Villamosipari Kereskedők és Gyártók Országos Szakmai Egyesülete SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT 2001. június 21.
2 TARTALOMJEGYZÉK I./ Szervezeti felépítés 1./ Közgyűlés 2./ Elnökség 3./ Munkaszervezet: 1. Titkárság 2. Területi szervek II./ Pályázatok, ösztöndíjak, támogatások III./ Képviseleti jogosultság IV./ Utalványozási jogkör V./ Bélyegzők használata, nyilvántartása VI./ Titokvédelem VII./ Tömegtájékoztatás
3 I. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS 1./ A Közgyűlés az Egyesület legfőbb testületi szerve /Alapszabály 4. pont/. 2./ Az Elnökség az Egyesület ügyintéző és képviseleti szerve /Alapszabály 5. pont, Elnökségi Ügyrend/. 3./ Munkaszervezet: 1. Titkárság A Titkárság az Elnökség operatív munkáját elősegítő szerv. Létszámát, valamint a Titkárság alkalmazottainak feladatkörét az elnök határozza meg, munkáját az elnök akadályoztatása esetén az alelnökök együttesen ellenőrzik és irányítják, annak tevékenységéért a Közgyűlés felé tartoznak felelősséggel. Feladatköre különösen: - nyilvántartás vezetése a rendes, tiszteletbeli és pártoló tagokról, valamint az általuk befizetett tagdíjakról, - a tagdíj befizetésével késedelembe esett tag teljesítésre történő felszólítása a 3 havi tagdíj meg nem fizetésének Alapszabály 3.7. pontjában foglalt következményére való figyelmeztetéssel, - pártoló tagok által nyújtott támogatás nyilvántartása, - az Egyesület területi szerveinek nyilvántartása, - Közgyűlés előkészítésével kapcsolatos adminisztratív teendők ellátása, - az elnök írásbeli utasításában meghatározott konferenciák, kongresszusok és egyéb rendezvények megszervezése, technikai lebonyolítása, - tagok értesítése és meghívása az Egyesület által szervezett konferenciákra, kongresszusokra és egyéb rendezvényekre azok témájának megjelölésével, - kapcsolattartás lebonyolítása a hazai szakmai és egyéb szervezetekkel, külföldi és nemzetközi szervezetekkel, - Az Egyesület által meghirdetett pályázatok, alapított ösztöndíjak, nyújtott támogatások és egyéb szolgáltatások nyilvántartása, - a beérkezett pályázatok nyilvántartása, - a pályázók értesítése pályázatuk elbírálásáról, - utalványozásra jogosultak nyilvántartása, - az Egyesület egyéb dokumentációjának nyilvántartása, kezelése,
4 - beérkező számlák nyilvántartásba vétele, a számlák ellenőrzése, belső bizonylatokkal történő egyeztetése, - számlareklamációk ügyintézése, - bérszámfejtéssel kapcsolatos feladatok ellátása, - társadalombiztosítási ügyek intézése, - az Egyesület házi pénztárának kezelése, működtetése és az ezzel kapcsolatos adminisztrációs és ügyviteli feladatok ellátása, - könyvelés előkészítésével kapcsolatos feladatok ellátása, - az Egyesület bélyegzőinek nyilvántartása, kiosztása, esetleges érvénytelenítési eljárás lefolytatása, - az elnök által meghatározott egyéb feladatok. 2. Területi Szervek A Közgyűlés határozatával területi szerveket hozhat létre az Egyesület tevékenységének elősegítése érdekében, melyek felépítését és feladatait szintén a közgyűlési határozatban, és ezt követően jelen SZMSZ-ben kell meghatározni. II. PÁLYÁZATOK, ÖSZTÖNDÍJAK, TÁMOGATÁSOK Az Egyesület tevékenysége körében az Elnökség határozatával ösztöndíjat alapíthat, pályázatot hirdethet meg. A pályázatok elnyerésére a pályázatban meghatározott feltételek teljesítése esetén van lehetőség. A pályázatok az elnökségi határozatban meghatározottaknak megfelelően kerülnek meghirdetésre. A pályázatok elbírálásáról, ösztöndíjak odaítéléséről, harmadik személyek részéről felvehető támogatásokról az Elnökség dönt. Az Elnökség azonban az Alapszabály 5.4. pontjában foglalt felhatalmazás alapján ezen döntések meghozatalára, valamint a pályázatok, ösztöndíjak kiírására ad hoc munkabizottságot hozhat létre. A pályázatokkal, ösztöndíjakkal, támogatásokkal kapcsolatos döntést az Elnökség, illetőleg amennyiben azt ad hoc munkabizottság hozta meg, a bizottság írásban indokolni köteles. Az elnök írásban tájékoztatja a pályázókat pályázataik elbírálásáról. A pályázatok, ösztöndíjak odaítélésének részletes szabályait az erre vonatkozó elnökségi határozat tartalmazza.
5 III. KÉPVISELETI JOGOSULTSÁG, ALÁÍRÁSI JOG Hatóságokkal, más szervezetekkel, szervekkel, valamint egyéb harmadik személyekkel szemben az Egyesületet az elnök, az alelnökök az Alapszabály szerint, mint szervezeti képviselők, illetve az elnök és az alelnökök által eseti jelleggel, képviseleti joggal felruházott egyesületi alkalmazott, tag, mint meghatalmazott képviselők jogosultak képviselni. Az Egyesület jogi képviseletében a jogi képviselő meghatalmazás alapján önállóan jár el. A képviseletre jogosultság azonban nem jelenti automatikusan az Egyesület jegyzésének (aláírásának) jogát. Erre csak azok a tisztségviselők jogosultak, akiket az Alapszabály erre feljogosít és ennek megfelelő aláírási címpéldánnyal is rendelkeznek. Amennyiben a hatóságokkal, más szervezetekkel, szervekkel, valamint egyéb harmadik személyekkel folytatott tárgyalás eredményeként jegyzőkönyv, emlékeztető, egyéb irat kerül felvételre, amelyek aláírására a képviselő nem jogosult, úgy ezt a tényt az iratban rögzíteni kell, ugyanitt rögzíteni kell továbbá, hogy az irat kizárólag az aláírási joggal rendelkező egyesületi képviselő által történő szabályszerű aláírás után válik az Egyesületre kötelező érvényűvé. A képviseletre jogosultak nevét és aláírási címpéldányát a melléklet tartalmazza. IV. UTALVÁNYOZÁSI JOGKÖR Utalványozás: Egy adott gazdasági eseményhez kapcsolódó, fizetési kötelezvénnyel járó tevékenység engedélyezése. Az elnök és alelnökök utalványozási joga az Alapszabályban foglaltak szerint az Egyesület valamennyi ügyére kiterjed.
6 V. BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA, NYILVÁNTARTÁSA Az Egyesület bélyegzőjének tekintendő minden, a jelen szabályzat mellékleteként csatolt bélyegző-lenyomat, melyek valódiságát a mellékleten szereplő elnöki és egy alelnöki, vagy két alelnöki aláírás hitelesíti. A bélyegző használatára csak az aláírási joggal rendelkezők az aláírási jogot engedményező okiratban meghatározott feltételek szerint jogosultak. A bélyegzők nyilvántartásával, kezelésével, esetleges megsemmisítési eljárás lefolytatásával, az elveszett bélyegző érvénytelenítésével kapcsolatos teendőket az elnök felügyelete, irányítása és felelőssége mellett a Titkárság látja le. A bélyegzőt használó a rá bízott bélyegzőért, annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos tárolásáért, munkaidőn kívüli biztonságos őrzéséért felelősséggel tartozik. A bélyegző megsemmisülését, elvesztését az elnök felé haladéktalanul jelezni kell. VI. TITOKVÉDELEM Az Egyesület tisztségviselői, tagjai és alkalmazottai kötelesek az Egyesület tevékenysége során tudomásukra jutott olyan információkat, iratokat üzleti titokként kezelni, amelyekkel kapcsolatosan jogszabály, belső szabályzat nyilvánosságra hozatali kötelezettséget nem ír elő, és amelyek nyilvánosságra hozatala az Egyesület érdekeit sérti. VII. TÖMEGTÁJÉKOZTATÁS Az Egyesületet érintő kérdésekben az elektronikus és az írott sajtó képviselői felé a tájékoztatás joga az elnököt, illetve az alelnököket illeti meg.
7 Ezen felül az Egyesület tagja a tagsági jogviszonyáról, illetve az Egyesületnek a nyilvánosság számára (a nyilvántartást vezető illetékes bíróságon) hozzáférhető adatairól önállóan is nyilatkozhat. A nyilatkozatok megtételekor minden esetben tekintettel kell lenni a titoktartásra vonatkozó rendelkezésre. Nem adható nyilatkozat folyamatban lévő munkajogi, egyéb polgárjogi vagy büntetőeljárásról, továbbá olyan kérdésekről, amelyekben a döntés nem tartozik a nyilatkozó hatáskörébe. Veszprém, 2001. június 21. Dr. Simándi Péter elnök Baté György alelnök Mile Andor alelnök