIII. fejezete, a közalkalmazottak jogállásáról szóló l992. évi XXXIII. Tv. VI. fejezete, valamint a Rektor állásfoglalása szerint kell eljárni.
6 A vagyontárgyak gondos megőrzése és ügyviteli kezelése érdekében szervezeti egységenként leltárfelelőst kell kijelölni, a leltárfelelősi jogok kötelezettségek, valamint a felelősség egyidejű meghatározásával. A vagyontárgyak megőrzési, kezelési rendjéhez tartozik a szervezeti egység feladatihoz szükséges anyagok raktározási feltételeinek biztosítása, a raktárkezelési eljárásnak, a raktáros kötelezettségeinek és anyagi felelősségének meghatározása. 3.2 Mentesül a szervezeti egység vezetője a bekövetkezett hiányért való felelősség alól, ha a hiányzó eszközt az egység közalkalmazottja részére visszaszolgáltatási, elszámolási kötelezettség terhe mellett, jegyzék vagy elismervény ellenében adta át, a vagyontárgyat az átvevő közalkalmazott állandó őrizetében tartja, kizárólagosan használja, vagy kezeli. Az ilyen hiányért a teljes anyagi felelősség a dolgozót terheli. III. A leltározásra vonatkozó általános szabályok l. A leltározási körzetek 1.1 A leltározási feladatokat szervezeti egységenként, leltározási körzetek szerint kell teljesíteni. 3 A leltározás az Egyetem tulajdonában lévő, illetve vagyonkezelésébe, vagy használatába vett, továbbá az üzemeltetésre, kezelésre átadott, valamint az idegen helyen tárolt eszközökre egyaránt kiterjed. 1.2 Új leltározási körzet kijelölésére, meglévő körzet megszüntetésére a gazdasági főigazgató jogosult. leltározási körzetet év közben kivételes esetben és csak akkor lehet megváltoztatni, ha azzal egyidejűleg a számviteli rendezés is megtörténik. 1.3 A szervezeti egységek vezetői a jobb munkamegosztás és az ellenőrzés biztosítása, valamint a leltározási munka időszükségletének csökkentése érdekében a leltározási körzeten belül alkörzetet (tárolóhelyeket) alakíthatnak ki, számviteli szempontból azonban csak a leltározási körzet jelenthet nyilvántartási egységet. 2. A leltározási csoportok, a leltározók, leltárellenőrzési csoport 2.1 A leltározás körzetenkénti tényleges végrehajtása a leltározási csoport feladata. A csoportokat körzetenként kell kialakítani. A szervezeti egységek vezetőinek a leltár megkezdése előtt leltározási csoportokat kell létrehoznia, megbízólevél átadásával. A megbízólevelek 2 példányát kötelesek a leltárellenőrzés előtt a Számviteli Osztály részére megküldeni. A csoport tagjai: - leltározási csoport vezetője, - leltározók. A leltározási csoportba csak olyan közalkalmazott jelölhető, aki a leltározási területtel 3 Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától.
7 kapcsolatban kellő szakismerettel, műszaki anyagismerettel rendelkezik. A csoport tagjai kötelesek a megbízást elfogadni és teljesíteni, kivéve ha összeférhetetlenség áll fenn. 2.2 A leltározási csoport tagja a körzet leltárfelelőse és a raktárosa nem lehet. A leltárfelelős, illetve raktáros azonban köteles a leltározásnál végig jelen lenni. 2.3 A leltárfelelős, illetve a raktáros feladata a leltározás megkezdésének időpontjában biztosítani: - a leltározás tárgyát képező eszközök, készletek időveszteség nélküli fellelhetőségét, - a mennyiségi felmérés eszközeit, - azokat a bizonylatokat, amelyek az egyeztetett nyilvántartásban foglaltakhoz képest hiteltérdemlő eltérést bizonyítanak (kölcsönadott eszközök évenként megújított engedélyét betörés esetén rendőrségi jegyzőkönyveket, stb.), - az eszközök azonosító számának (leltári szám) leolvashatóságát, - gyáriszám azonosíthatóságát, - a leltári nyomtatványokat. 2.4 A leltározási csoport vezetőjének feladata: - amennyiben a leltározás végrehajtásának ellenőrzése során szabálytalan leltárfelvételt tapasztal, köteles a szervezeti egység vezetőjének figyelmét erre írásban felhívni; - felelős a leltározási szabályzatban, valamint az egyéb utasításokban foglaltak betartásáért, a leltárdokumentumok valódiságáért, a leltározás pontos és határidőre történő elvégzéséért, valamint ellenőrzi az éves leltárcímkék leltározott eszközökre való felragasztását. 2.5 Ha a leltározási körzetben az eszközök (anyagok) száma nagy, a szervezeti egység vezetője gondoskodjék arról, hogy a munka megkönnyítése és gyorsítása érdekében a közalkalmazottak saját beosztási helyükön vegyenek részt a leltározási munkákban. 2.6 A Számviteli Osztály Leltárellenőrzési Csoportjának feladata: - elkészíti a leltározási ütemterv-javaslatot, - megküldi a szervezeti egységnek a Rektori Utasítást és a jóváhagyott ütemtervet, megküldi a szervezeti egységeknek a leltározáshoz szükséges nyomtatványokat, a leltározási tájékoztatót és az éves leltárcímkéket a leltár megkezdése előtt 15 nappal, - egyezteti a leltárellenőrzés időpontjait, - a leltáríven felvett egyedi tárgyi eszközök meglétét szúrópróbaszerűen (25 %) ellenőrzi, - a Számviteli Osztályvezető elrendelésére tételes ellenőrzést végez, - felveszi a hiány-többlet jegyzőkönyvet, valamint a leltárjegyzőkönyvet, - felszólítja a szervezeti egység vezetőjét a hiányok/többletek írásos indoklására a szükséges intézkedésekre irányuló javaslattételre, - a Számviteli Osztály vezetőjének további intézkedésre átadja a leltárjegyzőkönyvet, a hiány/többlet jegyzőkönyvet, valamint a szervezeti egység vezetőjének indoklását, - összesített kiértékelést készít leltározási egységenként a leltárellenőrzésekről,
8 - tagja a selejtezési bizottságnak, - a szervezeti egységek leltárfelelőseivel folyamatos kapcsolatot tart, tanácsadással segíti őket. 3. A leltározás előkészítése 3.l Leltározási utasítás A leltározási kötelezettség teljesítése érdekében minden évben el kell készíteni a leltározási utasítást, amely tartalmazza: - a leltározási ütemtervet, - 4 a leltárkörzetek (tárolóhelyek) meghatározását, a leltározási egységet (Leltározási egységnek tekintjük a fizikailag elhatárolható, sorszámmal megjelölt és azonosítható területeket, melyek biztosítják a leltárfelvétel teljeskörűségét.), - a leltárfelvétel megkezdésének és befejezésének időpontját, - a leltárellenőrzés megkezdésének és befejezésének időpontját, - a kiértékelés befejezésének időpontját, - a leltározandó eszközök körét, - a leltározás módját (tényleges felvétel vagy egyeztetés). 3.2 A szervezeti egység vezetőjének az alábbi feladatok teljesítéséről kell gondoskodnia: - a leltározás előtt a selejtezési, körzet áthelyezési és kölcsönadási ügyek bizonylatolását a tényleges hiány-többlet megállapítás érdekében le kell rendezni, - a leltározás elvégzése után gondoskodik arról, hogy a Számviteli Osztály megkapja: = a kitöltött megbízólevelek két példányát, = a szabályosan kitöltött leltáríveket, hiteles aláírással, bélyegzővel és dátummal ellátva. 3.3 A leltár elmaradásáról, meghiúsulásáról, a leltárellenőrnek jegyzőkönyvet kell felvennie. 5 3.4 A leltározás időszakában az eszközmozgások a SAP rendszer nyilvántartási beállítása miatt folyamatosak, mivel a leltárak kiértékelése és visszarögzítése a leltározás fordulónapjával az eltárolt ívekhez (adatállományokhoz) képest készül. 4. A leltározás bizonylati rendje 4.1 A leltározás bizonylatai: - leltárfelelősségi megállapodás (állandó), - megbízólevél (eseti), - leltárívek, 4 Megállapította a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 5/2008. (II. 12.) számú rektori utasítás 1. (2) bekezdése. Hatályos 2008. február 12. napjától. 5 Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától.
- leltározási jegyzőkönyv, - hiány/többlet jegyzőkönyv. 9 4.2 A számítógépes adatfeldolgozás alapján készített leltárnyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni. 4.3 A leltározás alaki követelménye: - a nyomtatványok előírás szerinti egyértelmű, hiánytalan kitöltése, a szükséges záradékok és hitelesített aláírások megléte. 4.4 Az aláírt leltáríveket a Számviteli Osztály részére a szervezeti egység vezetője, vagy az általa megbízott leltározó köteles eljuttatni. 4.5 6 A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények: - A könyvek év végi zárásához a beszámoló elkészítéséhez a leltárt úgy kell összeállítani, hogy az tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Egyetem mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. - A leltárnak biztosítani kell, hogy az eszközök állománya fajta, méret, minőség, mennyiség és érték szerint a mérleg fordulónapjára vonatkoztatva megállapítható legyen. - A leltárnak biztosítani kell továbbá: a teljeskörűséget, a valós állapot bemutatását, az áttekinthetőséget. - A teljeskörűség azt jelenti, hogy a leltárnak az Egyetem valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, abból semmi ki nem maradhat. - A leltár valódiságát úgy kell biztosítani, hogy a leltározás, az egyeztetés során a ténylegesen fellelt mennyiségi- és értékadatokat helyesen kell megállapítani és kimutatni. - Az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltárral kapcsolatban készült okmányokon javítást csak szabályszerűen, a hibás bejegyzés áthúzásával és fölé írással szabad eszközölni. A javítást végző személynek kézjegyével kell a javítást igazolni. A javítást minden esetben úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat, feljegyzés is olvasható, utólag ellenőrizhető legyen. 5. A leltározás módja A leltározást a II. fejezet 1.5 pontja szerint kell végrehajtani. Valamint: A mennyiségi felvétel során a leltározást végző személyeknek - ellenőrizniük kell, hogy a leltározott eszköz teljesértékű-e, - meg kell állapítaniuk a leltár felvétele és fordulónapja közötti készletmozgást, ha a felvétel napja és a fordulónap nem esik egybe. 6 Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 5/2008. (II. 12.) számú rektori utasítás 1. (3) bekezdése. Hatályos 2008. február 12. napjától.
10 A leltározás során a mennyiség felvételét az alábbiak szerint kell elvégezni: - a megszámlálás útján megállapítható eszközöket darabszám szerint, a méretben, kilógrammban, literben mérhető anyagokat ennek megfelelő módon, - a nagy tömegű, ömlesztett halmazt képviselő anyagokat (pl. kavics, mész, homok, stb.) köbözés útján, - a hulladékot mérleggel való leméréssel, - olyan anyagokat, amelyek nagy, egybefüggő térfogatot és súlyt képeznek (pl. lemezek, idomvasak, stb.) fajsúlytáblázat segítségével végzett számítások alapján. A leltárfelvételt a központi nyilvántartásban szereplő mértékegységgel azonos mértékegységben kell elvégezni. 6. Leltározás végrehajtása A leltározás lebonyolítása során: - meg kell állapítani az adott eszköz leltározáskori mennyiségét, - a leltári bizonylatokon rögzíteni kell a leltározott eszközök, azonosítási adatait, mennyiségi egységét, mennyiségét, - ellenőrizni kell, hogy valamennyi eszköz leltározásra került-e, - a leltárbizonylatokat alá kell írni, - a leltárfelvételi ívek alapján el kell készíteni a leltárösszesítőt, - a leltárt ki kell értékelni, és a leltár felvétel időpontjától számított 45 naptári napon belül meg kell állapítani a könyvszerinti eszközzel szemben talált hiányt vagy többletet és a megállapított eltérések okait jegyzőkönyvben kell rögzíteni. 7. A leltárfelvétel adatainak feldolgozása, kiértékelése 7.1 A leltározás során felvett eszközöket az alábbiak szerint kell kiértékelni: - a tárgyi eszközöket a könyvviteli nyilvántartásokkal egyezően mennyiségben és értékben, - a raktáron lévő új anyagokat mérlegelt átlagáron, - az 5.000 és 100.000 Ft közötti értékű, egy éven túli elhasználódási idejű kis értékű eszközöket mennyiségben, - az immateriális javakat egyeztetéssel. 7.2 A Számviteli Osztály leltárellenőrzési csoportja a szervezeti egység leltárfelvételi bizonylatai alapján egyezteti a leltár adatait a központi analitikus könyvelés adataival és megállapítja a leltáreredményt, amely lehet: - egyező leltár, - leltártöbblet, - leltárhiány. A kiértékelést minden esetben a Rektor hagyja jóvá. A leltáreltérések rendezése a jegyzőkönyvek alapján - a rektori jóváhagyást követően
11 - az SAP rendszeren belüli könyveléssel történik. 7.3 A leltári ütemterv szerinti körzetek egyeztetett és helyesbített leltárai alapján az egyetemi főösszesítő elkészítéséről a Számviteli Osztály vezetője gondoskodik. A leltározási záró jegyzőkönyv elkészítésének határideje az éves beszámoló leadásának határidejével azonos, tehát következő év február 28. 8. Leltárellenőrzés 8.1 A leltározás az állami tulajdon védelmének és a mérlegvalódiság biztosításának fontos eszköze, ezért különös gondot kell fordítani a leltározással kapcsolatos feladatok végrehajtásának ellenőrzésére. 8.2 A leltárellenőrzés a leltárellenőrök feladata, a szervezeti egységek vezetői kötelesek biztosítani a munkájuk zavartalan, meghatározott időben történő elvégzésének feltételeit. 8.3 A leltározási munkák előírás szerinti elvégzésének és az egyetemi, illetve az egyetem kezelésébe adott tulajdon ilyen irányú védelmének legfőbb szakmai ellenőre az egyetem gazdasági főigazgatója. Az irányítása alá tartozó Számviteli Osztály segíti és ellenőrzi az egyes leltározási körzetekben folyó leltárfelvételi munkát. IV. A leltározás speciális szabályai 1. Tárgyi eszközök és készletek leltározásának módja és gyakorisága 1.1 Az ingatlanok, épületek, építmények leltározása a helyszínrajzok alapján, műszaki adatok, jellemzők felsorolásával évenként mennyiségi felvétellel történik. 1.2 A 100.000 Ft-nál nagyobb beszerzési értékű, egy éven túl elhasználódó tárgyi eszközöket, azok tartozékait, valamint a kis értékű 5.000-100.000 Ft beszerzésű értékű, egy éven túl elhasználódó, munkahelyi, valamint raktárban lévő eszközöket érték nélkül, évenként mennyiségi felvétellel, és az analitikus nyilvántartással való összehasonlítással (leltári szám, gyári szám), azonosítással a szervezeti egységek kötelesek leltározni. 1.3 7 A közúti járművek évenkénti leltárát az GMF Műszaki és Üzemeltetési Igazgatóság Üzemeltetési Osztály köteles elvégezni. 1.4 8 A raktárban tárolt anyagkészleteket évente egyszer, december 31-i fordulónappal, az GMF Műszaki és Üzemeltetési Igazgatóság Üzemeltetési Osztály leltározza. 7 Megállapította a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 5/2008. (II. 12.) számú rektori utasítás 2. -a. Hatályos 2008. február 12. napjától. 8 Megállapította a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 5/2008. (II. 12.) számú rektori utasítás 2. -a. Hatályos 2008. február 12. napjától.
12 1.5 A munkahelyi raktárak fordulónapos leltárát az adott szervezeti egységeknek kell elkészítenie. 1.6 A könyvtári állomány leltározását a 3/l975.(VIII. l7.) KM-PM együttes rendelete alapján az adott szervezeti egység végzi. 1.7 A dolgozóknál lévő, személyi használatra kiadott eszközöket évenként a nyilvántartásokkal (szerszámkönyv, személy szerinti nyilvántartás) való egyeztetéssel a szervezeti egységnek kell leltároznia. 2. Az immateriális javak A vagyoni értékű jogok, szellemi termékek és egyéb immateriális javak leltározása a könyvekben, az analitikus nyilvántartásokban lévő értékek azonosítását és egyeztetését jelenti. 3. Az eszközök, illetve források leltározása az 1. számú melléklet szerint történik. A leltár elkészítése és az egyeztetés végrehajtása a GMF osztályainak feladata. 9 A piaci értékelésbe bevont, illetve a visszaírással érintett eszközök esetében a mérleg alátámasztását szolgáló leltárnak tartalmaznia kell az egyedi eszköz mérlegkészítéskori piaci értékét, az egyedi eszköznek a 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet szerint elszámolt értékcsökkenéssel, értékvesztéssel csökkentett, visszaírással növelt bekerülési értékét (könyv szerinti nettó értékét), valamint az előbbiek különbözetét. 4. Más szervezet tulajdonát képező tárgyi eszközök és készletek leltározása A szervezeti egység birtokában lévő, más szervezet tulajdonát képező vagyontárgyakat e szabályzat rendelkezései illetve a két fél megállapodása szerint az Egyetem eszközeitől elkülönítve, de azokkal egyidőben kell leltározni. Az idegen eszközökről külön leltárfelvételi bizonylatot kell kiállítani és fel kell tüntetni a tulajdonos szervezet nevét (pl. MTA, Soros stb.) V. Záró rendelkezések l. A leltárdokumentáció a könyvviteli mérleg alátámasztásául szolgál, ezért az őrzésére, archiválására vonatkozó szabályok is ugyanazok. 2. A leltár során használandó bizonylatok, ezen Szabályzat 3-6.sz. mellékletei. 3. Jelen szabályzat 2006. augusztus 1-től lép hatályba. 4. Egyidejűleg az LX/2001. sz. ET határozat hatályát veszti. 9 Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától.
Mellékletek: l. sz. Eszközök és források leltározásának módja 2. sz. Adott évi Rektori utasítás és ütemterv az éves leltározásról 3. sz. Megbízás a leltározásra 4. sz. Leltárjegyzőkönyv 5. sz. Hiány/többlet jegyzőkönyv 6. sz. Leltárfelelősségi megállapodás 7. sz. Átadás-átvételi jegyzőkönyv 13 Dr. Klinghammer István Rektor
14 Eszközök és források leltározásának módja 1. sz. melléklet 10 Főkönyvi számla(csoport) száma és megnevezése: Leltárfelvételi mód: 11. Immateriális javak havi egyeztetés = főkönyv és analitika éves egyeztetés = analitika és szervezeti egység 12-15. Tárgyi eszközök havi egyeztetés = főkönyv és analitika - továbbá 12. Ingatlanok éves egyeztetés = telekkönyvi adatok és analitika (telkek kivételével) évente mennyiségi felvétel = helyszínrajzok - tartozékok évente mennyiségi felvétel = számlálás 13. Gépek, berendezések és felszerelések évente mennyiségi felvétel = számlálás 14. Járművek évente mennyiségi felvétel = számlálás Beruházások havi egyeztetés = főkönyv és analitika negyedéves egyeztetés = analitika és szervezeti egység Beruházásra adott előlegek havi egyeztetés = főkönyv és analitika negyedéves egyeztetés = analitika és szervezeti egység 17. Értékpapírok, részesedések negyedéves egyeztetés = főkönyv és analitika 19. Dolgozói lakásépítési, vás., felújítási kölcsönök havi egyeztetés = OTP és analitika negyedéves egyeztetés = főkönyv és analitika 21. Raktári készletek havi egyeztetés = raktár és analitika éves (fordulónapos) mennyiségi felvétel = számlálás éves egyeztetés = főkönyv és analitika 22. Göngyölegek éves mennyiségi felvétel = számlálás éves egyeztetés = főkönyv és analitika 23-24. Áruk és késztermékek éves mennyiségi felvétel = számlálás éves egyeztetés = főkönyv és analitika 26. Befejezetlen termelés éves egyeztetés = főkönyv és analitika 28. Követelések éves egyeztetés = ügyfél, analitika és főkönyv 31. Pénztárak havi egyeztetés = főkönyv és analitika (legalább) éves rovancs = számlálás 33-34. Elszámolási számlák havi egyeztetés = főkönyv és analitika 35. Idegen pénzeszközök negyedéves egyeztetés = főkönyv és analitika 39. Aktív függő, átfutó és kiegyenlítő tételek havi egyeztetés = főkönyv és analitika 43. Hosszú lejáratú kötelezettségek negyedéves egyeztetés = főkönyv és analitika 44. Rövid lejáratú kötelezetts. negyedéves egyeztetés = főkönyv és analitika (költségvetési év december 31-ei egyeztető levél) éves egyeztetés = ügyfél és analitika 45. Rövid lej. hitelek, tám.kölcs. negyedéves egyeztetés = főkönyv és analitika 48. Passzív függő, átfutó és kiegyenlítő tételek havi egyeztetés = főkönyv és analitika 10 Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 5/2008. (II. 12.) számú rektori utasítás 1. (4) bekezdése. Hatályos 2008. február 12. napjától.
15 3. sz. melléklet MEGBÍZÓLEVÉL Megbízom Önt,...... név ELTE azonosító beosztása telefonszáma szervezeti egység megnevezése körzetszáma hogy a fenti - szervezeti egység területén, a nagy- és kis értékű tárgyi eszközök, valamint a csak munkahelyi nyilvántartásra kötelezett eszközök leltárfelvételi teendőit ellássa. A leltárfelvételt..év...hó.. nap kell megkezdenie. Befejezésének ideje:...év.. hó.. nap. Feladatát az ütemterv szerint, az ELTE Leltározási Szabályzatában, valamint az e tárgyban kiadott rektori utasításokban foglaltak szerint az ott meghatározott felelősség terhe mellett tartozik végrehajtani. Budapest,. év hó. nap PH. szervezeti egység vezető Kapja: 1 pl. Megbízott személy 1 pl. Számviteli Osztály
16 4. sz. melléklet 11 JEGYZŐKÖNYV amely a leltárellenőrzés időpontjában...-án készült Leltározási körzet neve:.száma: A leltározás kezdete:.befejezése: Nagyértékű tárgyi eszközök leltáríve:.-tól..-ig Kisértékű tárgyi eszközök leltáríve:..-tól -ig Munkahelyi nyilvántartás ellenőrzésének tapasztalatai: Egyéb észrevételek: Jelenlévők kijelentik, hogy a leltározás a valóságos és tényleges helyzetnek megfelelően az előírt utasítások betartásával történt. P.H. Szervezeti egység vezetője:. Leltározásért felelős személy: Leltárellenőr:... 11 Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 5/2008. (II. 12.) számú rektori utasítás 1. (5) bekezdése. Hatályos 2008. február 12. napjától.
17 5. sz. melléklet.sorszám Hiány/Többlet jegyzőkönyv Szervezeti egység neve:.. körzetszáma:. A leltárellenőrzés napja: A hiányért felelős dolgozó neve: beosztása:... ELTE-azonosító szám: Hiányként/többletként kimutatott eszközök felsorolása: Sorszám Leltári szám Megnevezés Besz. év Egyedi bruttó érték Db - indoklás a hátoldalon (vagy csatolva a jegyzőkönyv számára hivatkozva). szervezeti egység vezetője.. leltárfelelős P.H. hiányért felelős dolgozó. számviteli osztályvezető Készült: 1 pld. Szervezeti egység 1 pld. Számviteli Osztály
18 LELTÁRFELELŐSSÉGI MEGBÍZÁS 6. sz. melléklet Szervezeti egység körzetszáma:.. Megnevezése:.. Pontos címe:..város, község hsz emelet szám Megbízott: Neve:.. Beosztása... Lakcíme:. ELTE azonosítója:.. Megbízom..év..hónap naptól a szervezeti egység központi és munkahelyi nyilvántartásban szereplő eszközeinek, szoftvereinek, valamint nemesfémeinek leltárfelelősi teendőivel. Megbízott tudomásul veszi, hogy az esetleges leltárhiányért a nyilvántartási (bruttó) érték 50 %-ig, maximum kéthavi bruttó átlagilletménye erejéig felel. Kivétel ez alól, ha valamilyen elháríthatatlan ok miatt keletkezett a hiány és ez bizonyítható (pl. rendőrségi feljelentés), továbbá áthárul a felelősség abban az esetben, ha az eszközt szabályszerűen, névre szólóan megőrzésre átadta és ezt bizonyítani tudja. Hiány esetén a könyvviteli mérlegben nem szereplő mennyiségi nyilvántartású eszköz(ök)nél, a hiányzó eszközzel egyenértékű (felhasználhatóság, kapacitás, érték, stb.) eszközzel kompenzálási lehetőség van, melyet az adott szervezeti egység vezetőjének javaslatára, a Számviteli Politika 3. pontjának felhatalmazása szerint a Számviteli Osztály vezetője hagy jóvá. p. h. Megbízó: Megbízott: szervezeti egység vezetője leltárfelelős Kapják: (l-l példányban) - megbízott leltárfelelős - szervezeti egység vezetője - Számviteli Osztály
19 7. sz. melléklet ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV a központi és munkahelyi nyilvántartásban szereplő eszközökről, szoftverekről, valamint nemesfémekről. Szervezeti egység körzetszáma:. Megnevezése:.. Pontos címe:..város/ község. házszám emelet..szám. Átadás-átvétel dátuma:.év..hónap..nap Átadó neve::.. Beosztása:... Lakcíme... ELTE azonosítója:... Átvevő neve:... Beosztása: Lakcíme:.. ELTE azonosítója:... Átadó-átvevő egybehangzóan kijelenti, hogy az eszközök tételes átadás-átvétele a mellékelt *eszközlista alapján megtörtént. **Hiány-többlet: volt / nem volt. A hiány-többlet kivizsgálásáról készült jegyzőkönyv mellékelve. k. m. f.... átadó átvevő * (A központi nyilvántartású eszközöket tartalmazó kimutatást a Számviteli Osztály kérésre soron kívül megküldi.) ** (A megfelelő válasz aláhúzandó.) Jóváhagyta:.. p h. szervezeti egység vezetője *( A megfelelő válasz aláhúzandó). Kapják: (l-l példányban) - átadó - átvevő - szervezeti egység vezetője - Számviteli Osztály